Agenda and draft minutes

Cyflwynwyd ymddiheuriad am absenoldeb ar ran y Cynghorydd Andrew Thomas.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Tynnodd yr Aelod Annibynnol Julia Hughes sylw at achos a gyfeirir ato yn y dogfennau ar gyfer cyfarfod heddiw oedd yn gysylltiedig i Bwyllgor Safonau yr oedd hi’n aelod ohono. Er hynny fe ddywedodd y Swyddog Monitro bod y cysylltiad ddim yn cynnwys cyswllt personol agos ac nid oedd yn gysylltiad personol o dan y cod ymddygiad.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Nid oedd unrhyw faterion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 30 Tachwedd 2018 (copi ynghlwm).

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau Arbennig a gynhaliwyd ar 24 Ionawr, 2019 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau ar 30 Tachwedd 2018 a chyfarfod arbennig y Pwyllgor Safonau ar 24 Ionawr 2019.

Tynnwyd sylw at y teitl ‘cynghorydd’ a gafodd ei ddefnyddio mewn camgymeriad ar gyfer aelodau’r pwyllgor, Julia Hughes a Gordon Hughes.

Gofynnodd yr Aelod Annibynnol Peter Lamb i fersiwn drafft terfynol o’r cofnodion gael ei anfon ar e-bost i aelodau’r pwyllgor er gwybodaeth yn hytrach nag aelodau’n gorfod aros am gyhoeddiad o’r agenda ar gyfer y cyfarfod nesaf.

PENDERFYNWYD derbyn a chadarnhau cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau ar 30 Tachwedd 2018 a chyfarfod arbennig y Pwyllgor Safonau ar 24 Ionawr 2019 fel cofnodion cywir.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) yn hysbysu’r aelodau am gyhoeddiad diweddaraf Llyfr Achosion Cod Ymddygiad yr Ombwdsmon.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad ar Lyfr Achosion Cod Ymddygiad - Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (wedi’i ddosbarthu’n barod). Dywedodd y Swyddog Monitro wrth y Pwyllgor mai bwriad y Llyfr Achosion yw helpu aelodau ac eraill i ystyried os oedd amgylchiadau yr oedden nhw’n rhan ohonynt yn torri’r Cod. Darparwyd gwybodaeth hefyd am y ffordd y mae’r Ombwdsmon a phwyllgorau safonau eraill yng Nghymru yn delio gydag achosion.

Tynnodd y Swyddog Monitro sylw at achosion yn y Llyfr Achosion yn berthnasol i:

·         gerydd cyn aelod o Gyngor Tref Neyland am dorri’r Cod Ymddygiad drwy geisio stopio prosiect yr oedd y Cyngor wedi cytuno ei gefnogi;

·          cwyn yn erbyn cyn-aelod o Gyngor Sir Fynwy (a chyn-gynghorydd cymuned) oedd wedi anfon e-byst lle'r oedd yr achwynydd o'r farn oedd yn cynnwys sylwadau a oedd yn dangos diffyg parch ac ystyriaeth i aelodau o’r gymuned LGBT (Pobl Lesbiaidd, Hoyw, Ddeurywiol A Thrawsrywiol).

Roedd yr Ombwdsmon wedi cyfeirio'r achos i Banel Dyfarnu Cymru i gael ei ddyfarnu gan dribiwnlys. Roedd amddiffyniad yn erbyn y cwyn yn dyfynnu rhyddid mynegiant, rhyddid mynegiant crefyddol a budd y cyhoedd. Daeth y Tribiwnlys i’r canlyniad fod y cynghorydd wedi torri’r Cod Ymddygiad ac wedi cymryd ffactorau lliniaru i ystyriaeth, cafodd y cynghorydd ei wahardd am gyfnod o ddeufis.

