Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd yn un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Cafwyd datganiadau o gysylltiad personol (Eitem 7 - Polisi Cludiant i Ddysgwyr Sir Ddinbych) eu derbyn gan:

Y Cynghorwyr Emrys Wynne, Mabon ap Gwynfor, Huw Hilditch-Roberts, Cheryl Williams, Paul Penlington, Martyn Holland, Julian Thompson-Hill, Rachel Flynn, Tony Flynn, Arwel Roberts, Tina Jones, Gareth Lloyd Davies, Barry Mellor, Geraint Lloyd Williams, Huw Williams, Anton Sampson, Peter Scott, Merfyn Parry, Joe Welch a Brian Jones.

Cafwyd datganiadau o gysylltiad personol (Eitem 10 - Polisi Tâl Blynyddol) eu derbyn gan:

Y Cynghorwyr Huw Hilditch-Roberts ac Ellie Chard.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Dim materion brys.

Nodi ymrwymiadau dinesig a ymgymerwyd gan Gadeirydd y Cyngor (copi ynghlwm).

Roedd rhestr o ddigwyddiadau dinesig a fynychwyd gan y Cadeirydd a’r Is-Gadeirydd ar gyfer y cyfnod rhwng 1 Mehefin 2017 a 30 Mehefin 2017 wedi’i dosbarthu cyn y cyfarfod.

Roedd y Cadeirydd wedi mynd i nifer o ddigwyddiadau, ond wedi canmol Cyngerdd Lansio'r Ŵyl yng Nghadeirlan Llanelwy’n enwedig.

Roedd yr Is-Gadeirydd hefyd wedi mynd i nifer o ddigwyddiadau ac wedi canmol Ffair Ardd Flynyddol y Clybiau Rotari ac Inner Wheel yn Llangollen.

PENDERFYNWYD derbyn y rhestr o ymrwymiadau dinesig y bu i’r Cadeirydd a'r Is-gadeirydd eu mynychu.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Cyngor Blynyddol a gynhaliwyd 23 Mai 2017 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Cyngor Llawn a gynhaliwyd ar 23 Mai 2017.

PENDERFYNWYD cadarnhau cofnodion cyfarfod y Cyngor a gynhaliwyd ar 23 Mai 2017 fel cofnod cywir, a’u llofnodi gan y Cadeirydd.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio (copi ynghlwm) i roi gwybod i Aelodau am gasgliad a chynigion gwella SAC.

Cyflwynodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru, Gwilym Bury, Adroddiad Gwella Blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru 2016-17 (a ddosbarthwyd yn flaenorol), i gynghori’r Cyngor ar gasgliad a chynigion gwella Swyddfa Archwilio Cymru, ac i gael cefnogaeth y Cyngor o ran ymateb i'r Adroddiad.

Yn unol â Mesur Llywodraeth Leol, roedd Swyddfa Archwilio Cymru yn adolygu cynnydd y Cyngor yn flynyddol tuag at gyflawni ei amcanion a'i ragolygon er mwyn parhau i wella yn ystod y flwyddyn i ddod.

Yn gyffredinol, roedd hwn wedi bod yn adroddiad cadarnhaol iawn, ac nid oedd unrhyw argymhellion wedi’u cyflwyno.  Fodd bynnag, tynnodd yr adroddiad sylw at chwe “chynnig i wella” i’w hystyried:

(i)    Cryfhau trefniadau llywodraethu drwy fonitro effaith pob newid arwyddocaol i wasanaethau yn gyson ac amserol.

(ii)   Cryfhau trefniadau cynllunio ariannol drwy:

Ø  Ddatblygu polisi cynhyrchu incwm / codi tâl

Ø  Rhoi sgôr risg ffurfiol i arbedion yn ôl pa mor gyraeddadwy ydynt a nodi camau lliniaru cynaliadwy i'r rheiny a ystyrir yn rhai risg uchel.

(iii)  Cryfhau trefniadau rheoli pobl drwy:

Ø  Ddatblygu dull i sicrhau bod gweithwyr heb fynediad i’r rhyngrwyd, neu fynediad cyfyngedig ato, yn gallu cael gafael ar wybodaeth AD berthnasol, a

Ø  Sicrhau bod amrywiadau ac anghysondeb wrth gymhwyso polisïau AD yn cael eu hosgoi ar gyfer gweithwyr rheng flaen nad ydynt mewn swyddfa.

