Agenda and draft minutes

Ni dderbyniwyd unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy’n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Datganodd y Cadeirydd, yr Aelod Lleyg David Stewart, fuddiant personol gan ei fod yn derbyn pensiwn Cronfa Bensiwn Clwyd.

Datganodd yr Aelod Lleyg Paul Whitham fuddiant personol gan ei fod yn derbyn pensiwn Cronfa Bensiwn Clwyd.

Datganodd yr Aelod Lleyg Nigel Rudd fuddiant personol gan ei fod yn aelod o Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy.

Datganodd y Cynghorydd Ellie Chard fuddiant personol gan ei bod yn derbyn pensiwn Cronfa Bensiwn Clwyd.

Datganodd y Cynghorydd Arwel Roberts fuddiant personol oherwydd ei fod yn derbyn pensiwn Cronfa Bensiwn Clwyd.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau brys gyda'r Cadeirydd cyn dechrau'r cyfarfod.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 25 Medi 2024 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 25 Medi 2024 i’w hystyried.

Hysbysodd y Cadeirydd y Pwyllgor am y newidiadau yr oedd wedi'u hawgrymu i fersiwn drafft cofnodion y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Cywirdeb

Tudalen 14 – paragraff wedi’i gameirio a ddylai nodi “Sicrhaodd cynrychiolydd Archwilio Cymru yr aelodau y dylid cynnwys arfer CIPFA o wydnwch ariannol a phrofion straen rheolaidd yn yr Adroddiad Cenedlaethol fel arfer a argymhellir”.

Tudalen 14 – Gofynnodd yr Aelodau a oedd tabl graddio – roeddent eisiau gwybod sut roedd Sir Ddinbych yn perfformio o’i gymharu â chynghorau eraill, nid o angenreidrwydd eu safle ar dabl graddio.

Materion yn Codi

Tudalen 16, Eitem 8 – Penodi Aelodau i Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio'r Cydbwyllgor Corfforaethol.  Cadarnhaodd Nigel Rudd ei fod wedi'i enwebu i fod ar y Cyd-Bwyllgor Corfforaethol (CBC) ar ran Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy a Chyngor Sir Ddinbych.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro ei fod wedi gofyn am gadarnhad o’r broses ynghylch crynhoadau a CVs a’r ymateb oedd pe na bai mwy na thri enwebiad y byddent yn cael eu penodi.  Hefyd roedd y cwestiwn ynghylch dirprwyon ar gyfer Aelodau Lleyg wedi'i godi a byddai'r cwestiwn hwnnw'n cael ei fwydo'n ôl i'r CBC, ond ni chafwyd ymateb i hynny eto.

Tudalen 15, Eitem 7 – Gofal Brys ac Argyfwng.  Cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai cyfarfod nesaf y Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Craffu yn cyfarfod ar 25 Tachwedd a byddai'n gwirio bod yr eitem ar y Rhaglen i'w hychwanegu at Raglen Waith y Pwyllgor Craffu Partneriaethau.

Tudalen 11, Eitem 5 – Diweddariad Archwilio Mewnol.  Gofynnodd y Cadeirydd am gadarnhad y byddai'r ymchwiliadau arbennig yn ymwneud â gwrth-dwyll.  Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai sesiwn hyfforddi yn cael ei chynnal ddechrau mis Rhagfyr i gwmpasu gwaith Archwilio Mewnol a'r gwersi a ddysgwyd, ac ym mis Mawrth 2025, byddai sesiwn hyfforddi ar gyfer Gwrth-dwyll.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 25 Medi 2024 fel cofnod gwir a chywir o’r trafodion.

Ar y pwynt hwn yn y cyfarfod, hysbysodd y Cadeirydd y Pwyllgor am newid yn nhrefn rhedeg yr Agenda a gyhoeddwyd yn flaenorol gan fod angen iddo drafod eitem y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol yn fanwl.

Ystyried rhaglen waith y pwyllgor (copi ynghlwm).

Dywedodd y Cadeirydd, David Stewart, wrth y Pwyllgor fod angen ail-raddnodi'r Flaenraglen Waith a chydamseru â gwaith adrannau eraill.

Pwysleisiwyd i'r Pwyllgor bwysigrwydd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol gymeradwy a oedd hefyd yn nodi pa adroddiadau sy'n sylweddol ac a fyddai er gwybodaeth.

