Agenda and draft minutes

Dim

Penodi Is-Gadeirydd y Pwyllgor Safonau.

Gofynnwyd am enwebiadau i Aelod wasanaethu fel Is-Gadeirydd y Pwyllgor Safonau.  Enwebodd y Cynghorydd Andrew Thomas yr Aelod Annibynnol Julia Hughes, ac fe eiliwyd y cynnig gan y Cynghorydd Paul Penlington.  Ni dderbyniwyd enwebiadau eraill ac felly;

PENDERFYNWYD bod yr Aelod Annibynnol Julia Hughes yn cael ei phenodi yn Is-Gadeirydd y Pwyllgor Safonau.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd yn un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd y Cynghorydd Paul Penlington gysylltiad personol gydag eitem 12 fel aelod o Gyngor Tref Prestatyn.

Datganodd yr Aelod Lleyg Annibynnol Peter Lamb gysylltiad personol gydag eitem 7 gan fod aelod o’r teulu wedi cynnal trafodaethau busnes ynglŷn â’r safle arfaethedig. 

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod

fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 22 Medi 2017

(copi wedi’i amgáu).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 22 Medi 2017.

Materion yn codi -

Tudalen 8- eitem 4- materion yn codi yn y cofnodion - dosbarthodd y Swyddog Monitro gopïau papur yn rhestru manylion cyswllt Clercod Cynghorau Cymuned, Tref a Dinas.

Tudalen 9 – eitem 6 – Hyfforddiant y Cod Ymddygiad – cadarnhaodd y Swyddog Monitro y cynhaliwyd hyfforddiant ac fe gafwyd presenoldeb da.  Roedd yr holl Gynghorwyr wedi mynychu’r hyfforddiant.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 22 Medi 2017 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi wedi’i amgáu) yn hysbysu’r

aelodau o gyhoeddiadau diweddaraf Llyfr Achosion Cod Ymddygiad yr

Ombwdsmon.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn hysbysu aelodau o'r rhifyn diweddaraf o Lyfr Achosion Cod Ymddygiad yr Ombwdsmon sy'n cwmpasu'r cyfnod rhwng mis Gorffennaf 2017-Medi 2017 a mis Hydref 2017-Rhagfyr 2017.

Roedd manylion y cwynion a archwiliwyd yn ystod y cyfnodau hyn wedi’u hamlinellu yn yr adroddiad a’u crynhoi gan y Swyddog Monitro.

Ar gyfer chwarter mis Gorffennaf 2017 i fis Medi 2017 roedd 4 crynodeb achos, 3 achos lle y penderfynwyd nad oedd angen camau pellach gan nad oedd tystiolaeth o dorri’r cod ymddygiad ac 1 a gyflwynwyd i Banel Dyfarnu Cymru.

Roedd yr achos a ddygwyd i sylw Panel Dyfarnu Cymru yn ymwneud â chyn-aelod o Gyngor Dinas Sir y Fflint.   Roedd y cyhuddiad yn ymwneud â dau e-bost yr oedd y cyn-gynghorydd wedi’u hanfon at reolwr tîm yn adran gynllunio’r Cyngor.  Daeth y Panel i’r penderfyniad nad oedd y cyn-Gynghorydd wedi dangos parch nac ystyriaeth ar gyfer swyddog y Cyngor ac roedd ymddygiad o’r fath yn cael ei ystyried fel bwlio ac aflonyddu swyddog y Cyngor.   Penderfynodd y Panel drwy benderfyniad unfrydol y dylid gwahardd y cyn-Gynghorydd rhag cymryd rhan yn yr ail-etholiad ar gyfer Cyngor Sir y Fflint ac unrhyw awdurdod perthnasol arall am gyfnod o 14 mis. 

Ar gyfer chwarter mis Hydref 2017 i fis Rhagfyr 2017 roedd 5 crynodeb achos, 4 achos lle y penderfynwyd nad oedd angen camau pellach gan nad oedd tystiolaeth o dorri'r cod ymddygiad ac un achos lle nad oedd angen camau pellach. 

