Agenda and draft minutes

Diolchodd y Cadeirydd i’r Cynghorydd David Jones a oedd wedi gwasanaethu fel cynrychiolydd ar y Pwyllgor am lawer o flynyddoedd. Roedd y Cynghorydd Jones wedi bod yn gynrychiolydd cefnogol a pharod ei gymwynas a oedd bob amser yn cyfrannu’n ystyrlon i’r cyfarfodydd. Roedd y Pwyllgor yn drist i’w weld yn gadael ac fe wnaethant ddiolch iddo am ei waith rhagorol. Cyflwynwyd taleb i’r Cynghorydd Jones fel arwydd o werthfawrogiad y Pwyllgor.

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan yr aelod annibynnol Paula White

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd yn un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd y Cynghorydd Paul Penlington gysylltiad personol ag eitem 6 fel aelod o Gyngor Tref Prestatyn.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Nid oedd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 10 Mawrth2017 (copi wedi’i amgáu).

Cyflwynwyd cofnodion y Pwyllgor Safonau diwethaf a gynhaliwyd ar 10 Mawrth 2017 gerbron y Pwyllgor i’w gwirio o ran:

Cywirdeb –

Tudalen 5 – eitem 1 – Mae Mrs P White yn Aelod Annibynnol o’r Pwyllgor, yn hytrach na chynghorydd fel y nodir yn y cofnodion.

Tudalen 8 – eitem 5 – Roedd yr adroddiadau a gyflwynwyd gan yr Aelod Annibynnol Julia Hughes yn ymdrin â 37 o wefannau’r Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned, yn hytrach nag 8 fel y nodir.

Tudalen 9 – eitem 8 – Dywedodd y Swyddog Monitro wrth yr aelodau fod pecyn e-ddysgu hefyd wedi cael ei gynhyrchu i gyd-fynd â’r pecyn hyfforddiant.

Materion yn codi –

Tudalen 5 – eitem 4 – Argaeledd hyfforddiant cyfryngu ar gyfer Aelodau’r Pwyllgor Safonau. Dywedodd y Swyddog Monitro (SM) wrth aelodau’r Pwyllgor fod hyfforddiant cyfryngu wedi ei godi yng nghyfarfod Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru lle cytunwyd y dylid rhoi hyfforddiant i’r Aelodau Annibynnol. Byddai’r Gwasanaeth Adnoddau Dynol yn rhoi diwrnod o hyfforddiant yng ngogledd Cymru er mwyn cynorthwyo i ddatrys cwynion. Byddai’r SM yn adrodd yn ôl i’r Pwyllgor ar ôl i’r hyfforddiant gael ei drefnu.

Dywedodd y Cadeirydd fod cyfryngu yn bwysig iawn, yn enwedig gan fod yr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus yn llai parod i ymyrryd mewn cwynion lefel isel – mae’r prawf budd cyhoeddus yn cydnabod y rhoddir blaenoriaeth i gwynion yn ymwneud â’r GIG sydd yn sefyllfaoedd ‘bywyd a marwolaeth’ posibl.

Tudalen 7 – eitem 5 – Hygyrchedd Gwybodaeth o Adroddiadau Adolygiadau Blynyddol y Cynghorau Dinas/Tref a Chymuned. Cadarnhaodd y SM fod yr adroddiad wedi ei ddosbarthu yn unol â chais y Pwyllgor.

Tudalen 9 – eitem 8 – Roedd y SM wedi darparu rhestr o ddyddiadau hyfforddiant ymsefydlu ar gyfer Clercod a Chynghorwyr Cymuned/Sir i aelodau’r Pwyllgor.

Dywedodd y Dirprwy Swyddog Monitro wrth y Pwyllgor fod 13 Clerc bellach wedi cymryd rhan mewn sesiwn hyfforddiant. Mewn ymateb i gwestiynau, cadarnhaodd fod y rhain yn Glercod newydd ac y byddent hefyd yn gallu dod i hyfforddiant yr aelodau.

Tudalen 10 - eitem 10 - Cadarnhaodd y SM fod yr Awdurdod yn gweithio gyda chydweithwyr o awdurdodau lleol eraill fel y cytunwyd, mewn perthynas â’r Protocol Hunanreoleiddio.

Tudalen 11 – eitem 12 – Gofynnodd yr Aelod Annibynnol Julia Hughes am ailddosbarthu’r e-bost i’r Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned er mwyn eu hatgoffa y gallai aelod o’r Pwyllgor Safonau ymweld â nhw (GW i weithredu).

PENDERFYNWYD – ar ôl cynnwys y newidiadau uchod y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 10 Mawrth 2017 fel cofnod cywir.

