Agenda and draft minutes

Dim.

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.  

Datganodd y Cynghorwyr Tony Flynn, Ellie Chard a Meirick Lloyd Davies gysylltiad personol ag eitem 7 ar y rhaglen – Fframwaith herio ac ymyrryd ar gyfer ysgolion mewn trafferthion ariannol – gan eu bod yn Llywodraethwyr Ysgol.

Datganodd y Cynghorydd Barry Mellor gysylltiad personol ag eitem 7 ar y rhaglen – Fframwaith herio ac ymyrryd ar gyfer ysgolion mewn trafferthion ariannol – gan ei fod yn Gadeirydd Llywodraethwyr ysgol yn Sir Ddinbych.

Datganodd yr Aelod Lleyg, Paul Whitham, gysylltiad personol ag eitem 7 ar y rhaglen – Fframwaith herio ac ymyrryd ar gyfer ysgolion mewn trafferthion ariannol – gan fod ganddo ŵyr yn un o ysgolion uwchradd Sir Ddinbych.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Dim.

Derbyn cofnodion cyfarfod Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 18 Tachwedd 2020 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 18 Tachwedd 2020.

Materion yn codi –

·         Tudalen 8 – Diweddariad Archwilio Mewnol – Cadarnhawyd bod swydd yr Uwch-archwilydd wedi’i llenwi.

·         Tudalen 9 – Diweddariad Archwilio Mewnol – Cadarnhad bod yr archwiliad a oedd wedi’i gynllunio’n dal ar y gweill, heb gychwyn.

·         Tudalen 10 – Adolygiad Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC) o berfformiad Awdurdodau Lleol Ebrill 2019–Mawrth 2020 – Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai’n holi a oedd unrhyw adolygiadau wedi’u cynnal gan AGC ac y byddai’n rhoi ateb i’r Pwyllgor.  

·         Tudalen 14 – Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol – Cadarnhaodd y Swyddog Monitro bod yr adroddiad wedi’i gyflwyno i’r Cyngor Sir.

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod, y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol fel cofnod cywir.

Derbyn adroddiad (copi ynghlwm) am yr ymgynghoriad ar fersiwn ddrafft y canllawiau statudol ar gyfer prif gynghorau, sy’n pennu sut y dylent ymarfer eu swyddogaethau perfformiad a llywodraethu fel y nodir yn Rhan 6 Bil Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru).

Cyflwynodd Arweinydd Tîm Cynllunio Strategol a Pherfformiad yr adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) i aelodau ar yr agweddau perfformiad a llywodraethu yn y Bil Llywodraeth Leol ac Etholiadau Cymru. Pwysleisiwyd ei bod yn bwysig i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ac Archwilio ystyried y papur.

Esboniodd yr Arweinydd Tîm mai tri o’r goblygiadau allweddol, sy’n codi o ganllawiau’r strategaeth ddrafft, y dylid eu trafod yw -

·         Hunanasesu

·         Arolwg rhanddeiliaid blynyddol

·         Asesu perfformiad panel

Cyfeiriodd yr Arweinydd Tîm at y disgrifiad manwl o bob un ohonyn nhw yn adran 4 yr adroddiad.

Cyfeiriwyd yn benodol at y pŵer newydd a fyddai gan Archwilydd Cyffredinol Cymru i gynnal archwiliad arbennig o’r prif gynghorau sydd ddim o bosibl

yn cwrdd â’u gofynion perfformiad, gan felly roi’r pŵer i Weinidogion Cymru ailadeiladu, dadadeiladu neu uno cynghorau. Yn y Bil, roedd gofyniad wedi’i gynnwys yn datgan y byddai’n rhaid i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ac Archwilio adolygu’r ddogfen hunanasesu yn flynyddol a gallai argymell newidiadau.

Diolchodd yr Aelodau i’r swyddog am yr adroddiad manwl a’r cyflwyniad tryloyw. Rhoddodd yr Arweinydd Tîm fwy o wybodaeth wrth ateb cwestiynau a phryderon yr aelodau ar y materion canlynol - 

·         Byddai gwaith maes blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru yn parhau. Datganwyd na fyddai ganddyn nhw rôl mor amlwg ym mherfformiad cyffredinol y Cyngor. Byddai cyfarfodydd misol a thrafodaethau gyda Swyddfa Archwilio Cymru yn parhau er mwyn sicrhau y cydymffurfir â rhwymedigaethau perfformiad.

