Agenda and draft minutes

Y Cynghorydd Colin Hughes

Dylai Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiadau personol neu sy’n rhagfarnu yn unrhyw fusnes a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni chafodd unrhyw gysylltiadau personol neu ragfarnol eu datgan.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Ystyried canfyddiadau Adroddiad Ymchwiliad yr Ombwdsmon (a gylchredwyd yn flaenorol) ynglŷn â’r honiad o beidio â chydymffurfio â Chod Ymarfer y Cyngor ac ystyried y sylwadau a dderbyniwyd gan y cyn Gynghorwr yn ymateb i’r honiad, ac i wneud penderfyniad terfynol ar y mater. 

Estynnodd y Cadeirydd groeso cynnes i Ms Annie Ginwalla, Swyddog Ymchwilio - Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a oedd yn bresennol ar gyfer yr eitem hon.  Cyflwynwyd pawb oedd yn bresennol ac eglurwyd dull a threfn y cyfarfod.  Cadarnhaodd yr aelodau eu bod wedi derbyn copïau o Adroddiad Ymchwiliad yr Ombwdsmon ac wedi cael cyfle i astudio'r dogfennau ymlaen llaw.

 Gofynnwyd i'r Pwyllgor ystyried canfyddiadau Adroddiad Ymchwiliad yr Ombwdsmon ynglŷn â honiad bod y cyn-Gynghorydd Sir Allan Pennington wedi methu â chydymffurfio â Chod Ymddygiad y Cyngor, ynghyd ag unrhyw sylwadau a wnaed gan y cyn-Gynghorydd Pennington mewn perthynas â'r canfyddiadau hynny, ac i wneud penderfyniad terfynol mewn perthynas â'r mater.  Nid oedd Mr Pennington yn bresennol yn y cyfarfod ac roedd wedi methu ag ymateb i ohebiaeth gan y Cyngor na darparu unrhyw sylwadau ysgrifenedig mewn ymateb i ganfyddiadau'r Ombwdsmon.   Dywedodd y Swyddog Monitro (MO) wrth baratoi ar gyfer y gwrandawiad, yr ysgrifennwyd at Mr Pennington ar ddau achlysur - anfonwyd yr ail lythyr drwy ddosbarthiad wedi'i gofnodi a rhoddwyd llofnod ar ei dderbyn er nad oedd yn glir pwy oedd y llofnodwr.  Ar y sail honno roedd y Pwyllgor yn fodlon bod Mr Pennington yn ôl pob tebyg wedi derbyn hysbysiad o'r gwrandawiad a'r holl ddogfennaeth angenrheidiol.  O ganlyniad, cytunodd y Pwyllgor i fwrw ymlaen â'r gwrandawiad yn absenoldeb Mr Pennington.

Cyflwynodd Ms Annie Ginwalla, Swyddog Ymchwilio adroddiad yr Ombwdsmon ar yr ymchwiliad.  Rhoddodd fanylion yr honiadau, cefndir cyfreithiol a deddfwriaeth berthnasol, a rhoddodd ddadansoddiad o'r dystiolaeth a gafwyd yn ystod yr ymchwiliad, gan gynnwys ffeithiau dadleuol, ynghyd â chasgliadau a wnaed.

Yn gryno rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor am y canlynol -

·        Cafwyd cwyn bod y cyn-Gynghorydd Pennington wedi methu cadw at y Cod Ymddygiad ar gyfer aelodau Cyngor Sir Ddinbych ar 8 Rhagfyr, 2010, pan ddaeth i gyfarfod o'r Pwyllgor Trwyddedu.   Honnwyd y dylai'r cyn-Gynghorydd fod wedi datgan cysylltiad personol yn y cyfarfod hwn o ganlyniad i’w waith fel gyrrwr tacsi pan drafodwyd a phleidleisiwyd ar fater yn ymwneud â'r drefn profi cerbydau Hurio Preifat.

