Agenda and draft minutes

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau.

 

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

 

Ni wnaeth unrhyw aelod ddatgan cysylltiad personol neu sy’n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

 

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

 

 

No items were raised which in the opinion of the Chair, should be considered at the meeting as a matter of urgency pursuant to Section 100B(4) of the Local Government Act, 1972.

 

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 27 Ionawr, 2016.

 

 

The Minutes of a meeting of the Corporate Governance Committee held on the 27^th January, 2016.

 

Accuracy:- It was noted that Lay Member Mr Paul Whitham was in attendance at the meeting.

 

Matters arising:-

 

5. Ysgol Mair, Rhyl – Financial Recovery Plant:- The HLHRDS informed Members that he had contacted the Diocesan Education Office to seek responses to issues and concerns raised by Members of the Committee, and the following responses had been received:-

 

- The Diocese did not have a specialist advice team to provide support and advice to schools on financial matters, and it was suggested that schools should contact the Diocese direct to discuss financial issues.

 

- Details of the timescale relating to the secondment of a member of staff from Ysgol Mair, and other Catholic Schools in Denbighshire which might be experiencing similar problems to those at Ysgol Mair, would be forwarded to the HLHRDS at a future date.  The HLHRDS agreed to circulate the information to Members of the Committee when received from the Diocesan Education Office.

 

10. Corporate Governance Committee Forward Work Programme - In response to a question from Mr P. Whitham, the HLHRDS explained that a Workshop to consider the Constitution had met in March, 2016, and report would be presented to the Committee detailing the outcome.

 

RESOLVED – that, subject to the above, the minutes be received and approved as a correct record.

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid sy'n rhoi diweddariad ar y broses i gyflawni'r gyllideb refeniw ar gyfer 2016/17 (copi’n amgaeedig).

 

 

Roedd adroddiad gan y Prif Gyfrifydd, oedd yn rhoi diweddariad ar y broses i ddarparu’r gyllideb refeniw ar gyfer 2016/17, wedi ei gylchredeg ymlaen llaw.

 

Gyda chymorth y Prif Gyfrifydd, rhoddodd y Cynghorydd J. Thompson-Hill, grynodeb manwl o’r adroddiad. Eglurwyd bod yr adroddiad blaenorol ym mis Ionawr wedi crynhoi'r broses Rhyddid a Hyblygrwydd a lwyddodd i ddarparu cyllidebau cytbwys ar gyfer 2015/16 a 2016/17. Byddid yn parhau i lunio adroddiadau monitro perfformiad cyllideb misol i'r cabinet ac mae’r Grŵp Tasg a Gorffen Torri’r Brethyn ar waith i fonitro effaith penderfyniadau cyllidebol a gymerir fel rhan o'r broses.

 

Ar ôl derbyn y Setliad Terfynol ddechrau mis Mawrth roedd gwaith wedi dechrau ar ddiffinio proses newydd y gyllideb i gyflwyno cyllideb 2017/18. Sut bynnag, roedd y rhagdybiaethau a fyddai’n llywio manylion y Cynllun Ariannol Tymor Canolig (CATC) a'r broses ei hun yn dal i gael eu datblygu.  Roedd y Tybiaethau Allweddol oedd yn Llywio Datblygiad y CATC wedi eu cynnwys yn yr adroddiad, ynghyd ag Egwyddorion Proses Gyllideb 2017/18.

 

Rhoddwyd gwybod i’r Aelodau bod amserlen ddrafft wedi cael ei datblygu a fyddai’n agored i newidiadau pellach (gweler Atodiad 1). Roedd yr amserlen yn ymhelaethu ar bedwar cam canlynol proses y gyllideb:-

1)            Diffinio a datblygu’r broses 

2)            Nodi cynigion cychwynnol

3)            Ymgynghori ar, a chwblhau, cynigion

4)            Y camau cymeradwyo terfynol

Eglurodd y Prif Gyfrifydd fod yr amserlen, Atodiad 1, wedi newid gan y cyflwynwyd y ffurflenni i’r UDRh cyn y dyddiad oedd wedi ei drefnu, sef 7^fed Ebrill, 2016. Amlinellwyd manylion y newidiadau ar gyfer yr Aelodau a phwysleisiwyd y byddai’r broses hon yn para am flwyddyn. Cadarnhawyd y byddai bob cam yn caniatáu ar gyfer ymgynghori ac ymgysylltu â’r rhanddeiliaid perthnasol. Byddai diweddariad pellach yn cael ei roi yn y cyfarfod nesaf, ac erbyn hynny byddwn wedi ymgynghori ar broses y gyllideb a’r Cynllun Ariannol Tymor Canolig ac wedi eu cymeradwyo. Yn seiliedig ar dybiaethau presennol o ran pwysau ariannu a chost, rhagwelir y bydd bwlch o £4.4 miliwn yng nghyllideb 2017/18. Mae adroddiadau blaenorol wedi tynnu sylw manwl at y broses ymgynghori sylweddol a wnaed i gyflawni cyllidebau 2015/16 a 2016/17.

