Agenda and draft minutes

Y Cynghorydd E.A. Jones.

 

 

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

 

Ni wnaeth unrhyw Aelod ddatgan cysylltiad personol na chysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw eitem a oedd i’w hystyried yn y cyfarfod.

 

 

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

 

Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

 

 

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 27 Gorffennaf 2015.

 

 

Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 27 Gorffennaf, 2015.

 

Materion yn codi:- 

 

10. Adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru - Cydnerthedd Ariannol Cynghorau yng Nghymru:- Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr P. Whitham, eglurwyd y byddai'r adroddiad lleol yn cael ei gyflwyno i gyfarfod mis Ionawr, 2016 y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

 

PENDERFYNWYD – yn amodol ar yr uchod, derbyn a chymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir.

 

 

I ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi'n amgaeedig) ar adroddiad Archwiliad Mewnol diweddar ar Ddiogelu Corfforaethol a gafodd sgôr sicrwydd 'Isel'.

 

 

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol wedi’i ddosbarthu’n flaenorol.

 

Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol fod yr adroddiad yn rhoi manylion am yr Adroddiad Archwilio Mewnol diweddar ar Ddiogelu Corfforaethol a gafodd sgôr sicrwydd 'Isel'.  Y neges allweddol sy'n codi o'r Adroddiad Archwilio Mewnol, Atodiad 1 yw, er nad oedd gan y Cyngor fesurau ar waith i reoli diogelu, nid yw'r rhain yn gadarn ac nid ydynt wedi'u hymgorffori ar draws holl swyddogaethau'r Cyngor.

 

Roedd angen ystyried Diogelu yn faes ‘corfforaethol’, yn hytrach na dim ond maes ar gyfer y Gwasanaethau Cymdeithasol neu Addysg.  Felly, roedd angen i'r Cyngor godi ymwybyddiaeth drwy ail-lansio'r Polisi Diogelu Corfforaethol, a sicrhau fod ei Aelodau Etholedig a’i swyddogion wedi cael eu hyfforddi yn ddigonol. 

 

Roedd yr Adroddiad Archwilio Mewnol yn cynnwys Cynllun Gweithredu a oedd yn codi 12 maes i'w gwella.  Roedd y Panel Diogelu Corfforaethol wedi cymryd perchnogaeth dros y cynllun gweithredu drwy'r Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cymunedau, a chytunwyd ar gamau gweithredu, cyfrifoldebau ac amserlenni i fynd i'r afael â'r holl faterion.

 

Mynegodd y Cadeirydd bryder nad oedd y mesurau sydd ar waith i reoli diogelu wedi cael eu hymgorffori yn gorfforaethol ar draws holl swyddogaethau'r Cyngor.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr P. Whitham, teimlwyd, gan fod risgiau wedi cael eu nodi ar lefel gorfforaethol, a gyda golwg ar greu ymwybyddiaeth gorfforaethol, dylai fod cofnod yn y Gofrestr Risgiau Corfforaethol mewn perthynas â'r mater hwn.  Cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cymunedau (CDC) at y risg yn ymwneud â diogelu a dealltwriaeth o'r gwahaniaeth rhwng diogelu a dyletswyddau statudol yn ymwneud ag amddiffyn oedolion a phlant diamddiffyn.  Eglurwyd nad oedd y mater o Ddiogelu Corfforaethol yn ymwneud â'r ddyletswydd statudol sy'n llywodraethu Gwasanaethau Cymdeithasol ac Addysg ond yn ymwneud â risg cyffredinol.  Pwysleisiodd y byddai angen i'r Pwyllgor benderfynu a yw'r bwrdd yn cyflawni cyfrifoldebau Diogelu, a'r rheolaethau ac roedd y mesurau lliniaru sy'n cyfeirio at y Bartneriaeth Diogelwch Cymunedol, y Cynllun Gweithredu a chyfrifoldebau o wella ymwybyddiaeth a pherchnogaeth, wedi eu cynnwys yn y camau gweithredu.

