Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Dim.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 21 Medi 2018 (copi wedi’i amgáu).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 21 Medi 2018:

Tudalen 7 (Presennol) – Dylai ddarllen fel ‘Cynghorydd’ yn y ffurf unigol. 

Tudalen 7 (Eitem 4 – trydydd paragraff) – dylai fod yn 'where' nid 'were' yn y Saesneg

Tudalen 9 (Eitem 8 - pwynt bwled cyntaf) – Dylai trefn y geiriau ddarllen yn wahanol

Tudalen 10 (Eitem 8 – trydydd paragraff) – paragraff ddim yn darllen yn dda.   Prif lythyren ar goll ar ddechrau’r frawddeg.

Tudalen 10 (eitem 8 – pedwerydd paragraff) – roedd y gair ‘Committee’s’ wedi’i gamsillafu yn y Saesneg   

Tudalen 11 (eitem 9 – trydydd pwynt bwled) – bwlch yn anghywir rhwng geiriau.

Materion yn Codi:

Tudalen 11 – Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol – Cadarnhaodd y Swyddog Monitro ei fod wedi cysylltu â Chlerc Cyngor Cymuned Llanbedr ynglŷn â chais pellach ar gyfer gollyngiad i’r Pwyllgor Safonau. Daethpwyd i’r casgliad ar y pryd nad oedd y Cyngor Cymuned angen unrhyw ollyngiadau pellach.   Dywedodd y Swyddog Monitro mai cyfrifoldeb y Cyngor Cymuned oedd gofyn am ollyngiadau pellach.   Cytunwyd bod y Swyddog Monitro yn ysgrifennu at Glerc y Cyngor Cymuned i gadarnhau’r gofynion a chyfrifoldebau o ran ceisiadau gollyngiad.

Gofynnodd yr Aelodau i lythyr ychwanegol gael ei ddosbarthu i holl Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned gyda’r weithdrefn gollyngiadau yn cynnwys copi o’r ffurflen gais

PENDERFYNWYD

·         yn amodol ar yr uchod, derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Medi 2018 fel cofnod cywir.

·         bod llythyr yn cael ei anfon i Lanbedr i amlygu gofynion y weithdrefn ar gyfer gollyngiadau [Y Swyddog Monitro i weithredu] a dosbarthu llythyr i holl Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned i roi arweiniad ar gyfer gollyngiadau, gan gynnwys copi o ffurflen gais.   

[Y Swyddog Monitro i weithredu].

Cael adroddiad ar lafar gan Lisa Jones, Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol am bresenoldeb mewn cyfarfodydd Cynghorau Tref, Dinas a Chymuned.

Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyfreithiol ddiweddariad ar lafar ar bresenoldeb mewn Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned gan gynrychiolwyr y Pwyllgor Safonau.

Rhoddodd yr LSM gefndir byr i’r rheswm dros bresenoldeb aelodau’r Pwyllgor Safonau mewn cyfarfodydd cyngor cymuned.  Cynhaliwyd ymweliadau â chynghorau cymuned ers 2013.  Rhoddodd yr LSM restr o gynghorau cymuned na ymwelwyd â nhw ers 2013.  Daeth yr Aelodau i’r casgliad y dylid rhoi blaenoriaeth i fynychu’r rhai na ymwelwyd â nhw.  Eglurodd y Swyddog Monitro nad oedd yna gyfyngiad cyfreithiol i atal cynghorwyr sir neu gymuned i fynychu cyfarfod cyngor cymuned gwahanol. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro os oedd y cynghorwyr sir yn gwybod ymlaen llaw pa gyfarfodydd cyngor cymuned yr oeddent yn bwriadu ymweld â nhw, gellir cyfathrebu cyn y cyfarfod i sicrhau y cytunwyd ar yr ymweliad.

Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol y gellir dosbarthu sgript i aelodau’r Pwyllgor Safonau ddarparu i gyfarfodydd cymunedol i aelodau cyn iddynt fynychu cyfarfod [Rheolwr Gwasanaethau Cyfreithiol i weithredu]. Cytunodd yr aelodau o’r rhestr o gynghorau na ymwelwyd â nhw i fynychu cyfarfod erbyn Mehefin 2019.  Cadarnhaodd y Cadeirydd eitem ar gyfer y rhaglen yng nghyfarfod Mehefin 2019 i adolygu presenoldeb mewn cyfarfodydd. 

