Agenda and draft minutes

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a dywedodd fod y Parchedig Wayne Roberts wedi cyflwyno llythyr ymddiswyddo ffurfiol. Diolchodd Aelodau'r Pwyllgor Safonau i'r Parchedig Roberts am ei gyfraniad at y Pwyllgor yn ystod y tair blynedd ddiwethaf.

Eglurodd y Cadeirydd a'r Dirprwy Swyddog Monitro y byddai hysbyseb yn cael ei lunio i recriwtio dau aelod annibynnol newydd i'r Pwyllgor. Byddai Panel Dethol yn cael ei sefydlu ar gyfer y cyfweliadau a byddai angen aelod annibynnol o'r cyhoedd i eistedd ar y Panel.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad.

Gofynnodd y Cynghorydd Bill Cowie am arweiniad gan y Dirprwy Swyddog Monitro ynghylch dosbarthu ffurflenni datgan cysylltiad ymhob cyfarfod. Cadarnhaodd y Dirprwy Swyddog Monitro bod hyn wedi ei wneud er mwyn atgoffa Cynghorwyr i lenwi’r ffurflenni. Mae’r ffurflenni na ddefnyddir yn cael eu casglu a'u hailddefnyddio.

Gofynnodd y Cynghorydd David Jones a oes modd anfon copi o'r ffurflen at glercod Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned er mwyn sicrhau bod ffurflen datgan cysylltiad safonol yn cael ei defnyddio ar draws y sir. Cadarnhaodd y Dirprwy Swyddog Monitro y byddai copi o'r ffurflen yn cael ei anfon.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Dim.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 23 Ionawr 2015 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 23 Ionawr 2015.

Nid oedd y Cynghorydd Barry Mellor wedi ymddiheuro gan ei fod ar ei wyliau pan gafodd wybod ei fod wedi ei benodi fel aelod newydd o’r Pwyllgor. Felly, dylid tynnu enw’r Cynghorydd Mellor dan yr ymddiheuriadau.

Materion yn codi:-

Roedd y Cynghorydd Bill Cowie wedi gofyn am restr wirio o’r holl Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned er mwyn galluogi aelodau'r Pwyllgor Safonau i nodi eu dewis o ran pa gyfarfod i’w fynychu.

Cadarnhaodd y Dirprwy Swyddog Monitro y byddai'n cyfarfod â’r Rheolwr Cynnwys y Gymuned er mwyn iddo gadarnhau dyddiadau’r holl gyfarfodydd. Unwaith y bydd yr wybodaeth hon ar gael, bydd yn cael ei dosbarthu i bob aelod o'r Pwyllgor Safonau.

Cafwyd trafodaeth a chodwyd y pwyntiau canlynol:

(i) Gofynnwyd am gopi o rifau ffôn a chyfeiriadau e-bost Clercod y Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned i hwyluso cyfathrebu.

(ii) Ychwanegu enw'r Cyngor Dinas, Tref neu Gymuned at enwau’r Cynghorwyr mewn cofnodion neu ohebiaeth er mwyn eu hadnabod.

(iii) Anfon eglurhad at holl aelodau'r Pwyllgor Safonau ynghylch eu presenoldeb mewn cyfarfodydd pan fydd eitem Rhan II yn cael ei thrafod. Eglurodd y Dirprwy Swyddog Monitro y byddent yn bresennol fel aelod o'r Pwyllgor Safonau ac fel aelod o'r cyhoedd, felly ni ddylent fod yn bresennol ar gyfer eitemau Rhan II. Byddai’r mecanwaith anffurfiol yn ôl doethineb y Cyngor.

(iv) Yn aros am ymateb gan y Swyddog Monitro ynghylch trosglwyddo barn y Pwyllgor Safonau i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru o ran cyflwyno prawf budd y cyhoedd.

(v) Hyfforddiant Cod Ymddygiad ar gyfer Clercod Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned rhwng 2.00 p.m. a 5.00 p.m. ar 19 Mai 2015 yn Neuadd y Sir, Rhuthun. Mae croeso i aelodau'r Pwyllgor Safonau hefyd fynychu. Mae nifer o glercod newydd a gobeithio y byddant yn mynychu. Mae’r hyfforddiant hefyd yn sesiwn loywi i’r rheiny sydd wedi bod yn glercod ers peth amser. Bydd adborth yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Safonau ar 22 Mai 2015.

(vi) Mae hysbysebu cyfarfodydd Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned yn ddiffygiol. Argymhellodd y Pwyllgor y dylid gosod hysbysebion ar y prif strydoedd wrth ymyl y mannau cyfarfod er mwyn annog y cyhoedd i fynychu. Mae Clerc Cyngor Tref Rhuthun wedi e-bostio’r Dirprwy Swyddog Monitro yn gofyn am adborth ynghylch: hysbysebu cyfarfod a lleoliad.

