Agenda and draft minutes

Ni dderbyniwyd unrhyw ymddiheuriadau.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd y Cynghorydd Ellie Chard fuddiant personol yn eitem 7 ar yr agenda – Cymeradwyo Datganiad o Gyfrifon 2020/21 - gan ei bod yn aelod o Gronfa Bensiynau Clwyd. 

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 22 Medi 2021 (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 22 Medi 2021.

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod, y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar 22 Medi 2021fel cofnod cywir.

I dderbyn adroddiad ar ganfyddiadau gwiriad sicrwydd Arolygiaeth Gofal Cymru o Gyngor Sir Dinbych, cynhaliwyd 28 Mehefin i 2 Gorffennaf 2021 (copi’n amgaeedig).

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cymunedau (CCC) Adolygiad Perfformiad Awdurdodau Lleol Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC) (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Cyflwynodd y CDC Sian Roberts o Arolygiaeth Gofal Cymru i'r pwyllgor. Esboniwyd mai Sian oedd arolygydd arweiniol yr awdurdodau, roedd perthynas waith ragorol wedi'i sefydlu. Mae Sian yn goruchwylio materion gofal cymdeithasol i blant ac oedolion yn Sir Ddinbych.

Roedd yr adroddiad yn crynhoi canfyddiadau archwiliad sicrwydd AGC o Gyngor Sir Ddinbych a gynhaliwyd rhwng 28 Mehefin a 2 Gorffennaf 2021. Diben y gwiriad sicrwydd oedd adolygu pa mor dda yr oedd gwasanaethau cymdeithasol awdurdodau lleol yn parhau i helpu a chefnogi oedolion a phlant gan ganolbwyntio ar ddiogelwch a lles. Oherwydd y pandemig, pwysleisiwyd bod y trefniadau arferol ar gyfer goruchwylio a chraffu wedi'u newid i adlewyrchu'r cyfyngiadau. Roedd yn bwysig nodi bod llawer o gydweithwyr AGC wedi dychwelyd i waith rheng flaen ac yn cefnogi darpariaeth iechyd a gofal cymdeithasol yn y pandemig. Roedd y CDC am ddiolch i holl gydweithwyr AGC, roedd wedi cael ei gydnabod a'i werthfawrogi ledled Cymru.

Wrth i'r cyfyngiadau gael eu llacio, teimlai swyddogion AGC ei bod yn bwysig cynnal gwiriad sicrwydd i sicrhau awdurdodau ac AGC bod gwasanaethau'n cael eu darparu'n briodol ac yn ddiogel. Roedd y llythyr yn crynhoi canfyddiadau gwiriad sicrwydd AGC a gynhaliwyd rhwng 28 Mehefin a 2 Gorffennaf 2021.   

Tynnodd y CCC sylw at nifer o bethau cadarnhaol a nodwyd yn y llythyr. Rhoddwyd pwys arbennig ar gydnabod y diwylliant a'r gwelliannau cadarnhaol o fewn gwarchod diogel. 

Roedd y llythyr hefyd yn cydnabod meysydd i'w gwella ar gyfer y gwasanaeth.

Cadarnhad bod archwiliadau wedi'u hatal dros dro yn ystod y pandemig, ond eu bod wedi adfer. Roedd yr adroddiad yn cydnabod yr heriau o ran recriwtio drwy gydol y gwasanaeth. Pwysleisiodd y CDC y sylw bod staff yn Sir Ddinbych yn glod iddynt hwy eu hunain ac i'r awdurdod.

Pwysleisiodd yr Aelod Arweiniol dros Les ac Annibyniaeth yr heriau a wynebir gan y gwasanaeth yn ystod y pandemig. Diolchodd i swyddogion AGC am gynnal y gwiriad sicrwydd a llunio'r adroddiad.

Roedd y Cadeirydd ar ran y pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio am ddiolch i'r staff a'r swyddogion am gefnogi'r gwasanaeth a'r gymuned yn ystod pandemig Covid-19. 