·        Roedd y cyn-Gynghorydd yn gwadu fod ganddo gysylltiad a'i fod wedi cymryd rhan yn y pleidleisio ar yr eitemau dan sylw.  Roedd y dystiolaeth a dderbyniwyd gan aelodau a staff yn bresennol yn y cyfarfod yn cadarnhau nad oedd y cyn-Gynghorydd wedi datgan cysylltiad; roedd yn rhan yn y trafodaethau ac wedi pleidleisio ar nifer o gynigion yn ymwneud â’r busnes tacsi

·        Daeth yr ymchwiliad i'r casgliad bod y busnes a gynhaliwyd yn y cyfarfod yn ymwneud â neu'n debygol o effeithio ar gyflogwyr y cyn-Gynghorydd Pennington a oedd â'r potensial i effeithio ar ei waith hefyd, gan achosi cysylltiad personol a rhagfarnol.  Nododd yr ymchwiliad hefyd fod y cyn-Gynghorydd Pennington wedi methu â diweddaru ei gofrestr statudol o fewn 28 diwrnod ar ôl cychwyn ar ei waith fel gyrrwr tacsi ym mis Gorffennaf 2008

·        ar sail y dystiolaeth a gafwyd yn ystod yr ymchwiliad, roedd yr Ombwdsmon yn fodlon y gallai ymddygiad y cyn-Gynghorydd Pennington fod wedi mynd yn groes i baragraffau 10(1), 11(1), 14(1) (a) a 15(2) o'r Cod.  O ganlyniad, cafodd yr adroddiad ei gyfeirio i’r Swyddog Monitro i’w ystyried gan Bwyllgor Safonau’r Cyngor.

Amlygwyd hefyd bryder yr Ombwdsmon ynghylch honiadau a wnaed gan y cyn-Gynghorydd Pennington yn erbyn swyddogion y cyngor yn ystod yr ymchwiliad.  Roedd yr honiadau hynny wedi eu hystyried yn faleisus ac yn ymgais i danseilio swyddogion a'u tystiolaeth.  Roedd yn fater i'r Pwyllgor benderfynu a oedd y cyn-Gynghorydd wedi torri mynd yn groes i baragraff 6(1)(a) o'r Cod drwy ddwyn anfri ar swydd aelod trwy ei ymddygiad yn ystod yr ymchwiliad.

Mewn ymateb i  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 7 Mehefin, 2013 (mae copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 7 Mehefin 2013.

Cywirdeb:-

Rhif Tudalen: 23 - eitem rhif 9 Presenoldeb mewn Cyfarfodydd – gofynnodd y Cynghorydd Bill Cowie am i’r cyfeiriad at ‘W.E. Cowie’ gael ei newid i ‘W.L. Cowie’.  Gofynnodd y Cynghorydd David Jones hefyd am newid 'Roedd y Cyngor Cymuned wedi mynegi eu hyder yn eu Clerc ...' i 'Roedd gan y Cyngor Cymuned hyder clir yn eu Clerc ...'

PENDERFYNWYD – y dylid, yn amodol ar yr uchod, dderbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 7 Mehefin 2013  fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) sy’n rhoi gwybod i Aelodau am Adroddiad Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ar gyfer 2012/13.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro (MO) adroddiad (a ddosbarthwyd eisoes) gan y sy’n rhoi gwybod i’r aelodau am Adroddiad Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ar gyfer 2012/13. Roedd Adroddiad yr Ombwdsmon wedi cael ei gynnwys fel atodiad.

Tynnwyd sylw’r Aelodau at y prif negeseuon canlynol -

·        syrthiodd nifer y cwynion a gafwyd am ymddygiad aelodau yn ystod 2012/13 29% o’i gymharu â’r nifer a gafwyd yn y flwyddyn flaenorol, a oedd yn bennaf yn ymwneud â 2011/12 yn bod yn flwyddyn etholiad; defnydd amhriodol o’r system gwynion a llwyddiant datrysiadau lleol.