 

Roedd proses y gyllideb arfaethedig ar gyfer 2017/18 wedi ei chrynhoi yn Atodiad1, ynghyd â manylion y broses ymgynghori a fabwysiadwyd. Eglurwyd ei bod yn debygol y byddai gostyngiadau cyllid i awdurdodau lleol yng Nghymru yn parhau yn y tymor canolig, ac er y bydd y Cyngor bob amser yn ymdrechu i fod yn fwy effeithlon er mwyn arbed arian, efallai na fydd hyn ynddo'i hun yn ddigonol yn y dyfodol. Bydd penderfyniadau ar y gyllideb yn mynd yn galetach ac mae'n debyg y bydd angen rhagor o amser i’w cyflawni.

 

Bydd proses y gyllideb arfaethedig ar gyfer 2017/18 yn helpu i gyflwyno cyllideb gytbwys a bydd yn galluogi'r Cyngor i ystyried rhagdybiaethau cyllid allweddol, pwysau gwasanaeth, lefelau arian parod wrth gefn a lefelau ffioedd a thaliadau yn y Cyngor.

 

Eglurodd y Cadeirydd ei fod yn falch bod yr effaith ar wasanaethau wedi cael ystyriaeth. Darparodd y Prif Swyddog Cyllid amlinelliad o sut y byddai’r effaith ar wasanaethau’n cael rhannu’n ddwy elfen gyda golwg ar gyflawni targedau effeithlonrwydd. Byddai’r rhain yn cael eu cynnig ac wedyn eu mabwysiadu gan y gwasanaethau priodol.

 

Pwysleisiodd y Cynghorydd S.A. Davies bwysigrwydd ymrwymo Aelodau ar gychwyn y broses, gyda sylw penodol i gyfraniad Aelodau yng Ngweithdai’r Gyllideb. Mynegodd bryderon am effaith penderfyniadau sy’n ymwneud â’r gyllideb ar y cyhoedd, ynghyd â chanlyniadau yn sgil y cynnydd cyflym yn niferoedd y disgyblion yn ysgolion Sir Ddinbych a’r cyfarwyddebau a dderbynnir mewn perthynas â’r lefelau arian parod wrth gefn a ddalir gan  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

I ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi'n amgaeedig) sy'n rhoi diweddariad ar gynnydd gweithredu'r cynllun gweithredu a oedd yn cyd-fynd â’r adroddiad Archwilio Mewnol ar Ddiogelu Corfforaethol ym mis Awst, 2015.

 

 

 

CSSIW Reports:-

 

Prior to consideration of the Corporate Safeguarding Report, the Corporate Director: Communities (CDC) confirmed that it was the agreed procedure for the Corporate Governance Committee receive and consider external reports.  She explained that due to time constraints and the scheduling of meetings it had been necessary to present the CSSIW Annual Performance Evaluation 2014/15 Report to a formal Council meeting for acceptance by a given date.  It had also been intended that the Area Manager would present the report prior to vacating his post, however he had been unable to attend the respective Scrutiny Committee meeting.

The CDC explained that the report had been presented to the Performance Scrutiny Committee on the 10^th December, 2015, and had been the subject of a thorough and challenging debate.  She explained that the CSSIW Report had reflected on the Annual Report of the Statutory Director of Social Services, which would also be presented to the Performance Scrutiny Committee.

 

Members were informed that the report had been thoroughly scrutinised, and it was confirmed that future CSSIW Reports would be presented to the Corporate Governance Committee in a new format.  The CDC agreed that details of the new format to be adopted by the CSSIW be conveyed to the Chair, and presented to the Scrutiny Chairs and Vice Chairs Group.

 

The Chair confirmed that the minutes of the Performance Scrutiny Committee had been circulated to Members of the Corporate Governance Committee, and Members agreed that the CSSIW Report had been the subject of a thorough and challenging debate.

Corporate Safeguarding Report:-

 

A report by the Head of Internal Audit (HIA), which provided an update on progress in implementing the Action Plan (AP) which accompanied the Internal Audit report on Corporate Safeguarding in August 2015, had been circulated previously.

The report provided information on how the Council was implementing improvements in corporate safeguarding since the issue of the Internal Audit report in 2015.  The audit report had given a ‘Low Assurance’, so the Committee had requested a progress report to ensure that the issues highlighted were being addressed.

The Internal Audit follow up report,          Appendix 1, indicated that good progress had been made with implementing the AP.  Governance had been improved and the Safeguarding Panel had a more focused work programme to enable it to prioritise its work and monitor performance.  It was confirmed that there was now more dedicated resource being applied to Corporate Safeguarding through the Chair of the Panel increasing his involvement, including meetings with Service Panel representatives.

There was still some work to do to ensure that members of staff and Elected Members were aware of their responsibilities for Corporate Safeguarding, including a promotion campaign to launch the new Corporate Safeguarding Policy.  In addition, the planned corporate training module would need to be developed and implemented with Elected Members being required to attend mandatory Corporate Safeguarding training sessions.  Members acknowledged that given the progress made with the Action Plan, the assurance rating had improved to ‘Medium’.

The Chair expressed the view that the initial intention that Corporate Safeguarding be implemented across the County had not been fully implemented.  However, he acknowledged that although many of the issues in the Action Plan had been addressed there were still issues outstanding.  Councillor H.H. Evans explained that Members and officers were aware of their Safeguarding responsibilities.  He explained that the Chair of the Panel had been robust in his intentions of promoting the delivery of the Corporate Safeguarding agenda, with the level of debate and challenge having increased.  The Chair informed the Committee that it was his intension to  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

I dderbyn adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid, ar yr asesiad wedi'i gwblhau, a gynhaliwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru, o 'wydnwch ariannol' y Cyngor yn dilyn ymlaen o astudiaeth genedlaethol a gyhoeddwyd y llynedd, a oedd wedi ei dosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod.

