Agenda and draft minutes

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod.  Estynnwyd croeso arbennig i Gyfreithwraig Dan Hyfforddiant y Cyngor a oedd yn mynychu ei chyfarfod cyntaf o’r Pwyllgor Safonau.

Y Cynghorydd Gordon Hughes a’r Aelod Annibynnol Anne Mellor

Gary Williams, Cyfarwyddwr Corfforaethol: Llywodraethu a Busnes / Swyddog Monitro

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu ragfarnus mewn unrhyw fusnes a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd y Cynghorydd Bobby Feeley gysylltiad personol gydag eitem 14 ar y rhaglen, Cod Ymddygiad - Rhan 3 Deddf Llywodraeth Leol 2000, mewn perthynas ag un o’r cwynion a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol, 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 16 Mehefin 2023 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 16 Mehefin 2023.

Cywirdeb -

Tudalen 5, Eitem 2: Datgan Cysylltiad - eglurodd y Cadeirydd bod y Cynghorydd Gordon Hughes yn parhau i fod yn aelod o Gyngor Tref Corwen.   Eglurwyd bod y cofnodion wedi’u hysgrifennu yn y gorffennol ac felly bod y cofnodion yn gywir.   Gellir cofnodi bod y Cynghorydd Hughes ‘yn aelod cyfredol’ i adlewyrchu ei fod yn aelod ar adeg cynnal y cyfarfod.

Tudalen 7, Eitem 6: Presenoldeb mewn cyfarfodydd - i gynnwys geiriau i adlewyrchu’r sefyllfa fel a ganlyn “…. bod y clerc a’r cadeirydd yn briod i’w gilydd a holodd a ddylid cyflwyno unrhyw ddatganiad o gysylltiad…”

Tudalen 12, Eitem 12: Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau - tynnu’r cyfeiriad at y pwynt bwled cyntaf a oedd yn wall, gyda phresenoldeb mewn cyfarfodydd yn cael ei adrodd yn ôl ym mhob cyfarfod.        

Materion yn Codi –

Tudalen 5, Eitem 4: Cofnodion y cyfarfod diwethaf – darperid hyfforddiant i glercod drwy gyfrwng fideo-gynadledda, ond ni phennwyd dyddiad ar ei gyfer eto.

Tudalen 6, Eitem 4: Cofnodion y cyfarfod diwethaf - cyflwynodd y Cadeirydd Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Safonau i’r Cyngor Llawn ar 5 Medi, a darparodd adborth ar hynny.  O ystyried hyd y cyfarfod, roedd rhai aelodau wedi gadael cyn i’r eitem gael ei thrafod, ond byddai’r adroddiad a’r cofnodion ar gael i’r holl aelodau.   Eglurodd y Cadeirydd hefyd bwysigrwydd hyfforddiant ar gyfer Cynghorau Tref/Dinas/Cymuned ac y dylid gwella presenoldeb; cywiro a chadarnhau dyddiadau cyfarfodydd y Fforwm Safonau Cenedlaethol; pwysleisio pwysigrwydd Dyletswydd Arweinwyr Grwpiau a chroesawu Adroddiadau’r Arweinwyr Grwpiau, ond mynegodd siom eu bod wedi methu’r dyddiadau cyflwyno, a chyfeirio at waith pellach ar y broses yn y dyfodol; darparodd gipolwg ar y cyflwyniad gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru i’r Fforwm Safonau Cenedlaethol, a chyflwyno’r wybodaeth ddiweddaraf ar Adolygiad Penn.    Atebwyd cwestiynau am hyfforddiant gorfodol gyda’r holl gynghorwyr sir wedi cwblhau’r Hyfforddiant ar y Cod Ymddygiad ar wahân i’r cynghorydd newydd, a bod y Swyddog Monitro hefyd wedi cyfeirio at hyfforddiant ehangach sy’n cael ei gyflwyno gan Un Llais Cymru a chadarnhau darn o waith i ddarparu trosolwg o’r ddarpariaeth o ran hyfforddiant.   Croesawodd yr arweinwyr gwahanol y broses o ddelio â phroblemau bychain yn anffurfiol.   Ychwanegodd y Cynghorydd Bobby Feeley y cafwyd presenoldeb da yn y cyfarfod ac y croesawyd yr adroddiad.

