Agenda and draft minutes

Croesawodd y Swyddog Monitro bawb i’r cyfarfod ac estynnodd groeso penodol i Mr. Ian Trigger a Mr. Wayne Roberts a oedd yn mynychu eu cyfarfod cyntaf o’r Pwyllgor Safonau. Ymddiheurodd hefyd y bu angen newid ystafelloedd cyfarfod ar fyr rybudd oherwydd gwaith y Tîm Ymateb i Lifogydd yn Ystafell Gynhadledd 1a.

I benodi Cadeirydd ar gyfer y Pwyllgor Safonau.

Yn unol â’r rheoliadau perthnasol, gofynnwyd am fynegiant o ddiddordeb gan aelodau annibynnol am swydd Cadeirydd y Pwyllgor Safonau. Derbyniwyd mynegiant o ddiddordeb gan Mr. Wayne Roberts a Mr. Ian Trigger ac roedd eu CV wedi eu dosbarthu i aelodau’r pwyllgor ymlaen llaw. Gan na fynegodd neb arall ddiddordeb rhoddwyd y mater i’r bleidlais, ac fe –

BENDERFYNWYD penodi Mr. Ian Trigger yn Gadeirydd y Pwyllgor Safonau.

Diolchodd y Cadeirydd i’r aelodau am eu cefnogaeth g an ddweud ei fod yn edrych ymlaen at weithio gyda hwy.

I benodi Is-gadeirydd ar gyfer y Pwyllgor Safonau.

Gofynnodd y Cadeirydd am enwebiadau aelodau annibynnol i’w penodi i swydd Is-gadeirydd y Pwyllgor Safonau. Dywedodd y Swyddog Monitro bod mynegiant o ddiddordeb wedi ei dderbyn gan Mr. Wayne Roberts.  Mynegodd Ms. Margaret Medley ddiddordeb hefyd yn y penodiad ac o roddi’r mater i bleidlais, fe –

BENDERFYNWYD penodi Mr. Wayne Roberts yn Is-gadeirydd y Pwyllgor Safonau.

Llongyfarchodd y Cadeirydd yr Is-gadeirydd ar ei benodiad, ac atebodd yntau ei fod yn edrych ymlaen at gefnogi’r Cadeirydd yn ei rôl.

Cyflwynodd y Cynghorydd Bill Cowie ei ymddiheuriadau ymlaen llaw gan y byddai angen iddo adael y cyfarfod am gyfnod byr.

Aelodau i ddatgan unrhyw fuddiannau personol neu niweidiol mewn unrhyw fusnes sydd wedi ei nodi i’w ystyried yn y cyfarfod yma.

Gofynnodd y Cynghorydd Colin Hughes a ddylai ddatgan buddiant mewn unrhyw o’r eitemau ar y rhaglen gan ei fod hefyd yn Gynghorydd Tref. Dywedodd y Swyddog Monitro nad oedd unrhyw faterion ar y rhaglen a oedd yn gofyn am ddatgan buddiant yn y swydd honno.

Ni chodwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol na rhagfarnus.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Ar y pwynt hwn, cymerodd y Swyddog Monitro y cyfle i groesawu i’r cyfarfod cyn-gadeirydd y Pwyllgor Safonau, Mr. Clive Halliday yr oedd ei gyfnod ef yn y swydd wedi dod i ben yn ddiweddar. Ar ran swyddogion ac aelodau’r pwyllgor, diolchodd y Swyddog Monitro yn ffurfiol i Mr Halliday am ei wasanaeth disglair fel Cadeirydd ac am ei gefnogaeth, eu haelioni a’i gwrteisi. Roedd gan aelodau blaenorol a phresennol barch mawr tuag ato a chyflwynodd y Swyddog Monitro rodd bychan iddo i gydnabod ei wasanaeth gwerthfawr. Diolchodd Mr Halliday i bawb am eu caredigrwydd a soniodd yn benodol am y gefnogaeth a dderbyniodd gan y Swyddog Monitro presennol a’r cyn Swyddog Monitro. Dymunodd yn dda iawn i’r Pwyllgor Safonau at y dyfodol. Mynegodd y Cadeirydd ddiolchgarwch mawr pawb tuag at yr holl waith a wnaed gan Mr. Halliday yn ystod ei gyfnod ar y pwyllgor.

