Agenda and draft minutes

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd Elfed Williams.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n

rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod

hwn.

Cododd y Cadeirydd, yr Aelod Lleyg David Stewart ddiddordeb personol yn eitem agenda 6 – Diweddariad Cynnydd ar Ddatganiad o Gyfrifon 2021/22 wrth iddo gyfeirio at Gronfa Bensiwn Clwyd yr oedd yn dderbynydd ohoni. Yn ogystal, rhoddodd wybod i'r pwyllgor ei fod hefyd yn aelod o Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio Cyngor Sir y Fflint.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y yfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd eitemau brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 25 Ionawr 2023 (amgaeir copi).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 25 Ionawr 2023 i'w hystyried.

Materion Cywirdeb – Dim

Matters Arising – Tudalen 6 –Cofnodion – Gofynnodd Paul Whitham am ddiweddariad ar hyfforddiant. Cadarnhaodd y Cadeirydd y byddai cynllun hyfforddiant amserlen o fudd i'r aelodau. Dyma oedd ei ddyddiadau deall yn cael eu ceisio cadarnhau dyddiadau. Cadarnhaodd y byddai sesiwn hyfforddiant wedi ei threfnu ar gyfer 25 Mai 2023 ar ganllawiau newydd CIPFA. Y gred oedd y byddai'r sesiwn honno'n tynnu sylw at feysydd ar gyfer hyfforddi ac y byddai'n poblogi'r cynllun hyfforddi.

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod dyddiadau ar gyfer Mehefin, Gorffennaf a Medi 2023 yn cael eu ceisio. Rhoddodd wybod i'r pwyllgor y byddai sesiwn hyfforddi ar y Datganiad Cyfrifon yn cael ei ddarparu ar ddyddiad hyfforddi Gorffennaf neu Fedi.

Tudalen 9 - Cynllunio'r Grŵp Recriwtio, Cadw a'r Gweithlu - Cadarnhaodd y Cadeirydd y byddai'n codi'r argymhellion yng nghyfarfod Grŵp y Cadeiriau Craffu a'r Is-Gadeiryddion. Yn ogystal, cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod disgwyl i'r adolygiad Archwilio Mewnol o Gynllunio'r Gweithlu ddechrau ar ddydd Llun 13 Mawrth. Clywodd yr aelodau o fewn cwmpas y ddogfen nad oedd yr adroddiad yn edrych ar genhedlaeth hŷn yn dychwelyd i'r gwaith ond yn mynd i'r afael â gweithwyr oedd yn agosáu at oed ymddeol yn parhau mewn swyddi hyd at eu hymddeoliad.

Tudalen 13 – Diweddariad Proses y Gyllideb – Gofynnodd yr Aelod Lleyg Nigel Rudd am ddiweddariad ar y cynllun cyfathrebu a oedd i'w gyflwyno i CET a'r Cabinet. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod yr ymgynghoriad gydag undeb llafur wedi digwydd. Cadarnhaodd y byddai'n cysylltu gyda'r aelod y tu allan i'r pwyllgor i ddarparu rhagor o wybodaeth.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod fod cofnodion y pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 25 Ionawr 2023 yn cael eu derbyn a'u cymeradwyo fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad sy’n crynhoi Adroddiad Archwilio Cymru ar Barodrwydd y Sector Cyhoeddus ar gyfer Sero Carbon Net erbyn 2030 ac sy’n darparu ymatebion Swyddogion i’r pum Cais am Weithredu (copi ynghlwm).

Croesawodd y Cadeirydd y Cynghorydd Barry Mellor Aelod Arweiniol dros yr Amgylchedd a Thrafnidiaeth ynghyd â Rheolwr y Rhaglen Newid Hinsawdd i'r cyfarfod. Cyn hynny roedd yr adroddiad wedi ei gyflwyno er gwybodaeth i'r pwyllgor. Bryd hynny fe benderfynodd y pwyllgor ei fod am dderbyn adroddiad ffurfiol i'w drafod.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros yr Amgylchedd a Thrafnidiaeth yr adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol) i aelodau. Roedd yr adroddiad yn crynhoi Adroddiad Archwilio Cymru ar Barodrwydd Sector Cyhoeddus ar gyfer Sero Net Carbon erbyn 2030. Roedd yn rhoi ymatebion i'r Swyddogion i'r pum Galwad am weithredu (atodiad2). 

Pwysleisiodd wrth aelodau'r rheswm dros yr adroddiad oedd sicrhau bod yr Aelodau yn cael gwybod amdanynt ac yn gallu craffu ar arsylwadau a gweithredoedd yn dilyn archwiliad allanol sy'n berthnasol i Gyngor Sir Ddinbych.

