Agenda and draft minutes

Penodi Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol am y flwyddyn i ddod.

PENDERFYNWYD penodi’r Cynghorydd Jason McLellan yn Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar gyfer y flwyddyn sydd i ddod.

Penodi Is-Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol am y flwyddyn i ddod.

PENDERFYNWYD Penodi’ Is Cynghorydd Win Mullen-James yn Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar gyfer y flwyddyn sydd i ddod.

Cynghorydd Jason McLellan, Peter Duffy and Alice Jones.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Ni fu i unrhyw Aelod ddatgan cysylltiad personol na chysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fusnes a oedd i’w ystyried yn y cyfarfod.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 27 Ebrill 2016.

Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 27 Ebrill, 2016.

Materion yn codi:-

12. Archwiliad Mewnol Amddiffyn Arfordir Gorllewin o Gam 3 Cynllun Amddiffyn Arfordir Gorllewin y Rhyl - Mewn ymateb i sylwadau cadarnhaol a wnaed gan Mr P. Whitham ynghylch Cam 3 Cynllun Amddiffyn Arfordir Gorllewin y Rhyl y prosiect cyntaf i gael ei adolygu gan ddefnyddio'r rhestr wirio, cadarnhaodd y HIA y byddai y broses hon yn cael ei mabwysiadu ar gyfer prosiectau eraill. 

PENDERFYNWYD – y dylid derbyn a chymeradwyo’r Cofnodion fel cofnod cywir.

I ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi'n amgaeedig) yn ceisio sylwadau ac arsylwadau ar y Cyfansoddiad drafft.

Roedd adroddiad gan y Swyddog Monitro eisoes wedi ei ddosbarthu, a oedd yn darparu’r Aelodau â chopi o’r Cyfansoddiad drafft i gael sylwadau ac arsylwadau cyn cyflwyno hwn i'r Cyngor Llawn yn ei gyfarfod ym mis Gorffennaf.

Darparodd y Swyddog Monitro grynodeb manwl o’r adroddiad ac eglurodd bod Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol angen i unrhyw newidiadau a fwriedir i Gyfansoddiad y Cyngor gael eu hystyried yn gyntaf cyn cael eu mabwysiadu'n ffurfiol gan y Cyngor Llawn.

Roedd adroddiadau blaenorol wedi ystyried y newidiadau arfaethedig i Erthyglau’r Cyfansoddiad, cynigion mewn perthynas â dirprwyo i aelodau’r Cabinet wneud penderfyniadau, mewn perthynas â phenderfyniadau anallweddol, a newidiadau i Reolau Cyflogaeth Swyddog a Thâl yr Aelodau: y Cynllun Dirprwyo Swyddog wedi’i ddiweddaru a oedd yn adlewyrchu ailstrwythuro newydd o’r uwch swyddogion a’r Protocol ar Gysylltiadau Aelodau/ Swyddogion.

Yn ystod y deuddeg mis diwethaf, roedd y Gweithgor Cyfansoddiad wedi cyfarfod i ystyried y newidiadau arfaethedig; cyn i’r Swyddog Monitro adrodd ar bob cam o gynnydd i’r Pwyllgor hwn.    Cafodd nifer o feysydd eu trafod gan gynnwys mwy o dryloywder a hysbysiad ymlaen llaw i wneud penderfyniad gan naill ai Aelod neu Uwch Swyddog, mewn perthynas â phenderfyniadau penodol yr oeddynt ar fin eu gwneud dan bwerau dirprwyedig; a ddylai aelodau o’r cyhoedd allu cyflwyno cwestiynau i’r Cabinet neu’r Cyngor Llawn; cyfyngiadau ar amser ar gyfer cyfarfod: Cadeirydd yn llofnodi pob dogfen gyfreithiol dan sêl; dirprwyon ar Bwyllgorau a newid y protocol ar gysylltiadau Swyddogion/ Aelodau.