·          Roedd camau eisoes ar waith i asesu cost y prosesau. Byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Tîm Arwain Strategol er mwyn cychwyn y broses a phenderfynu sut i symud ymlaen gyda’r Arolwg Rhanddeiliaid Blynyddol.

·         Roedd yr Arweinydd Tîm yn hyderus fod y Cyngor wedi mabwysiadu proses adrodd dryloyw drwy’r swyddogaethau craidd i gyd. Byddai swyddogion yn gallu defnyddio casgliadau a wneir mewn adroddiadau i’w rhoi mewn adroddiad hunanasesu.

·         Cadarnhaodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru na fyddai Swyddfa Archwilio Cymru wedi cwblhau asesiadau Corfforaethol am nifer o flynyddoedd.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Arweinydd Tîm Cynllunio Strategol a Pherfformiad am yr arweiniad cynhwysfawr drwy’r adroddiad a thynnodd sylw at yr holl waith y byddai angen i’r swyddogion ei gwblhau.

Ar ôl y trafodaethau,

PENDERFYNWYD bod yr aelodau wedi darllen a deall goblygiadau’r canllawiau statudol drafft a baratowyd gan Lywodraeth Cymru.

Derbyn adroddiad ar Fil Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2019 (y Bil) (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Swyddog Monitro yr adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) i’r aelodau. Rhannodd y Swyddog Monitro gyflwyniad. Dywedwyd wrth yr Aelodau bod y Bil wedi derbyn Cydsyniad Brenhinol yr wythnos flaenorol a’i fod bellach yn Ddeddf. Cytunwyd arno a chafodd ei basio gan y Senedd ym mis Tachwedd 2020. Cadarnhawyd y byddai’r darpariaethau a osodir yn y Ddeddf yn cael eu cyflwyno’n raddol. Byddai nifer o adroddiadau’n cael eu cyflwyno i’r aelodau pan fo angen.

Rhoddodd y Swyddog Monitro fwy o wybodaeth i’r aelodau am yr adrannau canlynol -

Trefniadau etholiadol – Cadarnhad bod y Ddeddf yn ymestyn yr etholfraint mewn etholiadau lleol i rai 16 ac 17 mlwydd oed a dinasyddion tramor sy’n preswylio’n gyfreithlon yng Nghymru. Mae’r Ddeddf yn galluogi cynghorau i ddewis rhwng system bleidleisio ‘y cyntaf i’r felin’ neu’r ‘system pleidlais sengl drosglwyddadwy’. Byddai newid y drefn bresennol yn galw am benderfyniad gan y Cyngor Sir llawn. Byddai’r cylch etholiad yn mynd yn gylch pum mlynedd yn ffurfiol. Roedd diddymu ffioedd y Swyddog Canlyniadau wedi ei gynnwys.

Pŵer cymhwysedd cyffredinol – ar hyn o bryd gall Awdurdodau Lleol weithredu dan amgylchiadau lle bydd ganddynt hawl ffurfiol i wneud hynny yn ôl deddfwriaeth yn unig. Nod y pŵer cyffredinol yw eu galluogi i weithredu oni bai eu bod wedi eu gwahardd yn benodol rhag gwneud hynny yn ôl deddfwriaeth.

Cyfranogiad y cyhoedd mewn llywodraeth leol – pwysleisiwyd y byddai gan Gyngor Sir Ddinbych ddyletswydd i ymgysylltu â thrigolion lleol a’u hannog i gymryd rhan yng ngwaith llywodraeth leol. Roedd fersiwn derfynol y Ddeddf yn cynnwys yr angen i ddarlledu rhai cyfarfodydd. Cadarnhawyd y byddai hyblygrwydd cyfarfodydd o bell yn parhau. 