Dywedodd y Dirprwy Swyddog Monitro bod y cyn Is-gadeirydd, Mr. Geraint Francis Roberts hefyd wedi ymddeol ond nad oedd wedi medru mynychu’r cyfarfod. Talodd y swyddogion a’r aelodau deyrnged i’r gwasanaeth gwerthfawr a’r cyfraniad a wnaed gan Mr Roberts gan ddymuno cyfleu ei gwerthfawrogiad dwfn iddo. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai’r teimladau hyn yn cael eu cyfleu i Mr Roberts, ynghyd â rhodd a cherdyn yn dangos eu gwerthfawrogiad.

I dderbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar Fedi 14, 2012 (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 14 Medi  2012.

Tudalen 6 – Eitem Rhif 5, Presenoldeb mewn Cyfarfodydd – Fel mater o esboniad, gofynnodd y Cynghorydd David Jones am gael ychwanegu’r gair ‘cadarnhaol’ at ‘effeithiolrwydd y cadeirydd’ i adlewyrchu cadeirio rhagorol y cyfarfod.

Tudalen 7 – Eitem Rhif 7, Digwyddiadau Hyfforddi Cod Ymarfer – dywedodd y Cynghorydd David Jones nad oedd wedi cytuno mynychu’r sesiynau hyfforddi ar 8 a 22 Hydref a gofynnodd am gael dileu’r cyfeiriad hwnnw. Cadarnhaodd iddo fynychu’r tri sesiwn hyfforddi arall ond na fyddai nawr yn debygol o fynychu’r pedwerydd sesiwn ar 5 Rhagfyr. Er budd aelodau newydd, esboniodd y Swyddog Monitro y gofynnwyd i gynrychiolydd y Pwyllgor Safonau fynychu pob digwyddiad hyfforddi i ddangos eu bod yn cefnogi’r rhaglen hyfforddi. Byddai hefyd yn ddiweddariad defnyddiol i’r aelodau. Dywedodd Mr Wayne Roberts ei fod yn barod i fynychu sesiynau 5 a 12 Rhagfyr a chynigiodd y Cadeirydd fynychu’r sesiwn ar 20 Rhagfyr.

PENDERFYNWYD –

(a)       yn amodol ar yr uchod, derbyn cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 14 Medi 2012 a’u cymeradwyo fel cofnod cywir, a

(b)       cytuno a chydnabod newidiadau ym mhresenoldeb aelodau yn y digwyddiadau hyfforddi fel y manylwyd uchod.

I nodi presenoldeb gan aelodau’r Pwyllgor Safonau yn y Cynghorau Sir, Tref a Chymuned ac i dderbyn eu hadroddiadau.

Nid oedd unrhyw adroddiadau o aelodau’n mynychu cyfarfodydd Cynghorau Sir, Tref a Chymuned gan aelodau’r Pwyllgor Safonau.

Cytunwyd yn flaenorol bod amserlen o gyfarfodydd cynghorau tref a chymuned ar gael i’r pwyllgor. Nid oedd pob aelod wedi derbyn yr wybodaeth honno a chadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai’n cywiro’r sefyllfa.

I ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi’n amgaeedig) yn hysbysu aelodau o gyhoeddiad gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru o ganllawiau diwygiedig ar gyfer aelodau etholedig ynglŷn â’r Cod Ymddygiad.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) yn hysbysu’r aelodau o gyhoeddiad canllawiau diwygiedig Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ar gyfer aelodau etholedig mewn perthynas â’r Cod Ymddygiad. Roedd cysylltiad i’r canllawiau diwygiedig llawn ar gael i’r pwyllgor cyn y cyfarfod.

