Agenda and draft minutes

Croesawodd y Cadeirydd yr Aelodau i'r Pwyllgor a chyflwynodd y ddau aelod annibynnol newydd, Julia Hughes ac Anne Mellor.

Penodi Is-gadeirydd i’r Pwyllgor Safonau.

Cytunodd Aelodau'r Pwyllgor a oedd yn bresennol i ohirio ethol Is-Gadeirydd nes cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau a gynhelir ar 18 Medi 2015.

PENDERFYNWYD bod ethol Is-Gadeirydd yn cael ei ohirio tan 18 Medi 2015.

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb oddi wrth y Paula White a/ac Cynghorwr(wyr) Barry Mellor.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Dim.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Dim.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 6 Mawrth 2015 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 6 Mawrth 2015 (dosbarthwyd ynghynt). 

Ar y pwynt hwn, gofynnodd y Cadeirydd i’r papurau gael eu hanfon allan yn gynt - 7 diwrnod cyn y cyfarfod er mwyn sicrhau bod digon o amser i Aelodau ddarllen drwy'r papurau.

Materion yn codi:

Eitem 2 - cadarnhaodd y Dirprwy Swyddog Monitro bod copi o'r ffurflenni Datgan Cysylltiad wedi eu hanfon at holl Glercod y Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned. 

Eitem 4 – Roedd yr Hyfforddiant Cod Ymddygiad ar gyfer Clercod Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned wedi’i gynnal.  Roedd wedi bod yn sesiwn hyfforddi rhagorol ond, yn anffodus, nid oedd yna lawer yn bresennol.

Eitem 5 – roedd Fforwm Safonau Gogledd Cymru wedi cael ei ail-drefnu o 30 Mai 2015 a byddai nawr yn cael ei gynnal ar 16 Mehefin 2015 yn Rhuthun.

Diolchodd y Cynghorydd Bill Cowie i'r Dirprwy Swyddog Monitro am ddosbarthu'r rhifau cyswllt ar gyfer holl Glercod y Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned.

Eglurodd y Cadeirydd wrth y ddau aelod annibynnol newydd y byddai croeso iddynt ymweld â’r Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned pan oeddent yn rhydd i wneud hynny.

PENDERFYNWYD –yn amodol ar yr uchod, derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 22 Mai 2015 fel cofnod cywir.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro (DSM), Raglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Safonau i'w hystyried.

Byddai'r Gynhadledd Safonau i'w chynnal yng Nghaerdydd ar 20 Hydref 2015 yn cael ei hychwanegu at y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.  Yng nghyfarfod y Pwyllgor Safonau i’w gynnal ar 16 Medi, byddai trefniadau’n cael eu hystyried o ran pwy fyddai'n mynychu'r Gynhadledd.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro bod adroddiad wedi cael ei lunio ynghylch Llyfr Achos newydd yr Ombwdsmon a oedd yn tynnu sylw at faterion.  Roedd y cwestiwn o ddatrysiad lleol yn cael ei symud i Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned wedi’i godi ac eglurodd y Swyddog Monitro y byddai barn y Cynghorau yn cael ei fesur o ran a fyddent angen cymorth i lunio proses.  Yn ystod y drafodaeth, cytunwyd y byddai Clercod Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned angen arweiniad a byddai templed fframwaith yn cael ei ddarparu.  Cynnydd ynghylch y canllawiau a'r templed fframwaith i gael ei ychwanegu at y cyfarfod ar 16 Medi 2015 am y wybodaeth ddiweddaraf.

Trafodwyd ymweliadau Aelodau'r Pwyllgor Safonau i gyfarfodydd Cyngor Dinas, Tref a Chymuned.  Cytunwyd y byddai'r Dirprwy Swyddog Monitro yn cynhyrchu rhestr flynyddol o'r holl Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned a oedd wedi derbyn ymweliad er mwyn galluogi ymagwedd ragweithiol ar gyfer ymweliadau â Chynghorau eraill yn y dyfodol.  Byddai'r eitem hon yn cael ei hychwanegu at y cyfarfod ar 16 Medi 2015.

