Agenda and draft minutes

Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau.

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw fuddiannau personol neu ragfarnus mewn unrhyw fusnes i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganwyd cysylltiad personol na rhagfarnllyd gan unrhyw un.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys, dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Dim materion brys wedi’u codi.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 11eg Ionawr 2013 (copi’n amgaeëdig).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd Ddydd Gwener, 22 Chwefror 2013.

Nododd y Cynghorydd David Jones fod ei sylwadau wrth drafod Eitem 6 – Hyfforddiant Cod Ymddygiad yn cyfeirio’n benodol at yr hyfforddiant oedd ar gael gan Un Llais Cymru ar gyfer cyllid a llywodraethu.

Un o’r datblygiadau yn dilyn trafodaeth y cyfarfod blaenorol o Eitem 7 - Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru, roedd y Swyddog Monitro wedi derbyn gwybodaeth bod y cyfyngiad ar y nifer o lefydd oedd ar gael yng Nghynhadledd Safonau Cymru 2013 wedi’i dynnu’n ôl ac y gall unrhyw aelod o Bwyllgor Safonau oedd â diddordeb fynychu’r Gynhadledd.  Roedd y Cynghorydd David Jones, Parch Wayne Roberts, Mr Ian Trigger a Mrs Paula White wedi cadarnhau yn flaenorol eu bod yn bwriadu mynychu’r gynhadledd, a dywedodd y Cynghorydd Colin Hughes y byddai’n hysbysu’r Swyddog Monitro petai’n gallu mynychu hefyd.

Cymerodd y Swyddog Monitro y cyfle hwn i hysbysu’r pwyllgor bod y gweithrediad cyfreithiol i apwyntio Paul Penlington i’r Cyngor wedi’u penderfynu, a bod y Cynghorydd Penlington wedi ei gadarnhau’n ffurfiol i’r swydd ar 19 Chwefror.  Roedd y Swyddog Monitro yn gweithio gyda’r Cynghorydd Penlington i sicrhau y byddai wedi’i hyfforddi’n llawn i gyflawni ei ddyletswyddau fel aelod etholedig, gan gynnwys hyfforddiant Cod Ymddygiad.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 22 Chwefror fel cofnod gwir a chywir, yn amodol ar y newidiadau uchod.

Cydnabod presenoldeb aelodau’r Pwyllgor Safonau mewn cyfarfodydd Cynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Nododd y Cynghorydd David Jones ei fod wedi mynychu cyfarfod Cyngor Cymuned Llandegla yn ddiweddar.  Roedd y cyfarfod wedi’i baratoi’n dda, gyda rhaglen dda a thrafodaeth gyda strwythur iddi.  Roedd saith allan o naw o aelodau’r Cyngor Cymuned yn bresennol, ac roedd aelod o’r cyhoedd yn bresennol hefyd.  Yn gyffredinol, nid oedd gan y Cynghorydd Jones unrhyw bryderon am y modd yr oedd y Cyngor Cymuned yn gwneud eu gwaith ac roedd y cyfarfod yn cael ei redeg yn dda iawn.

Cadarnhaodd Ms Margaret Medley ei bod wedi mynychu cyfarfod y Cyngor Llawn yn Neuadd y Sir, Rhuthun, ar 5 Ionawr.  Sylwodd bod nifer o wendidau mewn perthynas â phatrwm y drafodaeth, gyda rhai o’r cynghorwyr heb baratoi ac eraill yn ailadrodd pwyntiau a wnaed yn flaenorol.  Pwysleisiodd Ms Medley bwysigrwydd paratoi’n drwyadl ar gyfer y cyfarfodydd er mwyn sicrhau bod y drafodaeth yn drylwyr ond bod iddi ffocws pendant.  Roedd y Swyddog Monitro yn cydnabod pryderon Ms Medley ond ychwanegodd bod y materion oedd yn cael eu trafod yn y cyfarfod ynglŷn â gosod cyllideb y Cyngor ac Adolygiad GIG yn gynhennus iawn, ac roedd nifer o’r cynghorwyr oedd yn bresennol yn dymuno mynegi eu barn.  Nodwyd bod Cadeirydd y Cyngor wedi rheoli’r cyfarfod yn dda o dan yr amgylchiadau ac wedi’i ganmol ar ddiwedd y cyfarfod.  Nododd y Swyddog Monitro nad oedd unrhyw hyfforddiant penodol er mwyn paratoi ar gyfer cyfarfodydd, ond roedd yr aelodau wedi derbyn hyfforddiant mewn materion ariannol a gosod cyllideb cyn y cyfarfod, ac mae’n debyg mai newidiadau hwyr oedd wedi oedi argaeledd rhai o’r adroddiadau ac o ganlyniad dyma oedd y rheswm am y diffyg paratoi.  

