Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiadau personol neu sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fusnes a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni chafwyd unrhyw ddatganiad cysylltiad personol na chysylltiad sy’n rhagfarnu.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 9 Mai 2014 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ddydd Gwener 9 Mai 2014.

PENDERFYNWYD derbyn cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Mai 2014 a’u cymeradwyo fel cofnod cywir.

Ar y pwynt hwn, gofynnodd Mrs Paula White am fyddai’n bosibl anfon papurau’r Pwyllgor Safonau at yr Aelodau 7 diwrnod gwaith cyn dyddiad y cyfarfod er mwyn rhoi digon o amser iddynt edrych ar y papurau. Cytunodd yr Aelodau i’r cais hwn.

Cytunodd y Dirprwy Swyddog Monitro i gyflwyno’r cais gerbron Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd.

Ystyried  adroddiad  gan  y  Dirprwy Swyddog Monitro  (copi  ynghlwm)  er  mwyn  i  aelodau’r  Pwyllgor  drafod  ac  ystyried  mabwysiadu Rhaglen  Gwaith  i’r  Dyfodol. 

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro (DSM) adroddiad (a ddosbarthwyd eisoes) yn cyflwyno’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol ac Adolygiad i’w hystyried a’i mabwysiadu.

Eglurodd y DSM pam y lluniwyd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol. Roedd mwyafrif Pwyllgorau’r Cyngor yn defnyddio Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

Roedd aelodau’r Pwyllgor yn rhagweithiol, ac yn mynychu cyfarfodydd ar lefel Sir, Dinas, Tref a Chymuned. Ar ôl iddynt fod yn bresennol yn y cyfarfodydd, caiff adborth yr aelodau ei gyflwyno yng nghyfarfodydd y Pwyllgor Safonau.

Roedd yr adroddiad yn cynnwys rhestr o feysydd gwaith dangosol i’w trafod gan y Pwyllgor er mwyn penderfynu a fyddent yn cael eu mabwysiadu o fewn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

Cafwyd trafodaeth fanwl iawn a chodwyd y pwyntiau a ganlyn:

·       Rhoi hyfforddiant i aelodau ar y Cod Ymddygiad.

Ø  Hyfforddiant wyneb-yn-wyneb gan y Swyddog Monitro (SM) a’r DSM. Byddai’n anodd cynnig yr hyfforddiant ar hyd y flwyddyn.  Awgrymodd yr aelodau y gellid cynhyrchu CD hyfforddiant yn ymwneud â phresenoldeb mewn cyfarfodydd cynghorau Dinas, Tref a Chymuned ac ymhelaethu ar hyn gyda’r aelodau. 

Ø  E-ddysgu – roedd hyfforddiant ar y cod ymddygiad wedi ei ffilmio.  Roedd yn bosibl y gellid golygu a chopïo’r ffilm er mwyn i’r Clercod ei dosbarthu  ymhlith aelodau. 

Ø  Hyfforddi Clercod – byddai’r hyfforddiant yn cael ei gyflwyno gan y SM a’r DSM. Yna, byddai’r Clercod mewn sefyllfa i hyfforddi eu haelodau. Cytunodd yr aelodau y gellid cynnal sesiynau hyfforddiant penodol i Glercod yn Neuadd y Sir, Rhuthun.

Ø  Hyfforddiant a gydlynwyd trwy Bwyllgor Safonau Gogledd Cymru ar gyfer Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned. Gellid cyflenwi’r hyfforddiant a rhannu’r costau.

·       Codi ymwybyddiaeth o’r Cod.

