Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb oddi wrth y Cynghorydd Gordon Hughes a Paul Penlington.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiadau.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 10 Gorffennaf 2018 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 10 Gorffennaf 2018:

Materion yn codi -

Tudalen 2 – Mynegodd y swyddog monitro ymddiheuriad am beidio â chyflwyno adroddiad blynyddol y cadeirydd i’r Cyngor, ond cadarnhaodd y byddai’n cael ei ychwanegu i'r rhaglen ar gyfer y Cyngor naill am ym mis Ionawr neu Chwefror i gynnwys y ddwy flynedd.

Tudalen 3 – Roedd y polisi cyfryngau cymdeithasol yng nghamau olaf ei ddyluniad, byddai digwyddiad lansio yn cael ei gynnal. Hysbysodd y swyddog monitro’r pwyllgor byddai’r polisi yn cael ei ddosbarthu unwaith bydd wedi’i orffen. Cafodd y pwyllgor hefyd wybod nad oedd unrhyw gynlluniau ar gyfer hyfforddiant na gweithdai ar gyfer y polisi cyfryngau cymdeithasol.

Tudalen 4 – Cynghorodd y swyddog monitro'r pwyllgor i beidio â rhannu unrhyw luniau lle gellid adnabod plentyn. Eglurwyd gallai Cynghorwyr ail-bostio neu rannu delweddau ar y cyfryngau cymdeithasol os oeddent yn tarddu o gyfrif yr ysgol.

Tudalen 5 – Ymddiheurodd y swyddog monitro am anghofio ychwanegu’r golofn atodol i’r tabl, byddai’n cael ei ychwanegu erbyn y cyfarfod nesaf.

PENDERFYNWYD y dylid, yn amodol ar yr uchod, dderbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 10 Gorffennaf 2018 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynglwm) ynglŷn â chais am ollyngiad a wnaed gan aelodau Cyngor Cymuned Llanbedr Dyffryn Clwyd

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) mewn perthynas â'r cais am ollyngiad a wnaed gan aelodau o Gyngor Llanbedr Dyffryn Clwyd.

Rhoddodd y Swyddog Monitro wybod i'r pwyllgor fod cais am estyniad i'r gollyngiad mewn perthynas â'r ddau gynghorydd y rhoddwyd caniatâd iddo ym mis Ebrill, mewn perthynas â’r Cynghorwyr Lyn Evans a Tim Baker wedi'i gyflwyno, ynghyd â chais am roi gollyngiad i Gynghorydd ychwanegol, sef y Cynghorydd Dave Ritchie.

Atgoffwyd y pwyllgor mai'r dyddiad gwreiddiol y byddai'r gollyngiad yn dod i ben oedd y 3ydd o Hydref.

Hysbysodd y Cynghorwyr Lyn Evans o Gyngor Cymuned Llanbedr DC y pwyllgor fod aelodaeth y Cyngor Cymuned wedi codi i hyd at 9 aelod, gydag aelodau cyfetholedig.

Cododd y Cynghorydd Evans y pwynt hefyd y byddai prosiect Hyb Cymunedol Griffin yn codi arian ar gyfer datblygiad y safle a fyddai'n caniatáu i bobl brynu cyfranddaliadau yn y Griffin Inn. Y dyddiadau pryd y gellid prynu'r cyfranddaliadau oedd rhwng 1 Hydref a 17 Tachwedd 2018.

Cynhaliwyd trafodaeth o ran y Cynghorwyr Cymuned a allai gael cysylltiad rhagfarnol yn y Griffin Inn, pe baent yn prynu unrhyw gyfranddaliadau.

Yn dilyn y dyddiad cau o ran prynu cyfranddaliadau, byddai cais am ollyngiad yn dod gerbron y pwyllgor nesaf a fyddai'n cyfarfod ar 30 Tachwedd.

Cytunodd y bwrdd i'r opsiwn a godwyd gael ei dderbyn gan y pwyllgor.

PENDERFYNWYD - Bod y Pwyllgor yn caniatáu:

·         gollyngiad am chwe mis ychwanegol, i'r Cynghorwyr Lyn Evans a Tim Baker a chaniatáu gollyngiad am chwe mis i'r Cynghorydd Dave Ritchie.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) sydd yn sôn am y Pwyllgor hwn yn cytuno i roi gollyngiadau a’r Arweiniad y dylai ei roi i Gynghorau Tref, Dinas a Chymuned yn ogystal ag aelodau etholedig o’r Cyngor Sir mewn perthynas â’r broses o allu gwneud cais am ollyngiad.

Cyflwynodd y swyddog monitro'r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn gofyn am gymeradwyaeth y Pwyllgorau i ffurflen gais a dogfen gyfarwyddyd i aelodau Cynghorau Tref, Dinas a Chymuned yn ogystal â Chynghorwyr Sir mewn perthynas â cheisiadau am ollyngiadau.

