Agenda and draft minutes

Y Cynghorydd Colin Hughes a’r Parchedig Wayne Roberts

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn

Datganodd y Cadeirydd, Mr Ian Trigger, gysylltiad personol yn Eitem Agenda Rhif 9 - Cod Ymddygiad - Rhan 3 Deddf Llywodraeth Leol 2000. Nododd y Cadeirydd ei fwriad i ddatgelu, o dan yr eitem hon, manylion ynghylch cwyn bosibl yn codi o ohebiaeth mewn perthynas â phenderfyniad y Cyngor i gau Ysgol Llanbedr. Eglurodd bod natur ei gysylltiad yn ymwneud â’i swydd fel Darllenwr Lleyg yn yr Eglwys yng Nghymru, yn arbennig Deoniaeth Dyffryn Clwyd.                    

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau brys.  

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 21 Mawrth, 2014 (mae copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 21 Mawrth 2014.

Cywirdeb –

Tudalen 7 – angen newid y cyfeiriad at ‘W.E. Cowie’ i ddarllen ‘W.L. Cowie’ a newid unrhyw gyfeiriadau at ‘Gynghorau Tref a Chymuned’ i ‘Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned’.               

Tudalen 8, y pedwerydd paragraff – newid y cyfeiriad at ‘ddeall’ i ‘ddealltwriaeth’.         

Tudalen 9 – Cyngor Tref Rhuddlan, yr ail frawddeg – (yn y fersiwn Saesneg) dileu’r gair ‘of’ i ddarllen ‘The Mayor at the commencement reminded Members….’

Materion yn Codi –

Tudalen 9 – Presenoldeb Mewn Cyfarfodydd – dywedodd y Swyddog Monitro y byddai’r awgrym i ddarparu manylion i Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned ynghylch pwrpas Aelodau’r Pwyllgor Safonau yn mynychu cyfarfodydd yn cael ei drafod gyda’r Rheolwr Ymgysylltu â’r Gymuned oedd yn gyfrifol am gysylltu â’r cynghorau hynny. Y nod oedd naill ai i’r Swyddog Monitro neu’r Dirprwy Swyddog Monitro fynychu cyfarfodydd clwstwr i roi eglurhad neu i ddarparu nodyn briffio i’w ddosbarthu.         

Tudalen 7 – Adroddiad Blynyddol Panel Dyfarnu Cymru – Roedd yr Aelodau wedi ceisio eglurhad ynghylch nifer yr achosion yn yr adroddiad oedd yn destun apêl yn yr Uchel Lys. O’r 55 o achosion oedd wedi arwain i sancsiynau, apeliwyd yn erbyn 12 ohonynt o Bwyllgorau Safonau. O ran y rhannau hynny mewn perthynas â   “Methu arwain drwy esiampl (darpariaeth leol)” a “Methu â rhoi ystyriaeth i gyngor Pwyllgor Safonau”  lle byddai amrywiadau lleol, byddid yn holi barn Swyddogion Monitro eraill.          

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Mawrth 2014 fel cofnod cywir.                                       

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) yn cyflwyno Protocol Cyfryngau Cymdeithasol drafft ar gyfer Aelodau a gweithwyr y Cyngor.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro (MO) adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol) yn cyflwyno Protocol Cyfryngau Cymdeithasol drafft ar gyfer Aelodau a gweithwyr y Cyngor i’w ystyried.

Trafododd y MO y rhesymeg y tu ôl i gynhyrchu un Polisi Cyfryngau Cymdeithasol sy’n berthnasol i wahanol ddefnyddwyr cyfryngau cymdeithasol yn seiliedig ar waith a wnaed eisoes yn y Cyngor ac yn ystyried canllawiau blaenorol a gyflwynwyd. Roedd y Polisi drafft wedi’i ddatblygu gan y Tîm Cyfathrebu Corfforaethol gyda mewnbwn gan swyddogion sy’n ymwneud â diogelu yn ogystal â materion o ran safonau. Roedd yn cynnwys dogfen Polisi Cyffredinol yn rhoi cyngor penodol ar gyfer defnyddio cyfryngau cymdeithasol mewn gwahanol amgylchiadau ac, yn arbennig, roedd yn cynnwys canllawiau penodol a luniwyd ar gyfer Aelodau etholedig gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC).

