Agenda and draft minutes

Derbyniwyd ymddiheuriadau oddi wrth y Cynghorwyr Joan Butterfield, Meirick Davies, Peter Evans, Alice Jones a David Simmons.

 

 

Dylai Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiadau personol neu sy’n rhagfarnu yn unrhyw fusnes a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

 

Ni ddatganwyd cysylltiad personol na rhagfarnllyd gan unrhyw un.

 

 

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

 

Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

 

 

Nodi ymrwymiadau dinesig a gynhaliwyd gan Gadeirydd y Cyngor (copi ynghlwm).

 

 

Roedd rhestr o ddigwyddiadau dinesig a fynychwyd ar ran y Cyngor gan y Cadeirydd a'r Is-Gadeirydd, ar gyfer cyfnod 30 Mai 2013 nes 24 Mehefin 2013 wedi'u cylchredeg gyda phapurau’r cyfarfod.

 

Darparodd y Cadeirydd grynodeb o’r digwyddiadau canlynol:-

 

23 Medi 2013 - Ymweliad â Tŷ Gobaith.  Eglurodd y Cadeirydd ei fod wedi ymweld â Tŷ Gobaith yng Nghonwy a chyfeiriodd at y gwaith rhagorol a wneir yno gan y staff.

 

26 Medi 2013 - Gweithdy Cerddoriaeth ar gyfer Ysgolion Arbennig, Gŵyl Gerddorol Ryngwladol Gogledd Cymru.  Hysbyswyd yr aelodau o safon ac ansawdd uchel y gerddoriaeth a gafodd ei gwerthfawrogi gan yr Ysgolion Arbennig a phawb oedd wedi mynychu.

 

Cadarnhaodd y Cadeirydd y cynhelir Gwasanaeth Carolau Blynyddol y Cyngor Sir yn Eglwys Gadeiriol Llanelwy ar 10 Rhagfyr 2013.  Hysbyswyd yr Aelodau y cynhelir Cinio Elusennol y Cadeirydd yn Oriel House, Llanelwy ar 28 Mawrth 2014 ac y bydd y rhoddion yn cael eu cyflwyno i Hosbis Cyndeyrn Sant a Hosbis Plant Tŷ Gobaith.

 

PENDERFYNWYD – y dylid derbyn y rhestr o ddigwyddiadau dinesig a fynychwyd ar ran y Cyngor gan y Cadeirydd a’r Is-Gadeirydd ac y dylid nodi sylwadau’r Cadeirydd.

 

 

Derbyn cofnodion cyfarfod y Cyngor Sir a gynhaliwyd 10 Medi 2013 (copi ynghlwm).

 

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Cyngor a gynhaliwyd ar 4 Mehefin 2013.

 

Materion yn codi: -

 

Adroddiad Ymchwiliad Llifogydd Glasdir, Rhuthun – cyfeiriodd y Cynghorydd D.I. Smith at Adroddiad yr Adolygiad Annibynnol a gynhaliwyd i'r llifogydd yn Glasdir a oedd wedi argymell y dylid gwella’r amddiffyniad rhag llifogydd drwy godi uchder y bwnd o tua 1 metr.  Byddai cost y gwaith oddeutu £300k a gallai fod wedi ei gwblhau erbyn mis Mawrth 2014. Roedd Taylor Wimpey, datblygwyr Stad Glasdir, wedi gwneud ymrwymiad cyhoeddus i dalu am un rhan o dair o'r gwelliannau a byddai'r Cyngor yn gwneud cyfraniad cyfatebol.  Hyd yma, nid yw Llywodraeth Cymru wedi rhoi ymateb i gais tebyg. Fodd bynnag, roedd y Cynghorydd Smith yn gobeithio y byddai Cyngor Sir Ddinbych dros y cyfnod interim yn barod i gyfrannu tuag at y gwelliannau ac yn ymdrechu i dawelu meddwl trigolion Glasdir.

