Agenda and draft minutes

Cyfeiriodd yr aelodau at golled drist y Parchedig Wayne Roberts, cyn-aelod o'r Pwyllgor Safonau, a fu farw'n ddiweddar mewn amgylchiadau trasig.  Talwyd teyrnged i'r Parchedig Roberts o ran ei gyfraniad i gyfarfodydd yn ystod ei aelodaeth ar y pwyllgor, a'i waith yn y gymuned ehangach.

Y Cynghorydd Barry Mellor

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad personol na chysylltiad sy'n rhagfarnu.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Ni chodwyd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 16 Medi 2016 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 16 Medi 2016.

Materion yn codi -

Tudalen 9 - Eitem Rhif 6: Adroddiad Blynyddol 2015/16 Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) - Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd ynghylch sut mae pobl yn cysylltu ag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, esboniodd y Swyddog Monitro fod gwefan y Cyngor yn cynnwys gwybodaeth am gwynion, ac roedd yn rhoi’r cysylltiadau angenrheidiol a’r manylion cyswllt er mwyn galluogi aelodau o'r cyhoedd i gyflwyno cwyn fel y bo'n briodol.  Amlygwyd y gwahaniaethau rhwng y gyfundrefn safonau yn Lloegr hefyd.

Tudalen 10 - Eitem Rhif 7: Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru - Llyfr Achosion Cod Ymddygiad - Cadarnhaodd y Swyddog Monitro ei fod wedi ysgrifennu at yr holl Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned yr wythnos honno’n esbonio pwysigrwydd datgan cysylltiadau personol a rhai sy’n rhagfarnu.

Tudalen 10 - Eitem Rhif 8: Presenoldeb mewn Cyfarfodydd - Roedd y pwyllgor wedi cytuno y dylai rhestr o'r holl Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned a ymwelwyd dros y tair blynedd diwethaf gael ei llunio a’i dosbarthu i aelodau.  Ymddiheurodd y Swyddog Monitro am yr oedi a chadarnhaodd y byddai'n trefnu i'r rhestr gael ei llunio a'i hanfon allan cyn gynted ag y bo modd. [GW i weithredu]

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 16 Medi 2016 fel cofnod cywir.

[Ar y pwynt hwn, cytunwyd i amrywio trefn y rhaglen ac ystyried Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Safonau yn agosach at y diwedd.]

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) gan y Swyddog Monitro yn hysbysu’r pwyllgor am y materion a drafodwyd yng nghyfarfod Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru a gynhaliwyd ar 17 Hydref 2016 yn Llangefni.

Cyflwynodd y Cadeirydd yr eitem yn rhoi gwybod am ei bresenoldeb, gyda'r Swyddog Monitro, yn Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru, 17 Hydref 2016 yn Llangefni.  Yn dilyn y cyfarfod hwnnw roedd wedi cael e-bost gan Gadeirydd Pwyllgor Safonau Ceredigion ynghylch y potensial i awdurdodau eraill canolbarth Cymru ymuno â'r Fforwm.  Roedd y Cadeirydd wedi cytuno i godi'r mater yng nghyfarfod nesaf y Fforwm i ystyried a allai aelodaeth y Fforwm gael ei hymestyn y tu hwnt i Ogledd Cymru, i ddarparu ar gyfer y rhai sydd â diddordeb mewn ymuno.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro'r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol), yn hysbysu'r pwyllgor o'r materion a drafodwyd yng nghyfarfod y Fforwm a gynhaliwyd ar 17 Hydref 2016, a fynychwyd hefyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a roddodd gyflwyniad ac ateb cwestiynau, gyda manylion y rhain wedi'u rhoi fel atodiad i’r adroddiad.  [Roedd cofnodion cyfarfod y Fforwm wedi bod ar gael yr wythnos honno ac wedi’u dosbarthu yn y cyfarfod].

