Agenda and draft minutes

Dim.

Penodi Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol am y flwyddyn I ddod.

Gofynnwyd am enwebiadau i Aelod wasanaethu fel Cadeirydd y Pwyllgor ar gyfer y flwyddyn i ddod. Enwebodd y Cynghorydd Martyn Holland y Cynghorydd Barry Mellor, ac eiliwyd hynny gan y Cynghorydd Alan James. Ni dderbyniwyd enwebiadau eraill ac felly;

PENDERFYNWYD penodi'r Cynghorydd Barry Mellor yn Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar gyfer y flwyddyn i ddod.

Penodi Is-Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol am y flwyddyn I ddod.

Gofynnwyd am enwebiadau ar gyfer aelod i wasanaethu fel Is-Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer y flwyddyn i ddod. Enwebodd y Cynghorydd Barry Mellor y Cynghorydd Martyn Holland, ac eiliwyd hynny gan y Cynghorydd Tony Flynn. Ni dderbyniwyd enwebiadau eraill ac felly;

PENDERFYNWYD bod y Cynghorydd Martyn Holland yn cael ei benodi yn

Is-Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar gyfer y flwyddyn i ddod.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Fe wnaeth y Cynghorwyr Martyn Holland, Tony Flynn, Mabon ap Gwynfor a Meirick Lloyd Davies ddatgan cysylltiad personol yn Eitem 8 ar y rhaglen - Archwiliad Mewnol Iechyd a Diogelwch mewn Ysgolion, gan eu bod yn Llywodraethwyr ysgol. Fe wnaeth y Cynghorydd Joe Welch, Tony Flynn a'r Aelod Lleyg Paul Witham ddatgan cysylltiad personol yn eitem 8 ar y Rhaglen – Archwiliad Mewnol Iechyd a Diogelwch mewn Ysgolion, gan eu bod ag wyrion ac wyresau mewn ysgolion yn Sir Ddinbych.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 10 Ebrill 2019 (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 10 Ebrill 2019.

Eitem 4 – Cofnodion – nodwyd gwall clercio. Roedd camsillafiad yn y cofnodion Saesneg ‘made the pf reaching of 100% completion’ pan ddylai fod yn ‘made reaching of 100% completion’.

Tudalen 11 - Rhaglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol – hysbysodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd yr aelodau bod cyfathrebu wedi digwydd gyda CLlLC ynglŷn â hyfforddiant ond nid oedd unrhyw beth wedi cael ei gadarnhau.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 10 Ebrill 2019 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Mewnol (copi'n amgaeedig) yn rhoi gwybod i aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol (PAM) adroddiad diweddaru Archwilio Mewnol (a gylchredwyd eisoes) yn rhoi diweddariad i’r aelodau ar gynnydd Archwilio Mewnol o ran cyflwyno gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth sbarduno gwelliant.

Roedd yr adroddiad yn rhoi gwybodaeth am y gwaith a oedd wedi cael ei wneud gan Archwilio Mewnol ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor. Aeth y PAM drwy'r adroddiadau a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf hyd at fis Mai 2019 ar:

·         Adroddiadau archwilio mewnol a gyflwynwyd yn ddiweddar:

·         Pontydd ac Adeileddau

·         Rheoli grantiau

·         Refeniw a Budd-daliadau

·         Adran 106

·         Cynnydd gwaith Archwilio Mewnol hyd yma yn 2018-19;

·         Cynnydd gyda chamau gweithredu gwelliant yn 2018-19;

·         Cynnydd gyda gwaith Gwrth-Dwyll;

·         Safonau perfformiad Archwilio Mewnol; a

·         Diweddariad ar Arweiniad Ymarferol y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth i Bwyllgorau Archwilio.