Cytunodd y Dirprwy Swyddog Monitro y byddai’n mynd â’r mater o gynnal cyfarfod blynyddol ar-lein â’r Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned yn ôl at y Swyddog Monitro i gael ychwaneg o gyngor.

Tudalen 7, Eitem 6: Presenoldeb mewn cyfarfodydd - ni chytunwyd ar unrhyw benderfyniad o ran darparu adborth yn dilyn yr adroddiadau yn ôl i’r Pwyllgor Safonau ac fe gytunwyd y dylid trafod y mater ymhellach o dan yr eitem ar y rhaglen yn y cyfarfod.

Tudalen 8, Eitem 8: Cymhariaeth o Gasgliadau Panel Recriwtio’r Pwyllgor Safonau - gwnaed cais bod adroddiad ar y mater yn cael ei gynnwys yn rhaglen gwaith i’r dyfodol y Cyngor a disgwylir cadarnhad o ran dyddiad.   Byddai’r wybodaeth ddiweddaraf yn cael ei chyflwyno i’r aelodau pan fydd ar gael.

Tudalen 8, Eitem 9: Hyfforddiant y Cod Ymddygiad - byddai’r Pwyllgor yn derbyn hysbysiad pan fydd y cynghorydd newydd wedi cwblhau’r hyfforddiant gorfodol.   Roedd trafodaethau ar y gweill gyda’r Gwasanaethau Democrataidd o ran recordio sesiwn hyfforddi a’i rhannu; byddai’r wybodaeth ddiweddaraf ar gael yn y cyfarfod nesaf.

Tudalen 10, Eitem 10: Adroddiadau Arweinwyr Grwpiau i’r Pwyllgor Safonau - awgrymwyd y gellir cynnal cyfarfod y Grŵp Cyswllt Moesegol ar yr un diwrnod â’r Pwyllgor Safonau nesaf ac fe gytunwyd y dylid trafod y mater o dan eitem  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Ystyried adroddiad gan y Cyfreithiwr dan Hyfforddiant (copi ynghlwm) ar y dudalen “Ein Canfyddiadau” a gyhoeddwyd ar wefan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cafodd adroddiad ei gyflwyno gan y Dirprwy Swyddog Monitro (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) ynghylch y crynodebau o’r achosion diweddaraf yn yr adran ‘Ein Canfyddiadau’ ar wefan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a oedd wedi disodli Llyfr Achos y Cod Ymddygiad blaenorol.  Roedd dolen we i'r adran berthnasol wedi'i darparu.

Mae’r adran ‘Ein Canfyddiadau’ yn cynnwys bob mater a gaiff eu hymchwilio gan yr Ombwdsmon, nid materion yn ymwneud ag ymddygiad yn unig.  Fodd bynnag, nid oedd unrhyw achos o gŵyn yn ymwneud â’r Cod Ymddygiad wedi’i ymchwilio yn ystod cyfnod yr adroddiad o’r 10 Mai 2023 i’r 3 Awst 2023.

Nododd yr aelodau nad oedd unrhyw gwynion wedi’u hymchwilio’n genedlaethol a nodi efallai bod achosion ar y gweill o ystyried y terfynau amser dan sylw.   Cafwyd trafodaeth o ran a oedd y trothwy ar gyfer ymchwilio i achosion yn rhy uchel, a fyddai’n siomi achwynwyr pe na bai eu cwyn yn cael ei hymchwilio.   Oherwydd y newid yn y broses yn ddiweddar, dim ond pan fyddai Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru’n rhannu eu penderfyniad i ymchwilio ai peidio y byddai’r Swyddog Monitro yn cael gwybod am y gŵyn.   Cyn y newid hwnnw, roedd y Swyddog Monitro’n cael gwybod am gŵyn pan fyddai’r Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn ei derbyn.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys yr adroddiad.

Nodi presenoldeb aelodau'r Pwyllgor Safonau yn y Cynghorau Sir, Tref a Chymuned a derbyn eu hadroddiadau.

