Agenda and draft minutes

Dim.

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy’n rhagfarnu mewn unrhyw fusnes a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd yr Aelod Annibynnol Julia Hughes (Cadeirydd) gysylltiad personol ag Eitem Rhif 5 (Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru – “Ein Canfyddiadau”), gan ei bod yn aelod o Banel Dyfarnu Cymru.

Dim.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 1 Mawrth (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 1 Mawrth 2024.

Cywirdeb –

Tudalen 10 (Eitem 6) – dylai’r cofnodion nodi fod Samuel Jones am ymweld â Llangynhafal ac nid Llanfihangel.

Materion yn Codi –

Tudalen 8 – 2^il baragraff – cadarnhad bod cofnodion cyfarfod y Fforwm Safonau Cenedlaethol a gynhaliwyd ym mis Ionawr 2024 bellach wedi cael eu dosbarthu.

Tudalen 8 – 3^ydd paragraff – trafodwyd y Cyd-bwyllgor Corfforedig yn ystod y sesiwn hyfforddi cyn y cyfarfod fore heddiw.

Tudalen 8 – 8^fed paragraff – taflenni Cadeirio Tudalen 14 – gofynnodd y Cadeirydd am eglurhad o ystyr y paragraff hwn.

Eglurodd y Swyddog Monitro bod hyfforddiant wedi’i ddarparu yn y gorffennol i Gadeiryddion Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned gan unigolyn nad oedd wedi’i gyflogi gan y Cyngor Sir.  Yn anffodus, mae’r unigolyn hwnnw bellach wedi ymddeol.  Yn hytrach na chynnig hyfforddiant wyneb yn wyneb, rhannwyd canllawiau i bob Cadeirydd.  Roedd y tîm Monitro am edrych ar y ffordd orau o gynnig hyfforddiant a chysylltu ag Un Llais Cymru i holi am unrhyw ddeunyddiau a hyfforddiant buddiol a oedd ar gael.

Tudalen 9 – paragraff olaf – cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai canllawiau ymddygiad ar y cyfryngau cymdeithasol yn cael ei ychwanegu at raglen waith Gweithdai’r Cyngor.  Os na fydd posib canfod lle iddo ar raglen waith Gweithdai’r Cyngor, bydd sesiwn hyfforddi ar wahân yn cael ei threfnu.   Bydd y Swyddog Monitro’n rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor Safonau yn y cyfarfod nesaf ym mis Medi.

Tudalen 10 – Penderfyniad ar frig y dudalen –

• Gofynnodd y Cadeirydd am gadarnhad bod adroddiad “Ein Canfyddiadau” wedi cael ei anfon at Arweinwyr y Grwpiau.  Dywedodd y Swyddog Monitro y byddai’n holi ac yn adrodd yn ôl i’r Pwyllgor Safonau.
• A oedd y Swyddog Monitro wedi ysgrifennu at y Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned i’w hysbysu am ddyddiadau hyfforddiant?  Eglurodd y Swyddog Monitro nad oedd y dyddiadau hyfforddiant wedi cael eu hanfon oherwydd problemau capasiti.   Bydd y tîm Monitro newydd yn cyfarfod ym mis Medi i drefnu dyddiadau hyfforddiant, ac yna’n rhoi gwybod i’r Pwyllgor Safonau amdanynt.

Tudalen 10 – Eitem 6, Ymweld â chyfarfodydd –

• Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai’n gwirio gyda Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd pa bryd y byddai dyraniad y cyfarfodydd y gallai Aelodau Lleyg y Pwyllgor Safonau ymweld â nhw yn cael ei ailosod, ac yn adrodd yn ôl i’r Pwyllgor Safonau yn y cyfarfod nesaf ym mis Medi.
• Ar y pwynt hwn, gofynnodd y Cadeirydd a oedd gan unrhyw Gynghorau Dinas, Trefn neu Gymuned Glerc Tref newydd a dibrofiad, gan y gellid eu hychwanegu at y rhestr ymweliadau.  Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai’n chwilio am y wybodaeth hon.
• Gallai Aelodau Lleyg hefyd fynd i gyfarfodydd Cyngor Sir yn bersonol neu arsylwi’r cyfarfodydd dros weddarllediad.  Roedd gweddarllediadau’n cael eu cadw ar lein am chwe mis ar ôl i’r cyfarfod ddod i ben.  Cadarnhawyd y byddai rhestr o holl gyfarfodydd y Cyngor Sir yn cael eu rhannu ag aelodau’r Pwyllgor Safonau.

