Agenda and draft minutes

Dim

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.  

Datganodd y Cynghorwyr Tony Flynn, Martyn Holland, Barry Mellor, Mabon ap Gwynfor, Emrys Wynne, Huw Hilditch-Roberts a Julian Thompson- Hill gysylltiad personol ag eitemau 5 a 6 ar y rhaglen gan eu bod yn llywodraethwyr ysgol.

Datganodd y Cynghorydd Alan James gysylltiad personol yn eitem 5 ar y rhaglen gan fod ei ferch yn Bennaeth ar ysgol a oedd mewn anhawster ariannol.

Datganodd y Cynghorydd Joseph Welch gysylltiad personol yn eitem 5 ar y rhaglen gan ei fod yn rhiant i blentyn sy’n mynychu ysgol dan reolaeth Cyngor Sir Ddinbych.

Datganodd yr Aelod Lleyg, Paul Witham, gysylltiad personol yn eitem 5 ar y rhaglen gan fod yn Daid i blentyn yn un o'r ysgolion a restrwyd yn yr adroddiad.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 27 Medi 2017 (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 27 Medi. 2017

Cywirdeb -

Nodwyd fod yr Aelod Lleyg Mr Paul Whitham yn bresennol yn y cyfarfod.

Materion yn codi -

Eitem 10 Prosiect Maes Parcio Loggerheads – Gwnaeth y Cynghorydd Martyn Holland gais ynghylch y lefel uchel o arian at raid gyda’r datblygiad hwn ac i nodi’r fformiwla a ddefnyddir i gyfrifo swm yr arian at raid.Gofynnodd yr Aelod Lleyg i Paul Witham am eglurhad o’r diffiniad o Arian at Raid ac i hyn gael ei gylchredeg i aelodau fel y nodwyd yn y cofnodion.

Cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Democrataidd y byddai'n gwirio hynny ac yn rhoi gwybod i Aelodau'r Pwyllgor.

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod, y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cyllid a’r Pennaeth Addysg (copi’n amgaeedig) i egluro polisi ac ymagwedd y Cyngor at weithio gydag ysgolion mewn trafferth ariannol.

Cyflwynwyd yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol), gan y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol, i egluro polisi’r Cyngor a’r dull i weithio gydag ysgolion mewn trafferth ariannol.

Arweiniodd y Cynghorydd Thompson-Hill yr Aelodau drwy'r adroddiad. Cyfeiriwyd at y siart cynnydd (yn atodiad 1, wedi’i ddosbarthu’n flaenorol), a oedd yn dangos y broses ar gyfer herio a chefnogi cyllid ysgolion. Rhoddwyd eglurhad o ran y camau lle mae Awdurdod Lleol yn ymyrryd a’r camau dilynol.

Clywyd pryderon ynglŷn â nifer yr ysgolion mewn trafferth ariannol. Cadarnhawyd bod nifer yr ysgolion mewn trafferth ariannol wedi gostwng dros y blynyddoedd diweddar. Roedd Cyngor Sir Ddinbych wedi’i amlygu fel un o’r Awdurdodau Lleol yn y diffyg mwyaf.

Eglurodd y Pennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant fod y penderfyniadau o ran rheoli cyllidebau ysgol yn mynd drwy'r fforwm cyllidebau ysgolion. Roedd penderfyniadau'n cael eu gwneud drwy gyfrwng sgwrs ac ystyriaeth lefel uchel. Ailadroddodd y Pennaeth Cyllid y broses sydd yn ei lle i herio a chefnogi ysgolion, i reoli cyllideb dreigl 3 blynedd.  Mae’r broses a chyllidebau ysgolion yn cael eu monitro’n barhaus.

Yn ystod trafodaethau, codwyd y materion canlynol:

·         Colli swyddi – Cadarnhawyd bod y dull o dalu arian colli swydd wedi newid yn 2012. Roedd ysgolion nawr yn gyfrifol am ariannu unrhyw swyddi a gollwyd.

·         Fforwm Cyllidebau Ysgolion – cadarnhaodd y Pennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant fod y fformiwla i bennu cyllidebau Ysgolion yn destun craffu gan y Fforwm Cyllidebau Ysgolion. Mae Pennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant, Pennaeth Cyllid, Penaethiaid cynrychioladol, Aelod Arweiniol Addysg, Plant a Phobl Ifanc, a Swyddogion cynrychioladol yn dod i’r fforwm. Roedd gwaith da wedi’i wneud ar gryfhau’r Fforwm, gan fynd ati i gydweithio i wella cyllid yr ysgol.