 

Mae’r gwaith sydd i’w gwblhau yn Glasdir yn y cam dylunio ar hyn o bryd a disgwylir y bydd wedi ei gwblhau erbyn mis Mawrth 2014.  Mynegodd bryder nad oedd cadarnhad y deuai cyllid gan Lywodraeth Cymru a theimlai y dylai Cyngor Sir Ddinbych barhau â’r gwaith ar eu risg ariannol eu hunain ac y dylid cytuno ar y trefniadau ariannu terfynol yn hwyrach.

 

PENDERFYNWYD – cadarnhau cofnodion cyfarfod y Cyngor a gynhaliwyd ar 10 Medi 2013.

 

 

Derbyn cyflwyniad gan Caffael Strategol ar Fanteision Cymunedol a sut y maent yn cysylltu â Chaffael a’r Strategaeth Uchelgais Economaidd a Chymunedol.

 

Cafwyd cyflwyniad gan yr Uned Caffael Strategol ynglŷn â Buddiannau Cymunedol a sut maent yn cysylltu â Chaffael a’r Strategaeth Uchelgais Economaidd a Chymunedol.

 

Gyda chymorth cyflwyniad PowerPoint cafwyd crynodeb manwl ynglŷn â’r Buddion Cymunedol a Sicrhau'r Gwerth Gorau ar gyfer Arian Cymru gan y Rheolwr Caffael Strategol Dros Dro a Chynrychiolydd Gwerth Cymru, Adran Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol, Llywodraeth Cymru a oedd yn cynnwys y pwyntiau a'r meysydd amlwg canlynol: -

 

   Diffinio Caffael a Buddion Cymunedol

-      Polisi Cymunedol, Manteision/Dull Gweithredu Polisi Buddion    

 

   Ysgogwyr Buddion Cymunedol

-     Rhaglen Lywodraethu 2011-2016

-     Cynllun Gweithredu Gwrth-dlodi Cymru

-     Datganiad Polisi Caffael Cymru (Rhagfyr 2012)

 

Beth yw Buddion Cymunedol

-     Datblygu’r cyswllt gyda'r Uchelgais Economaidd a Chymunedol

 

Strategaeth

-     Datblygu'r Strategaeth Gymunedol a’r broses ymgynghori

-     Prif Ffocws Polisi

-     Cyfraniad tuag at Addysg

-     Effeithiau Amgylcheddol

-     Cynllun Rhannu Prentisiaeth Gogledd Cymru

 

Prif Declynnau gogyfer â chael Buddion Cymunedol

-       Teclyn Mesur Buddion Cymunedol

-     Caffael Cynaliadwy, Contractau a Gweithdrefnau Tendro   

 

 Blaenoriaethau Economaidd

-     Busnesau: - Isadeiledd, Hyrwyddo, Trefi a Chymunedau,

Twf a Gweithlu Medrus. 

 

 Caffael Cynaliadwy

-     Beth Cyngor Sir Ddinbych yn ei wneud

 

 Llwyddiannau Buddion Cymunedol a Beth Nesaf

-     Llwyddiant Buddion Cymunedol hyd yma: Ystadegau

-     Canlyniadau / Deilliannau erbyn mis Medi 2013

-     Astudiaeth Achos - Yolo Y Hendry – Gwobr Adeiladu Arbenigrwydd yng Nghymru 2013 – Enillydd Gwobr Gwerth

 

Estynnodd y Cadeirydd wahoddiad i Aelodau holi cwestiynau a chafwyd yr ymatebion canlynol gan swyddogion:-

 

-  Cyfeiriodd y Cynghorydd J.M. McLellan at bolisi Llywodraeth Cymru ar gaffael moesegol.  Eglurodd y Rheolwr Caffael Strategol Dros Dro fod y Cyngor yn cael ei arwain gan reoliadau caffael y Deyrnas Unedig ac Ewrop, a chadarnhaodd y byddai Datganiad Polisi Caffael Llywodraeth Cymru yn gorfodi ac yn sicrhau y cedwir at brosesau a gweithdrefnau teg, a fyddai'n cynnwys gwneud defnydd o gytundebau dim oriau.  Rhoddodd amlinelliad o’r gweithdrefnau a fabwysiadwyd er mwyn monitro contractwyr anaddas neu rai sydd wedi eu cosbrestru a hysbysodd yr Aelodau fod swyddogion, o ganlyniad i reoli contractau’n effeithiol, yn gweithio'n agos gyda chontractwyr a chyflenwyr i sicrhau y cedwir at bolisïau a thelerau ac amodau.