Trafododd Aelodau'r proses Llyfr Achosion o riportio achosion a sut y mae system Ombwdsmon y Gwasanaethau Cyhoeddus yn gweithio.  Dywedodd y Swyddog Monitro am achos yn ymwneud â Chyngor Cymuned Llandegla yr oedd yr Ombwdsmon wedi ei archwilio ond gwelwyd nad oedd angen cymryd unrhyw gamau gweithredu. Roedd y partïon ynghlwm wedi cytuno i dderbyn cymorth y Swyddog Monitro i gyfryngu ond roedd un o’r partïon wedi ymddiswyddo o’r rôl cyn i’r cyfryngu gymryd lle.

 PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor yn nodi’r wybodaeth wedi’i gynnwys yn y Llyfr Achosion Cod Ymddygiad.

I ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) i hysbysu’r Pwyllgor o gynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad 2019 gan y Pwyllgor Safonau mewn Bywyd Cyhoeddus yn adolygu safonau moesol llywodraeth leol yn Lloegr.

Er bod yr adolygiad yn berthnasol i weithredu'r drefn safonau yn Lloegr yn unig fe ddywedodd y Swyddog Monitro bod yr adroddiad a’i argymhellion yn rhoi cymhariaeth ddiddorol o'r systemau yng Nghymru a Lloegr.

Dywedodd y Swyddog Monitro wrth yr aelodau fod y Bwrdd Safonau (Lloegr) blaenorol wedi bod dan rwymedigaeth i archwilio’r holl gwynion a bod y system wedi colli pob parch cyn cael ei ddiddymu yn 2012. Cafodd y system hynod ganoledig ei newid am system hynod ddatganoledig yn Lloegr.

Yn wahanol i god ymddygiad enghreifftiol Cymru oedd yn cael ei ddefnyddio gan awdurdodau lleol Cymru, roedd y cynghorau yn Lloegr bellach yn gallu penderfynu ar gynnwys y codau eu hunain.  Y ddyletswydd statudol ar gyfer y codau, wrth edrych arnynt yn eu cyfanrwydd, oedd i fod yn gyson gyda saith egwyddor bywyd cyhoeddus (“Egwyddorion Nolan”) a chynnwys darpariaethau ar gyfer cofrestru a datgan cysylltiadau ariannol a heb fod yn ariannol. Y bwriad oedd nid trin y Saith Egwyddor fel cod hunangynhwysol ond yn hytrach bod yr egwyddorion yn cael eu defnyddio i danategu arweiniad ar ymddygiad oedd yn ymarferol, wedi’i ddrafftio’n dda ac yn berthnasol yn lleol.

Dywedodd y Swyddog Monitro fod system Lloegr wedi canolbwyntio ar ddatgelu diddordebau ariannol ond gyda diffyg prawf gwrthrychol ar yr hyn a welir fel cysylltiad sy'n rhagfarnu. Nid oedd gofyniad i gofrestru rhoddion neu letygarwch. Dywedodd y Swyddog Monitro fod y diffyg cosbau yn system safonau Lloegr yn debygol o wneud swyddogaeth swyddogion monitro yn Lloegr yn anodd.

Cynghorwyd Aelodau bod y Pwyllgor Safonau mewn Bywyd Cyhoeddus wedi cymryd tystiolaeth o gyrff safonau yng Nghymru, yr Alban a Gogledd Iwerddon a bod llawer o’r arferion da a amlygir yn adlewyrchu’r arferion presennol yng Nghymru.

Roedd yr adolygiad wedi canfod o’r cynghorau yn Lloegr oedd wedi derbyn cwynion bod 83% yn mynegi bod cwynion wedi eu gwneud am ymddygiad amharchus, 63% am fwlio a 31% am ymddygiad trafferthus. Yn ymateb i gwestiwn fe ddywedodd y Swyddog Monitro yn anecdotaidd fod y mwyafrif o gwynion yng Nghymru ar gyfer ymddygiad ac anghwrteisi a'i fod yn debygol bod methiant i ddatgelu diddordebau wedi’i dan-riportio. Dyma faes sydd o bosib angen ei ddatblygu.