Wrth gyflwyno'r adroddiad, tynnodd y Swyddog Monitro sylw at y canlynol -

·         pwysleisiodd yr Ombwdsmon ei gefnogaeth ar gyfer datrys cwynion a wnaed gan aelodau etholedig yn erbyn ei gilydd yn lleol, ac roedd yn credu y byddai'n ddefnyddiol ymestyn y broses i Gynghorau Tref, Dinas a Chymuned, ond byddai’n fater i bob pwyllgor safonau ystyried

·         croesawodd yr Ombwdsmon y gostyngiad yn nifer y cwynion a dderbyniwyd mewn perthynas â chynghorwyr sir ar draws Cymru, ond bu cynnydd yn nifer y cwynion yn ymwneud â chynghorwyr tref a chymuned (tri chyngor tref a chymuned wedi cyfrif am 50 o'r cwynion hynny)

·         nododd yr Ombwdsmon fod y rhan fwyaf o’r cwynion wedi’u cau ar ôl ystyriaeth gychwynnol a bod y niferoedd a atgyfeiriwyd at Bwyllgorau Safonau neu Banel Dyfarnu Cymru’n isel iawn, a oedd yn achos dathlu.   Fe fyfyriodd hefyd ynghylch gweithredu ei brawf lles y cyhoedd a ffactorau sydd i'w cymryd i ystyriaeth wrth gymhwyso’r prawf hwnnw, nad oedd yn meddwl a oedd yn cael effaith sylweddol ar y canlyniad hwnnw

·         roedd rheoli adnoddau yn parhau i fod yn fater pwysig i'r Ombwdsmon a roddodd wybod am gynnydd mewn cwynion gan y sector iechyd, gyda 75% o adnoddau’n cael eu defnyddio ar hyn o bryd ar gyfer ystyried cwynion iechyd - yn y cyd-destun hwnnw ni fyddai'n defnyddio’i bwerau i ymchwilio i gwynion lefel isel mewn perthynas ag aelodau etholedig, ond byddai ond yn delio â'r toriadau amod mwyaf difrifol, gan gynnwys camddefnyddio grym, bwlio a llygredd

·         yn dilyn eitem yr Ombwdsmon, ystyriodd y Fforwm ei weithrediad yn y dyfodol a chytunwyd ei fod yn parhau i fod yn offeryn defnyddiol ar gyfer dysgu a rhannu arferion.  Penderfynwyd y byddai'r Fforwm yn cyfarfod ddwywaith y flwyddyn mewn awdurdod gwahanol yn ei dro, ac yn cael ei gadeirio a'i weinyddu gan yr awdurdod sy’n cynnal, gyda Swyddog Monitro’r awdurdod sy’n cynnal yn bresennol.  Byddai Sir Ddinbych yn cynnal y cyfarfod nesaf ym mis Mawrth / Ebrill 2017

·         fe wnaeth y Fforwm hefyd ystyried mater ynglŷn â chwblhau'r gofrestr o fuddiannau’n ddwyieithog  gan aelodau, a chytunwyd y byddai pob awdurdod yn edrych ar y sefyllfa yn eu hawdurdodau eu hunain.  Cafwyd trafodaeth hefyd ynglŷn ag argaeledd hyfforddiant cyfryngu ar gyfer aelodau pwyllgor safonau a all fod yn rhan o’r gweithdrefnau datrysiad lleol.   Roedd y Swyddog Monitro’n gwneud ymholiadau pellach yn hynny o beth gyda chydweithwyr AD ar draws Gogledd Cymru, o ystyried y byddai dull cydweithredol o ran hyfforddiant yn helpu i leihau costau.