Ar y pwynt hwn, cytunwyd i newid trefn y rhaglen er mwyn galluogi’r Cynghorydd Richard Mainon, siaradwr gwadd, i sôn am y cais am ollyngiad gan Gyngor Tref Bodelwyddan.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi wedi’i amgáu), ynglŷn â chais am ollyngiad a wneir gan Gyngor Tref Bodelwyddan.

Cyflwynodd y Cadeirydd y Cynghorydd Richard Mainon, aelod o’r cyngor sir a Chynghorydd Tref Bodelwyddan a gofynnodd iddo roi’r cefndir i’r cais am ollyngiad gan aelodau Cyngor Tref Bodelwyddan.

Esboniodd y Cynghorydd Mainon fod canolfan gymunedol y pentref wedi ei rhedeg am 42 blynedd gan Gymdeithas Cymuned Bodelwyddan (BCA), ond bod y Gymdeithas bellach wedi ei dirwyn i ben a’r ganolfan gymuned mewn perygl o gael ei chau.

Yng nghyfarfod cyntaf Cyngor y Dref ar 24 Mai yn dilyn Etholiadau’r Awdurdod Lleol, lle’r roedd llawer o bobl yn bresennol, cytunwyd i gynnal cyfarfod ar wahân i benderfynu beth i’w wneud ac i ystyried sefydlu cymdeithas newydd.

Ar 30 Mai, ffurfiwyd cymdeithas newydd o’r enw “Cyfeillion Bodelwyddan”. Gan mai 3 aelod yn unig sydd ar Gyngor Tref Bodelwyddan ac un Cynghorydd Sir yn gweithredu dan adran 91 Deddf Llywodraeth Leol roedd yn rhaid i’r holl gynghorwyr fod ar bwyllgor y gymdeithas newydd. Oherwydd hyn roeddynt yn gwneud y cais am ollyngiad.

Esboniodd y Swyddog Monitro (SM), er mwyn cydymffurfio â chod ymddygiad yr Aelodau, byddai’n rhaid i’r aelodau lenwi ffurflen datgan cysylltiad wrth ymdrin â materion ar y rhaglen yn ymwneud â Chyfeillion Bodelwyddan. Byddai’r rhain yn bennaf yn faterion o gysylltiad personol na fyddai’n effeithio ar eu hawl i bleidleisio. Fodd bynnag, byddai’r grŵp newydd yn chwilio am gymorth ariannol gan y Cyngor Tref. Felly byddai’r cysylltiad yn rhagfarnol ac ni fyddai gan y cynghorwyr bleidlais os na fyddai’r gollyngiad yn cael ei ganiatáu.

Dywedodd y SM wrth y Pwyllgor y gallai’r Pwyllgor Safonau ganiatáu eithriad neu ollyngiad yn rhinwedd Deddf Llywodraeth Leol 2000. Cyfeiriodd sylw’r aelodau at y rheoliad yn atodiad 2 a’r rheoliadau a oedd fwyaf perthnasol yn yr achos hwn – Rheoliad 2(a), (d) a (h).

Er y gall y Pwyllgor Safonau ddewis un sail ar gyfer caniatáu gollyngiad, nid oes rheidrwydd arnynt i’w ganiatáu. Er bod llythyr Clerc Cyngor Tref Bodelwyddan yn gwneud cais am ollyngiad am gyfnod o 12 mis gallai’r Pwyllgor ddewis ei ganiatáu am unrhyw gyfnod, os oedd yn dymuno ei ganiatáu o gwbl. Ymhellach, gallai’r Pwyllgor osod cyfyngiad ariannol a byddai’n rhaid gofyn am gymeradwyaeth bellach ar gyfer hyn.

Gofynnodd y Cadeirydd am eglurder ynghylch a oedd y gollyngiad yn cael ei roi i gynghorwyr a enwyd neu i’r corff, h.y. Cyfeillion Bodelwyddan.

Atebodd y SM y byddai’r cynghorwyr yn cael eu rhestru. Petai cynghorydd newydd yn cael ei gyfethol yna ni fyddai’n elwa ar y gollyngiad a byddai’n rhaid iddo wneud cais am ollyngiad personol. Wrth i’r gymdeithas gymunedol ddatblygu a denu mwy o wirfoddolwyr, tybir y bydd y cynghorwyr yn ymbellhau oddi wrthi. Sicrhaodd y SM fod y math hwn o gais yn gyffredin yng Nghymru a’i fod yn cael ei ystyried er budd cyhoeddus.