O ystyried y canllawiau ardderchog a luniwyd gan CLlLC, penderfynwyd y dylid cynnwys y canllawiau cyflawn fel atodiad i’r ddogfen bolisi. Arweiniodd y MO yr aelodau drwy’r ddogfen bolisi ac ymhelaethodd ynghylch y rhannau o ganllawiau CLlLC ar gyfer cynghorwyr yn nhermau –

·        manteision cyfryngau cymdeithasol a sut i’w defnyddio’n effeithiol

·        rheolau ac arddull cyfathrebu      

·        cefnogaeth gan y Cyngor a chyfrifoldebau cyffredinol

·        y cyfryngau cymdeithasol a chyfarfodydd y Cyngor

·        y rheolau euraidd wrth ddefnyddio’r cyfryngau cymdeithasol

·        peryglon posibl a sut i’w hosgoi        

·        y gyfraith a’r Cod Ymddygiad

Croesawodd yr Aelodau y polisi fel modd o ddarparu cyngor ac arweiniad wrth ddefnyddio’r cyfryngau cymdeithasol ac roeddynt yn awyddus i rannu’r dogfennau â Chynghorau Dinas, Tref a Chymuned. Roedd y Pwyllgor hefyd yn awyddus i bwysleisio’r pwyntiau a ganlyn i gynghorwyr ac y dylid eu cynnwys yn hyfforddiant yr aelodau –

·        gallai posibilrwydd o dorri amodau’r canllawiau cyfryngau cymdeithasol arwain i dorri’r Cod Ymddygiad

·        y rheolau euraidd wrth ddefnyddio cyfryngau cymdeithasol fel y nodir o fewn y canllawiau

·        y canfyddiad negyddol posibl o ran defnyddio cyfryngau cymdeithasol yng nghyfarfodydd y cyngor.

Teimlodd y Cynghorydd David Jones y byddai’n werth cynnwys cyfeiriad yn y polisi at y ffaith bod Panel Dyfarnu Cymru wedi derbyn achosion oedd yn ymwneud â’r defnydd o gyfryngau cymdeithasol a’i fod wedi gorfodi sancsiynau ar gynghorwyr o ganlyniad i hynny. Yn ogystal, cwestiynodd y cyfeiriad ym mharagraff 5.4 o’r polisi i ddyletswydd Aelodau i hysbysu ynghylch unrhyw achosion o dorri’r cod gan Aelodau eraill. Cytunodd y MO y gellid cyfeirio at Banel Dyfarnu Cymru. Dywedodd hefyd bod yr Ombwdsman wedi cadarnhau na fyddai’n ystyried fod unrhyw aelod wedi torri’r amodau os oeddynt yn defnyddio’r weithdrefn benderfynu leol ac y byddai’n ail-eirio’r paragraff yn unol â hynny. Amlygodd y Dirprwy Swyddog Monitro gyfeiriad o fewn y polisi (Atodiad C, paragraff 11) at gefnogaeth a chamau a gymerir gan y cyflogwr mewn achosion arbennig o ganlyniad i’w gwaith. Yr oedd o blaid mwy o eglurder o fewn y ddogfen yng ngolau’r gwahanol lefelau o gefnogaeth a ddarperir i weithwyr ac Aelodau etholedig. Cytunodd y Pwyllgor y dylid mynd i’r afael â materion o fewn y ddogfen bolisi.

Yn ogystal, trafododd y Pwyllgor fanteision ac anfanteision cyfryngau cymdeithasol gan ddyfalu i ba raddau y byddai aelodau yn eu defnyddio ynghyd ag effaith gweddarlledu ar gyfarfodydd y cyngor. Er rhai pryderon ynghylch peryglon cyfryngau cymdeithasol, cydnabuwyd eu gwerth o ran ymgysylltu â phreswylwyr a chyfathrebu â hwy ar-lein ynghyd â chyrraedd niferoedd mawr o bobl na fyddai modd ymgysylltu â hwy drwy ddulliau mwy traddodiadol. Dywedodd y MO byddai adroddiad ar y polisi yn cael ei gyflwyno ar gyfer cymeradwyaeth y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a’r Cabinet.

