Agenda and draft minutes

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan Gary Williams, Swyddog Monitro, Cynghorwyr Sir Paul Penlington ac Andrew Thomas a Chynghorydd Tref Gordon Hughes.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Dim.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Nid oedd unrhyw fater brys.

.

Derbyn cofnodion cyfarfodydd y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar y 13 Medi 2019 (copi ynghlwm).

Cywirdeb:

Tudalen 6, eitem 5 Llyfr Achosion Cod Ymddygiad - Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru Cael gwared ar y gair ‘nid’ o’r frawddeg olaf i gywiro sail resymegol am ddiffyg manylion.

Materion yn codi:

Tudalen 6, eitem 5 – Gwrandawiad Safonau Arbennig a gynhaliwyd ym mis Gorffennaf 2019. Oherwydd materion galluedd nid oedd wedi bod yn bosib cynhyrchu adroddiad ar y gwersi a ddysgwyd o'r gwrandawiad. Awgrymwyd i gynnwys yr adroddiad i'r cynllun gwaith i'r dyfodol ar gyfer y cyfarfod nesaf o’r Pwyllgor Safonau ar 5 Mehefin 2020.

Tudalen 7, eitem 6 – adroddiad 2019 gan y Pwyllgor Safonau mewn Bywyd Cyhoeddus. Gofynnodd y Pwyllgor os oedd modd ychwanegu adroddiad i gynnwys y canlynol i'r rhaglen gwaith i'r dyfodol:

·         enghreifftiau o arferion da yn rhywle arall

·         adolygu cylch gorchwyl y Pwyllgor Safonau (nodyn atgoffa o delerau presennol i’w hanfon dros e-bost i aelodau) a

·         cynhwysedd llwyth gwaith i gefnogi’r Pwyllgor Safonau

Hefyd cytunwyd ar adborth gan Aelodau Annibynnol, Julia Hughes ac Ann Mellor, o’u profiad â Phwyllgorau Safonau Cyngor Sir Y Fflint a Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy.

Tudalen 7, eitem 6 – Bodloni dewis iaith. Gofynnodd i’r Pwyllgor y byddai modd gwneud cais am yr iaith â ffefrir yng nghyfarfodydd Cyngor Tref, Cyngor neu Gymuned wrth ddosbarthu cyngor ar drwyddedau, i gynorthwyo wrth adolygu amserlen o ymweliadau.

Nodwyd bod rhai ceisiadau goddefeb yn dod i law Pwyllgor Safonau Sir Ddinbych – roedd Sir Y Fflint yn cael llawer mwy. Gofynnodd y Pwyllgor a oedd angen o ran hyfforddiant ac awgrymwyd y bydd e-bost dilynol yn cael ei anfon i Glercod Tref, yn rhoi enghreifftiau o fathau o weithgareddau y byddai angen ei ollwng.

PENDERFYNWYD yn amodol ar y sylwadau uchod:

·         adroddiad ar y Gwersi a Ddysgwyd o’r Gwrandawiad Safonau Arbennig i’r cyfarfod nesaf o’r Pwyllgor Safonau;

·         adolygiad o Gymhwysedd y Pwyllgor Safonau a Chylch Gorchwyl i’w hychwanegu i’r cynllun gwaith i'r dyfodol y Pwyllgor Safonau a

·         y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 13 Medi 2019 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) yn hysbysu’r aelodau am gyhoeddiad diweddaraf Llyfr Achosion Cod Ymddygiad yr Ombwdsmon.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro adroddiad ar y Llyfr Achosion Cod Ymddygiad Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Dywedodd y Dirprwy Swyddog Monitro wrth y Pwyllgor mai bwriad y Llyfr Achosion oedd i gynorthwyo Aelodau ac eraill i ystyried a yw’r amgylchiadau y maent yn eu hwynebu yn arwain at dorri’r Cod. Hefyd roedd yn darparu gwybodaeth am y ffordd yr oedd yr Ombwdsman a phwyllgorau safonau eraill yng Nghymru yn delio ag achosion o ran gweithredu sancsiynau.

Rhifau achos y crynodebau a amlygwyd yn Sir Ddinbych;

·         201803272 & 201900045 – Hyrwyddo Cydraddoldeb a Pharch – Dim torri cod ymddygiad a

·         201700947 – Hyrwyddo Cydraddoldeb a Pharch – Roedd y Pwyllgor Safonau wedi gweld bod ymddygiad yn gallu dod â'r Cyngor i anfri ac wedi gwahardd Aelod o'i swydd am 4 mis.