Ymhelaethodd y Cynghorydd Mainon ar gyflwr y cyfleusterau cymunedol ac amcangyfrifwyd y byddai angen £42,000 i wella cyflwr yr adeilad. Byddai’r gwaith atgyweirio yn cynnwys: dau foeler newydd; adnewyddu’r neuadd; uwchraddio’r gegin; rhwystr llawr gwlyb a chyfleusterau newid ar gyfer chwaraewyr pêl-droed. Rhagwelwyd na fyddai’r costau yn fwy na £60,000. Roedd gan y Cyngor Tref adnoddau digonol i dalu am y swm hwn. Ar ôl i’r neuadd gael ei gwella, disgwylir y bydd yn haws denu aelodau’r gymuned i’w defnyddio. Gallai’r gwaith ddechrau’n syth petai’r cais am ollyngiad yn cael ei gymeradwyo.

Trafododd y Pwyllgor fanteision ymestyn cyfyngiadau amser y gollyngiad o 12 mis i 18 mis. Er bod hyn yn cynnig rhywfaint o hyblygrwydd petai unrhyw waith ar y prosiect yn cymryd mwy o amser, roedd y Pwyllgor hefyd o’r farn bod cyfyngiadau amser o gymorth i ganolbwyntio meddyliau pobl ac y gallai’r  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau (copi wedi’i amgáu).

Cafodd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau ei chyflwyno i gael ei hystyried a chytunodd yr aelodau i gynnwys yr ychwanegiad a ganlyn:-

·         Cynnwys adroddiad ar bresenoldeb yn yr hyfforddiant a gaiff ei ddarparu ar gyfer Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned ar gyfer cyfarfod y Pwyllgor ym mis Medi.

PENDERFYNWYD cytuno ar Raglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau, yn amodol ar gynnwys yr uchod.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi wedi’i amgáu) yn hysbysu’r aelodau o gyhoeddiadau diweddaraf Llyfr Achosion Cod Ymddygiad yr Ombwdsmon.

Fe wnaeth y Swyddog Monitro (SM) atgoffa’r Pwyllgor fod yr Ombwdsmon yn llunio adroddiad chwarterol sy’n crynhoi’r holl achosion yr ymchwiliwyd iddynt yn ystod y cyfnod dan sylw.

Tynnodd y SM sylw at enghraifft o Gyngor Tref Prestatyn (adran 4.9 o’r adroddiad). Ar y pwynt hwn, roedd y Cynghorydd Paul Penlington yn teimlo y gallai’r cysylltiad personol ymylu ar fod yn rhagfarnol a gofynnodd am gael ei esgusodi ar gyfer gweddill y drafodaeth.

Aeth y SM yn ei flaen i ddisgrifio ffeithiau’r achos a chasgliadau’r Ombwdsmon, sef gan mai gofyn cwestiynau yn unig ynghylch mater cynllunio yr oedd y Cynghorydd Tref ac ni allai ddylanwadu ar y penderfyniad yna nad oedd angen cymryd unrhyw gam pellach. Fodd bynnag, roedd yr Ombwdsmon o’r farn y dylai’r Cynghorydd ystyried ei weithredoedd a chael hyfforddiant ar y Cod Ymddygiad.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn nodi’r wybodaeth yn Llyfr Achosion y Cod Ymddygiad.

Nodi presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yng nghyfarfodydd Cynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Roedd yr aelod Annibynnol Julia Hughes yn ei chael yn anodd i ganfod ar ba ddiwrnod yn union yr oedd cyfarfodydd yn cael eu cynnal. Yn ei barn hi, roedd hyn yn dangos pa mor anodd yw hi i aelodau’r cyhoedd wybod beth sy’n digwydd yn eu cymuned pan gyhoeddir gwybodaeth anghywir ar wefannau cynghorau cymuned / tref neu ddinas.

Roedd yr aelod Annibynnol Anne Mellor (AM) wedi bod yng nghyfarfod Cyngor Tref Tremeirchion. Cafodd groeso cynnes gan y clerc newydd. Roedd y Cynghorydd Sir hefyd yn bresennol. Dywedodd AM fod y cyfarfod wedi rhedeg yn llyfn iawn a bod pawb yn ymddwyn yn barchus iawn. Roedd y cyfarfod yn llawn gwybodaeth ac wedi cynnwys cyflwyniad gan Heddlu Gogledd Cymru.

PENDERFYNWYD nodi’r presenoldeb a diweddaru’r adroddiad presenoldeb i adlewyrchu hyn. (GW i weithredu)

Ystyried adroddiad ar lafar gan y Dirprwy Swyddog Monitro gydag adborth gan y Cyngor Blynyddol ynglŷn ag Adroddiad Blynyddol y Cadeirydd.