Diolchodd Rheolwr y Rhaglen Newid Hinsawdd i'r aelodau am y gwahoddiad i gyflwyno'r adroddiad i aelodau. Atgoffodd aelodau fod dyletswydd ddeddfwriaethol gan yr Awdurdod o fewn Cymru i gyflawni diffygion sero net yng Nghymru erbyn 2050. Uchelgais benodol o hynny oedd y Sector Cyhoeddus Sero Carbon Net Cymru erbyn 2030. Ers 2021 roedd Llywodraeth Cymru wedi gofyn i bob corff sector cyhoeddus yng Nghymru adrodd ar eu diffygion carbon bob blwyddyn. Clywodd yr aelodau fod Archwilio Cymru wedi cynnal adolygiad manwl o Gyngor Sir Ddinbych ym mis Rhagfyr 2020 i fis Mehefin 2021 ar y pwnc hwn, yn benodol ei allu i gyflawni ei uchelgeisiau amgylcheddol. Cyhoeddwyd yr adroddiad terfynol ym mis Hydref 2021 a daeth i'r casgliad fod y Cyngor yn gwneud cynnydd ardderchog o ran ymgorffori ei uchelgeisiau amgylcheddol.

Er na wnaeth Archwilio Cymru argymhellion penodol yn eu Report of Public Sector Readiness for Net Carbon erbyn 2030 o ystyried natur lefel uchel eu hadolygiad, cynigiodd yr adroddiad bum galwad am Gamau Gweithredu i sefydliadau eu hystyried. Arweiniwyd yr aelodau drwy bob un mor fanwl yn yr adroddiad.

Tynnodd sylw at ddefnyddioldeb atodiad2 adroddiad Archwilio Cymru wrth ddelweddu'r fframwaith deddfwriaethol a pholisi sy'n sail i ddatgarboneiddio.

Roedd yr adroddiad hwn yn pryderu am ddatgarboneiddio yn unig a parodrwydd y sector cyhoeddus i gyrraedd y nod sero net hwnnw.

Cadarnhaodd Gwilym Bury, cynrychiolydd Archwilio Cymru fod darn o waith wedi'i wneud gan Archwilio Cymru a'i fod yn adroddiad cadarnhaol. Rhan allweddol yr adroddiad oedd yr Ymatebion Rheoli a'r hyn roedd yr awdurdod yn bwriadu ei wneud yn unol â'r camau gweithredu.

Diolchodd y Cadeirydd i'r swyddogion am y cyflwyniad manwl.

Yn ystod y drafodaeth trafodwyd y meysydd canlynol yn fanylach:

·         Nid oedd unrhyw gynlluniau i gynnwys hepgoriadau o stoc tai cymdeithasol a ddargedwir gan ddarparwyr tai cymdeithasol eraill, tai yn y sector rhentu preifat a pherchennog yn meddiannu tai o fewn y targedau Net Carbon Zero. Y ddau ar gyfer targedau Llywodraeth Cymru yn y Sector Cyhoeddus a Strategaeth Newid Hinsawdd ac Ecolegol lleol Cyngor Net Sero erbyn targed 2030. Roedd cyfrifoldeb deddfwriaethol i leihau carbon o dai.

·         Roedd gweithio gartref wedi dechrau cael ei fesur o ddata 2021/22. Yn ôl y tybiwyd, byddai Sir Ddinbych yn cynnwys bod data carbon o fewn mesur sero net lleol yn dilyn adolygu'r strategaeth. Ar gyfer y flwyddyn 2021/22 roedd yr hepgoriadau o staff sy'n gweithio gartref yn cyfateb i 3.68 tunnell, o'i gymharu â'r carbon a hepgorwyd gan staff sy'n cymudo i waith o 2141 tunnell. Doedd gofyn i weithwyr weithio o adref ddim yn cynyddu'r carbon cymaint â'r arbediad a wnaed o beidio cymudo.   

·         Fe wnaeth Archwilio Cymru adolygiad o Stoc Tai Cyngor yn 2018. Er nad oedd Safonau Cydraddoldeb Tai Cymru yn sôn yn benodol am dargedau carbon, roedd yn cynnwys targedau effeithlonrwydd ynni. Roedd Llywodraeth Cymru wrthi'n  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Derbyn adroddiad diweddaru ar yr archwiliad o Ddatganiad Cyfrifon drafft 2021/22 (copi ynghlwm).