(iv) Cryfhau trefniadau rheoli asedau drwy sicrhau bod camau gweithredu eisoes yn mynd rhagddynt i foderneiddio trefniadau rheoli asedau corfforaethol i hyrwyddo defnydd mwy effeithlon ac effeithiol o bortffolio tir ac eiddo'r Cyngor, ac atgyfnerthu ei gyfraniad fel adnodd strategol.

(v)  Cryfhau trefniadau TGCh drwy:

Ø  Sicrhau bod y Cyngor yn ymgynghori â’i wasanaeth TGCh ynghylch unrhyw bethau technoleg a brynir, ar gyfer pryniannau strategol ac arferol, a

Ø  Sicrhau bod arbenigedd TGCh digonol yn cael ei gynnwys mewn camau caffael a gweithredu sy’n fwy o risg ac ar raddfa fwy.

(vi) Cryfhau trefniadau rheoli gwybodaeth drwy:

Ø  Sicrhau bod trefniadau Llywodraethu Gwybodaeth yn bodloni gofynion y safonau rhyngwladol ac yn cynnwys cynrychiolaeth o bob rhan o’r Cyngor cyfan

Ø  Ymestyn cylch gorchwyl y Grŵp Llywodraethu Gwybodaeth i gynnwys anghenion gwybodaeth busnes, yn ogystal â'r gofynion i gydymffurfio

Ø  Datblygu Strategaeth Wybodaeth, yn gysylltiedig â strategaethau adnoddau eraill, i siapio’r defnydd o wybodaeth a sicrhau bod gwybodaeth yn hygyrch yn ôl yr angen, a

Ø  Datblygu cynlluniau gweithredu tymor hwy i’r System Rheoli Cofnodion a Dogfennau Electronig, i symud y Cyngor tuag at ei nod o amgylchedd swyddfa di-bapur.

Cadarnhaodd yr Aelod Cabinet Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol y diweddariad gan y Cyngor i’r cynigion ar gyfer gwella, fel a ganlyn:

(i)    Roedd trefniadau cadarn yn eu lle i fonitro newid gwasanaeth.  Byddai hyn yn parhau i fod yn rôl arweiniol i’r broses Archwilio a Herio Gwasanaeth yn enwedig

(ii)   Byddai’r adroddiad yn mynd gerbron y Cabinet erbyn Hydref 2017 yn amlinellu’r cynigion i gryfhau trefniadau yn y maes hwn.  Roedd system well o sgorio risg y cynlluniau effeithlonrwydd am gael eu mabwysiadu mewn pryd ar gyfer 2018/19.

(iii)   O Fedi 2017, byddai mewnrwyd AD ar gael i’r holl staff drwy'r rhyngrwyd, ac roedd trefniadau gweithio’n hyblyg yn cael eu hadolygu ar hyn o bryd gyda’r bwriad o gael dull mwy cyson ar draws y Cyngor.

(iv) Roedd y Cyngor yn parhau i weithredu gwelliannau i’w brosesau rheoli asedau.  Roedd y trefniadau Grŵp Rheoli Asedau newydd wedi’u gweithredu ac yn gweithio’n effeithiol.  Roedd y cyfnod ymgynghori ar y Strategaeth Rheoli Asedau wedi dod i ben ym Mai 2017, ac roedd disgwyl y byddai’r strategaeth yn cael ei mabwysiadu yn yr haf.  Ochr yn ochr â hyn, roedd cyfres newydd o fesurau perfformiad yn cael  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ar y pwynt hwn (11.50 am) cafwyd egwyl o 25 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 12.15 pm.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant (copi ynghlwm) i roi adborth yn dilyn ymarfer ymgynghori Polisi Cludiant i Ddysgwyr Sir Ddinbych a chadarnhau a all mabwysiadu’r Polisi fynd ymlaen i’r cam nesaf gyda’r Cabinet.