Cynhaliwyd gweithdy Aelodau ar 1 Mawrth 2016 er mwyn cyflwyno aelodaeth ehangach i’r Cyfansoddiad newydd arfaethedig.  Roedd y ddogfen wedi'i hatodi fel Atodiad 1 a darparodd y Swyddog Monitro grynodeb manwl o'r newidiadau canlynol: -

·                     Adran Diffiniad Estynedig

·                     Adran 3 yn nodi sut y gall aelodau o’r cyhoedd gael gwybodaeth a bod yn gysylltiedig

·                     Adran 4 Fframwaith Polisi wedi’i ddiweddaru

·                     Adran 9 - Rhestru pob pwyllgor rheoleiddio a phwyllgorau eraill, gan gynnwys Cydbwyllgorau.

·                     Adran 11 – yn nodi pwy yw’r Swyddogion statudol ‘Priodol’ y Cyngor a’u swyddogaethau a meysydd cyfrifoldeb.

·                     Adran 12 – Cyllid, Cytundebau a Materion Cyfreithiol a chael gwared â gofyniad y Cadeirydd y Cyngor i lofnodi pob cytundeb yn unigol neu drafodion eiddo a wneir dan sêl. 

·                     Adran 13 yn nodi Cynllun Dirprwyo Aelodau Cabinet diwygiedig a Chynllun Dirprwyo Swyddogion diwygiedig.

Roedd y Cyfansoddiad newydd yn cynnwys y Codau a Phrotocolau heb eu newid gan fod y broses ymgynghori wedi cadarnhau eu bod yn addas i’r diben ac yn gweithio'n barod:

·                     Gweithdrefnau gwrandawiadau’r Pwyllgor Safonau

·                      Cod Ymddygiad Gweithwyr

·                     Disgrifiadau Rôl i Aelodau

·                     Protocol Hunanreoleiddio’r Aelodau

·                     Protocol Cyswllt ag Aelodau

·                     Protocol ar Fynediad at Wybodaeth i Aelodau

·                     Cod Arferion Gorau i Gynghorwyr a Swyddogion sy'n delio â Materion Cynllunio

·                     Protocol ar Swyddogaeth Cadeirydd ac Arweinydd wrth Gynrychioli’r Cyngor

·                     Protocol ac Arweiniad i Aelodau Etholedig a Benodwyd i Gyrff Allanol

Mae’r Cyfansoddiad newydd yn cynnwys y canlynol a oedd wedi cael eu diweddaru a’u cymeradwyo yn ddiweddar gan y Cyngor Llawn:

·                     Polisi Rhannu Pryderon

·                      Rheolau’r Weithdrefn Gontractau

·                     Cod Ymddygiad diwygiedig i Aelodau

Amlygwyd pwysigrwydd a pherthnasedd cyfansoddiad modern addas at y diben yn yr adroddiad.  Roedd Gweithgor Cyfansoddiad y Cyngor, y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth ac aelodaeth ehangach trwy weithdy, wedi bod yn rhan o’r drafodaeth ar y cynigion allweddol yn y cyfansoddiad newydd. 

Cyfeiriodd y Cynghorydd S.A. Davies at dudalen 9 o'r adroddiad "cymryd rhan - aelodau o'r cyhoedd" a phwysleisiodd y pwysigrwydd i Aelodau Lleol gael gwybod ar unwaith am unrhyw faterion neu gwynion yn ymwneud â'u wardiau.  Darparodd y Swyddog Monitro fanylion y protocol a fabwysiadwyd ar gyfer cysylltu ag Aelodau, a oedd yn nodi y dylai Aelod gael ei hysbysu  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

I ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi'n amgaeedig) ar y diwygiadau i strategaeth y Cyngor ar gyfer atal a chanfod twyll, llygredigaeth a llwgrwobrwyaeth.