(vii) E-ddysgu. Cafodd y digwyddiad hyfforddi blaenorol a gynhaliwyd gan y Swyddog Monitro a’r Dirprwy Swyddog Monitro ei ffilmio yn y gobaith y gellid ei ddefnyddio i ddarparu hyfforddiant yn y dyfodol. Yn anffodus, yn dilyn gwylio’r ffilm, cytunwyd nad yw ansawdd y ffilm yn ddigonol at ddibenion hyfforddi.

(vii)     Mae’r Dirprwy Swyddog Monitro yn chwilio am hyfforddwr i ddarparu hyfforddiant ar gyfer Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion. Bydd diweddariad yn y cyfarfod nesaf. 

PENDERFYNWYD y dylid, yn amodol ar yr uchod, derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 23 Ionawr 2015 fel cofnod cywir.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol er ystyriaeth y Pwyllgor Safonau.

Cafwyd trafodaeth a chytunwyd bod y canlynol yn cael ei ychwanegu at y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol:

(i) 22 Mai 2015 - Adborth ar Adroddiad Blynyddol y Cadeirydd ar ôl cyfarfod y Cyngor ac ethol Is-gadeirydd ar gyfer y Pwyllgor Safonau.

(ii) 18 Medi - Adborth Fforwm Safonau Gogledd Cymru ar 30 Mai 2015.

Dywedodd y Dirprwy Swyddog Monitro y bydd Cynhadledd Safonau yn cael ei chynnal yng Nghaerdydd ar 20 Hydref 2015. Bydd yr holl fanylion yn cael eu dosbarthu ar ôl eu derbyn.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn cytuno â’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol a’r ychwanegiadau.

Ystyried adroddiad gan y Dirprwy Swyddog Monitro (copi ynghlwm) sy’n galluogi'r Pwyllgor i weld ac i gyfrannu at Adroddiad Blynyddol y Cadeirydd, cyn i'r eitem gael ei chyflwyno i'r Cyngor llawn.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro Adroddiad Blynyddol y Cadeirydd (copi ynghlwm) er mwyn galluogi Aelodau'r Pwyllgor Safonau i gyfrannu at yr adroddiad cyn iddo gael ei gyflwyno i'r Cyngor Llawn. Yn y cyfarfod diwethaf roedd y Swyddog Monitro yn awyddus iawn i ystyried barn y Cadeirydd a'r Pwyllgor ar y cynnwys.

Cytunodd Aelodau'r Pwyllgor Safonau y dylid cyflwyno Adroddiad Blynyddol ar waith, canfyddiadau a sylwadau’r Pwyllgor i holl aelodau'r Cyngor fel rhan o ymgyrch y Pwyllgor i gynyddu safonau ymddygiad moesegol a chydymffurfio â'r Cod Ymddygiad.

Diolchodd y Cadeirydd a’r Pwyllgor i'r Dirprwy Swyddog Monitro am ei waith ardderchog ar yr adroddiad.

PENDERFYNWYD y byddai Aelodau yn:

(a) Nodi cynnwys yr adroddiad.

(b) Darparu sylwadau i’r Swyddog Monitro ar gynnwys yr adroddiad i sicrhau ei fod yn adlewyrchu barn y Pwyllgor yn gywir.

(c) Argymell y dylai’r Cadeirydd gyflwyno’r adroddiad i'r Cyngor Llawn.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) i alluogi’r Pwyllgor benderfynu a ddylid rhoi goddefeb.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro y Cais am Oddefeb gan aelodau Cyngor Tref y Rhyl (copi ynghlwm) er mwyn caniatáu i'r Pwyllgor ystyried y cais, penderfynu a ddylid caniatáu’r oddefeb ac ystyried yr amodau i'w rhoi ynghlwm wrth y caniatâd arbennig.

Roedd Clerc Cyngor Tref y Rhyl, Gareth Nicolls, yn bresennol.

Cafwyd cais gan Gyngor Tref y Rhyl am oddefeb ar gyfer aelodau etholedig y Cyngor Tref mewn perthynas â materion yn ymwneud â Phwyllgor y Rhyl yn ei Blodau.

Mae Cyngor Tref y Rhyl yn penodi un o'i aelodau etholedig i wasanaethu ar y Pwyllgor, fodd bynnag, mae mwyafrif o aelodau'r Cyngor Tref hefyd yn rhan o waith y sefydliad, naill ai trwy fod ar y Pwyllgor yn rhinwedd eu swyddi personol neu fel aelodau o'r sefydliad.