Eglurodd y Cadeirydd ei fod ef a’r Swyddog Monitro wedi mynychu cyfarfod gydag Ombwdsmon Cymru ac wedi derbyn eglurhad o'r gweithdrefnau a ddilynir wrth flaenoriaethu cwynion.  Mae'r penderfyniad i archwilio cwynion o fewn pŵer yr Ombwdsmon. 

Diolchodd y Cadeirydd i’r Swyddog Monitro am y diweddariad ac am yr eglurhad ar gyfer rhai o’r cwynion a dderbyniwyd. 

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn nodi’r wybodaeth sydd yn Llyfr Achos y Cod Ymddygiad.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi wedi’i amgáu) ynglŷn â

chais am ollyngiad a wnaed gan aelodau Cyngor Cymuned Llanbedr Dyffryn

Clwyd.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro Gais am Ollyngiad gan aelodau Cyngor Cymuned Llanbedr DC (copi ynghlwm) i ganiatáu i'r Pwyllgor ystyried y cais, penderfynu a ddylid caniatáu gollyngiad ac unrhyw amodau y dylid eu cynnwys. 

Croesawodd y Cadeirydd gynrychiolwyr o Gyngor Cymuned Llanbedr DC a chyflwyno’r Cynghorydd Lyn Evans a’r Cynghorydd Bob Barton.

Darparodd y Cynghorydd Bob Barton wybodaeth yn egluro'r rheswm dros y cais am ollyngiad.  Yng nghyfarfod y Cyngor Cymuned ym mis Mawrth 2017 cafwyd trafodaeth i fynd i’r afael â busnesau lleol a oedd wedi cau yn ddiweddar.  Sefydlwyd grŵp i ystyried y posibilrwydd o ddefnyddio'r dafarn fel Canolbwynt Cymunedol.  Mynegodd y Cynghorydd Barton mai bwriad y Canolbwynt Cymunedol fyddai caniatáu i'r gymuned weithio'n rhagweithiol gyda'r gymuned a grwpiau.  Roedd nifer o opsiynau wedi'u hystyried a'u harchwilio. 

Eglurodd y Cynghorydd Lyn Evans bod cymdeithas wedi’i sefydlu.  Roedd y gymdeithas newydd yn cynnwys 2 aelod o’r Cyngor Cymuned.  Am y rheswm hwn roeddent yn ceisio cais am ollyngiad. 

Cododd y Cadeirydd gwestiwn ynglŷn â pherchnogaeth y dafarn a’i brydlesu i’r gymdeithas newydd.  Cadarnhaodd y Cynghorydd Barton y cafwyd trafodaeth ynglŷn â phrydlesu’r sefydliad yn ôl, ond roedd y trafodaethau yn y camau cynnar ar hyn o bryd.  Roedd cyfarfodydd y Cyngor Cymuned wedi’u trefnu i drafod y datblygiad ymhellach wrth i’r prosiect ddatblygu.

Holodd yr Aelod Annibynnol Julia Hughes, a fyddai'r cais am ollyngiad ar gyfer dau Gynghorydd Cymuned yn aros yr un fath yn y dyfodol neu a fyddai'n debygol o newid.  Mewn ymateb i’r cwestiwn a godwyd eglurodd y Cynghorydd Evans mai ei fwriad oedd sefydlu’r Canolbwynt Cymunedol a sicrhau ei fod yn cael ei sefydlu a’i gynnal yn effeithlon, ac yna ei drosglwyddo i bartïon eraill sydd â diddordeb.

Eglurodd y Swyddog Monitro i'r Pwyllgor y gellir caniatau eithriad neu ollyngiad gan y Pwyllgor Safonau drwy rinwedd Deddf Llywodraeth Leol 2000. Cyfeiriodd at y rheoliad yn Atodiad 2 a'r rhai a oedd yn berthnasol i'r achos hwn - Rheoliad 2 (d) a (h).

Er mai dim ond un sail sydd ei angen ar y Pwyllgor Safonau i ganiatáu gollyngiad nid oedd yn rhaid iddynt ei ganiatáu.  Gallai’r Pwyllgor gyflwyno terfynau amser ac amodau ariannol i’r gollyngiad. 