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol yr adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol). Roedd y Pwyllgor wedi dirprwyo'r cyfrifoldeb i gymeradwyo'r cyfrifon archwilio y gobeithiwyd eu cyflwyno i'r pwyllgor ar 8 Mawrth 2023. Nid oedd hyn wedi profi'n bosibl ac roedd yr adroddiad yn rhoi'r rheswm.

Ychwanegodd y Pennaeth Cyllid bod yr adroddiad yn rhoi diweddariad i'r aelodau oedd bod y broses yn cyrraedd. Tynnodd sylw at y berthynas waith agos gydag Archwilio Cymru, ac roedd yn falch bod dull y cytunwyd arno o gwblhau'r cyfrifon wedi ei gyrraedd.

Pwysleisiodd fod y materion a godwyd wedi bod mewn perthynas â dwy warchodfa ar wahân, yn y nodyn wrth gefn na ellir eu defnyddio yn y Datganiad o Gyfrifon. Atgoffodd aelodau fod y cronfeydd wrth gefn na ellir eu defnyddio yn gronfeydd wrth gefn nad oedd yn effeithio ar statws ariannol y Cyngor fel corff a ariennir yn gyhoeddus.

Darparwyd rhywfaint o hanes a rhesymau i'r aelodau pam y cafodd y papurau eu gohirio.

Clywodd yr aelodau bod dau fater, un yn newid i'r Cod Cyfrifeg oedd wedi ei weithredu mewn ffordd a ddylai fod wedi gweithredu'n wahanol. Derbyniodd swyddogion mai'r gweithredu amgen oedd y dull cywir ac roedd yn gytûn i wneud y newidiadau angenrheidiol.

Roedd y mater arall oedd wedi ei godi o gwmpas y dull roedd y cyngor yn cyfrif am anheddau tai'r cyngor. Roedd y gofrestr asedau yn rhestru pob tŷ, ond roedd y dull a fabwysiadwyd wrth gyfrifo'r gwariant yn y flwyddyn wedi bod ar lefel y math o asedau. Amlygwyd hyn gan Archwilio Cymru a gofynnwyd am ddiwygio'r gofrestr asedau. Roedd mater wedi cyffroi wrth edrych ar y data, heb fod â gwybodaeth reoli hanesyddol i neilltuo asedau yn gywir yn hanesyddol i 2007/08. Ar ôl cyrraedd dull y cytunwyd arno i ddosrannu'r costau hynny yn ôl i 2007/08. Pan ddechreuodd swyddogion y dull hwn daeth yn amlwg nad oedd papurau gwaith yn cyd-fynd â'r gofrestr asedau sy'n bell yn ôl. Yn dilyn trafodaethau pellach gydag Archwilio Cymru fe gytunwyd i fynd yn ôl mor bell â 2016/17. Clywodd yr aelodau mai 2016/17 oedd y tro diwethaf i anheddau'r Cyngor gael eu hailbrisio'n llawn.

Dywedodd y Pennaeth Cyllid ers ysgrifennu'r adroddiad, roedd swyddogion wedi cwblhau'r gwaith yn fewnol. Byddai'n cael ei gyflwyno i Archwilio Cymru i gael trafodaeth ac i ofyn a ydyn nhw am weld y gwaith hwnnw. Y gobaith oedd y gallai cyfrifon gael eu datblygu yn dilyn y trafodaethau hynny i'w cyflwyno i'r pwyllgor ym mis Medi 2023.

Cynigiodd ei ddiolch i Archwilio Cymru am barhau i weithio'n agos a'r gefnogaeth o ran cwblhau'r gwaith. Oherwydd y gwaith ychwanegol ar Ddatganiad Cyfrifon 2021/22, pwysleisio, bod swyddogion Cyllid ar ei hôl hi gyda phrosiectau eraill.  

Fe wnaeth cynrychiolydd Archwilio Cymru, Mike Whiteley, ddiolch i'r Pennaeth Cyllid a'i swyddogion am y trafodaethau a'r heriau yn ystod y cyfarfodydd. Roedd yn bwysig bod swyddogion yn teimlo eu bod yn gallu gofyn a herio barn a barn. Yn ei farn ef roedd yn cytuno bod y cydweithio wedi bod yn gadarnhaol.

Pwysleisiodd wrth aelodau'r nod o gwblhau gwaith 2022/23 erbyn Tachwedd/Rhagfyr 2023 roedd yn gyson â phob Awdurdod arall yng Nghymru.

Awgrymwyd gan yr aelodau bod nodyn yn cael ei ddosbarthu i aelodau yn dilyn y cyfarfod ar y sgil effeithiau, ar ddifrifoldeb ac amserlen y canlyniadau posibl ar yr oedi.  Gellid dosbarthu e-bost diweddaru cyflym i aelodau am  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried blaenoriaid rhaglen waith y pwyllgor (copi wedi'i amgáu).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith Ymlaen y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i'w hystyried (a gylchredwyd yn flaenorol).

