Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Roedd y cysylltiad canlynol wedi ei nodi mewn eitem busnes i gael ei ystyried yn y cyfarfod.

Eitem 6 ar y Rhaglen "Datganiad Cyfrifon Drafft" – Datganwyd cysylltiad personol gan y Cynghorydd M L Holland.  Y rheswm am y datganiad oedd bod yr Aelod perthnasol o'r Pwyllgor yn Aelod o Fwrdd Clwydfro Cyfyngedig.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 15 Mehefin, 2016.

9. Diweddaru Rheoliadau Ariannol y Cyngor:- Gofynnodd Mr P. Whitham am sicrwydd bod ysgolion yn gweithio i reolau a rheoliadau a oedd yn cyfateb i'r Rheoliadau Ariannol Ysgolion Cyffredinol.  Eglurodd y Prif Swyddog Cyllid, fel y cytunwyd yn y cyfarfod blaenorol, y byddai adolygiad yn cael ei gynnal o'r rheoliadau oedd gan bob ysgol yn Sir Ddinbych yn eu lle i gydymffurfio â'r gofynion, a chadarnhaodd y byddai adroddiad pellach o ran y canlyniad yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor.

12. Rheoli Cronfeydd Ysgol Wirfoddol, Adroddiad Archwilio:- Roedd Mr P. Whitham yn holi am y camau i’w cymryd, cyn diwedd y tymor ysgol, i hysbysu holl Gyrff Llywodraethu Ysgolion am y pryderon a’r gwendidau a nodwyd gan y Pwyllgor ynghylch agweddau ar lywodraethu ysgolion, ac yn arbennig rheoli a gweinyddu cronfeydd yr ysgol.  Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio Mewnol ei fod wedi cysylltu â'r Rheolwr Cynllunio ac Adnoddau Addysg ynghylch y mater hwn, ac fe ystyriwyd mai’r amser mwyaf priodol ac effeithiol i ddosbarthu gwybodaeth ac arweiniad o'r fath i Benaethiaid a Chyrff Llywodraethu ysgolion, o ran gwella rheoli cronfeydd yn effeithiol gan ysgolion, fyddai mis Medi yn dilyn gwyliau'r haf.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd M.L Holland, rhoddodd y Pennaeth Archwilio Mewnol fanylion y broses ar gyfer monitro cwblhau a chyflwyno Tystysgrifau Archwilio gan ysgolion.  Cytunodd yr Aelodau bod unrhyw anghysondebau ynghylch cyflwyno Tystysgrifau Archwilio yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.  Esboniodd y Cadeirydd fod y tueddiadau a nodwyd gan y Pwyllgor wedi eu trafod gan y Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio.  Cadarnhaodd yr HLHRDS bod y Cabinet wedi gofyn i Grŵp o Aelodau'n edrych yn fanwl, gan fabwysiadu ymagwedd anfeirniadol, themâu ac unrhyw dueddiadau sy'n ymwneud â balansau ysgolion.  Cadarnhawyd y byddai unrhyw faterion a nodwyd yn cael eu hadrodd i'r Cabinet a rhoddir ystyriaeth i weithrediad y camau priodol.    

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio Mewnol y byddai manylion y trosiant blynyddol agreg a’r balansau diwedd blwyddyn o'r ysgolion a adolygwyd yn cael eu hanfon at Mr Whitham fel y penderfynwyd gan y Pwyllgor.

PENDERFYNWYD – yn amodol ar yr uchod, derbyn a chymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi wedi ei amgáu) sy’n cyflwyno’r cynllun Archwilio Mewnol diwygiedig ar gyfer 2016/17.

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol, a oedd yn cynnwys manylion Cynllun Sicrwydd Archwilio Mewnol Blynyddol diwygiedig ar gyfer Gorffennaf 2016 i Mawrth 2017, wedi cael ei ddosbarthu ymlaen llaw.

Darparodd y Pennaeth Archwilio Mewnol grynodeb o'r adroddiad a oedd yn manylu ar y prosiectau Archwilio Mewnol arfaethedig ar gyfer gweddill y flwyddyn.  Byddai hyn yn caniatáu i'r Pennaeth Archwilio Mewnol ddarparu 'barn' ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith lywodraethu, risg a rheolaeth y Cyngor yn ystod y flwyddyn.  Roedd y Cynllun Sicrwydd Archwilio gwreiddiol wedi’i gymeradwyo yn Ebrill 2016 ond o ganlyniad i absenoldeb mamolaeth ar y gweill o fewn y gwasanaeth, roedd angen adolygu’r Cynllun Sicrwydd Archwilio, Atodiad 1.