Yn ystod y drafodaeth, ehangodd swyddogion a chynrychiolydd AGC ar y canlynol:

·         Nodwyd recriwtio fel mater cenedlaethol. Roedd diwrnod recriwtio wedi'i gynnal i ddarparu gwybodaeth ychwanegol. Roedd swyddogion yn gwneud popeth o'u gallu i recriwtio unigolion i'r gwasanaeth. Roedd gwaith i sicrhau statws uwch a thâl i weithwyr yn y gwasanaeth yn Sir Ddinbych yn parhau. Gwnaed y term 'tyfu eich hun' gan gyfeirio at rolau proffesiynol. Mae'n opsiwn yr oedd yr awdurdod yn ei archwilio. Roedd gwaith partneriaeth gyda Phrifysgol Glyndŵr i archwilio'r opsiynau wedi dechrau. Clywodd yr Aelodau fod gan y broses nifer o broblemau ond ei bod yn cyflwyno heriau.

·         Roedd gwaith gyda cholegau a chweched dosbarth i helpu i recriwtio wedi digwydd. Roedd gwaith yn lleol, yn rhanbarthol ac yn genedlaethol i hyrwyddo'r sector fel gyrfa broffesiynol i unigolion yn parhau.

·         Defnyddiwyd rhan o grant caledi Llywodraeth Cymru i brynu technoleg. Prynwyd padiau i mi a'u gosod mewn rhai gwasanaethau gofal ychwanegol a chynlluniau byw â chymorth. Galluogi unigolion i gadw mewn cysylltiad â ffrindiau, teulu a'r swyddogion.

·         Roedd yr Aelodau'n falch o nodi bod cymorth i staff wedi'i ddarparu yn ystod y pandemig. Pwysleisiwyd ei fod yn ddull corfforaethol eang o gefnogi ein staff.

·         Rhoddodd y CCC rywfaint o wybodaeth bellach i'r aelodau am atgyfeiriadau. Cydnabuwyd ei fod yn faes yr oedd angen gwaith a gwelliant pellach arno. Roedd rheolwyr a swyddogion yn archwilio llwybrau i fynd i'r afael  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Derbyn adroddiad ar adolygiad mis Medi o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol (copi’n amgaeedig).

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac asedau ynghyd ag Arweinydd y Tîm Cynllunio Strategol a Pherfformiad (ATCSP) yr Adolygiad o'r Gofrestr Risg Gorfforaethol, Medi 2021 (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Clywodd yr Aelodau fod y Gofrestr Risg Gorfforaethol yn cael ei hadolygu'n rheolaidd a bod yr adroddiad wedi'i gyflwyno gan CET, SLT a'r Cabinet cyn y pwyllgor hwn a'r Pwyllgor Craffu ar Berfformiad.

Amlygodd yr adroddiad newidiadau a wnaed i'r gofrestr. Gwnaed nifer o newidiadau i risgiau gan gynnwys; sgorio, geiriad a dau risg ychwanegol a nodwyd. Bu'r Aelod Arweiniol yn arwain aelodau drwy'r crynodeb yn yr adroddiad a nododd y newidiadau.

Amlygwyd y byddai Risgiau 18 a 35 yn cael eu huno wrth symud ymlaen a byddai'r sgôr tebygolrwydd yn cynyddu o sgôr D2 i C2.

Y ddau risg newydd a nodwyd - Risg 47: Y risg y bydd Cyd-bwyllgor Corfforaethol a Risg newydd Gogledd Cymru 48: Materion recriwtio a chadw. Roedd y ddau risg newydd wedi'u codi i'r Gofrestr Risg Gorfforaethol ac wedi'u crynhoi yn y Gofrestr.

Ar hyn o bryd, pwysleisiodd yr ATCSP fod yr adroddiad wedi'i gyflwyno i'r pwyllgor bob blwyddyn i sicrhau aelodau bod y prosesau risg corfforaethol yn cael eu cymhwyso'n gadarn.

Roedd yr adolygiad hwn yn dilyn adolygiad archwilio mewnol diweddar ynghylch rheoli risg gan gynnwys argymhellion o'r archwiliad.  Un o'r argymhellion oedd cynnwys cyfeiriad teithio ar gyfer pob un o'r risgiau.  Roedd llawer o waith i'w wneud o hyd yn hynny o beth a fyddai'n cael ei ddatblygu yn yr adolygiad nesaf.

Roedd gwaith wedi dechrau ar fesurau perfformiad i asesu pa mor dda yr oedd risgiau'n gwella. Roedd y gwaith hwn yn dal i fod yn ei ddyddiau cynnar a byddai angen gwaith pellach gyda pherchnogion risg. Yn gynwysedig yn yr adolygiad roedd asesiad trylwyr o archwaeth risg. 

