Agenda and draft minutes

Y Cynghorwyr James Davies, Carys Guy, Hugh Irving, Jason McLellan, Dewi Owens a Cheryl Williams

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni chafodd unrhyw gysylltiad personol na chysylltiad sy'n rhagfarnu ei ddatgan.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Ni chafwyd unrhyw faterion brys.

Nodi ymrwymiadau dinesig a ymgymerwyd gan Gadeirydd y Cyngor (copi ynghlwm).

Cyfeiriodd y Cadeirydd at yr ymrwymiadau dinesig yr ymgymerodd â nhw ar ran y Cyngor dros y cyfnod 29 Medi – 24 Hydref 2014 (dosbarthwyd manylion am y rhain yn flaenorol).

PENDERFYNWYD nodi’r digwyddiadau roedd y Cadeirydd a’r Is-Gadeirydd wedi bod yn bresennol ynddynt.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Cyngor Sir a gynhaliwyd 7 Hydref 2014 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Cyngor a gynhaliwyd ar 7 Hydref 2014.

Materion yn Codi - Tudalen 15 Eitem 8 Rhaglen Waith y Cyngor Sir – Rhoddodd y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts ganmoliaeth i’r Tîm Gweithredol ar y strategaeth ymgysylltu a lansiwyd mewn ymateb i'r toriadau yn y gyllideb sy'n wynebu'r awdurdod.

PENDERFYNWYD cadarnhau cofnodion cyfarfod y Cyngor a gynhaliwyd ar 7 Hydref 2014 fel cofnod cywir.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cyngor (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cyngor i’w hystyried.

Nododd yr Aelodau fod

·        Sesiwn Friffio'r Cyngor a drefnwyd ar gyfer 2.00pm ar 17 Tachwedd wedi cael ei disodli gan gyfarfod Arbennig y Cyngor i ystyried y cynigion ar gyfer uno Cynghorau Sir Ddinbych a Chonwy yn wirfoddol

·        byddai eitemau a drefnwyd yn wreiddiol ar gyfer Sesiwn Friffio’r Cyngor ar 17 Tachwedd yn cael eu haildrefnu ar gyfer mis Ionawr neu fis Mawrth – newidiwyd enw’r eitem ar Foderneiddio’r Gwasanaethau Cymdeithasol i ‘Cefnogi Annibyniaeth yn Sir Ddinbych’ ac roedd angen awr o slot ar ei gyfer

·        trefnwyd Gweithdy Cyllideb yr Aelodau ar gyfer 12 Rhagfyr.

Gofynnodd y Cynghorydd Joan Butterfield i gael ychwanegu 'Rheoli Traethlin Amddiffynfeydd Môr’ fel eitem ar y rhaglen waith i’w hystyried yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD nodi cynnwys Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Cyngor yn amodol ar yr uchod.

Ystyried adroddiad gan Reolwr Tîm Partneriaethau a Chymunedau (copi’n amgaeedig) sy'n rhoi manylion Cynllun Lles Sir Ddinbych, Cefnogi Annibyniaeth a Gwydnwch, cyn ei gyhoeddi.

Cyflwynodd y Cynghorydd Hugh Evans, Arweinydd ac Aelod Arweiniol dros Ddatblygu Economaidd a’r Pennaeth Gwella a Moderneiddio Busnes Gynllun Lles Sir Ddinbych 2014-18: Cefnogi Annibyniaeth a Gwytnwch (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i’w gadarnhau gan y Cyngor.

Byddai'r Cynllun Lles yn disodli'r Cynllun MAWR ac yn adlewyrchu ymrwymiad y sector cyhoeddus i wella canlyniadau yn Sir Ddinbych trwy ganolbwyntio ar annibyniaeth a gwytnwch.  Rhoddwyd ystyriaeth i sicrhau’r effaith fwyaf posibl gan ystyried cyfyngiadau ariannol ac anghenion trigolion.  Datblygwyd y Cynllun ar ran y sector cyhoeddus a gynrychiolir gan Gyd-Fwrdd Gwasanaethau Lleol Conwy a Sir Ddinbych.  Roedd ei gyflawniad a’i lwyddiant yn dibynnu ar gyfranogiad partneriaid a gofynnwyd felly am gymeradwyaeth gan bob partner.

Amlinellodd y Cynghorydd Jeanette Chamberlain-Jones, Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio Partneriaethau'r ddadl archwilio ar y Cynllun.  Roedd yn falch o nodi bod llawer o’r materion a godwyd gan archwilio wedi cael sylw yn y Cynllun fyddai’n cael ei arolygu’n fanwl.  Ailadroddodd y Cynghorydd Eryl Williams ei gais blaenorol i gynnwys canfyddiadau yn yr adroddiad pan fo materion wedi cael eu harchwilio.