Roedd adroddiad gan y Swyddog Monitro a oedd yn manylu ar ddiwygiadau i strategaeth y Cyngor ar gyfer atal a chanfod twyll, llygredigaeth a llwgrwobrwyaeth, eisoes wedi cael ei ddosbarthu.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro yr adroddiad a oedd yn rhoi manylion y strategaeth wedi'i diweddaru.  Eglurodd bod y Cyngor yn cyflogi nifer sylweddol o staff ac yn gwario miliynau o bunnoedd y flwyddyn.  Roedd yn comisiynu ac yn darparu amrywiaeth eang o wasanaethau i unigolion a chartrefi ac mae wedi gweithio gydag ystod eang o sefydliadau yn y sectorau preifat, cyhoeddus a gwirfoddol.

Cyfeiriodd at y perygl parhaus o golled oherwydd twyll a llygredd o ffynonellau mewnol ac allanol.  Hefyd roedd perygl parhaus o lwgrwobrwyo gan fod y Cyngor yn darparu ac yn caffael nwyddau, gwaith a gwasanaethau, ac roedd wedi rhoi systemau cymesur ar waith i leihau'r risg hwn ac roedd y rhain yn cael eu cadw dan arolwg.  Roedd y Cyngor yn cydnabod yn ogystal ag achosi colled ariannol, fod twyll a llygredigaeth hefyd yn niweidiol i ddarparu gwasanaethau a niweidio enw da'r Cyngor a chyrff cyhoeddus yn gyffredinol. 

Roedd Strategaeth ddrafft, Atodiad 1, wedi ei gynnwys gyda'r adroddiad.  Roedd y Polisi wedi bod yn un ddogfen fawr hir, fodd bynnag, roedd y datganiad polisi bellach yn un tudalen o hyd ar ddechrau'r ddogfen strategaeth a oedd yn cynnwys y prif egwyddorion y bydd y Cyngor yn ddefnyddio wrth fynd i'r afael â thwyll, llwgrwobrwyo a llygredigaeth.  Yn y Datganiad Polisi a’r gweithdrefnau sy’n ei gefnogi, darparodd y Cyngor neges glir yn nodi na fydd yn goddef unrhyw anweddustra gan weithwyr, Aelodau Etholedig neu sefydliadau trydydd parti.    Cafodd unrhyw bolisi oedd yn honni i wrthsefyll y bygythiad o dwyll a llygredigaeth ei gadw'n gyfoes a'i adolygu yng ngoleuni datblygiadau deddfwriaethol, technolegol a phroffesiynol newydd. 

Cafodd Polisi Gwrth-dwyll a Llygredd presennol y Cyngor ei gymeradwyo yn 2006, ac roedd y strategaeth ddrafft ddiwygiedig wedi ystyried newidiadau i ddeddfwriaeth a ddaeth yn sgil Deddf Llwgrwobrwyaeth 2010. Roedd y canllawiau yn cynnwys canllawiau arfer gorau, fel y Cod Ymarfer Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth ar gyfer rheoli'r Risg o Dwyll a Llygredd.           

Er nad oedd gan y Cyngor lawer o brofiad o weithgaredd twyllodrus wedi’i ganfod yn y blynyddoedd diweddar, roedd hi’n bwysig iawn i barhau i fod yn wyliadwrus a bod holl weithwyr, aelodau etholedig a phartneriaid yn ymwybodol o’r risg o dwyll a sut i adrodd am bryderon neu ddrwgdybiaethau.    Darparodd y strategaeth gyngor clir ar sut, ac i bwy y dylid adrodd am unrhyw ddrwgdybiaethau.  Hefyd, roedd datganiad clir o ymrwymiad y Cyngor i gymryd camau gorfodi cadarn lle bynnag y datgelwyd gweithgaredd anghyfreithlon neu lwgr.