 

-    Darparwyd manylion ynglŷn ag achosion o weithio ar y cyd gydag Awdurdodau cyfagos.  Eglurwyd bod canllawiau Llywodraeth Cymru ynglŷn â rheoliadau ariannol wedi cael eu defnyddio i gynhyrchu dogfen y gellir ei haddasu a'i defnyddio gan bob un o’r Awdurdodau.

 

-       Cyflwynodd Cynrychiolydd Gwerth Cymru, Adran Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol, Llywodraeth Cymru fanylion cymhwyso’r Polisi Buddion Cymunedol i gontractau sydd werth llai na £2m.    Cyfeiriodd at y ffaith fod Fframwaith Gogledd Cymru yn faes allweddol mewn perthynas â busnesau llai, ac yn benodol mewn perthynas â chyflwyno cyfrifon banc prosiect sydd wedi mynd i’r afael â materion sy'n ymwneud â thalu oddi fewn i’r gadwyn gyflenwi.

 

-               Cafwyd cadarnhad y byddai rhaglen o hyfforddiant yn cael ei darparu i Aelodau Etholedig ac i swyddogion.

 

-   Byddai datblygwyr yn y sector preifat yn cael eu hannog i gwmpasu gofynion Buddion Cymunedol o fewn unrhyw ddatblygiadau i’r dyfodol.

 

-               Sicrhawyd yr Aelodau bod Cyngor Sir Ddinbych yn cydymffurfio â thelerau’r contractau y cytunwyd iddynt mewn perthynas â gwneud taliadau am gyflenwi o fewn cyfnod penodedig o 30 diwrnod.

 

-               Cadarnhaodd y Rheolwr Caffael Strategol Dros Dro fod Cyngor Sir Ddinbych yn gweithio'n agos gyda Busnes Cymru i ddarparu cymorth i fusnesau bach.

 

-               Eglurodd y Prif Weithredwr y gallai busnesau fod yn sicr y byddai Llywodraeth Cymru yn setlo anfonebau, ond ni fedrai roi sicrwydd y byddai taliadau'n cael eu gwneud o fewn yr amserlen y cytunwyd iddi. 

 

-                Amlygodd y Cynghorydd E.W. Williams y problemau a wynebir  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Busnes, Cynllunio a Pherfformiad (copi wedi’i atodi) ar Adroddiad Perfformiad Blynyddol Drafft y Cyngor ar gyfer 2012-13.

 

 

Roedd copi o adroddiad gan y Pennaeth Busnes, Cynllunio a Pherfformiad ynglŷn â fersiwn ddrafft Adroddiad Perfformiad Blynyddol y Cyngor ar gyfer 2012-13 wedi cael ei gylchredeg ynghyd â phapurau’r cyfarfod.  Roedd diweddariad yn ymwneud ag Adolygiad Perfformiad Blynyddol 2012/13 wedi cael ei gylchredeg cyn y cyfarfod.

           

Eglurodd y Pennaeth Busnes, Cynllunio a Pherfformiad fod gofyn i’r Cyngor gyhoeddi Adroddiad Blynyddol ar ei berfformiad erbyn 31 Hydref bob blwyddyn.   Bu angen gwneud penderfyniad er mwyn cymeradwyo fersiwn ddrafft Adolygiad Perfformiad Blynyddol 2012-13, Atodiad I yr adroddiad.