 

 

Roedd adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid wedi ei gylchredeg ymlaen llaw.

 

Rhoddwyd gwybod i’r aelodau bod Swyddfa Archwilio Cymru wedi cwblhau asesiad o ‘gydnerthedd ariannol’ y Cyngor yn dilyn astudiaeth genedlaethol a gyhoeddwyd yn 2015. Roedd yr adroddiad gan Archwilydd Cyffredinol Cymru o dan y teitl ‘Asesiad Gwydnwch Ariannol Cyngor Sir Ddinbych’ wedi ei gynnwys fel Atodiad i’r adroddiad.                         

 

Cwblhawyd yr asesiad yn ystod y cyfnod Mai i Hydref 2015, ac roedd yn dilyn i fyny materion a amlygwyd yn y gwaith ar sefyllfa ariannol 2014-15. Roedd ffocws y gwaith ar gyflwyno cynlluniau arbedion 2014-15, a'r cyfnod cynllunio ariannol 2015-16. Daeth yr adroddiad i'r casgliad bod gan y Cyngor drefniadau rheoli ariannol priodol ar waith.

 

Eglurodd y Prif Swyddog Cyllid bod yr adroddiad yn rhoi asesiad cadarnhaol o drefniadau ariannol y Cyngor. Roedd polisi'r Cyngor ar ffioedd a thaliadau wedi ei nodi yn y Rheoliadau Ariannol ac mae wedi ei gynnwys mewn rowndiau cyllideb blynyddol. Teimlwyd y byddai hyn yn cael ei wella fel rhan o broses 2017/18 a byddai cofrestrau adrannol yn cael eu cynnal.

Roedd Cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru (GB) wedi canolbwyntio ar un argymhelliad sef sefydlu polisi ffurfiol ar gynhyrchu incwm a chodi ffioedd ynghyd â chofresr o ffioedd a nodwyd gan adrannau, a byddai hyn yn cael sylw ym mhroses cyllidebu 2017/18. Rhoddwyd gwybod i’r Aelodau nad oedd gan Sir Ddinbych ymagwedd gorfforaethol tuag at gynhyrchu incwm, a theimlwyd y gall fod yn fanteisiol i Aelodau gael trafodaeth wleidyddol am y mater hwn, a chyfeiriwyd at yr ymagwedd sydd wedi ei mabwysiadu gan Gynghorau eraill. Cyfeiriodd Cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru (AV) at y cyfyngiadau sydd wedi eu gorfodi ar Gynghorau yn nhermau cynhyrchu incwm a chyfeiriodd at y croes-gymhorthdal ar gyfer gwasanaethau. Amlygodd bwysigrwydd sicrhau cael gafael strategol ar y ffynhonnell incwm i’r Awdurdod ynghyd â’r hyblygrwydd sydd ar gael yn nhermau ei dosbarthu.

 

Eglurodd y Prif Swyddog Cyllid bod polisi ffurfiol y Cyngor o ran penderfyniadau yng nghyswllt adolygu ffioedd a thaliadau wedi eu datganoli i’r Penaethiaid Gwasanaeth priodol, a fyddai’n mynd ag unrhyw newidiadau arfaethedig drwy’r broses gyllidebu briodol. Cyfeiriodd y Prif Swyddog Cyllid at y terfynau a orfodwyd o ran y prif feysydd codi tâl.

 

Mewn ymateb i awgrymiadau gan Aelodau’r Pwyllgor o ran yr angen am bolisi trosfwaol ar gyfer cynhyrchu incwm, teimlodd y Cynghorydd J. Thompson-Hill bod angen hyblygrwydd. Amlinellodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd natur gymhleth y broses o osod ffioedd a thaliadau, ac amlygodd yr angen i ystyried effaith unrhyw benderfyniadau a wnaed ar fusnesau lleol a’r gymuned yn gyffredinol. Eglurodd y byddai’n bwysig cydymffurfio â gofynion a chyfyngiadau deddfwriaethol, ynghyd â’r angen i gyfiawnhau, mewn rhai amgylchiadau, mai dim ond costau oedd yn cael eu hadfer.                         

 

Yn ystod y drafodaeth ddilynol, eglurodd y Cadeirydd y byddai trafodaeth y Pwyllgor yn cael ei chynnwys yn y trafodaethau ynglŷn â’r gyllideb.

 

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi’r argymhelliad gan Swyddfa Archwilio Cymru.

 

I ystyried adroddiad gan y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio (copi’n amgaeedig) ar y newidiadau sydd eu hangen yn y ffordd y rheolir risg yn y Cyngor.

 

 

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Busnes, Cynllunio a Pherfformiad, oedd yn egluro’r newidiadau a fynnir yn y modd y mae’r Cyngor yn rheoli risg o ran Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol, wedi ei gylchredeg ymlaen llaw.       