Roedd Cod Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth yn argymell y dylai sefydliad gydnabod cyfrifoldeb i sicrhau bod risg o dwyll a llygredigaeth yn cael eu rheoli’n effeithiol, adnabod dadleniad penodol at risg, datblygu strategaeth gwrth-dwyll, darparu adnoddau i gefnogi’r strategaeth honno a rhoi polisïau mewn lle i gefnogi’r strategaeth.    Byddai’r Cyngor yn parhau i addasu a mabwysiadu dulliau rhagweithiol i atal gweithgareddau twyllodrus, a byddai Archwilio Mewnol yn cynnal adolygiad blynyddol o effeithiolrwydd y rheolaethau hyn.

Codwyd y materion canlynol gan Mr P. Whitham a chafwyd ymateb iddynt:

-               Roedd y gair "lladrad" wedi ei gynnwys yn rhif 1 o'r Datganiad Polisi, ond nid mewn mannau eraill.

-                Awgrymodd y dylid naill ai ei hepgor neu ei gynnwys yn gyson. Cafwyd cadarnhad bod y gwaith sicrwydd yn ymwneud â'r asesiad risg blynyddol, y cyfeirir ato ar dudalen 15 yr adroddiad, yn cael ei wneud gan Archwilio Mewnol a byddai hyn wedyn yn cyfarwyddo’r Gofrestr Risg. 

-               Darparodd y swyddogion gadarnhad  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid (copi’n amgaeedig) ar y Diweddaru Rheoliadau Ariannol y Cyngor.

Roedd adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid, a oedd yn amlinellu'r ffactorau ar gyfer gwneud diwygiadau ac i gyflwyno meysydd allweddol o newid, eisoes wedi'i ddosbarthu.

Rhoddodd y Cynghorydd J. Thompson-Hill, gyda chymorth y Prif Swyddog Cyllid, grynodeb fanwl o'r adroddiad.  Eglurwyd bod y Rheoliadau Ariannol yn rhan o Gyfansoddiad y Cyngor ac yn darparu fframwaith ar gyfer rheoli ei faterion ariannol.  Roedd Rheoliadau Ariannol y Cyngor yn cael eu hadolygu a'u ddiweddaru o bryd i'w gilydd ac roedd yr adroddiad yn cyflwyno diwygiadau arfaethedig i'w hystyried a’u hargymell i'r Cyngor Llawn.   

Roedd y Rheoliadau Ariannol yn nodi nifer o egwyddorion a rheolau a helpodd i sicrhau bod y cyngor yn gweithredu gyda system gadarn o reolaeth fewnol a llywodraethu effeithiol.  Roedd yr egwyddorion a'r rheolau yn gyson gan mwyaf ond gallai'r modd y cânt eu trefnu a’u defnyddio newid wrth i'r Cyngor ad-drefnu'r, newidiadau technoleg a diweddaru statud.  Mae Rheoliadau Ariannol y Cyngor yn cynnwys cymhwyso gweithdrefnol yn ogystal â gosod allan y rheolau, ac roeddent yn seiliedig ar y model a argymhellir gan y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth.   

Roedd rhai o’r prif newidiadau i’r Rheoliadau, Atodiad 1 yn gryno yn cynnwys:

·                     Diweddaru i adlewyrchu’r strwythur rheoli diweddaraf a therminoleg

·                     Tynnu rheoliadau diangen

·                     Diweddaru gweithdrefnau i adlewyrchu'r newidiadau technolegol diweddaraf

·                     Nodi newidiadau i ddeddfwriaethau neu ddeddfwriaeth newydd, fel Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol

Hysbyswyd yr Aelodau bod hwn yn adolygiad sylweddol o'r Rheoliadau.  Cynigwyd yn y dyfodol, bod y Rheoliadau yn cael eu hadolygu mewn adrannau bob blwyddyn i wneud y broses yn fwy hylaw.  Byddai unrhyw newidiadau penodol sylweddol sydd eu hangen cyn y cyfnod adolygu yn cael eu gweithredu.

Cyfeiriodd Mr P. Whitham at y pennawd yn Adran 13 "Atal Twyll a Llygredd" ac awgrymodd y dylid ystyried diwygio’r pennawd i gynnwys y gair Llwgrwobrwyo.