 

Dywedodd y Pennaeth Archwilio Mewnol, ers cynnal yr archwiliad, a chyflwyno’r Cynllun Gweithredu, bod y Gofrestr Risg Gorfforaethol wedi cael ei newid ac y byddai'n amodol ar y camau gweithredu priodol.

 

 Cyfeiriodd y Cynghorydd H.H. Evans, Aelod Arweiniol dros Ddiogelu Corfforaethol, at bwysigrwydd cadw'r Dyletswyddau Statudol yn ymwneud â’r Gwasanaethau Cymdeithasol ac Addysg ar wahân, a phwysleisiodd yr angen i gymryd cyfrifoldeb corfforaethol am ddiogelu er nad oedd yr agwedd hon yn cael ei hystyried yn Gyfrifoldeb Statudol.  Eglurwyd ei fod wedi cymryd cyfrifoldeb a pherchnogaeth dros Ddiogelu Corfforaethol, a’n bod eisoes wedi mynd i’r afael â rhai o'r materion sy'n peri pryder a amlygwyd gan yr Archwiliad Mewnol.  Rhoddwyd sicrwydd i’r Pwyllgor y byddai proffil Diogelu Corfforaethol yn cael ei ddyrchafu, a chadarnhaodd y Cynghorydd Evans y byddai'n arwain ar gyfuno Gwasanaethau Gofal Cymdeithasol Plant ac Addysg.  Awgrymodd hefyd y byddai'n fuddiol pe bai’n aelod o'r Panel Diogelu, gyda'r bwriad o fonitro ymateb yr Awdurdod i gymryd perchnogaeth dros Ddiogelu Corfforaethol ac ymateb i ddisgwyliadau.

 

Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd, tynnwyd sylw at y materion canlynol a rhoddwyd ymatebion gan y swyddogion:-

 

-                  rheoli Diogelu ym mhob Adran, a mabwysiadu arferion gorau ac ymagwedd unffurf o fewn yr Awdurdod.

-                  cyflwyno archwiliad gan y Panel Diogelu Corfforaethol gyda’r bwriad o greu cysondeb o fewn Adrannau unigol.

-                  cyfeiriwyd at y farn a fynegwyd yn Adolygiad Swyddfa Archwilio Cymru o drefniadau Diogelu Corfforaethol yng Nghynghorau Cymru, a chydnabuwyd y daith rydym arni.  Cytunodd y CDC y gellid rhannu dolen i Adolygiad Swyddfa Archwilio Cymru o Drefniadau Diogelu Corfforaethol yng Nghynghorau Cymru gydag Aelodau'r Pwyllgor.

-                  manylion darpariaeth  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Rhaglen Caffael (copi'n amgaeedig) ar y Rhaglen Trawsnewid Caffael.

 

 

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau wedi’i gylchredeg o'r blaen.

 

Cyflwynodd y Cynghorydd J. Thompson-Hill yr adroddiad ac eglurodd fod y Pennaeth Cyllid, Asedau a Thai Dros Dro wedi cyflwyno diweddariad llafar ar gaffael ym mis Mai 2015, ac amlinellodd y bydd angen, er mwyn mynd i’r afael â'r rhain a diffygion eraill a nodwyd yn ein gweithgarwch caffael, rhaglen ehangach o drawsnewid. 

 

Roedd yr adroddiad yn amlinellu strwythur a chynnwys y rhaglen drawsnewid i roi sicrwydd y bydd materion yn cael sylw a bydd strwythurau a phrosesau newydd yn cael eu rhoi ar waith i wella perfformiad mewn perthynas â chaffael.  Eglurodd mai prif ysgogydd y Rhaglen Trawsnewid Caffael fyddai datblygu a chyflawni’r Strategaeth Gaffael ddiwygiedig. 

 

 Gyda chymorth cyflwyniad PowerPoint rhoddodd Rheolwr y Rhaglen Gaffael wybodaeth gefndir i'r Aelodau yn ymwneud â: -

 

-                  phwysigrwydd caffael.

