Agenda and draft minutes

Derbyniwyd ymddiheuriadau oddi wrth yr Aelod Lleyg, Paul Whitham.

Roedd y Cynghorydd Gwyneth Ellis, Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol, hefyd wedi ymddiheuro.

Aelodau i ddatgan unrhyw ddiddordebau personol neu niweidiol mewn unrhyw fusnes y nodwyd eu bod yn cael eu hystyried yn y cyfarfod hwn. 

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad personol na chysylltiad oedd yn rhagfarnu.

Dylid ystyried hysbysiad o eitemau, sydd ym marn y Cadeirydd yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Nid oedd unrhyw faterion brys.

I dderbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 8 Mawrth 2023 (copi wedi'i amgáu).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 08 Mawrth 2023 i'w hystyried.

Materion cywirdeb –

Tudalen 10 - Y Diweddariad Cynnydd ar Ddatganiad Cyfrifon 2021/22 – ymddiheurodd y Pennaeth Cyllid nad oedd wedi dosbarthu diweddariad ar effaith yr oedi ar y cyfrifon. Cadarnhaodd mai'r bwriad oedd i'r e-bost gael ei ddosbarthu i aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Tudalen 11 - Rhaglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio – Cadarnhaodd y Cadeirydd y byddai'r adroddiad blynyddol Llywodraethu ac Archwilio Blynyddol yn cael ei gyflwyno ym mis Mehefin nid Ebrill fel y nodwyd yn y cofnodion

Materion yn codi –

Gofynnodd y Pwyllgor am y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd ar y Datganiad Cyfrifon 2021/22. Clywodd yr aelodau fod gwaith wedi mynd rhagddo, bod gwybodaeth am fater asedau wedi cael ei hanfon ymlaen i Archwilio Cymru. Pwysleisiwyd bod swyddogion yn gweithio tuag at y dyddiad cau ym mis Medi, i gyflwyno i'r Pwyllgor i gael ei gymeradwyo. Ategodd cynrychiolydd Archwilio Cymru y sylwadau a wnaed gan y Pennaeth Cyllid a dywedodd nad oedd yn rhagweld unrhyw faterion.

Tudalen 6 – Cofnodion – Cadarnhaodd y Cadeirydd fod sesiwn hyfforddi wedi'i threfnu ar gyfer 25ain Mai ar y CIPFA newydd. Anogodd yr holl aelodau i fod yn bresennol.  Byddai sesiynau hyfforddi pellach yn cael eu trefnu gan gynnwys un ar bwnc Datganiad Cyfrifon.

Tudalen 6 – Cofnodion – cadarnhaodd y Cadeirydd ei fod wedi mynychu cyfarfod diweddaraf y Grŵp Craffu Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion, a'i fod wedi codi pryder recriwtio a chadw. Cytunwyd yn y cyfarfod hwnnw bod adroddiad ar recriwtio a chadw yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Craffu Perfformiad – 8fed Mehefin 2023. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod gwaith wedi dechrau yn yr ardal a byddai adroddiad diweddaru yn cael ei adrodd yn ôl i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 14 Mehefin 2023.

Tudalen 11 – Rhaglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio – cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn cael ei chyflwyno i Graffu Perfformiad ar 27 Ebrill. Roedd y Papurau ar gael i'r cyhoedd eu gweld trwy wefan Cyngor Sir Ddinbych. Hysbyswyd yr Aelodau nad oedd y Cadeiryddion a'r Is-gadeiryddion yn gyfarfod cyhoeddus ei fod yn gorff mewnol. Roedd y cyfarfod ar gyfer busnes mewnol a oedd yn trafod cynigion ar gyfer meysydd i'w trafod mewn cyfarfodydd craffu. Cyhoeddwyd agenda ffurfiol ynghyd â chofnodion ar gyfer pob cyfarfod. Clywodd yr aelodau bod modd darparu dolen i gael mynediad i'r dogfennau.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod fod cofnodion y pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 08 Mawrth 2023 yn cael eu derbyn a'u cymeradwyo fel cofnod cywir.

I ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi wedi'i amgáu) diweddaru'r aelodau ar gynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Amlygwyd i'r aelodau y dylai'r dyddiadau ar bennawd yr adroddiad ddarllen Ionawr 2023. Cafodd yr aelodau eu diweddaru am gynnydd y Tîm Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaethau, darpariaeth sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth ysgogi gwelliant.

Rhoddodd yr adroddiad wybodaeth am waith a wnaed gan Archwilio Mewnol ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Roedd yn caniatáu i'r pwyllgor fonitro perfformiad a chynnydd Archwilio Mewnol yn ogystal â darparu crynodebau o adroddiadau Archwilio Mewnol.