Ø  Cadarnhaodd y DSM y gellid codi ymwybyddiaeth o’r Pwyllgor Safonau a’r Cod mewn llythyr ynghyd â CD amgaeëdig. Byddai Clerc y Cyngor Dinas, Tref, Cymuned yn derbyn rhybudd ymlaen llaw o gais gan Aelod o’r Pwyllgor Safonau i fynychu cyfarfod i godi ymwybyddiaeth o’r Pwyllgor, ac i gynnwys hyfforddiant. Awgrymodd  Ms Margaret Medley y dylid cynnwys slip dychwelyd ar waelod y llythyr er mwyn i’r Clerc gydnabod ei fod wedi derbyn y llythyr a’r CD .

Cytunwyd y byddai llythyr drafft ynghyd â CD sampl yn cael eu cyflwyno yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau.

Hefyd, cytunwyd y dylid anfon y Cod Ymddygiad i bob Cyngor Dinas, Tref a Chymuned yn electronig. Byddai’r Clercod yn cael cais i argraffu copïau a’u dosbarthu ymhlith yr aelodau.

·       Adroddiad y Pwyllgor Safonau o’r Gadair i bob Cyngor Dinas, Tref a Chymuned mewn perthynas ag astudiaethau achos Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Ø  Cytunwyd i gynnwys copi o’r llyfr achosion a luniwyd gan yr Ombwdsmon ynghyd â’r llythyr gan y Cadeirydd.

·       Adolygu Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Safonau.

Ø  Cafwyd argymhelliad i gysylltu â’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol i ofyn am farn yr aelodau ynglŷn â’r awgrym i’r Pwyllgor Safonau fynd i’r afael â mwy o faterion a oedd yn cael eu trafod gan eu Pwyllgor hwy ar hyn o bryd.

·       Adroddiad Blynyddol i’r Cyngor Llawn.

Ø  Cytunwyd y dylai Cadeirydd y Pwyllgor Safonau gyflwyno Adroddiad Blynyddol i’r Cyngor Llawn yng nghyfarfod mis Medi neu fis Hydref.

·       Monitro Cwynion ar draws y Sir ar lefel Cymuned a Sir.

Ø  Ar hyn o bryd roedd hyn yn eitem sefydlog ar Agenda’r Pwyllgor Safonau a chytunodd yr holl aelodau y dylid parhau i gynnwys yr eitem hon.

·       Presenoldeb mewn cyfarfodydd.

Ø  Byddai rhestr wirio o’r holl Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned yn cael ei llunio yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau er mwyn galluogi aelodau’r Pwyllgor Safonau i nodi ymlaen llaw pa gyfarfodydd y byddai’n well ganddynt eu mynychu.

·       Hyfforddiant Cod Gorfodol.

Ø  Roedd hyn eisoes wedi’i fabwysiadu ar lefel  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) i roi cyfle i Aelodau’r Pwyllgor ystyried cynnwys Adroddiad Blynyddol yr Ombwdsmon.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro (DMO) adroddiad (a ddosbarthwyd eisoes) yn rhoi gwybod i’r aelodau am Adroddiad Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ar gyfer y flwyddyn 2013/14.  Roedd Adroddiad yr Ombwdsmon wedi’i gynnwys fel atodiad.

Roedd yr Ombwdsmon blaenorol, Mr Peter Tyndall, wedi symud i swydd newydd fel Ombwdsmon a Chomisiynydd Gwybodaeth Gweriniaeth Iwerddon. Penodir yr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus gan y Goron yn dilyn enwebiad gan Gynulliad Cenedlaethol Cymru. Mae Nick Bennett, Prif Weithredwr Tai Cymunedol Cymru ar hyn o bryd, wedi’i enwebu gan Gynulliad Cenedlaethol Cymru fel yr Ombwdsmon nesaf.  Ar adeg ysgrifennu Adroddiad Blynyddol yr Ombwdsmon roedd disgwyl am gymeradwyaeth y Goron i benodiad Mr Bennett.

Cafodd yr Adroddiad ei baratoi gan yr Ombwdsmon Gweithredol, Margaret Griffiths, a oedd wedi ymgymryd â’r rôl ym mis Rhagfyr 2013. Byddai’r Ombwdsmon Gweithredol yn aros yn ei swydd hyd nes y byddai’r Ombwdsmon newydd yn gallu dechrau ar ei waith.

