Agenda and draft minutes

Dim

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd y Cynghorydd Gordon Hughes gysylltiad personol a oedd yn rhagfarnu yn eitem 11 gan ei fod yn aelod o Gyngor Tref Corwen.

Datganodd y Cynghorydd Paul Penlington gysylltiad personol yn eitem 11 gan ei fod yn destun cwyn (a wrthodwyd).

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 3 Ebrill 2018 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 3 Ebrill 2018.

Tudalen 6 (Eitem 6 – trydydd paragraff) – dylai fod yn “Flintshire County Council” nid “Flintshire City Council” yn y fersiwn Saesneg.

Tudalen 7 (Eitem 7 – trydydd paragraff) dylai fod yn “set up to look ....” nid “set up too look .....” ar y fersiwn Saesneg.

Tudalen 8 (Eitem 8 – trydydd paragraff) – dylid cynnwys datganiad gyda'r frawddeg "Cadarnhaodd y DM y gallai aelodau’r Pwyllgorau Safonau hawlio costau teithio pe baent yn mynd i gyfarfodydd Cynghorau Tref, Cymuned a Dinas ar ran y Pwyllgor Safonau, ond nid ffi ddyddiol.”

Materion yn codi:

Tudalen 9 – cytunwyd y byddai rhestr wedi’i ddiweddaru o ymweliadau â Chynghorau Tref a Chymuned yn cael ei chylchredeg.  Hefyd byddem yn edrych ar y posibilrwydd o gael amserlen o ymweliadau yn y dyfodol a byddai’r wybodaeth yn cael ei chylchredeg ddiwedd yr haf.

PENDERFYNWYD – yn amodol ar yr uchod, cymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 3 Ebrill 2018 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) yn hysbysu’r aelodau am gyhoeddiad diweddaraf Llyfr Achosion Cod Ymddygiad yr Ombwdsmon.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn hysbysu aelodau o'r rhifyn diweddaraf o Lyfr Achosion Cod Ymddygiad yr Ombwdsmon sy'n cwmpasu'r cyfnod rhwng mis Ionawr a mis Mawrth 2018.

Amlinellwyd crynodeb o’r tri chwyn a archwiliwyd yn ystod y cyfnod hwn yn yr adroddiad a rhoddodd y Dirprwy Swyddog Monitro grynodeb ohonynt.  Nid oedd unrhyw un o’r achosion yn ymwneud â Chynghorwyr yn Sir Ddinbych.

Roedd dau achos yn ymwneud â datgelu a chofrestru cysylltiad pan roedd eu Cynghorau Cymuned unigol yn ystyried ceisiadau cynllunio.  Yn y ddau achos, canfu’r Ombwdsmon fod y Cynghorwyr dan sylw wedi methu a datgelu cysylltiadau personol a rhai sy’n rhagfarnu yn gywir a gadael yr ystafell pan roedd yr eitemau hynny’n cael eu hystyried.  Yn y ddau achos, canfu’r Ombwdsmon fod digon o liniaru mewn perthynas ag amgylchiadau’r cyhuddiadau fel na ystyriwyd bod angen cymryd unrhyw gamau gweithredu.

Roedd yr achos yn ymwneud â chyhuddiad fod Cynghorydd a oedd yn Gadeirydd y Cyngor perthnasol a phrosiect cymunedol wedi trefnu fod swm o arian a fwriadwyd i’r Cyngor yn cael ei dalu’n uniongyrchol i’r prosiect, a drwy wneud hynny, roedd wedi defnyddio adnoddau’r Cyngor yn amhriodol ac wedi dwyn anfri ar y Cyngor.  Canfu’r Ombwdsman na ellid fod wedi talu’r arian i’r Cyngor, felly ni chafodd yr honiad yn ymwneud â’r defnydd o adnoddau ei wneud, ond, wrth gynrychioli ei hun fel ei fod yn gweithredu ar ran y Cyngor ar draul grwpiau eraill roedd wedi dwyn anfri ar y Cyngor.  Penderfynodd yr Ombwdsmon nad oedd angen gweithredu gan fod y Cynghorydd yn amhrofiadol, a’i fod yn credu ei fod, er yn anghywir, yn gweithredu er lles y cyhoedd ac nad oedd wedi elwa’n bersonol mewn unrhyw ffordd.

Ni chyfeiriwyd unrhyw achos ychwaith at Bwyllgor Safonau na Phanel Dyfarnu Cymru.