·         Roedd ymgysylltiad rhwng swyddogion ac ysgolion yn hanfodol i geisio gwella cyllid, cyn cymryd unrhyw gamau gweithredu. Gweithiodd Swyddogion yn agos gydag ysgolion a sut mae ysgolion yn cael eu rhedeg. Mae GwE yn rhoi adborth ar gyfranogiad gydag ysgolion. Cafodd y ddyletswydd i ddarparu’r lefel orau o addysg i bobl ifanc yn Sir Ddinbych ei hadlewyrchu yn y canlyniadau arholiadau gwell. 

·         Roedd fforwm Llywodraethwyr cadarn wedi’i ddylunio i ymgysylltu a chyfathrebu gyda llywodraethwyr wedi helpu i ddeall y broses sydd yn ei lle. Arsylwyd ar nifer o swyddi gwag ar gyfer llywodraethwyr ysgol.

Diolchodd y cadeirydd i’r swyddogion am y gwaith a wnaed i ddatblygu a monitro ysgolion. Daeth i’r casgliad bod cyrhaeddiad ysgolion ac addysg a lles pobl ifanc yn Sir Ddinbych yn hanfodol.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad blynyddol, wedi i bawb ddangos eu dwylo i gytuno â hynny’n unfrydol.

Ystyried adroddiad diweddaru gan y Pennaeth Addysg a’r Prif Reolwr Addysg (copi’n amgaeedig) i ddarparu gwybodaeth am sut mae’r Cyngor yn gweithredu gwelliannau yn y ffordd mae ysgolion yn rheoli gwybodaeth ers cyhoeddi adroddiad Archwilio Mewnol a roddodd 'Sicrwydd Isel'. 

Cyflwynodd y Pen Reolwr Cymorth Addysg yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i roi diweddariad ar y gwaith a wneir mewn ymateb i’r adroddiad a rannwyd 28 Medi 2016, a rhagor o dystiolaeth a roddwyd 25 Ionawr 2017, a oedd yn rhoi manylion ynghylch Rheoli Gwybodaeth a Rheoli TG mewn ysgolion a gafodd sgôr Sicrwydd “Isel”.

Darparwyd gwybodaeth am sut mae'r Cyngor yn gweithredu gwelliannau yn y ffordd mae ysgolion yn rheoli gwybodaeth ers cyhoeddi’r adroddiad Archwilio Mewnol a roddodd 'Sicrwydd Isel'.  Roedd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol wedi gofyn am ail adroddiad cynnydd i ddiweddaru aelodau, i sicrhau bod materion yn cael sylw.

Roedd Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth wedi cwblhau hyfforddiant i Benaethiaid a Rheolwyr Busnes ar 9 Chwefror, 2017. Cafodd hyfforddiant hefyd ei gyflwyno i Lywodraethwyr Ysgol. Roedd rhagor o hyfforddiant wedi’i gynnig ar Ddiogelwch Data, a gynhaliwyd 15 Chwefror 2017.

Bydd rhagor o hyfforddiant yn cael ei drefnu pan fydd y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol yn eu lle ym Mai 2018.

Roedd y datblygiad o becyn gwaith archwiliad ar-lein rhanbarthol a oedd yn galluogi ysgolion a’r Awdurdod Lleol i fonitro, cefnogi a herio wedi digwydd. Cadarnhaodd y Pen Reolwr Cymorth Addysg fod pob ysgol â mynediad at y pecyn cymorth i gwblhau archwiliad a neilltuo tasgau i unigolion erbyn dyddiadau cau penodol. Gall staff ysgol, Awdurdod Lleol a Llywodraethwyr Ysgol fonitro cynnydd a gwelliannau, ac fe gynigir cefnogaeth lle bo angen. Mae ysgolion wedi mabwysiadu’r pecyn gwaith yn dda, ac fe arsylwyd ar ganlyniad a gwaith cadarnhaol. Roedd cysylltiadau at bolisïau a gweithdrefnau ar Wefan  Sir Ddinbych wedi’u cynnwys yn y pecyn gwaith i ganiatáu Ysgolion i gael cyswllt uniongyrchol at dudalennau perthnasol er gwybodaeth. Roedd hyfforddiant i bob unigolyn a oedd yn gweithio gyda’r pecyn gwaith yn cael ei roi.

Byddai rheolaeth gyffredinol o’r pecyn gwaith yn cael ei neilltuo i becyn gwaith yr ysgol, a fyddai'n galluogi'r unigolyn hwnnw i neilltuo a monitro'r gwaith a gwblhawyd.

Rhoddodd y Pennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant wybod i’r pwyllgor bod y pecyn gwaith, a ddatblygwyd gan swyddogion Sir Ddinbych, eisoes wedi’i fabwysiadu gan 6 sir Gogledd Cymru, ac yn gweithio’n effeithiol.