Esboniodd y Dirprwy Swyddog Monitro (DSM) fod Adroddiad Blynyddol y Cadeirydd wedi ei ohirio tan gyfarfod y Cyngor ym mis Medi oherwydd rhaglenni mawr cyfarfodydd mis Mai a mis Gorffennaf. Roedd adroddiad drafft y DSM wedi ei drafod yn helaeth yng nghyfarfod blaenorol y Pwyllgor Safonau.

PENDERFYNWYD:

(a)  nodi newid dyddiad cyflwyno Adroddiad Blynyddol y Cadeirydd i’r Cyngor, ac

(b)  anfon y copi diweddaraf o’r adroddiad at y Cadeirydd (LJ i weithredu)

I gael diweddariad ar lafar o ddigwyddiadau hyfforddi ar y gweill i Aelodau.

Trefnwyd hyfforddiant ar y Cod Ymddygiad ar gyfer cynghorau dinas, tref a chymuned ar y dyddiadau a ganlyn:

·         Dydd Mercher, 5 Gorffennaf yn yr Hwb, Dinbych, i ddechrau am 2:00pm a

·         Dydd Mawrth, 11 Gorffennaf yn Neuadd y Sir, Rhuthun. Dwy sesiwn yn dechrau am 2:00pm a 6:00pm

Roedd digwyddiad arall gyda’r nos wedi ei drefnu ar gyfer Cynghorwyr Sir ym mis Medi.

Gwahoddwyd aelodau’r Pwyllgor Safonau i ddod i unrhyw un o’r digwyddiadau hyfforddi.

PENDERFYNWYD:

(a)  Bod y Pwyllgor Safonau yn nodi amserlen y digwyddiadau hyfforddi a

(b)  Bod y SM yn dod ag adroddiad presenoldeb gerbron cyfarfod y Pwyllgor Safonau ym mis Medi (GW i weithredu)

I gael adroddiad ar lafar gan y Swyddog Monitro ar y materion a drafodwyd yn Fforwm Pwyllgor Safonau Gogledd Cymru.

Mae Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru yn cynnwys 6 chyngor lleol a Phwyllgor Parc Cenedlaethol Eryri. Gwahoddir Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion pob awdurdod i drafod eu diddordebau cyffredin a bydd yr Ombwdsmon yn dod i’r cyfarfodydd yn achlysurol.

Roedd Ceredigion a Phowys ac Awdurdod Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru wedi gwneud cais i ymuno â’r fforwm a chytunwyd â hyn ar yr amod na fyddai cyfarfodydd yn cael eu cynnal y tu allan i’r ardal dim ond pan fyddai holl ganolfannau Gogledd Cymru wedi eu defnyddio.

Roedd y Fforwm yn ymchwilio i ffyrdd o gefnogi cynghorau cymuned, tref a dinas mewn achosion o anghydfod rhwng aelodau, ac roedd hyn yn cynnwys ystyried darparu pecynnau hyfforddiant a luniwyd gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru.

Trefnwyd bod cyfarfod nesaf y Fforwm yn cael ei gynnal yn Wrecsam.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn derbyn yr adroddiad llafar ar Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru ac y dylid nodi hynny.

Trefnwyd cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau ar gyfer 22 Medi 2017.

Nododd yr Aelodau fod cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau wedi ei drefnu ar gyfer 10:00am ddydd Gwener, 22 Medi 2017, yn ystafell gynadledda 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi wedi’i amgáu) sy’n rhoi trosolwg o gwynion yn erbyn aelodau a gyflwynwyd gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro (SM) yr adroddiad cyfrinachol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) er mwyn rhoi trosolwg i’r Aelodau o’r cwynion a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) ers 1 Ebrill 2014.

Roedd y Pwyllgor Safonau wedi gofyn yn y gorffennol am gael gwybodaeth reolaidd am nifer y cwynion a gyflwynwyd i OGCC. Roedd y tablau yn Atodiad 1 yn rhoi trosolwg o’r cwynion a gyflwynwyd ers 1 Ebrill 2014.

Cyflwynodd y SM ddiweddariad ar yr un gŵyn a oedd yn parhau, ac esboniodd wrth y pwyllgor bod yr achos penodol hwn wedi cael ei drafod mewn cyfarfodydd blaenorol.

Hefyd, rhoddodd y SM rywfaint o gyd-destun ac esboniad o gefndir y gŵyn a pham na chafodd unrhyw gam ei gymryd. Roedd yn bosibl y byddai diweddariad yn cael ei gynnwys yn rhifyn nesaf Llyfr Achosion y Cod Ymddygiad.

PENDERFYNWYD –bod y Pwyllgor Safonau yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.