Byddai'r cynllun arfaethedig o waith yn caniatáu i'r Pennaeth Archwilio Mewnol ddarparu 'barn' gyffredinol yn ei adroddiad blynyddol ar gyfer 2016-17, a byddai'r Pwyllgor yn derbyn adroddiadau cynnydd rheolaidd ar gyflawni'r Cynllun Sicrwydd Archwilio.

Roedd y Pennaeth Archwilio Mewnol wedi cyfarfod â Thimau Rheoli'r holl wasanaethau i drafod gwaith arfaethedig Archwilio Mewnol ar gyfer y Cynllun Sicrwydd Archwilio gwreiddiol.   Fe eglurwyd y gall methu â chyflwyno lefel ddigonol o archwilio mewnol olygu na allai’r Pennaeth Archwilio Mewnol roi 'barn' flynyddol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith y Cyngor ar lywodraethu, risg a rheolaeth yn ystod y flwyddyn.  Gallai hyn arwain at broblem llywodraethu sylweddol yn cael ei chodi yn 'Natganiad Llywodraethu Blynyddol’ y Cyngor ar ddiwedd y flwyddyn ariannol.

Mewn ymateb i gwestiwn oddi wrth y Cynghorydd M.L. Holland, eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol nad oedd yr adolygiad o brosiectau mawr yn ardaloedd Y Rhyl a Phrestatyn wedi ei gynnwys ar hyn o bryd.  Fodd bynnag, gallai prosiectau gael eu hepgor a’u cynnwys yn y Gofrestr Prosiectau Verto a gafodd ei fonitro'n rheolaidd.  Cyfeiriodd y Cadeirydd at y gwaith a wnaed gan y Byrddau Prosiect perthnasol.  Cyfeiriodd Mr P. Whitham at Gynllun Amddiffyn Arfordir Gorllewin y Rhyl Cam 3, a oedd y prosiect cyntaf i gael ei adolygu gan ddefnyddio'r rhestr wirio, a'r cadarnhad a dderbyniwyd y byddai'r broses hon yn cael ei mabwysiadu ar gyfer prosiectau eraill. 

Ymatebodd y Pennaeth Archwilio Mewnol i gwestiwn gan Mr P. Whitham, ac eglurodd na allai'r 225 diwrnod a ddyrannwyd i feysydd gwaith a ariennir yn allanol gael ei leihau gan fod hyn yn destun gwaith a gontractiwyd.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd mewn perthynas â chynhyrchu incwm, eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol y byddai caffael gwaith ychwanegol yn arwain at yr angen i gyflogi staff ychwanegol a fyddai'n cynyddu costau staffio.

PENDERFYNWYD - Bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cymeradwyo Cynllun Sicrwydd Blynyddol diwygiedig Archwilio Mewnol 2016-17 (Atodiad 1).

      (IB i Weithredu)

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid (copi wedi’i amgáu) ar y Datganiad Cyfrifon Drafft.

Roedd adroddiad gan y Prif Gyfrifydd, a oedd yn rhoi trosolwg o’r Datganiad Cyfrifon drafft 2015/16 a'r broses sy'n sail iddo, eisoes wedi'i ddosbarthu.

Cyflwynodd y Cynghorydd J. Thompson-Hill yr adroddiad.  Mae gan y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol gyfrifoldeb wedi’i ddirprwyo iddo i gymeradwyo'r cyfrifon archwiliedig a fydd yn cael eu cyflwyno ar 28 Medi 2016.  Roedd cyflwyno'r cyfrifon drafft yn rhoi arwydd cynnar o sefyllfa ariannol y Cyngor a gall dynnu sylw at unrhyw broblemau yn y cyfrifon neu'r broses cyn i'r cyfrifon gael eu harchwilio. 

Roedd gan y Cyngor ddyletswydd statudol i baratoi Datganiad Cyfrifon sy’n cydymffurfio â safonau cyfrifo cymeradwy.  Roedd yn rhaid i Aelodau gymeradwyo'r Cyfrifon a archwiliwyd yn ffurfiol ar ran y Cyngor ac roedd y rôl hon wedi ei dirprwyo i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.  Roedd y cyfrifon drafft wedi eu cwblhau a’u llofnodi gan y Pennaeth Cyllid ar 21 Mehefin.   Roedd y cyfrifon drafft ar gael i’w harchwilio yn ôl y gofyn a byddan nhw hefyd ar gael i’r cyhoedd eu harchwilio rhwng 11 Gorffennaf a 5 Awst.

