Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

 

Ni fu i unrhyw Aelod ddatgan cysylltiad personol na chysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fusnes a oedd i’w ystyried yn y cyfarfod.

 

 

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

 

Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

 

 

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 23 Mawrth 2016.

 

Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 23 Mawrth, 2016.

 

Cywirdeb: - Nodwyd fod yr Aelod Lleyg Mr Paul Whitham yn bresennol yn y cyfarfod.

 

PENDERFYNWYD – yn amodol ar yr uchod, derbyn a chymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir.

 

 

Ystyried adroddiad gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cymunedau (copi ynghlwm) ar y canfyddiadau o'r Prawf Sicrwydd ar gyfer uno Gwasanaethau Addysg a Gwasanaethau Plant a Theuluoedd yng Nghyngor Sir Ddinbych (CSDd).

 

 

Roedd adroddiad gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cymunedau (CDC) eisoes wedi cael ei ddosbarthu.

 

Eglurodd y CCC y gofynnwyd i’r Pwyllgor nodi adroddiad Prawf Sicrwydd a oedd yn cyflwyno canfyddiadau’r Prawf Sicrwydd ar gyfer uno Gwasanaeth Addysg a Gwasanaethau Plant a Theuluoedd yng Nghyngor Sir Ddinbych.  Mae'r ddau wasanaeth wedi bod yn gweithredu fel un gwasanaeth, gwasanaethau Addysg a Phlant, ers mis Ionawr, 2016.

 

Mae'r adroddiad wedi cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor er gwybodaeth ac i gynnig sicrwydd bod y broses o drosglwyddo i'r gwasanaeth newydd wedi cael ei reoli'n dda a risgiau wedi’u lliniaru.  Ym mis Medi 2014, datganodd y Prif Swyddog Gweithredol newidiadau arfaethedig i strwythur sefydliad y Cyngor, gan gynnwys dwyn ynghyd y Gwasanaeth Addysg a'r Gwasanaethau Plant a Theuluoedd i greu gwasanaeth newydd, Gwasanaethau Addysg a Phlant.  Mae hyn wedi bod yn orfodol yn Lloegr ers dros ddegawd ac mae’n dod yn fwyfwy cyffredin yng Nghymru.

 

Cytunwyd y dylid datblygu Prawf Sicrwydd a’i gynnal fel rhan o'r broses o drosglwyddo i'r strwythur sefydliad newydd.  Nod y Prawf Sicrwydd oedd darparu sicrwydd y byddai dyletswyddau statudol y Cyngor tuag at blant a phobl ifanc yn cael eu cynnal a'u cryfhau drwy'r strwythur sefydliad newydd.  Bydd ailadrodd y Prawf Sicrwydd yn cynnig sicrwydd dros gyfnod o amser bod y gwasanaeth newydd yn cydymffurfio â'r atebolrwydd statudol.

 

Eglurodd y CCC fod y Prawf Sicrwydd yn darparu sicrwydd ar:-

 

ü    gyflawni dyletswyddau statudol y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cymdeithasol a'r Cyfarwyddwr Addysg.

ü    penderfyniadau dirprwyedig ac unrhyw risgiau cysylltiedig a sut y byddai'r rhain yn cael eu rheoli.

ü    cryfderau a meysydd i ganolbwyntio arnynt yn y dyfodol ar gyfer y gwasanaeth newydd, o ran bodloni a rhagori ar ddyletswyddau statudol, a gwneud y mwyaf o botensial tîm Addysg a Phlant cyfunol.

ü    mewnbwn i adolygiad parhaus y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd o gyfansoddiad y Cyngor, yn benodol o amgylch atebolrwydd dirprwyedig swyddogion allweddol.

 

Roedd yr offerynnau statudol allweddol a oedd wedi llywio datblygiad y Prawf Sicrwydd wedi’u rhestru yn y Prawf Sicrwydd sydd wedi’u cynnwys yn Atodiad 1 yr adroddiad.

 

Roedd y Prawf Sicrwydd yn cynnwys y canlynol:-

 

·                     Adolygiad pen-desg a dogfennaeth o bob atebolrwydd statudol

·                     Proses o gyfweliadau strwythuredig gydag uwch reolwyr Gwasanaethau Addysg a Phlant a Theuluoedd a'r Cyfarwyddwr, Cymunedau

·                     Adolygiad o gyfarfodydd a fynychwyd gan aelodau'r ddau dîm rheoli

·                     Adolygiad o'r penderfyniadau dirprwyedig ar gyfer y ddau dîm rheoli

·                     Ymgynghori parhaus gyda staff yn gysylltiedig â newidiadau sefydliadol

·                     Ymgysylltiad parhaus ag aelodau etholedig, gan gynnwys y ddau aelod Arweiniol a'r Arweinydd yn uniongyrchol, a mynychu pob Grŵp Ardal Aelodau yn hydref 2015.

Roedd canfyddiadau allweddol/camau gweithredu wedi’u eu cynnwys yn y Prawf Sicrwydd yn Atodiad 1.

 

·      Cafodd strwythur y sefydliad ei ddiwygio a dyrannwyd swyddi uwch fel y nodir ar dudalen 4 yn Atodiad A.