Llywodraethu democrataidd ac arweinyddiaeth – Nodai’r Ddeddf bod yn rhaid i bob Awdurdod Lleol benodi Prif Weithredwr. Byddai’r rôl yn cynnwys nifer o ddyletswyddau a gofynion yn ymwneud â threfniadau ariannol, trefniadau rheoli risg, adnoddau a staffio.

Y gofyn i gynnwys trefniadau o fewn y cyfansoddiad i alluogi’r Cyngor i ethol mwy nag un person fel cyd-Arweinydd a rhannu swyddi yn y Cabinet. Roedd cyflwyno dirprwyon penodedig i’r Cabinet hefyd wedi ei gynnwys, a disgwylir canllawiau pellach.

Gweithio Cydweithredol – Bydd yn rhaid i’r Cyngor roi sylw i ganllawiau gan Lywodraeth Cymru. Cadarnhawyd y byddai gan Weinidogion Cymru y pŵer i sefydlu Cyd-bwyllgorau Corfforedig i ymwneud â gwaith lles economaidd, cludiant, cynllunio strategol a gwella ysgolion, er nad yw’r cynigion presennol yn cynnwys gwella ysgolion.

Perfformiad a llywodraethu – Mae’r Ddeddf yn datgan mai ‘Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio’ y dylai’r pwyllgor gael ei alw. Cadarnhad y byddai newid i’r aelodaeth rhagnodedig a Chadeiryddiaeth y pwyllgor. Byddai’r newid yn cynnwys aelodau lleyg annibynnol i gynrychioli un traean o’r pwyllgor a byddai’n rhaid i’r Cadeirydd fod yn aelod lleyg annibynnol. Nid oedd dyddiad y newid i’r aelodaeth wedi ei gadarnhau.  

Uno ac ailstrwythuro – Cadarnhad y byddai uno gwirfoddol yn dal i fodoli. Gallai Gweinidogion Cymru wneud ‘rheoliadau ailstrwythuro’ o fewn y Ddeddf. Byddai’r pwerau hynny’n cael eu rhoi ar waith yn dilyn adroddiad archwiliad arbennig gan Archwilydd Cyffredinol Cymru yn unig, neu gais diddymu gan gyngor.

Dywedodd y Swyddog Monitro eu bod yn disgwyl am lawer mwy o wybodaeth ac y byddai ar gael yn raddol yn ystod y misoedd nesaf, a bydd diweddariad yn cael ei roi i’r pwyllgor pan fydd yr wybodaeth ar gael. Gofynnodd y Swyddog Monitro am farn yr aelodau ar greu gweithgor i adolygu sut y rhoddir y Ddeddf ar waith a’r newidiadau angenrheidiol. Cadarnhad y byddai gwybodaeth a diweddariadau’n cael eu rhannu â’r aelodau pan fydden nhw ar gael.

Yn ystod y cyflwyniad wedi hynny, manteisiodd yr aelodau ar  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Derbyn adroddiad (copi ynghlwm) am y cynnydd o ran gweithredu proses Fframwaith Herio ac Ymyrryd ar gyfer Ysgolion mewn Trafferthion Ariannol.

Arweiniodd yr Aelod Arweiniol Cyllid ac Effeithlonrwydd yr aelodau drwy'r adroddiad diweddaru (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Cadarnhawyd bod CSDd ar hyn o bryd yn dirprwyo 85% o gyllideb ysgolion yn uniongyrchol i ysgolion. Roedd yn ddyletswydd ar bob ysgol i ddarparu cynllun cyllideb tair blynedd i CSDd bob blwyddyn. Esboniwyd y gallai ysgolion ar adegau ddioddef problemau ariannol, roedd gan CSDd y ddarpariaeth i drwyddedu diffyg i gefnogi ysgolion i ddychwelyd i gyllideb dros ben. Roedd cydweithio agos â phob ysgol o fewn CSDd wedi parhau.

Yn yr adroddiad fel Atodiad 1, oedd y fframwaith herio ac ymyrryd. Atgoffodd yr Aelod Arweiniol yr aelodau ei fod wedi'i ddwyn gerbron y pwyllgor ym mis Tachwedd 2017. Roedd yr adroddiad heddiw wedi'i gyflwyno i'r aelodau i ddangos sut roedd y broses wedi gweithio.

Darparodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyllid ac Eiddo wybodaeth am rôl CSDd a chyrff llywodraethu ysgolion. Cyfrifoldeb cyrff llywodraethu'r ysgolion oedd cyllidebu cyllideb flynyddol yr ysgol. Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyllid ac Eiddo ei fod yn fodlon ar y broses a'r gwaith a oedd wedi digwydd gydag ysgolion mewn trafferthion ariannol. Cadarnhaodd y Rheolwr Cyllido Ysgolion fod ymweliadau i ysgolion deirgwaith y flwyddyn wedi parhau er mwyn cael gwybodaeth ac i gefnogi ysgolion. Derbyniwyd y broses o weithredu'r fframwaith yn gadarnhaol ac roedd yn gweithio'n dda.

Codwyd y pwyntiau canlynol yn ystod y trafodaethau –

·         Roedd y diffiniad o 'ysgol fach' yn anodd iawn. Diffiniad Cyngor Sir Ddinbych fyddai ysgol â 50 o ddisgyblion neu lai.

·         Cyfrifwyd yr addasiad demograffeg ym mis Medi gan ddefnyddio'r data CYBLD a ddarparwyd gan ysgolion. Mae'n gyfrifiad manwl a gwblhawyd bob blwyddyn.

·         Cadarnhawyd nad oedd gan CSDd unrhyw fwriad i gau ysgolion llai.  Pe bai Llywodraeth Cymru yn cyfarwyddo i wneud hynny, byddai cyfathrebu'n digwydd.

·         Roedd CSDd yn dal i dderbyn nifer o grantiau ar gyfer ysgolion ac addysg. Cadarnhawyd mai'r ddau brif grant a dderbyniwyd oedd grant Grantiau Datblygu Disgyblion (prydau ysgol am ddim) a grant chweched dosbarth.

·         Nid oedd y Rheolwr Cyllido Ysgolion yn ymwybodol o unrhyw gyllid loteri oedd ar gael. Byddai'n holi am unrhyw wybodaeth bellach ac yn adrodd yn ôl i'r aelodau.

·         Roedd nifer o ffactorau wedi cyfrannu at y gostyngiad yn Ysgol Uwchradd Prestatyn, cadarnhawyd bod nifer y myfyrwyr a oedd yn mynychu'r ysgol wedi gwella.

·         Pwysleisiwyd gyda chydweithio agos â swyddogion a chynlluniau gweithredu ar waith, gallai ysgolion barhau i reoli cyllidebau unigol tra'u bod mewn diffyg.

·         Cadarnhawyd pe bai gan swyddogion bryderon nad oedd ysgolion wedi gwrando ar swyddogion cyllid nac wedi gweithredu'r cynllun, y byddai'r mater yn cael ei ddwyn gerbron y pwyllgor i fynd i'r afael ag ef. Pe bai swyddogion yn teimlo gwelliant ac y byddai'r cynllun yn cefnogi'r ysgol i warged, byddai swyddogion yn monitro. 

·         Roedd niferoedd disgyblion newydd Ysgol Crist y Gair wedi bod yn isel ar gyfer maint yr ysgol. Roedd nifer y disgyblion a oedd yn mynd i'r ysgol yn cynyddu'n gyflym. Roedd rheolwr cyllido'r ysgol yn hyderus gyda'r cynnydd mewn disgyblion, byddai cyllideb yr ysgol yn symud allan o ddiffyg.

Yn dilyn y drafodaeth,

PENDERFYNWYD y byddai’r aelodau yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Ar y pwynt hwn (11:50 a.m.) cafwyd egwyl o 10 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 12.00 hanner dydd.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Eiddo (copi ynghlwm) ar

1.    Datganiad Strategaeth Rheoli’r Trysorlys (DSRhT) 2021/22 a Dangosyddion Darbodus 2021/22 i 2023/24 (Atodiad 1) a;

2.    Adroddiad Diweddaru ar Reoli’r Trysorlys 2020/21 (Atodiad 2).

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Cyllid ac Effeithlonrwydd Adroddiad y Datganiad Strategaeth Rheoli Trysorlys Blynyddol (TMSS) 2021/22 (Atodiad 1 – cylchredwyd yn flaenorol) a oedd yn dangos sut y byddai’r Cyngor yn rheoli ei fuddsoddiadau a’i fenthyca am y flwyddyn i ddod ac yn amlinellu’r Polisïau y mae’r swyddogaeth Rheoli Trysorlys yn gweithredu oddi mewn iddynt. 

