Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr Chris Evans, Jon Harland, Terry Mendies, Pete Prendergast ac Elfed Williams.

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu sy’n rhagfarnu mewn unrhyw fusnes a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, gael eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Nid oedd unrhyw faterion brys.

Ystyried cais i Newid defnydd o dir amaethyddol i ffurfio tir amwynder cymunedol, ffurfio mynediad newydd i gerbyd a pharcio a gwaith cysylltiol yn Tir gyferbyn â Phorth y Waen, Aberchwiler, Dinbych (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Cynllunio a gynhaliwyd ar 22 Mawrth 2023.

Materion cywirdeb - 

·         Tynnodd yr Aelodau sylw at y ffaith fod y cofnodion yn nodi bod rhai o’r Aelodau yn bresennol ar-lein ac wyneb yn wyneb. Ymatebodd y Cadeirydd gan ddweud y tynnwyd sylw’r swyddogion at y mater ac na fyddai cofnodion cyfarfodydd y dyfodol yn gwahaniaethu rhwng yr Aelodau sy’n bresennol wyneb yn wyneb a’r rhai sy’n bresennol ar-lein.

·         Sylwodd y Cynghorydd Andrea Tomlin fod eitem 5 ar y rhaglen yn nodi ei bod wedi bod yn byw ym Mhrestatyn ar hyd ei hoes yn hytrach nag “ers blynyddoedd lawer”.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, y byddai cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 22 Mawrth 2023 yn cael eu cymeradwyo fel cofnod cywir.

Cadarnhau cywirdeb cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Cynllunio a gynhaliwyd ar 22 Mawrth 2023 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cais i newid defnydd tir amaethyddol i lunio tir amwynder cymunedol, creu mynedfa newydd i gerbydau a maes parcio, ynghyd â gwaith cysylltiedig, ar y Tir gyferbyn â Phorth y Waen, Aberchwiler, Dinbych (rhannwyd ymlaen llaw).

Cynigiodd y Cynghorydd Merfyn Parry (Aelod lleol) y dylid gohirio’r eitem gan fod gwybodaeth wedi dod i law yn hwyr nad oedd y pwyllgor wedi’i gweld. Yn ogystal, gofynnodd y Cynghorydd Parry am gael trefnu ymweliad â’r safle a dod â’r cais ger bron y cyfarfod nesaf, i sicrhau na fyddai’r oedi’n cael effaith ar benderfynu ar y cais. Eiliodd y Cynghorydd Peter Scott y cynnig.

PLEIDLAIS –

O Blaid Gohirio – 14

Ymatal – 0

Gwrthod – 0

PENDERFYNWYD GOHIRIO’R cais cynllunio.

Derbyn adroddiad yn amlinellu newidiadau a awgrymwyd i’r aelodau i’r Protocol Hyfforddi Aelodau (Cynllunio) (copi ynghlwm)

Cyflwynodd y Rheolwr Datblygu adroddiad a oedd yn amlinellu’r newidiadau a awgrymwyd i’r Protocol Hyfforddiant Aelodau (Cynllunio). Os bydd y Pwyllgor Cynllunio yn cytuno ar y rhain, bydd fersiwn newydd y Protocol Hyfforddiant Aelodau (Cynllunio) yn cael ei roi ar waith ar unwaith (rhannwyd ymlaen llaw).

Y Protocol Hyfforddiant Aelodau (Cynllunio) yw’r ddogfen sy’n nodi’r angen i Aelodau gael y wybodaeth ddiweddaraf am y prosesau a’r gweithdrefnau a ddefnyddir o fewn y system Gynllunio, ac i roi gwybod i’r Aelodau am unrhyw newidiadau perthnasol mewn deddfwriaeth.    Mae’r Protocol yn amlinellu’r lefel o hyfforddiant sy’n angenrheidiol, beth a ystyrir yn hyfforddiant a sut y bydd yr hyfforddiant yn cael ei gofnodi.   Mae hyfforddiant yn sicrhau bod Pwyllgor Cynllunio’r Cyngor yn gwneud penderfyniadau cadarn y gellir eu hamddiffyn am gynigion datblygu a materion eraill.   Mae risgiau’n codi pan fydd yr Aelodau’n gwneud penderfyniadau mewn Pwyllgor Cynllunio – megis y rhai sy’n cynnwys apeliadau cynllunio a heriau cyfreithiol – heb y lefel angenrheidiol o wybodaeth. Heb lefel ddigonol a phriodol o hyfforddiant, ni fydd Aelodau’r Pwyllgor Cynllunio yn gallu pleidleisio ar faterion cynllunio yn y pwyllgor. 

Tynnodd y swyddogion sylw at y newid yn y Protocol (Paragraff V3 2); byddai’r newid yn cydnabod elfennau o hyfforddiant Cynllunio nad oeddent yn cael eu harwain gan y swyddogion Cynllunio, gan y byddent wedi’u cysylltu â Chynllunio mewn rhyw ffordd, ac o fudd i’r Aelodau. Byddai’r newid hwn yn gofyn am ymddiriedaeth rhwng yr Aelodau a’r Swyddogion.

Soniodd yr Aelodau am y dull o gynnal yr hyfforddiant, a p’un a ellid cynnal y sesiynau’n hybrid. Dywedodd y swyddogion fod hwn yn ddull a fyddai’n cael ei ystyried, ond eu bod yn teimlo y byddai’n fwy buddiol cynnal sesiynau hyfforddi mwy dwys wyneb yn wyneb, gan eu bod o’r farn y byddai hynny’n fwy ymgysylltiol. Anghytunodd y Cynghorydd Julie Matthews â’r farn bod cyfarfodydd wyneb yn wyneb yn fwy ymgysylltiol; byddai cynnal pob sesiwn ar ffurf hybrid yn galluogi mwy o aelodau i gymryd rhan yn yr hyfforddiant.

Roedd yr aelodau yn cefnogi derbyn unrhyw hyfforddiant a oedd ar gael iddynt; roeddent yn teimlo y byddai hyn yn eu helpu i wneud penderfyniadau mwy cytbwys a fyddai, yn ei dro, yn eu hamddiffyn pe bai’r penderfyniadau hynny’n cael eu herio.

Cyflwynodd y pwyllgor eu pryderon gyda natur gymhleth cynllunio i'r swyddogion, gan holi a allent gael hyfforddiant ar agweddau mwy arbenigol cynllunio. Cadarnhaodd y swyddogion y byddai gwybodaeth am y materion hyn o fudd i’r aelodau. Fodd bynnag, bu iddynt awgrymu mai nodiadau briffio ar y materion fyddai’n fwyaf tebygol o helpu, yn hytrach na sesiynau hyfforddi, gan fod yna nifer o elfennau o’r broses gynllunio y gellid eu trafod.

PENDERFYNWYD y byddai’r aelodau yn nodi cynnwys yr adroddiad ac yn mabwysiadu’r newidiadau a awgrymwyd i’r Protocol Hyfforddi Aelodau (Cynllunio).