Cymerodd y Swyddog Monitro’r cyfle hefyd i ymhelaethu ar y cwestiynau a roddwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a'r atebion a roddwyd, a oedd wedi'u cynnwys yn yr  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) ynglŷn â'r potensial i gynnwys cwynion gan swyddogion y cyngor am ymddygiad aelodau etholedig ym Mhrotocol Hunan Reoleiddio’r Cyngor.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol), ynglŷn â'r potensial i gynnwys cwynion gan swyddogion y cyngor am ymddygiad aelodau etholedig ym Mhrotocol Hunan Reoleiddio’r Cyngor, yn ôl cais y pwyllgor.    Roedd copi o'r Protocol Hunan Reoleiddio ynghyd â Phrotocol ar gyfer Cysylltiadau Aelodau / Swyddogion wedi eu cynnwys fel atodiadau i'r adroddiad.

Eglurodd y Swyddog Monitro fod Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru wedi bod yn bleidiol iawn i weithdrefnau datrys yn lleol ac er bod Protocol Hunan Reoleiddio’r Aelodau’n ymdrin fel arfer gyda datrys cwynion aelod yn erbyn aelodau eraill yn lleol, y dull ffurfiol i gael cymorth ar gyfer cwynion swyddogion yn erbyn aelodau, oedd trwy gwyno i'r Ombwdsmon.  Mewn gwirionedd, roedd proses anffurfiol fel arfer yn digwydd yn cynnwys y Pennaeth Gwasanaeth perthnasol a'r Swyddog Monitro i gyrraedd datrysiad boddhaol, ac roedd y dulliau hynny hefyd wedi'u cynnwys yn y Protocol ar gyfer Cysylltiadau Aelodau / Swyddogion o ran sut y dylid ymdrin ag achosion o dorri amodau, ynghyd â chyfeiriad at weithdrefnau mwy ffurfiol a allai arwain at y Pwyllgor Safonau.  Fodd bynnag, nid oedd y newidiadau cyfatebol i Brotocol Hunan Reoleiddio’r Aelodau, i gynnwys cyfeiriad at brosesau datrys cwynion swyddogion yn lleol yn erbyn aelodau wedi’u gwneud, o ganlyniad i ddatblygiad datrysiad lleol a oedd yn ei ddyddiau cynnar ar y pryd.  Cyfeiriwyd hefyd at ymchwil a gynhaliwyd gydag awdurdodau lleol eraill yng Nghymru, a oedd yn awgrymu darlun cymysg mewn perthynas â’r defnydd o weithdrefnau o’r fath ar gyfer materion a godwyd gan swyddogion.   Darparodd y Swyddog Monitro nifer o enghreifftiau i ddangos sut y gallai cwynion a wneir gan swyddogion ac aelodau gael eu datrys yn erbyn aelodau.

Yn ystod y drafodaeth, amlygwyd yr angen am ddulliau mwy ffurfiol yn y Protocol Hunan Reoleiddio ar gyfer cwynion swyddogion, ynghyd â'r angen am hyblygrwydd.  Teimlai'r Aelodau mai pwyslais ar ddatrysiad anffurfiol yn y lle cyntaf fyddai’r dull gorau, gyda gwrandawiad ffurfiol fel y dewis olaf.  Cytunwyd bod y Swyddog Monitro’n adolygu'r protocol ar y sail honno, gan ystyried arfer gorau awdurdodau eraill a modelau a ddefnyddir, gan gynnwys templed Un Llais Cymru.  Teimlai'r Cadeirydd hefyd y byddai'n fater i Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru ei ystyried, i geisio barn a rhannu gweithdrefn datrys yn lleol.  Cytunodd y Swyddog Monitro y gall fod rhinwedd mewn cael Protocol Gogledd Cymru y mae modd ei drosglwyddo i Gynghorau Dinas / Tref / Cymuned.  Cytunwyd i dderbyn adroddiad yn ôl i'r pwyllgor ar hynny ym mis Mawrth.

PENDERFYNWYD bod y Swyddog Monitro yn cynnal adolygiad o’r Protocol Hunan Reoleiddio ac adrodd yn ôl i'r pwyllgor ar hynny ym Mawrth 2017 [GW i weithredu].