Adroddodd yr Aelodau am eu presenoldeb mewn cyfarfodydd fel a ganlyn –

·       Adroddodd yr Aelod Annibynnol Samuel Jones ar gyfarfod Cyngor Cymuned Llandyrnog a gynhaliwyd am 7pm ar 18 Gorffennaf 2023, a oedd yn gyfarfod wyneb yn wyneb, heb aelod o’r cyhoedd yn bresennol.   Roedd y Cadeirydd a’r Clerc yn hynod effeithlon, a bu i fwyafrif y cynghorwyr gymryd rhan yn y cyfarfod.   Ceisiwyd datganiadau o gysylltiad ar ddechrau’r cyfarfod, gydag un datganiad yn ddiweddarach yn y cyfarfod gan gynghorydd a gyrhaeddodd yn hwyr, er nad oedd yn glir a oedd yn gysylltiad personol neu’n un personol sy’n rhagfarnu, ac ni wnaed cyfranogiad yr aelod yn yr eitem yn glir.   Ar y cyfan, cynhaliwyd cyfarfod proffesiynol, ac roedd yn dda gweld bod aelodau’n rhagweithiol yn eu cymunedau, ac roedd y drafodaeth yn adeiladol.   Roedd yn hawdd cysylltu â’r Clerc ac roeddent yn ymateb i negeseuon.

·       Yn absenoldeb yr Aelod Annibynnol Anne Mellor, darllenodd y Dirprwy Swyddog Monitro ei hadroddiad ar gyfarfod diweddar Cyngor Cymuned Llanarmon yn Iâl.   Roedd y cyfarfod yn un prysur, ac fe gadwodd y Cadeirydd cymwys drefn ar y cyfan ac arwain yr aelodau drwy’r cyfan gyda chymorth y Clerc hynod brofiadol.   Yn anffodus, roedd y Clerc yn llenwi’r bwlch nes y ceir rhywun yn eu lle.   Roedd rhywfaint o aflonyddwch yn y Cyngor Cymuned gydag aelodau wedi ymddiswyddo ac aelodau newydd yn dechrau yn eu swydd.   Teimlir y byddai ymweliad arall yn ddefnyddiol yn y dyfodol agos ac y croesewir cefnogaeth y Pwyllgor Safonau.

·       Adroddodd y Cadeirydd ar gyfarfod hybrid Cyngor Sir Ddinbych a gynhaliwyd am 10am ar 5 Medi 2023, a oedd wedi’i ddarlledu’n fyw.   Roedd presenoldeb da yn y cyfarfod, ond roedd yn gyfarfod hir a gadawodd rhai o’r aelodau cyn y diwedd.  Roedd swyddogion yn bresennol yn yr ystafell ac ar-lein ac roedd yn anodd cadarnhau a oedd y rhai yn oriel y cyhoedd yn swyddogion neu’n aelodau o’r cyhoedd, er y daeth dau aelod o’r cyhoedd i ofyn cwestiynau ac anogodd y Cyngor fwy o gyfranogiad gan y cyhoedd.   Roedd datgan cysylltiad ar y rhaglen a darllenwyd datganiad gydag un cysylltiad yn cael ei ddatgan ac fe weithredodd yr aelod yn unol â’u datganiad.   Roedd pedwar mater brys wedi’u hychwanegu.   Roedd yr holl aelodau a’r swyddogion yn ymddwyn gyda pharch tuag at y Cadeirydd a’i gilydd, ac roedd y Cadeirydd yn sicrhau bod pawb yn cael cyfle i siarad.   Ni chaniataodd newid i gynnig yn ystod un o’r trafodaethau gan ei fod yn teimlo ei bod yn rhy hwyr yn y broses i wneud hynny.   Sicrhaodd y Cadeirydd bod y cyfarfod yn cael ei gynnal yn llyfn ac effeithlon, ac yn arwain yr aelodau i ganolbwyntio ar y drafodaeth yn barchus.   Codwyd pwyntiau o drefn a’u datrys yn ddigonol.   Rhoddodd y Swyddog Monitro gyngor ac eglurhad yn ystod y cyfarfod i gefnogi’r Cadeirydd a’r cynghorwyr.   Nodwyd nad oedd y weithdrefn bleidleisio yn sicrhau bod y cynghorwyr sy’n mynychu ar-lein yn gallu pleidleisio’n ddi-enw.   Felly, cafodd y cyfarfod ei gynnal yn dda, gan annog trafodaeth, roedd yr ymddygiad yn dda ac yn broffesiynol.     