 

Darparodd y Pennaeth Busnes, Cynllunio a Pherfformiad grynodeb manwl o’r adroddiad. Eglurodd er mwyn cydymffurfio â'r Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol mae angen i'r Cyngor adolygu'r ffordd y mae'n rheoli risg, ac roedd yr adroddiad yn archwilio rhai o'r materion mae’r newid hwn yn eu codi ar gyfer y Cyngor, ac yn ystyried ei effaith bosibl ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol.         

 

Roedd Ddeddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol yn cynnwys newidiadau pellgyrhaeddol i'r ffordd y mae'n ofynnol i'r Cyngor gynnal ei fusnes, a byddai angen iddo yn y dyfodol ddangos sut y mae'n cyfrannu at y saith nod trwy gyhoeddi amcanion Lles blynyddol. Yn fwy sylfaenol fyddai’r disgwyliad y byddai’r Cyngor yn newid y ffordd y mae'n gwneud penderfyniadau trwy gymryd i ystyriaeth y pum Egwyddor Datblygu Cynaliadwy: Hirdymor, Atal, Integreiddio, Cydweithredu, Cynnwys.

 

Rhoddodd y Pennaeth Busnes, Cynllunio a Pherfformiad grynodeb o bob un o’r pum Egwyddor Datblygu Cynaliadwy a gynhwyswyd yn yr adroddiad. Cyfeiriwyd at yr her o ran rheoli risg, gyda risgiau’n cael eu rhannu’n rhai ‘gweithredol’ tymor byr a rhai ‘strategol’ hirdymor. Roedd manylion yn ymwneud â rheoli risgiau penodol, ynghyd â’r camau lliniarol a’r opsiynau a weithredwyd i liniaru’r risgiau cymhleth, wedi eu hamlinellu yn yr adroddiad.                                 

 

Rhoddwyd cadarnhad gan y Pennaeth Busnes, Cynllunio a Pherfformiad bod y Cyngor yn hyderus bod eu proses risg weithredol gyfredol yn addas i’r diben. Sut bynnag, y dasg fwy fyddai dechrau datblygu’r offerynnau a’r technegau a fyddai’n helpu i fodelu'r broses yn y dyfodol yn well.

 

Roedd y Cyngor yn gweithio gydag Awdurdodau partner i ddatblygu dull o asesu effaith, ac roeddynt hefyd yn treialu gwaith gwydnwch yn y gymuned y bwriedir iddo hybu meddwl hirdymor ac ymgysylltiad adeiladol mewn perthynas â phroblemau a rennir. Rhoddwyd gwybod i’r Aelodau y byddai gwaith pellach yn cael ei ddatblygu wrth ddechrau defnyddio'r pum Egwyddor Datblygu Cynaliadwy.

 

Mynegwyd pryder gan y Cynghorydd S.A. Davies bod y Ddeddf wedi ei gweithredu a’i phenderfynu gan Lywodraeth Cymru. Cwestiynodd ei ffiniau, ei dulliau a lefel yr ymgysylltiad â’r cyhoedd ynghyd â’r disgwyliadau o’r Ddeddf. Eglurodd y Pennaeth Busnes, Cynllunio a Pherfformiad bod sawl agwedd a gofynion y Ddeddf yn cael sylw gan y Cyngor ar hyn o bryd, a bod Aelodau Etholedig eisoes yn ymgysylltu â’r gymuned leol a’r cyhoedd yn gyffredinol. Cyfeiriodd at bwysigrwydd archwilio dulliau o gryfhau’r gymuned, ynghyd ag archwilio ymagweddau eraill o ran gwneud penderfyniadau, gyda golwg ar sicrhau lefel o welliant ar gyfer cenedlaethau i’r dyfodol.                

 

Eglurodd y Cynghorydd H.H. Evans ei bod yn anochel y byddai’r Ddeddf yn cael ei chyflwyno ac y byddai’n bwysig canfod lefel y pwyslais y dylid ei roi ar ei datblygu. Cyfeiriodd at sawl maes y byddid yn cael eu dylanwadu gan y Ddeddf, gyda chyfeiriad penodol at Addysg a Diogelu, ac amlygodd yr angen i wneud y gorau o’r agweddau cadarnhaol sydd wedi eu hymgorffori yn y Ddeddf. Mynegodd y farn na fyddai ymgysylltu’n tanseilio rôl Aelodau ac mai Cynllun Corfforaethol y Cyngor fyddai’r dylanwad fyddai’n gyrru pethau yn eu blaenau ar gyfer yr Awdurdod, gan ystyried egwyddorion arweiniol y nodau o fewn y Ddeddf.

 

Cytunodd y Cadeirydd â’r barnau a fynegwyd gan gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru o ran yr angen i edrych ar y darlun ehangach a’r angen am newid meddylfryd, wrth beidio â chael ein gyrru gan fiwrocratiaeth. Mewn ymateb i gwestiwn gany Pwyllgor, eglurwyd, os oedd y Cyngor yn anwybyddu neu’n methu â mynd i’r afael  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

I ystyried adroddiad ar lafar gan y Cadeirydd, y Cynghorydd Jason McClellan (copi'n amgaeedig) ar Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

 

 

Darparodd y Cadeirydd adroddiad llafar ar Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol. Eglurodd bod Cylch Gorchwyl y Pwyllgor wedi ei ddiffinio yng Nghyfansoddiad y Cyngor, a bod ganddo’r rôl o sicrhau bod gan Sir Ddinbych fframwaith llywodraethu cadarn oedd yn addas i’r diben.   