 

Roedd Cynllun Corfforaethol 2012/17 y Cyngor yn nodi cyfeiriad strategol y Cyngor a’i flaenoriaethau dros gyfnod o bum mlynedd.   Roedd manylder ynglŷn â’r hyn yr oedd y Cyngor yn bwriadu ei wneud bob blwyddyn i gynorthwyo gyda chyflawni’r blaenoriaethau wedi eu nodi yn y Cynlluniau Gwasanaethau Blynyddol ac yn Nogfen Gyflawni Flynyddol y Cynllun Corfforaethol.   Roedd gan y Cyngor nifer o amcanion cydraddoldeb yn y Cynllun Cydraddoldeb Strategol, ynghyd â nifer o Gytundebau Canlyniadau gyda Llywodraeth Cymru.

 

Roedd yr Adolygiad Perfformiad Blynyddol yn darparu gwerthusiad ôl-syllol o lwyddiant y Cyngor wrth gyflawni’r ymrwymiadau hynny yn ystod 2012-13, ac yn rhoi arwydd p’un ai y cyflawnwyd y rhwymedigaeth gogyfer â gwneud trefniadau i sicrhau gwelliannau parhaus yn llwyddiannus ai peidio.  Atgoffwyd yr Aelodau mai blwyddyn gyntaf y Cynllun oedd hon ac y gellir defnyddio ffigyrau’r flwyddyn nesaf at ddibenion cymharu. 

 

Nid oedd angen cynnal Asesiad o Effaith ar Gydraddoldeb gogyfer â’r adroddiad hwn gan mai darparu gwerthusiad ôl-syllol o berfformiad y Cyngor a wnâi, a chan na fyddai’r penderfyniad i gymeradwyo’r adroddiad yn effeithio ar bobl y mae’r nodweddion a ddiogelir yn gyffredin iddynt.  Fodd bynnag, cafodd Asesiad o Effaith ar Gydraddoldeb, Atodiad 1, ei gynnal ar y Cynllun Corfforaethol ei hun ac roedd hwnnw wedi cael ei gyflwyno i’r Cyngor yn dilyn ei gymeradwyo ym mis Hydref 2012.

 

Roedd yr adroddiad wedi cael ei ddatblygu gan y Tîm Gwella Corfforaethol, mewn ymgynghoriad â gwasanaethau eraill y Cyngor.    Roedd yr wybodaeth ynglŷn â pherfformiad a oedd wedi ei chynnwys yn y ddogfen wedi cael ei darparu gan y gwasanaethau, ac wedi cael eu dwyn ynghyd yn defnyddio system rheoli perfformiad Ffynnon.   Ymgynghorwyd â’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth a’r Pwyllgor Archwilio Perfformiad ym mis Medi 2013 cyn cyflwyno’r adroddiad ger bron y Cyngor Sir i’w gymeradwyo.

 

Mewn ymateb i gwestiynau’r Cynghorydd H.Ll. Jones, eglurwyd y gallai cyflwyno ffigyrau canran mewn perthynas â Chynghorwyr benywaidd yn Sir Ddinbych ac yn Genedlaethol fod yn fwy cyfeillgar i'r defnyddiwr.  Cadarnhawyd fod gwaith i ddatblygu strategaeth ar gyfer cyrbiau isel yn cael ei ddatblygu ar hyn o bryd ac y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno ger bron y Cyngor wedi i’r gwaith fod wedi ei orffen.   

 

Eglurodd y Cynghorydd H.H. Evans fod materion y mae angen eglurhad yn eu cylch ac y byddai darlun cliriach yn dod i’r amlwg yn sgil y datblygiadau economaidd arfaethedig a ddaw wedi i’r Grŵp Tasg a Gorffen ystyried effaith y blaenoriaethau.  Cadarnhaodd y byddai gwybodaeth fanwl mewn perthynas â datblygu dull gweithredu strategol yn cael ei gyflwyno ger bron y Cyngor.  Hysbyswyd yr Aelodau fod y targedau a osodwyd wedi bod yn fwy heriol a bod hynny wedi cynhyrchu disgwyliadau uwch a gwell lefel o berfformiad.