Mewn ymateb i bryderon a godwyd gan Mr P. Whitham, eglurwyd bod yn ofynnol i ysgolion gael set o Reoliadau Ariannol a gallent fabwysiadu Polisi'r Cyngor pe dymunent, neu fabwysiadu polisi tebyg a fyddai’n darparu'r un lefel o sicrwydd.  Eglurodd y Cynghorydd B.A. Smith bod y Cyngor yn y broses o adolygu eu Polisïau a theimlai na fyddai'n berthnasol i wneud cyfeiriad penodol at ysgolion yn y Polisi.

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn argymell bod y Cyngor Llawn yn cymeradwyo'r newidiadau arfaethedig i'r Rheoliadau Ariannol.

      (RW i Weithredu)

Roedd adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid, a oedd yn rhoi diweddariad ar y broses i gyflawni'r gyllideb refeniw ar gyfer 2017/18, wedi ei ddosbarthu eisoes.  Roedd copi o'r adroddiad a'r atodiadau a gyflwynwyd i'r Briffio Cyngor ar 7 Mehefin, 2016 hefyd wedi cael ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod

Eglurodd y Cynghorydd J. Thompson-Hill na fu llawer o newid ers cyflwyno'r adroddiad blaenorol i'r Pwyllgor ym mis Ebrill, 2016. Nod proses y gyllideb oedd sicrhau bod y Cyngor yn cyflwyno cyllideb gytbwys a chyfeiriwyd at yr ansicrwydd ynghylch lefel y setliadau ariannol yn y blynyddoedd diwethaf a oedd wedi gwneud cynllunio ariannol yn fwy heriol.  Roedd y setliad refeniw ar gyfer 2016/17 yn well na'r hyn a ragwelwyd ond roedd diffyg arwyddion cynllunio ariannol ystyrlon ar gyfer y dyfodol.  Y gobaith oedd mynd i'r afael â hyn yn dilyn etholiadau mis Mai 2016 gan fod yr ansicrwydd ac amrywiadau o flwyddyn i flwyddyn sydd wedi bod yn norm ers 2013 yn peri risg sylweddol i gyflwyno cyllidebau yn y dyfodol.  Er na wyddom yr union lefelau, mae'n debygol y bydd gostyngiadau cyllid i awdurdodau lleol yng Nghymru yn parhau yn y tymor canolig ac er y bydd y Cyngor bob amser yn ymdrechu i fod yn fwy effeithlon er mwyn arbed arian, efallai na fydd hyn ynddo'i hun yn ddigonol yn y dyfodol.

Eglurwyd y byddai proses y gyllideb arfaethedig ar gyfer 2017/18 yn helpu i gyflwyno cyllideb gytbwys a bydd yn galluogi'r Cyngor i ystyried rhagdybiaethau cyllid allweddol, pwysau gwasanaeth, lefelau arian parod wrth gefn a lefelau ffioedd a thaliadau yn y Cyngor.

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

I ystyried adroddiad gan y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio (copi'n amgaeedig) sy'n manylu ar achosion o dorri'r Ddeddf Diogelu Data a chwynion yn ymwneud â deddfwriaeth Rhyddid Gwybodaeth.

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio (HBIM) eisoes wedi'i dosbarthu.