Trafodwyd y materion canlynol mewn mwy o fanylder:

·         Cafodd yr archwiliad cyffredinol Pontydd ac Adeileddau ei gynnal mewn pryd, roedd perchnogaeth pontydd a chwlfertau yn glir, ond roedd rhywfaint o amwysedd ynglŷn â pherchnogaeth rhai o’r waliau cynnal. Holodd aelodau a fyddai modd darparu sicrwydd o ran waliau cynnal a chanfod pwy sy’n berchen arnynt cyn i unrhyw beth ddigwydd. Ymatebodd y PAM trwy ddatgan na ellid rhoi unrhyw sicrwydd o hyn. Hysbyswyd Aelodau ei bod yn anodd cadw staff yn y Cyngor gan fod cyflogau cwmnïau allanol yn fwy atyniadol i staff. Holwyd ynglŷn â’r sefyllfa ariannol, datganwyd bod y cyllid ar gael yn flynyddol yn unig, ond roedd y cyllid a oedd yn ofynnol wedi cael ei gyflawni gan y Cyngor.

·         Soniwyd y byddai rheoliadau adeiladu yn y gorffennol yn tybio bod rhai waliau cynnal yn adeiladau peryglus, a byddai hynny'n golygu bod gwaith yn cael ei wneud yn gynt. Holwyd hefyd a oedd pontydd a oedd yn cysylltu CSDd a siroedd eraill yn cael eu hasesu. Mewn ymateb datganwyd y byddai mod ymdrin â waliau cynnal perygl mor gyflym ag sy’n bosibl; o ran pontydd a reoleiddir gan Gynghorau eraill ’a oedd yn croesi i Gyngor Sir Ddinbych, ni chawsant eu hadolygu. Fodd bynnag gallai'r PAM gyfathrebu gyda siroedd eraill ynglŷn â Phontydd.

·         Tynnwyd sylw at sicrhau grantiau a p’un a fyddai'r wybodaeth yn gyfredol ac yn gywir, roedd y wybodaeth yn cael ei chadw mor gyfredol ag sy’n bosibl; fodd bynnag wrth i grantiau newid yn rheolaidd roedd hon yn dasg anodd.

·         Refeniw a Budd-daliadau - holwyd pam mae proses o fynd i’r afael â dyledion bach llai na £25 a pham fod y swm wedi’i osod ar £25.  Eglurwyd bod hwn yn swm hanesyddol a oedd wedi'i osod yn y gorffennol. Roedd y broses o gasglu dyledion yn cael ei thrafod gyda CIVICA.

·         Amlygwyd Safonau Perfformiad Archwilio Mewnol, amlinellwyd bod perfformiad y Cynlluniau Gweithredu Dilynol a Gwella Gwasanaethau yn is na’r targed o 75%, ac er bod y ffigwr yn agos ar 73% sicrhawyd yr aelodau y byddai’r gwasanaeth archwilio yn annog adrannau i ddiweddaru eu gwaith.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad gyda diweddariad am yr adain archwilio fewnol, a nodi ei gynnwys.

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Mewnol (copi'n amgaeedig) yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf, am y cynnydd o ran rhoi'r cynllun gweithredu ar waith a oedd yn cyd-fynd â'r adroddiad archwilio mewnol ar iechyd a diogelwch mewn ysgolion ym mis Mehefin 2018.

Cyflwynodd yr Uwch-Archwilydd (UA) adroddiad (a gylchredwyd eisoes) i roi diweddariad i’r aelodau ynglŷn â’r ffordd y mae’r Cyngor wedi gweithredu gwelliannau ym maes Iechyd a Diogelwch mewn ysgolion ers i’r adroddiad Archwilio Mewnol gael ei ddarparu.

Mae adroddiad dilynol Archwilio Mewnol (Atodiad 1) yn dangos bod y mater risg uchel yn ymwneud ag asesiadau perygl tân a dau allan o'r pedwar mater risg cymedrol wedi eu datrys yn llwyddiannus. Roedd angen gwelliannau pellach er mwyn mynd i’r afael â'r ddau fater risg canolig sydd ar ôl, sy'n ymwneud â datblygu system lwybro gweithredu a chynnal a chadw cofnodion cyflawn o staff yr ysgol sydd wedi mynychu’r hyfforddiant Iechyd a Diogelwch gofynnol.

Yn seiliedig ar yr adolygiad gwreiddiol a’r gwaith gwella a oedd wedi’i wneud, roedd y gyfradd sicrwydd wedi codi o isel i ganolig. Byddai Archwilio Mewnol yn parhau i fonitro’r camau gweithredu a oedd yn weddill ac wedi'u datrys yn rhannol er mwyn sicrhau eu bod i gyd yn cael eu cyflawni.