PENDERFYNWYD

·         y Pwyllgor Safonau i nodi’r diweddariad ar lafar a roddwyd gan y Rheolwr Gwasanaeth Cyfreithiol;

·         cytunodd aelodau i fynychu cyfarfodydd y cynghorau cymuned na ymwelwyd â nhw erbyn Mehefin 2019 a

·         y wybodaeth ddiweddaraf am bresenoldeb mewn Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned i gael ei ychwanegu at y rhaglen gwaith i'r dyfodol ar gyfer Mehefin 2019.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi wedi’i amgáu) am Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ar gyfer 2017/18.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad (dosbarthwyd yn flaenorol) i roi manylion Adroddiad Blynyddol yr Ombwdsmon ar gyfer 2017/18.  Rhoddodd yr Ombwdsmon wybodaeth gefndir o rôl yr Ombwdsmon i’r aelodau.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod y nifer o gwynion cod ymddygiad yn ystod cyfnod yr adroddiad wedi codi 14%. Roedd yr adroddiad wedi dangos gostyngiad mewn cwynion o ran Awdurdodau Unedol a chynnydd mewn cwynion o ran Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod hyfforddiant cod ymddygiad wedi’i ddarparu i Gynghorwyr Sir a Chymuned.

Rhoddwyd cadarnhad nad oedd yr un o’r ymchwiliadau a gwblhawyd yn llawn a fanylwyd yn yr adroddiad wedi eu cyfeirio i'r Pwyllgorau Safonau.  Roedd 3 ymchwiliad wedi eu cyfeirio i Banel Dyfarnu Cymru.

Dywedodd y Swyddog Monitro, yn ystod y cyfnod bod 2 gwyn wedi eu derbyn yn erbyn Cynghorwyr Sir a 2 gwyn yn erbyn Cynghorwyr Cymuned.   Pwysleiswyd nad oedd yr un o’r pedair cwyn wedi eu hymchwilio.  

Yn ystod y drafodaeth, trafodwyd y pwyntiau canlynol mewn mwy o fanylder - 

·         Y lefel uchel o gwynion yn erbyn datgan a chofrestru diddordebau, yn amlygu pwysigrwydd datgan cysylltiad os oes angen. 

·         Gall yr Ombwdsmon edrych ar ystod o ddigwyddiadau a datblygu cwrs ymddygiad i’w gyflwyno fel tystiolaeth os bydd angen.

·         Roedd cynnydd mewn cwynion a dderbyniwyd yn dangos yn gadarnhaol bod y cyhoedd wedi mynegi pryder a diddordeb. 

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro yr ystyrir hyfforddiant ar gyfer Cynghorwyr Dinas, Tref a Chymuned yn 2019.

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Safonau yn nodi’r wybodaeth o fewn Adroddiad Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru 2017/18. 

Nodi presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yng nghyfarfodydd Cynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Roedd yr Aelod Annibynnol Julia Hughes (JH) wedi mynychu Cyngor Cymuned Trefnant ddydd Mercher 21 Tachwedd 2018.  Roedd JH yn teimlo bod y cyfarfod yn un pleserus iawn.  Roedd nifer dda wedi mynychu'r cyfarfod, roedd y Cadeirydd yn arwain y cyfarfod yn dda gyda chefnogaeth gan y Clerc.  Roedd yr holl aelodau’n cyfrannu at y cyfarfod pan oedd hynny’n briodol.   Roedd holl feysydd trafodaeth wedi derbyn sylw.   Roedd aelodau wedi datgan cysylltiad a gadael yr adeilad ar bwyntiau priodol pan oedd eitemau'n cael eu trafod.   Daethpwyd i’r casgliad bod y cyfarfod wedi’i gynnal yn dda.

O’r drafodaeth, gofynnodd JH a oedd unrhyw hyfforddiant wedi’i ddarparu i Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned ar ddiogelu data a’r ddeddfwriaeth Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol newydd. Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaeth Cyfreithiol bod sesiwn hyfforddiant ar y gweithdrefnau Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol newydd wedi’i ddarparu i Glercod Cyngor Dinas, Tref a Chymuned.   Roedd nodyn briffio wedi'i ddosbarthu i holl reolwyr data er gwybodaeth.   Roedd y nodyn briffio wedi cynnwys manylion cyswllt os oedd angen cefnogaeth ychwanegol.  