Tynnwyd sylw’r Aelodau at y pwyntiau a ganlyn:

·       Roedd nifer y cwynion a dderbyniwyd mewn perthynas â thorri amodau honedig y Cod Ymddygiad wedi gostwng 22% o’i gymharu â’r flwyddyn flaenorol.  O’r 228 cwyn a dderbyniwyd, roedd 115 yn ymwneud â Chynghorau Dinas, Tref neu Gymuned, 111 yn ymwneud ag Awdurdodau Unedol a 2 yn ymwneud ag Awdurdodau Tân. Ni dderbyniwyd cwynion yn ymwneud ag Awdurdodau’r Parciau Cenedlaethol.

·       Roedd mwyafrif y cwynion a dderbyniwyd yn ystod 2013/14 yn ymwneud â materion “cydraddoldeb a pharch” ac yn cyfrif am 36% o’r holl gwynion a dderbyniwyd. Roedd hyn yn cymharu â 35% yn 2012/13.

·       Roedd y prif feysydd eraill y derbyniwyd cwynion yn eu cylch yn ymwneud â datgan a chofrestru budd, sef 21% o’r cwynion, ac ‘uniondeb’ a oedd yn cyfrif am 20% o’r cwynion.

·       Caewyd 229 achos yn 2013/14.  O’r 229 o gwynion hyn, daeth 176 i ben ar ôl ystyriaeth gychwynnol.

·       Cwblhawyd 33 ymchwiliad,  a daeth 10 ohonynt i’r casgliad nad oedd unrhyw dystiolaeth o dorri amodau. Daeth 17  i’r casgliad nad oedd angen gweithredu pellach, cafodd 5 achos eu cyfeirio at Bwyllgor Safonau a chafodd un achos ei gyfeirio at Banel Dyfarnu Cymru.

·       Roedd nifer yr achosion a gyfeiriwyd at Bwyllgor Safonau neu’r Panel Dyfarnu wedi gostwng yn sylweddol o 20 yn 2012/13 i 6 yn unig yn 2013/14.

·       Cadarnhaodd yr Ombwdsmon y byddai’r arfer o ysgrifennu at Swyddogion Monitro lleol yn parhau yn yr achosion hynny lle’r oedd yr Ombwdsmon  o blaid peidio ag ymchwilio i gŵyn, neu ar ôl dechrau ar ymchwiliad, ei fod o blaid cau’r achos. Yn yr amgylchiadau hyn, mater i’r Swyddog Monitro lleol oedd ystyried a oedd yn arddel barn wahanol i’r Ombwdsmon o ran y tebygolrwydd y byddai’r Pwyllgor Safonau yn gosod sancsiwn. Os oedd y Swyddog Monitro o’r farn y byddai’r Pwyllgor Safonau Lleol yn gosod sancsiwn yna byddai’n bosibl iddynt drosglwyddo’r ymchwiliad i’w ystyried ar lefel leol.  Yn ystod y flwyddyn 2013/14, cyfeiriwyd 16 cwyn at y Swyddogion Monitro gan yr Ombwdsmon ond dim ond un o’r cwynion hyn a alwyd i mewn ar gyfer ymchwiliad lleol.

·       Yn Sir Ddinbych derbyniwyd 4 cwyn gan yr Ombwdsmon yn ymwneud â Chynghorwyr Sir.  Tynnwyd 2 gŵyn yn ôl a chaewyd y 2 arall ar ôl ystyriaeth gychwynnol.

·       Derbyniwyd 9 cwyn ynglŷn â Chyngor Tref Prestatyn, ond caewyd 8 ohonynt ar ôl ystyriaeth gychwynnol ac roedd 1 gŵyn wedi’i thynnu’n ôl.