O ystyried rôl y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol o ran cymeradwyo'r cyfrifon terfynol, roedd yn fanteisiol rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf a throsolwg ar y cam drafft i'w ystyried cyn cyflwyno'r cyfrifon terfynol ym mis Medi.  Roedd cyhoeddi’r Datganiad Cyfrifon yn sail i stiwardiaeth a llywodraethu ariannol y Cyngor ac felly roedd yn cefnogi holl wasanaethau a blaenoriaethau’r Cyngor.

Roedd gweithdrefnau a phrosesau’r Cyngor sy’n sail i gynhyrchu'r cyfrifon wedi eu hadolygu'n rheolaidd gan Swyddfa Archwilio Cymru.  Cafwyd barn broffesiynol oddi wrth nifer o ddisgyblaethau eraill tu hwnt i gyllid, megis yr adain gyfreithiol, prisio eiddo, adnoddau dynol a phensiynau.  Roedd y Datganiad Cyfrifon yn elfen allweddol o fframwaith llywodraethu'r Cyngor ac roedd yn bwysig darparu sicrwydd bod y Cyfrifon wedi cael eu llunio yn unol â'r safonau perthnasol, a bod y broses sy'n sail ar gyfer eu cynhyrchu yn gadarn.  Byddai’r Cyngor yn torri ei ddyletswydd statudol pe na byddai'n gallu cymeradwyo'r cyfrifon erbyn 30 Medi 2016. 

Rhoddodd y Prif Gyfrifydd grynodeb manwl o Atodiad 1, Datganiad o gyfrifon 2015/16 ac amlygwyd y meysydd canlynol:-

·                     Darparwyd manylion ar yr Alldro Refeniw Terfynol, gan gyfeirio'n benodol at y tanwariant o £1.1miliwn, Balansau a Glustnodwyd - Gwasanaethau, Trosglwyddiadau i Gronfa Wrth Gefn Lliniaru Cyllideb a Balansau Ysgolion.

·                     Adolygiad o'r flwyddyn - Gwariant Cyfalaf.  Cynllun Busnes Stoc Tai.

·Cytundeb Prosiect Menter Cyllid Preifat.

·                     Datganiad ynglŷn â’r Symudiadau yn y Cronfeydd wrth Gefn.

·                     Partïon cysylltiedig.

Fel cyn aelod o'r Bwrdd, rhoddodd y Cynghorydd M L Holland fanylion am y cefndir yn ymwneud â Clwydfro Cyfyngedig.

Amlygodd y Cynghorydd E.A. Jones yr effaith bosibl a goblygiadau sy'n codi o ganlyniad i Brexit mewn perthynas â ffrydiau ariannu grant.  Cyfeiriodd y Prif Swyddog Cyllid at yr ansicrwydd ar hyn o bryd, ond cadarnhaodd bod y ffrydiau cyllid grant yn cael eu harchwilio a'u monitro.  Cytunodd y Pwyllgor fod y Prif Swyddog Cyllid yn dosbarthu dogfennau sydd ar gael yn ymwneud ag effaith sy'n deillio o Brexit i bob Aelod Etholedig. 

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd M.L Holland, rhoddwyd cadarnhad bod cyfeiriad at y diffyg pensiwn wedi’i gynnwys yn y Cyfrifon.

Gwahoddodd Mr P. Whitham sylw i’r Cynllun Gweithredu Gwella Llywodraethu a'r cyfeiriad a wnaed at yr ymateb gwael i'r Arolwg Trigolion, a gostyngiad sylweddol mewn presenoldeb Aelodau yng nghyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio.  Awgrymodd Mr Whitham y gallai'r materion hyn gael eu cynnwys ar y Gofrestr Risg.  Esboniwyd er gwaethaf y lefel ymateb credir bod yr Arolwg Trigolion wedi cael ei ystyried yn ddilys.  Cadarnhawyd nad oedd yr Arolwg yn ofyniad statudol.  Fodd bynnag, roedd wedi cael ei weld fel rhan o'r strwythur  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid (copi wedi’i amgáu) ar y Adolygiad Rheoli Trysorlys.