Awgrymodd y Cadeirydd bod y pwynt hwn yn cael ei ddadlau mewn mwy o fanylion yn y cyfarfod nesaf ar y cyd â chasgliad o'r cwynion a wnaed.   Gofynnodd yr Aelod Annibynnol Julia Hughes bod sylw hefyd yn cael ei roi i doriadau mewn Cod Ymddygiad a oedd yn debyg i’r enghreifftiau o fwlio a ddefnyddiwyd gan y Pwyllgor Safonau mewn Bywyd Cyhoeddus yn nhudalen 76 o’r adolygiad.

Trafododd y Pwyllgor yr achos o fwlio ac ymddygiad camdriniol tuag at ferched yn aml mewn cynghorau dan ddylanwad dynion. Cynghorodd y Swyddog Monitro ar y nifer o gamau gweithredu cydraddoldeb a ddefnyddiwyd i wella amrywiaeth a oedd yn cael eu defnyddio gan nifer o sefydliadau’r sector cyhoeddus. Dywedodd hefyd fod rôl y Pwyllgor Safonau yn berthnasol i’r Cod Ymddygiad a bod y rhan fwyaf o ymosodiadau ar gynghorwyr yn dod gan y cyhoedd yn hytrach na chyd-gynghorwyr, a bod llawer o’r rhain yn gysylltiedig â'r defnydd o gyfryngau cymdeithasol.

PENDERFYNWYD fod y Pwyllgor yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Nodi presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yng nghyfarfodydd Cynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Dyma'r Cadeirydd yn gwahodd aelodau o'r Pwyllgor i rannu eu sylwadau o’r cyngor cymuned, dinas a thref y maent wedi eu mynychu yn ddiweddar.

Darparodd yr aelod Cyngor Tref a Chymuned, Gordon Hughes arsylwadau ar gyfarfod Cyngor Cymuned Llanynys a gynhaliwyd ar 8 Ionawr 2019. Dywedodd ei fod wedi derbyn manylion y cyfarfod, yr amser a'r lleoliad yn brydlon ar ôl gofyn amdanyn nhw ond nid oedd ganddo fynediad i agenda neu adroddiadau.   Dywedodd Mr Hughes bod gan y cyngor cymuned wefan ddwyieithog ond bod y wefan ddim yn rhoi mynediad i agendâu, cofnodion ac adroddiadau.

 Dywedodd Mr Hughes am y cyfarfod ei fod yn cael ei arwain mewn modd derbyniol gydag awyrgylch dda a pherthynas wych rhwng y cynghorwyr.

Roedd Mr Hughes wedi mynychu cyfarfod Cyngor Cymuned Llanrhaeadr-yng-Nghinmeirch ar 25 Chwefror 2019. Fel gyda’r ymweliad blaenorol, cafodd ymholiad Mr Hughes ei ateb yn brydlon gyda manylion y cyfarfod ac fe gafodd yr agenda a'r cofnodion hefyd. Roedd gan y cyngor wefan ddwyieithog ond nid oedd modd cael gafael ar y dogfennau o’r wefan.

Cynghorwyd yr aelodau fod y cyfarfod yn cael ei arwain yn dda ac yn drefnus, yn ôl yr agenda a phob eitem gyda phenderfyniadau a chamau gweithredu amlwg yn gysylltiedig â nhw. Roedd yr awyrgylch a’r berthynas a arsylwyd rhwng y cynghorwyr yn wych. Dywedodd Mr Hughes fod yr hyfforddiant yn cael ei ystyried i fod o flaenoriaeth uchel gan y cyngor cymuned. Roedd ffurflenni datgan cysylltiad ar gael yn y cyfarfod ac roedd rhai wedi eu cwblhau yn datgan cysylltiad i geisiadau grant yn y gymuned leol. Yr holl aelodau wedi aros yn yr ystafell gyfarfod ar gyfer yr eitem.

Aelodau’r Pwyllgor, Julia Hughes a Peter Lamb wedi mynychu’r cyfarfod yng Nghyngor Cymuned Efenechtyd  a gynhaliwyd ar 2 Ionawr 2019.