Cyflwynodd y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio yr adroddiad yn cwmpasu'r cyfnod o Ebrill 2015 i Mawrth 2016 ac yn rhoi manylion achosion o dorri'r Ddeddf Diogelu Data gan y Cyngor a oedd wedi bod yn destun ymchwiliad gan yr Uwch Swyddog Risg Gwybodaeth (SIRO).  Mae hefyd yn ymdrin â chwynion am y Cyngor yn ymwneud â deddfwriaeth Rhyddid Gwybodaeth sydd wedi cael eu cyfeirio at Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, ac yn rhoi rhywfaint o wybodaeth am geisiadau Mynediad i Wybodaeth/ Rhyddid Gwybodaeth a wneir i'r Cyngor.  Mae Polisi Diogelu Data y Cyngor yn gofyn am adroddiad blynyddol ar gynnydd i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

Roedd gan y Swyddog Diogelu Data ac Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth (SIRO) gyfrifoldeb am sicrhau bod yr wybodaeth a gedwir gan y Cyngor yn cael ei reoli yn ddiogel ac yn effeithiol yn unol â'r ddeddfwriaeth.  Darparwyd manylion y broses.

Ni fu unrhyw achosion difrifol o dorri’r Ddeddf Diogelu Data yn y Cyngor yn ystod 2015/16.  Bu pum achos lle cafodd data personol ei golli neu beryglu ac roedd y rhain wedi cael eu hymchwilio gan y SIRO.  Nid oedd yr un yn cael ei ystyried yn ddigon difrifol i warantu adrodd i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth a darparwyd manylion yr achosion.

O ganlyniad i un o ymchwiliadau’r Uwch-Berchennog Risg Gwybodaeth roedd mwy o ffocws ar y systemau a’r prosesau yn y timau lle y digwyddodd yr achosion hyn.  Cynhaliwyd sesiynau gweithdy gyda’r timau gweinyddol yn y Gwasanaethau Plant ac Addysg i archwilio sut y gellir adolygu eu prosesau a sut i sicrhau bod yr wybodaeth a gedwir ganddynt yn cael ei diweddaru gan grwpiau proffesiynol eraill.  Mae manylion y mentrau ymarferol a gyflwynwyd wedi cael eu cynnwys yn yr adroddiad.

Roedd disgwyl i'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) newydd gael eu cyhoeddi ym mis Gorffennaf, 2016. Byddai cyfnod pontio o 2 flynedd cyn iddynt ddod yn orfodadwy yn 2018 ac y byddent yn cymryd lle'r Ddeddf Diogelu Data 1998 cyfredol. Byddai'r GDPR yn cynnwys rhai gofynion newydd a fyddai golygu bod angen i Reolwyr Data ystyried a chael y bobl, prosesau a gweithdrefnau iawn yn eu lle yn barod ar gyfer 2018. Roedd manylion am y gofynion newydd wedi eu cynnwys yn yr adroddiad, ynghyd ag amlinelliad o'r cytundeb WASPI (Cytundeb Cymru ar Rannu Gwybodaeth Bersonol) .  Byddai’r rheoliadau newydd yn rhoi mwy o bwyslais ar arddangos y sail gyfreithiol ar gyfer rhannu gwybodaeth yn y dyfodol, ond dylai bod hyn yn bosibl o fewn y trefniadau WASPI presennol.

Roedd crynodeb o geisiadau Rhyddid Gwybodaeth a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol wedi cael eu cynnwys yn yr adroddiad.  Darparodd Tabl 1 fanylion nifer y ceisiadau a gwblhawyd ar gyfer 2015/16 a 2014/15. Roedd y ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol wedi'u canoli ar feysydd penodol ac roeddent gan mwyaf yn gysylltiedig â busnes neu odi wrth unigolion.  Roedd manylion yn ymwneud â'r ymgeiswyr mwyaf aml dros y 12 mis diwethaf wedi cael ei gynnwys mewn tabl yn yr adroddiad. 

Roedd manylion mathau o ymgeiswyr ar gyfer 2015/ 2016 wedi cael ei gynnwys yn Nhabl 2. Mewn rhai achosion, cafodd penderfyniadau ynglŷn â mynediad i wybodaeth eu herio gan yr ymgeiswyr, neu nid oedd cytundeb yn fewnol ynghylch a ddylai gwybodaeth a gedwir gan y Cyngor gael ei rhyddhau ai peidio.  Cafodd yr achosion hyn eu hadolygu gan Banel o dan gadeiryddiaeth y HLHRDS, a darparodd Atodiad A restr o'r achosion a adolygwyd.