Cyflwynodd yr Aelod Addysg, Plant a Phobl Ifanc adroddiad Polisi Cludiant i Ddysgwyr Sir Ddinbych (a ddosbarthwyd yn flaenorol), i roi adborth yn dilyn ymgynghoriad ar Bolisi Cludiant i Ddysgwyr newydd Sir Ddinbych, ac i geisio awdurdod i fabwysiadu'r Polisi o 1 Medi 2018.

Roedd yr ymgynghoriad wedi’i gynnal gan Gefnogaeth Addysg ac roedd angen cadarnhad i fabwysiadu’r Polisi i symud ymlaen i'r cam nesaf yn y Cabinet.

O’r ymgynghoriad, roedd 64 o ymatebion wedi dod i law ar-lein, ac 15 ymateb arall wedi dod i law naill ai drwy’r post, e-bost neu sgwrs.

Roedd y Polisi wedi cael ymateb cadarnhaol gyda nifer o ymatebion yn nodi ei fod yn rhoi mwy o eglurder ynghylch y fersiwn blaenorol.  Nodwyd bod adnabod cysylltiadau bwydo rhwng ysgolion, a rhoi cludiant am ddim ar y sail honno, wedi bod yn gam cadarnhaol iawn ac yn cefnogi lles plant.

Yn ystod y drafodaeth codwyd y materion canlynol:

·       Roedd Mesur Teithio gan Ddysgwyr (Cymru) 2008 yn amodi y byddai cludiant am ddim ond yn cael ei roi i ddysgwyr o oedran ysgol gorfodol os byddai’r pellter o’u cartref i’w hysgol addas agosaf o leiaf:

v 2 filltir i ddisgyblion Ysgol Gynradd

v 3 milltir i ddisgyblion Ysgol Uwchradd

·       Yn unol ag adran 10 Mesur Teithio gan Ddysgwyr (Cymru) 2008, roedd yr Awdurdod yn hyrwyddo mynediad i addysg cyfrwng Cymraeg drwy roi cludiant dewisol i’r addysg cyfrwng Cymraeg neu Saesneg addas agosaf, os mai dyma oedd dewis y rhiant / gofalwr.  Byddai hyn yn gymwys hyd yn oed os nad yr ysgol yna oedd eu hysgol agosaf. 

·       Os oedd yr ysgol cyfrwng Cymraeg neu Saesneg agosaf y tu allan i’r sir, yna byddai cludiant yn dal i gael ei ddarparu gan yr Awdurdod.  Byddai hoff ddewis ond yn cael ei ystyried yn erbyn ysgolion cyfrwng Cymraeg neu Saesneg.  Byddai’r meini prawf pellter uchod yn dal yn gymwys.

·       Byddai’r rhiant / gofalwr yn dal i gael yr hawl i apelio os oeddent wedi cael gwrthod cludiant ysgol am ddim.  Byddai angen anfon yr apêl at yr Awdurdod dim hwyrach nag 20 diwrnod gwaith ar ôl y dyddiad y cafodd ei wrthod.

·       Roedd gan yr Awdurdod ddyletswydd gofalu i sicrhau bod plant yn cael eu diogelu ar eu taith i’r ysgol.  Roedd llwybrau peryglus wedi’u hasesu i sicrhau diogelwch ysgolion.

Nododd y Prif Weithredwr mai’r flaenoriaeth gyntaf fyddai diogelwch y plant.  Byddai angen ystyried y gyfraith a byddai'r gyllideb yn dilyn o hynny.

PENDERFYNWYD bod Aelodau yn:

(i)              Cadarnhau eu bod wedi darllen, deall ac ystyried yr Asesiad o Effaith ar Les fel rhan o’u hystyriaethau, ac

(ii)             Wedi ystyried yr wybodaeth a roddwyd, wedi trafod y broses ymgynghori ac y byddent yn argymell i’r Cabinet y dylid cymeradwyo’r Polisi.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) er mwyn i’r Cyngor ystyried Adroddiad Blynyddol y Pwyllgorau Archwilio ar gyfer 2016/17.

Cyflwynodd y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol), fel cyn Gadeirydd y Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Archwilio ar gyfer 2016/17.