 

Roedd manylion y meysydd gwaith a ganlyn, yr ymgymerwyd â hwy gan y Pwyllgor yn ystod y deuddeng mis diwethaf, yn cynnwys:-

 

Prif Feysydd:-

 

- Rôl archwilio oedd yn cynnwys craffu ar adroddiadau archwilio mewnol, ystyried canfyddiadau adroddiadau archwilio allanol ynghyd â derbyn a chymryd trosolwg o adroddiadau Swyddfa Archwilio Cymru.

- Rheoli Risg Corfforaethol, canfod ac adolygu risgiau a sicrhau bod System Rheoli Risg yr Awdurdod ynghyd â’i Strategaeth Rheoli Gwybodaeth yn gadarn.        

- Rôl Ariannol oedd yn cynnwys goruchwylio Rheolaeth Gyllidol y Cyngor, Proses y Gyllideb, Datganiad y Cyfrifon, Rheoli’r Trysorlys a Dangosyddion Darbodus. 

- Rheoli Gwybodaeth a materion o ran Diogelu Data.

- Newidiadau i’r Cyfansoddiad a’r rhaglen Gaffael.

- Datganiadau Llywodraethu Blynyddol a Chwynion ac adborth.

 

Meysydd Gwaith eraill:-

 

        -          Monitro gwasanaethau cyhoeddus a ariennir gan y Cyngor.

        -        Taliad Ariannol i Rai Sy’n Gadael Gofal.

        -        Adroddiad Gwella Blynyddol a’r goblygiadau i Bolisi Tai y Cyngor.         

-                Diwygio’r Llywodraeth a materion o ran Llesiant.

-                Materion Diogelu Corfforaethol.

-                Datganiad y Cyfrifon a’r Adroddiad Archwilio a gyflwynir gyda lefel uchel o sicrwydd.

-               Derbyn Adroddiad Rheoli’r Trysorlys, trosolwg o fuddsoddiad a gweithgaredd.

-                Negydu strategaeth ymadael y PFI mewn perthynas â Neuadd y Sir, Rhuthun.

-                Y cyfansoddiad a gwaith parhaus mewn perthynas â’r Cynllun Dirprwyo.

-                Ymgynghoriad y Llywodraeth ar Geisiadau Rhyddid Gwybodaeth.

-                Diweddaru’r codau a’r protocol o ran cysylltiadau rhwng Aelodau a swyddogion.

-                Goruchwylio materion Diogelu a nodi tueddiadau.  

-                Cyllid ysgolion a chefnogaeth i Gyrff Llywodraethu Ysgolion.                     

-                Effaith y Pwyllgor Addysg a Gwasanaethau Plant.                  

-          Cynorthwyo i sicrhau bod y Cyngor yn cyflawni ei Flaenoriaethau Corfforaethol.

-         Darparu trosolwg o amryw bolisiau’r Cyngor fel y Polisiau Rhannu Pryderon a Thwyll a Llygredd.                          

-           Ymateb i adroddiadau yn y cyfryngau a mynd i’r afael â hwy.

-           Mynd i’r afael ag amryw faterion penodol fel y maent yn codi.

-           Gwaith yn ymwneud ag amddiffynfeydd arfordirol.

 

Diolchodd y Cadeirydd i’r Tîm Archwilio Mewnol a Swyddogion Swyddfa Archwilio Cymru am y gwaith a wnaed ganddynt a’r cymorth a ddarparwyd i’r Pwyllgor. Yn ogystal, darparodd gadarnhad y byddai Adroddiad Blynyddol ysgrifenedig ar gyfer y Pwyllgor Llywodraethu Corfforoaethol yn cael ei cyflwyno i gyfarfod y Cyngor Sir ym Mai 2016.

 

PENDERFYNWYD – bod:-

 

(a) Y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, ynghyd ag

(b) adroddiad a oedd yn manylu ynghylch y gwaith a wnaed gan y Pwyllgor yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor Sir ym Mai 2016.

    (JM (Cadeirydd) i Weithredu)

 

I ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi'n amgaeedig) sy'n rhoi diweddariad ar gynnydd gweithredu'r Cynllun Gweithredu a oedd yn cyd-fynd â’r adroddiad Archwilio Mewnol ar Reoli’r Fflyd Gorfforaethol ym mis Hydref, 2015.

 

 

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol, oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd wrth weithredu'r cynllun gweithredu sy'n cyd-fynd â'r Adroddiad Archwilio Mewnol ar Reoli’r Fflyd Gorfforaethol ym mis Hydref 2015, wedi ei gylchredeg ymlaen llaw.  

 

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol yr adroddiad oedd yn darparu gwybodaeth am sut mae'r Cyngor yn gweithredu gwelliannau o ran rheoli’r fflyd ers cyhoeddi'r adroddiad Archwilio Mewnol yn 2015. Mewn ymateb i’r ffaith fod yr Adroddiad Archwilio Mewnol wedi rhoi ‘Sicrwydd Isel’, roedd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol wedi gofyn am adroddiad cynnydd i sicrhau bod y materion yn cael sylw.