Mae’r Adroddiad Diweddaru ar Reoli Trysorlys (atodiad 2) yn rhoi manylion am weithgareddau Rheoli Trysorlys y Cyngor yn ystod 2020/21.

Mae Cod Ymarfer Rheoli Trysorlysoedd y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth yn gofyn i’r Cyngor gymeradwyo’r Datganiad Strategaeth Rheoli’r Trysorlys a’r Dangosyddion Darbodus yn flynyddol. Mae gofyn i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol adolygu’r adroddiad hwn cyn y caiff ei gymeradwyo gan y Cyngor ar 23 Chwefror 2021.

Tynnodd y Pennaeth Cyllid a Gwasanaethau Eiddo sylw at nifer o bwyntiau arwyddocaol yn yr adroddiad. Roedd y rhain yn cynnwys cyfeiriad at y graffiau buddsoddi a benthyca a gynhwyswyd yn atodiad 1 y papurau. Gwelwyd uchafbwynt bach ar ddechrau'r flwyddyn ar y graff buddsoddi ac roedd wedi bod o ganlyniad i ddatrys taliadau grantiau busnes a rhyddhad ardrethi. Byddai angen cyfathrebu â Llywodraeth Cymru a Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru i ddyfeisio pecyn a oedd yn caniatáu i Adran Gyllid Cyngor Sir Ddinbych gynllunio llif arian rheoli'r trysorlys yn y ffordd orau.

Pwysleisiwyd i'r aelodau mai cyfrifoldebau rheoli'r trysorlys oedd sicrhau diogelwch yr adnoddau, yr hylifedd a'r cynnyrch o fuddsoddiad. Cadarnhawyd bod y ffocws ar hyn o bryd wedi bod ar ddiogelwch y buddsoddiadau.

Arweiniwyd yr Aelodau at adran 4 o atodiad 2 ynghylch newid y rheoliadau i Fwrdd Benthyciadau Gwaith Cyhoeddus a chyfraddau benthyca. Cadarnhawyd nad oedd unrhyw weithgarwch o'r math hwn wedi digwydd. 

Codwyd y materion canlynol yn ystod trafodaethau -

·         Cadarnhaodd swyddogion fod lefel y benthyca yn dderbyniol ar hyn o bryd Clywodd yr Aelodau fod lefel o fenthyca'n cael ei bennu'n flynyddol. Gosodwyd paramedrau i swyddogion i reoli swm penodol o fenthyca yn broffesiynol.

·         Talodd Llywodraeth Cymru nifer o gynlluniau ymlaen llaw gyda thaliadau dilynol yn ddiweddarach. Roedd y grant cynnal refeniw wedi'i dalu'n rhannol ymlaen llaw gan gynorthwyo'r llif arian o fewn y Cyngor. Cadarnhawyd bod cyllid wedi'i ad-dalu drwy’r hawliad colli incwm chwarterol gan Lywodraeth Cymru.  Pwysleisiwyd bod y cynllun gan Lywodraeth Cymru wedi bod yn hanfodol dros y misoedd blaenorol.

·         Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyllid ac Eiddo fod cymalau cosb ar gyfer talu benthyciadau presennol fel arfer yn drech nag unrhyw fudd mewn cyfraddau llog.

PENDERFYNWYD fod y Pwyllgor yn nodi Datganiad Strategaeth Rheoli Trysorlys ar gyfer 2021/22, a’r dangosyddion Darbodus o 2021/22 i 2022/23. Mae’r Pwyllgor yn nodi’r Adroddiad Diweddaru Rheoli Trysorlys ac yn cadarnhau ei fod wedi darllen, deall ac ystyried yr Asesiad o Effaith ar Les fel rhan o’i ystyriaethau.