-                  gweld y darlun mawr.

-                  nodi heriau mewnol ac allanol.

-                  rhesymau dros fod angen newid.

-                  trawsnewid Caffael a Thrawsnewid: -

·       Y Strategaeth Gaffael

·       Defnydd effeithiol o Dechnoleg.

·       Datblygu Cyflenwyr Lleol

·       Gweithlu gyda Sgiliau uwch.

·       Penawdau o’r arolwg MMT.

·       Strwythur Sefydliadol.

-                  Blaenoriaethau ar gyfer Gweithredu – tymor canolig.

-                  Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol: Penawdau.

 

Fel y gofynnodd y Pwyllgor ym mis Mai, darparodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau wybodaeth ac ystadegau am y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol a sefydlwyd gan Lywodraeth Cymru, a manylion y contractau a gafodd eu caffael drwy’r Gwasanaeth.

 

Eglurodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau fod materion a diffygion a nodwyd yn flaenorol yn cael sylw a’u cywiro drwy gyflawni’r Rhaglen Trawsnewid Caffael.  Roedd trefniadau newydd, mwy cadarn, wedi cael eu cyflwyno i sicrhau bod y Rhaglen Trawsnewid Caffael yn cael ei chyflawni’n effeithiol.  Roedd yn cynnwys penodi Rheolwr Rhaglen ymroddedig i gyfeirio'r trawsnewid sydd ei angen yn y ffordd y mae'r Cyngor yn caffael nwyddau, gwasanaethau a gwaith.  Disgwylir i'r dull hwn gael y canlyniadau allweddol canlynol:-

 

·                 arbed arian drwy gaffael yn fwy effeithiol ac effeithlon;

·                 cyflawni mwy o fudd, a gwell budd i'r gymuned trwy'r broses gaffael;

·                 darparu mwy o gymorth a gwell cymorth i fusnesau lleol wella ansawdd eu cynigion a gwella’u siawns o ennill contractau’r Cyngor.

 

Byddai'r rhaglen yn cael ei threfnu'n 5 prosiect ar wahân a fyddai'n cynnwys Dogfen Strategaeth, Defnyddio Technoleg, Datblygu Cyflenwyr Lleol, Gwella sgiliau'r gweithlu a Strwythur Trefniadol.  Byddai'n cael ei gyfarwyddo gan fwrdd trawsnewid lefel uchel a fyddai'n monitro ac yn cyfeirio cyflawniad y rhaglen, a nodwyd y swyddogaethau allweddol a’r aelodau.  Ymgorfforwyd manylion mwy cynhwysfawr o strwythurau rhaglenni a llywodraethu yn Atodiad 1, ac amlygwyd cerrig milltir allweddol.

 

Rhoddwyd cadarnhad nad oedd y wybodaeth am gaffael o fewn yr Awdurdod wedi cwrdd â disgwyliadau o'r blaen, a mynegodd y Cynghorydd P.C. Duffy y farn y gallai gweithgareddau a pholisïau caffael blaenorol fod wedi arwain at oblygiadau ariannol sylweddol ar yr Awdurdod.

 

Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd, codwyd y materion canlynol a chafwyd ymatebion iddynt a darparwyd gwybodaeth:-

 

-                  Darparwyd manylion gan Gynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru mewn perthynas â'r astudiaeth genedlaethol ar gaffael sy'n cael ei chynnal gan Swyddfa Archwilio Cymru.

-                  Pwysigrwydd llinellau adrodd cywir ac agored.

-                  Yr angen i gynnwys Datblygu Economaidd yn y broses ac arwyddocâd hynny.

-                  Amlinelliad o'r angen i gynnwys busnesau bach yn y broses a'r dulliau i'w mabwysiadu er mwyn cyflawni’r gofyniad hwn.  Cyfeiriodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau at gofrestru categorïau a ymgorfforwyd yn y system newydd, a fyddai'n cynorthwyo gydag ymgysylltu â busnesau bach yn lleol.