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod yr aelodau wedi cytuno i gynnwys adroddiad diweddaru ar Sero Carbon Net, dywedodd fod yr adolygiad yn parhau am y 12 mis nesaf. Awgrymodd y dylid cynnwys adroddiad dilynol ar Raglen Forward Work o dan 'Eitemau yn y Dyfodol'.  Roedd pob aelod yn gytûn.

Nododd y Cadeirydd fod yr adroddiad Archwilio dilynol ar Eithriadau ac Eithriadau wedi'u dileu. Esboniodd y Prif Archwilydd Mewnol fod hyn wedi digwydd oherwydd oedi cyn recriwtio yn y tîm archwilio. Cytunwyd i gynnwys dan 'Eitemau i'r Dyfodol' ar y Rhaglen Flaen Waith.

Roedd adroddiad blynyddol Whistleblowing wedi'i ohirio i aelod pwyllgor Mehefin, roedd hyn oherwydd capasiti. Byddai'n caniatáu cynnwys data blwyddyn gyflawn. Dywedodd y Swyddog Monitro wrth aelodau mai dim ond nifer fechan o faterion fyddai angen eu hadrodd.

Cadarnhaodd y Cadeirydd y byddai'r adroddiad blynyddol Llywodraethu ac Archwilio Blynyddol yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod pwyllgor mis Ebrill. Oherwydd nifer o faterion y gred oedd bod yr adroddiad blynyddol diwethaf a ystyriwyd gan y pwyllgor am y flwyddyn a ddaeth i ben yn 2020. Roedd canllawiau newydd CIPFA ar gyfer y pwyllgor yn cynnwys gwybodaeth am yr adroddiad blynyddol ac yn darparu templed. Awgrymwyd yn dilyn yr adroddiad a oedd i'w gyflwyno ym mis Ebrill 2023, mae'r adroddiad blynyddol yn mabwysiadu canllawiau o wybodaeth y CIPFA.

Clywodd yr aelodau y byddai'r Datganiad Cyfrifon ar gyfer 2021/22 yn cael ei gyflwyno ym mis Medi 2023. Hefyd oedd i fod yng nghyfarfod mis Medi roedd adroddiad ar Ddatganiad Drafft Cyfrifon 2022/23.

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol y bydd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn cael ei gyflwyno i'r pwyllgor ym mis Mehefin 2023 ynghyd â'r Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol, Strategaeth Archwilio Mewnol 2023/24 a Siarter Archwilio Mewnol 2023/24.

Nodwyd bod angen cynnwys adroddiad ar y Broses Gwynion Corfforaethol ar y Rhaglen Waith Ymlaen. Cytunwyd i gynnwys ar y rhaglen ar gyfer cyfarfod Pwyllgor Gorffennaf 2023.

Tynnodd yr Aelod Lleyg, Nigel Rudd, sylw at rai pryderon posib ar y gwaith partneriaeth gyda Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwalader, a osodwyd mewn mesurau arbennig yn ddiweddar. Pwysleisiodd fod y gwaith partneriaeth wedi'i gynnwys yn y Gofrestr Risgiau.

Awgrymodd Gwilym Bury cynrychiolydd Archwilio Cymru y byddai yn well i Bwyllgor Craffu drafod a derbyn adroddiad ar Fwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwalader.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod Risg 21 mewn perthynas â'r Cyngor gyda'r Bwrdd Iechyd. Rhoddodd sicrwydd i aelodau, bod y Gofrestr Risg Gorfforaethol i fod i gael ei chyflwyno i'r Pwyllgor Craffu Perfformiad ar 27 Ebrill 2023. Cyn i'r adroddiad hwnnw gael ei gyflwyno, bydd y Tîm Gweithredol Corfforaethol yn adolygu'r gofrestr. Rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio oedd sicrhau trefniadau priodol yn eu lle i reoli risgiau.

Grŵp Craffu ar y Cadeiriau a'r Is-Gadeiryddion oedd y grŵp Cydlynu Craffu. Mae aelodau o'r grŵp hwnnw'n adolygu ac yn cydlynu'r rhaglenni gwaith ymlaen ar gyfer cyfarfodydd Craffu.

Cytunodd y Cadeirydd i godi'r pryder yng nghyfarfod nesaf Craffu'r Cadeiryddion a'r Is-Gadeiryddion i'w drafod.

PENDERFYNWYD hynny, nodir rhaglen waith ymlaen y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.