 

Roedd cynllun gweithredu dilynol Archwilio Mewnol, Atodiad 1, yn dangos bod cynnydd da yn cael ei wneud gyda gweithredu'r materion a’r risgiau a nodwyd gan Archwilio Mewnol. Gan mai dim ond archwiliad dilynol interim oedd hwn, byddid yn parhau i fonitro cynnydd a byddid yn cyhoeddi adroddiad dilynol ffurfiol gyda sgôr sicrwydd newydd.

Er bod rhai camau gweithredu sy'n weddill yn dal i fod, mae’r prif faterion eisoes wedi cael sylw, megis datblygu Polisi Cludiant newydd y mae angen ei gymeradwyo a'i gyhoeddi bellach. Mae materion iechyd a diogelwch hefyd wedi cael sylw trwy wella gweithdrefnau sefydlu, adolygu adrodd am ddigwyddiadau a gwella prosesau trwyddedau gyrwyr.

Cyfeiriodd Mr P. Whitham at gynnydd o ran y meysydd a amlygwyd fel rhai oren a melyn, a gofynnodd am gael cyflwyno adroddiad cynnydd i’r Pwyllgor ym mis Medi 2016. Mewn ymateb i bryderon a godwyd gan Mr Whitham mewn perthynas â datgan unrhyw salwch nau anomaleddau o ran trwyddedau gyrru, eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol bod y meysydd hyn wedi eu cynnwys a’u datrys yn dilyn llunio Ffurflenni Apwyntiad newydd.                      

Mewn ymateb i bryderon a godwyd mewn perthynas â defnyddio ffonau symudol gan weithwyr wrth yrru, eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol bod hyn yn groes i’r gyfraith ac y gallai fod yn fater disgyblu.

PENDERFYNWYD – bod:-

 

(a)          yr adroddiad yn cael ei dderbyn a bod y sefyllfa’n cael ei nodi, a

(b)          bydd adroddiad cynnydd pellach yn cael ei gyflwyno i gyfarfod y Pwyllgor ym mis Medi 2016.

        (IB i Weithredu)

Ystyried adroddiad llafar mewn perthynas â Rheolaeth Ariannol Ysgolion.

 

 

Darparwyd adroddiad llafar ar drefniadau rheolaeth ariannol ysgolion gan y Pennaeth Archwilio Mewnol, y Rheolwr Cynllunio ac Adnoddau Addysg a’r Rheolwr Cyllid Ysgolion.

 

Cyfeiriodd y Pennaeth Archwilio Mewnol at drafodaethau yn y cyfarfod blaenorol mewn perthynas â’r Cynllun Adfer Ariannol ar gyfer Ysgol Mair, Rhyl, ynghyd â phryderon a chwestiynau a godwyd gan Aelodau mewn perthynas â threfniadau a phrosesau Rheolaeth Ariannol Ysgolion, a rôl Rheolwyr Busnes a Chyllid Ysgolion. Mynegodd y Cadeirydd bryder nad oedd ysgolion oedd wedi profi anawsterau ariannol wedi cael Ymgynghorydd Ariannol ar gyfer Ysgolion, a cheisiwyd eglurhad ynghylch y ddarpariaeth o gyngor ac arweiniad ariannol sydd ar gael i ysgolion ynghyd â manylion y prosesau sydd yn eu lle i ddarparu cymorth.

 

Amlinellodd y Rheolwr Cynllunio ac Adnoddau Addysg y broses mewn ysgolion clwstwr, yr oedd ganaddynt Reolwr Busnes a Chyllid ym mhob un o’r Ysgolion Uwchradd sydd wedyn yn darparu cymorth i’w hysgolion bwydo priodol. Cyfeiriodd at Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ac eglurodd yr ystyriwyd bod y broses a fabwysiadwyd yn Sir Ddinbych yn enghraifft dda, a’i bod yn cael ei gweld fel model ar gyfer Cymru yn nhermau y gweithdrefnau a’r prosesau a fabwysiadwyd. Cyfeiriwyd at yr heriau sy’n cael eu wynebu gan ysgolion i’r dyfodol oedd yn profi pwysau ariannol cynyddol. Cadarnhawyd y byddai’r Rheolwr Cyllid Ysgolion yn ymweld ag ysgolion sy’n cael anawsterau i ddarparu cymorth a chyngor, ac y byddai’r cymorth a’r help o’r clwstwr yn cynorthwyo i fynd i’r afael â phroblemau. Eglurodd Mr P. Whitham y nodwyd na fu Ysgol Mair, y Rhyl, yn rhan o Glwstwr y Rhyl.

 

Mewn ymateb i bryder a godwyd gan y Cynghorydd S.A. Davies ynghylch y newidiadau mewn amcanestyniadau, darparodd y Rheolwr Cyllid Ysgolion gadarnhad y gallai prosiectau newid ar fyr rybudd am sawl rheswm ac amlygodd yr anawsterau a wynebir o ran rhagweld a mynd i’r afael â’r amcanestyniadau. Yn ogystal, awgrymodd y Cynghorydd Davies y gellid cysylltu â’r Esgobaeth gyda gylwg ar geisio cynnydd yn lefel y gefnogaeth a’r cymorth ariannol ar gyfer eu hysgolion priodol.