·      Cafodd presenoldeb mewn cyfarfodydd allanol eu hadolygu a chytunwyd ar ddirprwyaethau

·      Cafodd cyfarfodydd rheoli mewnol eu hadolygu a chytunwyd ar strwythur

·      Cafodd penderfyniadau dirprwyedig eu bwydo i mewn i'r adolygiad gan y gwasanaethau Cyfreithiol, o Gyfansoddiad y Cyngor

·      Cafodd y risgiau a chamau lliniaru eu nodi a'u cytuno arnynt.

Roedd canfyddiadau allweddol Asesiad Effaith Cydraddoldeb yn cynnwys:-

 

·                     Ar y cyfan, gwelwyd rhai canlyniadau cadarnhaol mewn perthynas â diogelu plant a phobl ifanc, er enghraifft.

·                     Dylai'r gwaith colegol ar draws y gwasanaeth alluogi mwy o gyfle cyfartal ar gyfer y grŵp diamddiffyn hwn

·                     Roedd risg posibl i'r tîm rheoli o'r llwyth gwaith ychwanegol a'r newidiadau mewn strwythur rheoli.  Byddai hyn yn cael ei adolygu ar sail barhaus drwy gyfarfodydd rheoli rheolaidd.

 

Roedd unrhyw risgiau a chamau i'w lliniaru wedi'u hamlinellu yn y Gofrestr Risg.

 

Darparodd y CCC yr ymatebion canlynol i gwestiynau a  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Derbyn adroddiad a chyflwyniad gan Swyddfa Archwilio Cymru (copi ynghlwm) ar yr Adroddiad Gwella Blynyddol 2015/16.

 

 

Cyflwynodd y Cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru (GB) (CSAC) yr adroddiad ac eglurodd y byddai'r adroddiad yn cael ei gyflwyno yn y dyfodol mewn fformat newydd a fyddai'n cynnwys pedwar adroddiad yn ymdrin â:-

 

-               Gwydnwch ariannol

-               Trefniadau ar gyfer Trawsnewid

-               Trefniadau llywodraethu

-               Archwiliad sy’n seiliedig ar risg o Drefniadau Corfforaethol

 

Fe eglurodd fod yr adroddiad wedi cael ei lunio ar adroddiad perfformiad y Cyngor yn seiliedig ar waith a wnaed gan Reoleiddwyr eraill megis AGGCC, Estyn a gwaith Swyddfa Archwilio Cymru a gwaith a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn yn ymwneud â chraffu, llywodraethu a gwytnwch ariannol a threfniadau ar gyfer darparwyr gwasanaeth amgen.

 

Gyda chymorth cyflwyniad PowerPoint rhoddodd  Gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru grynodeb fanwl o bob un o'r meysydd canlynol o fewn Adroddiad Gwella Blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru 2015/16:-

 

·                     Cyfranwyr Asesu Perfformiad

·                     Canfyddiadau Asesu Perfformiad

·                     Defnyddio adnoddau

·                     Llywodraethu

·                     Casgliadau cyffredinol

 

Eglurodd Gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru mai’r casgliad cyffredinol oedd bod gan y Cyngor drefniadau rheoli ariannol ac archwilio cadarn, ac yn parhau i wneud cynnydd o ran cyflawni gwelliannau yn y rhan fwyaf o'i feysydd blaenoriaeth, ac roedd hyn wedi cyflwyno neges gadarnhaol iawn.

 

Ategodd y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio, yn gyffredinol roedd yr adroddiad wedi bod yn dda iawn.  Serch hynny, fe dynnodd sylw at dri maes lle mae materion wedi cael eu hamlygu:-

 

-               Materion AGGCC yn ymwneud â Gwasanaethau Cymdeithasol:-

·                     Roedd trefniadau ar gyfer diogelu oedolion diamddiffyn wedi cael eu cwestiynu mewn perthynas â rheoli'r broses a chadernid y gweithdrefnau a fabwysiadwyd.  Er ei bod wedi ei nodi nad yw defnyddwyr gwasanaethau wedi cael eu rhoi mewn perygl, cyflwynwyd trefniadau i fynd i'r afael â'r pryderon a amlygwyd a byddai'r rhain yn cael eu profi gan AGGCC.  Cafodd yr aelodau wybod bod y safonau cenedlaethol ar gyfer derbyn atgyfeiriadau wedi ei fabwysiadu erbyn hyn.

·                     Fe ystyriwyd fod lefel y ddarpariaeth Gofal Cartref yn foddhaol.  Fodd bynnag, gellid trafod cyflogi swyddogion monitro ychwanegol os bydd yr adolygiad, sy'n cael ei gynnal ar hyn o bryd, yn dynodi camau o'r fath.