Awgrymodd y Cadeirydd wrth yr Aelodau y dylai'r ymweliadau â Chynghorau Dinas, Tref a Chymuned gael eu cynnal gan Aelodau Annibynnol y Pwyllgor Safonau.  Cadarnhaodd y Swyddog Monitro os byddai Clercod yn anfon rhestr o’u cyfarfodydd sydd i ddod, yna gellid trefnu ymweliadau mewn ffordd drefnus er mwyn sicrhau nad ydynt yn dyblygu ymweliadau.  Bwriad yr ymweliadau oedd er mwyn dysgu ac nid chwilio am feiau.  Byddai angen i hyn gael ei wneud yn glir i'r Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned perthnasol.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn cytuno ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol gyda'r cynnwys y cytunwyd arnynt.

Ystyried adroddiad llafar gan y Dirprwy Swyddog Monitro gydag adborth gan y Cyngor Blynyddol ynghylch Adroddiad Blynyddol y Cadeirydd.

Cadarnhaodd y Cadeirydd ei fod wedi mynychu cyfarfod blynyddol y Cyngor i gyflwyno Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Safonau.

Dywedodd y Dirprwy Swyddog Monitro wrth y Pwyllgor fod yr Adroddiad Blynyddol wedi cael ei gyflwyno ddwywaith i'r Pwyllgor Safonau cyn y Cyngor Blynyddol.  Roedd yr adroddiad yn rhoi trosolwg o waith y Pwyllgor Safonau.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chofnodi Adroddiad Blynyddol y Cadeirydd.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) er mwyn galluogi i Aelodau'r Pwyllgor drafod a nodi cynnwys y dogfennau canllaw diwygiedig a chytuno ar y dull o ddosbarthu i aelodau etholedig.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi gwybod i Aelodau'r Pwyllgor Safonau am y cyflwyniad gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ar ganllawiau diwygiedig ar gyfer Aelodau etholedig o ran y Cod Ymddygiad.

Yng nghyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ym mis Ionawr 2015, cafodd papur trafod a luniwyd gan yr Ombwdsmon ei gyflwyno.  Roedd y papur ynglŷn â’i fwriad i gyflwyno ystyriaeth er budd y cyhoedd yn ei brawf dau gam a ddylid ymchwilio i gŵyn a wnaed yn erbyn Aelod Etholedig yn honni eu bod wedi torri'r Cod Ymddygiad.

Roedd y canllawiau ar y Cod Ymddygiad yn cynnwys ffactorau lles y cyhoedd yn y prawf dau gam yn ogystal â gwneud newidiadau eraill i'r canllawiau blaenorol. 

Roedd yr Ombwdsmon wedi cynhyrchu dwy ddogfen cyfarwyddyd, un ar gyfer Aelodau etholedig Awdurdodau Unedol, Awdurdodau Tân ac Achub a Pharciau Cenedlaethol ac un ar gyfer Cynghorwyr Dinas, Tref a Chymuned.

Roedd ffactorau lles y cyhoedd i'w hystyried gan yr Ombwdsmon fel rhan o'r prawf dau gam wedi eu nodi yn y canllawiau.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai nodyn briffio’n cael ei lunio ac y byddai dolen i'r canllawiau’n gael ei hanfon at Gynghorwyr Sir a Chlercod Cyngor Dinas, Tref a Chymuned i’w godi gyda'u Cynghorau perthnasol.  Byddai'r canllawiau Cod Ymddygiad diwygiedig yn cael eu cynnwys yn ystod sesiynau hyfforddi.

Cafwyd trafodaeth gyffredinol a chodwyd y pwyntiau canlynol:

·       Cytunodd y Swyddog Monitro i gysylltu â'r Ombwdsmon i ganfod sut oedd cwynion yn cael eu cofnodi ac am ba mor hir y cawsant eu harbed.

·       Awgrymodd yr Aelod Annibynnol, Julia Hughes, gan fod nifer o Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned yn cynhyrchu dogfennaeth swmpus, efallai y byddai'n haws i bawb oedd yn bresennol os byddai papur briffio’n cael ei anfon allan i arbed y llwyth gwaith beichus o gynhyrchu nifer o ddogfennau.  Cytunodd a chadarnhaodd y Dirprwy Swyddog Monitro y byddai'n trafod hyn gyda'r Swyddog Monitro i gael ffordd o wneud cyfathrebu’n broses haws.