Yn ystod trafodaethau, codwyd y pwyntiau canlynol:

·         Risg 11 – roedd y risg yn ymwneud ag anallu'r awdurdodau i ymateb. Dywedodd y ATCSP ei fod yn fodlon bod y risg yn dal yn berthnasol.

·         Risg 44 - Disgwylid adroddiad cynllun gweithredu clefyd coed ynn erbyn mis Mawrth 2022.

·         • Ar hyn o bryd roedd Adnoddau Dynol wedi dechrau darn o waith ar gynllunio'r gweithlu gyda phob gwasanaeth unigol i fynd drwy bryderon a materion cadw staff a recriwtio. Yna byddai cynllun gweithredu ar gyfer pob gwasanaeth yn cael ei lunio. Amlygodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol cymunedau, roedd Covid wedi dod â heriau a chyfleoedd. Un o'r newidiadau a welwyd oedd y cyfle i unigolion ail-werthuso bywyd gwaith a bywyd personol gydag unigolion yn gwneud penderfyniadau megis ymddeoliad cynnar a newidiadau mewn gyrfaoedd o ganlyniad i hyn.

·         Risg 36 – cadarnhad bod y sgôr risg gweddilliol wedi'i hisraddio o B2 i C2. Roedd y Sgôr Risg yn adlewyrchu ar yr adeg y diweddarwyd y gofrestr. Clywodd yr Aelodau fod gan yr awdurdod Gofrestr Risg ar wahân ar gyfer Brexit. Roedd angen darn o waith yn y dyfodol i ddatgymhwyso Cofrestr Risg Brexit er mwyn sicrhau bod risgiau sy'n dal yn berthnasol yn cael eu gwerthuso a'u cynnwys yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol os oes angen.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cael sicrwydd bod proses rheoli risg y cyngor yn cael ei chymhwyso'n gywir.

Cyflwynodd yr aelod Arweiniol dros Gyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol Ddatganiad o Gyfrifon 2020/21 (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i'w gymeradwyo mae gan y cyngor ddyletswydd statudol i lunio datganiad o gyfrifon sy'n cydymffurfio â safonau cyfrifyddu cymeradwy. Rhaid i'r cyfrifon archwiliedig gael eu cymeradwyo'n ffurfiol gan aelodau etholedig ar ran y cyngor.

Cymeradwywyd y datganiadau ariannol ar gyfer 2020/21, yn amodol ar archwiliad, gan y Pennaeth Cyllid ac Eiddo ar 2 Awst. Cyflwynwyd y cyfrifon drafft i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar 22 Medi 2021 ac roeddent yn agored i'w harchwilio gan y cyhoedd rhwng 2 Medi a 29 Medi. Roedd cymeradwyaeth y cyfrifon archwiliedig wedi'u dirprwyo i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Cynhyrchwyd y Datganiad o Gyfrifon yn unol â'r Safonau Adrodd Ariannol Rhyngwladol (SAAR). Cynhyrchodd y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (SSCCC) God Ymarfer yr SAAR ar Gyfrifyddu Awdurdodau Lleol ac mae'r cyngor wedi cynhyrchu cyfrifon 2020/21 yn unol â'r Cod.

Pwysleisiwyd mai dyma'r flwyddyn gyntaf y bu'n rhaid i'r awdurdod gwblhau cyfrifon grŵp, gyda'r cyfrifon o DLL wedi'u hymgorffori yn y cyfrifon cyffredinol. Roedd yr amserlen ar gyfer cwblhau cyfrifon wedi'i gohirio oherwydd covid, y dyddiad cau terfynol ar gyfer cymeradwyo a llofnodi'r cyfrifon oedd 30 Tachwedd 2021.

Ymhelaethodd Pennaeth y Gwasanaeth Cyllid ac Eiddo (PGCE) ar y cyflwyniad drwy dynnu sylw at y broses sy'n peri straen i gyflawni'r cyfrifon erbyn y dyddiad cau. Bydd adroddiad diweddaru yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod nesaf y pwyllgor i grynhoi'r gwaith ar amserlen y blynyddoedd nesaf. Byddai gwaith gyda DLL yn parhau i sicrhau bod cyfrifon yn cael eu derbyn mewn pryd.  Diolchodd i waith swyddogion a chynrychiolwyr Archwilio Cymru.