 

-               Presenoldeb aelodau mewn cyfarfodydd Archwilio:-

·           Amlinellodd Pennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a’r Gwasanaethau Democrataidd (HLHRDS) y camau a gymerwyd i fynd i'r afael â'r pryderon a amlygwyd, a oedd wedi cael eu derbyn.  Eglurodd fod newidiadau strwythurol wedi cael eu harchwilio er mwyn cynorthwyo â phresenoldeb Aelodau mewn cyfarfodydd, megis adolygu’r  Cyfansoddiad, ffurfio Gweithgor i edrych ar amser a hyblygrwydd lleoliad, defnyddio dirprwy Aelodau a chael gwared ar gyfyngiadau eraill.

  

-               Trefniadau Ariannol:-

·                     Eglurodd y HPPB bod nifer o fodelau cyflwyno llwyddiannus gwahanol wedi cael eu datblygu, ac ymagwedd gorfforaethol wedi ei baratoi er mwyn asesu a chymeradwyo'r datblygiad gyda'r bwriad o ddeall costau ac effeithiau priodol.

·                     Cyfeiriwyd at incwm y gwasanaeth a'r prosesau codi tâl blaenorol, a datblygu a chyflwyno Cofrestr Corfforaethol Ffioedd a Thaliadau.  Mae'r Pennaeth Archwilio Mewnol a’r Uwch Archwilydd yn cydnabod bod gwelliannau wedi'u nodi.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr P. Whitham, cadarnhaodd y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio y byddai'r meysydd o bryder a amlygwyd yn cael ei gynnwys yng Nghofrestrau Risg y Gwasanaeth perthnasol.

 

Mynegodd y Cynghorydd J.A. Davies ei siom, er iddo gael ei nodi bod y broses archwilio’n gweithio'n dda roedd pryderon yn parhau yn ymwneud â'r asiantaethau gofal, ac roedd hi'n cwestiynu os oedd nifer digonol o asiantaethau gofal.  Eglurodd y Pennaeth Gwella Busnesa  Moderneiddio nad oedd y pryderon a godwyd yn ymwneud â safon y gofal a ddarperir, ond at y ffordd y mae'r asiantaethau gofal a darparu trefniadau gofal cartref yn cael eu monitro a'u rheoleiddio.  Amlinellodd Gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru y broses a fabwysiadwyd a'r meysydd a archwiliwyd wrth  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid (copi ynghlwm) a oedd yn nodi crynodeb o'r canlyniadau allweddol o waith ardystio Swyddfa Archwilio Cymru ar grantiau a ffurflenni grant 2014/15 y Cyngor.

 

 

Roedd adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid wedi cael ei ddosbarthu yn flaenorol.

 

Cafodd yr aelodau wybod bod adroddiad o'r enw 'Ardystio Grantiau a Ffurflenni 2014 – 15 Cyngor Sir Ddinbych' wedi cael ei baratoi gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) ac mae wedi’i ddosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.   Mae'r adroddiad yn nodi crynodeb o'r canlyniadau allweddol o waith ardystio Swyddfa Archwilio Cymru ar grantiau a ffurflenni’r Cyngor yn 2014/15.  Roedd y SAC wedi gofyn i'r adroddiad mewnol gael ei gyflwyno yn flynyddol i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol er gwybodaeth.

 

Cyflwynodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru yr adroddiad sy’n nodi crynodeb o'r canlyniadau allweddol o waith ardystio Swyddfa Archwilio Cymru ar grantiau a ffurflenni’r Cyngor 2014/15, ac roedd at ddefnydd mewnol Cyngor Sir Ddinbych. 

 

Roedd yr adroddiad yn crynhoi prif gasgliadau ac argymhellion o’r gwaith, ac yn nodi bod gan y Cyngor drefniadau digonol ar waith ar gyfer cynhyrchu a chyflwyno ceisiadau grant 2014/15.  Roedd y prif addasiad a nodwyd yn ymwneud â Chymhorthdal y Cyfrif Refeniw Tai.  Nododd y CA bod diwygiad o £78,791 wedi’i nodi gan Lywodraeth Cymru, ar ôl i’r hawliad gael ei gadarnhau i ddechrau gan Swyddfa Archwilio Cymru.  Fel y nodwyd yn yr adroddiad, roedd y ffigur hwn yn ymwneud â'r hawliad yn 2013/14 ac felly, roedd yn fater amseru rhwng blynyddoedd ariannol ac nid arweiniodd at golled o gymhorthdal i'r Cyngor.

 

Fe eglurwyd bod Cyllid Grant yn hanfodol wrth ariannu'r gwariant mewn meysydd megis addysg ac ysgolion, priffyrdd a'r amgylchedd ac adfywio.  Mae adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru wedi helpu i roi sicrwydd bod trefniadau digonol yn eu lle o fewn y Cyngor i weinyddu'r broses grant. 