Tynnodd yr aelodau sylw at yr angen i gytuno ar fethodoleg o ran sut i ddarparu adborth mewn modd cadarnhaol a rhagweithiol ar ôl mynychu cyfarfodydd.   Cadarnhawyd y dull a gytunwyd yn flaenorol bod materion sylweddol neu frys yn cael eu rhannu gyda’r Swyddog Monitro.   Cafwyd trafodaeth helaeth ar fanteision darparu adborth unigryw i’r cynghorau unigol ac adborth cyffredinol i’r holl gynghorau i rannu arferion gorau, yn enwedig o ystyried mai dim ond cyfran o’r cynghorau fyddai wedi derbyn ymweliad.  Mynegwyd safbwyntiau gwahanol o ran sut i symud ymlaen ac  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried unrhyw geisiadau am ollyngiadau a dderbynnir gan Gynghorau Tref/Dinas/Cymuned neu ar lefel sirol.

Roedd ystyried ceisiadau am oddefebau gan Gynghorau Tref/Dinas/Cymuned ac ar lefel sirol yn eitem sefydlog ar y rhaglen.

Nododd yr aelodau na chafwyd unrhyw geisiadau am oddefeb.

Roedd diffyg ceisiadau am oddefeb wedi peri pryder ers peth amser ac roedd yr aelodau wedi trafod bod angen codi ymwybyddiaeth o’r mater.   Awgrymodd y Cadeirydd y dylid cynnwys y testun yn y llythyr adborth cyffredinol cyntaf i’r Cynghorau Tref/ Dinas/Cymuned yn dilyn presenoldeb aelodau yn y cyfarfodydd.

PENDERFYNWYD nodi'r sefyllfa.

Derbyn diweddariad llafar ar y Fforwm Safonau Cenedlaethol.

Roedd y Cadeirydd a’r Swyddog Monitro wedi mynychu’r ail Fforwm Safonau Cenedlaethol a gynhaliwyd ar 30 Mehefin 2023.   Amlygodd y Cadeirydd y materion allweddol canlynol:-

·       byddai nodiadau’n cael eu rhannu gyda’r Pwyllgorau Safonau a byddent ar gael i’r cyhoedd

·       byddai sesiwn hyfforddi ar gadeirio Pwyllgorau Safonau yn cael ei threfnu gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru.

·       anerchiad gan yr Athro Mark Philp ar ei rôl fel Cadeirydd Pwyllgor Bwrdd Ymgynghorol Ymchwil ar Safonau mewn Bywyd Cyhoeddus.

·       anerchiad gan Michelle Morris, Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ar ei hadroddiad blynyddol ar gyfer 2022/23.

·       trafodaeth ar hyrwyddo safonau uchel, Dyletswydd Arweinwyr Grwpiau a dyletswydd y Pwyllgor Safonau i gyflwyno sylwadau ar gydymffurfiaeth Arweinwyr Grwpiau.   Cadarnhawyd y dylai arweinwyr gyfarfod gyda’r Pwyllgor Safonau llawn.

·       cefnogi Cynghorau Tref a Chymuned; eglurodd y Dirprwy Swyddog Monitro bod rhai Cynghorau yn Sir Ddinbych wedi mabwysiadu proses datrysiadau lleol ac eraill heb fabwysiadu’r broses; awgrymodd y Cadeirydd y gellir cynnwys cyfeiriad at y testun yn yr adborth cyffredinol ar ôl mynychu cyfarfodydd.

·       roedd darparu adnoddau ar gyfer Pwyllgorau Safonau’n her, gyda mwy o gyfrifoldebau ar Bwyllgorau Safonau a llwyth gwaith trymach ar gyfer  Swyddogion Monitro.