Derbyn diweddariad ar y cynnydd wrth weithredu'r cynllun gwella llywodraethu sydd wedi'i gynnwys yn Natganiad Llywodraethu Blynyddol 2019/20 (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Roedd yr adroddiad yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Aelodau am y camau gwella a oedd wedi'u cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol y cytunwyd arno gan y Pwyllgor ym mis Gorffennaf 2020 ac fe'i cynhwyswyd fel rhan o'r Datganiad o Gyfrifon a gyflwynwyd i'r Aelodau ym mis Medi 2020.

Roedd diweddariad i gynnydd y camau gweithredu wedi'i gynnwys yn atodiad 1 i'r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Cadarnhawyd bod yr holl gamau gweithredu wedi gwneud cynnydd. Roedd rhai o’r dyddiadau cyflawni wedi cael eu hadolygu. Byddai diweddariadau pellach yn cael eu cynnwys yn adroddiad y Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2020/21 sydd i'w gyflwyno i'r pwyllgor ym mis Ebrill 2021.

Roedd yr Aelodau'n falch o gael yr wybodaeth ddiweddaraf gan y Prif Archwilydd Mewnol a diolchwyd iddi am yr adroddiad.

Felly:

PENDERFYNWYD y byddai’r aelodau yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Derbyn y cynllun gweithredu sydd wedi’i ddiweddaru i adroddiad Archwilio Mewnol ‘Rheoli contract’ (copi ynghlwm).

Arweiniwyd yr Aelodau drwy’r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) gan y Prif Archwilydd Mewnol. Esboniwyd i'r pwyllgor fod adroddiad sicrwydd isel wedi'i gyflwyno i'r pwyllgor ym mis Gorffennaf 2020 bod nifer o'r camau gweithredu wedi'u dyrannu i'r Adolygiad o'r Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol i'w gweithredu. Oherwydd Covid-19 roedd y ffrwd waith wedi'i gohirio. Cytunwyd i archwilio'r cynllun gweithredu i sicrhau ei fod yn realistig, roedd y cynllun gweithredu wedi'i atodi fel atodiad 1 (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Roedd yr adroddiad yn rhoi swyddogion a enwyd i weithredu'r camau gweithredu, gyda therfyn amser yn adlewyrchu'r cam gweithredu. Roedd y dyddiadau wedi'u diwygio i ganiatáu amserlen realistig ar gyfer gweithredu. 

Cynigiodd y Swyddog Monitro ei ddiolch i'r tîm Archwilio a'r Prif Swyddog Ariannol am y gwaith a wnaed i'r cynllun gweithredu. Hysbyswyd yr Aelodau o'r gwaith manwl a oedd wedi'i wneud.

Pwysleisiodd yr aelod lleyg Paul Witham bwysigrwydd rheoli contractau'n gryf. Mae cais i ymgorffori'r holl gontractau, adeiladu a heb fod yn waith adeiladu wedi'i gynnwys yn yr amserlen hyfforddi. Er mwyn sicrhau bod pob contract yn cael ei drin yn gyfartal. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro mai'r bwriad oedd i bob contract gael ei drin yn gyfartal ac i arferion gorau gael eu rhannu. Roedd y rheolwr cytundebau wedi cael ei gynghori i lanlwytho contractau i'r model Proactis. Nodwyd mater ynghylch yr argaeledd i lanlwytho hen gontractau, hysbyswyd yr aelodau bod hyn yn cael ei ymchwilio.

PENDERFYNWYD bod yr aelodau'n nodi cynnwys yr adroddiad a bod adroddiad diweddaru yn cael ei gynnwys ar y rhaglen gwaith i’r dyfodol.  

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ac Archwilio (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) i’w hystyried.

Cytunwyd y dylid cynnwys yr adroddiadau canlynol ar Raglen Gwaith i’r Dyfodol y pwyllgor:

17 Mawrth 2021 -

·         Adroddiad dilynol ar y Denantiaeth Tai yn dilyn adroddiad sicrwydd isel yr adroddwyd yn ei gylch yn flaenorol.