PENDERFYNWYD –

(a)       yn amodol ar sylwadau’r Aelodau fel y nodwyd uchod, cymeradwyo’r Polisi Cyfryngau Cymdeithasol drafft;

(b)       gofyn i’r Swyddog Monitro gylchredeg canllawiau CLlLC ar gyfer cynghorwyr  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) yn hysbysu'r pwyllgor o'r gofyniad sydd ar Aelodau mewn perthynas â datgan cysylltiad a chydymffurfio â’r gofyniad.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro (MO) adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol) oedd yn hysbysu’r pwyllgor ynghylch y gofyn i Aelodau ddatgan cysylltiad mewn perthynas ag unrhyw fusnes a roddir ger eu bron ynghyd â chydymffurfio â’r trefniadau hynny yn ymarferol.

Roedd yr adroddiad yn trafod manylion y darpariaethau deddfwriaethol gan nodi’r Cod Ymddygiad Enghreifftiol gyda chyfeiriad arbennig at baragraff 11 o’r Cod sy’n nodi’r gofynion ar gyfer Aelodau o ran datgan cysylltiadau ar lafar ac yn ysgrifenedig fel y bo’n briodol wrth fynychu cyfarfodydd. Roedd y ffurflen a ddarperir i Aelodau ei chwblhau er mwyn darparu hysbysiad ysgrifenedig o gysylltiad a ddatganwyd wedi’i hatodi i’r adroddiad. Yn dilyn adolygiad, roedd y MO wedi canfod rhai anghysondebau yn y modd y cwblhawyd y ffurflenni gan Aelodau, yn enwedig –

·        methiant i nodi p’un a oeddynt yn Aelod neu’n Aelod Cyfetholedig o’r awdurdod

·        methiant i nodi p’un a oedd y cysylltiad a ddatganwyd yn bersonol neu’n gysylltiad personol ac yn un sy’n rhagfarnu

·        dryswch posibl o ran cwblhau’r bocs gyda’r teitl Natur y Diddordeb.               

Tra byddid yn debygol y byddai’r materion uchod yn cael eu cofnodi o fewn cofnodion y cyfarfod, nododd yr Aelodau y gallai’r Ombwdsman wneud cais i weld  y ffurflenni datgan fel rhan o unrhyw ymchwiliad ac y gellid eu datgelu at ddibenion eraill hefyd. Yn ogystal, derbyniwyd y gallai cychwyn cyhoeddi cofrestr o gysylltiadau aelodau yn electronig arwain i geisiadau am y wybodaeth ar ffurfleni datgan. Ystyriodd y Pwyllgor nifer o gamau i wella’r boses ac i sicrhau bod ffurflenni datgan yn cael eu cwblhau’n llawn fel y bo’n briodol. O ganlyniad, cytunwyd (1) y byddai nodyn briffio yn cael ei gylchredeg i Aelodau i dynnu sylw at y mater ynghyd â’r rhesymeg y tu ôl i’r angen i gwblhau’r ffurflen ddatgan yn gywir, a (2) y dylid monitro ffurflenni datgan yn fwy trylwyr mewn cyfarfodydd. Nodwyd hefyd bod gwahaniaethau o ran y modd y mae Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned yn cofnodi datganiadau o gysylltiad gan Aelodau. Er mwyn sicrhau cysondeb ar draws y sir, cytunwyd y dylid cyflwyno nodyn briffio i’r cynghorau hynny ynghyd â ffurflen ddatgan y gellid ei haddasu ar gyfer eu dibenion eu hunain fel y bo’n briodol.

PENDERFYNWYD –

(a)          derbyn a nodi’r adroddiad;      

(b)       cylchredeg nodyn briffio i Gynghorwyr Sir yn pwyso arnynt i gofio pwysigrwydd cwblhau’r ffurflen Datgelu a Chofrestru Cysylltiadau yn gywir ynghyd â’r rhesymau am hynny;                   

(c)        bod angen bod yn fwy trylwyr wrth fonitro ffurflenni Datgelu a Chofrestru Cysylltiadau yng nghyfarfodydd y cyngor, a

(d)       chylchredeg nodyn briffio i Glercod Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned ynghyd â ffurflen Datgelu a Chofrestru Cysylltiadau y gellid ei haddasu at eu dibenion hwy eu hunain fel y bo’n briodol.

