Agenda and draft minutes

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan yr Aelod Annibynnol Paula White.

Dywedodd y Cadeirydd bod cyfnod swydd yr Aelod Annibynnol a’r Is-Gadeirydd, Paula White, wedi dod i ben. Mae Ms White wedi bod yn rhan o’r pwyllgor ers oddeutu deng mlynedd (dau dymor), sef y cyfnod mwyaf a ganiateir. Ar ran y pwyllgor dymunodd y Cadeirydd yn dda iddi a diolchodd iddi am ei phresenoldeb a’i gwaith dros y blynyddoedd.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd yn un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Dim.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Dim.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 30 Mehefin2017 (copi wedi’i amgáu).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 30 Mehefin 2017.

Cywirdeb – amlygwyd dau wall teipograffyddol yn y Saesneg:

Tudalen 6 – dylai’r paragraff olaf ond un ddweud “agreed”.

Tudalen 7 - 4ydd paragraff, mae’r gair ‘imminent’ wedi ei gamsillafu.

Materion yn codi -

Tudalen 7 – Eitem 5 – Cais Gollyngiad Bodelwyddan. Mae’r Swyddog Monitro wedi ysgrifennu at y clerc yn nodi penderfyniad y Pwyllgor i gymeradwyo’r cais am ollyngiad.

Tudalen 9 – Eitem 8 – Presenoldeb mewn cyfarfodydd. Dywedodd y Cadeirydd y byddai’n ddefnyddiol cael rhestr o bob Cyngor Tref, Cymuned a Dinas a dyddiad eu cyfarfodydd misol ar y fewnrwyd.

Dywedodd dy Swyddog Monitro bod yna restr o’r cynghorau a manylion cyswllt y clercod ar wefan Sir Ddinbych. Byddai’n edrych i mewn i’r posibilrwydd o ychwanegu llinell ynglŷn â dyddiad y cyfarfodydd wrth ymyl manylion y clerc.

Dywedodd yr Aelod Annibynnol J. Hughes bod rhai gwefannau’r cynghorau unigol yn cynnwys manylion cyswllt, dyddiadau a lleoliadau anghywir.

Cytunodd y Swyddog Monitro i ysgrifennu at bob clerc er mwyn:

·         Cadarnhau manylion cyswllt y Clerc

·         Gofyn am restr o’u cyfarfodydd yn ystod y 12 mis nesaf

·          Rhoi gwybod iddynt y bydd Aelod o'r Pwyllgor Safonau o bosibl yn ymweld â nhw. GW i weithredu

Tudalen 10 – Eitem 9 – Adroddiad Blynyddol y Cadeirydd. Dywedodd y Cadeirydd y bydd ei adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor Sir fis Hydref.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 30 Mehefin 2017 fel cofnod cywir yn amodol ar y newidiadau uchod.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi wedi’i amgáu) yn hysbysu’r aelodau o gyhoeddiadau diweddaraf Llyfr Achosion Cod Ymddygiad yr Ombwdsmon.

Atgoffodd y Swyddog Monitro bod yr Ombwdsmon yn cynnal adolygiad chwarterol sy’n crynhoi’r holl achosion yr ymchwiliwyd iddynt yn ystod y cyfnod hwnnw. Dywedodd y Swyddog Monitro bod y llyfr achosion yn ddefnyddiol oherwydd ei fod yn dangos bod yr Ombwdsmon yn debygol o gynnal ymchwiliadau a gosod y sancsiynau perthnasol.

Yn ystod chwarter Ebrill 2017 – Mehefin 2017 cafwyd 12 achos; gafodd 2 eu cyfeirio at Bwyllgor Safonau ac 1 at Banel Dyfarnu Cymru.

O ran y 9 achos arall nid oedd angen camau gweithredu pellach oherwydd nad oedd tystiolaeth o dorri gofynion neu oherwydd nad oedd ymchwilio i’r mater ymhellach o fudd i’r cyhoedd.

Cafodd y 2 achos a gyfeiriwyd at Bwyllgor Safonau eu cyfeirio at Bwyllgor Safonau Powys ac roeddynt yn ymwneud â 2 aelod a oedd wedi eu herlyn gan y Cyngor am dorri Rheoliadau Adnabod Gwartheg (Cymru) 2007. Ystyriwyd bod y ddau gynghorydd wedi dwyn anfri ar eu hawdurdod a chawsant eu gwahardd am bythefnos a phedair wythnos.