Dywedodd Clerc Cyngor Tref y Rhyl fod Pwyllgor y Rhyl yn ei Blodau yn ystyried newid enw a gofynnodd i hynny gael ei ystyried mewn perthynas â'r oddefeb.

Cafwyd trafodaeth fanwl a chytunodd yr aelodau i ganiatáu’r oddefeb gydag amodau.

Canmolwyd Clerc Cyngor Tref y Rhyl gan y Pwyllgor o ran y ffordd yr oedd wedi gwneud y cais am oddefeb.

Felly:

PENDERFYNWYD rhoi goddefeb i Aelodau Cyngor Tref y Rhyl yn unol â Rheoliad 2(a) a (d) Rheoliadau Pwyllgorau Safonau (Caniatáu Goddefebau) (Cymru) 2001:

(i) mae’r Oddefeb yn berthnasol i faterion a ystyrir gan Gyngor Tref y Rhyl o ran Pwyllgor y Rhyl yn ei Blodau (neu beth bynnag fydd yr enw newydd);

(ii) mae’n rhaid i'r Aelodau barhau i ddatgan cysylltiad personol yn y cyfarfodydd y caiff eitemau o'r fath eu trafod. Yna, efallai y byddant yn cael siarad a phleidleisio i'r graddau y caniateir iddynt wneud hynny gan yr Oddefeb hon;

(Iii) bydd yr Oddefeb yn berthnasol am 12 mis o ddyddiad y cyfarfod hwn o’r Pwyllgor Safonau (6 Mawrth 2015). Wedi hynny, bydd yn rhaid i Glerc Cyngor Tref y Rhyl wneud cais ysgrifenedig i'r Swyddog Monitro am estyniad i'r Oddefeb gan nodi gweithgareddau Pwyllgor y Rhyl yn ei Blodau (neu beth bynnag fydd yr enw newydd);

(Iv) ar ethol Aelod newydd, mae’n rhaid i Glerc Cyngor Tref y Rhyl roi gwybod i'r Swyddog Monitro yn ysgrifenedig er mwyn cymhwyso’r Oddefeb i'r Aelod newydd.

Ar y pwynt hwn (11.30 a.m.) cafwyd toriad.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 11.40 a.m.

Ystyried adroddiad llafar gan y Dirprwy Swyddog Monitro ynglŷn â darpariaeth hyfforddiant.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro adroddiad llafar i'r Pwyllgor ynghylch darpariaeth hyfforddiant.

Bydd digwyddiad hyfforddi ar gyfer Clercod ac Is-Glercod Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned yn cael ei drefnu. Bydd llythyr yn cael ei anfon at bob clerc yn gofyn iddynt ddewis y dyddiad a’r amser gorau iddynt hwy. Unwaith y bydd yr ymatebion wedi dod i law, bydd y digwyddiad yn cael ei archebu, un yn y Rhyl ac un yn Rhuthun, ar y dyddiad oedd fwyaf cyfleus i’r clercod.

Mynegodd y Cadeirydd ei ddiolchiadau a diolchiadau’r Pwyllgor i'r Swyddog Monitro a'r Dirprwy Swyddog Monitro am eu gwaith da o ran hyfforddiant.

PENDERFYNWYD nodi’r adroddiad llafar.

Nodi presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yng nghyfarfodydd Cynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Dim adroddiadau.

Ar y pwynt hwn, gofynnodd y Cadeirydd i'r aelodau a oedd ganddynt unrhyw fusnes arall.

Gofynnodd y Cynghorydd Bill Cowie, pan fo cyrsiau hyfforddiant yn cael eu cynnal gan swyddogion, a oes modd penodi Cynghorydd fel Cadeirydd i redeg y cyfarfod gan ganiatáu i’r hwylusydd ganolbwyntio ar y materion hyfforddi.

Cytunodd y Pwyllgor â’r cais hwn.

Cynhelir cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau ar 22 Mai 2015.

Nododd yr Aelodau y bydd cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau yn cael ei gynnal ddydd Gwener 22 Mai 2015 am 10.00 a.m. yn Ystafell Gynadledda 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun.

PENDERFYNWYD dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau busnes canlynol ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 12 ac 13 Rhan 4 Atodlen 12A Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

RHAN II

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) sy'n rhoi trosolwg o gwynion a gyflwynwyd yn erbyn aelodau i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro adroddiad Cod Ymddygiad - Rhan 3 Deddf Llywodraeth Leol 2000 (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i ddarparu trosolwg i'r Aelodau o gwynion a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Diwedd y cyfarfod – 12 p.m.