·       cyflwynwyd y wybodaeth ddiweddaraf ar Adolygiad Penn gyda’r ymatebion i’r ymgynghoriad yn cael eu dadansoddi a’r canlyniadau’n cael eu cyhoeddi yn yr hydref; yn dibynnu ar y canlyniadau efallai y byddai angen is-ddeddfwriaeth a chyfnod ymgynghori o 12 wythnos pellach.

·       Roedd Swyddogion Monitro yn ceisio cyflwyno £25 fel yr isafswm o ran gwerth ar gyfer rhoddion a lletygarwch a oedd yn arferiad cyffredin ymysg y mwyafrif o Gynghorau (gan gynnwys Sir Ddinbych).

·       roedd eitemau i’w hystyried yn y dyfodol yn cynnwys protocolau datrysiad lleol a Chyd-bwyllgorau Corfforedig a Chyd-bwyllgorau Safonau.

Eglurodd y Cadeirydd bod y cyfarfod wedi bod yn hynod ddefnyddiol a phwysleisio y byddai cofnodion cyfarfodydd y dyfodol yn cael eu rhannu gyda’r Pwyllgor Safonau.

Tynnodd yr aelodau sylw at y ffaith mai dim ond 35 o’r 280 o gwynion a gyflwynwyd i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (yn ymwneud â’r Cod Ymddygiad) oedd wedi’u hymchwilio ac fe drafodwyd y rhesymau posibl dros y niferoedd isel, a allai gynnwys nifer uchel o faterion lefel isel, cwynion gwamal neu flinderus a / neu’n gymhwysiad llym o brawf lles y cyhoedd.   Nodwyd bod y broses o gyflwyno cwynion i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn glir a syml.   Roedd yr Aelodau’n derbyn fod gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru adnoddau cyfyngedig a dewisiadau i’w gwneud o ran ymchwiliadau a chydbwyso difrifoldeb y materion sy’n cael eu cyflwyno, gan ddefnyddio esgeuluster clinigol fel enghraifft.   Fodd bynnag, roeddent o’r farn y gallai nifer uchel o gwynion nad ydynt yn cael eu hymchwilio arwain at ddadrithiad a cholli cefnogaeth y cyhoedd ac ymddiriedaeth yn y broses, a dim ond drwy gyfeiriad gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru y gallai’r Pwyllgor Safonau gyflawni ei waith.   Y ffordd arall o gael cyfranogiad y Pwyllgor Safonau oedd drwy’r protocol cwynion anffurfiol, ond y safbwynt cyffredinol oedd y byddai hynny’n tanseilio safbwynt y Pwyllgor pe bai cwynion yna’n cael eu hatgyfeirio i’r Pwyllgor Safonau gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.   Wrth gloi’r drafodaeth, cytunodd yr aelodau y dylid anfon llythyr at Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn nodi sylwadau’r Pwyllgor o ran niferoedd uchel o gwynion a oedd yn methu prawf lles y cyhoedd, a chyfeirio at bwerau Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru i atgyfeirio materion at y Pwyllgor Safonau drwy ei ewyllys ei hun i gael datrysiad lleol.

PENDERFYNWYD –

(a)      derbyn a nodi'r adroddiad llafar ar gyfarfod y Fforwm Safonau Cenedlaethol a gynhaliwyd ar 30 Mehefin 2023, a

(b)      bod y Dirprwy Swyddog Monitro’n drafftio llythyr i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, i’w ystyried gan y Pwyllgor Safonau,  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Derbyn diweddariad llafar ar Ddyletswydd Arweinwyr Grwpiau a'r camau nesaf a Chanllawiau Statudol ac Anstatudol ar gyfer Prif Gynghorau Cymru.