Dywedodd Mrs Hughes ei bod wedi derbyn ymateb prydlon i gais am wybodaeth cyfarfod gan y clerc, ond nid oedd gwefan y cyngor wedi'i ddiweddaru.  Roedd yr eitem ar yr agenda ar ‘gyfranogiad cyhoeddus’ er nid oedd unrhyw aelodau o’r cyhoedd yn bresennol ar yr achlysur hwn ac fe welodd bod y Clerc wedi rhoi llawer o gefnogaeth i’r Cadeirydd a’r cyfarfod. Roedd y cynghorwyr wedi trafod achosion hyfforddi yn y cyfarfod.

Dywedodd Mr Lamb fod yr eitem ar ddatgan cysylltiad gyda sgript yn amlinellu diben yr eitem. Dywedodd y Swyddog Monitro fod Cyngor Sir Ddinbych wedi rhannu copi o’i sgript ffurfiol a ddefnyddiwyd er budd y cyhoedd mewn cyfarfodydd wedi’i gweddarlledu.

Gofynnodd Mr Lamb os oedd cynghorau tref a chymuned yn gweld presenoldeb aelodau o’r Pwyllgor Safonau yn ddefnyddiol i helpu gyda threfniadau eu cyfarfodydd?  Ychwanegodd hefyd fel siaradwr di-Gymraeg yn mynychu cyfarfod lle'r oedd y rhan fwyaf ohono yn Gymraeg, roedd yn ymwybodol y byddai ei bresenoldeb yn gallu arwain at newid yn iaith y cyfarfod ac y byddai'n cadw hynny yn y cof y tro nesaf y byddai’n dewis pa gyfarfodydd tref a chymuned yw mynychu.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor yn nodi presenoldeb gan ei aelodau mewn cyfarfodydd cyngor dinas, tref a chymuned.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Swyddog Monitro Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Safonau (wedi’i ddosbarthu’n barod).

Yn ystod trafodaeth ar yr eitem ar gofnodion y cyfarfod diwethaf fe gytunodd y Pwyllgor i awgrym gan Aelod y Pwyllgor, Julia Hughes i ail-drefnu'r eitem ar adolygiad o bresenoldeb mewn cynghorau dinas, tref a chymuned o gyfarfod Mehefin i gyfarfod Medi.   Byddai’r adroddiad yn annog trafodaeth gynhwysfawr ar gyfarfodydd a fynychwyd a'r rheiny wedi'u cynllunio ar gyfer y dyfodol.

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod, y dylid cymeradwyo a nodi Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Safonau.

Trefnwyd cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau am 10.00 a.m. ar y 7 Mehefin 2019 yn Ystafell Bwllgor 1A, Neuadd y Sir, Rhuthun.

Dyddiad y cyfarfod nesaf o’r Pwyllgor Safonau yw 7 Mehefin 2019 am 10am yn yr Ystafell Gynadledda 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun.

PENDERFYNWYD yn unol ag Adran 100A(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 bod y Wasg a’r Cyhoedd yn cael eu gwahardd o’r cyfarfod, tra bod yr eitem a ganlyn yn cael ei ystyried, oherwydd ei bod yn debygol, pe baent yn bresennol, y byddai’r wybodaeth eithriedig yn cael ei ddatgelu iddynt (fel y'i diffinnir ym mharagraffau 12 a 13 o Ran 4 o Atodlen 12A y Ddeddf).

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) sy’n rhoi trosolwg o gwynion yn erbyn aelodau a gyflwynwyd gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a thrafod trefniadau ar gyfer Gwrandawiad yn y dyfodol.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad (wedi’i ddosbarthu’n barod) yn rhoi golwg cyffredinol o gwynion wedi’u cyflwyno i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cafwyd gwybodaeth gan y Swyddog Monitro ar gwynion wedi eu cyflwyno yn cynnwys cynghorau yn Sir Ddinbych, gan roi manylion amlinellol ar natur y cwynion a'r camau gweithredu wedi'u cymryd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

PENDERFYNWYD fod y Pwyllgor Safonau yn nodi cynnwys yr adroddiad.