Roedd yr Adroddiad Blynyddol i gydymffurfio ag Adran 7.4.4 o Gyfansoddiad y Cyngor, a oedd yn amodi bod yn rhaid i’r Pwyllgorau Archwilio adrodd yn flynyddol gerbron y Cyngor llawn ar eu gwaith, a gwneud argymhellion ar gyfer rhaglenni gwaith i'r dyfodol a diwygio dulliau gweithio os oedd yn briodol.

Roedd yr Adroddiad Blynyddol yn dilyn fformat tebyg i'r un a ddefnyddiwyd mewn blynyddoedd blaenorol.   Roedd yn rhoi trosolwg o sut roedd Archwilio yn gweithredu, y gwaith roedd Archwilio wedi ei wneud i geisio cefnogi'r gwaith o gyflawni saith blaenoriaeth gorfforaethol y Cyngor, yn ogystal â gwaith arall a wnaed gan aelodau Archwilio a grwpiau Tasg a Gorffen. 

Roedd yr Adroddiad Blynyddol hefyd yn dweud wrth drigolion Sir Ddinbych sut y gallent gymryd rhan a chyfrannu at y broses Archwilio.

Holodd y Cynghorydd Emrys Wynne pam nad oedd yr adroddiad drafft ar gael yn Gymraeg.  Eglurodd y Swyddog Archwilio, o fewn y Polisi Iaith Gymraeg, hyd nes y cadarnheir unrhyw ddogfen, roedd yn aros mewn ffurf drafft ac unwaith y byddai'n cael cymeradwyaeth, byddai’n cael ei chyfieithu’n syth.

Mynegodd y Cynghorydd Gwyneth Kensler ei diolch i’r Swyddog Archwilio a oedd yn aelod o staff o ansawdd uchel, ac yn barod iawn i helpu.

Diolchodd y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts hefyd i’r Swyddog Archwilio am ei chefnogaeth dros y 5 mlynedd diwethaf.

PENDERFYNWYD bod y Cyngor yn ystyried ac yn nodi Adroddiad Blynyddol y Pwyllgorau Archwilio ar gyfer 2016/17.

Ystyried adroddiad gan Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) yn gofyn am benderfyniadau ar faterion sy’n ymwneud â’r Pwyllgor.

Cyflwynodd Pennaeth Gwasanaethau’r Gyfraith, AD a Democrataidd yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol), i alluogi Aelodau i gadarnhau'r amserlen Pwyllgorau ddrafft ar gyfer 2018 a chadarnhau cynrychiolydd ar gyfer Panel Heddlu a Throsedd Gogledd Cymru.

Roedd yn ofynnol i'r Cyngor gymeradwyo amserlen ar gyfer 2018 yn unol â phenderfyniad y Cyngor i gynnal amserlen 18 mis, er mwyn galluogi cadarnhau mannau cyfarfod ac adnoddau, cyhoeddi’r amserlen a llenwi dyddiaduron yr Aelodau.

Cadarnhawyd nad oedd dyddiadau wedi’u pennu ar gyfer cyfarfodydd Grŵp Ardal Aelodau 2018 eto, ac y byddai Pennaeth Gwasanaethau’r Gyfraith, AD a Democrataidd yn ymgysylltu gydag Aelod Arweiniol yr Iaith Gymraeg i drefnu cyfarfodydd y Pwyllgor Iaith Gymraeg.

Gofynnodd y Cynghorydd Gwyneth Kensler am ddyddiadau’r cyfarfodydd Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Archwilio, a chytunwyd y byddai'r dyddiadau'n cael eu hanfon at bob Cynghorydd.

Gofynnodd Pennaeth Gwasanaethau’r Gyfraith, AD a Democrataidd i’r Cyngor benodi’r Cynghorydd Hugh Irving i fod ar Banel Heddlu a Throsedd Gogledd Cymru dros gyfnod y Cyngor hwn neu hyd y penodir rhywun arall.