Ymhellach at ganllawiau’r Ombwdsmon ar gyfer aelodau a gyhoeddwyd yn Ebrill 2010, roedd canllawiau diwygiedig nawr wedi eu cyhoeddi mewn dwy ddogfen ar wahân ar gyfer (1) Aelodau Cynghorau Sir a Bwrdeistref Sirol, Awdurdodau Tân ac Achub ac Awdurdodau Parciau Cenedlaethol a (2) Aelodau Cynghorau Cymuned. Y rhesymeg y tu cefn i gyhoeddi canllawiau ar wahân ar gyfer Cynghorwyr Cymuned oedd er mwyn rhoi mwy o eglurder ac enghreifftiau a oedd yn benodol yn berthnasol iddynt hwy. Bu i’r Swyddog Monitro grynhoi cynnwys y canllawiau diwygiedig, a oedd yn cyfeirio at -

·        Y drefn newydd ar gyfer delio â chwynion, lle byddai’r Ombwdsmon yn cyfeirio materion nad oedd yn ystyried eu harchwilio at Swyddogion Monitro a Phwyllgorau Safonau i’w harchwilio’n lleol

·        Trefniadau datrys lleol (megis y Protocol Hunan-reoli a fabwysiadwyd gan Gyngor Sir Ddinbych) a fyddai’n berthnasol i brif gynghorau yn y lle cyntaf ond y gellid ei ryddhau i gynghorwyr cymuned maes o law, a

·        Newidiadau yn sylwedd y canllawiau yn ymwneud â thrin eraill â pharch ac ystyriaeth – y trothwy y tu hwnt i’r hwn y byddai’r Ombwdsmon yn archwilio cwynion yn deillio o ddadleuon gwleidyddol yn gorfod cymryd i ystyriaeth y ffaith bod angen i aelodau fod yn ‘fwy croendew’ wrth ddelio â sylwadau â tharddiad gwleidyddol.

O ran y newidiadau i archwilio cwynion â tharddiad gwleidyddol, dywedodd y Swyddog Monitro bod y canllawiau diwygiedig wedi cymryd i ystyriaeth achos yn ddiweddar yn yr Uchel Lys a oedd wedi gwrthdroi penderfyniad Panel Dyfarnu yn ddiweddar ar sail y ffaith bod rhyddid mynegiant aelod yn denu amddiffyniad uwch pan roedd ei sylwadau yn wleidyddol o ran natur. Ymhelaethodd y Swyddog Monitro ar fanylion yr achos, a dywedodd bod Swyddogion Monitro ledled Cymru yn bryderus ynglŷn  â’r agwedd a gymerwyd gan yr Ombwdsmon gan eu bod yn creu bod cywair y canllawiau bron yn oddefgar, ac nad hynny oedd y bwriad. Codwyd y pryderon hyn gyda’r Ombwdsmon a oedd wedi cytuno ailystyried y geiriad yn yr adran benodol honno yn y canllawiau.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Swyddog Monitro am ei ddisgrifiad eglur o’r achos yn yr Uchel Lys a goblygiadau’r canllawiau diwygiedig i’r aelodau. Teimlai’r Cynghorydd David Jones, er gwaethaf yr esboniad clir, ei fod yn fater cymhleth i’w ddehongli o hyd. Holodd y Cadeirydd a fyddai’r canllawiau diwygiedig yn arwain at waith ychwanegol i’r pwyllgor. Atebodd y Swyddog Monitro nad oedd yr Ombwdsmon yn debygol o archwilio cwynion a wnaed ar lefel sirol rhwng aelodau, a fyddai yn hytrach yn cael eu trin trwy’r Protocol Hunan-reoli, a fyddai â goblygiadau i’r Pwyllgor. Meddyliai Ms. Margaret Medley y byddai cynnydd mewn achosion yn cael eu harchwilio’n lleol yn helpu gwella ymddygiad cynghorwyr.

PENDERFYNWYD cydnabod cynnwys canllawiau digwydiedig yr Ombwdsmon.

I ystyried adroddiad llafar gan y Swyddog Monitro’n nodi’r materion a drafodwyd yng nghyfarfod diwethaf Pwyllgor Safonau Gogledd Cymru a gynhaliwyd ar Hydref 4, 2012.