Roedd adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid wedi cael ei ddosbarthu yn flaenorol.

Rhoddodd y Cynghorydd J. Thompson-Hill grynodeb manwl o'r adroddiad ac Atodiadau 1 a 2.

Roedd yr Adroddiad Blynyddol ar Reoli Trysorlys 2015/16, Atodiad 1 yn sôn am weithgarwch buddsoddi a benthyca'r Cyngor yn ystod 2015/16. Roedd yn rhoi manylion am yr hinsawdd economaidd ar yr adeg honno ac yn dangos sut y cydymffurfiodd y Cyngor â'i Ddangosyddion Darbodus.   Roedd yr Adroddiad Diweddaru ar Reoli Trysorlys, Atodiad 2, yn rhoi manylion am weithgarwch Rheoli Trysorlys y Cyngor yn ystod 2016/17.

Roedd y term ‘rheoli trysorlys’ yn cynnwys rheoli benthyca, buddsoddiadau a llif arian y Cyngor.  Roedd oddeutu £0.5bn yn mynd trwy gyfrifon banc y Cyngor bob blwyddyn, ac roedd swm benthyca’r cyngor heb ei dalu ar 31 Mawrth 2016 yn £190.17m ar gyfradd gyfartalog o 4.95% ac roedd gan y Cyngor fuddsoddiadau o £12miliwn ar gyfradd gyfartalog o 0.61%.

Cytunwyd gan y Cyngor ym mis Hydref 2009 y dylai’r gwaith o lywodraethu Rheoli Trysorlys fod yn destun archwilio gan y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.  Rhan o’r rôl hon oedd cael diweddariad ar weithgareddau rheoli trysorlys ddwywaith y flwyddyn ac i adolygu’r Adroddiad Rheoli Trysorlys Blynyddol ar gyfer 2015/16.  Byddai’r tîm Rheoli Trysorlys yn darparu adroddiadau a hyfforddiant i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn unol â'r amserlen yn yr adroddiad. 

Roedd Rheoli Trysorlys yn faes cymhleth ac ystyriwyd bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn fwy priodol na’r Cyngor i gael y diweddariadau hyn fel y gellid neilltuo cyfanswm yr amser a’r ymrwymiad i’r maes hwn.   Roedd yn ofynnol i’r Pwyllgor gael lefel benodol o ddealltwriaeth yn y maes hwn a chaiff hyn ei gyflawni drwy ddiweddariadau a sesiynau hyfforddi rheolaidd.

Roedd rôl y Pwyllgor yn cynnwys:-

·                     deall y Dangosyddion Darbodus

·                     deall effaith benthyca ar y sefyllfa refeniw

·                     deall y cymhellion ehangach sy’n cael effaith ar weithgarwch Rheolwyr Trysorlys y Cyngor

·                     sicrhau bod y Cyngor bob amser yn gweithredu mewn modd darbodus mewn perthynas â'i weithgareddau Rheoli Trysorlys

Diben Adroddiad Rheoli Trysorlys Blynyddol (Atodiad 1) oedd:

·                     cyflwyno manylion am gyllid cyfalaf, benthyca, ad-drefnu dyledion a thrafodion buddsoddi yn 2015/16; 

·                      adrodd am oblygiadau risg penderfyniadau a thrafodion y trysorlys;

·                     cadarnhau cydymffurfiaeth â therfynau’r trysorlys a Dangosyddion Darbodus.

Roedd adroddiad diweddaru Rheoli Trysorlys, Atodiad 2, yn rhoi manylion am y canlynol:-

·                     Amgylchedd economaidd allanol

·                     Risgiau

·                     Gweithgaredd

·                     Rheolaethau

·                     Gweithgarwch yn y Dyfodol

Roedd penderfyniadau buddsoddi a benthyca da yn caniatáu i adnoddau ychwanegol gael eu cyfeirio at wasanaethau eraill y Cyngor, ac roedd y Cyngor wedi ymgynghori â'i gynghorwyr trysorlys, Arlingclose Ltd.  Roedd Rheoli Trysorlys yn ymwneud â gofalu am symiau sylweddol o arian parod felly roedd yn rhan hanfodol o waith y Cyngor.  Roedd angen strategaeth gadarn a rheolaethau priodol i ddiogelu arian y Cyngor er mwyn sicrhau enillion rhesymol ar fuddsoddiadau a bod dyled yn cael ei reoli’n effeithiol ac yn ddoeth.