 

Darparodd Gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru fanylion cefndir i'r argymhellion sy'n codi o'r gwaith a wnaed a oedd yn ymwneud â R1 ar Dudalen 12 o'r adroddiad, Grant Refeniw Dechrau’n Deg (FSRG), a R2 a oedd yn argymell bod yn rhaid i'r Cyngor sicrhau bod yr holl staff sy'n gyfrifol am agor ac arfarnu tendrau ac yna dyfarnu contractau, yn cydymffurfio'n llawn â Rheolau Gweithdrefn Contractau'r Cyngor.  Darparodd y CA fanylion am y newidiadau i'r rheoliadau mewn perthynas â'r FSRG, a chyfeiriodd at yr anawsterau a gafwyd wrth gael cadarnhad ysgrifenedig o gytundebau llafar a gafwyd gan Lywodraeth Cymru.  Cytunwyd y byddai camau a gymerwyd i fynd i'r afael â'r broblem yn cael ei fonitro a byddai’r canlyniad yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor.  Mynegwyd pryderon gan Aelodau'r Pwyllgor ynghylch y methiant i ddod o hyd i'r copi wedi'i lofnodi o'r cytundeb priodol.  Rhoddodd y CA gadarnhad o ran R2, bod set newydd o Reolau Caffael Contract a ffurflenni wedi cael eu cyflwyno, ynghyd â rhaglen hyfforddiant helaeth. 

 

Mae'r manylion ar gyfer y ffioedd ar gyfer gwaith a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru mewn perthynas ag ardystio grantiau a ffurflenni ar gyfer 2014-15 wedi cael eu cynnwys yn yr adroddiad, ac roedd yn ymrwymiad cyllideb presennol ar gyfer yr Awdurdod.  Roedd yr Adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ar grantiau a ffurflenni'r Cyngor at ddefnydd mewnol y Cyngor er mwyn helpu iddo ganolbwyntio ar unrhyw feysydd o risg neu wendid.  Daeth yr adroddiad i’r casgliad fod gan y Cyngor drefniadau digonol ar waith, ac roedd argymhellion a sylwadau wedi cael eu hadolygu a’u gweithredu arnynt lle bo hynny'n bosibl.

 

Yn dilyn trafodaeth bellach mynegodd y Pwyllgor y farn y byddai gweithredu’r Drefn Contractau a Rheolau Caffael newydd, a rhaglen hyfforddi helaeth ar waith, o gymorth wrth fynd i'r afael â'r pryderon a oedd wedi eu nodi a'u nodi gan y Pwyllgor. 

 

PENDERFYNWYD – yn dibynnu ar yr uchod, fod y Pwyllgor Llywodraethu Chorfforaethol yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi’r argymhelliad gan  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid (copi ynghlwm) sy'n rhoi diweddariad ar y broses i gyflawni'r gyllideb refeniw ar gyfer 2017/18.

 

 

 

Roedd adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid, a oedd yn rhoi diweddariad ar y broses i gyflawni'r gyllideb refeniw ar gyfer 2017/18, wedi ei ddosbarthu eisoes.

 

Rhoddodd y Cynghorydd J. Thompson-Hill, gyda chymorth y Prif Gyfrifydd (CA), grynodeb fanwl o'r adroddiad.  Yn ei gyfarfod blaenorol mynegodd y Pwyllgor y dylai fod gan y broses gyllideb ragor o ymgysylltiad Aelodau yn gynnar, a chytunwyd ar y newidiadau canlynol i amserlen y gyllideb:-

·                     Cyflwyno papur ar broses y gyllideb arfaethedig i Arweinwyr Grwpiau ar 4 Ebrill.

·                     Ychwanegu diweddariad pellach i raglen Briffio'r Cyngor ar gyfer 6 Mehefin 2016.

 

Cafodd y broses gyllideb arfaethedig ei drafod yng nghyfarfod Arweinyddion Grwpiau ar 4 Ebrill.  Roedd yr adborth cychwynnol wedi bod yn gadarnhaol a rhoddwyd cyfle i Arweinwyr Grwpiau drafod y cynigion ymhellach gyda'u cydweithwyr a darparu sylwadau adborth erbyn 15 Ebrill.  Cadarnhawyd na chafwyd unrhyw adborth pellach.

 

Cafodd proses y gyllideb ddiwygiedig ei gynnwys fel Atodiad 1 ac roedd prif ragdybiaethau ac egwyddorion Hysbysu Datblygu Cynllun Ariannol Tymor Canolig wedi eu hamlinellu yn yr adroddiad.  Roedd Amserlen y Gyllideb yn crynhoi'r pedwar cam canlynol o broses y gyllideb:-

 

1)            Diffinio a datblygu'r broses

2)            Nodi cynigion cychwynnol

3)            Ymgynghori ar a chwblhau cynigion

4)            Y camau cymeradwyo terfynol

 

Roedd pob cam yn caniatáu ar gyfer ymgynghori ac ymgysylltu â'r budd-ddeiliaid perthnasol.  Yn seiliedig ar dybiaethau presennol, rhagwelwyd bwlch o £4.4 miliwn yng nghyllideb 2017/18.  Mae adroddiadau blaenorol wedi tynnu sylw manwl at y broses ymgynghori sylweddol a wnaed i gyflawni cyllidebau 2015/16 a 2016/17.

 

Mae Atodiad 1 yn rhoi crynodeb o broses y gyllideb arfaethedig ar gyfer 2017/18 ac yn tynnu sylw at bedwar cam y broses sef diffinio'r broses.  Byddai angen ymgynghori pellach ar gynigion penodol gyda budd-ddeiliaid penodol a fyddai’n cael ei nodi gan y gwasanaethau yn nhempledi’r cynigion.