PENDERFYNWYD y dylid nodi cynnwys Adroddiad Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru 2013/14.

Nodi presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yng nghyfarfodydd Cynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Cyflwynodd aelodau’r Pwyllgor Safonau adroddiad ar eu presenoldeb mewn cyfarfodydd fel a ganlyn:-

Gweithdy Sgiliau – Dywedodd y Cynghorydd David Jones iddo fod yn bresennol, ynghyd â’r Cadeirydd, yn y Gweithdy Sgiliau, a gyflwynwyd gan Julie Wright.  Roedd y Gweithdy wedi’i gyflwyno’n dda ac roedd yn llawn gwybodaeth.  Argymhellwyd y dylid cynnal y digwyddiad eto yn y dyfodol ond ni fyddai Julie Wright ar gael gan ei bod ar fin ymddeol. 

Roedd goblygiadau ariannol ynghlwm â chynnal y Gweithdy ond os na fyddai llawer yn dangos diddordeb yna byddai’r Gweithdy yn cael ei ganslo.

Cod Ymddygiad -  Dywedodd David Jones iddo fod yn bresennol yn yr ymchwiliadau a gwrandawiadau Cod Ymddygiad lleol a gynhaliwyd yng Nghyngor Sir Ynys Môn. Y siaradwr oedd Peter Keith Lucas. Traddododd gyflwyniad da iawn a chafwyd llawer iawn o fanylion ynglŷn â gwrandawiadau a gynhaliwyd dros y ddwy flynedd ddiwethaf yng Nghymru a Lloegr.

PENDERFYNWYD derbyn a nodi cynnwys adroddiadau llafar yr aelodau am eu presenoldeb mewn cyfarfodydd.

Cynhelir cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau am 10.00am  ddydd Gwener 17 Hydref  2014 yn Ystafell Gynadledda 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun.

Nododd yr aelodau fod cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau wedi ei drefnu ar gyfer 10.00 a.m. ddydd Gwener 17 Hydref, 2014 yn Ystafell Gynadledda 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun.

Dywedodd y Dirprwy Swyddog Monitro wrth yr Aelodau y byddai swyddfeydd Tŷ Nant ym Mhrestatyn yn cau. O ganlyniad, nid oedd unrhyw drefniadau i gynnal cyfarfodydd y Pwyllgor Safonau yng ngogledd y sir.

PENDERFYNWYD o dan Adran 100A o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, y dylid gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod er mwyn trafod yr eitem a ganlyn ar y sail y gallai gwybodaeth eithriedig gael ei datgelu, fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 12 a 13 , Rhan 4 o Atodlen 12A y Ddeddf.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) sy’n  darparu trosolwg o gwynion yn erbyn yr aelodau a gyflwynwyd gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro adroddiad cyfrinachol (a ddosbarthwyd eisoes) yn rhoi trosolwg o gwynion yn erbyn aelodau a roddwyd yng ngofal Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru er 1 Ebrill 2012. 

Roedd dwy gŵyn yn mynd ymlaen ar hyn o bryd. 

Yn achos y gŵyn gyntaf, derbyniwyd llythyr gan yr Ombwdsmon yn egluro mai’r cam cychwynnol yn unig oedd hwn.

Yn achos yr ail gŵyn, roeddem yn disgwyl ymateb gan yr Ombwdsmon. 

Cytunodd yr Aelodau ei fod yn ddigonol i ddod ag achosion yn ymwneud â’r 12 mis diwethaf gerbron y Pwyllgor.

PENDERFYNWYD derbyn a nodi’r adroddiad.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.45 a.m.

Ar yr adeg hwn, fe roddwyd cyflwyniad i Margaret Medley i ddymuno’n dda iddi ar ei hymddeoliad o’r Pwyllgor Safonau. Dywedodd yr aelodau eu bod yn ddiolchgar iddi am ei gwaith caled dros y blynyddoedd ar ran y Pwyllgor Safonau.