Tudalen 11 – Eitem 8, Y Wybodaeth Ddiweddaraf o’r Fforwm Safonau Cenedlaethol.  Cynhaliwyd cyfarfod y Fforwm Safonau Cenedlaethol bob chwe mis.   Gwahoddwyd Cadeiryddion pob Pwyllgor Safonau i fynychu.  Byddai un o chwe Swyddog Monitro Safonau Gogledd Cymru yn mynychu pob cyfarfod ac yna'n adrodd yn ôl i Swyddogion Monitro eraill Gogledd Cymru.  Byddai pob Swyddog Monitro yn mynychu un cyfarfod Fforwm bob tair blynedd.

Tudalen 13 – trydydd paragraff, Adran 15.8 Tudalen 179/180 – unrhyw wybodaeth mewn perthynas â’r papurau cefndir.  Cadarnhaodd y Swyddog Monitro ei fod yn ceisio arweiniad gan Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd, ac y byddai’n rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Ystyried adroddiad gan y Cyfreithiwr dan Hyfforddiant (copi ynghlwm) ar y dudalen “Ein Canfyddiadau” a gyhoeddwyd ar wefan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cyflwynodd y Gyfreithwraig dan Hyfforddiant, Elinor Cartwright, adroddiad Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru: Ein Canfyddiadau (a rannwyd ymlaen llaw).

Roedd yr adroddiad yn trafod y cyfnod rhwng 15 Chwefror 2024 a 15 Gorffennaf 2024.

Nodwyd nad oedd unrhyw un o’r achosion yn gysylltiedig â Sir Ddinbych.

Roedd Atodiad 1 yn cynnwys crynodeb o’r achosion hynny a oedd yn ymwneud â chwynion Cod Ymddygiad yr ymchwiliwyd iddynt gan yr Ombwdsmon, wedi’u rhannu yn ôl pwnc fel a ganlyn –

Uniondeb – 1

Hyrwyddo cydraddoldeb a pharch – 3

Gellir categoreiddio’r canlyniadau fel a ganlyn – 

Atgyfeiriwyd at y Pwyllgor Safonau – 3

Atgyfeiriwyd at Banel Dyfarnu Cymru – 1

Roedd materion difrifol yn cael eu hatgyfeirio at Banel Dyfarnu Cymru ac awgrymodd y Swyddog Monitro y dylid ehangu’r adroddiad i gynnwys gwefan Panel Dyfarnu Cymru.   Cadarnhaodd y byddai’n cyfarfod â’r Gyfreithwraig dan Hyfforddiant i drafod ychwanegu gwybodaeth Panel Dyfarnu Cymru at yr adroddiad yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD y byddai’r Pwyllgor Safonau’n nodi cynnwys Adroddiad Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru – “Ein Canfyddiadau”.

Nodi presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yn y Cynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Adroddodd yr Aelodau am y cyfarfodydd y gwnaethant ymweld â nhw, fel a ganlyn –

• Adroddodd yr Aelod Annibynnol, Samuel Jones, am gyfarfod Cyngor Cymuned Llangynhafal a gynhaliwyd ar 24 Ebrill 2024.    Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol oedd hwn, gyda chyfarfod cyhoeddus agored i ddilyn.  Roedd 8 Cynghorydd Cymuned yn bresennol, ynghyd â Chlerc y Cyngor. Roedd 10 aelod o’r cyhoedd hefyd yn bresennol, ond bu iddynt adael ar ôl i’r Cyfarfod Blynyddol ddod i ben a chyn i’r cyfarfod cyffredin gychwyn.    Nid oedd hwn yn gyfarfod hybrid.   Roedd y Cyngor yn weithgar iawn yn yr ardal leol.  Nododd Adroddiad Blynyddol y Cyngor Cymuned y gallai aelodau’r cyhoedd fynychu pob cyfarfod drwy gydol y flwyddyn.  Datganodd aelod gysylltiad personol, gan fod cais am gymorth ariannol ar gyfer y clwb chwaraeon wedi cael ei gyflwyno.  Bu i’r aelod ymddwyn yn unol â’u datganiad.  Caniataodd y Cadeirydd gyfnod priodol o amser i ymateb i gwestiynau.  Cafodd y Cadeirydd gefnogaeth y Clerc.  Cynhaliwyd y cyfarfod yn dda ac ymatebodd y Clerc i negeseuon e-bost.