Tynnodd y Swyddog Monitro sylw at y ffaith mai bwriad y ffurflen a'r cyfarwyddyd oedd symleiddio'r broses.

Canmolwyd y syniad o'r ffurflen gan y pwyllgor a chodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Gellid newid y geiriad er mwyn osgoi nifer fawr o bobl yn mynychu cyfarfod gollyngiad a nodi mai dim ond un person fyddai angen mynychu ond byddai croeso i unrhyw aelodau eraill.

·         A ellid newid y geiriad yn nhermau lleyg. Ymatebodd y swyddog monitro trwy ddweud bod y geiriad wedi'i seilio'n fwriadol ar ofyniad rheoleiddio er mwyn eglurder.

PENDERFYNWYD - Cymeradwyodd y pwyllgor y canllaw a'r ffurflen gais ar gyfer Gollyngiadau ynghlwm fel atodiad 1 a 2 i'r adroddiad.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) yn hysbysu’r aelodau am gyhoeddiad diweddaraf Llyfr Achosion Cod Ymddygiad yr Ombwdsmon.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn hysbysu aelodau o'r rhifynnau diweddaraf o Lyfr Achos Cod Ymddygiad yr Ombwdsman yn cwmpasu'r cyfnod rhwng Ebrill a Mehefin 2018.

Amlinellwyd manylion y tair cwyn a ymchwiliwyd yn ystod y cyfnod yn yr adroddiad a chawsant eu crynhoi gan y Swyddog Monitro. Nid oedd yr un o'r achosion yn ymwneud â Chynghorwyr yn Sir Ddinbych.

Ystyriwyd nad oedd angen gweithredu pellach ar yr un o'r tri achos.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) sydd yn ymwneud â'r canllawiau ar gosbau a gyhoeddwyd gan Banel Dyfarnu Cymru i'w defnyddio gan Dribiwnlys Achos neu Dribiwnlys Apêl pan ddarganfyddir bod Cynghorydd wedi torri Cod Ymddygiad yr Aelodau.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro'r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) er mwyn i’r Pwyllgor nodi cynnwys Canllawiau Sancsiynau - Panel Dyfarnu Cymru.

Amlygodd y Swyddog Monitro bod y canllaw i gynorthwyo'r Pwyllgor Safonau ar sut i roi’r sancsiynau priodol, ond hefyd i helpu'r rhai sydd wedi cael sancsiynau i ddeall sut mae'r sancsiynau'n gweithio.
Trafodwyd tri thribiwnlys -

·         Tribiwnlysoedd achos - Mae'r tribiwnlysoedd hyn yn gyfrifol am benderfynu a oedd aelod lleol wedi torri Cod Ymddygiad eu hawdurdod ac, os felly, ar gyfer penderfynu ar sancsiynau priodol (os o gwbl).

·         Tribiwnlysoedd apêl - Mae tribiwnlysoedd apêl yn gyfrifol am adolygu penderfyniad bod aelod lleol wedi torri'r Cod Ymddygiad ac unrhyw sancsiynau a roddwyd. Gallant gadarnhau a chymeradwyo unrhyw sancsiwn a osodir neu gyfeirio'r mater yn ôl i'r Pwyllgor Safonau gydag argymhelliad ynghylch sancsiwn arall neu wrthdroi penderfyniad y Pwyllgor bod y Cod wedi’i dorri. Ni all tribiwnlys apêl argymell sancsiwn nad oedd ar gael i'r Pwyllgor Safonau.

·         Tribiwnlysoedd achos dros dro – Roedd y tribiwnlys yn gyfrifol am benderfynu ar yr angen i atal neu atal yn rhannol yr aelod neu’r aelod cyfetholedig o'r awdurdod neu o rôl yn yr awdurdod. Hyd uchafswm y cyfnod atal neu atal rhannol oedd 6 mis. Yn wahanol i dribiwnlysoedd achos ac apêl, roedd ataliad gan dribiwnlys achos dros dro yn weithred niwtral, o gofio natur barhaus ymchwiliad yr Ombwdsmon.

Hysbysodd y Swyddog Monitro'r Pwyllgor, os oedd aelod am apelio unrhyw sancsiynau, byddai angen dilyn proses ganiatâd, a byddai angen anfon cais at y panel dyfarnu.

Trafododd y Pwyllgor pa wybodaeth y byddai angen ei nodi ar gyfer unrhyw benderfyniad y gall y Pwyllgor ei gymryd pe bai'n cynnal gwrandawiad. Eglurwyd y byddai'r holl wybodaeth a fyddai'n berthnasol i'r rheswm dros y penderfyniad yn cael ei nodi. Byddai’n cael ei wneud i hysbysu'r person a fyddai'n cael sancsiwn, byddai hyn yn caniatáu iddynt gael yr holl wybodaeth berthnasol y byddent ei angen wrth ystyried a ddylid apelio'r sancsiwn.