-                  Dyletswydd y Cyngor i gyflawni gwerth gorau, nad oedd o reidrwydd yn cyd-fynd â’r pris gorau.

-                  Cynnydd yn yr angen am ymwybyddiaeth o'r broses gaffael, a darparu hyfforddiant  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Pen Swyddog Cyllid sy'n rhoi diweddariad ar y broses i gyflawni'r gyllideb refeniw ar gyfer 2016/17 (copi’n amgaeedig).

 

 

Roedd adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid, a oedd yn rhoi diweddariad ar y broses i gyflawni'r gyllideb refeniw ar gyfer 2015/16 a 2016/17, wedi ei ddosbarthu eisoes.

 

Darparodd Y Cynghorydd J. Thompson-Hill, gyda chymorth y Prif Swyddog Cyllid a’r Rheolwr Sicrwydd Chyllid, grynodeb manwl o'r adroddiad a oedd yn amlinellu'r broses o gyflwyno'r gyllideb refeniw ar gyfer 2016/17, ac amlygwyd y pwyntiau o bwys a ganlyn: - 

 

·                 Y bwlch posib yn y gyllideb o £730,000 ar sail y rhagdybiaethau cynllunio diweddaraf yn y Cynllun Ariannol Tymor Canolig.

·                 Nid oes gan nifer o’r cynigion sydd wedi eu cynnwys yng Ngham 5 werthoedd wedi eu hamcangyfrif ac roeddent yn cael eu datblygu ar hyn o bryd.

·                 Cynnwys cynigion Aelodau yn y cynigion Cam 5.

·                 Mae manylion y cynnydd diweddaraf gyda'r broses o bennu'r gyllideb mewn tabl sydd wedi’i gynnwys yn yr adroddiad

·                 Rhagwelwyd y byddai’r bwlch yn y gyllideb ar gyfer 2016/17 yn tua £8.8m, gyda chynigion gwerth cyfanswm o £4m wedi'u cymeradwyo.

·                 Ni dderbyniwyd awgrym o’r setliad o ran y Grant Cynnal Refeniw.

·                 Ni fydd union effaith cyhoeddiadau Cyllideb yr Haf ar gyllidebau gweinyddiaethau datganoledig yn glir hyd nes y cyhoeddir yr Adolygiad o Wariant Llywodraeth y Deyrnas Unedig ar 25 Tachwedd,  fyddai’n pennu lefel y Grant Bloc i Gymru.

·                  Amlinellwyd goblygiadau cyhoeddiad hwyr tebygol y Setliad Drafft yn yr adroddiad, ynghyd â'r amserlen bresennol yn Atodiad 1.

·                 Roedd pob cynnig yn cael eu hasesu i benderfynu ar effaith debygol y gyllideb yn 2016/17.

·                 Diben yr asesiadau, fel yr amlinellwyd yn yr adroddiad, oedd nodi meysydd posibl o arbedion ar gyfer 2016/17 a 2017/18 a darparu rhywfaint o sicrwydd o ran gwerth am arian.  Byddai’r dadansoddiad yn bwydo i mewn i adolygiad nesaf y Cynllun Ariannol Tymor Canolig sy'n cael ei ddrafftio ar hyn o bryd.

·                 Roedd siart diweddaraf proses y gyllideb wedi’i amgáu fel Atodiad 1 ac mae Atodiad 2 yn cynnwys fersiwn ddiwygiedig.

·                 Cynhelir adolygiad o gronfeydd wrth gefn a darpariaethau’r Cyngor ym mis Medi neu fis Hydref. 

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd S.A.  Davies, cytunodd y Pwyllgor y dylid cyfeirio’r materion a godwyd yn ymwneud â'r gronfa bensiwn, a'r cynnydd o oddeutu 8% at Weithdy’r Gyllideb ar gyfer trafodaeth.  Atgoffodd y Prif Swyddog Cyllid yr Aelodau fod hyn yn destun proses statudol a gwerthusiad deirgwaith y flwyddyn.  Darparodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd fanylion am yr agwedd gyfreithiol ac amlinellodd y fframwaith perthnasol.