Codwyd y materion canlynol yn ystod trafodaethau -

·         Cadarnhawyd bod y llythyr a ddosbarthwyd i ysgolion, hefyd wedi ei anfon at gyrff llywodraethu'r ysgolion.

·         Soniwyd am y cynllun rheoli haint, a’r math o faterion yr oedd ysgolion â heintiau yn eu hwynebu. Ymatebodd yr UA trwy ddatgan bod y gwaith yn ymwneud â rhoi mesurau ataliol i reoli heintiau megis gweithredu cynlluniau rheoli heintiau priodol a glanweithdra h.y. glanhau teganau. Roedd hyfforddiant yn cael ei drefnu ar gyfer staff ysgolion hefyd.

·         Codwyd pryderon ynglŷn â’r gwaith ychwanegol i athrawon a allai gael ei greu yn dilyn yr archwiliad. Holwyd ynghylch y posibilrwydd o benodi swyddog i wneud y gwaith mewn ysgolion. Hysbyswyd aelodau bod Cydgysylltydd Ysgolion Iach ar gael i gynorthwyo ysgolion. Hysbysodd y Rheolwr Iechyd a Diogelwch Corfforaethol y pwyllgor y byddai'r tîm Iechyd a Diogelwch hefyd o gymorth i ysgolion. Anfonwyd canllawiau at bob ysgol ond roedd pob ysgol yn wahanol a tybiwyd y byddai'n fwy priodol i rywun â gwybodaeth am yr ysgol weithredu'r gwaith yn eu hysgol eu hunain.

·         Roedd yr adroddiad gwreiddiol wedi cael ei gylchredeg i’r Pwyllgor Iechyd a Diogelwch Corfforaethol.

·         Cafodd y gwaith a wnaethpwyd ei ganmol gan aelodau, roedd iechyd a diogelwch yn cael ei ystyried yn risg mawr lle bo plant ifanc yn y cwestiwn a bod angen monitro hynny’n drylwyr. Cytunwyd y byddai llythyr dilynol gan y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cael ei anfon at benaethiaid a llywodraethwyr, cytunwyd hefyd y byddai adroddiad dilynol yn cael ei ddychwelyd at y pwyllgor ym mis Tachwedd.

·         Roedd y Cyngor wedi gosod asesiadau diogelwch tân i gael eu cynnal bob tair blynedd, nid oedd hynny’n ofyn statudol ystyriwyd bod asesiadau tair blynedd yn ddigonol. Fodd bynnag, sicrhawyd aelodau os oedd unrhyw newidiadau mawr i unrhyw ysgol; byddai asesiadau'n cael eu cynnal eto.

PENDERFYNWYD y byddai'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn nodi cynnydd o ran mynd i’r afael â chamau gweithredu archwilio yn amodol ar yr arsylwadau uchod.

(i)    Gofyn i adroddiad dilynol gael ei roi i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ym mis Tachwedd 2019.

(ii)  Cylchredeg llythyr dilynol gan y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol i benaethiaid a chyrff llywodraethu ysgolion.

Ar y pwynt hwn (10.50 am) cafwyd 10 munud o egwyl.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 11.00 a.m.

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Mewnol (copi'n amgaeedig) yn rhoi manylion adroddiad archwilio mewnol diweddar ar y cytundebau adran 106 a gafodd sgôr sicrwydd ' isel '.

Cyflwynodd yr Uwch Archwilydd (UA) yr adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol). Roedd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol wedi cytuno y byddai’n derbyn ac yn trafod pob adroddiad gan yr Adain Archwilio Mewnol sy’n derbyn graddfa Sicrwydd ‘Isel’ fel y gallent drafod y canlyniad a derbyn sicrwydd y caiff gwelliannau eu gwneud.