Nododd y Swyddog Monitro bod Llywodraeth Cymru wedi datblygu cynigion i’r Cynghorau ddarlledu cyfarfodydd cyhoeddus, ac er nad yw hyn yn ofynnol, bydd Sir Ddinbych yn archwilio’r potensial ar gyfer darlledu cyfarfodydd.  Roedd rhai cynghorau yng Nghymru eisoes wedi arbrofi hyn ac roedd y canlyniadau yn gymysg.

PENDERFYNWYD nodi’r adborth gan aelodau’r Pwyllgor Safonau a oedd wedi mynychu cyfarfodydd cynghorau tref, cymuned a’r cyngor sir.

Derbyn adroddiad er gwybodaeth (copi’n amgaeëdig) yn rhoi manylion i Aelodau’r Pwyllgor ar y sesiwn hyfforddi a drefnwyd ar gyfer Cadeiryddion Cynghorau Tref a Chymuned mewn sgiliau cadeirio, a drefnwyd ar gyfer 16eg Mai 2013.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro adroddiad oedd yn rhoi manylion y trefniadau arfaethedig ar gyfer hyfforddiant sgiliau cadeirio a fyddai’n cael ei gynnig i Gadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Cynghorau Tref a Chymuned ar 16 Mai yn Neuadd y Sir, Rhuthun.  Bydd yr hyfforddwr allanol sy’n cael ei hargymell gan Gymdeithas Llywodraeth Lleol Cymru, Julia Wright, yn cynnal yr hyfforddiant, a bydd yn canolbwyntio ar ffurfio trafodaethau a rhagweld problemau er mwyn gallu gwneud penderfyniadau’n effeithiol.  Disgwylir y bydd datblygu sgiliau cadeirio yn hyrwyddo datblygu safonau ymddygiad a moeseg, a chyfrannu at hwyluso gweithrediadau democrataidd lleol.

Oherwydd yr holl alw, bydd presenoldeb yn cael ei gyfyngu i le i ddau aelod o bob cyngor gyda ffi o £30 y pen, er mwyn galluogi i Gadeiryddion ac Is-Gadeiryddion cyfredol neu ddarpar Gadeiryddion ac Is-Gadeiryddion fynychu’r hyfforddiant.  Datganodd Cadeirydd y Pwyllgor Safonau ei ddiddordeb mewn mynychu’r hyfforddiant ond ni fyddai’r Parchedig Wayne Roberts yn gallu bod yn bresennol.

 PENDERFYNWYD

      i.        y dylai aelodau’r Pwyllgor Safonau nodi’r trefniadau ar gyfer cynnal hyfforddiant sgiliau cadeirio; a

    ii.        bydd Cadeirydd y Pwyllgor Safonau yn mynychu’r hyfforddiant

Derbyn adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi’n amgaeëdig) yn cyflwyno i’r Pwyllgor Lythyr Gweinidogol ar y Fframwaith Moesegol.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad oedd yn cynnwys llythyr gan Weinidog Llywodraeth Leol a Chymunedau am Fframwaith Foesegol Llywodraeth Leol, gan roi crynodeb o gynnwys y llythyr a’i arwyddocâd i’r Cyngor.  Roedd y llythyr yn cyfeirio at nifer o faterion oedd yn cael eu cynnwys yn y Papur Gwyn ‘Hyrwyddo Democratiaeth Leol’ ac yn cynnig diweddariad a chanllawiau pellach am weithrediad darpariaeth y Papur Gwyn.  Bu’r Pwyllgor yn trafod y materion hyn a chytunwyd ar ymateb i’w gyflwyno i’r Gweinidog.

Datrysiadau lleol ar gyfer cwynion lefel isel am ymddygiad aelodau

Roedd y Gweinidog yn arnodi argymhelliad Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru bod awdurdodau lleol yn defnyddio proses ddatrys ar gyfer cwynion lefel isel yn erbyn aelodau, a gofynnwyd i’r awdurdodau wneud trefniadau i ddefnyddio protocol cyffredinol yn wirfoddol.  Cadarnhaodd y Swyddog Monitro bod y Cyngor wedi dechrau defnyddio’r protocol a mynegodd ei gefnogaeth tuag at y broses gyflymach, effeithlon newydd ar gyfer archwilio materion na fyddai’n cael sylw’r Ombwdsmon fel arfer.  Roedd y Swyddog Monitro yn darlunio proses gymodi yn cynnwys arweinwyr grwpiau gwleidyddol, gyda’r dewis o godi’r cwynion gyda’r Pwyllgor Safonau fel bo’r angen.  Bydd y Cyngor Sir yn profi hyn cyn ei ddefnyddio mewn Cynghorau Tref a Chymuned.   Derbyniodd y Pwyllgor y cyngor bod yn rhaid i unrhyw gwynion gan y cyhoedd gael eu rhoi i’r Ombwdsmon.