Roedd Canllawiau Statudol ac Anstatudol ar gyfer Prif Gynghorau yng Nghymru - gan gefnogi darpariaethau Deddf Llywodraeth Leol 2000, Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 a Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 wedi’u dosbarthu ymlaen llaw gyda’r rhaglen.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro’r wybodaeth ddiweddaraf ar Ddyletswydd Arweinwyr Grwpiau a’r camau nesaf a’r Canllawiau Statudol ar gyfer Prif Gynghorau yng Nghymru.   Gofynnwyd i’r Aelodau gytuno i wahodd Arweinwyr Grwpiau i’r Grŵp Cyswllt Moesegol yn y dyfodol.   Tynnodd y Dirprwy Swyddog Monitro sylw’r aelodau at y pwyntiau amlwg o ran Dyletswydd Arweinwyr Grwpiau fel y nodwyd yn y Canllawiau Statudol fel a ganlyn-

·       mae arweinydd grŵp gwleidyddol sy’n cynnwys aelodau o Gyngor Sir neu Gyngor Bwrdeistref Sirol yng Nghymru yn gorfod cymryd camau rhesymol i hybu a chynnal ymddygiad o safon uchel gan aelodau’r grŵp

·       nid oedd y ddyletswydd yn golygu bod arweinwyr grwpiau gwleidyddol yn gyfrifol am ymddygiad eu haelodau ond fod ganddynt rôl i gymryd camau rhesymol i gynnal safonau uchel, gosod esiampl, defnyddio eu dylanwad i gefnogi diwylliant cadarnhaol, bod yn rhagweithiol i hyrwyddo safonau ymddygiad uchel yn eu grŵp a mynd i’r afael â materion o ddiffyg cydymffurfio honedig wrth iddynt godi.

·       ymhelaethu ar y deg cam rhesymol fel y nodwyd y mae’n rhaid i Arweinwyr Grwpiau eu hystyried ac y gallent eu cyflawni gyda’r nod o ddatblygu a chefnogi diwylliant sy’n rhagweithiol, yn ymateb i ymddygiad amhriodol ac sy’n gwrthod ei oddef.

·       pwysigrwydd hyfforddiant y Cod Ymddygiad a sefydlu perthnasoedd gydag aelodau sy’n eu hannog i rannu problemau gyda’r Arweinwyr Grwpiau

·       gallai methiant Arweinydd Grŵp i gydymffurfio’n ystyrlon gyda’r ddyletswydd ddwyn anfri ar eu swydd, gan dorri’r Cod o bosib.

·       Dylai Arweinwyr Grwpiau dystiolaethu eu cydymffurfiaeth â’r ddyletswydd newydd ac adrodd ar eu cydymffurfiaeth gyda’r ddyletswydd i’r Pwyllgor Safonau.

·       Dylai Arweinwyr Grwpiau gydweithio a sicrhau bod eu grŵp yn cydweithio gyda’r Swyddog Monitro a’r Pwyllgor Safonau pan fydd mater yn cael ei atgyfeirio.

·       ar ddechrau bob blwyddyn yn y cyngor dylai’r Arweinwyr Grwpiau gyfarfod gyda’r Pwyllgor Safonau i gytuno sut y byddant yn gweithio gyda’i gilydd, amlder y cyfarfodydd rhyngddynt drwy gydol y flwyddyn, y trothwy y byddai’r Pwyllgor Safonau’n ei ddefnyddio i bennu a yw Arweinwyr Grwpiau wedi cydymffurfio â’u dyletswyddau, a’r mecanwaith er mwyn i Arweinwyr Grwpiau gyflwyno adroddiadau i’r Pwyllgor Safonau.

Trafododd yr Aelodau’r ddogfen gyda’r Dirprwy Swyddog Monitro yn egluro mai dim ond yn ddiweddar y cyhoeddwyd y canllawiau, ac er eu bod yn ddefnyddiol ac y dylid rhoi sylw iddynt, roedd cwmpas i’r Pwyllgor eu haddasu fel y bo’n briodol, yn enwedig o ran terfynau amser ar gyfer y camau gweithredu ac ati.   Cydnabu’r Aelodau’r gwaith sydd eisoes wedi’i wneud o ran y cyfrifoldebau ychwanegol ar gyfer y Pwyllgor a’r Arweinwyr Grwpiau, gan gynnwys ymateb cadarnhaol o ran y ffurflen a fabwysiadwyd, a bod angen trafodaethau pellach i ddatblygu’r prosesau hynny, meithrin perthnasoedd da a chydweithio.   Tynnwyd sylw at y cyfle i godi’r mater o ran hyfforddiant hefyd, awgrymodd y Dirprwy Swyddog Monitro efallai y byddai’n ddefnyddiol cynnwys Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd yn hynny.