Roedd yr achos a ddygwyd i sylw Panel Dyfarnu Cymru yn ymwneud ag aelod o Gyngor Dinas Caerdydd. Roedd yr honiad yn ymwneud â sylw a wnaethpwyd y tu allan i wrandawiad llys ynghylch etholwr y cynghorydd. Daeth y Panel i’r casgliad nad oedd y sylw yn dwyn anfri ar yr awdurdod gan nad oedd wedi ei wneud yn gyhoeddus. Fodd bynnag, roedd y cynghorydd wedi dangos diffyg parch ac ystyriaeth ac wedi ymddwyn yn drahaus. Cafodd y cynghorydd ei wahardd am fis. Roedd yr achos wedi ei gyfeirio at Banel Dyfarnu Cymru yn hytrach na Phwyllgor Safonau oherwydd ymddygiad blaenorol tebyg.

Trafododd y pwyllgor a yw’r cosbau a ddyfarnwyd yn debygol o atal cynghorwyr rhag torri gofynion. Cydnabuwyd bod Pwyllgorau Safonau yn gwrando ar amgylchiadau lliniarol a bod embaras weithiau yn sancsiwn ynddo’i hun.

Myfyriodd y Pwyllgor ynghylch cwynion yn codi yn sgil camddealltwriaeth neu angof. Roeddynt yn cydnabod bod cynghorwyr yn gweithio’n galed ac yn aml yn eistedd ar sawl panel/bwrdd/ysgol/cyngor ac ati, a pho fwyaf yw’r rhwymedigaethau hyn y mwyaf tebygol ydynt o dorri rheolau.

Dywedodd y Swyddog Monitro bod cwrs hyfforddiant yn cael ei drefnu ar ganllawiau CLlLC ar gyfer aelodau sy’n eistedd ar fyrddau cyrff allanol, a fydd yn egluro eu cyfrifoldebau a chysylltiadau niweidiol posibl.

Awgrymwyd y dylid cylchredeg nodiadau gwybodaeth gyda phwyntiau allweddol achosion diweddar yr Ombwdsmon i bob cynghorydd ar ôl yr hyfforddiant. GW i weithredu.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn nodi’r wybodaeth sydd yn Llyfr Achos y Cod Ymddygiad.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi wedi’i amgáu).

Atgoffodd y Swyddog Monitro bod Cod Ymddygiad Cynghorwyr Sir yn ei gwneud yn ofynnol i aelodau etholedig fynychu o leiaf un sesiwn hyfforddiant ar y cod ym mhob tymor Cyngor.

Yn ystod y sesiwn hyfforddiant ar gyfer Cynghorwyr Sir ar 11 Mai 2017 roedd 31 yn bresennol, llawer ohonynt wedi dal swydd cynghorydd o’r blaen. Roedd un Cynghorydd Sir, nad oedd yn gallu mynychu'r cyfarfod hwn, wedi mynychu sesiwn amgen a gynhaliwyd ar gyfer Cynghorwyr Tref, Cymuned a Dinas. Bydd sesiwn hyfforddiant arall ar 12 Hydref 2017 ar gyfer y 15 Cynghorydd Sir sy’n weddill.

Mae nifer o sesiynau wedi eu cynnal ym mis Mehefin ar gyfer cynghorwyr a chlercod Cynghorau Tref a Chymuned. Bu i 78 Cynghorydd Tref a Chymuned fynychu’r sesiynau hyn, allan o’r 377 sedd a geir yn Sir Ddinbych. Dywedwyd bod y tabl yn Atodiad 1 yn rhestru Llangollen ddwywaith, gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad gan y Swyddog Monitro. GW i ymchwilio i hyn.

Mae Cyngor Tref Prestatyn a Llanarmon/Llandegla wedi gofyn am hyfforddiant unigol, a fydd yn cael ei ddarparu yn ddiweddarach. Roedd Cyngor Tref Bodelwyddan wedi gofyn a oedd modd iddynt fynychu’r sesiwn hyfforddiant nesaf i Gynghorwyr Sir, ond ni fyddai hynny’n briodol. Bydd y Swyddog Monitro yn darparu dyddiad amgen iddynt. Awgrymodd y Cadeirydd y dylid gwahodd cynghorau cyfagos os oedd hyfforddiant yn cael ei gynnal gerllaw.

