Agenda and draft minutes
Lleoliad: Ystafell Bwyllgora 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun
Rhif | Eitem |
---|---|
YMDDIHEURIADAU Cofnodion: Y Cynghorydd
Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau Anthony Veale -
Swyddfa Archwilio Cymru |
|
Dylai’r Aelodau
ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw
fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. Cofnodion: Gwnaed y
datganiadau cysylltiad canlynol mewn perthynas ag eitem 5 ar y rhaglen:
Arolygiad AGGCC o Wasanaethau Gofal Cartref - Datganodd y Cynghorydd
Alice Jones gysylltiad personol fel Cyn-gadeirydd y Panel Rheoleiddio (Cyngor
Gofal Cymru) a Chyn-Asesydd Lleyg AGGCC. Datganodd y
Cynghorydd Jason McLellan gysylltiad personol â’r eitem hon mewn perthynas â
thrafodaethau ar Bolisi Llywodraeth Cymru gan ei fod yn gweithio i Lywodraeth
Cymru. |
|
MATERION BRYS Rhybudd o eitemau
y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn
unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972. Cofnodion: Ni chodwyd unrhyw
fater brys. |
|
Derbyn cofnodion
cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 28 Medi 2016
(copi wedi’i amgáu). Cofnodion: Cyflwynwyd
cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 28
Medi. Cywirdeb - Tudalen 8: Eitem 6 Proses Cyllideb 2017/18 - Cyfeiriodd y Cadeirydd at y trafodaethau
ynghylch proses y gyllideb a gofynnodd i’r cofnod gael ei newid i gynnwys ei
farn ef, fel a fynegwyd yn y cyfarfod hwnnw, y dylai gweithdy cyllideb fod wedi
cael ei gynnal rhwng mis Gorffennaf a mis Tachwedd i aelodau etholedig er mwyn
archwilio’r arbedion effeithlonrwydd parhaus. Materion yn Codi - Tudalen 11: Eitem
8 Adroddiad Estyn ar Gonsortiwm Rhanbarthol GwE - Cadarnhaodd y
Cadeirydd y byddai adroddiad y Pennaeth Gwasanaeth Addysg i’r Grŵp
Cadeiryddion ac Is-Gadeirydd Archwilio ar y cynnydd ynglŷn â'r
argymhellion Estyn yn debygol o gael ei gyflwyno i'r cyfarfod nesaf ym mis
Ionawr. Tudalen 12: Eitem 9 Adroddiad Diweddariad Diogelu
Corfforaethol - O ran
penderfyniad y pwyllgor i dderbyn adroddiad cynnydd pellach, hysbyswyd yr
aelodau fod y Panel Diogelu Corfforaethol yn gweithio ar y cynnwys ar gyfer y
modiwl hyfforddiant a fyddai'n debygol o gael ei lansio ddiwedd mis Mawrth. O
ganlyniad, gallai adroddiad cynnydd yn ôl i'r pwyllgor gael ei drefnu yn y
rhaglen waith ar gyfer mis Ebrill.
Cyfeiriodd y Cadeirydd hefyd
at yr adroddiad cynhwysfawr a gafwyd mewn cyfarfod Briffio'r Cyngor yn
ddiweddar ynglŷn ag achos Rotherham oedd yn amlygu pwysigrwydd ymgorffori
egwyddorion diogelu corfforaethol ar draws yr awdurdod. Tudalen 13: Eitem 10 Ysgol Mair Y Rhyl -
Diweddariad Adroddiad Archwilio Mewnol - Cadarnhaodd y Cadeirydd ei fod wedi anfon
llythyr o werthfawrogiad at y Prifathro fel y cytunwyd. PENDERFYNWYD yn
amodol ar yr uchod, cymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 28 Medi
2016 fel cofnod cywir. |
|
AROLYGIAD AGGCC O WASANAETHAU GOFAL CARTREF PDF 183 KB Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Cymorth Cymunedol (copi wedi’i amgáu) yn ymwneud ag arolygiad o'r gwasanaethau gofal cartref ar gyfer pobl hŷn a gynhaliwyd yn Sir Ddinbych fel rhan o arolygiad cenedlaethol. Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Croesawodd y
Cadeirydd Vicky Poole (Cyfarwyddwr Rhanbarthol) a Christine Jones (Rheolwr
Ardal) o AGGCC a wahoddwyd i fynychu'r cyfarfod ar gyfer yr eitem hon. Cyflwynodd
Pennaeth y Gwasanaethau Cymorth Cymunedol yr adroddiad (copi wedi’i
ddosbarthu’n flaenorol) yn ymwneud ag arolygiad o'r gwasanaethau gofal cartref
ar gyfer pobl hŷn a gynhaliwyd yn Sir Ddinbych fel rhan o arolygiad
cenedlaethol. Roedd yr adroddiad yn cynnwys ymatebion i’r materion a nodwyd yn adroddiad
arolygu AGGCC ynghyd â chamau i ymdrin â phryderon penodol.