Cytunodd y Pwyllgor y dylid trefnu cyfarfod y Grŵp Cyswllt Moesegol (yn cynnwys y Pwyllgor Safonau a’r Arweinwyr Grwpiau) gyda’r nod o ddechrau’r trafodaethau hynny a’r camau gweithredu fel y nodwyd yn y canllawiau i symud ymlaen â’r mater.   Cytunodd y Dirprwy Swyddog Monitro i drefnu cyfarfod ar yr un diwrnod â’r Pwyllgor Safonau nesaf os oedd modd, fel arall gellir ystyried dyddiad arall.   Roedd y canllawiau yn fanwl a chymhleth ac eglurodd y Dirprwy Swyddog Monitro y byddai’r cyfarfod cychwynnol yn canolbwyntio ar grynhoi Dyletswydd Arweinwyr Grwpiau a hwyluso  ...  view the full Cofnodion text for item 9.

Derbyn diweddariad ar y Cyd-Bwyllgor Corfforaethol (cynrychiolwyr y Pwyllgor Safonau).

Eglurodd y Dirprwy Swyddog Monitro bod Cydbwyllgor yn cynnwys dau o awdurdodau lleol neu fwy.  Roedd Cydbwyllgor Corfforedig Gogledd Cymru yn cynnwys y chwech o awdurdodau lleol yng ngogledd Cymru, dan arweiniad Cyngor Gwynedd.

Roedd gan Gydbwyllgorau Corfforedig bwerau’n ymwneud â lles economaidd, cynllunio strategol a datblygiad polisïau cludiant rhanbarthol ac roedd Cydbwyllgor Corfforedig Gogledd Cymru’n cyflawni swyddogaethau Bwrdd Uchelgais Economaidd.   Roeddent yn gyrff corfforaethol a allai gyflogi staff, meddu ar asedau a chyllidebau dynodedig.   Roedd y Cydbwyllgor Corfforedig angen trosolwg a chraffu a modd o oruchwylio safonau.   Roedd Swyddog Monitro Cyngor Gwynedd yn drafftio dogfen a threfniadau llywodraethu ac, er eu bod yn y camau cynnar, roedd gwaith ar y gweill i sicrhau capasiti o ran llywodraethu a gosod y prosesau hynny, a byddai cais ffurfiol i ddilyn yn ceisio cynrychiolwyr i fod ar Bwyllgor Safonau yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD  bod y wybodaeth ddiweddaraf am y Cydbwyllgorau Corfforedig yn cael ei nodi.

Derbyn diweddariad llafar ar Ddigwyddiad Hyfforddi’r Cadeirydd.

Nododd y Dirprwy Swyddog Monitro y trefnwyd hyfforddwr i ddarparu Digwyddiad Hyfforddiant Cadeirydd ar gyfer Cynghorau Tref / Dinas / Cymuned wyneb yn wyneb yn Neuadd y Sir, Rhuthun o 10am - 12 canol dydd ar 24 Tachwedd 2023.

Cytunodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd y dylid ymestyn y gwahoddiad i Gadeiryddion Pwyllgorau’r Cyngor, ac roedd croeso i aelodau’r Pwyllgor Safonau fynychu’r digwyddiad hefyd.   Byddai gohebiaeth yn cael ei anfon at y Clercod yr wythnos ganlynol yn ceisio enwebiadau ar gyfer y digwyddiad.   O ystyried costau’r hyfforddiant i’r Cyngor, byddai ffi o £10 yn cael ei chodi ar bob cynrychiolydd a fyddai hefyd yn sicrhau eu hymrwymiad i fynychu.   Roedd hyfforddiant tebyg gan Un Llais Cymru’n £35.   O ran llywodraethu, byddai hyfforddiant yn cynnwys rheolaeth clerc megis contract cyflogaeth.

PENDERFYNWYD nodi’r diweddariad llafar ar Ddigwyddiad Hyfforddiant Cadeiryddion.

Ystyried Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Safonau (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Safonau i’w hystyried, a thrafododd yr aelodau’r canlynol –

·       cytuno i newid dyddiad y cyfarfod nesaf yn y rhaglen gwaith i’r dyfodol o’r 1 Rhagfyr i’r 8 Rhagfyr i adlewyrchu’r ad-drefniant.