 

Cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cymunedau at y Darpariaethau Statudol yr oedd yn ofynnol i ysgolion eu cyflawni oedd yn cyfrannu at yr anawsterau a wynebir wrth ragweld amcanestyniadau, gyda chyfeiriad arbennig at y cymarebau athro i ddisgybl, materion iechyd a diogelwch a ffigurau derbyn.                                          

 

Rhoddodd y Prif Gyfrifydd wybod i’r Aelodau bod ffigurau mewn perthynas â demograffi wedi eu hymgorffori yn y broses, a darparodd fanylion goblygiadau effaith Cronfa Bensiwn yr Athrawon ar y gyllideb ysgolion.

 

Mewn ymateb i bryderon a godwyd gan y Cynghorydd P.C. Duffy ynghylch lefel y gefnogaeth a ddarperir i Ysgol Mair, eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cymunedau y gwahoddwyd y swyddogion i fynychu’r cyfarfod blaenorol gan y gellid fod wedi darparu rhagolwg manylach o’r amgylchiadau. Cadarnhaodd bod cymorth a chefnogaeth, a ddarperir gan dîm rhagweithiol ac ymroddedig iawn, ar gael i bob ysgol, ac na dderbyniwyd unrhyw gwynion ynghylch lefel neu ansawdd y gefnogaeth a’r cymorth a ddarparwyd. Cefnogodd yr Aelodau’r farn a fynegwyd gan y Cadeirydd sef, yn achos bod unrhyw achosion tebyg yn cael eu cyflwyno gerbron y Pwyllgor am ystyriaeth, byddai’r swyddogion priodol yn cael eu gwahodd i fynychu. Cadarnhaodd y Rheolwr Cynllunio ac Adnoddau Addysg bod cefnogaeth a chymorth ar gael i Ysgol Mair, a rhoddodd fanylion y materion a’r problemau a brofwyd yn yr ysgol.     

 

Mewn ymateb i gwestiynau gan Aelodau ynghylch y mecanweithiau a roddwyd ar waith i wella’r broses amcanestyniadau, eglurodd y Prif Gyfrifydd, er mai’r cynnig oedd i anrhydeddu amddiffyniad ar gyfer Cyllidebau Dirprwyedig Ysgolion, rhagwelwyd y gallai nifer yr ysgolion oedd yn profi anawsterau gynyddu oherwydd pwysau chwyddiant a’r gostyngiad ym  ...  view the full Cofnodion text for item 11.

I ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Adnoddau Dynol (copi’n amgaeedig) sy'n rhoi manylion y Polisi Rhannu Pryderon sydd wedi cael ei ailfformatio, ei ddiweddaru a'i ddiwygio yn unol â deddfwriaeth.

 

 

Roedd adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Adnoddau Dynol, ar y Polisi Rhannu Pryderon oedd wedi ei ddiwygio, ei ddiweddaru a’i adolygu yn unol â deddfwriaeth, wedi ei gylchredeg ymlaen llaw.

 

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd yr adroddiad oedd yn ceisio cael cytundeb y Pwyllgor i argymell y polisi hwn i'r Cyngor i'w fabwysiadu. Roedd y Polisi’n rhoi sicrwydd i staff y gallant godi materion o bryder heb ofni eu cosbi, ac roedd yn darparu system rhybudd buan a allai ganfod problem bosibl.

 

Roedd y polisi wedi cael ei ddiweddaru a’i ailfformatio i gynnwys rolau a chyfrifoldebau cliriach a’r newidiadau deddfwriaethol. Daeth y Ddeddf Menter a Diwygio Rheoleiddio (2013) â nifer o newidiadau fyddai'n effeithio ar rannu pryderon. Roedd y tri newid allweddol yn cynnwys:-

 

i)              Dim ond datgeliadau a wnaed ‘er budd y cyhoedd’ sy’n cael eu gwarchod. Erbyn hyn mae’n rhaid i weithwyr ddangos eu bod ‘yn rhesymol gredu’ bod y datgeliad maent yn ei wneud ‘er lles y cyhoedd’.

ii)            Cael gwared ar y gofyniad i ddatgeliadau gael eu gwneud yn ‘ddidwyll’ er mwyn eu diogelu.         

iii)           Gwneud cyflogwyr yn atebol am weithredoedd y gweithwyr (megis aflonyddu ar gydweithwyr sydd wedi codi pryder) a gwneud gweithwyr yn atebol yn bersonol. Roedd copi o’r Adroddiad wedi ei gynnwys fel Atodiad 1 i’r adroddiad.

 

Rhoddwyd gwybod i’r Aelodau bod y polisïau i gyd wedi bod i’r Cyd Gyfarfod Corfforaethol am sylwadau ac i’r CGC am adborth. Cadarnhawyd nad oedd risgiau ond yn gysylltiedig â pheidio â gweithredu'r Polisi. Mae'r fersiynau presennol o’r Polisi wedi dyddio'n fawr iawn o ran deddfwriaeth a rhaid i ni sicrhau bod y Polisi’n cael ei weithredu’n gywir ac yn gyson.

 

Cyfeiriodd Mr P. Whitham at Dudalen 111 ac awgrymodd y dylai’r geiriau “o fewn” yn y frawddeg “rhywbeth o’i le o fewn y Cyngor” gael eu haileirio gan y gallai mater fod ynghylch y Cyngor neu y gellid ei adnabod gan rywun, fel contractwr, nad yw’n cael ei gyflogi’n uniongyrchol gan y Cyngor. Cadarnhawyd y byddai’r Polisi’n berthnasol i’r holl aelodau staff, ac y gellid ei fabwysiadu gan ysgolion pe dymunent wneud hynny.