Roedd yr adroddiad
cenedlaethol llawn ynghlwm wrth yr adroddiad (Atodiad 1) ynghyd â'r adroddiad
manwl o arolygiad Sir Ddinbych (Atodiad 2). Wrth gyflwyno'r
adroddiad cynhwysfawr tynnodd Pennaeth y Gwasanaethau Cymorth Cymunedol sylw at
y canlynol - ·
cyd-destun
arolygiad Sir Ddinbych fel rhan o adolygiad cenedlaethol mwy o ddarpariaeth
gofal cartref ym mis Tachwedd 2015 yn cynnwys chwe awdurdod lleol ·
pwrpas
yr arolygiadau i asesu llwyddiant awdurdodau lleol wrth gyflawni canlyniadau i
bobl trwy arfarniad o effeithiolrwydd ac ansawdd y gofal cartref y maent yn ei
gomisiynu ·
pryderon
a godwyd gan swyddogion ynghylch y diffyg tystiolaeth i gefnogi’r canfyddiadau
yn adroddiad drafft Sir Ddinbych gyda’r adroddiad terfynol yn cael ei gyhoeddi
ar wefan AGGCC gydag ychydig o newidiadau a heb sylwadau’r swyddogion ·
y
materion yr oedd swyddogion yn credu oedd yn anghywir fel y manylwyd ym
mharagraff 4.3.3 yr adroddiad [rhif 1 - 7] yn tynnu sylw at bob mater unigol
ynghyd ag ymateb Sir Ddinbych i hynny ·
canfyddiadau
yn adroddiad arolygu Sir Ddinbych wedi cael eu bwydo i mewn i'r adolygiad a'r
casgliadau cenedlaethol fel y'u cynhwysir yn y Crynodeb Gweithredol ·
risgiau
i'r farchnad gofal cartref a'r camau arfaethedig i ymdrin â hwy, pob un ond un
wedi ei drafod gyda'r arolygydd. Ymhelaethodd y
Pennaeth Gwasanaethau Cymorth Cymunedol ar y materion yr oedd swyddogion yn
credu oedd yn anghywir a oedd wedi'i nodi ym mharagraff 4.3.3 o'r adroddiad
rhif 1 - 7 -
Nid oedd gan Sir Ddinbych
Ddatganiad Sefyllfa’r Farchnad manwl cadarn Roedd Sir
Ddinbych, ynghyd â holl awdurdodau lleol eraill Gogledd Cymru, yn gweithio
gyda’r Sefydliad Gofal Cyhoeddus ar hyn o bryd er mwyn gwella eu Datganiad
Sefyllfa’r Farchnad. Cyngor arbenigol oedd cadw Datganiad Sefyllfa’r Farchnad yn fyr ac i'r
pwynt gyda gwybodaeth fanwl yn cael ei chadw ar wahân. Nid oedd dull Sir Ddinbych o dendro-mini ar gyfer pecynnau unigol o ofal yn arwain at ddeilliannau cynaliadwy. Gofynnwyd i ddarparwyr gyflwyno cyfradd ‘cyfwerth â neu is na' ein cyfraddau dangosol. Ni chafwyd
tystiolaeth i gefnogi’r datganiad hwn gan yr arolygydd. Roedd y datganiad ynglŷn â
chyflwyniad cyfraddau yn ffeithiol anghywir – gofynnwyd i ddarparwyr ddweud
wrth y Cyngor os ydynt yn gallu bodloni gofynion y pecyn a faint fyddai hynny’n
ei gostio. Yn unol â gwerth gorau, os oes mwy nag un darparwr sy’n gallu bodloni’r
gofynion, derbynnir y cais isaf. Roedd yr adroddiad yn awgrymu mai’r gost oedd y
prif ffocws nid dyna oedd yr achos. 3.