Trafododd y Pwyllgor y mater ynghylch un clerc yn gweinyddu sawl cyngor gwahanol, yn enwedig y risg sy’n gysylltiedig â diffyg cynllun wrth gefn petai’r clerc yn gadael heb drosglwyddo’r awenau i glerc newydd.

Dywedodd yr Aelod Annibynnol, J. Hughes, ei bod wedi mynychu hyfforddiant Cod Ymddygiad HWB Dinbych ym mis Gorffennaf. Roedd yn ddiddorol tu hwnt a dywedodd bod y cyfranogwyr yn frwdfrydig iawn, gan ymgysylltu’n llwyr a chymryd rhan yn y gweithgareddau. Roedd yn amlwg bod rhai senarios a drafodwyd yn berthnasol iddynt ac roedd yn gyfle gwych iddynt ofyn cwestiynau.

Dywedodd y Cadeirydd ei fod yntau hefyd wedi mynychu sesiwn hyfforddiant ar 11 Gorffennaf. Roedd yn canmol y ffordd y bu i’r Swyddog Monitro a'r Dirprwy Swyddog Monitro gynnal y sesiwn. Cafodd cysylltiadau personol a niweidiol eu hegluro’n glir, gyda nifer o enghreifftiau perthnasol wedi eu darparu. Roedd yr hyfforddeion yn cael ei hannog i drafod y materion a godwyd a chymryd rhan. Y neges a ledaenwyd oedd bod ymddygiad da yn golygu llywodraeth leol fwy effeithiol.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn:

1.    derbyn ac yn nodi’r hyfforddiant Cod Ymddygiad a ddarparwyd hyd yma; ac yn

2.    adolygu ac yn ystyried gofynion hyfforddiant pellach ar ôl i sesiynau hyfforddiant yr hydref gael eu cynnal.

Nodi presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yng nghyfarfodydd Cynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Dywedodd yr Aelod Annibynnol, A. Mellor, y bydd yn ymweld â Chyngor Cymuned Trefnant fis Hydref.

Mynychodd yr Aelod Annibynnol, J. Hughes (JH), gyfarfod o Gyngor Cymuned Clocaenog ar 18 Gorffennaf 2017. Dywedodd JH bod hwn yn gyngor wedi ei weinyddu gan glerc sy’n rhedeg sawl cyngor cymuned.

Dywedodd JH bod y clerc wedi arwain y cyfarfod ac er bod yr aelodau yn cymryd rhan lawn y clerc oedd yn tueddu i ymgymryd â’r tasgau. Cytunodd y Pwyllgor mai Cadeirydd y Cyngor ddylai arwain cyfarfodydd ac mai rôl y clerc yw cynghori. Holwyd a fyddai hyfforddiant o fudd i gadeiryddion.

Gofynnwyd i JH am ei barn ar wefan y Cyngor a pha wybodaeth bellach fyddai’n ddefnyddiol ei chael arni. Dywedodd JH bod y cyfarfod yn ddiddorol iawn a’i bod wedi cael croeso cynnes.

Mae JH hefyd wedi derbyn gwahoddiad i fynychu cyfarfod Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol. Roedd JH dan yr argraff bod y cyfarfod hwn yn cynnwys nifer o bobl, ond cyfarfod un-i-un gydag aelod o’r panel ydyw mewn gwirionedd.

Ymddiheurodd y Swyddog Monitro nad oedd JH wedi derbyn nodyn briffio ac eglurodd bwrpas Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol. Mae’r Panel yn pennu:

·         Cyflog sylfaenol pob cynghorydd sir

·         Cyflogau uwch aelodau cabinet

·         Taliadau cadeiryddion pwyllgorau craffu a’r cyngor

·         Cyflog arweinydd yr wrthblaid fwyaf

·         Cap ar nifer y cyflogau uwch i’w talu

·         Taliadau i aelodau cyfetholedig ac aelodau lleyg

·         Rheolau o ran treuliau a dyfeisiau cyfathrebu ac ati

Mae’r symiau hyn wedi eu nodi yn Adroddiad Blynyddol y Panel. Mae’r adroddiad blynyddol drafft yn cael ei gynhyrchu yn yr hydref (dyna pam bod y cyfarfodydd diweddar wedi eu trefnu) ac mae’r adroddiad terfynol fel rheol yn barod fis Chwefror ac yn cael ei fabwysiadu yn ystod blwyddyn nesaf y cyngor.