Mabwysiadodd y Cyngor y Cod Ymarfer diwygiedig SSCCCh ar Reoli Trysorlys yn Chwefror 2012. Roedd yn ofyniad gan y Cod hwnnw i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol gael y wybodaeth ddiweddaraf ar weithgareddau Rheoli Trysorlys ddwywaith y flwyddyn ac adolygu Adroddiad Rheoli Trysorlys Blynyddol.  Roedd y Cyngor wedi cymeradwyo Cynllun Corfforaethol uchelgeisiol sy’n cynnwys buddsoddi tua £92m i ddarparu ei flaenoriaethau dros y bedair blynedd nesaf.   Roedd yn hanfodol bod gan y Cyngor swyddogaeth Rheoli Trysorlys gadarn ac effeithiol sy’n ategu’r buddsoddiad hwn a’r holl weithgareddau eraill.

Roedd Rheoli Trysorlys ynddo’i hun yn risg, ond roedd y Cyngor yn monitro ac yn rheoli’r risgiau hyn fel yr amlinellir yn y prif adroddiad. Fodd bynnag, roedd yn amhosibl i gael gwared ar risgiau yn gyfan gwbl. Cafodd strategaeth a gweithdrefnau rheoli trysorlys y cyngor  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Democrataidd (copi’n amgaeedig) ar y Adroddiad Blynyddol ar Rannu Pryderon.

Roedd adroddiad gan y Swyddog Monitro, a oedd yn darparu gwybodaeth sy’n ymwneud â gweithredu’r polisi yn ystod y flwyddyn ddiwethaf cyn ac ar ôl mabwysiadu’r Polisi a adolygwyd yn ddiweddar wedi’i ddosbarthu o’r blaen. 

Roedd yr adroddiad wedi ei gyflwyno yn unol â Pholisi Rhannu Pryderon y Cyngor, a oedd yn cynnwys gofyniad bod y Swyddog Monitro yn cyflwyno adroddiad i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol o leiaf unwaith y flwyddyn ar weithrediad y Polisi ac unrhyw newidiadau mewn ymarfer a gyflwynwyd o ganlyniad i bryderon a godwyd o dan y Polisi.

Roedd y Cyngor wedi cymeradwyo Polisi Rhannu Pryderon wedi'i ddiwygio a'i ddiweddaru yn ddiweddar a oedd yn cynnwys gofyniad, o leiaf bob blwyddyn, y dylai’r Swyddog Monitro, mewn fformat dienw adrodd ar weithrediad y Polisi ac unrhyw newidiadau i ymarfer a gyflwynwyd o ganlyniad i bryder a godwyd o dan y Polisi hwn.

Roedd yr adroddiad yn mynd i'r afael â phryderon a godwyd o dan y polisi ers 1 Ebrill 2015 hyd yma.  Roedd Atodiad 1 yn nodi natur y pryderon hynny a sut yr oeddent wedi derbyn sylw. 

Bu dau o bryderon a godwyd o dan y Polisi yn ystod y cyfnod dan sylw.  Roedd y cyntaf yn ymwneud â datgeliad anawdurdodedig o wybodaeth gyfrinachol oherwydd nad oedd y wybodaeth wedi ei chadw'n ddiogel.  Gwnaed newidiadau i'r arfer o fewn yr Adran dan sylw i sicrhau bod y risg o ddigwyddiad o'r fath yn cael ei leihau yn y dyfodol.  Roedd yr ail bryder yn ymwneud â honiadau a wnaed gan gyn-weithiwr mewn perthynas ag arferion sy'n ymwneud â rheoli llety gofal ychwanegol.  Roedd ymchwiliad wedi cael ei gynnal ond ni wnaed penderfyniad ynglŷn â’r canlyniad eto.  Nid oedd unrhyw batrwm na thema wedi deillio o'r pryderon a godwyd.

Roedd y Polisi diwygiedig, ynghyd â Pholisïau eraill cysylltiedig â gweithiwr a gytunwyd arnynt, wedi cael eu fformatio ac wedi eu cyfieithu’n ddiweddar.  Byddai'r tudalennau mewnrwyd AD newydd yn cael eu lansio erbyn diwedd mis Gorffennaf, ac fel rhan o'r lansiad y bwriad oedd i ganolbwyntio ar hyrwyddo polisïau newydd gan gynnwys y Polisi Rhannu Pryderon newydd.  Byddai Partneriaid Busnes Adnoddau Dynol yn hyrwyddo'r Polisi o fewn eu gwasanaethau cleient mewn cyfarfodydd rheoli a byddai rheolwyr yn derbyn gwybodaeth yn uniongyrchol. 