 

Cafodd nod proses y gyllideb ei amlinellu yn yr adroddiad, ac roedd ansicrwydd ynghylch lefel setliadau ariannol yn y blynyddoedd diwethaf wedi gwneud cynllunio ariannol hyd yn oed yn fwy heriol.  Roedd y setliad refeniw ar gyfer 2016/17 yn well na'r hyn a ragwelwyd ond roedd diffyg arwyddion cynllunio ariannol ystyrlon ar gyfer y dyfodol.  Y gobaith oedd mynd i’r afael â hyn yn dilyn yr etholiadau ym mis Mai 2016, ac y byddai'r broses gyllideb arfaethedig ar gyfer 2017/18 yn helpu i gyflwyno cyllideb gytbwys a galluogi'r Cyngor i ystyried rhagdybiaethau cyllido allweddol, pwysau gwasanaeth, lefelau arian parod cronfeydd wrth gefn a lefel y ffioedd a thaliadau o fewn y Cyngor.

 

Dywedodd y Cadeirydd wrth y Pwyllgor ei fod yn falch gyda'r cynnig i gynyddu ymgysylltiad yr Aelodau, a phwysleisiodd bwysigrwydd presenoldeb Aelodau yn y cyfarfodydd cyllideb.

 

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad ar y datblygiadau diweddaraf.

      (RW, SG i Weithredu)

 

 

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu, risg a rheolaeth y Cyngor yn ystod y flwyddyn sy'n llywio'r ‘datganiad llywodraethu blynyddol’.

 

 

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol wedi’i ddosbarthu’n flaenorol.

 

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol adroddiad sy’n cynnwys manylion  Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol i’r Pwyllgor ar gyfer 2015-16. Mae’n cynnwys barn gyffredinol y Pennaeth Archwilio Mewnol ar effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu, risg a rheolaeth y Cyngor yn ystod y flwyddyn sy'n llywio'r 'datganiad llywodraethu blynyddol'.

 

Mae Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) yn ei gwneud yn ofynnol i’r 'Prif Weithredwr Archwilio' ddarparu barn archwilio mewnol blynyddol ac adroddiad lle mae’r sefydliad yn gallu ei ddefnyddio i lywio ei ddatganiad llywodraethu.

 

Mae Adroddiad Archwilio Mewnol 2015-16, Atodiad 1, yn nodi:-

 

·                     bod y Pennaeth Archwilio Mewnol wedi rhoi ‘sicrwydd canolig’ ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd cyffredinol amgylchedd rheolaeth fewnol y Cyngor, gan gynnwys ei drefniadau ar gyfer llywodraethu a rheoli risg;

·                     nid oedd unrhyw beth ynghlwm wrth ‘farn' y Pennaeth Archwilio Mewnol;

·                     lefel y gwaith a wnaeth yr Archwilwyr Mewnol i gyrraedd y 'farn' gyffredinol;

·                     sut y mae Archwilio Mewnol yn cydymffurfio â'r PSIAS; a

·                     chrynodeb o berfformiad Archwilio Mewnol yn ystod y flwyddyn.

           

Cyfeiriodd y Pennaeth Archwilio Mewnol at 29 barn archwilio a gyhoeddwyd yn ystod y flwyddyn, a chadarnhaodd y byddai'r 7 a nodwyd yn y categori sicrwydd isel yn cael eu monitro.  Rhoddodd fanylion am y broses asesu allanol a fydd yn cael ei gynnal ar gydymffurfiaeth Archwiliadau Mewnol â PSIAS a fyddai'n cael eu hadrodd yn ôl i'r Pwyllgor.

 

Hysbyswyd yr Aelodau nad oedd y prosiect Rheoli Risg wedi ei gwblhau i gam adroddiad drafft.  Fodd bynnag, roedd y prosiect yn mynd rhagddo a byddai'n cael ei gwblhau yn gynnar yn 2016/17.

 

Nododd y Cadeirydd nifer o dueddiadau posibl o fewn meysydd penodol a thynnodd sylw at yr angen i fonitro a mynd i'r afael â'r meysydd a’r materion hyn.  Mewn ymateb i bryderon a fynegwyd gan Mr P. Whitham ynglŷn â'r cynnydd yng nghanran y safbwyntiau a nodwyd yn y categori sicrwydd isel, eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol y gallai unrhyw thema benodol gael ei nodi ar gyfer y cynnydd, ond byddai hyn yn cael ei fonitro.  Cadarnhaodd hefyd y byddai'r diffiniad ar gyfer categoreiddio barn hefyd yn cael ei archwilio.        

 

Yn dilyn trafodaeth bellach:-

 

PENDERFYNWYD - y dylid derbyn Adroddiad Blynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol a derbyn a nodi 'barn' gyffredinol.

     (IB i Weithredu)

 

 

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) ar y Cynllun Sicrwydd Blynyddol Archwilio Mewnol 2016-17.

 

 

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol, a oedd yn cynnwys manylion Cynllun Sicrwydd Archwilio Mewnol Blynyddol ar gyfer 2016-17, wedi cael ei ddosbarthu ymlaen llaw.