Roedd Sir Ddinbych yn talu tâl cadw tra
bydd unigolyn yn yr ysbyty ond dim ond am bythefnos, sy’n golygu bod
posibilrwydd y bydd darparwr newydd yn gyfrifol am ofalu am yr unigolyn pan
gaiff ei ryddhau o’r ysbyty. Roedd Sir Ddinbych yn un o ddim ond ychydig o Awdurdodau Lleol sy’n talu tâl cadw am unrhyw hyd tra bydd unigolyn yn yr ysbyty, ac er ei bod yn ymddangos bod yr arfer hwn yn cael ei feirniadu yn yr adroddiad, roedd yr awdurdod o’r farn ei fod yn arfer da. Er gwaethaf y broblem bod gwneud taliadau cadw yn gallu bod yn anghynaladwy, bydd anghenion unigolyn yn newid yn ystod arhosiad hirach yn yr ... view the full Cofnodion text for item 5. |
|
ADRODDIAD BLYNYDDOL DEDDF RHEOLEIDDIO PWERAU YMCHWILIO 2000 PDF 81 KB Ystyried
adroddiad gan y Dirprwy Swyddog Monitro (copi wedi’i amgáu) am ddefnydd y
Cyngor o’i bwerau gwyliadwriaeth dan RIPA (Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio
2000). Cofnodion: Cyflwynwyd
adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) ar ddefnydd y Cyngor o’i bwerau
gwyliadwriaeth dan RIPA (Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000) fel sy'n
ofynnol o dan God Ymarfer y Swyddfa Gartref. Darparodd y
Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Democrataidd
drosolwg o RIPA ac eglurodd sut y gallai pwerau o dan y Ddeddf honno gael eu
defnyddio gan y cyngor, ynghyd â'r prosesau ar waith. Ers
yr adroddiad diwethaf, dim ond un weithred cuddwylio a gynhaliwyd a oedd yn
cynnwys gwerthu nwyddau â chyfyngiad oed, megis tybaco neu alcohol (prawf prynu
ieuenctid). Roedd sesiynau hyfforddiant mewnol rheolaidd yn
cael eu darparu i swyddogion ddefnyddio'r pwerau hynny â'r sesiwn nesaf a
gynlluniwyd ar gyfer 30 Mawrth 2017. Eglurwyd rôl Gweithgor RIPA y Cyngor hefyd
a pharhaodd y Grŵp i gwrdd fel bo angen. PENDERFYNWYD bod
yr adroddiad RIPA Blynyddol (Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000) yn cael
ei dderbyn a'i nodi. Ar y pwynt hwn
(11.05 am) cymerodd y cyfarfod egwyl am luniaeth. |
|
Derbyn y
Dystysgrif Cydymffurfio (copi wedi’i amgáu). Cofnodion: Cyflwynwyd
Tystysgrif Cydymffurfiaeth a gyhoeddwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru ar Adroddiad
Perfformiad Blynyddol Sir Ddinbych 2015/16 (dosbarthwyd yn flaenorol) er
gwybodaeth. Eglurodd Mr
Gwilym Bury, Swyddfa Archwilio Cymru gefndir cyhoeddi tystysgrif blynyddol fel
sy'n ofynnol o dan y Mesur Llywodraeth Leol 2009. Roedd Sir Ddinbych bob amser
wedi cydymffurfio â'r Mesur a lluniodd adroddiad perfformiad blynyddol
dwyieithog a gyhoeddwyd ar ei wefan o fewn yr amserlen. PENDERFYNWYD bod
y Dystysgrif Cydymffurfiaeth a gyhoeddwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru yn cael
ei derbyn a'i nodi. |
|
DIWEDDARIAD ARCHWILIO MEWNOL PDF 152 KB Derbyn adroddiad
gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol (copi wedi’i amgáu) yn diweddaru
aelodau am y cynnydd o ran Archwilio Mewnol. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y
Pennaeth Archwilio Mewnol adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn rhoi
diweddariad i’r aelodau ar y cynnydd Archwilio Mewnol o ran cyflwyno
gwasanaeth, darpariaeth sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac
effeithiolrwydd wrth yrru gwelliant. Roedd adroddiadau
cynnydd Archwilio Mewnol wedi cael eu rhannu yn flaenorol gydag aelodau y tu
allan i'r rhaglen ffurfiol gyda dim ond archwiliadau yn cael graddfa sicrwydd
‘isel’ neu ‘dim’ yn cael ei drafod yn y pwyllgor. I
ddarparu darlun mwy cytbwys a chaniatáu i'r pwyllgor fonitro cynnydd a
pherfformiad Archwilio Mewnol yn ffurfiol roedd diweddariad cynnydd arddull
newydd wedi'i ddylunio i gael ei gyflwyno i bob cyfarfod pwyllgor. Roedd y Pennaeth
Archwilio Mewnol wedi tywys aelodau drwy'r adroddiad a oedd yn rhoi'r wybodaeth
ddiweddaraf hyd at ddiwedd mis Hydref 2016 ar - ·
adroddiadau
Archwilio Mewnol a gyhoeddwyd yn ddiweddar (Taliadau Darparwyr Allanol -
Gwasanaethau Cefnogi Cymunedol; Dyraniadau Tai a Thai Gwag; Cludiant Cyhoeddus) ·
Gwaith
dilynol ar adroddiadau Archwilio Mewnol blaenorol (AD Strategol; Rheoli a
Gweinyddu Gwasanaethau Cyfreithiol) ·
Cynnydd
o ran cyflawni’r Cynllun Gweithredol Archwilio Mewnol 2016/17 ·
Safonau
perfformiad Archwilio Mewnol Cafodd y materion canlynol eu trafod yn ystod y
drafodaeth - peth trafodaeth yn canolbwyntio ar adroddiadau archwilio a gyhoeddwyd yn ddiweddar o ran 'Taliadau i Ddarparwyr Allanol - Gwasanaethau Cefnogi Cymunedol' a 'Thrafnidiaeth Gyhoeddus, a'r angen i sicrhau bod gwiriadau ariannol rheolaidd yn cael eu cynnal i ardystio bod darparwyr yn gadarn yn ariannol ac nid yn profi anawsterau ariannol a allai arwain at broblemau gyda pharhad y gwasanaeth. Nodwyd bod y mater yn fwy o broblem ar gyfer meysydd gwasanaeth a oedd yn dibynnu'n drwm ar nifer fach o ddarparwyr a'r angen am wiriadau ariannol wedi cael eu cyfeirio atynt yn yr Adolygiad Caffael a Rheolau Gweithdrefn Contractau Amlygwyd pwysigrwydd cynllunio parhad busnes a dywedwyd wrth y pwyllgor fod pob gwasanaeth yn gyfrifol am ddatblygu ei gynllun parhad busnes eu hunain i ddelio â risgiau posibl i'w meysydd gwasanaeth penodol. Hefyd byddai yna gynllun parhad busnes corfforaethol. Trafododd yr aelodau'r cynnydd o ran cyflawni Cynllun Gweithredol Archwilio Mewnol ar gyfer 2016/17 o ystyried y materion gallu sy'n codi o gyfnodau o absenoldeb mamolaeth o fewn y tîm sy'n cwmpasu'r flwyddyn ariannol gyfredol a'r nesaf gan arwain at y trydydd adolygiad o'r Cynllun. Roedd y Cynllun yn mynd rhagddo yn dda ac roedd y Pennaeth Archwilio Mewnol yn hyderus y byddai'n cael ei gwblhau er mwyn iddo roi barn archwilio blynyddol ar ddiwedd y flwyddyn ariannol ·mewn perthynas â rheoli cronfeydd ysgol
wirfoddol a nodir yn y Cynllun, eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol oherwydd y
sgôr sicrwydd isel byddai'n datblygu canllawiau newydd i ysgolion ar sut i
reoli arian yn effeithiol i fod yn eu lle erbyn 1 Ebrill 2017. Roedd yn cytuno
bod dilyniant ar effeithiolrwydd y canllawiau newydd mewn ysgolion yn cael ei
wneud ar ôl gweithredu am oddeutu chwe mis ac adrodd yn ôl ar y canfyddiadau
i'r pwyllgor. Teimlai'r Aelodau
bod fformat yr adroddiad yn glir, yn gynhwysfawr ac yn hawdd ei ddarllen, a
gofynnodd bod adroddiadau i'r pwyllgor yn y dyfodol hefyd yn cynnwys y
wybodaeth ganlynol (1) Gwaith dilynol ar adroddiadau Archwilio Mewnol blaenorol