Esboniodd y Swyddog Monitro bod Pwyllgor Safonau Gogledd Cymru yn darparu fforwm i Swyddogion Monitro, Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion chwe awdurdod lleol Gogledd Cymru drafod materion a oedd o ddiddordeb iddynt oll.

Roedd y prif bynciau a drafodwyd yng nghyfarfod diwethaf y fforwm a gynhaliwyd ar 4 Hydref yn canolbwyntio ar -

·        Ganllawiau diwygiedig yr Ombwdsmon ar y Cod Ymddygiad ar gyfer Aelodau Etholedig, gan gynnwys yr achos yn yr Uchel Lys a oedd yn gwrthdroi penderfyniad y Panel Dyfarnu (a drafodwyd dan yr eitem flaenorol ar y rhaglen) a

·        Awdurdodau Gogledd Cymru yn cynnal Cynhadledd Safonau Cymru Gyfan 2013 (i’w drafod dan yr eitem nesaf ar y rhaglen).

PENDERFYNWYD cydnabod yr adroddiad llafar gan y Swyddog Monitro ar faterion a drafodwyd yng nghyfarfod diwethaf Pwyllgor Safonau Gogledd Cymru.

I dderbyn adroddiad llafar gan y Swyddog Monitro ac i ystyried pynciau sydd i’w trafod yng Nghynhadledd Safonau 2013.

Adroddodd y Swyddog Monitro yn llafar ar y Gynhadledd Safonau 2013 sydd i’w chynnal ar 19 Ebrill yn Venue Cymru, Llandudno a fyddai’n rhoi cyfle i ddod â’r gymuned Safonau at ei gilydd i ddebryn hyfforddiant ac i drafod materion o ddiddordeb cyffredin. Cynigiwyd cael is-deitl ‘Cydbwyso Hawliau a Chyfrifoldebau’ a chydlynu rhaglen i gynnwys –

·        Anerchiad allweddol gan yr Ombwdsmon ar ei weithgareddau a themâu cyffredin (yn debygol o gynnwys trafodaethau ar ei ganllawiau diwygiedig)

·        Cyfres o weithdai trafod ar y canlynol

o       Sut i hyrwyddo Safonau yn rhagweithiol

o       Trefniadau datrys anghydfod lleol

o       Cydberthynas Cynghorau Tref a Chymuned

o       Cyflafareddiad

o       Cynnal gwrandawiadau a chosbau

o       Gollyngiadau

o       Cofrestr buddiannau

o       Awdurdodau Pwrpas Sengl

·        Gofynnid i Un Llais Cymru a’r Panel Dyfarnu ar gyfer Cymru hwyluso sesiwn

·        Sesiwn llawn, lle gellid gofyn i Bwyllgorau Safonau lleol gyfrannu

Byddai manylion pellach Cynhadledd Safonau Cymru Gyfan ar gael yn nes at yr amser. Yn amodol ar unrhyw gyfyngiad ar niferoedd, roedd croeso i holl aelodau’r Pwyllgor fynychu. Ystyriodd y pwyllgor bod y Gynhadledd Safonau yn gyfle cyffrous i ddysgu a rhannu syniadau a allai fod yn fuddiol iawn i aelodau wrth ymgymryd â’u dyletswyddau. Yna fe –

BENDERFYNWYD cydnabod yr adroddiad llafar gan y Swyddog Monitro ar bynciau i’w trafod yn y Gynhadledd Safonau 2013.

I ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi’n amgaeedig) yn hysbysu aelodau o gyhoeddi Adroddiad Blynyddol Panel Dyfarnu Cymru 2011/12.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) yn hysbysu’r aelodau i gyhoeddiad Adroddiad Blynyddol y Panel Dyfarnu ar gyfer Cymru 2011/12.  Roedd yr adroddiad yn rhoi trosolwg o waith y Panel Dyfarnu ac yn cynnwys crynodebau o’r achosion a’r apeliadau yr oedd y Panel wedi delio â hwy dros y flwyddyn ddiwethaf. Roedd cysylltiad i’r adroddiad llawn ar gael i’r pwyllgor cyn y cyfarfod.