Cytunodd y Prif Archwilydd Mewnol i gael cyfarfod gyda Liz Thomas, Gary Williams a'r adran Gwasanaethau Democrataidd i graffu ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol a chadarnhau eitemau ar gyfer y dyfodol.

Cytunwyd hefyd y byddai, yn y dyfodol, rhag-gyfarfod yn cael ei gynnal i drafod y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol cyn cyhoeddi'r pecyn Agenda er mwyn sicrhau bod yr holl adroddiadau perthnasol yn cael eu hychwanegu'n gywir.   Cytunwyd ar amserlen awgrymedig o 2-3 wythnos cyn pob Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. 

Pwysleisiodd y Cadeirydd y pwynt bod angen iddo ef a'r Is-Gadeirydd, y Cynghorydd Mark Young, gael gwybod am unrhyw newidiadau i'r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol er mwyn sicrhau eu bod ill dau'n cael eu diweddaru cyn i'r pecyn Agenda gael ei gyhoeddi.

Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid ac Archwilio, Liz Thomas fod diweddariad wedi'i gyflwyno yn y cyfarfod diwethaf ynghylch yr anhawster i gwblhau'r archwiliad o ddatganiad cyfrifon 2022/23.  Roedd wedi bod yn fater penodol yn ymwneud â'r ffordd yr oedd cost hanesyddol asedau wedi'u prisio.  Roedd yr effaith mewn dwy gronfa wrth gefn na ellid eu defnyddio a byddai unrhyw symudiad rhwng y ddwy gronfa benodol hynny.

Roedd o werth materol ac, felly, nid oedd modd bwrw ymlaen nes y gellid dod â'r mater o dan y trothwy perthnasedd.  Er nad oedd effaith uniongyrchol roedd angen i'r niferoedd rhwng y ddau ar y mantolenni fod yn fwy cywir.  Roedd y gwaith hwn y cymryd cryn amser ac roedd y cynnydd yn araf gan fod y gwaith yn fanwl a chymhleth.  Roedd sampl wedi'i ddewis, ac yr oedd Archwilio'n bwrw ymlaen â’r gwaith, roedd rhai ymholiadau wedi'u hanfon at yr Adran Gyllid ac roeddent yn ymchwilio i’r ymholiadau hynny. 

Cadarnhawyd bod yr Adran Gyllid yn cynnal trafodaethau rheolaidd gydag Archwilio Cymru ynghylch y mater a'r dull a awgrymwyd ar gyfer symud ymlaen i ymdrin â’r ymholiadau.  Roedd mater arall wedi codi ynglŷn â’r costau hanesyddol ac roedd effaith hynny yn cael ei archwilio ar hyn o bryd, ond roedd angen symud ymlaen gyda’r Archwiliad o gyfrifon 2023/24 gan fod angen sicrwydd bod gweddill yr hyn oedd wedi ei wneud yn 2023/24 wedi'u cynhyrchu ac yna eu harchwilio. 

Roedd swydd wag yn y tîm Cyllid oherwydd bod aelod o staff wedi symud i weithio i Awdurdod Lleol yn Lloegr yn dilyn dyrchafiad.  Yn anffodus, ni fu modd recriwtio hyd yma, a oedd hefyd yn broblem. 

Roedd y cyfrifon ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol ar gyfer Ionawr 2025 ond roedd amheuaeth a fyddai'r wybodaeth ar gael.

Cadarnhaodd cynrychiolydd Archwilio Cymru yr hyn a nodwyd gan y Pennaeth Cyllid a chydnabu Mike Whiteley y gwaith caled yr oedd Liz Thomas a'i thîm wedi bod yn ei wneud.   O safbwynt Archwilio Cymru, cyn gynted ag y byddai cyfrifon 2023/24 wedi'u cwblhau, byddai tîm Archwilio Cymru yn barod i fwrw ymlaen â’r gwaith i alluogi archwiliad 2023/24 i gael ei gwblhau ac eithrio'r ymholiadau gweddilliol ynglŷn ag asedau. 

Holodd y Cadeirydd am enw da'r Awdurdod gan nad oedd am i'r Cyngor gael ei feirniadu am yr oedi gyda'r cyfrifon.   Hefyd, fel a nodwyd gan Liz Thomas, y pwysau ar yr adran gyllid. 