- i gynnwys tabl yn dangos pob archwiliad gyda chynllun gweithredu nad oedd
wedi ei gwblhau yn llawn, a (2) Cynnydd o ran cyflawni Cynllun Gweithredol
Archwilio Mewnol 2016/17 - i gynnwys dyddiadau cwblhau archwiliad. Anogodd y Cadeirydd yr aelodau i ddarllen yr holl adroddiadau archwilio mewnol oedd wedi eu dosbarthu iddynt i nodi arfer da ac achosion ffiniol a allai gael eu hystyried ymhellach gan y pwyllgor. Ychwanegodd y Pennaeth Archwilio Mewnol bod manylion cyswllt yn cael eu cynnwys ar yr adroddiadau ... view the full Cofnodion text for item 8. |
|
RHAGLEN WAITH Y PWYLLGOR LLYWODRAETHU CORFFORAETHOL PDF 160 KB Ystyried rhaglen
gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi wedi’i amgáu). Cofnodion: Cyflwynwyd
Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol i'w ystyried a
chytunodd yr aelodau ar yr ychwanegiadau canlynol:- ·
Diweddariad
ar Gamau Gweithredu Gwasanaethau Gofal Cartref - Mis Ebrill ·
Adroddiad
Cynnydd Diogelu Corfforaethol - Mis Ebrill PENDERFYNWYD yn
amodol ar yr uchod bod rhaglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu
Corfforaethol yn cael ei gymeradwyo. |
|
Gwahardd y wasg a'r cyhoedd PENDERFYNWYD
dan ddarpariaethau
Adran 100A o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r
cyfarfod ar gyfer yr eitemau canlynol ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig
yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 14 o Ran 4 o
Atodlen 12A o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972. |
|
ARCHWILIAD GWASANAETHAU PARCIO - ADRODDIAD DIWEDDARU Ystyried
adroddiad cyfrinachol gan y Rheolwr Traffig, Parcio a Diogelwch Ffyrdd (copi
wedi’i amgáu) yn rhoi diweddariad ar y camau adferol a gymerwyd ers cyhoeddi'r
Archwiliad Gwasanaethau Parcio. Cofnodion: Cyflwynodd y
Rheolwr Traffig, Parcio a Diogelwch Ffyrdd adroddiad cyfrinachol (a
ddosbarthwyd yn flaenorol) yn rhoi diweddariad i’r aelodau ar y camau adferol a
gymerwyd ers cyhoeddi’r Archwiliad Gwasanaethau Parcio yn Awst 2016. Roedd yr
Archwiliad Gwasanaethau Parcio wedi nodi wyth o faterion yn deillio o
ddiffygion penodol mewn rhai meysydd o’r prosesau presennol.
Ymhelaethodd y Rheolwr
Traffig, Parcio a Diogelwch Ffyrdd ar y camau adferol oedd yn cael eu cymryd yn
erbyn y risgiau a nodwyd, gan egluro materion penodol mewn ymateb i
gwestiynau’r aelodau ar hynny. Yn ystod
trafodaeth faith cytunwyd ar y camau gweithredu canlynol - (1) Monitro taliadau parcio Talu dros y Ffôn
gyda ffôn symudol - cytunwyd i wiriad ariannol gael ei wneud ar y darparwr
gwasanaeth ac yn rheolaidd wedi hynny yn unol ag arferion da a cheisio cael
eglurhad ynghylch darpariaethau cymal am dorri contract System Trwydded Staff – roedd y mater hwn yn peri pryder penodol i'r pwyllgor a nododd fod adroddiad drafft ynghylch y broses wedi ei gyflwyno i'r Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd. Cytunwyd bod yr aelodau'n cael copi o fersiwn derfynol ar y cyfle cyntaf. PENDERFYNWYD y
dylid derbyn yr adroddiad a’i nodi a bod adroddiad cynnydd pellach ar gamau
gweithredu yn cael ei gyflwyno i gyfarfod nesaf y pwyllgor ym mis Ionawr 2017. Daeth y cyfarfod
i ben am 12.25pm. |