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Safonau yn nodi’r wybodaeth sydd yn Llyfr Achosion y Cod Ymddygiad.

Ystyried adroddiad gan y Dirprwy Swyddog Monitro (copi ynghlwm) cyn i’r adroddiad gael ei gyflwyno i’r Cyngor llawn.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro'r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) gan gyflwyno Adroddiad Blynyddol y Cadeirydd 2017 i'w ystyried cyn ei gyflwyno i'r Cyngor Llawn.

Agorodd y Swyddog Monitro’r drafodaeth gan ofyn i'r aelodau a oeddent yn teimlo y dylid trafod unrhyw faterion neu bwyntiau pellach pan gaiff ei drafod gyda'r Cyngor llawn.

Yn ystod y drafodaeth, tynnwyd sylw at yr eitemau a ganlyn i’w cynnwys yn yr Adroddiad Blynyddol:

·         Perygl cyfryngau cymdeithasol

·         Hyfforddiant

·         Ymweliadau â Chynghorau Dinas, Tref a Chymuned

·         Gofynnwyd hefyd i nodyn gael ei wneud fod y cyfarfod wedi ei ganslo yn sgil tywydd garw.

Gofynnodd y Cadeirydd am wybodaeth o ran pa ganran o Gynghorwyr Sir a oedd hefyd yn Gynghorwyr Dinas, Tref a Chymuned.  Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai’n canfod yr wybodaeth ac yn ei chylchredeg i aelodau’r Pwyllgor.

Mynegodd y Cadeirydd bryder gan nad oedd pob cais am oddefeb yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor Safonau.  Cadarnhawyd y byddai hysbysiad ar y broses yn cael ei chylchredeg i bob Clerc Tref ar ffurf Canllaw “Sut i”.

Cadarnhawyd y byddai’r Swyddog Monitro yn dod â’r daflen wybodaeth i’r Pwyllgor Safonau ym mis Medi 2018.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, y dylai’r aelodau nodi'r adroddiad ac argymell bod y Cadeirydd yn ei gyflwyno i’r Cyngor llawn.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) i roi gwybod i’r Pwyllgor am y fersiwn drafft o’r canllaw.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro’r adroddiad ( a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi gwybod i’r Pwyllgor am y canllawiau drafft ar ddefnydd staff ac Aelodau o gyfryngau cymdeithasol, a chanllawiau drafft CLlLC a gofyn am eu sylwadau.

Roedd gweithgor o staff ac aelodau etholedig wedi cyfarfod i drafod yr arweiniad a gafwyd.  Roedd y Canllaw Cyfryngau Cymdeithasol drafft, sydd ynghlwm i’r adroddiad, wedi ei ddatblygu gan y Tîm Cyfathrebu’n dilyn y trafodaethau.

Byddai’r Canllaw yn cynnig cyngor i staff ac aelodau etholedig ar ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol mewn modd effeithiol, cyfreithlon a pharchus.

Roedd yr Ombwdsman wedi pwysleisio’r angen i aelodau etholedig weithredu egwyddorion y Cod Ymddygiad wrth iddynt ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol.

Roedd CLlLC wrthi’n diweddaru eu dogfen Ganllawiau.  Roedd dogfen CLlLC yn llawer hirach na chanllaw Sir Ddinbych ond roedd yn cynnwys llawer o wybodaeth esboniadol yn ymwneud â’r gwahanol sianeli cyfryngau cymdeithasol sydd ar gael.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod Canllaw Cyfryngau Cymdeithasol Sir Ddinbych ar ffurf drafft ac unwaith y byddai’n cael ei gymeradwyo, byddai’n cael ei ddarparu yn Gymraeg a Saesneg.  Byddai copi o’r dogfennau terfynol yn cael eu hanfon at bob Cyngor Dinas, Tref a Chymuned.

Cafwyd cyfeiriad at hyfforddiant ychwanegol ar ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol yn briodol a chadarnhawyd y byddent yn cysylltu â’r tîm Cyfathrebu i holi a allent gynnal gweithdy cyfryngau cymdeithasol ar gyfer Cynghorwyr ac aelodau annibynnol Pwyllgorau. 

Codwyd y mater o gyhoeddi ffotograffau o blant, a chadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai angen caniatâd gan y rhiant / gwarcheidwad ond y byddai’n cadarnhau gyda’r Tîm Cyfathrebu.