Esboniodd y Swyddog Monitro rôl y Panel Dyfarnu a’r swyddogaethau statudol i’w hystyried -

·        Adroddiadau gan yr Ombwdsmon ar yr honiadau mwyaf difrifol o dorri Cod Ymddygiad Aelodau, ac

·        Apeliadau gan aelodau yn erbyn penderfyniadau Pwyllgor Safonau ar ôl atgyfeiriad gan yr Ombwdsmon.

Roedd nifer isel atgyfeiriadau yn ystod 2011/12 wedi arwain at ailbenodiad cyfyngedig gan amser aelodau profiadol i roddi profiad a sadrwydd. Hysbyswyd y pwyllgor hefyd o fath a nifer achosion a ystyriwyd gan y Panel ers iddo gychwyn yn 2002 ynghyd â’i ddarganfyddiadau a’i ganlyniadau. Roedd crynodeb o’r cosbau a bennwyd yn ôl achos a thribiwnlys apêl yn ystod y cyfnod o fis Hydref 2002 i fis Mawrth 2012 ynghlwm wrth y prif adroddiad.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Swyddog Monitro am ei grynodeb o adroddiad blynyddol y Panel Dyfarnu ac fe -

BENDERFYNWYD derbyn a chydnabod yr adroddiad gan y Swyddog Monitro ar Adroddiad Blynyddol Panel Dyfarnu Cymru 2011/12.

Mae cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau wedi ei gynllunio ar gyfer 10.00 a.m. ar ddydd Gwener, Ionawr 11, 2013 yn Ystafell Bwyllgora, Tŷ Nant, Ffordd Plas Nant, Prestatyn.

Nododd yr Aelodau bod cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau wedi ei drefnu ar gyfer 10.00a.m. ar ddydd Gwener 11 Ionawr 2013 yn yr Ystafell Gynhadledd, Tŷ Nant, Ffordd Plas Nant, Prestatyn. Dywedodd Mrs Paula White na fyddai’n medru mynychu’r cyfarfod hwnnw a chyflwynodd ei hymddiheuriadau ymlaen llaw.

PENDERFYNWYD dan Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, y dylid gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitem ganlynol oherwydd ei bod yn debygol y byddai’n datgelu gwybodaeth eithriedig fel y diffinnir ym  Mharagraffau 12 a 13 Rhan 4 o Atodlen 12A i’r Ddeddf.

I ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi’n amgaeedig) yn darparu trosolwg o gwynion a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, yn erbyn aelodau.

Cyflwynwyd adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) yn rhoi trosolwg o’r cwynion yn erbyn aelodau a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ers 1 Ebrill 2012.

Dywedodd y Swyddog Monitro bod yr adroddiad yn eitem sefydlog ar y rhaglen er mwyn hysbysu’r pwyllgor o gwynion presennol a rhai a oedd wedi eu cwblhau’n ddiweddar. Nid oedd yr Ombwdsmon wedi mynd ar ôl y rhan fwyaf o’r cwynion ac roedd un wedi ei thynnu’n ôl. Roedd un wedi ei chadarnhau a chafodd yr aelodau fanylion yr achos, a oedd wedi ei gyfeirio’n uniongyrchol at y Panel Dyfarnu. O ran y cwynion presennol, dywedodd y Swyddog Monitro bod yr Ombwdsmon wedi penderfynu ers hynny beidio ag archwilio dwy o’r cwynion a rhoddodd ddiweddariad ar y ddau achos arall, gan esbonio materion  mewn ymateb i gwestiynau’r aelodau arnynt. Ar ôl ystyried y materion, fe -

BENDERFYNWYD derbyn a chydnabod yr adroddiad.

Cyn i’r cyfarfod ddod i ben, cymerodd y Cadeirydd y cyfle i ddiolch i’r aelodau am fynychu a hefyd diolchodd i’r Swyddog Monitro am ei adroddiadau a’i anerchiad clir a defnyddiol.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.05 a.m.