Dywedodd y Cadeirydd ei bod yn anodd llunio cynsail o hanesion bach. Gan gydnabod bod yr ymchwiliadau gan yr Ombwdsman yn eithaf trwm ar lafur/adnoddau, roedd perygl y byddai methu gweithredu yn arwain at leihau cyflwyniadau cwynion a dirywiad dilynol mewn democratiaeth lleol.

Nododd y Pwyllgor bod patrwm cyffredin o dorri amodau mewn categorïau Cydraddoldeb a Pharch, a Datgelu Gwybodaeth. Awgrymwyd y byddai Cynghorau Sir, Tref, Dinas a Chymuned yn manteisio o Sioeau Teithiol Cod Ymddygiad. Hefyd cytunwyd y dylid dosbarthu manylion datrys achos i Glercod cynghorau Tref, Dinas a Chymuned.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn nodi’r wybodaeth sydd yn Llyfr Achos y Cod Ymddygiad.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi yn atodedig) a cheisio barn ar yr ymgyrch Gwarineb Mewn Bywyd Cyhoeddus, sy'n cymryd lle ledled y Deyrnas Unedig.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i hysbysu aelodau’r Pwyllgor o ganllaw Cynghorwyr ar Ymgyrch Gwarineb mewn Bywyd Cyhoeddus ac i geisio safbwyntiau’r Pwyllgor ar y rhaglen ddrafft o weithgareddau sydd wedi eu hatodi yn Atodiad 3 – yn arbennig y canllaw ar ddelio â bygythion a chadw eich hun yn ddiogel.

Roedd gan yr ymgyrch dair prif thema a fyddai'n gweithredu fel sylfeini i gamau gweithredu yn y dyfodol:

1.    Atal – cefnogaeth a chanllaw i awdurdodau.

2.    Cymorth ac Ymyrraeth – datblygu cynigion polisi a deddfwriaeth sydd yn mynd i’r afael â bygythiadau a safonau trafodaethau cyhoeddus a

3.    Her – ymrwymiad y DU i alw a herio digwyddiadau o fygythiadau a chamdriniaeth i wleidyddion.

Gan ymateb i ymholiadau’r Pwyllgor, bu i'r Dirprwy Swyddog Monitro:

·         egluro bod y Canllaw i gynghorwyr ar Ddelio â Bygythiadau wedi’i gyhoeddi eisoes. Roedd yr ymgyrch hyrwyddol ar fin cael ei lansio;

·         gynghori nad oedd aelodau etholedig yn cael eu cynnwys yn y Polisi Aflonyddwch a Gwrthfwlio gweithwyr;

·         gadarnhau bod aflonyddwch yn fwy tebygol o gael ei wneud drwy gyfryngau cymdeithasol nag wyneb yn wyneb y dyddiau hyn;

·         ddweud bod sefydliad di-elw, Fix The Glitch, yn cael ei ymgysylltu gan yr CLlL i helpu i ddatblygu adnoddau i gynghorwyr a chynghorau i fynd i'r afael â bygythiadau ar-lein;

·         sicrhau'r Pwyllgor bod cronfa ddata ar unigolion treisgar/ cŵn peryglus ar gael i edrych arno cyn ymweliadau cartref (Y Tîm Iechyd a Diogelwch Corfforaethol sy'n gofalu am y gofrestr);

·         gadarnhau y byddai’r Swyddog Monitro yn gweithredu fel ‘bwrdd seinio' ar gyfer unrhyw gynghorydd sydd eisiau cysylltu a

·         Cynrychiolodd yr Arweinydd a’r Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol yr Awdurdod yn y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru.

Trafododd y Pwyllgor yr adroddiad a rhoi’r sylwadau canlynol:

·         Mae’n ymddangos bod cynnydd mewn ymddygiad ymrannol/ gwael - yn arbennig ar Gyfryngau Cymdeithasol;

·         Roedd parch i swyddogion cyhoeddus yn diflannu;

·         Dylid annog cofnodi pob digwyddiad o fygythiadau.

·         Dylid dosbarthu’r canllaw i Gynghorwyr ar ddelio â bygythiad gael ei gylchredeg i bob cynghorydd Sir, Dinas, Cymuned a Thref.