Gofynnodd y Cadeirydd i’r Swyddog Monitro adrodd yn ôl i’r cyfarfod ym mis Medi yn dilyn trafodaethau gyda’r Tîm Cyfathrebu.

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod, roedd y Pwyllgor yn nodi cynnwys Canllaw Cyfryngau Cymdeithasol drafft Sir Ddinbych ar gyfer Staff ac Aelodau ynghyd â dogfen Ganllawiau drafft CLlLC a chyflwyno adroddiad wedi ei ddiweddaru yn ôl i’r Pwyllgor Safonau yn y cyfarfod nesaf ym mis Medi 2018.

Nodi presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yng nghyfarfodydd Cynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Roedd Julia Hughes wedi bod i Gyngor Cymuned Cyffylliog y noson cynt.  Roedd angen diweddaru’r wefan.  Roedd y Cadeirydd wedi arwain y cyfarfod yn dda ac wedi’i gynorthwyo gan y Clerc.  Roedd yn gyfarfod cadarnhaol ac wedi ei gynnal yn dda.

Roedd Ian Trigger a Julia Hughes wedi bod i Fforwm Safonau Gogledd Cymru a oedd wedi’i gynnal; ar 29 Mehefin 2018.

Roedd Julia Hughes wedi paratoi taflen yn rhoi crynodeb o’r trafodaethau oedd wedi bod.

Clywodd Aelodau am Gynhadledd Cymru Gyfan a gynhaliwyd ar 14 Medi 2018 a gofynnwyd i bobl fynegi diddordeb.  Cynhaliwyd y Gynhadledd bob dwy flynedd a bwriadwyd ei gynnal yng Ngogledd Cymru yn 2020.

Diolchodd y Cadeirydd i Julia Hughes am ei chyflwyniad yn rhoi crynodeb o’r fforwm a’i diweddariad ar Gyngor Cymuned Cyffylliog.

PENDERFYNWYD nodi’r presenoldeb a diweddaru’r adroddiad presenoldeb i gynnwys yr ymweliad gan Julia Hughes.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau i’w ystyried.

Cadarnhawyd y byddai adroddiad yn dilyn Cynhadledd Safonau Cymru Gyfan yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau a fyddai’n cael ei gynnal ar 21 Medi 2018.

PENDERFYNWYD yn amodol ar y diwygiadau uchod, bod y Pwyllgor Safonau’n cytuno ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Trefnwyd cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau ar 21 Medi 2018 yn Neuadd y Sir, Rhuthun.

21 Medi 2018 i’w gynnal yn Siambr y Cyngor, Rhuthun am 10.00a.m.

PENDERFYNWYD dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau canlynol ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 12 ac 13 Rhan 4 Atodlen 12A y Ddeddf.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi wedi’i amgáu) sy’n rhoi trosolwg o gwynion yn erbyn aelodau a gyflwynwyd gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Datganodd y Cynghorydd Gordon Hughes gysylltiad personol a oedd yn rhagfarnu gan ei fod yn aelod o Gyngor Tref Corwen.  Ar y pwynt hwn, gadawodd yr ystafell ac ni chymerodd ran yn y trafodaethau.

Datganodd y Cynghorydd Paul Penlington gysylltiad personol gan ei fod yn destun cwyn a gafodd ei gwrthod ers hynny.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro’r adroddiad cyfrinachol (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) i roi trosolwg i'r Aelodau o’r cwynion a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ers 1 Ebrill 2014.

Roedd y Pwyllgor Safonau eisoes wedi gofyn am gael gwybod yn rheolaidd am lefel y cwynion a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.  

Roedd Rhan 1 y tablau’n rhoi manylion yr eitemau a gwblhawyd.

Roedd Rhan 2 y tablau yn cynnig manylion cwynion parhaus.

Dywedodd y Swyddog Monitro wrth y Pwyllgor y byddai colofn ychwanegol yn cael ei hychwanegu at y tablau yn y dyfodol i gynnwys rheswm pam nad oeddynt yn parhau i ymchwilio a hefyd os byddai unrhyw argymhellion a gyflwynwyd e.e. hyfforddiant a argymhellwyd yn cael ei ychwanegu i’r tabl.  Byddai gwybodaeth yn cynnwys dyddiad y derbyniwyd y gŵyn a’r dyddiad y cwblhawyd yr achos hefyd yn cael ei chynnwys mewn adroddiadau yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.10pm.