 

Ymatebodd y Prif Weithredwr i gwestiwn gan y Cynghorydd C. Hughes ynghylch y setliad llai a ragwelir oddi wrth Lywodraeth Cymru gan gyfeirio at y ffaith i’r Cyngor fabwysiadu Cynllun Corfforaethol uchelgeisiol.  Eglurodd bod disgwyliadau’r Cyngor wedi codi a’i fod wedi ymbellhau oddi wrth dargedau traddodiadol a theimlwyd y byddai'r gyllideb arfaethedig sy’n cael ei chyflwyno i'r Aelodau o gymorth wrth ddiogelu  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan Gyfarwyddwr Corfforaethol: Moderneiddio a Lles (copi wedi’i amgáu) sy’n cynnig mabwysiadu Polisi Diogelu Corfforaethol a sefydlu Panel Diogelu Corfforaethol Aelodau/Swyddogion ar y cyd.

 

 

 

Roedd copi o adroddiad gan Gyfarwyddwr Corfforaethol: Moderneiddio a Lles, a oedd yn cynnig mabwysiadu Polisi Diogelu Corfforaethol a sefydlu Cyd-banel Diogelu Corfforaethol o blith aelodau/swyddogion, wedi ei ddosbarthu gyda phapurau’r cyfarfod.

 

Cyflwynodd Cyfarwyddwr Corfforaethol Moderneiddio a Lles yr adroddiad ac eglurodd fod dull gweithredu rhagweithiol Cyngor Sir Ddinbych o sicrhau cydymffurfiaeth â’r cyfrifoldebau diogelu wedi eu hamlinellu yn yr adroddiad.  Er gwaethaf bod ag ystod o ddulliau gweithredu, ni allai Cyngor Sir Ddinbych fod yn hyderus fod arferion diogelu cadarn wedi gwreiddio ar draws holl swyddogaethau’r Cyngor.  Manylwyd ar sut y datblygwyd y dulliau gweithredu a fabwysiadwyd er mwyn cynnal proffil corfforaethol a chadw trosolwg dros faterion diogelu.

 

Esboniwyd na chafwyd erioed unrhyw eglurder nac adnoddau penodedig gogyfer â’r prif gyfrifoldeb yr oedd angen ei weithredu ledled sefydliad amlswyddogaeth cymhleth.   Mae sawl adroddiad awdurdodol o’r bron, gan gynnwys rhai Waterhouse, Laming a Sir Benfro, wedi ei gwneud yn gwbl glir fod heriau i gadernid trefniadau diogelu wedi esblygu mewn amryw o wahanol lefydd, a bod rhaid i ddiogelu fod yn "Fater i Bawb”.

 

Yn ystod y deng mlynedd ddiwethaf, roedd Cyngor Sir Ddinbych wedi datblygu sawl dull gweithredu gogyfer â chynnal proffil corfforaethol a chadw trosolwg dros faterion diogelu a manylwyd ar y rhain yn yr adroddiad.   

 

Ynghyd â’r adroddiad, cylchredwyd fersiwn ddrafft o Bolisi a Chanllawiau Diogelu Corfforaethol a oedd wedi’u seilio i raddau helaeth ar yr hyn a fabwysiadwyd yng Ngwynedd yn ddiweddar yn dilyn Arolwg Estyn ac yn sgil y gofynion a amlinellwyd gan yr Arolygiaeth.  Byddai’r cynnig a gyflwynwyd yn rhoi datblygiad rhesymegol i’r gwaith yr ydym eisoes wedi’i wneud ar y Fframwaith Atebolrwydd Corfforaethol ac ar y Cynllun Gweithredu Diogelu Corfforaethol.  Nod y polisi a’r canllawiau fyddai sefydlu dull strwythuredig o sicrhau fod diogelu yn fater y mae pob gwasanaeth yn y Cyngor a phob aelod etholedig yn mynd i’r afael ag o.  Hysbyswyd yr Aelodau gan Gyfarwyddwr Corfforaethol Moderneiddio a Lles y byddai rheolwr dynodedig ym mhob gwasanaeth a fyddai'n gyfrifol am gydlynu gweithgareddau diogelu ac am ddarparu cyngor i staff y gwasanaeth.