·        roedd cwynion yn ymwneud ag awdurdodau unedol wedi gostwng o 178 yn 2011/12 i 150 yn 2012/13 ac mewn Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned o 205 yn 2011/12 i 140 yn 2012/13 (gallai’r gostyngiad yn nifer y cwynion am Gynghorwyr Tref Prestatyn yn 2012/13 gyfrif am y gostyngiad)

·        roedd y mwyafrif o gwynion a gafwyd yn ystod 2012/13 yn ymwneud â - cydraddoldeb a pharch (35%), atebolrwydd ac agoredrwydd (19%), datgan a chofrestru cysylltiadau (18%) a gonestrwydd (18%)

·        cafodd 371 o gwynion eu cau yn 2012/13 gyda 283 yn cael eu cau ar ôl ystyriaeth gychwynnol, 18 lle daeth yr ymchwiliad i ben, 23 lle nad oedd unrhyw dystiolaeth o doramodau a 15 lle tybiwyd nad oedd angen unrhyw gamau - dim ond 20 o achosion a gyfeiriwyd i wrandawiad, 15 i Bwyllgorau Safonau a 5 i Banel Dyfarnu Cymru

·        dadansoddiad ystadegol o ganlyniadau gan awdurdodau lleol gyda 4 cwyn wedi eu cau mewn perthynas ag Aelodau Sir Ddinbych ar ôl ystyriaeth gychwynnol gyda dim materion yn arwain at ymchwiliad.

 Roedd materion eraill o ddiddordeb yn cynnwys newidiadau i arferion gweithio a newidiadau i'r canllawiau sy'n deillio o benderfyniad yr Uchel Lys mewn perthynas â’r Cynghorydd Calver o Faenorbŷr yr oedd y Pwyllgor wedi’i drafod eisoes.  Cyfeiriwyd hefyd yn yr adroddiad at gefnogaeth yr Ombwdsmon am y cap gwirfoddol ar lefel indemniadau a ddarperir i aelodau mewn achosion safonau ynghyd â'r defnydd o ddeddfwriaeth i osod cap os na ellid sicrhau cytundeb gwirfoddol.

Nododd y Pwyllgor gynnwys yr adroddiad a diolchodd y Cadeirydd i'r Swyddog Monitro am ddethol y materion perthnasol ar gyfer aelodau i’w hystyried.

PENDERFYNWYD bod cynnwys canllawiau diwygiedig yr Ombwdsmon yn cael eu nodi.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) sy’n gofyn am gael argymell i’r Cyngor y dylid capio’r indemniad sydd ar gael i’r Aelodau sy’n ymwneud â gwrandawiadau Cod Ymddygiad ar uchafswm o £20,000.

Cyflwynydd y Swyddog Monitro (MO) adroddiad (a ddosbarthwyd eisoes) yn gofyn am wneud argymhelliad i’r Cyngor y dylid capio’r indemniad sydd ar gael i’r Aelodau sy’n ymwneud â gwrandawiadau Cod Ymddygiad ar uchafswm o £20,000.

Roedd graddfa’r indemniad a ddarparwyd gan awdurdodau lleol i Aelodau wedi bod yn destun llawer o drafod gyda phryderon yn cael eu mynegi gan CLlLC, yr Ombwdsmon a Chadeirydd Panel Dyfarnu Cymru.  Roedd barn CLlLC a'r Ombwdsman wedi ei nodi yn yr adroddiad ar gyfer ystyriaeth bellach.  Roedd y Pwyllgor wedi trafod y mater o indemniadau yn anffurfiol yn flaenorol ac wedi cefnogi cap ac roedd rŵan yn ystyried rhinweddau'r argymhelliad ffurfiol fel y manylwyd yn yr adroddiad, yn nodi'r newid arfaethedig i ffurf yr indemniad fel ynghlwm yn yr atodiad i'r adroddiad.  Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd ymatebodd yr MO i gwestiynau’r aelodau gan gadarnhau bod y ffigwr o £20,000 yn gap ac nid yn ffigwr targed, a phe canfuwyd bod aelod wedi torri'r Cod Ymddygiad byddai’n rhaid iddynt ad-dalu'r arian – bwriad yr indemniad oedd ar gyfer rhai a gyhuddir yn faleisus neu ar gam.  O ran trefn, cyfrifoldeb y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol fyddai penderfynu ar geisiadau am indemniad cost a swm yr indemniad hwnnw.