Dywedodd y Swyddog Monitro, ar ôl cyhoeddi'r canllawiau y byddai'r Cyngor yn edrych ar weithdrefn gwrandawiadau'r pwyllgor Safonau a amlinellir yn y Cyfansoddiad a sicrhau bod y Canllawiau a'r Cyfansoddiad yn gyson â’i gilydd.

Ym mis Tachwedd, byddai adroddiad yn cael ei ddwyn gerbron y pwyllgor gyda gwybodaeth yn ymwneud â'r weithdrefn yn y Cyfansoddiad, ac a yw’r wybodaeth yn cyfateb i'r canllawiau sancsiynau.

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor yn nodi cynnwys Canllawiau Sancsiynau Panel Dyfarnu Cymru.

Ystyried adroddiad llafar gan y Cadeirydd.

Dywedodd y Cadeirydd y cynhaliwyd y Gynhadledd Safonau yn Aberystwyth ar y 14eg o Fedi.

Soniodd y Cadeirydd am y rhai a fynychodd gydag ef –

·         Mynychodd y Swyddog Monitro ochr yn ochr â chyfreithiwr o Sir Ddinbych.

·         Mynychodd Julia Hughes ond dywedodd ei bod wedi mynychu ar ran Sir y Fflint yn hytrach na Sir Ddinbych.

Hysbyswyd y pwyllgor y cynhaliwyd 4 gweithdy yn ystod y gynhadledd –

·         Cyfryngau Cymdeithasol a Bwlio gan swyddogion swyddfa'r Ombwdsmon.

·         Rhannu arferion da gan gynnwys rôl y pwyllgorau moeseg a safonau - dan arweiniad Cyngor Ceredigion a Gwynedd.

·         Safonau yw'r unig ffordd yng Nghymru - dan arweiniad Gwasanaeth Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru a Chyngor Ceredigion.

·         Gwrandawiadau ac ymarferion safonau - dan arweiniad aelodau Pwyllgor Safonau Powys.

Dywedodd y Swyddog Monitro fod gan bawb a oedd yn bresennol wybodaeth i'w hanfon ymlaen i ganiatáu i becyn gael ei greu a'i ddosbarthu i'r pwyllgor.

Codwyd y pwyntiau canlynol yn ystod y drafodaeth am y Gynhadledd Safonau –

·         Roedd system ac ymarferion y system safonau yng Nghymru yn dda.

·         Roedd lefel y cwynion wedi cynyddu dros y blynyddoedd, oherwydd colli ffydd y cyhoedd mewn aelodau etholedig oherwydd sgandal treuliau'r AS.

·         Codwyd cyfryngau cymdeithasol fel problem i aelodau, y consensws oedd na ddylai'r aelodau roi pethau ar y cyfryngau cymdeithasol na fyddent yn ei ddweud wrth rywun yn uniongyrchol. Codwyd cyfryngau cymdeithasol fel pryder hefyd oherwydd pethau y gellid eu cyhoeddi cyn bod yn aelod etholedig.

·         Codwyd oedran aelodau etholedig a bod diffyg cynrychiolaeth pobl ifanc. Nododd yr aelodau y dylid annog pobl ifanc i gymryd rhan yn y broses ddemocrataidd.

PENDERFYNWYD – Bod y pwyllgor yn nodi'r wybodaeth am y gynhadledd safonau.

Nodi presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yng nghyfarfodydd Cynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Ni fu rhestr ddiweddar o gyfarfodydd, byddai'r swyddog monitro yn cael rhestr ddiweddar.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau i’w hystyried.

Bod gollyngiadau ar gyfer y Cyngor Cymuned yn Llanbedr DC i'w ychwanegu at y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

Ym mis Tachwedd, byddai adroddiad yn cael ei ddwyn gerbron y pwyllgor ar Ganllawiau Sancsiynau Panel Dyfarnu Cymru a'r darpariaethau tebyg yng Nghyfansoddiad y Cyngor.

Trefnwyd cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau am 10am ar y 30 Tachwedd 2018 yn Neuadd y Sir, Rhuthun.

30 Tachwedd 2018 yn Siambr y Cyngor, Rhuthun am 10.00 a.m.  

PENDERFYNWYD dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau canlynol ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 12 ac 13 Rhan 4 Atodlen 12A y Ddeddf.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi wedi’i amgáu) sy’n rhoi trosolwg o gwynion yn erbyn aelodau a gyflwynwyd gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru

Cyflwynodd y Swyddog Monitro'r adroddiad cyfrinachol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi trosolwg i'r Aelodau o gwynion a gyflwynwyd i Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ers 1 Ebrill 2014..

Roedd y Pwyllgor Safonau wedi gofyn yn flaenorol i gael gwybod yn rheolaidd am lefel y cwynion a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Rhoddodd Rhan 1 o'r tablau fanylion yr eitemau a gwblhawyd.

Rhoddodd Rhan 2 o'r tablau fanylion am gwynion parhaus.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.44