 

Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd, codwyd y materion canlynol a chafwyd ymateb iddynt:

 

·                 Darparwyd manylion am effaith y Gyllideb Cyllid Cyfalaf gan y Prif Swyddog Cyllid, gan gyfeirio’n arbennig at y Cynllun Corfforaethol, terfynu'r contract PFI a thalu i ymadael â system gymhorthdal ​​y Cyfrif Tai.

·                 Cafwyd cadarnhad gan y Prif Swyddog Cyllid fod adolygiad o'r holl gronfeydd wrth gefn a darpariaethau yn cael ei gynnal ar hyn o bryd gyda'r bwriad o gyflwyno adroddiad i'r Cabinet, ac adroddiad diweddaru i Weithdy’r Gyllideb, ym mis Tachwedd, 2015.

·                 Darparodd y Prif Swyddog Cyllid y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd a'r arbedion arfaethedig i gael eu gwireddu drwy derfynu'r contract PFI.  Cadarnhaodd y byddai'r arbedion a ragamcanir a nodwyd yn cael eu cyflwyno fel yr awgrymwyd yn flaenorol. 

 

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad ar y datblygiadau diweddaraf.

    (RW i Weithredu)

 

 

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid (copi ynghlwm) ar y Datganiad o Gyfrifon 2014/15.

 

 

Roedd adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid wedi cael ei ddosbarthu yn flaenorol.

 

Cyflwynodd y Cynghorydd J. Thompson-Hill a'r Prif Swyddog Tân yr adroddiad.  Eglurwyd bod dyletswydd statudol ar y Cyngor i baratoi datganiad cyfrifon sy’n cydymffurfio â safonau cyfrifo cymeradwy.   Roedd yn rhaid i aelodau etholedig gymeradwyo'r cyfrifon a archwiliwyd yn ffurfiol ar ran y Cyngor.

 

Rhoddodd y Rheolwr Sicrwydd Cyllid fanylion cefndir yn ymwneud â'r broses a chadarnhaodd fod y datganiadau ariannol ar gyfer 2014/15 wedi cael eu cymeradwyo, yn amodol ar archwiliad, gan y Prif Swyddog Cyllid ar 25 Mehefin, 2015. Roedd y cyfrifon drafft wedi eu cyflwyno i'r Pwyllgor ar 23 Gorffennaf, 2015 fel y cytunwyd yn ei gyfarfod ym mis Mai.

 

Mae’r Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio yn gofyn i’r Cyngor gymeradwyo’r cyfrifon a archwiliwyd, gan gynnwys barn yr archwilydd allanol, yn ffurfiol erbyn diwedd mis Medi.

Roedd y Datganiad Cyfrifon wedi’i gynhyrchu’n unol â'r Safonau Adrodd Ariannol Rhyngwladol.  Cynhyrchodd Sefydliad Siartredig Cyllid a Chyfrifeg Cyhoeddus y Cod Ymarfer ar Gyfrifeg Awdurdodau Lleol, yn seiliedig ar Safonau Adrodd Ariannol Rhyngwladol ac roedd y Cyngor wedi paratoi Cyfrifon 2014/15 yn unol â'r Cod hwnnw.  Roedd y cyfrifon yn cynnwys barn gyfrifo a thystysgrif archwilio diamod. 

 

Roedd manylion y Safonau Adrodd Ariannol Rhyngwladol wedi eu cynnwys yn yr adroddiad.  Byddai’r cyfrifon ar gael i’w harchwilio yn ôl y gofyn ac roeddent wedi bod ar gael i’r cyhoedd eu harchwilio.  Roeddynt wedi cael eu harchwilio gan Swyddfa Archwilio Cymru a oedd wedi cyflwyno trosolwg o’u canfyddiadau ac asesiad o’r broses mewn adroddiad i’r Pwyllgor.