·         Bod canllaw i Gynghorwyr i ddelio a bygythiadau yn adnodd gwerthfawr:

o   a ddylai fod ar gael fel copi caled yn ogystal ag electronig a

o   byddai’n manteisio cael taflen Crynodeb ar gyfer cludadwyedd h.y. cerdyn Cadwch yn Ddiogel ar gyfer gwahanol senarios.

·         Yn groes i’r cyngor a roddwyd ar dudalen 56, roedd rhai deddfau yn dod dan gyfraith sifil a ddim angen profi y tu hwnt i bob amheuaeth resymol.

·         Gofynnodd y Pwyllgor i gael gweld yr adroddiad eto i roi rhywbeth ar ddeall wrth ddrafftio polisi i aelodau etholedig.

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod i gytuno ar y cynllun gweithredu drafft

Nodi presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yng nghyfarfodydd y Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru a Chynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Roedd Aelodau Annibynnol Anne Mellor a Peter Lamb wedi mynychu cyfarfod o Gyngor Tref Dinbych ar 27 Ionawr 2020. Adroddwyd:

·         Roedd anhawster o lywio gwefan Cyngor Tref Dinbych i ddod o hyd i amseroedd dechrau cyfarfodydd a’r agenda.

·         Dechreuodd y cyfarfod yn brydlon. Roedd Cadeirydd, Is-gadeirydd a 9 aelod yn bresennol. Yn ogystal roedd cyfieithydd yn bresennol.

·         Cawsant groeso cynnes a chlustffonau cyfieithu.

·         Er bod dau wedi datgan cysylltiad ar gyfer eitem 19, ni wnaethpwyd yn amlwg os mai datganiad personol neu ddatganiad a oedd yn rhagfarnu oeddynt.

·         Symudwyd ymlaen i’r eitem ar Gadw Llyfrau Electronig, er bu i ddau Gynghorydd gwestiynu’r arfer safonol. Bu i’r Cadeirydd wrthod eu gwrthwynebiadau a doedd dim llawer o ddeialog rhyngddynt.

·         Bu i weddill yr agenda fynd rhagddo’n effeithlon.

·         Gofynnwyd iddynt adael ar gyfer yr eitem olaf (eitem 19) ar Neuadd Tref Ddinbych, a oedd yn eitem gyfrinachol Rhan 2.

Yn gyffredinol roedd y cyfarfod yn ffurfiol, cwrtais a chafodd ei reoli'n dda. Roedd y Cadeirydd yn briodol (yn gyflym) a roedd gan y Clerc llawer o wybodaeth am yr eitemau ar yr agenda.

Roedd yr aelodau annibynnol yn teimlo yr oedd yn fanteisiol cael dau aelod o’r Pwyllgor Safonau yn bresennol gan i’r ddau weld agweddau gwahanol o gyfranogiad yn y cyfarfod.

Roedd aelodau annibynnol Julia Hughes ac Anne Mellor wedi mynychu cyfarfod y Cyngor Cymuned Cefn Meiriadog ar 25 Chwefror 2020 am 7:00pm. Nodwyd:

·         Roedd yn anodd llywio drwy'r wefan i ddod o hyd i amseroedd cyfarfodydd ayyb, ond roedd y Clerc wedi cynorthwyo'n dda iawn i ddarparu'r wybodaeth. Roeddynt yn cael gwefan newydd ar hyn o bryd.

·         Nid oedd yn amlwg pwy oedd y Cadeirydd i ddechrau gan fod y Clerc yn cyflwyno nifer o eitemau.

·         Roedd 6 aelod a’r Clerc yn bresennol. Bu i ddau aelod gyrraedd yn hwyr a roedd dau ymddiheuriad wedi dod i law.

·         Darllenwyd y datganiad datgan cysylltiad yn uchel ar ddechrau’r cyfarfod. Ni ofynnwyd i’r ddau aelod a gyrhaeddodd yn hwyr, ond mi wnaeth un ddatgan er hynny. Dywedodd yr aelod beth oedd eu cysylltiad, ond ni wnaeth gadarnhau os oedd yn gysylltiad personol neu cysylltiad a oedd yn rhagfarnu Arhosodd yr aelod yn yr ystafell yn ystod trafodaeth o’r eitem gyda chysylltiad – Cais am Gyllid gan yr Urdd

·         Weithiau roedd trafodaethau yn dod i ben heb gytuno ar gamau gweithredu clir na phleidlais pan roedd angen. Er bu i fwyafrif o’r cynghorwyr gymryd rhan gweithredol.