Ategodd Matthew Edwards, cynrychiolydd Archwilio Cymru feddyliau HFPS. Roedd y cydweithio agos gyda'r tîm cyllid wedi bod yn gadarnhaol. Mae'r adroddiad yn nodi canfyddiadau allweddol yr archwiliad o'r Datganiad Cyfrifon Drafft. Cadarnhaodd ar ôl i'r pwyllgor gymeradwyo'r datganiadau cyllid, byddai'r Archwilydd Cyffredinol yn cyhoeddi adroddiad archwilio diamod.

Clywodd yr Aelodau mai cyfrifoldeb yr Archwilydd Cyffredinol oedd rhoi barn i'r awdurdod ar y datganiad ariannol. Roedd y farn honno'n ymdrin â dwy agwedd allweddol:

•       P'un a ydynt, ym mhob ffordd berthnasol, yn rhoi darlun cywir a theg o sefyllfa ariannol yr awdurdod ar gyfer y flwyddyn ariannol, a

•     A ydynt wedi'u paratoi yn unol â chod ymarfer SSCCC o gyfrifyddu awdurdodau lleol.

Nododd yr archwiliad saith camddatganiad heb eu cywiro, a'r cyfan wedi'u nodi yn yr adroddiad. Roedd y Safonau Archwilio Rhyngwladol yn ei gwneud yn ofynnol i Archwilio Cymru ofyn yn ffurfiol am resymau pam nad ydynt wedi'u cywiro.  Darparwyd y rhesymau hynny yn yr adroddiad.   

Tynnodd Archwilio Cymru sylw at yr angen i'r awdurdod gael proses effeithlon ac effeithiol o gau cyfrifon ar gyfer cyfrifo a chofnodi eiddo, peiriannau ac offer.

Diolchodd y Cadeirydd ar ran y pwyllgor i swyddogion a chynrychiolwyr Archwilio Cymru am y gwaith caled a wnaed i lunio'r cyfrifon. Roedd hi'n flwyddyn anodd ac roedd y timau wedi gweithio'n eithriadol o galed i gynhyrchu'r cyfrifon hyd at y dyddiad cau. 

Dadl gyffredinol –

·         • Cadarnhaodd yr PGCE mai tîm bach o swyddogion cyllid oedd yn gweithio ar y cyfrifon. Cydnabuwyd mai nifer cyfyngedig o staff oedd â'r cymwysterau i allu gweithio ar y cyfrifon. Nodwyd y gall nifer o staff ymddeol neu adael ar adegau tebyg. Roedd cynllun dan hyfforddiant ar waith ond cymerodd 4 blynedd i unigolyn fod yn gymwysedig. Ategodd y Swyddog Monitro ddatganiad PGCE i gefnogi unigolion i fod yn gymwysedig yn y gwasanaeth y maent yn gweithio.  

·         Roedd y dirprwy Adran 151, y Swyddog Rhian Evans wedi gwneud llawer o waith gyda CIPFA a chynlluniau hyfforddeion. Yr  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ar y pwynt hwm (11.10 a.m.) cafwyd egwyl o 15 munud

Ailgynullodd y cyfarfod am 11.25 a.m.

Derbyn adroddiad Asesiad Cynaliadwyedd Ariannol Archwiliad Cymru yn ymwneud a Chyngor Sir Dinbych (copi’n amgaeedig).

Bu cynrychiolydd Archwilio Cymru David Wilson yn arwain aelodau drwy'r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Dywedodd fod yr adroddiad yn gadarnhaol ar y cyfan. Amlygwyd yn yr adroddiad yr arian covid a gafwyd a'r effaith a gafodd ar gyllid y Cyngor yn gyffredinol. Atgoffwyd yr Aelodau bod adroddiadau wedi'u hatal yn ystod y flwyddyn ar effaith covid.    

Yn yr adroddiad, nodwyd yn yr adroddiad fod gan yr awdurdod record dda o reoli ei gyllideb, gyda dyhead pellach i wella ei sefyllfa ariannol. Roedd cynrychiolydd Archwilio Cymru yn tywys aelodau drwy'r cynnwys a gynhwysir yn adroddiad Archwilio Cymru. 

Yn yr adroddiad roedd yr ymateb rheolwyr i'r un argymhelliad ar y gwaith amrywio cyllideb. Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid y byddai proses y gyllideb a weithredwyd y flwyddyn ariannol hon yn datrys y mater o ran nodi pwysau mewn gwasanaethau.   

