Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau gan Mrs Paula White a’r Swyddog Monitro, Gary Williams.

Croesawyd pawb i’r cyfarfod gan y Cadeirydd a dymunodd flwyddyn newydd dda i bawb.

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw fuddiannau personol neu ragfarnus mewn unrhyw fusnes sydd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni fynegwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiannau personol na niweidiol.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys dan Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 30ain Tachwedd 2012 (copi’n amgaeëdig).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar ddydd Gwener, Tachwedd 30^ain 2012 ac fe’u cymeradwywyd yn gofnod cywir.  Roedd y pwyllgor am gymeradwyo clerc y cofnodion am gynhyrchu cyfrif cywir a chynhwysfawr o’r cyfarfod.

PENDERFYNWYD bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar Dachwedd 30^ain 2012 yn gofnod cywir.

Cydnabod presenoldeb aelodau’r Pwyllgor Safonau yng nghyfarfodydd Cynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Gwahoddwyd aelodau’r pwyllgor i adborthi o gyfarfodydd cynghorau sir, tref a chymuned yr oedden nhw wedi eu mynychu’n ddiweddar ac fe fanteisiodd aelodau ar y cyfle i gynnig crynodeb o ba mor effeithiol yr oedd eu cynghorau cymuned unigol yn gweithredu.

Dywedodd y Cynghorydd Bill Cowie ei fod yn aelod o Gyngor Dinas Llanelwy a chrybwyllodd fod y cyfarfodydd yn cael eu cynnal yn dda iawn bob amser, gyda chlerc ardderchog.  Nododd y Cynghorydd Colin Hughes fod cyfarfodydd Cyngor Cymuned Henllan yn dda, yn gyfeillgar ac yn drefnus, a bod cyfarfodydd Cyngor Tref Dinbych yn cynnwys dadleuon ardderchog ac roedd yno glerc da iawn hefyd.  Dywedodd y Cynghorydd David Jones fod aelodau Cyngor Cymuned Llanferres i gyd yn ffrindiau ond bod y cyfarfodydd yn strwythuredig ac yn gweithredu’n effeithiol, a bod yna ddau neu dri aelod o’r cyhoedd yn bresennol fel arfer.  Nododd y Cynghorwyr Cowie a Hughes mai anaml y ceid cyfranogiad y cyhoedd yng nghyfarfodydd y Cyngor Sir, gyda phresenoldeb y cyhoedd yn ymwneud yn uniongyrchol, fel arfer, â materion penodedig, yn enwedig y rheiny a ystyrir gan y Pwyllgor Cynllunio.

Roedd y Dirprwy Swyddog Monitro  yn bositif ynglŷn â datblygu cysylltiadau â chynghorau tref a chymuned ac fe awgrymodd y pwyllgor y bydden nhw’n fodlon ymweld â’r cynghorau cymuned eraill yn yr ardal leol pe byddid yn darparu rhestr lawn o gyfarfodydd a manylion cyswllt y clercod perthnasol.  Cafodd Aelodau eu hatgoffa o bwysigrwydd defnyddio eu disgresiwn pe bydden nhw’n dyst i ddigwyddiadau a allai beri sialensiau cod ymddygiad mewn cyfarfodydd felly.

Dywedodd y Dirprwy Swyddog Monitro wrth y pwyllgor fod dyfynbrisiau’n cael eu derbyn am hyfforddiant mewn sgiliau cadeirio i’w rhoi ar gael i aelodau cynghorau tref a chymuned.  Fe groesawyd hynny gan y pwyllgor ac fe bwysleisiwyd pwysigrwydd hyfforddiant i godi safonau mewn cyfarfodydd cyhoeddus.

PENDERFYNWYD

i) nodi’r adborth a gafwyd o gyfarfodydd diweddar;

ii) bod rhestr o holl gyfarfodydd cynghorau tref a chymuned ar gyfer y flwyddyn galendr a manylion cyswllt clercod pob cyngor tref a chymuned, i’w cylchredeg i aelodau’r pwyllgor.

Derbyn adroddiad (copi’n amgaeëdig) gan y Dirprwy Swyddog Monitro ar gyflwyno hyfforddiant ar y Cod Ymddygiad yn 2012.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro adroddiad (a gylchredwyd cyn y cyfarfod) a oedd yn rhoi trosolwg o’r hyfforddiant a gyflenwyd i gynghorau sir, tref a chymuned ar y Cod Ymddygiad ers yr etholiadau lleol ym Mai 2012. Roedd y Pwyllgor Safonau wedi pwysleisio o’r blaen bwysigrwydd darparu rhaglen hyfforddi gynhwysfawr a hygyrch ar y Cod Ymddygiad ac roedd y Swyddog Monitro a’r Dirprwy Swyddog Monitro wedi trefnu digwyddiadau i gyflenwi hyfforddiant mewn nifer o leoliadau, yn ystod y dydd a chyda’r nos.