Rhoddodd aelodau ystyriaeth i’r adroddiad a chymryd y cyfle i godi cwestiynau, gan holi sut y byddai pobl oedd angen cymorth yn cael eu canfod, yn enwedig pobl sy’n byw mewn ardaloedd mwy anghysbell a gwledig.  Eglurwyd fod canfod pobl sydd mewn angen, yn enwedig pobl sy'n byw ar eu pen eu hunain, wedi ei nodi'n flaenoriaeth a byddai disgwyl i bartneriaid weithio ar y cyd er mwyn ymateb i’r her honno.  Roedd hyn hefyd yn cynnwys casglu data i gael gwell dealltwriaeth o’r sefyllfa mewn ardaloedd gwledig.  Cydnabuwyd swyddogaeth bwysig archwilio, a hynny fel rhan o'r ymgynghoriad ac wrth fonitro, a rhoddodd archwilio ystyriaeth hefyd i’r adroddiad gwerthuso a chau ar y Cynllun MAWR 1. Croesawodd y Cynghorydd Bobby Feeley yr adroddiad ac roedd yn awyddus i bwysleisio bod y Cynllun yn ymwneud â chefnogi unigolion a chymunedau i wella bywydau pawb.

Pleidleisiodd aelodau fel a ganlyn ar argymhellion yr adroddiad:-

33 pleidlais o blaid, 0 yn erbyn ac 1 yn ymatal.

PENDERFYNWYD cymeradwyo Cynllun Lles Sir Ddinbych 2014-18.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau (copi ynghlwm) mewn perthynas â Datganiad Strategaeth Rheoli'r Trysorlys.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau'r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn argymell y dylai’r Cyngor gymeradwyo newidiadau i’r Datganiad Strategaeth Rheoli'r Trysorlys (DSRhT) ar gyfer 2014/15 fel y nodwyd yn Atodiad 2 yr adroddiad yn sgil amgylchiadau economaidd.

Hysbyswyd y Cyngor am y dangosyddion economaidd oedd yn cyfeirio at gyfnod o ansefydlogrwydd ariannol o'n blaenau.  O ganlyniad i'r risgiau cynyddol, argymhellwyd y dylid gwneud nifer o ddiwygiadau i’r DSRhT gan gynnwys Adneuon Banc,  Cytundebau Ail-brynu Gwrthol (Repos) a Bondiau a Warchodwyd.  Ymhelaethodd y Cynghorydd Thompson-Hill ar y rhesymeg y tu ôl i bob un o'r newidiadau arfaethedig er mwyn diogelu buddsoddiadau'r Cyngor ymhellach.  Rhoddodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau rywfaint o gyd-destun pellach i’r newidiadau ariannol a ddangosir yn yr adroddiad yn tynnu sylw at yr angen i liniaru gymaint â phosibl ar y risgiau cynyddol.

Pleidleisiodd aelodau fel a ganlyn ar argymhellion yr adroddiad:-

35 pleidlais o blaid, 0 yn erbyn a 0 yn ymatal.

PENDERFYNWYD bod y Cyngor yn cymeradwyo'r newidiadau i'r Datganiad Strategaeth Rheoli’r Trysorlys ar gyfer 2014/15 fel y rhestrir yn Atodiad 2 yr adroddiad.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd (copi'n amgaeedig) ar y broses y cytunwyd arni i Aelodau gyflwyno gwelliannau a dewisiadau eraill mewn perthynas â’r cynigion cyllideb i’w hystyried gan y Cyngor.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau a'r Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd (PGCADD) yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn argymell protocol ar y ffordd y byddai dewisiadau amgen neu newidiadau i’r gyllideb yn cael eu cyflwyno i'r Cyngor .

Y rhesymeg y tu ôl i brotocol y gyllideb oedd creu proses broffesiynol, agored a thryloyw er mwyn i aelodau gyflwyno cynigion amgen a oedd wedi cael eu hasesu a'u hystyried yn gywir ymlaen llaw.  Roedd y broses yn caniatáu digon o amser ar gyfer costio, asesu effaith a chyhoeddi papurau er mwyn galluogi aelodau i roi ystyriaeth gyfartal i’r holl opsiynau a fyddai'n dod ger eu bron yn y Cyngor.  Byddai peidio dilyn y protocol yn peri’r risg na fyddai cynigion amgen yn cael eu hystyried gan y Cyngor ar yr un sail â'r cynigion a argymhellwyd ar gyfer y gyllideb.