Gofynnwyd am yr adolygiad gan uwch reolwyr er mwyn darparu sicrwydd ynghylch y broses Adran 106 (A/106); nid oedd y maes hwn wedi’i adolygu yn y gorffennol. Bydd yn darparu sicrwydd i'r Swyddog Adran 151, yr Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol a’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Codwyd y pwyntiau canlynol yn ystod y trafodaethau –

·         Holwyd ynghylch y broses cytundebau Adran 106 gyda datblygwyr adeiladau a p’un a oedd proses ar waith i sicrhau bod y cytundebau’n cael eu cwblhau ond hefyd eu bod yn cael eu cwblhau i safon uchel. Datganodd y Rheolwr Datblygu (RhD) nad oedd y broses wedi cael ei monitro’n llwyddiannus yn y gorffennol. Fodd bynnag roedd bwriad i ddatblygu prosiect Canolbwynt Datblygu Cymunedol (CDH) a fyddai’n monitro cytundebau A.106 a monitro a fyddent yn cael eu cwblhau.

·         Eglurodd Rheolwr y Fframwaith wrth aelodau mai brîff yn unig oedd y prosiect CDH arfaethedig ar hyn o bryd ac y byddai’n cael ei drafod yng nghyfarfod y bwrdd er mwyn symud ymlaen â'r briff.  Byddai'r CDH yn coladu holl gyllid cymunedol sydd ar gael ac yn cael gwybodaeth ganolog i fonitro cynnydd gyda phrosiectau a ariennir gan y gymuned.

·         Amlygwyd bod y ffaith bod cronfa ddata A.106 a’r cyfraniad ariannol yn newid o £4,154,450 i £3,459,857 (amrywiad o 17%) ar ôl diweddaru’r cytundebau A.106 a gofnodwyd, yn achosi pryder. Ymatebodd DM trwy ddatgan bod datblygiadau lle cytunwyd ar A.106 yn newid ambell waith ac y byddai’r A.106 a gytunwyd yn gorfod newid. Byddai angen i’r newidiadau gael eu cytuno o fewn cytundeb cyfreithiol.

·         Canmolwyd yr adroddiad gan aelodau ac awgrymwyd y byddai’n fanteisiol cylchredeg yr adroddiad i aelodau'r Pwyllgor Cynllunio er gwybodaeth. Cytunodd Swyddogion y byddai’r adroddiad yn cael ei gylchredeg i aelodau’r Pwyllgor Cynllunio.

• Awgrymodd y Pwyllgor adroddiad dilynol ar yr archwiliad A.106. Ymatebodd y swyddogion gan ddatgan y gellid cyflwyno adroddiad dilynol ar y CDH i'r pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol; yn ddiweddarach a chytunwyd ar hyn. Cytunwyd hefyd y gellid dod ag adroddiad blynyddol ar gyfer y CDH i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn nodi cynnwys yr adroddiad; ac yn amodol ar yr uchod

(i)    Bod yr adroddiad yn cael ei gylchredeg i aelodau’r Pwyllgor Cynllunio.

(ii)  Bod adroddiad dilynol yn cael ei roi i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn ddiweddarach.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi wedi’i amgáu) ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu, risg a rheolaeth y Cyngor yn ystod y flwyddyn sy'n llywio'r 'datganiad llywodraethu blynyddol'.

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol (PAM), Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2018-19 (a gylchredwyd eisoes), a oedd yn darparu barn gyffredinol y Pennaeth Archwilio Mewnol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu, risg a rheolaeth y Cyngor yn ystod y flwyddyn sy'n llywio'r 'datganiad llywodraethu blynyddol'.

Mae Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru) 2014 yn ei gwneud yn ofynnol bod adolygiad o drefniadau llywodraethu yn cael eu hadrodd o fewn yr awdurdod, yn achos y Cyngor, y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, ac yn allanol gyda chyfrifon a gyhoeddir gan yr awdurdod. Roedd Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn adolygiad blynyddol o’r systemau rheolaeth fewnol ac yn casglu sicrwydd o amryw o ffynonellau i’w gefnogi. Roedd Archwilio Mewnol yn gyfrannwr allweddol, a dylai’r Pennaeth Archwilio Mewnol ddarparu adroddiad blynyddol ysgrifenedig i’r rhai â chyfrifoldeb dros lywodraethu i gefnogi’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Aeth y Pennaeth Archwilio Mewnol ag aelodau trwy’r adroddiad gan dynnu sylw at feysydd allweddol -

·         Barn archwilio mewnol 2018-19 – Roedd y trefniadau llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth a oedd mewn lle ar gyfer swyddogaethau busnes allweddol yn foddhaol ar y cyfan, ac roedd perthynas dda gyda’r rheolwyr lle maent yn rhannu’n agored y meysydd lle gwelant broblemau posibl ac yn ystyried canlyniadau'r gwaith archwilio fel cyfle i wneud gwelliannau.