Nododd y Dirprwy Swyddog Monitro fod y Cod Ymddygiad wedi ei ddiwygio i wneud yr hyfforddiant hwn yn orfodol i Gynghorwyr Cyngor Sir Ddinbych ac o’r 47 o gynghorwyr a etholwyd y mis Mai diwethaf, roedd 45 wedi mynychu o leiaf un o’r sesiynau hyfforddi.  Roedd rhai o’r cynghorau tref a chymuned wedi penderfynu hefyd gwneud yr hyfforddiant yn orfodol ac roedd 99 o’r 349 o gynghorwyr tref a chymuned cymwys wedi mynychu sesiynau hyfforddi.  Fe ystyriwyd y lefel presenoldeb yma’n eithaf da o’i gymharu â gweddill Cymru, ond cytunai’r Pwyllgor y dylid fforio cyfleoedd i wella presenoldeb.

Nodwyd nad oedd yr ystadegau’n cynnwys hyfforddiant a ddarparwyd yn annibynnol gan glercod cynghorau tref a chymuned, drwy Un Llais Cymru - corff cynrychioliadol cenedlaethol cynghorau tref a chymuned yng Nghymru, na chan Gymdeithas Cynghorau Tref a Chymunedau Mwy Gogledd Cymru.  Gofynnodd y pwyllgor a ellid darparu’r ffigurau hyn yn eu cyfarfod nesaf fel y gellid sefydlu darlun llawnach.  Roedd y Cynghorydd Jones wedi bod yn yr hyfforddiant a gynigiwyd gan Un Llais Cymru a dywedodd ei fod yn dda iawn.  Ychwanegodd y Dirprwy Swyddog Monitro fod yr hyfforddiant a gynigir gan Un Llais Cymru’n debyg i hwnnw a gynigir gan Sir Ddinbych ac roedd wedi cael derbyniad da, ond nododd nad oedd  swyddog cyfreithiol cymwysedig yn cyflenwi eu hyfforddiant nhw bob amser.

Gofynnodd y Cadeirydd am i’r Dirprwy Swyddog Monitro ysgrifennu at glercod cynghorau tref a chymuned ar ran y Pwyllgor Safonau i gynnig atgoffâd o werth ac argaeledd yr hyfforddiant a gynigir gan y Cyngor.

Trafodwyd y disgwyliad y byddai sesiynau hyfforddi wedi eu recordio ar fideo’n cael eu darparu i gynghorau tref a chymuned fel opsiwn i ganiatáu mwy o hyblygrwydd yn yr hyfforddiant ond cytunodd y pwyllgor na fyddai hyn yn foddhaol ac yr ystyrir bod digwyddiadau hyfforddi wyneb yn wyneb yn llawer mwy effeithiol.

Estynnodd y Cadeirydd ei longyfarchion i’r Swyddog Monitro a’r Dirprwy Swyddog Monitro am eu gwaith caled yn datblygu ac yn cyflenwi’r rhaglen hyfforddi a mynegodd werthfawrogiad y Pwyllgor Safonau.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau’n

i) nodi’r cynnydd a wnaethpwyd yn cyflenwi hyfforddiant y Cod Ymddygiad;

ii) cytuno y dylid rhoi sesiynau hyfforddi pellach ar y Cod Ymddygiad ar gael i gynghorwyr sir (yn cynnwys aelodau cyfetholedig), gyda neges glir i’w hanfon at y rheiny sydd ddim wedi mynychu hyfforddiant hyd yma, yn eu hatgoffa o’u rhwymedigaethau;

iii) cytuno i ysgrifennu at Un Llais Cymru’n gofyn am fanylion presenoldeb cynghorwyr sir a chymuned Sir Ddinbych yn eu sesiynau hyfforddi;

iv) cytuno i ysgrifennu at glercod y cynghorau tref a chymuned yn Sir Ddinbych i atgoffa cynghorwyr o argaeledd hyfforddiant a phwysigrwydd yr hyfforddiant i gynnal trefn lywodraethol gadarn.

Derbyn adroddiad llafar gan y Dirprwy Swyddog Monitro yn rhoi diweddariad o gyfarfod diweddar Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru a gynhaliwyd ar 7fed Ionawr 2013.

Rhoddodd y Dirprwy Swyddog Monitro adroddiad llafar ar y materion a drafodwyd yn Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru a gynhaliwyd ar Ionawr 7^fed,  lle’r oedd hi ynghyd  â’r Cadeirydd a’r Dirprwy Gadeirydd yn bresennol.