·       cynnwys adroddiad ar y rhaglen gwaith i’r dyfodol ar elfennau eraill y Canllawiau Statudol ac Anstatudol ar gyfer Prif Gynghorau yng Nghymru sy’n berthnasol i’r Pwyllgor Safonau fel y trafodwyd o dan eitem 9 ar y rhaglen.

·       ad-drefnu eitem ar wybodaeth ddiweddaraf y Fforwm Safonau Cenedlaethol o fis Rhagfyr i fis Mawrth gan na fyddai’r cyfarfod yn cael ei gynnal tan fis Ionawr 2024

·       ychwanegu eitem at y rhaglen gwaith i’r dyfodol ar gyfer mis Mawrth 2024 ar adborth o gyfarfod y Grŵp Cyswllt Moesegol (a drefnwyd yn wreiddiol ar gyfer 8 Rhagfyr)

·       ychwanegu eitem at y rhaglen gwaith i’r dyfodol ar gyfer mis Rhagfyr 2023 ar adborth o Ddigwyddiad Hyfforddiant Cadeiryddion a gynhaliwyd ar 24 Tachwedd 2023.

·       o ran eitemau yn y dyfodol cytunodd y Dirprwy Swyddog Monitro y byddai’n ymgynghori gyda’r Swyddog Monitro i gael dyddiad priodol ar gyfer eitem i Adolygu maint a chyfansoddiad y Pwyllgor Safonau.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, bod y Pwyllgor Safonau yn cytuno ar y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

Mae cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau wedi'i drefnu ar gyfer 10.00 a.m. ar 8 Rhagfyr 2023 drwy chwyddo ac yn Siambr y Cyngor, Neuadd y Sir, Rhuthun.

Nododd yr aelodau fod cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau wedi’i drefnu ar gyfer 10.00am ddydd Gwener 8 Rhagfyr 2023. 

PENDERFYNWYD dan Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, y dylid gwahardd y Wasg a'r Cyhoedd o'r cyfarfod ar gyfer yr eitemau busnes a ganlyn ar y sail ei fod yn ymwneud â datgelu gwybodaeth eithriedig fel y'i diffinnir ym Mharagraffau 12 a 13 Rhan 4 Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) sy’n n rhoi trosolwg o gwynion a waned yn erbyn aelodau i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro adroddiad cyfrinachol (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) yn rhoi trosolwg o gwynion yn erbyn aelodau y cafodd eu cyflwyno i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (OGCC) ers 1 Ebrill 2022.

Nid oedd unrhyw gwynion byw wedi’u hadrodd fel rhai sy’n cael eu hymchwilio ar hyn o bryd.   Ond, o ystyried y newid yn y trefniadau adrodd, gallai cwynion gael eu cyflwyno i Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru na fydden nhw’n yn hysbys hyd nes y byddai penderfyniad wedi’i wneud ynghylch a fyddai ymchwiliad i’r gŵyn.  Trafododd yr aelodau sawl cwyn a gyflwynwyd mewn perthynas ag un Cyngor Cymuned, ac nad oedd Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru yn eu hymchwilio gan nad oeddent yn pasio cam cyntaf prawf lles y cyhoedd gan nad oedd tystiolaeth ddigonol.   Tynnwyd sylw at yr anawsterau o ran adolygu cwynion gan nad oedd y Pwyllgor yn ymwybodol o’r holl ffeithiau ar gyfer yr achos.   O ystyried y wybodaeth a oedd ar gael i’r Pwyllgor, roedd yr aelodau’n teimlo yr hoffent ymchwilio ymhellach i’r mater a gofyn bod rhagor o wybodaeth yn cael ei cheisio gan y Swyddog Monitro gyda’r nod o ailystyried y mater yn eu cyfarfod nesaf.   Byddai’r Aelodau hefyd yn ystyried a fyddai unrhyw fudd o fynychu cyfarfod y Cyngor hwnnw yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD derbyn a chofnodi'r adroddiad.

Daeth y cyfarfod i ben am 1.20pm.