·       Awgrymodd y Swyddog Monitro y gallai unrhyw wybodaeth allweddol gael ei dosbarthu ar ddiwedd pob cyfarfod Pwyllgor Safonau.

PENDERFYNWYD bod y Canllawiau Cod Ymddygiad Diwygiedig yn cael eu derbyn a'u nodi.

Ar y pwynt hwn (11.20am) cafwyd egwyl o 15 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 11.35am.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) i'r Pwyllgor drafod y prosesau a'r canlyniadau sy'n cael eu cyflawni o ran cydymffurfio â rhwymedigaethau gorfodol ar gyfer datgan buddiannau, lletygarwch a rhoddion a gynigir i Aelodau a Swyddogion.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i amlinellu gweithdrefnau i Aelodau gwblhau cofrestr o’u cysylltiadau ac i ddatgan cysylltiad ag eitemau busnes mewn cyfarfodydd maent yn eu mynychu.  Mae hefyd yn edrych ar gofnodi lletygarwch a rhoddion a gynigir i Aelodau a Swyddogion.

Roedd y Cyngor wedi bod yn datblygu ei brosesau dros y flwyddyn ddiwethaf ac yn bwriadu adrodd yn flynyddol i'r Pwyllgor Safonau ar ba mor dda maent yn cefnogi lefelau cydymffurfiaeth mewn perthynas â datganiadau gorfodol o fewn Sir Ddinbych.

Roedd yn ofynnol i'r Aelodau ystyried a oes ganddynt gysylltiad personol yn y busnes y maent yn ymgymryd ag ef yn eu rôl fel Aelodau o'r Cyngor.  Roedd y Cod hefyd yn delio â chofrestru cysylltiadau ariannol ac eraill, ac aelodaeth a swyddi rheoli gan yr Aelodau y dylid eu datgan.

Roedd darpariaethau a amlinellir yn y Cod Ymddygiad yn cydymffurfio â Rhan 3 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 gyda'r Cyngor yn rhoi cyngor a gweithdrefnau i gynorthwyo Aelodau i gyflawni eu rhwymedigaethau.  I gychwyn, roedd ffurflen i gofrestru cysylltiadau wedi ei chynnwys ym mhecynnau sefydlu pob aelod yn dilyn etholiad Llywodraeth Leol.  Roedd y gofrestr cysylltiadau wedi eu llofnodi wedi eu cynnal ar ffurf papur ac ar gael i'w harchwilio ar gais.

Roedd adran 58 o Ddeddf Llywodraeth Leol (Democratiaeth) (Cymru) 2013 a ddaeth i rym y mis hwn, yn ei gwneud yn ofynnol i gofrestrau cysylltiadau Aelodau gael ei gyhoeddi ar ffurf electronig am y tro cyntaf.  Roedd y Cyngor wedi bod yn trosglwyddo'r cofrestrau i’r adran "Eich Cyngor" ar y wefan gyhoeddus a oedd yn cynnwys gwybodaeth ynglŷn â'r Aelodau etholedig.  Er mwyn cefnogi’r gwaith hwn o drosglwyddo i’r wefan, cysylltwyd â’r holl Gynghorwyr gan ofyn iddynt ddiweddaru neu gadarnhau fod yr wybodaeth a ddarparwyd ganddynt yn wreiddiol yn dal yn gywir ar y cofrestrau.

Byddai unrhyw ddatganiadau a wnaed mewn unrhyw gyfarfod yn cael ei gynnwys ar y wefan hefyd. 

Mae’r Swyddog Monitro’n cadw cofrestr sy'n cofnodi datgan rhoddion a lletygarwch, ynghyd â'r wybodaeth sy'n ymwneud â'r rhoddwr a'r derbynnydd.  Byddai disgrifiad o'r rhodd neu letygarwch a gynigir, ynghyd â'i werth, y dyddiad a'r rheswm dros y cynnig hefyd yn cael eu cofnodi.   Nid oedd angen cofrestru rhoddion, lletygarwch neu fuddion eraill ac ati, sy’n werth llai na £25 gyda'r Swyddog Monitro.