PENDERFYNWYD nodi’r presenoldeb a diweddaru’r adroddiad presenoldeb i adlewyrchu’r ymweliad gan Julia Hughes.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi wedi’i amgáu) yn ymwneud â’r weithdrefn a fabwysiadwyd gan y Cyngor ar gyfer cynnal gwrandawiadau gan y Pwyllgor Safonau yn ymwneud â honiadau o dorri’r Cod Ymddygiad.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro yr adroddiad (dosbarthwyd yn flaenorol) yn ymwneud â’r newidiadau a awgrymwyd i’r weithdrefn a fabwysiadwyd gan y Cyngor ar gyfer cynnal gwrandawiadau gan y Pwyllgor Safonau yn ymwneud â honiadau o dorri’r Cod Ymddygiad.

Arweiniodd y Swyddog Monitro yr aelodau drwy’r adroddiad a chyfeiriodd at y newidiadau i’r weithdrefn a amlygwyd.  

Dywedodd yr Aelodau fod yr adroddiad yn llawn gwybodaeth ac yn ddefnyddiol iawn.    Roedd y weithdrefn a’r newidiadau yn amlwg ac yn deg.  Yn ystod y drafodaeth, gofynnodd y Cadeirydd a effeithir ar y ddeddfwriaeth Hawliau Dynol yn dilyn Brexit.  Cadarnhaodd y Swyddog Monitro bod y ddeddfwriaeth yn wahanol i Ddeddfwriaeth Yr Undeb Ewropeaidd a byddai’n parhau yn dilyn Brexit.  

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro yn dilyn cymeradwyaeth y Pwyllgor Safonau, y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor ei ystyried. 

Diolchodd y Cadeirydd i’r Swyddog Monitro am yr adroddiad tryloyw ac eglurhad mewn ymateb i gwestiynau’r aelodau. 

PENDERFYNWYD fod y Pwyllgor Safonau yn nodi’r newidiadau i’r weithdrefn fel y nodwyd yn Atodiad 1 i’r adroddiad hwn ac yn argymell y newidiadau i’r Cyngor ar gyfer eu hymgorffori yn y Cyfansoddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau (copi wedi’i amgáu).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau i’w ystyried a chytunodd yr aelodau ar yr ychwanegiad canlynol:-

·         Adolygu presenoldeb mewn Cynghorau Tref, Dinas a Chymuned – 7 Mehefin 2019.

·         Adolygu’r Pwyllgor Safonau (adroddiad 2 flynedd) – 15 Mawrth 2019. 

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai’n dosbarthu unrhyw wybodaeth a dyddiadau hyfforddiant i aelodau fynychu.  

PENDERFYNWYD yn amodol ar y newidiadau uchod, y cytunir ar Raglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Safonau.

Mae cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau wedi’i drefnu ar gyfer 10.00 a.m. ar 15 Mawrth 2019 yn Ystafell Gynadledda 1B, Neuadd y Sir, Rhuthun.

Hysbysodd y Swyddog Monitro’r aelodau bod dyddiad cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau wedi’i drefnu ar gyfer 15 Mawrth 2019.  Cadarnhaodd y byddai’n rhaid newid y dyddiad arfaethedig a chadarnheir ar ddyddiad newydd gyda’r aelodau ar ôl cytuno arno.

PENDERFYNWYD dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau canlynol ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 12 ac 13 Rhan 4 Atodlen 12A y Ddeddf.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi wedi’i amgáu) sy’n rhoi trosolwg o gwynion yn erbyn aelodau a gyflwynwyd gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro’r adroddiad cyfrinachol (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) i roi trosolwg i'r Aelodau o’r cwynion a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ers 1 Ebrill 2014.

Darparodd y Swyddog Monitro rywfaint o gyd-destun ac eglurhad ynglŷn â chefndir y cwynion ac y byddai diweddariadau pellach yn cael eu hadrodd i'r Pwyllgor.

Gofynnodd yr Aelodau i linell i nodi cwynion a drafodwyd yn flaenorol a chwynion newydd gael ei hychwanegu i’r tabl ar gyfer eglurhad.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn amodol ar yr uchod, yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.