 

Arweiniodd y broses archwilio at rai newidiadau technegol ac at gywiriadau a newidiadau eraill, ac roedd manylion wedi eu cyflwyno adroddiad yr Archwilydd.

 

Darparodd Rheolwr Sicrwydd Ariannol grynodeb o’r Datganiad Cyfrifon ac amlygwyd y meysydd canlynol: -

 

·         Tudalen 21 - Trosglwyddo yn ôl ac ymlaen o Gronfeydd Wrth Gefn.

·         Page 80 - Lwfansau Aelodau.

·         Page 83 - Rhagair Esboniadol.

·          Tudalen 84 - Canlyniad Refeniw Terfynol a thanwariant o £1.3 miliwn.

·         Tudalen 85 - Crynodeb Cyfalaf.

·         Tudalennau 94, 95 - Symud Refeniw.

·         Tudalen 97 - Cyfrif Incwm a Gwariant

·         Tudalen 99, 100 - Mantolen.

·         Tudalen 143 - Cronfeydd Wrth Gefn y Gellir eu Defnyddio

·         Tudalen -

·             Tudalen 155 - Cysoni Incwm a Gwariant Bloc y Gwasanaeth a Gwaith a wnaed gyda Llywodraeth Cymru.

·         Tudalen 160 - Lwfansau Aelodau.

·         Tudalen 161, 164 – Cydnabyddiaeth Ariannol a Phecynnau Ymadael  Swyddogion.

 

Cyfeiriodd Cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru (AV) at Atodiad 2, "Archwilio Ddatganiadau Ariannol, Cyngor Sir Ddinbych 2014/15" a thynnodd sylw Aelodau at y tabl Cynnwys ar Dudalen 239 yr adroddiad, a oedd yn cynnwys rhai o'r materion i'w hadrodd ymlaen llaw at eu cymeradwyaeth, cyfeiriwyd yn benodol at: -

 

-                  Bwriad yr Archwilydd Cyffredinol i gyhoeddi adroddiad archwilio diamod ar Ddatganiadau Ariannol y Cyngor.

-                  y farn bod y datganiadau cyfrifo a nodiadau cysylltiedig yn rhoi trosolwg gwirioneddol a theg o sefyllfa ariannol Cyngor Sir Ddinbych ar 31 Mawrth 2015 a’i incwm a gwariant ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben.  Eu bod wedi’u paratoi’n gywir yn unol â’r Cod Ymarfer ar gyfer Cyfrifo Awdurdod Lleol yn y Deyrnas Unedig 2014-15.

-                  Statws yr Archwiliad a manylion yn ymwneud â meysydd gwaith a oedd yn dal heb eu gwneud, ond sydd wedi eu cwblhau bellach.

-                  manylion yr Adroddiad Archwilio arfaethedig, fel yr amlinellir yn Atodiad 2.

-                  materion sylweddol yn codi o'r archwiliad a darparu sicrwydd bod y broses wedi bod yn agored a thryloyw.

-                  mae'r datganiadau ariannol drafft wedi'u paratoi i safon dda.

-                  cadarnhad bod pob camddatganiad a nodwyd wedi cael eu haddasu a'u gywiro.

-                  mynegwyd gwerthfawrogiad i'r staff a oedd wedi bod  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Ystyried adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid (copi ynghlwm) ar y gweithgareddau Rheoli Trysorlys (copi ynghlwm).

 

 

Roedd adroddiad gan y Prif Swyddog Cyllid ar Reoli Trysorlys wedi cael ei ddosbarthu’n flaenorol.

 

Roedd yr Adroddiad Blynyddol ar Reoli Trysorlys, Atodiad 1, fel yr eglurodd y Prif Swyddog Cyllid, yn sôn am weithgarwch buddsoddi a benthyca'r Cyngor yn ystod 2013/14. Roedd hefyd yn rhoi manylion am y sefyllfa ariannol ar yr adeg honno ac yn dangos sut roedd y Cyngor yn cydymffurfio â'i Ddangosyddion Darbodus.   Roedd yr Adroddiad Diweddaru ar Reoli Trysorlys, Atodiad 2, yn rhoi manylion am weithgarwch Rheoli Trysorlys y Cyngor yn ystod 2015/16. 