Awgrymwyd bod y Cyfrifon, yn hytrach nag yn ymddangos ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol bob mis yn cael eu treiglo drosodd, i'w hychwanegu at yr adran “Eitemau i'r Dyfodol” ar y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.   Cadarnhaodd Liz  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Derbyn adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Archwilio (copi ynghlwm) i roi manylion gweithgareddau Rheoli Trysorlys y Cyngor yn ystod 2024/25 hyd yma.

Hysbysodd y Cadeirydd y Pwyllgor fod yr eitem hon er gwybodaeth yn unig.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cydnabod ac yn nodi yr Adroddiad Diweddaru ar Reoli'r Trysorlys 2024/25 Chwarter 2

Derbyn adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Archwilio (copi ynghlwm) i roi’r wybodaeth ddiweddaraf am y Strategaeth a Chynllun Ariannol Tymor Canolig ar gyfer 2025/26 – 2027/28.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid ac Archwilio, Liz Thomas, y Diweddariad i Strategaeth a Chynllun Ariannol Tymor Canolig ar gyfer 2025/26 – 2027/28 (a gylchredwyd yn flaenorol).

Cadarnhawyd bod dau Weithdy Cyllideb wedi'u cynnal i drafod cynnwys yr adroddiad a gwahoddwyd yr Aelodau Lleyg i fynychu fel sylwedyddion. 

Roedd y Strategaeth a’r Cynllun Ariannol Tymor Canolig hefyd wedi’u trafod yn y Cyngor Llawn ar 12 Tachwedd 2024.

Rhan o rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio oedd ceisio sicrwydd bod gan y Cyngor brosesau effeithiol a chadarn mewn lle ar gyfer pennu cyllidebau cytbwys.

Yn ystod y trafodaethau, codwyd y pwyntiau a ganlyn –

(i) Heb gyllid digonol, ni fyddai gan ysgolion yr adnoddau hanfodol i ddarparu addysg ddigonol i blant, ac roedd hyn yn peri pryder.   Hefyd roedd y cynnydd yng nghyfraniad Yswiriant Gwladol y cyflogwr bellach yn ychwanegu at y baich ariannol. 

Cadarnhawyd bod y ffigurau oedd wedi eu cynnwys yn yr adroddiad wedi eu cyfrifo cyn cyllideb Llywodraeth y DU ac felly nid oeddent yn ystyried y cynnydd yng nghyfraniad Yswiriant Gwladol y Cyflogwr.  Nid oedd cadarnhad eto a fyddai'n ofynnol i Awdurdodau Lleol dalu'r cyfraniad Yswiriant Gwladol ychwanegol ond rhagwelwyd y byddai adnoddau ychwanegol yn cael eu darparu gan y Llywodraeth er mwyn ariannu'r costau.  Byddai effaith hefyd ar gostau anuniongyrchol oherwydd y cynnydd hwn mewn cyfraniadau Yswiriant Gwladol fyddai'n ychwanegu ymhellach at gostau. 

(ii) Roedd aelodau'n ymwybodol bod Arweinwyr a Phrif Weithredwyr 6 Awdurdod Lleol Gogledd Cymru wedi ysgrifennu at y Prif Weinidog a'r Ysgrifenyddion Cabinet perthnasol yng Nghaerdydd ynglŷn â'r cyllidebau a phwysleisiwyd bod angen hysbysu aelodau'r cyhoedd am y pwysau ar gyllidebau yr Awdurdodau Lleol a sut yr oeddent yn delio â hyn.   Cadarnhawyd nad oedd ymateb wedi ei dderbyn hyd yn hyn.

Cynigiodd Nigel Rudd y pwyntiau canlynol –

(i) Roedd holl Gynghorau Cymru mewn sefyllfa hynod o anodd ac angen osgoi senario methdaliad Adran 114 ar bob cyfrif.  Pe bai Sir Ddinbych yn dod o dan orchymyn Adran 114 byddai Comisiynwyr yn cael eu penodi ac fe fyyddai penderfyniadau'n cael eu gwneud heb unrhyw ystyriaeth i ddemocratiaeth yn lleol.  Ni fyddai aelodau a swyddogion yn gallu rheoli na dylanwadu unrhyw un o'r penderfyniadau. 