Roedd y Pwyllgor yn cydnabod bod angen proses er mwyn datrys cwynion lefel isel, a phwysigrwydd rôl y Pwyllgor yn y broses hon.  Gofynnodd y Cadeirydd sut y byddai pennu lefel y cwynion er mwyn penderfynu bod angen eu hatgyfeirio, a chynigodd y Swyddog Monitro mai diben y broses oedd delio â chwynion megis cyhuddiadau o amarch rhwng aelodau.   Byddai’r Swyddog Monitro yn ymgynghori gyda’r Ombwdsmon i sefydlu rhagesiampl sut yr oeddent wedi delio ag achosion penodol yn y gorffennol, a byddai hyn yn darparu gwybodaeth ar gyfer y broses atgyfeirio.

Cytunodd y Pwyllgor i ymateb er mwyn cadarnhau eu bod yn cefnogi’r broses datrys yn lleol ac i drefnu manylion y trefniadau.

Cap gwirfoddol ar indemniad

Roedd y Papur Gwyn yn argymell cyflwyno cap gwirfoddol o £20,000 yn cael ei gynnig gan awdurdodau lleol fel indemniad ar gyfer costau cyfreithiol a wnaed gan aelodau oherwydd achosion o gamymddwyn.  Eglurodd y Swyddog Monitro bod y broses yn Sir Ddinbych yn nodi y dylid cyflwyno cais am indemniad i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, ond nad oedd cyfyngiadau ar y cyfansymiau y gellid eu talu.   Pwysleisiodd y Swyddog Monitro y pwysigrwydd bod aelodau yn gallu amddiffyn eu hunain yn erbyn cyhuddiadau Cod Ymddygiad, ond nododd pryder Llywodraeth Cymru bod posibilrwydd y gall y costau cyfreithiol gynyddu. Byddai’n rhaid i’r Cyngor adennill unrhyw arian a dalwyd yn yr indemniad petai cerydd yn cael ei chynnal, a ni fyddai gan y Cyngor unrhyw hyblygrwydd yn hyn o beth.

Roedd yr Ombwdsmon wedi nodi y byddai’n barod i gytuno ar gap cilyddol ar gyfer costau cyfreithiol, a chytunodd y Pwyllgor, gan y bydd y cap yn berthnasol i’r naill a’r llall, y byddai hyn yn cael ei ystyried yn gyfatebol o dan Erthygl 6 Confensiwn Ewropeaidd Hawliau Dynol, oedd yn amddiffyn eu hawl i achos teg.  Ond, cytunwyd i ofyn am eglurhad gan y Gweinidog.

Nododd y Pwyllgor er bod cap ar yr indemniadau yn galluogi dyrannu cyfanswm hael iawn, ystyriwyd ei bod yn bwysig bod aelodau yn cael cynnig cefnogaeth i gyflawni eu rôl, ac ar adegau golyga hyn bod yn rhaid iddynt siarad am bynciau cynhennus gyda risg cynhenid o gerydd.

Cytunodd y Pwyllgor i gefnogi cyflwyno cap indemniadau sy’n daladwy i aelodau mewn perthynas â chostau cyfreithiol, a’r cap hwnnw yn £20,000.

Addasiadau i’r Cod  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Mae cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau wedi ei drefnu ar gyfer 10:00am ar 12fed Ebrill 2013 yn Ystafell Gynhadledd 1, Tŷ Nant, Prestatyn.

Nodwyd bod cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau wedi’i drefnu ar gyfer 12 Ebrill 2013. Bydd Cynhadledd Safonau Cymru 2013 yn cael ei chynnal yn Llandudno ar 19 Ebrill.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi’n amgaeëdig) yn rhoi trosolwg o gwynion yn erbyn aelodau a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad cyfrinachol, a gafodd ei gylchredeg cyn y cyfarfod, oedd yn darparu trosolwg o’r cwynion a wnaed i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn erbyn yr aelodau ers 1 Ebrill 2012.

Cynghorodd y Swyddog Monitro bod achos yn ymwneud ag aelod yn peidio â datgan cysylltiad personol eitem busnes wedi’i ohirio gan aros am ganlyniad achos llys anghysylltiol yn ymwneud â’r aelod.  Mae hyn wedi’i ddatrys yn awr a bydd y Swyddog Monitro yn dod ag adroddiad am yr achos i’r cyfarfod nesaf.

Roedd achos arall yn ymwneud â chwyn o ddiffyg parch ac ystyriaeth yn cynnwys unigolyn nad oedd yn gynghorydd bellach.  Nododd y Swyddog Monitro y byddai’n dod ag adroddiad llawn o amgylchiadau’r achos i’r cyfarfod nesaf.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chofnodi’r adroddiad.

Diolchodd y Cadeirydd i aelodau’r pwyllgor a’r swyddogion oedd yn bresennol am eu cyfraniadau a’u presenoldeb yn y cyfarfod.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.25 am