·         Crynodeb o Waith Archwilio 2018/19 - Roedd y sicrwydd a roddwyd yn gymharol gyson â’r blynyddoedd cynt. Mae pob adolygiad sicrwydd isel yn cael eu hadrodd wrth y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

·         Gwrth-Dwyll – hysbyswyd Aelodau bod taliadau uniongyrchol a thwyll tenantiaeth tai yn cael eu cynnwys yn yr adolygiad.

·         Dywedodd Archwilio Mewnol bod perfformiad cyffredinol yn erbyn y dangosyddion wedi bod yn dda trwy gydol y flwyddyn.

·         Mae’r adborth a gafwyd o’r arolwg o fodlonrwydd cwsmeriaid wedi cael ei gymryd i ystyriaeth mewn archwilio mewnol.

Canmolodd y pwyllgor yr adroddiad, trafodwyd y pwyntiau canlynol -

·         Soniwyd am benodi archwilydd, a'r amser a gymerwyd i benodi archwilydd. Mewn ymateb, dywedodd y CIA fod prinder archwilwyr ar gael ac yng ngoleuni hyn, mabwysiadwyd polisi hyfforddiant mewnol. Roedd Samantha Davies hefyd wedi cael ei ddyrchafu'n Uwch Archwiliwr.

·         Eglurwyd bod Cerbydau Fflyd Lwyd yn gerbydau y mae staff yn berchen arnynt ac yn eu defnyddio at ddefnydd busnes.

·         Amlygwyd yr adain Gwrth-Dwyll a’r 10 cyhuddiad o dwyll a dderbyniwyd, nid oedd angen cymryd camau pellach gyda 5 ohonynt. Barnwyd y byddai'n arfer da cael gwybodaeth bellach, i sicrhau bod y pwyllgor yn cael gwybod am y gwaith a wnaed.

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn nodi cynnwys yr Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol.

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Mewnol (copi'n amgaeedig) sydd yn yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ar gynnydd y cynllun gweithredu sy'n cyd-fynd â'r adroddiad Archwilio Mewnol ar y Cyd Uned Gaffael ym mis Mai 2018

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol yr adroddiad (a gylchredwyd eisoes) a oedd yn darparu a diweddaru’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ynglŷn â chynnydd y cynllun gweithredu a oedd yn cyd-fynd â’r adroddiad archwilio mewnol ar y Gyd-uned Gaffael ym mis Mai 2018.  Darparodd y Rheolwr Gweithrediadau Cyfreithiol a Chaffael ddiweddariad am wasanaeth ym mis Ionawr 2019.

Byddai’r adroddiad yn darparu gwybodaeth ynglŷn â sut mae'r Cyngor wedi gweithredu gwelliannau i’r Gyd Uned Gaffael ers cyhoeddi’r adroddiad Archwilio Mewnol. Rhoddodd yr adroddiad archwilio 'Sicrwydd Isel', felly gofynnodd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol am adroddiad cynnydd i sicrhau bod y materion yn cael sylw.

Canmolodd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol waith a oedd wedi cael ei wneud ar y Gyd-Uned Gaffael. Trafodwyd y pwyntiau canlynol mewn mwy o fanylder -

·         Yn dilyn yr holl waith sydd wedi’i wneud gyda’r Gyd-Uned Gaffael mae’r sicrwydd wedi codi o isel i ganolig.

·         Codwyd pryderon yn arbennig ynghylch Mater Risg 1, byddai'r materion yn cael eu lliniaru gyda chyfarfodydd rheolaidd a byddai diweddariadau rheolaidd yn cael eu rhoi i'r pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol / Archwilio a Chraffu.  Hefyd byddai adroddiad blynyddol yn cael ei gyflwyno i bwyllgorau’r Cabinet.

PENDERFYNWYD y byddai'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn nodi cynnydd o ran mynd i’r afael â chamau gweithredu archwilio.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a’r Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) yn ceisio cymeradwyaeth Aelodau i adroddiad drafft i’w gyflwyno i’r Cyngor ynglŷn â gwaith y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar gyfer blwyddyn 2018/2019 y Cyngor.

Darparodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd adroddiad ar Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol. Eglurodd fod y Cyfansoddiad yn ei gwneud yn ofynnol i’r Pwyllgor baratoi a chyflwyno adroddiad bob blwyddyn i’r Cyngor ar berfformiad ac effeithiolrwydd y Pwyllgor.

Aeth y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd drwy’r adroddiad drafft a oedd yn amgaeedig (atodiad 1) gyda’r aelodau a gofynnodd iddynt dreulio amser yn darllen a rhoi sylw i’r cynnwys. Eglurwyd i aelodau mai pwrpas yr adroddiad oedd dangos beth mae’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn ei wneud a’r rôl bwysig a oedd gan Aelodau yn y Pwyllgor.

Datganwyd bod newid enw’r pwyllgor i ‘Bwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ac Archwilio’ a grybwyllwyd yn y cyfarfod diwethaf wedi cael ei adael allan o Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol Drafft, eglurwyd y byddai'r newid enw yn cael ei gynnwys yn yr adroddiad i Cyngor.

Awgrymodd aelodau y gellid newid geiriad yr adroddiad i ddisgrifio rôl archwilio mewnol yn y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol. Hysbysodd y Pennaeth Cyfreithiol, AD a Democrataidd aelodau fod yr adroddiad clawr wedi'i gyfyngu i bedair tudalen, ond byddai'n symleiddio agweddau ac yn cynnwys mwy o archwilio mewnol yn yr adroddiad

PENDERFYNWYD bod –

(a)  y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol gyda’r newidiadau uchod.

(b)  bod adroddiad diwygiedig yn manylu’r gwaith a wneir gan y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor Sir.

Ystyried adroddiad gwybodaeth gan y Dirprwy Swyddog Monitro (copi’n amgaeedig) am ddefnydd y Cyngor o’i bwerau gwyliadwriaeth dan RIPA (Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000).

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd yr adroddiad (a gylchredwyd eisoes) ar yr adroddiad blynyddol i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar ddefnydd y Cyngor o’i bwerau gwyliadwriaeth o dan Ddeddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio (RIPA) 2000 ynghyd â chanlyniadau’r archwiliad RIPA sy'n cael ei gynnal bob ryw dair blynedd.

Roedd yr adroddiad yn ofynnol o dan God Ymarfer y Swyddfa Gartref i gyflwyno adroddiadau blynyddol o leiaf i aelodau ynglŷn â defnydd yr Awdurdod o’i bwerau o dan y drefn hon. Mae’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn unrhyw adroddiadau o archwiliadau allanol fel mae cylch gorchwyl y Pwyllgor yn ei nodi.

Nid oedd unrhyw waith gwyliadwriaeth wedi cael ei gynnal ers yr adolygiad diwethaf, roedd archwiliad RIPA yn adolygiad pen bwrdd a oedd yn sicrhau nad oedd angen adolygiad llawn.

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn nodi cynnwys yr adroddiad RIPA.

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a gylchredwyd eisoes) i’w hystyried.

Cadarnhaodd y Pwyllgor Raglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, yn ddibynnol ar y diwygiadau canlynol:-

10 Gorffennaf 2019 -

·         Eglurwyd bod adroddiad blynyddol SIRO wedi cael ei ddyblygu ar 11 Medi, cytunwyd y byddai'r adroddiad yn cael ei dynnu o'r naill ddyddiad neu'r llall gyda chaniatâd awdur yr adroddiad.

11 Medi 2019 -

·         Adroddiad Archwilio Mewnol – Adran 106 cytunwyd y byddai diweddariad yn cael ei roi i’r pwyllgor.

20 Tachwedd 2019 -

·         Yn dilyn yr eitem Diweddariad am Iechyd a Diogelwch mewn Ysgolion, byddai diweddariad yn cael ei gynnwys.

·         Dywedodd y Pennaeth Cyfreithiol, AD a Gwasanaethau Democrataidd hefyd y byddai adroddiad blynyddol RIPA yn cael ei ohirio tan fis Mehefin 2020.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.