 

Mewn ymateb i fater a amlygwyd gan gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru ynghylch yr anawsterau posibl y gellid eu canfod mewn perthynas â chyfrinachedd, darparodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd amllinelliad o lefel y manylion y gellid eu darparu mewn perthynas â datgelu gwybodaeth. Mewn ymateb i ymholiad gan y Cadeirydd ynghylch elfen lles y cyhoedd o’r Ddeddf, eglurodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd bod y Polisi’n nodi’n fanwl sut y byddai’r elfen amddiffyn yn cael ei gweithredu o ran datgeliadau.

 

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn argymell i’r Cyngor gymeradwyo’r polisi uchod.

    (GW, AM i Weithredu) 

 

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid (copi'n amgaeedig) sy'n nodi rhaglen gynlluniedig o waith ar gyfer rhaglen archwilio perfformiad ac archwilio ariannol Swyddfa Archwilio Cymru.

 

 

A report by the Chief Finance Officer (CFO) had been circulated previously, together with, a copy of a letter from the Auditor General for Wales to the Chief Executive of the County Council.

 

The WAO representatives (AV and GB) introduced the report which incorporated the ‘2016 Audit Plan – Denbighshire County Council’.  The report set out the planned programme of work for both the WAO’s financial audit performance audit programme, and provided details of the fee for the work, the audit team and the timetable for the work.  The external auditors would be required to prepare and present the report in order to discharge their requirements under auditing standards and proper audit practices.

 

The report provided the Council with an outline of the financial audit and performance audit work programme. The financial audit programme covered the work in respect of the 2015-16 financial statements.  It also provided information on the audit approach, including the key audit risks which had been identified during the initial planning process and the actions proposed to address them.  The financial audit work on the risk areas would be used to inform the audit opinion on the financial statements.

 

The performance audit work programme covered the work in respect of the Local Government Measure.  Both financial and performance audit work reviewed the arrangements put in place by the Council to secure economy, efficiency and effectiveness in its use of resources.  

 

A summary of the contents of the 2016 Audit Plan – Denbighshire County Council were provided, which included:-

 

·                     Financial Audit.

·                     Certification of grants claims and returns.

·                     Other work undertaken.

·                     Performance audit.

·                     Fee, audit team and timetable.

·                     Timetable.

·                     Future developments to the audit work

 

Appendix 1:- Respective responsibilities.

Appendix 2:- Performance work in the last year’s audit outline still in progress.

Appendix 3:- National value for money studies.

 

A summary of the letter from the Auditor General for Wales, Local Government studies programme and 2016/17 performance audit programme, was provided for the Committee.  It was explained that as a result of the consultation being undertaken the audit planning in respect of the performance aspect had been vague.  Members were informed that the letter set out in detail plans for the forthcoming year, particular reference being made to the three local government studies being undertaken across Wales, and the change in approach to the work delivered at Councils as a result of the withdrawal of a significant amount of the WPI grant funding.

 

Details of the proposed programme of work for the coming year was provided and the following salient points within the letter were highlighted:-

 

-               Details of proposed studies.

-               The three thematic reviews which included Financial Resilience, Governance and Transformation.

-               Work in respect of a Corporate Assessment being carried out on a risk basis approach as part of the Governance Review.

 

In response to a question from Councillor S.A. Davies, the WAO representative (GB) outlined the different approach to be adopted with the presentation of three separate reports would have arisen as a consequence of the WG proposal to repeal the Local Government Measure which imposed certain constraints.

 

During the ensuing discussion the Chair thanked the WAO Representatives for the report, and it was:-

 

RESOLVED – that the Committee receive and note the content of the WAO report.

 

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor (copi’n amgaeedig).

 

 

Roedd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a gylchredwyd yn flaenorol) wedi ei chyflwyno ar gyfer ei hystyried.

 

Cadarnhaodd y Pwyllgor Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, yn amodol ar gynnwys yr adroddiadau a ganlyn:-

 

27^ain Ebrill, 2016:-.

 

-               Dylid newid yr “Amlinelliad o Gyfrifon Archwilio Ariannol Blynyddol a Hysbysiad o Ardystiad o Gyfrifon” i’r “Archwiliad Ardystio Grant”.

-               Dylai’r “Adroddiad Gwelliant Blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru – Y Wybodaeth Ddiweddaraf 2015/16“ fod yn adroddiad terfynol ac nid yn ddiweddariad.

 

15^fed Mehefin, 2016:-

 

-               Dylai Adroddiad Hunanwerthuso’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol gael ei gynnwys yn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol ar gyfer Mehefin 2016.

 

13^eg Gorffennaf, 2016:-

 

-               Dylid cynnwys yr Adroddiad Blynyddol ar Rannu Pryderon yn y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol ar gyfer Gorffennaf 2016.

-               Aildrefnu “Adroddiad Gwella Blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru – Y Wybodaeth Ddiweddaraf 2015/16“ ar gyfer Ebrill 2016.                

 

PENDERFYNWYD – yn amodol ar yr uchod, bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

      (CIW i Weithredu)

 

Daeth y cyfarfod i ben am 13.20 p.m.