Nodi presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yng nghyfarfodydd Cynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Rhoddodd Aelodau’r Pwyllgor Safonau adroddiadau ar gyfarfodydd a fynychwyd ganddynt fel a ganlyn –

Cyngor Dinas Llanelwy – Adroddodd y Cynghorydd Bill Cowie ei fod wedi mynychu cyfarfod o Gyngor Dinas Llanelwy yn ystod mis Ebrill oedd wedi’i gynnal yn dda. Rhoddodd wybod bod y Cyngor Dinas yn ddiweddar wedi penodi aelod newydd a bod sedd wag arall fyddai angen ei llenwi. Ychwanegodd bod y Clerc newydd a benodwyd yn ddiweddar yn sicrhau bod unrhyw gynghorydd sy’n datgan cysylltiad yn cwblhau’r ffurflen ddatgan briodol yn y cyfarfod.

Fforwm Safonau Gogledd Cymru - Adroddodd y Cadeirydd ynghylch ei bresenoldeb gyda’r Parchedig Wayne Roberts yn Fforwm Safonau Gogledd Cymru a gynhaliwyd ar 29 Ebrill 2014 yn Neuadd y Sir, yr Wyddgrug, a drefnwyd gan Gyngor Sir y Fflint. Roedd y cyfarfod wedi’i gynnal yn dda a dywedodd fod Swyddog Monitro Sir y Fflint wedi creu argraff dda arno, roedd y swyddog yn brofiadol iawn ac yn frwdfrydig. Ceisiodd y Cadeirydd farnau’r Aelodau ar nifer o faterion a godwyd yn y cyfarfod a thrafodwyd y rhai a ganlyn –

Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol - Nododd yr Aelodau bod Pwyllgorau Safonau eraill yn cynnal Cyfarfod Blynyddol ac ystyriwyd rhinweddau cyflwyno’r arfer hwn. Roedd y Pwyllgor yn cefnogi’r syniad o gynnal Cyfarfod Blynyddol er mwyn adolygu eu gwaith dros y deuddeng mis blaenorol ac i ystyried nodi eu blaenoriaethau ar gyfer y deuddeng mis i ddod. Nodwyd bod Pwyllgorau Safonau eraill yn cynnal cyfarfodydd gydag Arweinyddion Grwpiau a chytunodd yr Aelodau i drafod y mater hwnnw ymhellach yn eu Cyfarfod Blynyddol ynghyd â mecanwaith ar gyfer ymgynghori â Chynghorau Dinas, Tref a Chymuned. Cytunwyd hefyd i gyfuno’r cyfarfod nesaf a drefnwyd ar gyfer 18 Gorffennaf 2014 gyda Chyfarfod Blynyddol er mwyn trafod y materion hynny. Codwyd y mater o ddatganoli gwasanaethau i Gynghorau Dinas, Tref a Chymuned ynghyd â’r goblygiadau wedyn i’r Pwyllgor Safonau. Eglurodd y Swyddog Monitro (MO) y byddai’r mater yn destun archwilio pellach a rhagor o herio drwy’r broses safonau.

Hyfforddiant - Adroddodd y Cadeirydd ynghylch y gwahanol hyfforddiant a ddarparwyd ar draws gwahanol siroedd. Gwnaed cynnig yn y Fforwm Safonau y dylid cynnal sesiwn hyfforddiant un diwrnod ar draws chwe Awdurdod Lleol Gogledd Cymru i’w gyflwyno gan Peter Keith-Lucas yn canolbwyntio ar sut i gynnal gwrandawiad. Cytunodd Cyngor Sir Ynys Môn i gynnal y digwyddiad gyda’r 23 a 27 o Fehefin 2014 fel y dyddiadau a ffafriwyd. Teimlodd y Pwyllgor y byddai’r hyfforddiant yn fuddiol iddynt a chytunwyd y dylid rhoi blaenoriaeth i Aelodau’r Pwyllgor Safonau ei fynychu cyn ei gynnig i gynghorwyr eraill sydd â diddordeb. Nodwyd na fyddai’r Cadeirydd a’r Cynghorydd Bill Cowie yn gallu mynychu ar y dyddiadau hynny. Cytunodd y MO i gysylltu ag Aelodau’r Pwyllgor ar ôl cadarnhau’r manylion. Yn nhermau hyfforddiant ymsefydlu, y farn gyffredin oedd y byddai’n well cyflwyno hyfforddiant ar ôl mynychu nifer o gyfarfodydd. Nododd yr Aelodau eu bod yn fodlon â’r ddarpariaeth bresennol o hyfforddiant.