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) yn hysbysu’r aelodau o gyhoeddiadau diweddaraf Llyfr Achosion Cod Ymddygiad yr Ombwdsmon.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn hysbysu aelodau o'r rhifyn diweddaraf o Lyfr Achosion Cod Ymddygiad yr Ombwdsmon sy'n cwmpasu'r cyfnod rhwng mis Gorffennaf  a Medi 2016 (Atodiad 1 i'r adroddiad).

Cynhyrchwyd y Llyfr Achosion bob chwarter blwyddyn ac roedd yn rhoi crynodeb o'r cwynion cod ymddygiad yr oedd yr Ombwdsmon wedi gorffen ymchwilio iddynt yn ystod y cyfnod perthnasol.  O'r 8 o gwynion a adroddwyd, roedd 2 yn ymwneud â datgelu cysylltiadau, 2 i wrthrychedd a phriodoldeb, ac 1 yr un o ran atebolrwydd a bod yn agored, dyletswydd i gynnal y gyfraith, cydraddoldeb a pharch, ac anhunanoldeb a stiwardiaeth.  O'r 8 ymchwiliad a gynhaliwyd, arweiniodd 4 achos at ganfyddiad nad oedd unrhyw dystiolaeth o doriad, daeth 3 i’r casgliad, er bod achosion o doriad wedi bod, nid oedd angen gweithredu (nid ystyriwyd er lles y cyhoedd i olrhain y materion hynny ymhellach), a chyfeiriwyd 1 at y pwyllgor safonau.  Nid oedd unrhyw achosion wedi’u cyfeirio yn uniongyrchol at Banel Dyfarnu Cymru ac nid oedd unrhyw un yn gysylltiedig ag unrhyw aelod etholedig o unrhyw gyngor yn Sir Ddinbych.

Nododd yr Aelodau fod yr adroddiad yn rhoi syniad o'r mathau o gwynion a ymchwiliwyd gan yr Ombwdsmon.  Tynnodd y Cadeirydd sylw at yr achos a gyfeiriwyd at y pwyllgor safonau, a oedd yn cynnwys aelod yn methu â gwneud datganiad priodol o gysylltiad ac wedi cael bod yn rhan o drafodaethau mewn cyfarfod pwyllgor cynllunio, a hynny’n amhriodol.  Canfu'r pwyllgor safonau fod y cynghorydd wedi mynd yn groes i'r cod ymddygiad a gosodwyd gwaharddiad 2 fis.  Roedd y cynghorydd wedi apelio i Banel Dyfarnu Cymru a gytunodd bod amod wedi’i dorri, a chynyddodd y gwaharddiad i 3 mis.   Roedd yn bwysig cofio y gallai canlyniad apêl hefyd arwain at gosb lymach.

PENDERFYNWYD nodi’r wybodaeth sydd wedi’i chynnwys yn Llyfr Achosion y Cod Ymddygiad.

Nodi presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yng nghyfarfodydd Cynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Roedd yr Aelodau wedi gofyn o'r blaen am restr o Gynghorau Dinas/ Tref/ Cymuned a oedd wedi cael ymweliad yn ystod y tair blynedd diwethaf.  Awgrymodd yr Aelod Annibynnol Julia Hughes y byddai hefyd yn ddefnyddiol i’r rhestr honno nodi lle’r oedd clercod lleol wedi newid dros y deuddeg mis diwethaf, a’r cynghorau hynny nad oedd wedi bod yn destun ymweliad yn ddiweddar, y gall aelodau’r pwyllgor safonau gymryd i ystyriaeth wrth gynllunio eu hymweliadau [GW i weithredu].