Cefnogodd yr Aelodau'r argymhellion a nodwyd yn yr adroddiad a -

PENDERFYNWYD - Dylid argymell i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a’r Cyngor -

(a)       Bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn ystyried bob cais, fesul achos, ar gyfer indemniad costau er mwyn penderfynu a ddylid rhoi indemniad o gwbl.

(b)       Os, mewn unrhyw achos unigol, y bydd indemniad yn cael ei roi mewn perthynas â materion yn ymwneud â mynd yn groes i God Ymddygiad yr Aelodau, dylai'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol benderfynu ar swm yr indemniad hyd at uchafswm o £20,000, a

(c)        Diwygio Cyfansoddiad y Cyngor a’r math o indemniad yn ôl yr angen i adlewyrchu’r penderfyniadau hyn.

Nodi presenoldeb Aelodau’r Pwyllgor Safonau yn y Cynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Adroddodd Aelodau'r Pwyllgor Safonau am eu presenoldeb mewn cyfarfodydd y Cynghorau Sir, Tref a Chymuned fel a ganlyn -

Mynychodd y Parchedig Wayne Roberts gyfarfodydd y Cyngor Sir fel Caplan y Cadeirydd fel mater o drefn a soniodd am y cyfarfod a gynhaliwyd ar 10 Medi 2013 pan gafodd Adroddiad yr Ymchwilydd ar y llifogydd yng Nglasdir, Rhuthun ei ystyried.  Bu trafodaeth dda a llongyfarchwyd y Cadeirydd gan y Parchedig Roberts ar ei reolaeth o’r cyfarfod ac adroddodd bod ymddygiad yn gyffredinol wedi bod yn ardderchog.

Adroddodd y Cynghorydd Bill Cowie ar gyfarfodydd rhagorol Cyngor Dinas Llanelwy a gafodd eu rhedeg yn dda heb unrhyw faterion sy'n peri pryder.

 Adroddodd y Cadeirydd ar ei bresenoldeb yng Nghyngor Cymuned Llanarmon yn Iâl ar 3 Gorffennaf, 2013 lle'r oedd awyrgylch cyfeillgar.  Roedd naw Cynghorydd Cymuned yn bresennol ac er gwaethaf i aelod o'r cyhoedd siarad yn hirach na'r amser a neilltuwyd iddo yn y cyfarfod, cafodd y cyfarfod ei drin yn dda gan y Cadeirydd mewn dull cadarn a chyfeillgar.  Yr unig fater yr oedd peth trafodaeth yn ei gylch oedd mater amherthnasol i'r rhaglen.  Dywedodd y Cadeirydd ei fod wedi cael y cyfle i hysbysu’r Cyngor Cymuned am bwysigrwydd hyfforddiant ac er bod y Cyngor wedi ymddangos yn awyddus roedd rhai pryderon am y gost.  Roedd wedi cynghori bod hyfforddiant y Cod Ymddygiad yn cael ei ddarparu am ddim gyda sesiynau yn y dyfodol yn cael eu cynnal yn yr Haf a gwahoddiadau’n cael eu hanfon allan yn y Gwanwyn.  Dywedodd y Swyddog Monitro y byddai sesiynau hyfforddiant i Gadeiryddion ac Is-gadeiryddion yn cael eu cynnal yn fuan ar ôl y Cyfarfodydd Cyffredinol Blynyddol ond y byddai tâl bychan yn cael ei chodi gan mai darparwr hyfforddiant allanol fyddai’n cael ei ddefnyddio.  Dywedodd hefyd wrth yr aelodau bod Cyngor Tref Dinbych wedi cysylltu ag ef yn gofyn am hyfforddiant penodol ar ddatgan cysylltiad.