 

Roedd y Cynllun yn darparu manylion y prosiectau Archwilio Mewnol arfaethedig ar gyfer y flwyddyn a fyddai’n caniatáu i'r Pennaeth Archwilio Mewnol ddarparu 'barn' ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith lywodraethu, risg a rheolaeth y Cyngor yn ystod y flwyddyn.  Mae Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) yn ei gwneud yn ofynnol i’r 'Prif Swyddog Archwilio' ddatblygu cynllun archwilio mewnol yn seiliedig ar risg sy'n cymryd i ystyriaeth y gofyniad i ddarparu barn ac adroddiad archwilio mewnol blynyddol y gall y sefydliad ei ddefnyddio i lywio ei ddatganiad llywodraethu.

 

Roedd y Cynllun, Atodiad 1, yn darparu cefndir i'r gwasanaeth archwilio mewnol ynghyd â'r cynllun gwaith arfaethedig ar gyfer y flwyddyn yn seiliedig ar asesiad risg ac ymgynghori â gwasanaethau.  Byddai'r cynllun arfaethedig o waith yn caniatáu i'r Pennaeth Archwilio Mewnol ddarparu 'barn' gyffredinol yn ei adroddiad blynyddol ar gyfer 2016-17, a byddai'r Pwyllgor yn derbyn adroddiadau gwybodaeth gyson am gynnydd wrth gyflawni'r Cynllun.  Roedd y Pennaeth Archwilio Mewnol wedi cyfarfod â Thimau Rheoli'r holl wasanaethau i drafod gwaith arfaethedig Archwilio Mewnol.

 

Fe eglurwyd y gall methu â chyflwyno lefel ddigonol o archwilio mewnol olygu na allai’r Pennaeth Archwilio Mewnol roi 'barn' flynyddol ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith y Cyngor ar lywodraethu, risg a rheolaeth yn ystod y flwyddyn.  Byddai hyn o bosibl yn arwain at broblem llywodraethu sylweddol yn cael ei godi yn 'natganiad llywodraethu blynyddol’ y Cyngor ar ddiwedd y flwyddyn ariannol.

 

Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol fod strwythur y gwasanaeth wedi newid, fel y nodir ar dudalen 2 o'r adroddiad, a rhoddodd fanylion am y meysydd o waith a gynlluniwyd, gan gyfeirio'n benodol at weithio mewn perthynas â thaliadau i ddarparwyr Gwasanaethau Cymdeithasol a monitro trefniadau contract o fewn gwasanaethau amrywiol.   Byddai meysydd gwaith eraill i'w cynnwys yn y dyfodol yn ymdrin â sicrwydd gwrth-dwyll a llygredd corfforaethol, a oedd wedi ei nodi fel maes risg yn y sector cyhoeddus.  Mewn ymateb i gwestiwn oddi wrth y Cynghorydd J.A. Davies, amlinellodd y Pennaeth Archwilio Mewnol ddarpariaeth monitro o ran y CAB a chontractau sy'n ymwneud ag asiantaethau gofal preifat.

 

Mewn ymateb i gwestiynau gan Mr P. Whitham esboniodd y Pennaeth Archwilio Mewnol:-

 

-               Byddai taliadau trydydd parti yn amodol ar gydymffurfio â CPR.

-               Nid oedd unrhyw drefniadau wrth gefn ar waith i ddelio â materion Sicrwydd Gwrth-dwyll a Llygredd Corfforaethol ar hyn o bryd.  Fodd bynnag, byddai unrhyw gamymddygiad yn cael ei drin a’i ymchwilio’n briodol, a chafodd manylion y broses ar gyfer delio ag achosion o'r fath ei ddarparu gan Bennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a’r Gwasanaethau Democrataidd.

-               Y trefniadau gwaith a'r broses ar gyfer delio â'r Chyllid/PLASC 6^ed Dosbarth Llywodraeth Cymru.

 

Mewn ateb i gwestiwn gan y Cadeirydd, cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio Mewnol nad oedd capasiti na sgôp ar hyn o bryd i gaffael unrhyw waith am dâl allanol ychwanegol.

 

PENDERFYNWYD - Bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cymeradwyo Cynllun Sicrwydd Blynyddol Archwilio Mewnol 2016-17, Atodiad 1 i’r adroddiad.

     (IB i Weithredu)

 

 

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) sy’n darparu’r adroddiad hunanasesu ar drefniadau llywodraethu a gwella'r Cyngor ar gyfer 2015/16.

 

 

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol a oedd yn cynnwys adroddiad hunanasesu drafft ar drefniadau llywodraethu a gwella'r Cyngor ar gyfer 2015/16 wedi ei ddosbarthu ymlaen llaw.

 

Roedd yr adroddiad yn cynnwys yr adroddiad hunanasesu drafft ar drefniadau llywodraethu a gwella'r Cyngor ar gyfer 2015/16, ac yn rhoi cyfle i’r Pwyllgor roi sylw am ddrafft cyntaf ‘Datganiad Llywodraethu Blynyddol'.