Dywedodd JH bod yr aelod o’r panel eisiau gwybod pa waith yr oedd y Pwyllgor Safonau yn ymgymryd ag o; y math o weithgaredd; ar gyfer beth yr oeddynt yn cael eu talu; a pha wybodaeth y mae aelodau’r pwyllgor wedi ei dderbyn ynglŷn â’r hyn y gallant ei hawlio.

Teimlodd JH, oherwydd y byddant yn llenwi seddi gwag ar y pwyllgor gyda hyn, ei bod yn briodol trafod ac egluro:

1.    yr hyn y mae modd i aelodau ei hawlio;

2.    a’r hyn sydd y tu hwnt i gylch gwaith y Pwyllgor e.e. a oes yn rhaid i aelodau fynychu cyfarfodydd Cynghorau Tref a Chymuned os nad oes ganddynt gar neu os oes ganddynt gyfrifoldebau gofalu

Cytunodd y Cadeirydd bod angen rhoi fframwaith cliriach ar waith. Mae ar yr aelodau angen gwybod ar gyfer beth y mae modd iddynt dderbyn tâl ar ei gyfer. Gofynnodd am gadarnhad ynghylch ai 10 diwrnod y flwyddyn yw nifer y dyddiadau taledig y gall aelodau lleyg eu derbyn. GW i edrych i mewn i hyn.

PENDERFYNWYD:

1.    nodi’r presenoldeb a diweddaru’r adroddiad presenoldeb

2.    cylchredeg y cynllun taliad cydnabyddiaeth presennol ar gyfer aelodau lleyg

3.    rhoi eitem ar daliadau cydnabyddiaeth / cyfrifoldebau aelodau lleyg ar raglen y Pwyllgor Safonau ar gyfer 8 Rhagfyr 2017.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau (copi wedi’i amgáu).

Dywedodd y Swyddog Monitro bod cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau yn cael ei gynnal yr un pryd â Fforwm Safonau Gogledd Cymru yn Wrecsam ar 24 Tachwedd 2017. Cytunodd y Pwyllgor i aildrefnu’r cyfarfod ar gyfer 8 Rhagfyr 2017.

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau i’w hystyried a chytunodd yr aelodau ar yr ychwanegiadau canlynol:-

·         ’‘Taliad cydnabyddiaeth a chyfrifoldebau aelodau lleyg’ ac

·         ‘Adolygu’r Protocol Hunan Reoleiddio a’i ddefnyddio gan Gynghorau Tref, Cymuned a Dinas’ at raglen cyfarfod mis Rhagfyr

,PENDERFYNWYD, yn amodol ar ychwanegu’r uchod, bod y Pwyllgor Safonau’n cytuno ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Trefnwyd cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau ar gyfer 24 Tachwedd 2017

Atgoffwyd yr aelodau bod cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau wedi ei ail-drefnu ar gyfer 10am dydd Gwener 8 Rhagfyr yn Ystafell y Cabinet, Neuadd y Sir, Rhuthun.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi wedi’i amgáu) sy’n rhoi trosolwg o gwynion yn erbyn aelodau a gyflwynwyd gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad cyfrinachol (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) a oedd yn rhoi trosolwg i'r Aelodau o’r cwynion a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ers 1 Ebrill 2014.

Roedd y Pwyllgor Safonau eisoes wedi gofyn am gael gwybod yn rheolaidd am lefel y cwynion a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru. Mae’r tablau yn Atodiad 1 yn rhoi trosolwg o’r cwynion a gyflwynwyd ers 1 Ebrill 2014.

Amlygodd y Swyddog Monitro nad yw’r tabl wedi newid ers y chwarter diwethaf a dywedodd ei fod yn ymwybodol o ddwy gŵyn a fydd o bosibl yn ymddangos ar yr adroddiad chwarterol nesaf.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.45am.