 

Roedd prif agweddau’r polisi a’r canllawiau wedi’u crynhoi yn yr adroddiad ac roedd rhagor o fanylion yn yr Atodiadau mewn perthynas â:-

 

-  gwybodaeth sylfaenol ynglŷn ag arwyddion o gamdriniaeth a llwybrau atgyfeirio – a fyddai’n cysylltu â gweithdrefnau diogelu plant ac oedolion.

-  adran ddefnyddiol ynglŷn â Chod Ymddygiad ac arferion Gweithio Diogel.

-  adran yn amlinellu’r gefnogaeth o ran hyfforddiant y byddid yn ei chynnig ar y dechrau, ac y byddai angen ei datblygu dros amser.

-  croesgyfeirio gyda Pholisïau Recriwtio Diogel, yr Adran Adnoddau Dynol.

-  canllawiau i Gynghorwyr ynglŷn â chyswllt diogel.

-  ymdrin â honiadau o gamdriniaeth broffesiynol, gan gynnwys cysylltiadau â gweithdrefnau diogelu plant ac oedolion.

 

Esboniodd Cyfarwyddwr Corfforaethol Moderneiddio a Lles y byddai’r pecyn yn cynnig dull credadwy o sicrhau fod diogelu yn ystyriaeth gorfforaethol, ac yn meithrin dull gweithredu cyson ac atebolrwydd ac y byddai wedi ei deilwra i’r materion sy'n wynebu gwasanaethau penodol.   Byddai’r prif oblygiadau o ran cost yn driphlyg a chawsant eu hamlinellu yn yr adroddiad.  Cafwyd cadarnhad y gall fod goblygiadau cadarnhaol o fabwysiadu’r Polisi a’r trefnau Panel, yn enwedig gogyfer â phobl hŷn a phobl anabl, ac nid oedd unrhyw oblygiadau negyddol wedi eu dynodi.

 

Er bod y canllawiau’n brin ar hyn o bryd, roedd yr Adran Adnoddau Dynol yn gweithio i gynhyrchu polisi ynglŷn â’r defnydd o gyfryngau cymdeithasol.  Cafwyd cadarnhad gan Gyfarwyddwr Corfforaethol Moderneiddio a Lles y byddai cylch gorchwyl y gwaith pellach a wneir yn y maes hwn yn cael ei ymgorffori o fewn cylch gorchwyl y Bartneriaeth Diogelwch  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cyngor (copi ynghlwm).

 

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd Raglen Gwaith i'r Dyfodol y Cyngor, a gafodd ei chylchredeg yn flaenorol, a chytunodd yr Aelodau i gynnwys yr eitemau newydd canlynol yn y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol:-

 

5 Tachwedd 2013 - Eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd fod yr eitem yn ymwneud ag Achos Busnes Datblygiad  Cyfleusterau Arfordirol y Rhyl / Prestatyn wedi cael ei ohirio.

 

21 Hydref 2013 - Hysbyswyd yr Aelodau y byddai Gweithdy Cyllideb y Cyngor yn sesiwn drwy'r dydd sydd i ddechrau am 9.30 am.

3 Rhagfyr 2013 - Eglurodd y Cynghorydd J. Thompson-Hill pam y dylai "Diweddariad ar y Gyllideb Ddrafft 2014/15" gael ei newid i "Cynigion ar gyfer Cyllideb 2014/15" ac y byddai angen penderfyniad gan y Cyngor.

 

Hysbyswyd y Cyngor gan y Cynghorydd DI Smith y byddai Gweithdy i Aelodau ar Briffyrdd ac Isadeiledd yn cael ei gynnal ddydd Iau 10 Hydref 2013.

 

PENDERFYNWYD – yn amodol ar yr uchod, y dylid cymeradwyo a nodi Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Cyngor.

 

 

Daeth y cyfarfod i ben am 12.05 pm