Diolchodd y Cadeirydd i gynrychiolydd a swyddogion Archwilio Cymru am yr adroddiad manwl. Yn ystod y drafodaeth, ehangodd cynrychiolydd Archwilio Cymru a'r Pennaeth Cyllid ar ymholiadau'r aelodau:

·           Derbyniwyd cyllid ychwanegol o £1.6m ar ddiwedd y flwyddyn. Derbyniodd pob awdurdod lleol arian ychwanegol. Ynghlwm wrth y cyllid roedd dau bennawd - arbedion nad oedd wedi'u cyflawni a thechnoleg ddigidol. Derbyniwyd yr arian ychwanegol ar ddiwedd y flwyddyn ac nid oedd yn gysylltiedig â gwariant. Nid oedd yn rhaid i'r awdurdod ddangos methiant i gyflawni swm o'i arbedion na'r costau digidol.

Darparwyd yr arian ychwanegol gan Lywodraeth Cymru; roedd y Swm wedi'i benderfynu gan y Llywodraeth. 

·         Crëwyd y gronfa fenthyciadau wedi'i haddasu pan oedd benthyciadau blaenorol lle'u coladu a'u hailgyllido, roedd y gronfa wrth gefn wedi'i chreu gan ordaliadau a wnaed ar y benthyciadau hynny. Byddai'r arian yn y gronfa wrth gefn yn cael ei fwydo'n ôl i'r cyfrifon wrth gefn i gyfrannu at daliadau uwch y dyfodol ar gyfer y benthyciadau a gaiff eu hariannu dros yr 20 mlynedd nesaf. Caiff cronfeydd wrth gefn eu hadolygu'n gyson. Roedd y cronfeydd wrth gefn defnyddiadwy ar gael pe bai'n ofynnol i'r awdurdod ailbennu gwasanaeth.

·         Cyfeiriodd y term 'newid gwasanaeth effeithiol' at yr awdurdod yn cyrraedd y targed arbedion y rhan fwyaf o flynyddoedd heb ormod o effaith ar ddarpariaethau gwasanaeth uniongyrchol. Ar ryw adeg, nodwyd y byddai'n rhaid i'r cyngor wneud rhai arbedion a fyddai'n cael effaith ar wasanaethau uniongyrchol.

Diolchodd yr Aelodau i'r swyddogion a'r cynrychiolwyr am yr ymatebion manwl.

PENDERFYNWYD bod aelodau'n nodi adroddiad yr Asesiad Cynaliadwyedd Ariannol ac yn ystyried yr ymateb rheoli.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi wedi’i amgáu) yn rhoi gwybod i aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol(PAM) yr adroddiad (a ddosbarthwyd eisoes) yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i aelodau ar gynnydd y Tîm Archwilio Mewnol o safbwynt darparu’r gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau wedi eu cwblhau, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth gyflawni gwelliant.

Roedd yr adroddiad yn rhoi gwybodaeth am y gwaith a oedd wedi cael ei wneud gan Archwilio Mewnol ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Roedd yn caniatáu i’r pwyllgor fonitro perfformiad a chynnydd Archwilio Mewnol yn ogystal â rhoi crynodebau o adroddiadau Archwilio Mewnol.

Cadarnhad bod 5 Archwiliad a 3 adolygiad dilynol wedi'u cwblhau ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Tynnwyd sylw at y ffaith bod 1 o'r 5 archwiliad a gwblhawyd wedi cael sicrwydd isel bod yr adroddiad archwilio wedi'i atodi fel atodiad 2 i'r adroddiad. O'r 3 adolygiad dilynol a gwblhawyd, dyfarnwyd sicrwydd canolig i 2 ac roedd manylion wedi'u cynnwys yn adroddiad y Diweddariad Archwilio Mewnol. Rhoddwyd sgôr sicrwydd isel i un adroddiad dilynol, manylion yr adolygiad hwnnw lle'r oedd wedi'i gynnwys fel eitem 10 ar yr agenda ar Reoli Contractau.

Cadarnhad bod swydd yr Uwch Archwilydd wedi'i llenwi drwy secondiad o aelod presennol o'r tîm, a oedd yn ei dro yn creu swydd wag Archwilydd. Clywodd yr Aelodau fod secondiad yr Uwch Archwilydd i Olrhain, Profi a Diogelu wedi'i ymestyn ymhellach i fis Mehefin 2022.