Yn 15/16, ni ymchwiliwyd unrhyw gwynion am y Cyngor o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.  Fel ymateb i gwynion  ...  view the full Cofnodion text for item 11.

I ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol sy’n rhoi manylion ar yr adroddiad Archwilio Mewnol diweddar ar Reoli Cronfeydd Ysgol a gafodd sgôr sicrwydd 'Isel' (copi'n amgaeedig).

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol eisoes wedi'i ddosbarthu, a oedd yn hysbysu’r Pwyllgor am adroddiad Archwiliad Mewnol diweddar ar Reoli Cronfeydd Ysgol a gafodd sgôr sicrwydd 'Isel'.

Roedd y Pwyllgor yn derbyn adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol ar gyfer pob cyfarfod a oedd yn cynnwys manylion yr adroddiadau Archwilio Mewnol a gyhoeddwyd, ac roedd y rhain fel arfer yn derbyn adroddiadau sicrwydd ‘Uchel’ neu ‘Canolig’.  Byddai'r Pwyllgor yn cael adroddiad pan fyddai sgôr sicrwydd 'Isel' neu ‘Dim Sicrwydd’ yn cael ei gyhoeddi er mwyn ei alluogi i drafod gwelliannau i gael eu gweithredu gyda'r rheolwr perthnasol.  Roedd yr adroddiad Archwilio Mewnol llawn ar Reoli Cronfeydd Ysgol Gwirfoddol wedi’i gynnwys yn Atodiad 1.

Darparodd y Pennaeth Archwilio Mewnol grynodeb manwl o'r adroddiad ac eglurodd fod yr adolygiad wedi cael ei wneud i roi sicrwydd ar reolaethau ariannol o fewn y gwaith o reoli cronfeydd ysgol gwirfoddol ar gyfer Swyddog A151 y Cyngor, ac adroddiad Archwilio Blynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol.  Roedd yr adolygiad wedi nodi gwendidau a allai arwain at golled ariannol, gwallau a / neu dwyll.  Eglurwyd y byddai angen dwyn sylw holl ysgolion Sir Ddinbych at y materion a oedd yn deillio o'r adolygiad.

Roedd y cyfrifoldeb am gronfa ysgol gwirfoddol ysgol yn gorffwys yn y pen draw gyda Chorff Llywodraethu yr ysgol, er yn ymarferol y byddai cyfrifoldeb gweithredol yn cael ei ddirprwyo i'r Pennaeth.  Rhaid i Gyrff Llywodraethu sicrhau bod arian yn cael ei ddefnyddio'n briodol mewn modd agored a thryloyw, ac er lles y disgyblion.

Nododd yr adolygiad nifer sylweddol o wendidau yn rheolaeth a gweinyddiaeth cronfeydd ysgolion.  Roedd diffyg eglurder hefyd ynglŷn â rolau a chyfrifoldebau rheolwyr cyllid ysgolion, tîm Cymorth Addysg ac Archwilio Mewnol mewn perthynas â chronfeydd ysgolion i wneud y gorau o lywodraethu a chraffu’r cronfeydd hyn. Mae canllawiau wedi'u darparu i'r holl ysgolion yn flaenorol, er bod rhai heb eu cymhwyso neu rai ohonynt nad ydynt yn ymwybodol o’r canllawiau.   Bydd gwaith archwilio yn parhau gyda Chymorth Addysg i ddiweddaru ac ail-gyflwyno’r ddogfen ganllawiau i wella rheolaeth effeithiol yr ysgolion o’u cronfeydd. Mae rhestr lawn o’r gwendidau a ganfuwyd wedi’i chynnwys yn Atodiad 1, a rhestr o'r achosion wedi'i chynnwys yn y Cynllun Gweithredu.