 

Roedd Datganiad Llywodraethu a Gwella Blynyddol 2015/16 yn cynnwys hunanasesiad o drefniadau llywodraethu'r Cyngor ac yn dangos meysydd gwella yn ystod y flwyddyn ariannol flaenorol.  Roedd yn tynnu sylw at unrhyw wendidau mewn cynllun gweithredu, y byddai’r Pwyllgor hwn yn eu monitro i sicrhau gweithrediad y gwelliannau angenrheidiol.

Eglurwyd bod hwn yn ddrafft cynnar a oedd yn waith ar y gweill ac oedd â meysydd sydd dal angen eu hychwanegu a'u cwblhau.  Bydd y fersiwn derfynol y cytunwyd arni yn cael ei llofnodi gan y Prif Weithredwr a’r Arweinydd erbyn 30 Mehefin 2016, ac yn cael ei chyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol gyda'r Datganiad o Gyfrifon.

 

Rhoddwyd cadarnhad bod y Tîm Gweithredol Corfforaethol wedi ymgynghori ar y Datganiad drafft ac ni dderbyniwyd unrhyw sylwadau.  Fe eglurwyd pe na bai’r Cynllun Gwella Llywodraethu yn cael ei weithredu, byddai gwendidau yn parhau yn nhrefn lywodraethol y Cyngor, a allai arwain at:-

 

•              adroddiadau rheoleiddiol niweidiol;

•              defnydd gwael o arian cyhoeddus;

•              methiant i wella meysydd corfforaethol a meysydd gwasanaeth allweddol;

•              colli hyder budd-ddeiliaid; ac

•              effaith andwyol ar enw da'r Cyngor.

 

Esboniodd Mr P. Whitham, wrth ystyried gwerth a nifer y trafodion caffael, a’r rhaglen hyfforddiant helaeth oedd wedi’i drefnu, dylid cyfeirio at hyn yng Nghynllun Gweithredu Gwella Llywodraethu i ddangos fod y broses yn cael ei weithredu a’i fonitro.  Cytunodd y Pennaeth Archwilio Mewnol gyda’r cais y dylai’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft gael ei gyflwyno yng nghyfarfod y Cyngor ym mis Gorffennaf 2016.

 

Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd, cytunodd y Pwyllgor y dylai’r Cam Gweithredu Gwella Llywodraethu gynnwys gwelliannau parhaus o ran Caffael Corfforaethol.

 

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:-

 

(a)          yn derbyn ac yn nodi’r adroddiad.

(b)          yn gofyn i’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft gael ei gyflwyno i gyfarfod y Cyngor Sir ym mis Gorffennaf 2016, a

(c)          yn cytuno y dylai’r Cynllun  Gwella Lywodraethu gynnwys gwelliannau parhaus o ran Caffael Corfforaethol.

    (IB i Weithredu)

 

 

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) ar yr adroddiad Archwilio Mewnol diweddar ar y prosiect Amddiffynfeydd Arfordirol a gafodd sgôr sicrwydd 'Isel'.

 

 

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol, a oedd yn nodi'r adroddiad Archwiliad Mewnol diweddar ar y prosiect Amddiffyn Arfordirol a gafodd sgôr sicrwydd 'Isel', eisoes wedi'i ddosbarthu.

 

Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol fod y Pwyllgor yn derbyn adroddiad cynnydd Archwilio Mewnol ar gyfer pob cyfarfod a oedd yn cynnwys manylion yr adroddiadau Archwilio Mewnol a gyhoeddwyd.  Roedd y rhain fel rheol yn adroddiadau sicrwydd 'Uchel' neu 'Canolig'.  Fodd bynnag, pan fydd adroddiad sgôr sicrwydd ‘Isel’ neu ‘Na’ yn cael ei gyhoeddi, roedd y Pwyllgor yn derbyn adroddiad, yn rhan o’i raglen i sicrhau ei fod yn gwbl ymwybodol o’r sefyllfa ac yn cael cyfle i drafod y gwelliannau i’w gweithredu gyda’r rheolwr perthnasol.  Roedd yr adroddiad Archwilio Mewnol llawn wedi’i gynnwys yn Atodiad 1.

 

Eglurodd yr Uwch Archwilydd fod archwiliad cymhleth a oedd wedi'i wneud wedi canolbwyntio'n bennaf ar agwedd caffael y prosiect.   Roedd rhestr wirio archwilio contractau wedi cael ei lunio gyda chyfraniad gan y Gwasanaeth Caffael Cydweithredol sy'n ymwneud â'r meysydd canlynol:-

 

·                                   Pwyllgor Llywodraethu

·                                   Cyn-dendro

·                                   Cyllido

·                                   Tendro

·                                   Rheoli’r contract

Cadarnhaodd yr Uwch Archwilydd nad y cylch gorchwyl oedd rhoi sylwadau ar lwyddiant Cam 3 cynllun Amddiffyn Arfordir Gorllewin y Rhyl, ac esboniwyd mai dyma oedd y prosiect cyntaf i gael ei adolygu gan ddefnyddio'r rhestr wirio.    Cyfeiriodd at y materion canlynol a meysydd a amlygir yn y Cynllun Gweithredu, Atodiad 1, a oedd yn cynnwys:-

 

-               Yr angen i ystyried hanes y rhaglen waith, a oedd yn cynnwys Camau 1 a 2, a dau gontract sydd wedi cynyddu cymhlethdod yr archwiliad.

