Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Dim

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Cododd y Cadeirydd y mater canlynol ond nododd nad oedd yn fater brys.

Yn dilyn cyfarfod gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, Nick Bennett, mynegodd y Cadeirydd bryder ynglŷn â nifer y cwynion a wrthodwyd gan y teimlai y gallai rhai cwynion gael eu hatgyfeirio at y Pwyllgorau Safonau.  Y rheswm dros hynny yw pe bai aelod o’r cyhoedd yn cyflwyno cwyn i Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a bod yr ymateb yn negyddol yna gallai’r achwynydd brofi ymdeimlad o anghydfod.

Roedd yr Ombwdsmon yn mynychu cyfarfod yn Llangefni ddydd Llun 17 Hydref am 10.30am gyda’r Fforwm Safonau i ddilyn.  Eglurodd yr Is-gadeirydd, yn anffodus, ni allai fynychu’r digwyddiad gan y byddai ar ei gwyliau.  Mynegodd yr Aelod Annibynnol, Julia Hughes, ddiddordeb mewn mynychu’r cyfarfod ond byddai’n cadarnhau gyda’r Swyddog Monitro ar ôl gwirio ei hamserlen.

Mae’r Ombwdsmon wedi gofyn i’r holl Awdurdodau Lleol anfon unrhyw gwestiynau ato ymlaen llaw.

Gofynnodd y Cadeirydd bod y canlynol yn cael ei gynnwys fel un o’r cwestiynau a anfonir at yr Ombwdsmon “a fyddai’r Ombwdsmon yn ystyried caniatáu i’r Pwyllgor Safonau ddelio â mwy o honiadau o fynd yn groes i’r Cod Ymddygiad"?

Cododd y Cadeirydd y mater o gyflwyno isafswm safonau ar gyfer Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned, a gofynnodd i’r Swyddog Monitro a fyddai hyn yn eitem briodol i’w chyflwyno yn y Fforwm ar 17 Hydref.

Eglurodd y Swyddog Monitro efallai bod hyn y tu hwnt i friff y Fforwm.  Eglurodd hefyd fod hyfforddiant ar gael ar gyfer Cynghorwyr a Chlercod Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned.

Cydnabu’r Cadeirydd yr hyfforddiant rhagorol a ddarparwyd gan y Swyddog Monitro a’r Dirprwy Swyddog Monitro.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai’n anfon y cwestiynau gan Sir Ddinbych a’r Awdurdodau Lleol eraill i Aelodau’r Pwyllgor Safonau er gwybodaeth.   GW I WEITHREDU

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 8 Ebrill, 2016 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd  ar 8 Ebrill 2016.

Canmolodd y Cadeirydd safon uchel y cofnodion.

PENDERFYNWYD y dylid cymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 8 Ebrill, 2016 fel cofnod cywir.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau i’w ystyried a chytunodd yr aelodau ar yr ychwanegiadau canlynol:-

2 Rhagfyr 2016

·       Adroddiad dilynol yn dilyn cyfarfod 17 Hydref 2016 gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a'r Fforwm Safonau.

·       Adroddiad Blynyddol Panel Dyfarnu Cymru – (heb ei gadarnhau)

10 Mawrth 2017

·       Paratoi Adroddiad Blynyddol y Cadeirydd ar gyfer y Cyngor Llawn.

·       Hyfforddiant

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro i Aelodau'r Pwyllgor fod y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol yn ddogfen fyw ac y gellir ei addasu ac ychwanegu eitemau ar unrhyw adeg.

PENDERFYNWYD - yn amodol ar ychwanegu’r uchod, bod y Pwyllgor Safonau’n cytuno ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) i Aelodau'r Pwyllgor ystyried Adroddiad Blynyddol yr Ombwdsmon a darparu sylwadau ac arsylwadau.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro’r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi cyfle i Aelodau’r Pwyllgor Safonau i ystyried cynnwys Adroddiad Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Bob blwyddyn, mae’r Ombwdsmon yn cyhoeddi Adroddiad Blynyddol ar weithgareddau ei swyddfa wrth ymdrin â chwynion yn erbyn cyrff cyhoeddus yng Nghymru.

Mae gan swyddfa’r Ombwdsmon ddwy brif rôl:-

Ø  Ymchwilio i gwynion am gamweinyddu gan gyrff cyhoeddus.

Ø  Ymchwilio i gwynion yn ymwneud â honiadau o fynd yn groes i God Ymddygiad gan aelodau etholedig y Cynghorau Unedol, Dinas, Tref a Chymuned.  Byddai hyn yn fwy perthnasol i’r Pwyllgor Safonau.

Yn yr adroddiad, croesawodd yr Ombwdsmon argymhellion Pwyllgor Cyllid, Cynulliad Cenedlaethol Cymru y dylid cyflwyno deddfwriaeth yn y Cynulliad presennol i wella pwerau presennol swyddfa Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Dengys yr adroddiad fod cyfanswm nifer y cwynion a dderbyniwyd gan yr Ombwdsmon yn erbyn cyrff gwasanaethau cyhoeddus mewn perthynas â darpariaeth gwasanaeth wedi gostwng ar y cyfan. O fewn y gostyngiad hwnnw, bu cynnydd yn nifer y cwynion ynglŷn â’r Gwasanaeth Iechyd. 

Roedd dadansoddiad yr ystadegau cwynion yn ymwneud â’r Cod Ymddygiad yn dangos 274 o gwynion yn 2015/16 o gymharu â 231 yn 2014/15, cynnydd o 19%.   Roedd dadansoddiad pellach yn dangos mai prif ffactor y cynnydd oedd cynnydd o 49% yn nifer y cwynion sy’n deillio o Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned o 106 yn 2014/15 i 158 yn 2015/16.

