Agenda and draft minutes

Croesawodd y Cadeirydd bawb i gyfarfod y Cyngor Llawn ac estynnodd groeso i Charlotte Owen o Swyddfa Archwilio Cymru hefyd, a oedd yn y cyfarfod fel arsylwr.

 

 

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

 

Ni ddatganwyd cysylltiad.

 

 

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

 

Dim materion brys.

 

 

Nodi ymrwymiadau dinesig a ymgymerwyd gan Gadeirydd y Cyngor (copi ynghlwm).

 

 

Dosbarthwyd rhestr o ymrwymiadau dinesig y bu'r Cadeirydd a’r Is-gadeirydd ynghlwm â nhw rhwng 30.06.2016 a 30.09.2016 cyn y cyfarfod.

 

PENDERFYNWYD derbyn y rhestr o ymrwymiadau dinesig y bu’r Cadeirydd a'r Is-gadeirydd ynghlwm â nhw.

 

 

Derbyn cofnodion cyfarfod y Cyngor Sir a gynhaliwyd 5 Gorffennaf 2016 (copi ynghlwm).

 

 

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Cyngor Llawn a gynhaliwyd ar 5 Gorffennaf 2016.

 

PENDERFYNWYD derbyn cofnodion cyfarfod y Cyngor a gynhaliwyd ar 5 Gorffennaf 2016 fel cofnod cywir.

 

 

Ystyried adroddiad y Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad (copi ynghlwm) ar Adroddiad Perfformiad Blynyddol Drafft y Cyngor ar gyfer 2015-16.

 

 

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Cynllun Corfforaethol a Pherfformiad yr Adroddiad Perfformiad Blynyddol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i'r Aelodau gymeradwyo fersiwn drafft o Adolygiad Perfformiad Blynyddol 2015/16, yn amodol ar newidiadau y cytunwyd arnynt, er mwyn iddo gael ei gyfieithu a’i gyhoeddi cyn 31 Hydref 2016.

 

Roedd yr adroddiad drafft yn cynnwys crynodeb o gynnydd pob blaenoriaeth gorfforaethol, gan danlinellu llwyddiannau neu heriau allweddol a wynebwyd yn ystod y flwyddyn.  Roedd hefyd yn crynhoi perfformiad prosiectau corfforaethol, risgiau corfforaethol, dangosyddion cymaradwy (Dangosyddion Strategol Cenedlaethol), Mesurau Atebolrwydd Perfformiad a chanfyddiadau allweddol gan reoleiddwyr allanol. Yn ychwanegol at hynny, roedd yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth gryno ynglŷn â gwaith a wnaed mewn perthynas ag amrywiaeth a chydraddoldeb a Safonau'r Iaith Gymraeg, yn ogystal â gweithgarwch gyda phartneriaid a thrwy gydweithio.

 

Eglurodd y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio bod Cynllun Corfforaethol y Cyngor 2012-17 wedi gosod y cyfeiriad strategol ar gyfer y Cyngor a'i flaenoriaethau dros y cyfnod o bum mlynedd. Nodwyd manylion ynglŷn â bwriad y Cyngor i gyflawni’r blaenoriaethau yn y cynlluniau gwasanaeth blynyddol ac yn nogfen Darpariaeth Flynyddol y Cynllun Corfforaethol.

 

Datblygwyd yr adroddiad drafft gan y Tîm Cynllunio Strategol, wrth ymgynghori â gwasanaethau eraill y Cyngor. Darparwyd y wybodaeth ynglŷn â pherfformiad a oedd wedi’i chynnwys yn y ddogfen gan y gwasanaethau, ac fe'i cafwyd o system rheoli perfformiad Verto.  Ymgynghorwyd â’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth a’r Cabinet cyn cyflwyno’r adroddiad i’r Cyngor Sir i’w gymeradwyo.

 

Wrth drafod, codwyd y materion canlynol:

·       Ymateb gwael i Arolwg y Preswylwyr. Derbyniwyd tua 750 o ymatebion, a oedd yn llai na 1% o boblogaeth y sir.  Byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno yn y Pwyllgor Archwilio ym mis Ionawr 2017, er mwyn ystyried sut i fynd i'r afael â hyn.

·       Tai Fforddiadwy – cyflwynwyd adroddiad i'r Pwyllgor Archwilio i ddod ag eiddo gwag i mewn i’r farchnad dai, a phrynu hen dai cyngor yn eu holau. Roedd y Cyngor ar flwyddyn gyntaf cynllun strategaeth dai 5 mlynedd o hyd. Yn rhan o’r strategaeth dai, bu’r Cyngor mewn cyfarfodydd rheolaidd â Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig. Nid oedd unrhyw gynlluniau ar gyfer datblygiad maint llawn o dai cyngor newydd. Byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i gyfarfod Briffio’r Cyngor yn y Flwyddyn Newydd.