·         Adroddiad dilynol ar Ddiwydiant (y) Cardiau Talu yn dilyn adroddiad sicrwydd isel yr adroddwyd yn ei gylch yn flaenorol.

28 Ebrill 2021 -

·         Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft

 9 Mehefin 2021 -

·         Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol

·         Diweddariad Rheoli Contractau

28 Gorffennaf -

·         Rheoli Trysorlys

·         Polisi twyll a llygredigaeth 

·         Diweddariad Archwilio Mewnol ar Ddigartrefedd

Cytunodd yr Aelodau y dylid cynnwys y diweddariad am y Ddeddf Llywodraeth Leol o dan eitemau yn y dyfodol, i’w gynnwys ar yr agenda pan fo angen.

PENDERFYNWYD nodi rhaglen gwaith i'r dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ac Archwilio.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) yn diweddaru'r aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i aelodau ar gynnydd y Tîm Archwilio Mewnol o safbwynt darparu’r gwasanaeth, sicrwydd darparu, adolygiadau wedi eu cwblhau, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth gyflawni gwelliant. Roedd hefyd yn cynnwys yr wybodaeth ddiweddaraf ar gynnydd gydag Arfer Da CIPFA ar gyfer Pwyllgorau Archwilio.

Roedd y tîm archwilio mewnol wedi parhau i ddarparu cyngor a chymorth mewn perthynas â newidiadau i drefniadau rheoli y bu'n rhaid i'r Cyngor eu gweithredu mewn ymateb i'r pandemig. Cafwyd cadarnhad bod yr archwiliadau arfaethedig wedi'u blaenoriaethu ar gyfer 2020/21 fel yr adroddwyd i'r pwyllgor ym mis Tachwedd 2020 ac, er bod ymgysylltiad o wasanaethau yn dda ar y cyfan, parhaodd Covid-19 i effeithio ar gyflymder a dilyniant rhai o'n harchwiliadau.

Amlygwyd i’r aelodau bod y Cynllun Archwilio yn parhau i gael ei adolygu'n rheolaidd, yn ogystal â'r cynnydd o ran cyflawni gwaith sicrwydd, i fesur a all y Prif Archwilydd Mewnol ffurfio Barn Flynyddol ar drefniadau llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol heb unrhyw gyfyngiadau o ran cwmpas. Roedd CIPFA wedi rhyddhau canllawiau'n ddiweddar ar gyfer darparu Barn Flynyddol gyda Chyfyngiadau Cwmpas a fyddai’n cael eu defnyddio pe bai angen.

Roedd yr adroddiad yn rhoi gwybodaeth am y gwaith a oedd wedi cael ei wneud gan Archwilio Mewnol ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Roedd yn caniatáu’r pwyllgor i fonitro perfformiad a chynnydd Archwilio Mewnol yn ogystal â rhoi crynodebau o adroddiadau Archwilio Mewnol. Rhoddwyd cadarnhad i'r aelodau bod y Cyngor wedi bod yn llwyddiannus gyda phenodi Uwch Archwilydd newydd. Cafwyd cadarnhad hefyd na fydd yr adnoddau sydd ar gael i'r Prif Archwilydd Mewnol yn cael eu lleihau, felly bydd y broses recriwtio i lenwi swydd wag yr Archwilydd yn cael ei chychwyn cyn bo hir.

Cadarnhad bod 6 Archwiliad wedi'u cwblhau ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Atgoffwyd yr Aelodau bod manylion pob un o'r archwiliadau wedi'u cynnwys yn atodiad 1 i'r adroddiad. Cyflwynwyd cefndir byr o bob archwiliad i'r pwyllgor -

Darparu Llety i'r Digartref

Recriwtio a Chadw

Ysgol Pendref

Diwylliant Moesegol

Adeiladau'r Frenhines

Diogelu Data a Rhyddid Gwybodaeth.