Cyfeiriodd y Pennaeth Archwilio Mewnol at y pwyntiau amlwg canlynol:-

-               Roedd wyth prif faterion, achosion sylfaenol, wedi eu nodi a'u rhestru yn yr adroddiad.

-               Amlygwyd Achos Sylfaenol Rhif 3 - "Does neb wedi cymryd y cyfrifoldeb am wneud penderfyniad ar sut y byddai ysgolion yn cael eu dwyn i gyfrif am reoli cronfeydd ysgol yn wael a gwneud yn siŵr ei fod wedi'i gynnwys yn y Cynllun Ariannu Ysgolion".

-               Amlygwyd yr angen i nodi cyfrifoldeb ac atebolrwydd, a phwysleisiwyd pwysigrwydd ac arwyddocâd darparu Tystysgrifau Archwilio.  Cadarnhaodd bod gwybodaeth canllaw yn nodi sut y dylai cronfeydd ysgol gael ei rheoli wedi cael ei ddosbarthu i ysgolion yn flaenorol, ac roedd hyn wedi cynnwys taenlenni a chopi o'r Dystysgrif Archwilio i’w chwblhau.  Cadarnhaodd y Cynghorydd M.L. Holland y farn y dylai pob Tystysgrif Archwilio gael eu cwblhau a'u cyflwyno’n briodol.

Darparwyd yr ymatebion canlynol i’r a materion a godwyd gan Mr P. Whitham -

-               Cytunwyd y gallai manylion y trosiant blynyddol agreg a’r balansau diwedd blwyddyn o'r ysgolion gael eu hadolygu a’u hanfon at Mr Whitham.

-               Mynegwyd pryderon nad oedd yr Uned Archwilio Mewnol wedi derbyn Tystysgrifau Archwiliad terfynol ar gyfer unrhyw un o'r ysgolion a oedd wedi eu cau neu eu cyfuno yn y pum mlynedd diwethaf.  Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol y byddai arian wedi trosglwyddo i'r ysgol newydd.

-              Roedd y Cynllun Gweithredu wedi ei gytuno gan  ...  view the full Cofnodion text for item 12.

I dderbyn cyflwyniad ar Hunanwerthuso’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (copi'n amgaeedig).

Teimlai'r Pwyllgor o ystyried nifer yr Aelodau a oedd yn bresennol yn y cyfarfod, y dylai’r HIA gysylltu ag Aelodau'r Pwyllgor yn unigol i asesu eu gofynion ynghylch proses Hunanwerthuso'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.  Cytunodd yr Aelodau y dylid adrodd ar ganlyniad y sesiynau i'r Pwyllgor. 

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cytuno bod y Pennaeth Archwilio Mewnol yn cysylltu ag Aelodau'r Pwyllgor yn unigol i asesu eu gofynion ynghylch y broses Hunanwerthuso, a bod canlyniad y sesiwn yn cael ei adrodd yn ôl i'r Pwyllgor.

     (IB i Weithredu)

I ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a ddosbarthwyd eisoes) i’w ystyried.

Cadarnhaodd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor yn amodol ar gynnwys yr adroddiadau canlynol:-

13 Gorffennaf 2016:

-               Bod eitem fusnes Proses Gyllideb 2016/17 yn cael ei dynnu oddi ar y Rhaglen Waith i'r Dyfodol ar gyfer cyfarfod Gorffennaf 2016.

28 Medi 2016:-

-               Bod Adroddiad Datganiad Ariannol Swyddfa Archwilio Cymru yn cael ei gynnwys yn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol ar gyfer mis Medi, 2016.

Ionawr, 2017:-

-               Bod Rheoli Cronfeydd Ysgol Gwirfoddol yn cael eu cynnwys yn y Rhaglen Waith i'r Dyfodol ar gyfer mis Ionawr, 2017.

PENDERFYNWYD - yn amodol ar yr uchod bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

        (CIW i Weithredu)

Daeth y Cyfarfod i ben am 11.55 a.m.