Atgoffwyd yr Aelodau bod manylion pob un o'r archwiliadau wedi'u cynnwys fel atodiad 1 i'r adroddiad. Cyflwynwyd cefndir byr o bob archwiliad i'r pwyllgor. Roedd yr archwiliad a gynhaliwyd ar Hamdden Sir Ddinbych Cyfyngedig – Llywodraethu a Rheoli Contractau yn adolygiad lefel uchel o'r trefniadau llywodraethu a rheoli risgiau allweddol yn dilyn y cyfnod pontio.  Y sicrwydd cyffredinol oedd bod y trefniadau llywodraethu a oedd ar waith gyda Hamdden Sir Ddinbych Cyfyngedig yn gadarn. Manylwyd ar fanylion pellach am yr archwiliad yn yr adroddiad. Roedd y PAM yn arwain aelodau drwy'r adroddiad manwl.

Rhoddodd Atodiad 2 yr Archwiliad Mewnol o Eithriadau, Esemptiadau ac Amrywiadau o'r Rheolau Gweithdrefn Contract (RGC) i aelodau. Diben yr adolygiad oedd rhoi sicrwydd bod eithriadau contractau, eithriadau ac amrywiadau wedi'u hawdurdodi a'u defnyddio'n briodol yn unol â Rheolau Gweithdrefn Contract. Cyflwynodd y PAM yr Uwch Archwilydd a gynhaliodd yr archwiliad. Rhoddodd yr Uwch Archwilydd fanylion pellach am yr archwiliad. Roedd y tîm Cyfreithiol a Chaffael wedi annog yr archwiliad yn weithredol. Ceisiodd yr archwiliad asesu unrhyw effaith y gallai'r pandemig fod wedi'i chael ar ddefnyddio a nifer yr achosion o geisiadau am eithriadau ac estyniadau. Cadarnhad bod sampl o benderfyniadau o'r 2 gyfnod ariannol blaenorol. Manylwyd ar reolau gweithdrefn y contract gyda'r darpariaethau ar gyfer rhoi eithriadau ac eithriadau ac roedd amrywiadau yn glir ac yn gryno. Teimlwyd nad oedd y pandemig yn cynyddu nifer y contractau neu'r estyniadau a ddyfarnwyd yn uniongyrchol. 

Codwyd pedwar mater yn ystod yr archwiliad, roedd manylion pob un wedi'u cynnwys yn yr adroddiad.

Yn ystod y drafodaeth –

·         Roedd eithriadau yn gontractau a ddyfarnwyd heb fynd drwy'r broses dendro.

·         Roedd esemptiad Teckal yn enw achos a sefydlodd y pennaeth ei bod yn bosibl i sefydliad sector cyhoeddus ymrwymo i gontract gydag endid yr oedd yn ei reoli ar yr amod nad oedd unrhyw ran yn y sector preifat yn yr endid hwnnw, roedd y corff cyhoeddus yn gallu dangos ei fod yn cadw'r un lefel o reolaeth dros yr endid a enwyd ag y byddai o un o'i adrannau gwasanaeth ei hun ac roedd o leiaf 80% o drosiant yr endid hwnnw yn gysylltiedig â gwaith neu wasanaethau sy'n cael eu cyflawni ar gyfer y corff cyhoeddus hwnnw.

·         Atgoffwyd yr Aelodau bod gan yr awdurdod wasanaeth caffael ar y cyd â Chyngor Sir y Fflint(  ...  view the full Cofnodion text for item 9.

Derbyn adroddiad diweddaru ar gynnydd wrth weithredu’r cynllun gweithredu a ddaeth gyda’r adroddiad Archwilio Mewnol a’r Reoli Contractau (copi’n amgaeedig).

Roedd y Prif Archwilydd Mewnol (PAM) yn arwain aelodau drwy'r ail adroddiad dilynol archwilio mewnol (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Rhoddodd yr adroddiad y wybodaeth ddiweddaraf i'r aelodau am y cynnydd o ran gweithredu'r cynllun gweithredu a oedd yn cyd-fynd â'r adroddiad Archwilio Mewnol ar Reoli Contractau. Cyflwynwyd yr adroddiad archwilio gwreiddiol i'r pwyllgor ym mis Gorffennaf 2020, yn y cyfarfod hwnnw gofynnodd y pwyllgor am gynllun gweithredu diwygiedig i adlewyrchu newidiadau allweddol a gyflwynwyd ym mis Ionawr 2021. Adroddwyd am y gwaith dilynol cyntaf i'r pwyllgor ym mis Gorffennaf 2021 gyda'r aelodau'n gofyn am ail adroddiad dilynol.