Nododd y Swyddog Monitro bod Cyngor Cymuned Llangynhafal yn cael ei redeg yn dda.   Cadarnhawyd pe gofynnir am gymorth ariannol ar gyfer ffigwr dros £500 y gallai'r datganiad o fuddiant fod yn fuddiant sy'n rhagfarnu - ond os yw'n llai na £500 mae eithriad. Byddai angen datgan buddiant personol o hyd.

• Eglurodd yr Aelod Annibynnol, Peter Lamb, nad oedd wedi gallu ymweld â Chyngor Tref Prestatyn, ond y byddai’n gwneud hynny ym mis Medi 2024.

• Nid oedd yr Aelod Annibynnol, Anne Mellor, wedi ymweld â Chyngor Dinas, Tref na Chymuned ers y Pwyllgor Safonau diwethaf.

• Adroddodd yr Aelod Annibynnol, Julia Hughes, ar gyfarfod Cyngor Cymuned Bodfari a gynhaliwyd ar 14 Mai 2024.  Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol oedd hwn gyda chyfarfod cyffredin i ddilyn.  Roedd yn gyfarfod hybrid; ymunodd 2 aelod o bell ac roedd 3 aelod yn y cyfarfod yn bersonol, ynghyd â’r Clerc.  Cafwyd problemau cysylltedd ac fe gollodd y 2 aelod o bell gysylltiad am gyfnod byr.  Cafwyd datganiadau o ddiddordeb a datganwyd cysylltiad pan dderbyniwyd siec gan y loteri yn y cyfarfod cyffredin, ac nid oedd yr aelodau’n siŵr a oedd hynny’n gysylltiad personol neu’n gysylltiad personol sy’n rhagfarnu.  Ym mhapurau’r cyfarfod, roedd y cyfenw ar y siec a dalwyd i gontractwyr yr un cyfenw ag un o’r cynghorwyr.  Datganodd y Cynghorydd gysylltiad personol sy’n rhagfarnu a gadawodd y cyfarfod.   Daeth y cyfarfod i ben am 9.00pm.     Cefnogwyd y Cadeirydd gan y Clerc, ac ni chafwyd unrhyw drafferth cysylltu â’r Clerc.  Cafwyd trafferth clywed y Cynghorwyr a oedd yn ymuno o bell oherwydd safle’r cadeiriau.

Cadarnhaodd y Cadeirydd ei bod eto i ymweld â Chyngor Tref y Rhyl, ond gan y cafwyd 2 brofedigaeth yn yr ychydig fisoedd diwethaf, teimlwyd y byddai’n fwy priodol ymweld ar ôl i bethau dawelu. 

Roedd nifer o’r Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned wedi cael Clercod newydd.  Roedd rhai ohonynt yn brofiadol, ond roedd eraill heb unrhyw brofiad blaenorol.  Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai’n llunio rhestr o’r Clercod hynny heb brofiad.

Os bydd cyfarfod yn cael ei gynnal drwy gyfrwng y Gymraeg, a bod unigolyn di-Gymraeg yn bresennol, cadarnhawyd y dylid trefnu bod rhywun yno i helpu’r unigolyn di-Gymraeg drwy egluro iddo beth sy’n digwydd yn y cyfarfod.   Mae’r ddeddfwriaeth yn nodi bod rhaid trin y ddwy iaith yn gyfartal.

Yn ystod y trafodaethau, cytunwyd i lunio rhestr o Gynghorau i’r Aelodau Annibynnol ymweld â nhw.   Bydd rhestr o gyfarfodydd y Cyngor Sir yn cael ei dosbarthu, yn ogystal â rhestr o’r Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned sy’n cynnal eu cyfarfodydd drwy gyfrwng y Gymraeg.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod,  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Derbyn diweddariad llafar gan y Swyddog Monitro ynglŷn ag Adroddiadau Arweinyddion y Grwpiau Gwleidyddol.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro, Gary Williams, adroddiad llafar Arweinwyr y Grwpiau, a oedd yn trafod y cyfnod rhwng Ebrill 2023 a Mawrth 2024.

Roedd rhai adroddiadau wedi cael eu hanfon dros e-bost at Reolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol, Lisa Jones, a oedd wedi gadael yr Awdurdod Lleol yn ddiweddar, ac roedd y Swyddog Monitro wedi cysylltu â TGCh er mwyn gallu mynd at y negeseuon e-bost i gael yr adroddiadau.   Cafwyd oedi hefyd oherwydd yr etholiadau diweddar.