Cadarnhad bod 7 Archwiliad wedi'u cwblhau ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor, a bod pob un ohonynt wedi derbyn sgôr sicrwydd uchel. Cwblhawyd chwe adolygiad dilynol ers i'r diweddariad diwethaf a chrynodebau gael eu cynnwys er gwybodaeth, a chafodd pob un sgôr sicrwydd uchel neu ganolig.

Cafodd yr aelodau eu tywys drwy'r bwrdd a oedd yn rhoi manylion yr adroddiadau a gwblhawyd gan y rheoleiddwyr allanol. Rhoddwyd manylion am statws yr adroddiad a dolenni i'r aelodau i gael mynediad i unrhyw bapurau.

Roedd manylion tri adroddiad Archwilio Cymru sy'n benodol i Sir Ddinbych wedi eu cynnwys er mwyn cyfeirio atynt. Byddai rhestr bellach o waith arfaethedig yn cael ei ddarparu gan Archwilio Cymru yn ddiweddarach.

Clywodd yr Aelodau fod 43% o gynllun arfaethedig yr Archwiliad Mewnol wedi'i gwblhau dros y 12 mis diwethaf. Oherwydd problemau recriwtio a staffio dros y cyfnod o 12 mis roedd wedi effeithio ar y gwaith a gwblhawyd. Roedd yr adran wedi bod yn rhedeg ar 66% o weithlu tan fis Chwefror 2023. Nodwyd hefyd bod 3 ymchwiliad arbennig wedi dod i law yn ystod y 12 mis diwethaf a effeithiodd ar amser y swyddog.

Roedd 23 o adolygiadau wedi'u cwblhau, 17 wedi derbyn sicrwydd uchel (74%), 6 sicrwydd canolig (26%) a 0 dim sgôr sicrwydd isel wedi'u cyhoeddi. Roedd chwech allan o'r 7 adolygiad dilynol rhestredig wedi'u cwblhau.

Tynnodd y Prif Archwilydd Mewnol sylw at yr archwiliad y cytunwyd ar gamau gweithredu a weithredwyd gan ffigur gwasanaeth wedi'u gadael yn wag oherwydd ar hyn o bryd nid oedd adolygiadau ysgolion wedi'u cofnodi ar Verto sy'n golygu na chafodd pob gweithred ei chodi, ac yn ail, roeddem wedi nodi nad oedd pob Gwasanaeth yn diweddaru eu statws gweithredu ar Verto. Pwysleisiwyd ei fod wedi'i godi fel pryder o Archwilio Mewnol mewn cyfarfod diweddar o'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth.

Ychwanegodd y Swyddog Monitro, ynghyd â'r pryderon a godwyd gan Swyddogion Archwilio Mewnol, Cynllunio Strategol a Pherfformiad hefyd wedi codi pryderon ynghylch gweithredu cyfrifiadurol ar y system.

Diolchodd y Cadeirydd i'r Prif Swyddog Mewnol am y cyflwyniad manwl.

Yn ystod y drafodaeth –

·         Byddai'r mwyafrif o'r adolygiadau na chawsant eu cwblhau eleni yn cael eu cario drosodd i 2023/24. Byddai cynllun yn cael ei lunio yn manylu ar y rhestr bosibl o adolygiadau y gobeithir eu cwblhau y flwyddyn nesaf. Ni fyddai'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn cael ei effeithio oherwydd nifer yr adolygiadau sy'n cael eu gohirio. Roedd o leiaf un adolygiad wedi'i gwblhau ym mhob maes gwasanaeth.

·         Cwblheir blaenoriaeth gwaith y rhestr adolygiadau gyda'r Prif Archwilydd Mewnol a Phenaethiaid Gwasanaeth.

·         Roedd yr Archwiliad Mewnol yn fodlon bod gan bob Pennaeth asesiad risg ar waith ar gyfer yr aelodau hynny o'r corff llywodraethu nad oeddent wedi cwblhau'r gwiriad DBS. Fe'i codwyd gyda'r tîm Adnoddau Dynol i drafod gyda phob ysgol.

·         Drwy gydol y flwyddyn bu'r swyddogion yn monitro cynnydd cwblhau adolygiadau. Cwblhawyd yr holl adolygiadau yr oedd angen eu cwblhau i roi sicrwydd i'r pwyllgor.  Cyfrifoldeb y Prif Archwilydd Mewnol oedd sicrhau bod yr adolygiadau hynny'n cael eu cwblhau.

·         Pwysleisiwyd bod y berthynas waith agos rhwng Swyddog Adran 151 a'r Prif Swyddog Mewnol wedi  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried blaenoriaid rhaglen waith y pwyllgor (copi wedi'i amgáu).

Cyflwynwyd Blaenraglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i'w hystyried (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Dywedodd y Cadeirydd fod gan gyfarfod Mehefin 2023 agenda arfaethedig iawn. Dywedodd y Cadeirydd wrth y Pwyllgor ei fod wedi trafod gyda Swyddogion unrhyw ohirio adroddiadau a fyddai'n ysgafnhau'r cyfarfod.