Codwyd pryderon gan y Cynghorydd Emrys Wynne o ran casglu gwastraff cyfrinachol. Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod contractwyr yn eu lle i gael gwared ar wastraff cyfrinachol, a gellid trefnu casgliadau ychwanegol os oedd angen.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn nodi’r adroddiad a bod adroddiad diweddaru’n cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol mewn 6 mis.

Ar y pwynt hwn (11.45 a.m.) cafwyd toriad am 10 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 11.55 a.m.

Ystyried adroddiad gwybodaeth gan y Dirprwy Swyddog Monitro (copi’n amgaeedig) am ddefnydd y Cyngor o’i bwerau gwyliadwriaeth dan RIPA (Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000).

Cyflwynwyd adroddiad er gwybodaeth (a ddosbarthwyd yn flaenorol) ar ddefnydd y Cyngor o’i bwerau gwyliadwriaeth dan RIPA (Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000).

Darparodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd drosolwg o RIPA ac eglurodd sut y gallai pwerau o dan y Ddeddf honno gael eu defnyddio gan y cyngor, ynghyd â'r prosesau ar waith.  Nid oedd unrhyw ddefnydd wedi ei wneud o’r pwerau hyn ers yr adroddiad diwethaf i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol Darparwyd sesiynau hyfforddiant mewnol rheolaidd i swyddogion gan ddefnyddio’r pwerau hynny gyda’r sesiwn nesaf wedi ei chynllunio ar gyfer 30 Mawrth 2017. Bydd digwyddiad hyfforddiant atgoffa yn cael ei ddarparu i Swyddogion Awdurdodi’r Cyngor y flwyddyn nesaf i’w galluogi i herio a chraffu ar unrhyw weithrediad yn effeithiol.

Eglurodd y Pennaeth Gwasanaeth wrth aelodau mai gwyliadwriaeth yw’r dewis olaf. Mae’n rhaid defnyddio pob ffordd a dull arall cyn y rhoddir awdurdod i ddefnyddio gwyliadwriaeth. 

Diolchodd y Cadeirydd i’r Pennaeth Gwasanaeth am roi’r wybodaeth ddiweddaraf.

PENDERFYNWYD derbyn a nodi’r adroddiad RIPA Blynyddol (Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000).

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd (copi’n amgaeedig) i roi gwybod i Aelodau am weithgareddau mewn perthynas â’r Polisi Rhannu Pryderon.

Adroddiad gan y Swyddog Monitro, a oedd yn darparu gwybodaeth ynghylch gweithrediad Polisi Rhannu Pryderon y Cyngor ers i’r adroddiad diwethaf gael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ym mis Gorffennaf 2016. 

Roedd yr adroddiad wedi ei gyflwyno yn unol â Pholisi Rhannu Pryderon y Cyngor, a oedd yn cynnwys gofyniad bod y Swyddog Monitro yn cyflwyno adroddiad i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol o leiaf unwaith y flwyddyn ar weithrediad y Polisi ac unrhyw newidiadau mewn ymarfer a gyflwynwyd o ganlyniad i bryderon a godwyd o dan y Polisi. Mae’r adroddiad yn edrych ar y cyfnod o 14 Gorffennaf hyd heddiw, yn ystod y cyfnod hwn nid oes unrhyw bryderon wedi eu codi dan y polisi rhannu pryderon.

Cadarnhaodd y Swyddog Monitro fod yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth wedi cytuno ym mis Mawrth 2017 i 'fodiwl e-ddysgu rhannu pryderon’ fod yn orfodol i bob un o weithwyr Cyngor Sir Ddinbych. Dylai’r modiwl e-ddysgu fod yn barod i’w lansio ym mis Ionawr 2018. 

Mewn ymateb i bryderon a godwyd gan yr aelod lleyg Paul Witham, cadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai’n cadarnhau fod contractwyr yn ymwybodol o sut i gael mynediad i’r polisi ar-lein.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad blynyddol.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi’n amgaeedig) yn rhoi gwybod i aelodau am gynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol adroddiad diweddaru Archwilio Mewnol (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) yn rhoi diweddariad i’r aelodau ar gynnydd Archwilio Mewnol o ran cyflwyno gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth sbarduno gwelliant.

Mae’r adroddiad yn darparu gwybodaeth am waith yr Adain Archwilio Mewnol ers y cyfarfod diwethaf y Pwyllgor. Aeth y Prif Archwilydd Mewnol drwy'r adroddiadau a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf hyd fel ydoedd fis Tachwedd 2017 ar:

·         Adroddiadau archwilio mewnol a gyflwynwyd yn ddiweddar

·         Adroddiadau Archwilio Mewnol dilynol

·         Cynnydd gwaith Archwilio Mewnol hyd yma yn 2017/18.