Yn ystod trafodaeth fanwl codwyd y pwyntiau canlynol:

·       Nodwyd pe bai Cynghorydd sir yn cyflwyno cwyn yn erbyn Cynghorydd sir arall yn eu Hawdurdod Lleol eu hunain, yna byddai’r Ombwdsmon yn disgwyl y cyflwynir y cwyn i’r Swyddog Monitro fel cam cyntaf er mwyn datrys y mater yn lleol heb gynnwys yr Ombwdsmon.

·         Roedd Gweithdrefn Ddatrys Lleol ar waith ar gyfer troseddwyr ailadroddus. Os mai canfyddiad y Swyddog o ymddygiad yr Aelod oedd eu bod yn teimlo eu bod yn cael eu bwlio, yna holwyd a fyddai’r Weithdrefn Ddatrys Lleol yn cael ei hymestyn i ddelio â’r mater.  Cadarnhaodd y Swyddog Monitro ei fod ef a’r Dirprwy Swyddog Monitro yn asesu cyfreithlondeb y Weithdrefn.  Roedd y Swyddog Monitro a’r Dirprwy Swyddog Monitro yn gwirio pa weithdrefnau sydd gan Awdurdodau Lleol eraill ar waith.  Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai’n adrodd yn ôl yn y cyfarfod nesaf ym mis Rhagfyr, gyda’r wybodaeth berthnasol.  GW I WEITHREDU

·       Holodd y Cadeirydd sut y gall pobl gysylltu â’r Ombwdsmon ac ymhle y gellir canfod gwybodaeth am ei swyddfa.  Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai’n ymchwilio hyn ac yn adrodd yn ôl.  GW I WEITHREDU

Yn dilyn trafodaeth bellach:

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Safonau yn derbyn a nodi Adroddiad Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru 2015/16. 

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) i hysbysu’r Pwyllgor o gyhoeddiadau diweddaraf Llyfr Achosion Cod Ymddygiad yr Ombwdsmon.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro’r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i hysbysu aelodau’r Pwyllgor Safonau o rifynnau diweddaraf Llyfr Achosion Cod Ymddygiad yr Ombwdsmon.

Eglurwyd bod Atodiad 1 yr adroddiad yn cynnwys y Llyfr Achos ar gyfer cyfnod mis Ionawr 2016 hyd at fis Mawrth 2016. Roedd Atodiad 2 yn cynnwys y cyfnod o fis Ebrill 2016 hyd at fis Mehefin 2016.    

Roedd manylion y cwynion a archwiliwyd yn ystod y cyfnodau hyn wedi’u hamlinellu yn yr adroddiad a’u crynhoi gan y Swyddog Monitro.

Cafwyd trafodaeth a chytunwyd y byddai’r Swyddog Monitro yn ysgrifennu at holl Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned yn egluro pwysigrwydd datgan cysylltiad personol neu gysylltiad sy’n rhagfarnu.  Ar gyfer cyfarfodydd y Cyngor a Chynllunio roedd “sgript” oedd yn cael ei ddarllen ar ddechrau’r cyfarfod i sicrhau bod Aelodau yn deall ystyr datgan cysylltiad.  Byddai’r “sgript” yn cael ei anfon at yr holl Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned er gwybodaeth.  GW I WEITHREDU

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Safonau yn nodi’r wybodaeth sydd yn Llyfr Achos y Cod Ymddygiad.

Nodi presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yng nghyfarfodydd Cynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Cadarnhaodd yr Aelod Annibynnol, Julia Hughes, ei bod wedi mynychu Cyngor Cymuned Llantysilio ar 7 Mawrth 2016 ac wedi mynychu'r Pwyllgor Cynllunio fel siaradwr cyhoeddus yn erbyn cais ar 27 Gorffennaf 2016.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Aelod Annibynnol am ei hadborth a oedd wedi bod yn gadarnhaol ar y cyfan.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai’n casglu rhestr o Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned yr ymwelwyd â nhw dros y 3 blynedd diwethaf ac yn dosbarthu’r rhestr i’r aelodau cyn cyfarfod y Pwyllgor Safonau ym mis Rhagfyr 2016. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai’n ymgynghori â’r Dirprwy Swyddog Monitro ac y byddai rhestr wedi’i ddiweddaru’n cael ei ddosbarthu.   GW I WEITHREDU

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chofnodi’r adroddiad llafar oddi wrth yr Aelod Annibynnol a fu’n mynychu cyfarfodydd.

Cynhelir cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau am 10am ar 2 Rhagfyr 2016 yn Ystafell Gynadledda 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun.

Nododd yr Aelodau bod cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau wedi’i drefnu ar gyfer 10.00am ddydd Gwener 2 Rhagfyr 2016 yn Ystafell Gynadledda 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun.

PENDERFYNWYD dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau canlynol ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 12 ac 13 Rhan 4 Atodlen 12A y Ddeddf.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) sy’n rhoi trosolwg o gwynion yn erbyn aelodau a gyflwynwyd gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro’r adroddiad cyfrinachol ( a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi trosolwg i'r Aelodau o gwynion a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Roedd y Pwyllgor Safonau eisoes wedi gofyn am gael  gwybod yn rheolaidd am lefel y cwynion a gyflwynwyd gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.  Roedd y tablau yn Atodiad 1 yn rhoi trosolwg o gwynion a gyflwynwyd ers 1 Ebrill 2014.

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Safonau yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.05 p.m.