Ar y pwynt hwn torrodd y pwyllgor i ystyried y gollyngiad ac fe -

BENDERFYNWYD y dylid cymeradwyo gollyngiad i ddau Aelod o Gyngor Cymuned Llanbedr DC sef y Cynghorydd Lyn Evans a'r Cynghorydd Tim Baker, mewn perthynas â busnes yn ymwneud â chymdeithas gymunedol a sefydlwyd mewn perthynas â thafarn The Griffin, yn unol â rheoliad 2(h) Rheoliadau Pwyllgorau Safonau (Cymeradwyo Gollyngiadau) (Cymru) 2001:  

      i.        mae’r Gollyngiad yn berthnasol i’r ddau aelod a enwyd yn unig;  

    ii.        mae’r Gollyngiad yn berthnasol am 6 mis o ddyddiad y cyfarfod hwn o’r Pwyllgor Safonau (3 Ebrill 2018);

   iii.        mae’n rhaid darparu enw a chyfansoddiad y gymdeithas gymunedol i'r Swyddog Monitro o fewn 7 diwrnod ar ôl cyfarfod y Pwyllgor Safonau (3 Ebrill 2018);

   iv.        mae’r Gollyngiad yn ymwneud â materion sy’n gysylltiedig ag aelodaeth y gymdeithas gymunedol yn unig a byddai angen gollyngiad ychwanegol ar gyfer cysylltiad ariannol gyda'r gymdeithas;  

    v.        mae’r Gollyngiad yn caniatáu i’r ddau aelod a enwyd drafod unrhyw fusnes sy'n ymwneud â'r gymdeithas gymunedol ond nid yw'n rhoi caniatâd iddynt bleidleisio ar y materion hyn.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Cynghorwyr o Gyngor Cymuned Llanbedr DC am fynychu’r cyfarfod.

Ar y pwynt hwn (15:45pm) cymerodd yr aelodau egwyl am luniaeth.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 16.00 pm

Ystyried adroddiad gan Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd (copi wedi'i

amgáu) ar dâl a chyfrifoldebau aelodau lleyg.

Arweiniodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd yr aelodau drwy'r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol).  Atgoffodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd yr aelodau bod aelodau'r Pwyllgor Safonau wedi gofyn am adroddiad ar Dâl a Chyfrifoldebau Aelodau Lleyg yn y cyfarfod ar 22 Medi. 

Hysbyswyd yr Aelodau bod Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol yn gosod y ffigyrau tâl.  Roedd gan aelodau lleyg sydd â hawliau pleidleisio hawl i hawlio ffioedd dyddiol neu am hanner diwrnod am fynychu cyfarfodydd neu ddigwyddiadau awdurdodedig, byddai amser paratoi a theithio yn cael ei gynnwys hefyd. 

Cadarnhaodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd y gallai aelodau Pwyllgorau Safonau hawlio costau teithio pe baent yn mynychu cyfarfodydd Cynghorau Tref, Cymuned a Dinas ar ran y Pwyllgor Safonau.  Anogodd y Cadeirydd yr aelodau i fynychu cyfarfodydd i ddangos cefnogaeth ac arweiniad i Gynghorau Tref, Cymuned a Dinas.   

Diolchodd y Cadeirydd i Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd am yr adroddiad ac am ateb y cwestiynau a ofynnwyd gan yr Aelodau. 

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn nodi’r wybodaeth yn Adroddiad Tâl a Chyfrifoldebau Aelod Lleyg.  

Nodi presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yng nghyfarfodydd Cynghorau

Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Roedd y Cadeirydd wedi mynychu Fforwm Safonau Gogledd Cymru yn Wrecsam ym mis Tachwedd 2017. Roedd y cyfarfod yn llawn gwybodaeth ac wedi’i drefnu’n dda.  Tynnodd y Cadeirydd sylw at Gadeirydd y cyfarfod a chanmol ei ddull o gynnal y cyfarfod.