Nododd y Parchedig Wayne Roberts ei fwriad i fynychu cyfarfod yng Nghyngor Tref Dinbych ac roedd y Cynghorydd David Jones yn gobeithio mynychu cyfarfod Cyngor Cymuned Llanbedr DC ar 5 Tachwedd 2013.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chofnodi’r adroddiadau llafar oddi wrth aelodau a fu’n mynychu cyfarfodydd.

Cynhelir cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau am 10.00am ar ddydd Gwener 22 Tachwedd 2013 yn Ystafell Gynadledda 1b, Neuadd y Sir, Rhuthun.

Cynhelir cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau am 10.00am ar ddydd Gwener 22 Tachwedd 2013 yn Ystafell Gynadledda 1B, Neuadd y Sir, Rhuthun.

 Dywedodd y Swyddog Monitro nad oedd unrhyw eitemau ffurfiol i'w hystyried yn y cyfarfod hwnnw ond bod materion ar gael i’w trafod yn ymwneud â (1) Diwygiadau i'r Protocol Aelodau/Swyddogion, a (2) Yr wybodaeth ddiweddaraf gan Lywodraeth Cymru ar Gydbwyllgorau Safonau.  Ni fyddai'r eitem ar Ganllawiau Cyfryngau Cymdeithasol yn barod mewn pryd ar gyfer y cyfarfod hwnnw.  Yn absenoldeb unrhyw faterion pwysig cytunodd y Pwyllgor i ohirio ystyried y ddau fater tan eu cyfarfod ym mis Ionawr a chanslo'r cyfarfod a drefnwyd ar gyfer 22 Tachwedd.  Pe bai unrhyw faterion brys yn codi yn ystod y cyfamser byddai cyfarfod arbennig o'r Pwyllgor yn cael ei drefnu.

PENDERFYNWYD canslo cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau a drefnwyd ar gyfer 22 Tachwedd 2013.

PENDERFYNWYD dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau canlynol ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 12 ac 13 Rhan 4 Atodlen 12A y Ddeddf.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) sy’n darparu trosolwg o’r cwynion yn erbyn Aelodau sydd wedi eu cofnodi gydag Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru

Cyflwynodd y Swyddog Monitro (MO) adroddiad cyfrinachol (a ddosbarthwyd eisoes) yn darparu trosolwg o’r cwynion a wnaed i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn erbyn yr aelodau ers 1 Ebrill 2012.

Nododd yr Aelodau ganlyniad y cwynion hynny a gwblhawyd yn ddiweddar ac ystyriwyd statws y cwynion a oedd yn mynd rhagddynt.  Dywedodd y MO bod dwy o'r oedd yn mynd rhagddynt yn cael eu dirwyn i ben a bod y trydydd wedi cael ei drin gan y Pwyllgor yn gynharach ar y rhaglen.  Soniodd y Cadeirydd am yr amser hir a gymerwyd i gwblhau'r broses gwyno mewn achosion penodol a manteision penderfyniad cyflym.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chofnodi’r adroddiad.

 Cyn diwedd y cyfarfod ac ar gais y Cynghorydd David Jones, eglurodd y Swyddog Monitro'r gwahaniaeth rhwng rhagderfyniad a rhagdueddiad a darparodd nifer o enghreifftiau i ddangos y gwahaniaeth.  Cafodd y Cynghorwyr eu cynghori i siarad gyda'r Swyddog Monitro os oedd ganddynt unrhyw amheuaeth yn hyn o beth.

Diolchodd y Cadeirydd i'r aelodau am eu cyfraniad i'r cyfarfod a hefyd diolchodd i'r Swyddog Monitro am ei gymorth.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.20pm.