Adroddodd y Cynghorydd David Jones ar y cyfarfod cyswllt blynyddol rhwng cynrychiolwyr y Cyngor Sir a'r Cynghorau Dinas / Tref / Cymuned a gynhaliwyd ar 16 Tachwedd 2016 yn Neuadd y Sir, Rhuthun.  Rhoddodd drosolwg o bynciau a drafodwyd oedd yn cynnwys etholiadau'r cyngor ym Mai 2017; cadernid cymunedol, gweledigaeth sirol a sesiwn holi ac ateb.  Cyfeiriodd hefyd at sesiwn gweithdy cynllunio ar gyfer olyniaeth i glercod ac amlygodd bryderon a godwyd am y pwysau a roddir ar gynghorau lleol, yn codi o'r broses archwilio ariannol.  Dywedodd y Cynghorydd Jones y byddai'r mater yn cael ei gymryd gan Gymdeithas Clercod Cynghorau Lleol.  Er nad oedd yn fater i'r pwyllgor safonau, roedd y Cadeirydd yn drist o glywed am y broblem ac yn gobeithio y gallai'r mater gael ei ddatrys.  Dywedodd y Swyddog Monitro y gall fod goblygiadau hefyd sy'n deillio o Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) sydd ar y gweill ar gyfer cynghorau lleol yn hynny o beth.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chofnodi’r adroddiad ar lafar.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau i’w hystyried a chytunodd yr aelodau ar yr ychwanegiadau canlynol:-

·         Proses Datrys yn Lleol ar gyfer Cynghorau Dinas/ Tref/ Cymuned - Mawrth

·         Adolygu Protocol Hunan Reoleiddio'r Cyngor (yn gysylltiedig â'r eitem uchod) - Mawrth

·         Mesur Drafft Llywodraeth Leol (Cymru) - Mawrth

·         Llyfr Achosion Cod Ymddygiad Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru - yn cael ei gynnwys fel eitem sefydlog ar y rhaglen

Eglurodd y Swyddog Monitro fod yr 'Hyfforddiant' wedi’i drefnu ar gyfer mis Mawrth yn cynnwys hyfforddiant a gynhyrchwyd gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ar faterion moesegol i gynghorwyr newydd, yn dilyn etholiadau Mai 2017, ynghyd ag unrhyw hyfforddiant arall a gynigir i aelodau newydd fel rhan o'u cyfnod sefydlu a oedd o dan gylch gwaith y pwyllgor safonau.

Cytunodd yr Aelodau y dylai’r rhaglen waith ymddangos yn agos at ddiwedd y rhaglen yn y dyfodol, er hwylustod wrth gofnodi eitemau y cytunwyd arnynt yn ystod y cyfarfod.

PENDERFYNWYD yn amodol ar y diwygiadau uchod, bod y Pwyllgor Safonau’n cytuno ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Cynhelir cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau am 10.00am ar ddydd Gwener 10 Mawrth 2017 yn Ystafell Gynadledda 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun.

Nododd yr Aelodau fod cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau wedi’i drefnu ar gyfer 10.00am ddydd Gwener 10 Mawrth 2017 yn Ystafell Gynadledda 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun.

Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau y byddai Sir Ddinbych hefyd yn cynnal Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru ym mis Mawrth / Ebrill 2017.

PENDERFYNWYD dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitem ganlynol ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 12 ac 13 Rhan 4 Atodlen 12A y Ddeddf.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) sy’n rhoi trosolwg o gwynion yn erbyn aelodau a gyflwynwyd gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad cyfrinachol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn darparu trosolwg o’r cwynion a wnaed i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn erbyn aelodau ers 1 Ebrill 2014. Nid oedd 13 o achosion wedi cael eu dilyn, roedd 2 achos wedi’u terfynu, a 3 achos heb eu hymchwilio.

Rhoddodd y Swyddog Monitro’r wybodaeth ddiweddaraf am un gŵyn barhaus.  Mewn ymateb i gwestiynau, rhoddodd y Swyddog Monitro hefyd ychydig o gyd-destun a rhesymeg y tu ôl i nifer o’r cwynion a briodolir i un cyngor lleol yn arbennig.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chofnodi’r adroddiad.

Diolchodd y Cadeirydd i'r holl aelodau am eu presenoldeb a'u cyfraniadau, ac i'r Swyddog Monitro am ei arweiniad.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.20 pm.