Cynhaliodd Tîm Archwilio Mewnol Cyngor Sir Ddinbych adolygiad o'r prosesau datgan cysylltiad a lletygarwch ym mis Awst 2014 fel rhan o'u gwaith ar Fframwaith Sicrwydd Trefn Lywodraethu Gorfforaethol y Cyngor.  Daethant i'r casgliad eu bod yn fodlon bod rheolaeth eithaf da ar waith ar gyfer cofnodi datgan cysylltiadau a derbyn rhoddion a lletygarwch.  Fodd bynnag, canfuwyd y gallai’r prosesau fod yn fwy cadarn ac effeithlon o ran y ffordd y mae'r wybodaeth yn cael ei chofnodi a’i hadolygu ac y byddai hynny'n helpu i sicrhau y gellid nodi unrhyw fylchau neu gamgymeriadau yn hawdd.  Arweiniodd yr adolygiad at y canllawiau a gweithdrefnau newydd yn cael eu cyflwyno o ail hanner y flwyddyn ddiwethaf.

PENDERFYNWYD adolygu a nodi’r adroddiad a chytunwyd i adolygu materion datganiadau cysylltiad, rhoddion a lletygarwch yn flynyddol.

Ystyried adroddiad llafar gan y Swyddog Monitro, gan ddarparu adborth o'r hyfforddiant Cod Ymddygiad a gynhaliwyd ar 19 Mai 2015 yn Neuadd y Sir, Rhuthun.

Cyflwynodd y Cadeirydd, Ian Trigger adborth o'r Hyfforddiant Cod Ymddygiad ar gyfer Clercod Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned a gynhaliwyd ar 19 Mai 2015.      

Roedd yr hyfforddiant Cod Ymddygiad wedi ei gynnal gan y Swyddog Monitro a'r Dirprwy Swyddog Monitro.  Yn anffodus, roedd niferoedd presenoldeb y Clercod yn isel.  Roedd y cwrs hyfforddi wedi cael ei baratoi a'i gyflwyno yn arbennig o dda.    Diolchodd y Cadeirydd i'r Swyddog Monitro a'r Dirprwy Swyddog Monitro am eu gwaith rhagorol.

Roedd yr hyfforddiant ynglŷn â chodi ymwybyddiaeth am y Cod Ymddygiad a gwella ymddygiad.  Roedd yn gyfle i'r Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned wella eu gwybodaeth eu hunain. 

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai'n mynychu cyfarfod Clwstwr yn y dyfodol i annog presenoldeb Clercod mewn sesiynau hyfforddi yn y dyfodol.

Dywedwyd bod y Clercod a oedd yn bresennol yn ymddangos eu bod wedi elwa o'r hyfforddiant heb Aelodau yn bresennol.  Roeddent wedi gallu trafod mewn sesiwn agored y problemau a'r materion y maent yn eu hwynebu.

Awgrymodd y Swyddog Monitro y gall y sesiwn hyfforddi nesaf i’w gynnal ym mis Medi, gael ei gynnal yn y gogledd o’r sir ac o bosibl cyfarfod gyda'r nos, ond byddai angen cadarnhau hyn.

PENDERFYNWYD bod yr adborth o'r Hyfforddiant Cod Ymddygiad yn cael ei dderbyn a'i nodi.

Ystyried adroddiad gan y Dirprwy Swyddog Monitro (copi ynghlwm) er mwyn rhoi adroddiad gwybodaeth i’r Aelodau, sy’n dangos manylion hyfforddiant arfaethedig i Gadeiryddion ac Is-Gadeiryddion.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro'r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol), i roi adroddiad gwybodaeth i’r Aelodau gyda manylion yr hyfforddiant a gynigir ar gyfer Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned.