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol nad oedd tri archwiliad wedi dechrau eto ond eu bod wedi cael blaenoriaeth i ddechrau yn ystod y misoedd nesaf. Roedd yr archwiliadau allweddol hyn yn helpu i wneud cynnydd o ran darparu sicrwydd archwilio mewnol. Y rhain oedd:

·         Hamdden Sir Ddinbych Cyf

·         Capasiti a Gwydnwch TGCh

·         Rheoli Risg – risgiau corfforaethol nad ydynt yn dod o dan archwiliadau eraill.

Roedd yr hyfforddiant a drefnwyd gyda CIPFA ar "Sut i fod yn bwyllgor archwilio mwy effeithiol" wedi'i ohirio dros dro oherwydd pandemig y coronafeirws. Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol y byddai cyfathrebu'n parhau i holi a fyddai unrhyw hyfforddiant o bell yn bosibl.

Trafodaeth gyffredinol -

·         Gofynnodd yr Aelodau i'r hunanasesiad yn erbyn Canllawiau Ymarferol CIPFA ar gyfer Pwyllgorau Archwilio gael ei gyhoeddi cyn gynted â phosibl.

·         Cafwyd cadarnhad bod yr archwiliad digartrefedd wedi'i gwblhau cyn y pandemig.  Nid oedd yr Aelodau'n cytuno â defnyddio gwestai a lletai gwely a brecwast ar gyfer y digartref. Roedd gwaith yn mynd rhagddo ar opsiynau o gynnig llety i breswylwyr a theuluoedd.  Cadarnhawyd bod nifer o adroddiadau wedi'u cyflwyno i'r Pwyllgor Craffu i drafod y ddarpariaeth digartrefedd yn Sir Ddinbych. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion wedi cytuno ar adroddiad i'w gyflwyno i'r Pwyllgor Craffu Partneriaethau yn nhymor yr Hydref. Gallai Aelodau ofyn i Gadeiryddion ac Is-gadeiryddion ystyried manylion penodol drwy lenwi'r ffurflen briodol. Cytunodd y Swyddog Monitro i gyfathrebu â'r Cydlynydd Craffu i gynnwys yr adroddiad archwilio fel rhan o'r adroddiad digartrefedd a gyflwynwyd i graffu arno.

·         Clywodd  ...  view the full Cofnodion text for item 12.

Derbyn adroddiad (copi ynghlwm) am weithrediad Polisi Rhannu Pryderon y Cyngor ers yr adroddiad blynyddol diwethaf.

GWAHARDD Y WASG A'R CYHOEDD

Er mwyn rhoi sylw i’r pryderon a godwyd o dan y Polisi Rhannu Pryderon a thrafod yr atodiad cyfrinachol -

PENDERFYNWYD gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod, dan ddarpariaethau Adran 100(a) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraff 13 Rhan 4, Atodlen 12A o’r Ddeddf.

Adroddiad gan y Swyddog Monitro, a oedd yn rhoi gwybodaeth yn ymwneud â gweithredu polisi Rhannu Pryderon y Cyngor.

Roedd yr adroddiad wedi’i gyflwyno’n unol â Pholisi Rhannu Pryderon y Cyngor, a oedd yn cynnwys gofyniad i’r Swyddog Monitro gyflwyno adroddiad i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol o leiaf unwaith y flwyddyn ar weithrediad y Polisi, ac unrhyw newidiadau mewn ymarfer a gyflwynwyd o ganlyniad i bryderon a godwyd o dan y Polisi.

Roedd yr adroddiad wedi'i drefnu'n wreiddiol i ddod i'r Pwyllgor ym mis Mawrth 2020, ond cafodd ei ohirio gan y pandemig a gwnaed y penderfyniad i gyflwyno adroddiad am ddwy flynedd, y cyfnod rhwng 1 Tachwedd 2018 a 31 Rhagfyr 2020. Yn ystod y cyfnod hwn codwyd chwe phryder newydd o dan y Polisi.

Rhoddodd y Swyddog Monitro gefndir cryno i aelodau am y chwe phryder a godwyd. Roedd yn braf gweld fod pobl wedi nodi unrhyw bryderon gan ei fod wedi dangos dealltwriaeth o'r polisi Rhannu Pryderon.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad blynyddol.