Esboniodd y Dirprwy Swyddog Monitro fod rhan gyntaf y cyfarfod wedi canolbwyntio ar ddarpariaeth llywodraethu a chyngor moesegol ar gyfer cynghorau tref a chymuned gan awdurdodau lleol.  Mynegwyd nad oedd awdurdod swyddogion monitro awdurdod lleol yn ymestyn i roi cyngor cyfreithiol i gynghorau tref a chymuned, ond bod swyddogion Cyngor Sir Ddinbych yn cynnig arweiniad anffurfiol ar faterion a oedd yn ymwneud â gorchmynion sefydlog a gweithdrefnau yn rhesymol reolaidd.  Fe ystyrid hyn yn ffordd bositif o ddatblygu cysylltiadau â chynghorau cymuned ac fe groesawyd y cyngor, felly’r oedd y Swyddog Monitro’n awyddus i hyn barhau.  Cadarnhaodd y Cynghorydd Bill Cowie fod ansawdd y cyngor a roddwyd i Gyngor Dinesig Llanelwy’n dda iawn.  Fe gydnabyddir hefyd fod Pwyllgor Safonau’r Cyngor â rôl effeithiol yn hyrwyddo moeseg yng ngwaith y cynghorau sir, tref a chymuned.

Yna fe dderbyniodd y fforwm gyflwyniad gan Dilys Phillips, Swyddog monitro Cyngor Gwynedd, lle’r esboniodd arwyddocâd penderfyniad  Calver v Panel Dyfarnu Cymru [2012] i Bwyllgorau Safonau gyda dehongli gofynion y Cod Ymddygiad yng nghyd-destun yr hawl i ryddid mynegiant, a ddiogelir gan Ddeddf Hawliau Dynol 1998.  Dywedwyd wrth y fforwm fod yr Ombwdsmon wedi codi trothwy sylw derbyniol wrth ystyried rhinweddau cychwyn ymchwiliad i gwynion a wneid rhwng aelodau.

Hysbyswyd y pwyllgor y cynhelir Cynhadledd Safonau Cymru 2013 ar Ebrill 19^eg yn Venue Cymru yn Llandudno, a byddai’n cynnwys nifer o weithdai ar faterion fel protocolau hunanreoleiddio, ac fe fyddai Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, Peter Tyndall yn bresennol.  Fe fyddai lle i bedwar cynrychiolydd o bob Pwyllgor Safonau drwy Gymru a chytunodd y pwyllgor i’r  Cadeirydd, y Dirprwy Gadeirydd a’r Cynghorydd David Jones fod yn bresennol ac y byddid yn cysylltu â Mrs Paula White i weld a oedd ganddi hi ddiddordeb.

Adroddodd y Cadeirydd ei fod wedi awgrymu i’r fforwm y gellid fforio opsiynau i godi proffil Cynhadledd Safonau Cymru, fel gwahodd pobl uwch yng ngwleidyddiaeth Cymru i’r gynhadledd.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Safonau’n

i) nodi’r datblygiadau a adroddwyd o Fforwm Pwyllgor Safonau Gogledd Cymru;

ii) enwebu’r Cynghorydd David Jones, y Parchedig Wayne Roberts, Mr Ian Trigger a Mrs Paula White i fynd i Gynhadledd Safonau Cymru 2013, yn amodol ar i Mrs Paula White gadarnhau ei hargaeledd.

Mae cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau wedi ei drefnu ar gyfer 10am ar ddydd Gwener 22ain Chwefror 2013, i’w gynnal yn Ystafell Gynhadledd 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun.

Nododd Aelodau fod cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau wedi ei drefnu am 10.00 a.m. ar ddydd Gwener, Chwefror 22ain 2013, yn Ystafell Bwyllgora 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi’n amgaeëdig) yn rhoi trosolwg o gwynion yn erbyn aelodau a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro adroddiad cyfrinachol, a baratowyd gan y Swyddog Monitro ac a gylchredwyd cyn y cyfarfod, a oedd yn rhoi trosolwg o gwynion a roddwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn erbyn aelodau ers Ebrill 1af 2012.  Ni chafwyd unrhyw ddatblygiadau ers cyflwyno’r adroddiad diweddaru blaenorol i gyfarfod y Pwyllgor Safonau ac fe drafododd y pwyllgor y ffactorau a oedd yn achosi’r oedi gydag un achos.

Adroddodd y Dirprwy Swyddog Monitro fod yna duedd ar i lawr yn nifer yr achosion cyfredol, gyda 3 achos yn cael eu hymchwilio ar hyn o bryd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, i lawr o oddeutu 20-30 ar yr un adeg y llynedd.

Gofynnodd y Cadeirydd a oedd hi’n arferol i ymchwiliadau gymryd dros 12 mis, ac esboniodd y Dirprwy Swyddog Monitro fod y swm mawr o waith sy’n angenrheidiol ar gyfer pob ymchwiliad wedi creu ôl-groniad yr oedd yr Ombwdsmon wedi cydnabod bod angen delio ag o.

PENDERFYNWYD derbyn a nodi’r adroddiad

Manteisiodd y Cadeirydd ar y cyfle i ddiolch i aelodau’r pwyllgor a’r swyddogion am eu presenoldeb.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.30 a.m.