Roedd gan y Cadeirydd ddiddordeb clywed y disgwylid dyfarniad gan Achos yn yr Uchel Lys yn ymwneud â Chynghorydd yn Sir y Fflint a chytunodd y MO i ddarparu copi o’r dyfarniad unwaith yr oedd ar gael.

PENDERFYNWYD  –

(a)       derbyn a nodi’r adroddiadau llafar gan aelodau oedd wedi mynychu cyfarfodydd;

(b)       cefnogwyd yr arfer o gyflwyno Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol ynghyd â chyfuno'r cyfarfod nesaf oedd wedi’i drefnu ar gyfer y Pwyllgor Safonau ar 18 Gorffennaf 2014 gyda Chyfarfod Cyffredinol Blynyddol er mwyn trafod materion perthnasol fel y nodwyd uchod, ynghyd â

(c)        chefnogi’r cynnig ar gyfer cynnal Hyfforddiant Safonau ar y cyd gyda lleoedd Sir Ddinbych yn cael eu blaenoriaethu ar gyfer Aelodau’r Pwyllgor Safonau  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Cynhelir cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau am 10.00am ddydd Gwener 18 Gorffennaf 2014 yn Ystafell Gynadledda 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun.

Nododd yr Aelodau bod cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau wedi’i drefnu ar gyfer 10.00 a.m. ar ddydd Gwener 18 Gorffennaf 2014 yn Ystafell Gynadledda 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun. Fel y cytunwyd yn flaenorol, byddai’r cyfarfod a drefnwyd yn cael ei gyfuno â Chyfarfod Cyffredinol Blynyddol cyntaf y Pwyllgor Safonau. Anogodd y Cadeirydd yr Aelodau i gyflwyno unrhyw syniadau ar gyfer y Cyfarfod Blynyddol i’r Swyddog Monitro neu’r Dirprwy Swyddog Monitro ymlaen llaw.

PENDERFYNWYD dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972 i wahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau a ganlyn, ar y sail ei bod yn debygol y bydd gwybodaeth eithriedig yn cael ei datgelu, fel y’i diffinnir ym mharagraffau 12 a 13, Rhan 4, Atodlen 12a Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) sy’n rhoi trosolwg o gwynion a gyflwynwyd yn erbyn aelodau i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Darparodd y Cadeirydd fanylion cwyn posibl yn codi o ohebiaeth mewn perthynas ag anghydfod o ran p’un a ddylid cau Ysgol Llanbedr, yn unol â phenderfyniad y Cyngor, ai peidio. Cyfeiriwyd llythyr at Gadeirydd y Pwyllgor Safonau yn manylu ynghylch sawl cwyn yr oedd wedi’u trafod â’r Swyddog Monitro. Darparwyd ymateb oedd yn egluro nad oedd gan y Pwyllgor Safonau unrhyw awdurdodaeth dros y mater a chyfeiriwyd y gohebydd at Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru os dymunent fwrw ymlaen i wneud cwyn. Eglurodd y Cadeirydd nad oedd am wahodd trafodaeth ar y mater ac nad oedd ond eisiau i’r Aelodau fod yn ymwybodol ohono.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad cyfrinachol (a gylchredwyd yn flaenorol) oedd yn darparu trosolwg o gwynion yn erbyn aelodau oedd wedi’u cyflwyno i Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ers 1 Ebrill 2012. Dywedodd nad oedd yr Ombwdsman wedi penderfynu ymchwilio i ddau gŵyn diweddar ac nid oedd unrhyw gwynion yn mynd rhagddynt ar hyn o bryd.

PENDERFYNWYD derbyn a nodi’r adroddiad ynghyd ag adroddiad llafar y Cadeirydd ynghylch cwyn posibl.          

Daeth y cyfarfod i ben am 11.30 a.m.