·         Crynodeb o brosiectau nesaf yr Adain Archwilio Mewnol

·         Safonau perfformiad Archwilio Mewnol

Codwyd y materion canlynol wrth drafod –

·         Arian Mân – Tachwedd 2017 – Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol fod yr arian mân o glybiau gweithgareddau'r ysgol fel y clwb brecwast, clybiau ar ôl ysgol, wedi achosi dryswch. Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol fod cynllun gweithredu wedi cael ei ddatblygu er mwyn galluogi’r cyngor i reoli’r risgiau sy’n gysylltiedig â chyfrifon arian mân. Mae’r Cyngor yn gyfrifol am arian parod o wahanol feysydd i fewn y cyngor megis meysydd parcio a chyfleusterau cyhoeddus, gyda rheolaethau penodol i'w rheoli. Fodd bynnag, gofynnwyd am asesiad o arian mân mewn perthynas ag arian ysgolion e.e. clybiau brecwast, a byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno yn ôl i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ymhen 6 mis.

·         Rheoli’r risg o dwyll a llygredigaeth – Tachwedd 2017 – Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol fod y cyngor wedi ymrwymo i ymagwedd dim goddefiaeth tuag at dwyll a llygredigaeth. Roedd rhai meysydd i’w gwella wedi'u canfod y gellid eu goresgyn yn hawdd. Bydd Twyll Tenantiaeth Tai Cyngor yn destun adolygiad fel rhan o gam 3 yr adolygiad.

·         Mynegwyd pryderon ynghylch y nifer o adroddiadau dilynol - Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol fod yr adroddiadau’n cael eu codi ar lefel y Penaethiaid Gwasanaeth lle mae pryder ynghylch y cynnydd a wnaed.

Diolchodd y Cadeirydd i swyddogion am yr adroddiad manwl a’r ymatebion i bryderon a godwyd gan aelodau.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad diweddaru a nodi’r cynnwys.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi’n amgaeedig) sy’n darparu gwybodaeth am sut mae’r Cyngor yn gweithredu gwelliannau i drefniadau llywodraethu ers cyhoeddi'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ym mis Gorffennaf 2017.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn diweddaru'r Aelodau ar y cynnydd a wnaed o ran gweithredu'r cynllun gwella llywodraethu a oedd yn dod gyda'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2016/17.

Dywedodd y Prif Archwilydd Mewnol wrth yr Aelodau fod yr holl gamau gweithredu yn symud ymlaen a hynny mewn modd amserol, ac i gyd ar y trywydd iawn i gwrdd â’r terfynau amser.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Ystyried adroddiad gan y Prif Archwilydd Mewnol (copi’n amgaeedig) sy’n darparu canlyniadau’r hunanasesiad archwilio mewnol yn erbyn Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

Cyflwynodd y Prif Archwilydd Mewnol adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn darparu canlyniadau’r hunanasesiad archwilio mewnol yn erbyn Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

Eglurodd y Prif Archwilydd Mewnol fod datblygu rhaglen sicrwydd ansawdd a gwella i werthuso cydymffurfiaeth gyda’r safonau wedi cael ei gwblhau. Roedd y rhaglen yn cynorthwyo monitro effeithlonrwydd archwilio mewnol a nodi cyfleoedd ar gyfer gwella.

Cadarnhaodd y Prif Archwilydd Mewnol wrth yr aelodau fod y canlyniadau cyffredinol o’r hunanasesiad wedi bod yn bositif. Roedd Atodiad 1 yn dangos i’r Aelodau y meysydd a amlygwyd yn y Cynllun Gweithredu Sicrwydd Ansawdd a Gwella. 

Bydd asesiad allanol gan Brif Swyddog Archwilio Cyngor Gwynedd yn cael ei wneud yng ngwanwyn 2018, yn unol â’r safonau.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi’n amgaeedig).

Rhoddodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd wrth y Pwyllgor y gallai dyddiad y cyfarfod nesaf newid.

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

 (a gylchredwyd yn flaenorol) er gwybodaeth.

Cymeradwywyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn amodol ar y diwygiadau canlynol:-

24 Ionawr 2018-

·         Strategaeth Flynyddol Rheoli'r Trysorlys

·         Cau’r Datganiad Cyfrifon

·         Rheoli Fflyd - Dilyniant

·         CIPFA (Canllawiau Ymarferol y Pwyllgor Archwilio)

25 Ebrill 2018-

·         Strategaeth Archwilio Mewnol

·         Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft

·         Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol

11 Gorffennaf 2018-

·         Datganiad Cyfrifon Drafft

26 Medi 2018-

·         Cymeradwyo’r Datganiad Cyfrifon

21 Tachwedd 2018-

·         Adroddiad RIPA Blynyddol (Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000)

·         Adroddiad Rhannu Pryderon Blynyddol

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.