(ii) Ar draws y DU roedd gwahaniaeth yn y Dreth Gyngor rhwng Cymru a Lloegr.  Yn Lloegr cafodd y Dreth Gyngor ei chapio ar gynnydd o un ai 3% neu 5%.  Yng Nghymru, ni chafodd y Dreth Gyngor ei chapio.  Os yn edrych i gynyddu Treth y Cyngor er mwyn balansio’r llyfrau, roedd yn rhaid ystyried hyn fel opsiwn.  Er enghraifft, os oedd angen cynnydd o 27% er mwyn mantoli'r llyfrau ar gyfer yr Awdurdod Lleol ym mlwyddyn 1 roedd angen ei gyflwyno fel opsiwn.  Pe bai'r Awdurdod Lleol yn cymeradwyo cynnydd mor fawr byddai'n mynd i'r afael â rhai materion hanesyddol.

(iii) Er mwyn osgoi Adran 114, 'roedd yn rhaid canolbwyntio ar y gwasanaethau statudol a hynny er gwaetha’r anfantais a gostyngiad posibl mewn gwasanaethau dewisol neu anstatudol.  Dywedodd pe na bai hynny'n cael ei wneud ac os nad fyddai’r llyfrau'n gytbwys, y Comisiynwyr yn unol ag Adran 114 fyddai’n penderfynu pa wasanaethau a ddarparwyd.   Roedd angen ffocws gwirioneddol anodd ar effaith gwasanaethau anstatudol ym mhroses gosod y gyllideb.  Fel Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio roedd rhaid edrych ar yr holl opsiynau oedd angen eu hystyried o ddifrif.

(iv) Roedd yr Awdurdod wedi perfformio'n arbennig o dda yn ei strategaeth yn ystod y ddwy flynedd ddiwethaf ac y dylai pawb fod yn falch o hynny ond ni allai barhau i fynd i'r afael â materion ar sail mân doriadau yma ac acw.  Roedd angen iddo weld tystiolaeth fel aelod  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ar y pwynt hwn (11.30 a.m.) cafwyd egwyl o 10 munud.

Ailgynullodd y cyfarfod am 11.40 a.m.

Derbyn adroddiad gan y Swyddog Cynllunio a Pherfformiad Strategol (copi ynghlwm) i roi’r wybodaeth ddiweddaraf am adolygiad mis Medi 2024 o’r Gofrestr Risgiau Gorfforaethol.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Strategaeth Gorfforaethol, Polisi a Chydraddoldeb, y Cynghorydd Julie Matthews, adroddiad yr Adolygiad Risg Corfforaethol, Medi 2024 (a gylchredwyd yn flaenorol).

Gofynnodd y Cynghorydd Matthews i'w diolch gael ei gofnodi i’r holl staff a fu'n ymwneud â chasglu'r wybodaeth yn yr Adolygiad Risg Corfforaethol. 

Datblygwyd y Gofrestr Risg Gorfforaethol ac roedd yn eiddo i'r Uwch Dim Arweiniol (UDA) ochr yn ochr â'r Cabinet.  Fe'i hadolygwyd ddwywaith y flwyddyn gan y Cabinet ac yng nghyfarfod Briffio'r Cabinet.  Yn dilyn adolygiadau Chwefror a Medi, cyflwynwyd y gofrestr ddiwygiedig i'r Pwyllgor Craffu Perfformiad a'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.  Rhannwyd crynodeb o adolygiadau er gwybodaeth i’r Pwyllgorau hyn yn eu cyfarfodydd Ionawr a Gorffennaf.

Ar hyn o bryd roedd gan y cyngor 13 o Risgiau Corfforaethol ar y Gofrestr.  Nid oedd unrhyw risgiau wedi'u dad-ddwysáu yn ystod yr adolygiad hwn ond byddai risg newydd (risg 53 yn Atodiad 4 yr adroddiad) yn codi’r cyfanswm ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol i 14 Risg.

Roedd yr Aelod Arweiniol, y Cynghorydd Diane King wedi cymryd lle’r Cynghorydd Gill German fel yr Aelod Arweiniol am Risgiau 01, 21, 34 a 50.

Cadarnhawyd bod sesiwn hyfforddi wedi'i chynnal yn ddiweddar a oedd wedi bod o gymorth mawr i'r rhai a oedd yn bresennol.

Yn ystod y trafodaethau, codwyd y pwyntiau a ganlyn –

(i) Archwaeth risg wedi'i nodi ar hyn o bryd ar gyfer materion gweithlu.  Gofynnodd Nigel Rudd am gadarnhad o'r archwaeth risg bresennol. 