Roedd yr Aelod Annibynnol Julia Hughes (JH) wedi mynychu cyfarfod Cyngor Cymuned Betws Gwerful Goch.   Dywedodd JH bod y cyfarfod yn ddymunol iawn a’i bod wedi cael croeso cynnes.  Roedd presenoldeb da yn y cyfarfod ac roedd yn dilyn y rhaglen.  Gwnaed cyflwyniadau i’r aelodau ac atebwyd y cwestiynau’n llawn.  Tynnwyd lluniau ac fe gymerwyd manylion gan aelodau newydd y Cyngor Cymuned er mwyn eu rhoi ar y wefan.  Teimla JH bod y cyfarfod yn gynhyrchiol ac roedd strwythur da iddo.  Cafwyd trafodaethau ynglŷn â Hyfforddiant Cod Ymddygiad ac roedd aelodau presennol ac aelodau newydd yn mynd i fynychu'r hyfforddiant.  Hysbysodd JH y pwyllgor ei bod yn teimlo bod y cyfarfod wedi’i drefnu’n dda ac yn ddefnyddiol.

Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau ynglŷn â pha mor bwysig ydyw bod aelodau'r Pwyllgor yn mynychu cynghorau Cymuned / Tref a Dinas i gynnig cefnogaeth a gwybodaeth.  Nododd y Swyddog Monitro bresenoldeb JH a chadarnhaodd y byddai’n diweddaru’r adroddiad presenoldeb i adlewyrchu hyn.  Eglurodd y Swyddog Monitro y byddai rhestr newydd o ymweliadau Cynghorau Cymuned / Tref a Dinas yn cael ei dosbarthu i'r aelodau i'w hadolygu a chyda ymweliadau arfaethedig er mwyn i’r aelodau fynychu'r cyfarfodydd.  

PENDERFYNWYD,

       I.        nodi’r presenoldeb a diweddaru’r adroddiad presenoldeb i adlewyrchu hyn.  

      II.        rhestr newydd o gynghorau Cymuned, Tref a Dinas yn cael ei dosbarthu i’r aelodau.  

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau (copi wedi’i amgáu).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau i’w ystyried a chytunodd yr aelodau ar yr ychwanegiadau canlynol:-

• Adroddiad Blynyddol y Cadeirydd – 29 Mehefin 2018  
• Adroddiad Cyfryngau Cymdeithasol (CLlLC) – 29 Mehefin 2018
• Diwygio Llywodraeth Leol – 21 Medi 2018
• Briffio cyffredinol ynglŷn â chwynion – 21 Medi 2018

PENDERFYNWYD yn amodol ar y diwygiadau uchod, bod y Pwyllgor Safonau’n cytuno ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Trefnwyd cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau ar gyfer 26 Mehefin 2018.

Nododd yr Aelodau bod cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau wedi’i drefnu ar gyfer 10.00am ddydd Gwener 29 Mehefin 2018 yn Ystafell Gynadledda 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun.

PENDERFYNWYD dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau canlynol ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 12 ac 13 Rhan 4 Atodlen 12A y Ddeddf.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi wedi’i amgáu)

sy’n rhoi trosolwg o gwynion yn erbyn aelodau a gyflwynwyd gydag

Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro’r adroddiad cyfrinachol (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) i roi trosolwg i'r Aelodau o’r cwynion a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ers 1 Ebrill 2014.

Roedd y Pwyllgor Safonau eisoes wedi gofyn am gael  gwybod yn rheolaidd am lefel y cwynion a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Roedd y tablau yn Atodiad 1 yn darparu trosolwg o'r cwynion a gyflwynwyd ers 1 Ebrill 2014. Roedd 13 achos heb eu  holrhain, 2 achos wedi dod i ben, 9 achos heb eu harchwilio ac 2 achos lle na chymerwyd unrhyw gamau pellach.

Darparodd y Swyddog Monitro rywfaint o gyd-destun ac eglurhad ynglŷn â chefndir y ddau gŵyn sy'n parhau ac y byddai diweddariadau pellach yn cael eu hadrodd i'r Pwyllgor wrth i'r archwiliadau fynd rhagddynt. 

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.