Roedd Arweinwyr y Grwpiau wedi cyfarfod yr wythnos flaenorol a chadarnhaodd pob un eu bod yn fodlon cyfarfod y Pwyllgor Safonau, yng nghyfarfod mis Medi o bosib.  Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai’n ceisio trefnu’r cyfarfodydd o amgylch cyfarfod y Pwyllgor Safonau. 

Byddai angen i bob Arweinydd Grŵp siarad â’r Pwyllgor Safonau yn unigol.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai’n ysgrifennu at bob aelod o’r Pwyllgor Safonau i ganfod pryd y byddent ar gael, ac yna’n cysylltu ag Arweinwyr y Grwpiau.  Bydd pob cyfarfod yn para tua 20 i 30 munud.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, y byddai’r Pwyllgor Safonau’n nodi’r diweddariad ar lafar o adroddiadau Arweinwyr y Grwpiau Gwleidyddol.

Derbyn diweddariad llafar ar y Fforwm Safonau Cenedlaethol.

Cyflwynodd y Cadeirydd y wybodaeth ddiweddaraf o’r Fforwm Safonau Cenedlaethol: cynhaliwyd y cyfarfod diwethaf ar 24 Mehefin 2024, ond nid oedd y cofnodion wedi’u dosbarthu hyd yma.

Cadarnhawyd nad cylch gwaith y Fforwm oedd lobïo mewn perthynas â thâl, ond cyfrifoldeb yr Awdurdodau Lleol.

Eleri Tudor oedd y Llywydd newydd. 

Cynhaliwyd trafodaethau yn y Fforwm ynglŷn â chanllawiau ar sancsiynau, a nodwyd y gallai’r Panel Dyfarnu Cymru gynyddu neu leihau sancsiynau ar apêl.

Roedd Michelle Morris, Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC), yn bresennol yn y Fforwm, a nododd eu bod wedi cael mwy o gwynion eleni. Roedd 90% ohonynt yn gwynion am wasanaethau cyhoeddus a 10% yn faterion cod ymddygiad.  Nid oedd ganddynt unrhyw adnoddau ychwanegol i fynd i’r afael â’r cynnydd mewn cwynion.  Nod OGCC oedd dod ag achosion i gasgliad ymhen 12 mis. 

Cafwyd problem yn swyddfa OGCC, gan fod aelod staff wedi gwneud sylwadau am y blaid Geidwadol ac wedi amau rhagfarn wleidyddol yn y swyddfa.   Dr Melissa McCullough fyddai’n arwain yr adolygiad, ynghyd â thîm adolygu.  Roedd OGCC yn awyddus i gadarnhau nad oedd yna unrhyw ragfarn wleidyddol.   Cytunodd y Swyddog Monitro i ddosbarthu’r cylch gorchwyl.  

Roedd adolygiad am gael ei gynnal o’r gweithdrefnau Datrys Lleol.  Cadarnhawyd fod OGCC wedi cysylltu â CSDd a bod copi o’r Datrysiadau Lleol wedi ei ddarparu a’i gydnabod.

Bydd cyfarfod nesaf y Fforwm Safonau Cenedlaethol yn cael ei gynnal ar 27 Ionawr 2025.

PENDERFYNWYD y byddai’r Pwyllgor Safonau’n nodi’r wybodaeth ddiweddaraf o’r Fforwm Safonau Cenedlaethol

Derbyn adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) yn hysbysu'r Pwyllgor am y trefniadau newydd ar gyfer cefnogi'r Swyddog Monitro a'r Pwyllgor Safonau gan Ddirprwy Swyddog Monitro.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro, Gary Williams, adroddiad ar drefniadau Dirprwy Swyddog Monitro (a rannwyd ymlaen llaw), er mwyn rhoi gwybod i’r Pwyllgor Safonau am y trefniadau a wnaed i ddarparu swyddogaeth Dirprwy Swyddog Monitro yn dilyn newidiadau staffio diweddar o fewn y Gwasanaethau Cymorth Corfforaethol: Pobl.

Cadarnhawyd fod Lisa Jones, y cyn Ddirprwy Swyddog Monitro (Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol) wedi gadael yr awdurdod lleol yn ddiweddar.   Achubodd y Pwyllgor Safonau ar y cyfle hwn i ddiolch i Lisa am ei holl waith caled, gan ofyn i'r Swyddog Monitro ysgrifennu at Lisa i ddiolch iddi ar ran y Pwyllgor Safonau a dymuno’n dda iddi yn y dyfodol.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai’n drafftio llythyr diolch.