Awgrymwyd gohirio'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft hyd at fis Gorffennaf 2023, roedd pob aelod yn cytuno.

Byddai penodiad Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor yn digwydd yng nghyfarfod mis Mehefin.

Byddai diweddariad ar yr adolygiad o Gynllunio'r Gweithlu hefyd ar gael ar gyfer cyfarfod mis Mehefin.

Dywedodd Cynrychiolydd Archwilio Cymru, Gwilym Bury wrth y Pwyllgor y byddai nifer o adroddiadau Archwilio Cymru mewn perthynas â Sir Ddinbych yn cael eu cyhoeddi yn y dyfodol agos.

Amlygwyd hefyd i'r aelodau bod cyfarfod Medi 2023 yn edrych fel agenda arfaethedig trwm. Awgrymodd y Cadeirydd nad oes unrhyw eitemau pellach yn cael eu hychwanegu at gyfarfod mis Medi oni bai ar frys.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro adroddiad Blynyddol SIRO ac mae angen cynnwys adroddiad Blynyddol RIPA yng nghyfarfod Pwyllgor mis Tachwedd.

Amlygwyd adroddiad terfynol Datganiad Cyfrifon y bydd angen cyflwyno'r drafft i'r pwyllgor ym mis Medi, ar yr agenda ar gyfer y cyfarfod cyntaf yn 2024.

Dywedodd y Cadeirydd wrth y Pwyllgor ei fod wedi gofyn am gyfarfod gyda'r Prif Weithredwr i gyfarfod a thrafod y pwyllgor. Awgrymodd os oedd aelodau eisiau unrhyw adborth o'r cyfarfod hwnnw i e-bostio'r Cadeirydd yn uniongyrchol.

PENDERFYNWYD nodi rhaglen waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

I dderbyn gwybodaeth mae adroddiad gan Archwilio Cymru o'r enw Cynllun Archwilip Amlinellol 2023 (copi wedi'i amgáu).

Cyflwynodd y Cadeirydd adroddiad Archwilio Cymru – Cynllun Archwilio Amlinellol 2023 (a ddosbarthwyd o flaen llaw).  

Eglurodd Gwilym Bury, cynrychiolydd Archwilio Cymru, y cytunwyd ar drefniadau newydd ar gyfer y gwaith ariannol a bod angen mwy o gynllunio cyn y gallai Archwilio Cymru ddechrau arni. Roedd yr adroddiad yn nodi’r gwaith y bwriedid ei wneud, a hynny’n bennaf ar ffurf Archwiliadau Perfformiad. Bwriedid cyhoeddi’r cynllun llawn, manwl fis Gorffennaf 2023.

Holodd y Cadeirydd a fyddai’r gwaith ychwanegol ar gyfer Datganiad Cyfrifon 2021/22 yn cael effaith ar y ffi. Dywedodd Mike Whiteley o Archwilio Cymru nad oedd ffi wedi’i chynnwys yn y Cynllun Archwilio Amlinellol gan y codir tâl ar raddfa, yn seiliedig ar asesiad risg. Nid oedd yr asesiad risg wedi’i gwblhau eto ac felly ellid pennu ffi.

Nid oedd y ffi ar gyfer gwaith 2021/22 wedi’i phennu’n derfynol eto a byddai unrhyw newidiadau’n cael eu trafod â’r swyddogion cyllid ac yn dod gerbron y pwyllgor i’w trafod.

Hysbyswyd yr aelodau mai’r ISA oedd y safon ryngwladol ar gyfer archwilio. Roedd yr adroddiad yn amlygu ISA315, safon a ddiwygiwyd yn sgil methiannau uchel eu proffil ym maes archwilio.

Sylwodd yr aelodau nad oedd Archwilio Cymru wedi penodi Archwilydd Arweiniol (Archwilio Ariannol) a rhoesant anogaeth i hybu amrywiaeth yn y gweithlu os oedd modd. Cydnabu cynrychiolwyr Archwilio Cymru’r sylw hwnnw a rhoesant gadarnhad eu bod yn ymdrechu i hybu amrywiaeth lle bo modd. 

PENDERFYNWYD bod yr aelodau’n nodi’r adroddiad er gwybodaeth – Archwilio Cymru – Cynllun Archwilio Amlinellol 2023.

Mynegodd y Cadeirydd bob diolch a dymuniadau gorau ar ran y Pwyllgor i Gwilym Bury, a fyddai’n ymddeol yn fuan. Diolchodd iddo am ei gyfranogiad a’i bresenoldeb yng nghyfarfodydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Diolchodd Gwilym Bury i’r swyddogion a’r aelodau am eu dymuniadau da a mynegodd ei ddymuniadau gorau yntau am yr heriau ariannol yn y blynyddoedd i ddod.