·       Roedd Band Eang BT yn parhau'n broblem. Roedd Aelodau’n ymwybodol bod Band Eang BT wedi’i drafod yn y pwyllgor Archwilio’n ddiweddar. Roedd BT wedi darparu rhestr o leoliadau ‘Dim cysylltiad' ond roedd yr Aelodau'n pryderu y byddai busnesau'n symud o ardaloedd lle nad oedd band eang cyflym iawn ar gael. Gofynnwyd i BT am ddiweddariad ar gynnydd gwaith gosod band eang cyflym iawn.

·       Cefnogaeth i fusnesau – codwyd mater cyfathrebu â busnesau lleol gan nad oedd hysbysiadau roedd y Cyngor yn eu gyrru â gwybodaeth am ddigwyddiadau lleol yn cyrraedd pob busnes.  Cafwyd eglurhad bod angen i fusnesau gofrestru â’r Cyngor i dderbyn gwybodaeth. Anogwyd Aelodau i siarad â busnesau a'u hannog nhw i gofrestru.

·       Codwyd y Rhyl fel blaenoriaeth adfywio.  Roedd y cyllid a ddaeth ar gael ar gyfer adfywio’n dod gan Lywodraeth Cymru a'r sector preifat.

·       Gallai cleifion Iechyd Meddwl a oedd angen triniaeth breswyl, ar achlysuron, gael eu cludo mor bell â Glasgow gan fod diffyg gwlâu yn Sir Ddinbych. Roedd yn broblem genedlaethol ac roedd y Byrddau Iechyd ynghyd â’r Gwasanaethau Cymdeithasol yn gweithio’n hynod o galed i ddatrys y broblem hon.  Cadarnhawyd hefyd y byddai adroddiad i’r Pwyllgor Archwilio Partneriaethau ar y mater hwn yn gynnar yng ngwanwyn 2017.

·       Gofynnwyd am sicrwydd ynglŷn â’r eitemau a farciwyd yn ‘goch’ i gael eu gwella a sut y byddai hynny’n cael ei gyflawni.

·       Cyfradd y  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ar y pwynt hwn (11.35 am) cafwyd egwyl o 20 munud.

 

Ailddechreuodd y cyfarfod am 11.55 a.m.

 

 

 

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a’r Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) er mwyn i’r Cyngor ystyried Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

 

 

Cyflwynodd y Cynghorydd Jason McLellan Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) ar gyfer blwyddyn ariannol 2015/16.

 

Roedd gofyn statudol i'r Cyngor, dan ddarpariaethau Mesur Llywodraeth Leol Cymru 2011, fod â Phwyllgor Archwilio. Y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol oedd pwyllgor dynodedig y Cyngor ar gyfer y diben hwn.

 

Roedd y prif feysydd gwaith y mae’r Pwyllgor yn eu goruchwylio fel a ganlyn:

 

·       Rôl archwilio mewn perthynas â chanlyniadau o adroddiadau archwilio mewnol ac ystyried  canfyddiadau ac argymhellion archwiliadau allanol.

·         {0>To review and approve the internal audit strategy.Risk Management.<}0{>Adolygu a chymeradwyo’r strategaeth archwilio mewnol.

·       Rheoli Risgiau.<0}

·       Rheolaeth Ariannol

·       Archwilio ac argymell polisi i’r Cyngor a’r Cabinet ar feysydd fel twyll, llygredigaeth a rhannu pryderon.

·       Rheoli Gwybodaeth, ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth a Diogelu Data.

·       Monitro ac adolygu gweithdrefnau gweithredu cyfansoddiad y Cyngor.

·       Monitro a diweddaru'r Cynllun Gwella Llywodraethu.

·       Adolygu cwynion a pholisi cwynion ac ystyried adborth Cwsmeriaid.

·       Adolygu gweithrediad gweithdrefnau Rhannu Pryderon y Cyngor.

 

Diolchodd y Cynghorydd Jason McLellan i holl Aelodau’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, ynghyd â'r Aelod Lleyg, Paul Whitham, Aelodau Arweiniol a oedd yn dod i gyfarfodydd, yn enwedig y Cynghorydd Julian Thompson-Hill a oedd yn bresennol yn y nifer fwyaf o gyfarfodydd, Swyddogion a chynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru am eu holl waith caled dros y flwyddyn ddiwethaf.

 

PENDERFYNWYD bod yr Aelodau’n nodi cynnwys Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

 

 

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) gan y Cydlynydd Archwilio.

 

 

Cyflwynodd y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts yr adroddiad Archwilio (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi diweddariad i’r Cyngor ar gynnydd a wnaed hyd yma o ran rhoi'r Cynllun Gweithredu ar Wella Archwilio ar waith, a chanfyddiadau allweddol yr ymarfer hunanwerthuso archwilio diweddar.