Dywedodd Helen Vaughan-Evans fod y cyngor yn cydnabod bod ei weithwyr yn hanfodol i gyflawni ei amcanion a bod staff sy'n cefnogi'r datblygiadau yn allweddol i wneud y cyngor yn fan gwaith sy'n ysbrydoli perfformiad da.  Mae'n rhoi pwys ar gydraddoldeb, amrywiaeth, urddas a pharch a lles a diogelwch staff.  Yn ddiweddar, i gefnogi ymdrech ehangach i fynd i'r afael â heriau wrth recriwtio staff, roeddent wedi gwneud rhai prosesau recriwtio yn fwy hyblyg mewn ffordd ddiogel i geisio lleddfu anawsterau wrth lenwi rolau.   Felly, roedd gan y cyngor archwaeth risg ofalus mewn perthynas â safonau o ran telerau ac amodau a dysgu a datblygu.  Lle roedd am liniaru anawsterau wrth lenwi rolau, mae'n bosibl y byddai dulliau fyddai ag elfennau a mwy o risg ynghlwm â hwy yn cael ei ystyried, ond fel sylfaen roedd archwaeth risg ofalus ar gyfer y gweithlu a phobl. 

Bydd hynny'n cael ei ddiffinio fel bod yn ofalus yn pwyso a mesur manteision posibl dulliau newydd heb eu profi ond dim ond lle roedd y risg yn isel ac y gellir ei rheoli.

Eglurodd Nigel Rudd ei fod yn gweld anghysondeb yn y dull o weithredu gan fod y cyngor yn ceisio bod yn gyngor trawsnewidiol gydag awydd i fod yn ofalus o amgylch ei weithlu.  Nid oedd yn credu bod hwn yn fesur priodol o dan y diffiniad gwyliadwrus oherwydd bod newid radical yn gofyn am adolygiad radical a chymryd risgiau a dyna'n amlwg yr oedd y cyngor yn ceisio ei wneud os oedd yn mynd i fod yn drawsnewidiol. 

Cadarnhaodd Helen Vaughan-Evans mai’r gwariant mwyaf oedd staff a hynny er budd cyflawni ond hefyd pe bai arbedion, mae’n debygol iawn y byddai hynny’n ymwneud â staff.  Efallai cymryd risg ariannol a risg staff yn eu tro.  Gellid mynd â’r pwynt hwnnw’n ôl i’r Bwrdd Cyllideb a Thrawsnewid i’w adolygu a gellid adlewyrchu’r drafodaeth yn y Pwyllgor hwn a wedyn ei weld yn eich Adolygiad nesaf.  Y staff ased mwyaf y Cyngor.  Cadarnhawyd hefyd i drafod hyn â'r Aelod Arweiniol, y Cynghorydd Julie Matthews.

(ii)Gostyngwyd y Gofrestr Risg o tua 21 i lawr i 13 eitem.   A oedd hynny'n awgrymu nad oedd y  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Derbyn adroddiad gwybodaeth gan y Grŵp Llywodraethu Gwybodaeth (copi ynghlwm) i roi gwybodaeth am lywodraethu gwybodaeth y Cyngor.

Hysbysodd y Cadeirydd y Pwyllgor fod yr eitem er gwybodaeth yn unig.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cydnabod ac yn nodi Adroddiad yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth (SIRO) ar gyfer 2023/24.

Derbyn adroddiad gwybodaeth gan y Swyddog Cwynion Statudol  a Chorfforaethol (copi ynghlwm) i roi trosolwg o’r cwynion a Llythyr Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru.

Cyflwynodd y Swyddog Cwynion Statudol a Chorfforaethol, Kevin Roberts, adroddiad Canmoliaeth / Cwynion a Llythyr Blynyddol yr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus 2023/24 (a gylchredwyd yn flaenorol).

Roedd yr adroddiad blynyddol yn rhoi trosolwg o effeithiolrwydd y broses gwynion.  Roedd y ffigurau a gyflwynwyd yn yr adroddiad ar gyfer blwyddyn ariannol 2023/24.  Mesurwyd y perfformiad yn erbyn Rheoliadau Gweithdrefnau Cwynion Gwasanaethau Cymdeithasol (Cymru) 2014 a gweithdrefnau Cwynion Corfforaethol y cyngor ei hun – a fabwysiadwyd o Ganllawiau Cwynion Enghreifftiol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru 2019 ac Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus (Cymru) 2019.