Cyflwynodd yr Uwch Archwilydd ei chanfyddiadau i'r aelodau o'r ail adolygiad archwilio mewnol. Clywodd yr Aelodau fod y sgôr sicrwydd wedi aros fel sicrwydd isel bod cryn dipyn o gynnydd wedi'i wneud mewn meysydd allweddol. Un maes a nodwyd oedd cymeradwyo adnodd rheoli contractau penodol.

Cadarnhad bod y fforwm rheoli contractau wedi'i sefydlu gyda chynrychiolaeth ar draws y gwasanaeth. Cynhaliwyd cyfarfod cyntaf y fforwm ddechrau mis Tachwedd. Roedd blaenraglen waith ar gyfer y fforwm wedi'i sefydlu, nododd ac asesu anghenion hyfforddi ychwanegol ar draws yr amrywiaeth o wasanaethau.

Roedd y fframwaith rheoli contractau wedi'i gymeradwyo gan SLT ac roedd yn y broses o gael ei gyflwyno i wasanaethau. Cyn iddo gael ei weithredu i wasanaethau, byddai'r fforwm yn cynnal profion trwyadl ar y fframwaith er mwyn sicrhau ei fod yn addas i'r diben. 

Roedd y sgôr sicrwydd wedi aros fel sicrwydd isel yn bennaf gan fod nifer o gamau gweithredu o'r cynllun gweithredu gwreiddiol yn dal heb eu bodloni. Roedd y camau a oedd yn weddill wedi'u cysylltu'n bennaf â gweithredu a gwreiddio'r fframwaith rheoli contractau. Pwysleisiwyd yn y gwaith dilynol cyntaf fod rhai o'r dyddiadau diwygiedig wedi bod yn uchelgeisiol ac yn heriol i'w cyflawni.

Awgrymodd y Swyddog Monitro y cyflwynwyd adolygiad dilynol i'r pwyllgor yn dilyn adolygiad o'r camau a oedd yn weddill. Clywodd yr Aelodau fod swyddog systemau wedi'i recriwtio o fewn y tîm Caffael. Yn anffodus, roedd y gwasanaeth yn dal heb reolwr caffael.

Cadarnhaodd y PAM fod adolygiad wedi'i drefnu ar gyfer mis Mehefin 2022. Gellid cyflwyno adroddiad dilynol i'r pwyllgor yn dilyn yr adolygiad hwn.

PENDERFYNWYD bod aelodau'n nodi cynnwys yr adroddiad dilynol ar Reoli Contractau a bod adroddiad dilynol pellach yn cael ei gynnwys yn blaenraglen waith y pwyllgor yn dilyn yr adolygiad archwilio mewnol.

Derbyn i gael gwybodaeth adroddiad Adolygiad Cynnydd Archwilio Cymru o Fargen Twf Gogledd Cymru – Bwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru (copi’n amgaeedig).

Cyflwynodd y Cadeirydd David Wilson Archwilio Cymru i gyflwyno'r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i'r pwyllgor.

Atgoffwyd yr Aelodau y gofynnwyd i'r Cyngor gefnogi'r fargen dwf, gofynnwyd am y gefnogaeth a'i derbyn yn gynnar yn 2021. Yn gynwysedig yn yr adolygiad roedd archwiliad o'r cynnydd a wnaed gan bartneriaid i baratoi ar gyfer cyflawni'r fargen dwf gan gynnwys portffolio'r swyddfa reoli, y gefnogaeth gan Gyngor Gwynedd a roddwyd i'r broses a'r gwahanol grwpiau a byrddau a sefydlwyd i gefnogi'r fargen.

Roedd yr adroddiad yn eithaf disgrifiadol yn bwrpasol. Pwysleisiodd swyddogion Archwilio Cymru bwysigrwydd gallu disgrifio sut y gweithiodd y broses i ymgorffori'r 6 awdurdod lleol a'r sector preifat i gydweithio. Gwnaed sylwadau cadarnhaol ar y cynnydd a wnaed lle y'i cynhwyswyd yn yr adroddiad ond y cydnabuwyd y gwaith pellach sydd ei angen.