·         Gofynnodd y Clerc am ei gyflog a threuliau, ond ni ofynnwyd iddo adael yr ystafell tra’r oedd yr hyn yn cael ei drafod.

·         Rhoddodd y Clerc gyngor cyfreithiol da gyda dogfennaeth gefnogol i’r pwyllgor ynghylch ceisiadau gan unigolion am gyllid.

·         Trafodwyd y cais cynllunio Sipsiwn a Theithwyr. Eglurodd y Cynghorydd Sir y broses gynllunio a dywedodd y gallai aelodau’r cyhoedd fynychu’r Pwyllgor Cynllunio.

·         Nid oedd y Cynghorydd Sir yn gallu mynychu'r cyfarfod safle Sipsiwn a Theithwyr, fodd bynnag roedd aelod o’r Cyngor Cymuned yn gallu bod yn bresennol. Nid oedd yn eglur ar ddiwedd y drafodaeth os byddai'r Cadeirydd yn mynychu'r cyfarfod safle.

·         Roedd y Clerc yn cefnogi'r Cadeirydd a’r Cynghorwyr drwy'r cyfarfod.

Yn dilyn yr adroddiadau adborth, awgrymodd y Pwyllgor y gallai templed safonol/ rhestr wirio o bwyntiau i’w nodi mewn cyfarfodydd, mewn perthynas â'r cod ymddygiad a gofynion hyfforddiant, fod yn arf defnyddiol.

Nodwyd y byddai Swyddog Monitro/ Swyddfa Partneriaeth Cyngor Sir Y Fflint yn ysgrifennu at bob Cyngor Tref a Chymuned yn amlygu’r cyngor generig ac adborth mewn cyfarfodydd dan sylw. Cytunodd y Dirprwy Swyddog Monitro i gysylltu â Chyngor Sir y Fflint i gael eu templed llythyr rhoi adborth.

PENDERFYNWYD - nodi’r pwyntiau y  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn ceisio adolygiad aelodau o’r rhaglen waith y Pwyllgor.

Canolbwyntiodd y drafodaeth ar y canlynol –

1)    Cylch gorchwyl a cymhwysedd llwyth gwaith cymorth gan swyddog y Pwyllgor Safonau

2)    Pwyllgorau Safonau ar y Cyd.

3)    Fforymau Safonau ar gyfer Gogledd a Chanolbarth Cymru.

4)    Templed/ffurflen safonol ar gyfer cyfarfodydd Cyngor Cymuned, Dinas a Thref.

5)    Ychwanegiad o’r pynciau canlynol fel eitemau sefydlog ar gyfer rhaglenni gwaith yn y dyfodol:

a.    Materion Swyddog Monitro.

b.    Goddefebau a

6)    Diweddariad Gwarineb mewn Bywyd Cyhoeddus.

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod, cymeradwyo’r rhaglen gwaith i’r dyfodol fel y mae yn Atodiad 1 i’r adroddiad.

Trefnwyd cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau am 10.00 a.m. ar y 5 Mehefin 2020 yn ystafell bwllgor 4, Neuadd y Sir, Rhuthun

Mae cyfarfodydd nesaf y Pwyllgor Safonau wedi’u trefnu i’w cynnal yn ystafell gynadledda 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun ar:

·         5 Mehefin 2020

·         4 Medi 2020 a

·         4 Rhagfyr 2020

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) sy’n rhoi trosolwg o gwynion yn erbyn aelodau a gyflwynwyd gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro’r adroddiad cyfrinachol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi trosolwg o gwynion a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Soniodd y Dirprwy Swyddog Monitro am gwynion a gyflwynwyd a oedd yn cynnwys cynghorau yn Sir Ddinbych.

Gan amlinellu manylion o natur y cwynion a wnaethpwyd, a’r camau gweithredu a gymerwyd gan yr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cytunwyd i leihau’r wybodaeth a ddarparwyd yn y taflenni Materion a Gwblhawyd i’r rheiny a gwblhawyd o fewn y 12 mis diwethaf.

Cafodd y Pwyllgor wybod nad oedd eu cyngor i’r Cynghorydd Tref, i fanteisio ar y cyfle i gyflawni hyfforddiant cod ymddygiad gyda’r Swyddog Monitro wedi digwydd.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn nodi cynnwys yr adroddiad.