Rhoddodd yr Aelodau ystyriaeth i rinweddau’r protocol a chodi cwestiynau ynghylch ei weithrediad yn ymarferol ac a fyddai'n rhan o gyfansoddiad y Cyngor.  Er bod yna gefnogaeth i’r protocol roedd hefyd amheuon y gallai rwystro aelodau rhag cytuno ar ddiwygiad yn y cyfarfod na chynnig arbediad ychwanegol ar ben y rhai sy'n cael eu hargymell.  Rhoddodd y PGCADD sicrwydd na fyddai cymeradwyo'r protocol yn gwahardd darpariaethau rheol sefydlog y Cyngor ar gyfer cymeradwyo diwygiad, ond byddai ganddo statws sy’n gyfartal â’r gwelliant.  Paratowyd y protocol mewn ymateb i’r sefyllfa bresennol o ran y gyllideb, ond gallai fod yn rhan o'r adolygiad cyfansoddiadol pe bai’r aelodau’n dymuno.  Y teimlad cyffredinol oedd na ddylai'r protocol yn rhan o'r adolygiad cyfansoddiadol ar hyn o bryd, pe bai’n cael ei gymeradwyo.

Yn ystod y drafodaeth gyffredinol, trafododd yr aelodau'r penderfyniadau ariannol anodd y mae’n rhaid i’r awdurdod eu gwneud a’u hamharodrwydd i bleidleisio dros doriadau penodol yn y gyllideb wrth gydnabod yr angen i’r Cyngor ddarparu cyllideb gyfreithiol, gytbwys o fewn amserlen dynn.  Trafodwyd hefyd hawliau Aelodau i ddweud eu dweud a phleidleisio yn erbyn cynigion y gyllideb a rhoddodd swyddogion fanylion y broses a fyddai’n cael ei dilyn wrth ystyried cynigion y gyllideb a gosod cyllideb gyfreithiol, gytbwys erbyn mis Chwefror 2015. Roedd cefnogaeth i'r awgrym a gyflwynwyd gan y Cynghorydd Eryl Williams y dylid rhoi cyfle i Arweinwyr y Grwpiau wneud datganiad i'r Cyngor yn y cyswllt hwnnw ar ôl gosod y gyllideb.

Pleidleisiodd aelodau fel a ganlyn ar argymhellion yr adroddiad:-

36 pleidlais o blaid, 2 yn erbyn a 0 yn ymatal.

PENDERFYNWYD bod Aelodau’n cymeradwyo’r broses lle gellid cyflwyno cynigion amgen ar y gyllideb i’r Cyngor eu hystyried fel yr amlinellir yn Atodiad 1.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd (copi'n amgaeedig) sy'n cynghori'r Cyngor o newidiadau a gyflwynwyd gan Reoliadau Awdurdodau Lleol (Rheolau Sefydlog) (Cymru) (Diwygiad) 2014

Cyflwynodd y Cynghorydd Barbara Smith, Aelod Arweiniol dros Foderneiddio a Pherfformiad a Phennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd (PGCADD) yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn rhoi gwybod i'r Cyngor am newidiadau a gyflwynwyd gan Reoliadau Awdurdodau Lleol (Rheolau Sefydlog) (Cymru) (Diwygio Rheoliadau) 2014.

Roedd y newidiadau a amlinellwyd yn yr adroddiad hwn yn ofynnol yn ôl y gyfraith a gan hynny roedd yn rhaid i’r Cyngor eu mabwysiadu.  I grynhoi roeddent yn ymwneud â -

·        y broses benodi a thâl ar gyfer uwch swyddogion

·        sut i gynnal unrhyw ymchwiliad i gamymddwyn honedig gan Bennaeth y Gwasanaethau Democrataidd

·        bod rhaid i bwyllgor wneud penderfyniadau ynglŷn â diswyddo neu benodi’r Swyddog Monitro a’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd

·        dileu’r modelau ‘Gweinyddiaeth Maer a Chyngor’ a ‘Threfniadau Amgen’ fel modelau llywodraethu posibl.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd Meirick Davies, dywedodd y PGCADD nad yw'r opsiwn o gael Gweinyddiaeth Maer bellach ar gael yng Nghymru.

Pleidleisiodd aelodau fel a ganlyn ar argymhellion yr adroddiad:-

38 pleidlais o blaid, 1 yn erbyn a 0 yn ymatal.

 PENDERFYNWYD:-

(a)       Bod y Cyngor yn nodi’r newidiadau a gyflwynwyd gan Reoliadau Awdurdodau Lleol (Rheolau Sefydlog) (Cymru) (Diwygio) 2014 mewn perthynas â’r broses ar gyfer penodi, diswyddo a chynnal ymchwiliadau disgyblu ar rai swyddogion awdurdodau lleol a’r gofynion newydd ar gyfer penderfynu ar lefel y tâl a roddir i Brif Swyddogion, a

(b)       dylid rhoi awdurdod dan ddirprwyaeth i Swyddog Monitro’r Cyngor wneud y newidiadau angenrheidiol i’r Cyfansoddiad.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.20 a.m.