Roedd AD yn edrych ar y posibilrwydd o gael cyflwyniad y Polisi mewn fformat e-ddysgu i godi ymwybyddiaeth.  Byddai ymwybyddiaeth o'r Polisi ymhlith staff ac eraill yn allweddol i'w lwyddiant, a'r gobaith oedd y byddai lansiad cydgysylltiedig yn cyflawni hyn.  Byddai’r Polisi Rhannu Pryderon yn cynorthwyo’r Blaenoriaethau Corfforaethol drwy helpu i foderneiddio'r Cyngor drwy sicrhau bod rheolwyr a gweithwyr yn ymwybodol o'u rhwymedigaethau yn unol â deddfwriaeth ac arfer da.  Eglurwyd y byddai trefniadau rhannu pryderon cadarn yn helpu i gefnogi llywodraethu da ar draws y Cyngor.

Yn absenoldeb Polisi Rhannu Pryderon cadarn ac effeithiol a Gweithdrefn yr oedd gweithwyr a thrydydd partïon sy’n ymgysylltu â'r Cyngor yn gyfarwydd â hwy, byddai perygl na fyddai pryderon ynghylch camarfer yn dod i sylw'r Cyngor.  Roedd yn hanfodol bod gweithwyr yn deall y byddent yn cael eu diogelu pe baent yn codi pryder gyda’r gred resymol bod eu hadroddiad wedi ei wneud er budd y cyhoedd.

Eglurodd yr HLHRDS y byddai'r partneriaid busnes AD yn hyrwyddo'r Polisi o fewn eu gwasanaethau eu hunain, a byddai cynnwys y Polisi Rhannu Pryderon yn cael ei drosi i fformat e-ddysgu er mwyn galluogi mynediad ar gyfer ei ddefnyddio fel ymarfer ymwybyddiaeth.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr P. Whitham, rhoddodd yr HLHRDS gadarnhad y byddai'r Polisi Rhannu Pryderon yn berthnasol i drydydd partïon, cyrff allanol, ymgynghorwyr a byddai ar gael i  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi wedi’i amgáu).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a ddosbarthwyd eisoes) i’w ystyried.

Cadarnhaodd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor yn amodol ar gynnwys yr adroddiadau canlynol:-

28 Medi 2016:-

-               Bod Llythyr Ymholiadau Archwilio Corfforaethol Sir Ddinbych yn cael ei gynnwys yn y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol ar gyfer Medi 2016.

-               Cynnwys Adroddiad Consortiwm Rhanbarthol GwE yn y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol ar gyfer Medi 2016.

-               Adroddiad Datganiad Ariannol Swyddfa Archwilio Cymru (i gynnwys Llythyr Sicrwydd Swyddfa Archwilio Cymru).

23 Tachwedd 2016:-

-               Adroddiad Rheoliad Ariannol – Diweddariad i gael ei gynnwys yn y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol ar gyfer Tachwedd 2016

Ionawr, 2017:-

-               Diweddariad Rheoliadau Ariannol Ysgolion - Nododd yr Aelodau gais a dderbyniwyd gan y Cynghorydd P.C. Duffy fod yr eitem hon yn cael ei hystyried yng nghyfarfod Tachwedd 2016.  Ar ôl ystyried yr amserlenni roedd yr Aelodau yn teimlo y dylai'r adroddiad gael ei gynnwys yn y rhaglen gwaith i'r dyfodol ar gyfer Ionawr 2017.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr P. Whitham mewn perthynas â'r Gofrestr Risg Gorfforaethol, cadarnhawyd bod Adroddiad Blynyddol yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.  Eglurodd yr HLHRDS fod Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cynnwys y trefniadau monitro ar gyfer rheoli risgiau.  Dywedodd wrth y Pwyllgor fod yr elfen perfformiad o sicrhau bod risgiau yn cael eu lliniaru a'u rheoli'n briodol yn swyddogaeth archwilio.

PENDERFYNWYD - yn amodol ar yr uchod bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

        (CIW i Weithredu)

Daeth y cyfarfod i ben am 11.15am.