 

Cafwyd cyflwyniad gan y Cydlynydd Archwilio, ac eglurodd bod Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio (GCIGA), yn dilyn cyhoeddi Astudiaeth Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) ar Wella Archwilio mewn Llywodraeth Leol yng Nghymru “Craffu Da? Cwestiwn Da!” ym mis Mai 2014, wedi cytuno ar Gynllun Gweithredu ar Wella Archwilio, gyda'r nod o ddatblygu archwilio yn Sir Ddinbych. 

 

Roedd yr astudiaeth genedlaethol yn nodi y dylai awdurdodau lleol ledled Cymru hunanwerthuso archwilio’n rheolaidd gan ddefnyddio canlyniadau a nodweddion trosolwg ac archwilio effeithiol llywodraeth leol.

<0}

 

 

Cytunwyd ar set o ganlyniadau a nodweddion cenedlaethol ar gyfer archwilio’n effeithiol. Byddent yn canolbwyntio ar:

 

•         Well canlyniadau

•         Gwell penderfyniadau, ac

•         Ymgysylltu’n well.

 

Yn dilyn yr ymarfer hunanwerthuso, y prif gasgliadau o ddadansoddi’r ymatebion oedd:

 

Cryfderau:

·       Mae Aelodau a Swyddogion yn teimlo bod rôl glir a gwerthfawr gan archwilio yng ngwaith llywodraethu’r Cyngor

·       Bod archwilio’n gyffredinol yn gweithredu ar sail anwleidyddol ac yn cael ei arwain gan gynghorwyr

·{0>Cabinet Members attendance at Scrutiny worked well<}0{>

·Roedd presenoldeb Aelodau'r Cabinet yn y pwyllgor Archwilio'n gweithio'n dda<0}

·       Yn gyffredinol, roedd aelodau'r pwyllgor craffu a swyddogion mewnol/allanol sy’n dod i gyfarfodydd archwilio'n ymddiried yn ei gilydd ar lefel uchel

 

Meysydd a nodwyd i’w gwella:

·       Mwy o hyfforddiant ar sgiliau sy’n benodol ar gyfer archwilio

·       Presenoldeb yr Aelodau yng nghyfarfodydd y Pwyllgor

·       Cyfathrebu ac ymgysylltu â’r cyhoedd gan annog presenoldeb gyhoeddus

·       Edrych ar botensial gweddarlledu cyfarfodydd y pwyllgor archwilio.

 

Roedd angen gwella:

·       Presenoldeb yr Aelodau yng nghyfarfodydd y Pwyllgor, a

·       Chyfathrebu ac ymgysylltu â'r Cyngor, gan annog presenoldeb gyhoeddus.

 

Gallai Cynghorwyr ofyn i eitemau gael eu rhoi ger bron y Pwyllgor Archwilio trwy gwblhau “Ffurflen Cynigion  Aelodau” a’i chyflwyno i GCIGA.

 

Gallai'r cyhoedd ofyn i eitemau gael eu rhoi ger bron y Pwyllgor Archwilio trwy gwblhau "Ffurflen Gofyn am Archwilio".

 

Roedd GCIGA yn ystyried pob cais ac, os byddai'n llwyddo mewn prawf cyn archwilio, byddai GCIGA yna'n penderfynu sut i archwilio'r mater yn fanwl.

 

Dyma oedd y prawf:

·       Lles y Cyhoedd – a oedd yn fater pryder i drigolion?

·       Gallu i gael effaith – a fyddai Archwilio’n gallu dylanwadu ar bethau a’u newid?

·       Perfformiad – a oedd yn faes neu'n wasanaeth a oedd yn tangyflawni?

·       Graddau – a oedd yn effeithio ar nifer fawr o drigolion neu ardal ddaearyddol fawr?

·       Dyblygu – a oedd unrhyw un arall yn edrych arno?

 

Os nad oedd y cais yn pasio’r prawf, gallai’r GCIGA:

·       Ei atgyfeirio e.e. Grŵp Ardal Aelodau

·       Gofyn am adroddiad gwybodaeth i bennu a oedd angen mwy o waith, a chan bwy

·       Ymateb gyda rheswm/rhesymau pam nad oedd gwaith i fynd i'r afael â'r mater.

 

Wrth drafod, codwyd mater mewn perthynas â Gwasanaeth Ambiwlans Gogledd Cymru, ac fe gytunodd i atgyfeirio at Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio.

 

PENDERFYNWYD bod Aelodau’r Cyngor yn nodi cynnwys yr adroddiad.

 

 

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cyngor (copi ynghlwm).

 

Cyflwynodd y Swyddog Monitro/Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd Raglen Gwaith i'r Dyfodol y Cyngor (dosbarthwyd yn flaenorol).

 

Atgoffwyd Aelodau y byddai Gweithdai Cyllid yn cael eu cynnal ar 1 Tachwedd ac 18 Tachwedd.

 

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, y dylid cymeradwyo a nodi Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Cyngor.

 

 

 

 

Daeth y cyfarfod i ben am 1.00 pm.