Llythyr gan yr Ombwdsmon dyddiedig 9 Medi 2024 yn seiliedig ar ddata ar gyfer achos a ddaeth i ben ar 9 Ebrill 2024 - a ellid ychwanegu’r adroddiad hwn at Bwyllgor cynharach neu, pe bai’n rhoi adborth i’r Ombwdsmon, byddai’n ddefnyddiol ymdrin ag ystadegau’n gyflymach.

Atodiad E – Byddai cymhariaeth perfformiad cydymffurfiad yn ddefnyddiol wrth feincnodi cymharu perfformiad Cyngor Sir Ddinbych gydag Awdurdodau Lleol eraill. 

Cadarnhawyd bod y Rheolwr ac aelodau'r tîm yn cael eu cydnabod am eu gwaith a rhoddwyd clod i staff am adborth cadarnhaol.

Cynhyrchwyd adroddiad chwarterol ar gyfer Craffu a oedd yn adroddiad er gwybodaeth, ond gallai hynny newid wrth i nifer y cwynion gynyddu.  Cyflwynwyd yr Adroddiad Blynyddol i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.  Byddai'r adroddiad chwarterol nesaf yn dangos effaith y cynnydd mewn cwynion.

Roedd llythyr yr Ombwdsmon yn adlewyrchiad ffafriol o Sir Ddinbych.  Roedd yr Ombwdsmon wedi gwneud pum argymhelliad i Sir Ddinbych drwy gydol y flwyddyn.  Ni chydymffurfiwyd â chanran o'r argymhellion o fewn yr amserlen a holodd yr aelodau pam fod hyn wedi digwydd.

Eglurodd swyddogion ei fod yn gŵyn ynghylch gwasanaethau addysg.  Argymhelliad yr Ombwdsmon oedd nad oedd yn cadarnhau’r gŵyn ond yn argymell adolygu’r polisi addysg.  Roedd y gwaith i newid y polisi addysg yn un manwl iawn, cymerodd gryn amser oherwydd yr angen i ymgynghori a chael mewnbwn Pwyllgorau.  Hysbyswyd yr Ombwdsmon y byddai'n cymryd amser hir ac na fyddai'n bodloni eu hamserlenni.  Dilynwyd y prosesau priodol a newidiwyd y polisi yn y pen draw cyn gynted ag yr oedd modd.   Cadarnhawyd mai hwn oedd yr unig argymhelliad nad oedd wedi cael ei gyflawni o fewn yr amserlen a ddarparwyd. 

Gofynnodd Ann Lloyd am nodi ei diolch i Kevin Roberts a'i gynorthwy-ydd gan ei fod y ddau wedi gweithio'n galed iawn dan amodau heriol.  

Cadarnhawyd bod Cwynion yn faes statudol ar gyfer y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio gyda chylch gwaith penodol i adolygu ac asesu gallu’r Awdurdod i ymdrin â chwynion yn effeithiol.   Yng nghyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Gorffennaf dywedwyd fod, er mwyn bodloni'r cylch gorchwyl hwnnw, angen sicrwydd bod pob cwyn yn cael ei rhoi i fewn yn y system ac felly bod angen cael dealltwriaeth o bob cwyn.  Roedd angen sicrwydd eu bod yn cael eu trin yn gywir ac fod unrhyw dueddiadau amlwg neu wasanaethau oedd mewn trafferthion yn cael eu hadnabod a bod gwersi yn cael eu dysgu a gwelliannau yn cael eu gwneud o ganlyniad.  Hefyd, roedd rhywfaint o wybodaeth meincnodi gydag Awdurdodau Lleol ar gael.

Gofynnwyd, a ellir yn y dyfodol pan yn darparu yr adroddiad hwn ei fod mewn fformat ychydig yn wahanol gyda gwybodaeth ychwanegol. 

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, -

(i) fod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi ystyried cynnwys yr adroddiad

(ii) fod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi ystyried y data yn y llythyr, ochr yn ochr â data’r Cyngor, er mwyn deall mwy am Berfformiad ar gwynion, yn cynnwys unrhyw batrymau neu dueddiadau a chydymffurfiaeth y sefydliad ag argymhellion a wnaed gan yr Ombwdsmon.

GORFFENNODD Y CYFARFOD AM 1.00 P.M.