-               Diffyg argaeledd cadarnhad ysgrifenedig o amserlen Llywodraeth Cymru i gwblhau'r gwaith amddiffyn rhag llifogydd, a oedd wedi'i gwblhau yn ôl-weithredol ar ddiwedd yr adolygiad.

-               Nid oedd modd cael dogfennau contract gyda’r prif gontractwr tan Awst 2015, gan godi pryderon yn ymwneud â sylwadau cytundebol.

-               Materion corfforaethol wedi eu hamlygu mewn perthynas â rôl y cyllid, caffael a materion cyfreithiol.

 

Darparodd y Pennaeth Priffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol (HHES) yr wybodaeth ganlynol sy'n ymwneud â'r prosiect:-

 

-               Roedd Sir Ddinbych wedi cydweithio'n agos â Llywodraeth Cymru i amddiffyn nifer sylweddol o gartrefi ar gyllideb resymol a rhad gan ddefnyddio datrysiad arloesol i fynd i'r afael â'r problemau a wynebir.

-               Manylwyd ar y deunyddiau a ddefnyddiwyd a oedd wedi ei nodi gan Sir Ddinbych.

-               Roedd y rhaglen waith wedi ei wneud mewn tri cham hylaw mawr.  Roedd gwaith wedi cychwyn yng Ngorllewin y Rhyl, ac nid Splash Point, gan fod Camau 1 a 2 wedi cael ei nodi fel meysydd risg uchel.

-                 Cafwyd cadarnhad er bod fframwaith Asiantaeth Cefnffyrdd wedi cael ei ddefnyddio, ni chawsant eu cynnwys yn y broses gaffael 

-               Roedd y gwaith a wnaed yn Nwyrain y Rhyl yn gynllun dros dro i ddarparu diogelwch ar gyfer yr ardal, a byddai cynllun llawer mwy yn cael ei gynnal.

-               Cafodd manylion yn ymwneud â'r broses dendro eu darparu, cyfeiriwyd yn benodol at dderbyn a llofnodi contractau.  Hysbyswyd yr aelodau bod caffael nawr yn digwydd yn electronig a thynnwyd sylw at y ffaith fod yr agwedd amseru o’r broses yn hanfodol mewn perthynas â chychwyn y gwaith.

 

Amlinellodd Pennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a’r Gwasanaethau Democrataidd bwysigrwydd ac amseriad agwedd amseru’r broses ddogfennaeth, a chadarnhawyd, er bod llythyrau o fwriad yn dal i gael eu defnyddio, nid oeddynt yn cymryd lle contract ffurfiol.  Eglurodd Pennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a’r Gwasanaethau Democrataidd ei bod yn bwysig i sicrhau nad yw gwaith yn cychwyn ar y safle cyn cwblhau'r broses gaffael electronig. 

 

Rhoddodd y Rheolwr Rhaglen Caffael sicrwydd y byddai'r CPR diwygiedig yn mynd i'r afael â'r materion o bryderon a godwyd,  ...  view the full Cofnodion text for item 12.

Ystyried adroddiad ar lafar gan Bennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Democrataidd ar yr adborth ar gyfarfod cydraddoldeb corfforaethol.

 

Dywedodd Pennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Democrataidd wrth yr Aelodau fod y Grŵp Cydraddoldeb Corfforaethol wedi cyfarfod ac wedi ystyried materion ynglŷn â Deddf Lles Cenedlaethau'r Dyfodol a'r Strategaeth Cydraddoldeb Drafft.

 

PENDERFYNWYD – y dylid derbyn yr adroddiad a nodi’r safbwynt.

     (GW i Weithredu)

 

 

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor (copi ynghlwm).

 

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a gylchredwyd eisoes) i’w ystyried.

 

Cadarnhaodd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor yn amodol ar gynnwys yr adroddiadau canlynol:-

 

15 Mehefin 2016:-

 

-               Bod Diweddariad ar Adroddiad Rheoliad Ariannol yn cael eu cynnwys yn y Rhaglen Waith i'r Dyfodol ar gyfer Mehefin, 2016   

 

28 Medi 2016:-

 

-               Cynnwys yr Adroddiad Diweddariad Diogelu Corfforaethol yn y Rhaglen Waith i'r Dyfodol ar gyfer mis Medi, 2016.

-               Cynnwys yr Adroddiad Diweddariad Rheoli Fflyd yn y Rhaglen Waith i'r Dyfodol ar gyfer mis Medi, 2016.

 

Cytunodd Pennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau a Democrataidd i drafod â’r Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio ynghylch cyflwyno adroddiad i’r Pwyllgor ar yr Arolwg Preswylwyr.

 

PENDERFYNWYD - yn amodol ar yr uchod bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

       (CW i Weithredu)

 

Daeth y Cyfarfod i ben am 12.40pm.