Ni chodwyd unrhyw bryderon ynghylch gweithredu'r fargen dwf. Roedd y swyddfa rheoli portffolio wedi darparu ymateb rheoli manwl ac wedi'i chynnwys er mwyn cyfeirio'r aelodau.

Diolchodd y Cadeirydd i Gynrychiolydd Archwilio Cymru a nododd y sicrwydd gan Archwilio Cymru ar gynnydd Bargen Twf Gogledd Cymru.

PENDERFYNWYD, bod yr aelodau'n nodi cynnwys yr adroddiad gwybodaeth.

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi’n amgaeedig).

Y Cadeirydd Matthew Edwards a David Wilson, Archwilio Cymru i gyflwyno Cynllun Gwaith ac amserlen Archwilio Cymru i'r aelodau. Arweiniwyd yr Aelodau drwy'r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Rhoddodd Matthew Edwards y wybodaeth ddiweddaraf i'r aelodau am y gwaith archwilio ariannol. Rhoddwyd pwyslais ar yr effaith ar dîm ariannol yr awdurdod i gwblhau ac archwilio'r cyfrifon, a fyddai yn ei dro yn effeithio ar waith Archwilio Cymru – Ardystio hawliadau Grant y Cyngor a ffurflenni 2020/21. Rhoddwyd sicrwydd i'r aelod y byddai'r rhan fwyaf o'r terfynau amser yn cael eu cyflawni. Y maes dan sylw oedd y dyddiad cau ar gyfer hawlio ffurflenni Ardrethi Annomestig. Ni fyddai'n cael ei fodloni; pwysleisiwyd bod nifer o awdurdodau yng Nghymru wedi methu â chyrraedd y terfyn amser penodedig. Roedd cadarnhad bod Llywodraeth Cymru wedi cael gwybod am y sefyllfa a'r flaenoriaeth i'r gwaith hwn. Byddai adroddiad yn ôl i'r pwyllgor yn cael ei ddarparu yn dilyn unrhyw ganlyniadau yn y gwanwyn.

Bu David Wilson yn arwain aelodau drwy'r gwaith archwilio perfformiad a gwblhawyd ac a drefnwyd. Roedd yn gadarnhaol nodi bod y gwaith a drefnwyd ar gyfer Sir Ddinbych ar y trywydd iawn i'w gwblhau erbyn diwedd mis Mawrth.

Diolchodd yr Aelodau i'r swyddogion am yr adroddiad.

PENDERFYNWYD bod yr aelodau'n nodi cynnwys yr adroddiad.

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd Blaenraglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i'w hystyried (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Cytunwyd i ddiwygio’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol fel a ganlyn:

·         Adolygiad Archwilio Cymru ar y wybodaeth ddiweddaraf am Gydnerthedd Seiber wedi'i chynnwys yng nghyfarfod mis Ionawr neu fis Mawrth 2022;

·         Adroddiad Strategaeth Archwilio Mewnol 2022/23 – Mawrth 2022;

·         Adroddiad Drafft y Datganiad Llywodraethu Blynyddol – Ebrill 2022;

·         Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol – Mehefin 2022;

·         Adroddiad Blynyddol chwythu'r Chwiban – Mawrth 2022;

·         Adroddiad blynyddol RIPA – Mehefin 2022; Adroddiadau dilynol o'r adroddiadau Archwilio Mewnol ar Reoli Contractau ac Eithriadau ac Eithriadau – Gorffennaf 2022;

·         Y wybodaeth ddiweddaraf am y nifer sy'n manteisio ar Proactis – Mawrth/ Ebrill 2022.

Dywedodd y Pennaeth Cyllid a Gwasanaethau Eiddo y byddai'n trafod adroddiadau'r gyllideb gyda'r Staff Cymunedol i'w cynnwys yn y raglan gwaith.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar gynnwys yr ychwanegiadau uchod, y dylid nodi blaenraglen waith y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

</LAYOUT_SECTION>

<TITLE_ONLY_LAYOUT_SECTION>

1.FIELD_TITLE

Apologies for absence were received from Councillors  

</TITLE_ONLY_LAYOUT_SECTION>

<HEADING_LAYOUT_SECTION>