Roedd yr Adran Gyfreithiol wedi cael ei hailstrwythuro’n ddiweddar.  Cadwyd swydd Rheolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol ac un Arweinydd Tîm. 

Bydd Gary Williams yn parhau yn ei swydd fel Swyddog Monitro a bydd tair swydd Dirprwy Swyddog Monitro’n cael eu creu. 

Bydd swydd y Dirprwy Swyddog Monitro (Ymddygiad) yn cael ei chyflawni gan Bennaeth y Gwasanaethau Cymorth Corfforaethol: Pobl (Catrin Roberts).  Bydd swydd y Dirprwy Swyddog Monitro (Llywodraethu a Chyfreithlondeb) yn cael ei chyflawni gan Reolwr y Gwasanaethau Cyfreithiol (Sally Henderson) ac Arweinydd Tîm y Gwasanaethau Cyfreithiol (Clare Lord).

Bydd y Swyddog Monitro a’r Dirprwyon yn cydweithio fel tîm mewn perthynas â phob agwedd ar y rôl fonitro.

Roedd cyfres o gyfarfodydd wedi’u trefnu ar gyfer y tîm monitro.  Bydd y Swyddog Monitro’n bresennol mewn cymaint o gyfarfodydd y Pwyllgor Safonau ag y bo modd, ond bydd un o’r Dirprwy Swyddogion Monitro yn bresennol yn ei le ar adegau.  

PENDERFYNWYD y byddai’r Pwyllgor Safonau’n nodi’r trefniadau newydd ar gyfer y Dirprwy Swyddogion Monitro.

Ystyried Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Safonau (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Rhaglen Waith y Pwyllgor Safonau i’w hystyried, a nododd yr Aelodau’r canlynol –

Dileu’r adolygiad o faint a chyfansoddiad y Pwyllgor Safonau, gan ei fod yn debyg i’r Awdurdodau Lleol cyfagos.

Cytunwyd ar Gymharu Casgliadau Panel Recriwtio’r Pwyllgor Safonau yn y Cyngor Llawn – i’w ddileu.

13 Medi 2024 –

Ychwanegu Hyfforddiant Cod Ymddygiad - trosolwg o’r ddarpariaeth ar gyfer Cynghorau Sir a Dinas, Tref a Chymuned.

Ychwanegu Adroddiadau’r Arweinwyr Grŵp.

Ychwanegu Cyfnodau Swyddi Aelodau’r Pwyllgor Safonau.

6 Rhagfyr 2024  –

Symud o gyfarfod 13 Medi i gyfarfod mis Rhagfyr - Trosolwg o’r gofrestr rhoddion a lletygarwch.

7 Mawrth 2025 –

Ychwanegu’r Newyddion Diweddaraf o’r Fforwm Safonau Cenedlaethol.

Ychwanegu Cod Ymddygiad ar gyfer swyddogion.

Ar y pwynt hwn, gofynnodd y Cadeirydd am gael cynnwys Ceisiadau am Ollyngiadau fel eitem ar bob Rhaglen, hyd yn oed os nad oes yna unrhyw geisiadau.

PENDERFYNWYD: yn amodol ar yr uchod, y byddai’r Pwyllgor Safonau’n cytuno ar y Rhaglen Waith.

Mae cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau wedi’i drefnu ar gyfer 10:00 Medi 13, 2024.

Bydd cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau’n cael ei gynnal ar 13 Medi 2024 am 10.00am.

Ar y pwynt hwn (12.20pm), cafwyd egwyl o 10 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 12.30pm.

PENDERFYNWYD gwahardd y Wasg a'r Cyhoedd o'r cyfarfod ar gyfer yr eitemau busnes canlynol, dan Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, ar y sail ei bod yn debygol y byddent yn datgelu gwybodaeth eithriedig fel y'i diffinnir ym Mharagraffau 12 a 13 Rhan 4 Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) sy’n n rhoi trosolwg o gwynion a waned yn erbyn aelodau i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad cyfrinachol (a rannwyd ymlaen llaw) a oedd yn rhoi trosolwg o’r cwynion yn erbyn aelodau a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) ers 1 Ebrill 2023.

Rhoddodd y Swyddog Monitro grynodeb o ddau ymchwiliad a oedd wrthi’n cael eu cynnal.

PENDERFYNWYD derbyn a nodi’r adroddiad.

Diolchodd y Cadeirydd i’r aelodau am eu presenoldeb a’u cyfraniadau a diolchodd i’r staff cefnogi hefyd.

DAETH Y CYFARFOD I BEN AM 1.00PM