PENDERFYNWYD:

(i)              Bod y Cyngor yn cymeradwyo'r Amserlen Bwyllgorau ar gyfer 2018, a

(ii)             Bod y Cyngor yn penodi’r Cynghorydd Hugh Irving i fod ar Banel Heddlu a Throsedd Gogledd Cymru dros gyfnod y Cyngor hwn neu hyd y penodir rhywun arall.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth AD / Arbenigwr Tâl a Gwobrwyo (copi ynghlwm) i geisio cytundeb y Cyngor i'r newidiadau i'r Polisi Tâl ar gyfer 2017/18

Ar y pwynt hwn, eglurodd y Pennaeth Gwasanaethau’r Gyfraith, AD a Democrataidd ei fod wedi cael gwybodaeth y gallai fod cwestiwn ynghylch cydnabyddiaeth ariannol y Prif Weithredwr, ac ar y pwynt hwn, gadawodd y Prif Weithredwr y Siambr.

Cyflwynodd Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol, yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Mae Deddf Lleoliaeth 2011 yn ei gwneud yn ofynnol i Awdurdodau Lleol baratoi datganiadau polisi tâl.  Mae’n rhaid cymeradwyo Datganiadau Polisi Tâl gan y Cyngor yn flynyddol a’u cyhoeddi ar y wefan berthnasol.

Roedd y Polisi Tâl wedi’i ddiweddaru yn unol â'r dyfarniadau tâl cenedlaethol sydd wedi eu cytuno ar gyfer 2017/18.

Cytunwyd ar gynnydd o 1% yn nhâl Prif Swyddogion ar gyfer 2017/18, a oedd wedi’i gynnwys yn y Polisi.

Roedd Llywodraeth Ganolog yn cyflwyno cap ar daliadau ymadael sector cyhoeddus, ond ar hyn o bryd, nid oedd yn glir sut y gallai hyn weithredu yng Nghymru.  Wrth gael eglurhad, byddai’r holl bolisïau a thaliadau diswyddo yng Nghyngor Sir Ddinbych yn cael eu hadolygu fel y bo'n briodol i ddarparu ar gyfer unrhyw newidiadau perthnasol mewn deddfwriaeth.

Roedd Llywodraeth Ganolog hefyd yn cyflwyno deddfwriaeth i alluogi bod taliadau ymadael sector cyhoeddus yn cael eu hadennill.   Byddai hyn yn berthnasol i weithwyr sy’n dychwelyd i’r sector cyhoeddus neu is sector o fewn 12 mis o adael, sy’n ennill dros £80,000 y flwyddyn.  Eto, ar hyn o bryd nid oedd yn glir sut y gall hyn weithredu yng Nghymru. Byddai’r holl bolisïau a thaliadau diswyddo yng Nghyngor Sir Ddinbych yn cael eu hadolygu fel y bo'n briodol i ddarparu ar gyfer unrhyw newidiadau perthnasol mewn deddfwriaeth. 

Cafwyd trafodaeth bellach a chodwyd y pwyntiau canlynol:

·       Tâl yn gysylltiedig â pherfformiad – cadarnhawyd mai’r unig aelod o staff i gael tâl yn gysylltiedig â pherfformiad oedd y Prif Weithredwr.  Roedd hyn wedi’i gymhwyso fel rhan o’i gontract ac wedi’i asesu drwy werthusiad gan banel o Aelodau annibynnol.  Fe asesodd y Panel a oedd y Prif Weithredwr wedi cyflawni ei dargedau perfformiad ai peidio. 

·       Awgrymwyd y dylai’r Cyngor fod yn talu’r cyflog byw “go iawn” yn hytrach na’r cyflog byw “cenedlaethol”. Roedd hyn yn y gorffennol yn golygu amcangyfrif o £1 miliwn yn ychwanegol i gostau.  Cadarnhawyd, yn genedlaethol, bod y strwythur tâl am gael ei asesu i gynyddu’r taliadau lefel is, a byddai rhai opsiynau drafft ar gael ddiwedd y mis. 

PENDERFYNWYD bod y Cyngor Llawn yn cytuno ar y newidiadau i'r Polisi Tâl ar gyfer 2017/18

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cyngor (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Swyddog Monitro/ Pennaeth Gwasanaethau’r Gyfraith, AD a Democrataidd Raglen Gwaith i'r Dyfodol y Cyngor (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Adroddiad Blynyddol y Pwyllgorau Safonau i’w ychwanegu at gyfarfod 5 Medi 2017.

PENDERFYNWYD cymeradwyo a nodi Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Cyngor.

Daeth y cyfarfod i ben am 1.35 p.m.