Roedd Aelodau'r Pwyllgor Safonau wedi pwysleisio o'r blaen y manteision o hyfforddi Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion, fel rhan o'r dull cyffredinol o godi safonau moesegol ymhlith aelodau etholedig.  Bydd sgiliau cadeirio da yn cyfrannu at wneud penderfyniad effeithiol a chyfreithlon sydd yn amlwg o fudd democratiaeth leol.

Roedd yr adroddiad yn rhoi manylion i’r Aelodau am yr hyfforddiant a fyddai'n cael ei gyflwyno gan hyfforddwr allanol Kim Bedford.

Byddai'r hyfforddiant arfaethedig yn ddigwyddiad hanner diwrnod ar 29 Mehefin 2015 o 1.30pm.   Cysylltwyd â holl Glercod y Cynghorau Tref, Dinas a Chymuned i gadarnhau presenoldeb. 

Oherwydd y gost i’r Cyngor Sir, codir tâl o £35 y pen i dalu'r costau hynny.  Y bwriad oedd i gyfyngu ar y llefydd i ddau o bob Cyngor, sef y Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion presennol neu ddarpar.  Os byddai ffigurau presenoldeb yn isel, yna byddai'r cwrs hyfforddi’n cael ei ganslo.

Cadarnhawyd bod y Cynghorydd Bill Cowie ac Aelodau Annibynnol, Julie Hughes ac Anne Mellor yn mynychu'r sesiwn hyfforddi.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chofnodi’r adroddiad.

Nodi presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yng nghyfarfodydd Cynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Gwahoddwyd aelodau'r Pwyllgor i roi adborth o gyfarfodydd Cyngor Sir, Dinas, Tref a Chymuned yr oeddent  wedi’u mynychu’n ddiweddar.

 Hysbysodd y Cadeirydd yr Aelodau ei fod wedi mynychu Cyfarfod Blynyddol Cyngor Sir Ddinbych yn ddiweddar ac roedd yn dda gweld cefnogaeth drawsbleidiol yn ystod y cyfarfod a hir y parhaed.

Mynychodd y Cynghorydd David Jones gyfarfod Cyngor Cymuned Llanbedr DC yn Ebrill.   Roedd dwy swydd wag a gobeithio y byddent yn cael eu llenwi trwy gyfethol.  Roedd gan y Cyngor Cymuned Glerc newydd hefyd.  Dywedodd y Cynghorydd Jones fod y cyfarfod wedi bod yn anffurfiol, ond roedd y strwythur yn rhagorol a bu’n gyfarfod addysgiadol iawn.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn derbyn ac yn nodi'r adborth a gyflwynwyd o gyfarfodydd diweddar a fynychwyd gan Aelodau'r Pwyllgor.

Cynhelir cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau am 10.00am ar ddydd Gwener 18 Medi 2015 yn Ystafell Gynadledda 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun.

Nododd yr Aelodau y bydd y cyfarfod nesaf yn cael ei gynnal ddydd Gwener 18 Medi 2015 am 10.00am yn Ystafell Gynadledda 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun.

Mynegodd y Cynghorydd David Jones bryder ynghylch cyhoeddi gwybodaeth gan Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned yn electronig a'r ffaith bod y Cynghorwyr Cymuned yn wirfoddolwyr.  Dywedodd y Cynghorydd Jones y gallai fod gwrthwynebiad a phryder ynghylch yr hyn a ddisgwylir gan Gynghorwyr Cymuned.

Cadarnhaodd y Dirprwy Swyddog Monitro ei fod yn ofyniad newydd a oedd bellach yn orfodol.

Cytunwyd i godi'r mater yng nghyfarfodydd Clwstwr yn y dyfodol ac i anfon canllawiau.

PENDERFYNWYD - dan Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972 i wahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitem a ganlyn, ar y sail ei bod yn debygol y bydd gwybodaeth eithriedig yn cael ei datgelu, fel y'i diffinnir ym mharagraffau 12 a 13, Rhan 4, Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) sy'n rhoi trosolwg o gwynion a gyflwynwyd yn erbyn aelodau i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro’r adroddiad Cod Ymddygiad - Rhan 3 Deddf Llywodraeth Leol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi trosolwg i'r Aelodau o gwynion a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.30pm.