 

Roedd y term ‘rheoli trysorlys’ yn cynnwys rheoli benthyca, buddsoddiadau a llif arian y Cyngor.  Mae tua £0.5bn yn mynd drwy gyfrifon banc y Cyngor bob blwyddyn.  Swm benthyca’r cyngor heb ei dalu ar 31 Mawrth 2015 oedd £144.77m ar gyfradd gyfartalog o 5.40% ac roedd gan y Cyngor fuddsoddiadau o £28.6m ar gyfradd gyfartalog o 0.62%.

         

Roedd y Cyngor wedi cytuno y dylai’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol graffu ar y gwaith o lywodraethu Rheoli Trysorlys.  Rhan o'r swyddogaeth oedd derbyn diweddariad am weithgarwch Rheoli Trysorlys ddwywaith y flwyddyn ac adolygu'r Adroddiad Rheoli Trysorlys Blynyddol ar gyfer 2014/15.

 

Byddai’r tîm rheoli trysorlys yn darparu adroddiadau a hyfforddiant i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol mewn cydweithrediad â’r amserlen oedd wedi’i hymgorffori yn yr adroddiad.   Eglurwyd bod Rheoli Trysorlys yn faes cymhleth sy'n cymryd amser i'w ddeall yn llwyr a darperir diweddariadau rheolaidd. Felly, ystyriwyd bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn fwy priodol na’r Cyngor i gael y diweddariadau hyn fel y gellid neilltuo cyfanswm yr amser a’r ymrwymiad i’r maes hwn.

 

Roedd yn ofynnol i’r Pwyllgor gael lefel benodol o ddealltwriaeth yn y maes hwn a chaiff hyn ei gyflawni drwy ddiweddariadau a sesiynau hyfforddi rheolaidd.

 

Roedd swyddogaeth y Pwyllgor yn y broses Rheoli Trysorlys yn cynnwys: -

 

·                 Deall y Dangosyddion Darbodus

·                 Deall effaith benthyca ar y sefyllfa refeniw

·                 Deall y cymhellion ehangach sy’n cael effaith ar weithgarwch Rheolwyr Trysorlys y Cyngor

·                       Sicrhau bod y Cyngor bob amser yn gweithredu mewn modd darbodus mewn perthynas â'i weithgareddau Rheoli Trysorlys

 

Pwrpas yr Adroddiad Blynyddol Rheoli Trysorlys wedi eu cynnwys yn Atodiad 1, a'r adroddiad diweddaru Rheoli Trysorlys, Atodiad 2, yn rhoi manylion yn ymwneud â: -

 

·                           Amgylchedd economaidd allanol

·                           Risgiau

·                           Gweithgarwch

·                           Rheolaethau

·                           Gweithgarwch yn y Dyfodol

 

Roedd Rheoli Trysorlys yn rhan hanfodol o waith y Cyngor a oedd yn cynnwys gofalu am symiau sylweddol o arian.  Roedd angen strategaeth gadarn a rheolaethau priodol i ddiogelu arian y Cyngor er mwyn sicrhau enillion rhesymol ar fuddsoddiadau a bod dyled yn cael ei reoli’n effeithiol ac yn ddoeth.  Roedd y Cyngor wedi mabwysiadu Cod Ymarfer diwygiedig CIPFA ac roedd yn un o ofynion y Cod hwnnw bod y Pwyllgor yn cael diweddariad ar weithgareddau Rheoli Trysorlys ddwywaith y flwyddyn ac adolygu’r Adroddiad Rheoli Trysorlys Blynyddol.

 

Cyfeiriodd y Prif Swyddog Cyllid at y goblygiadau a oedd yn codi o Ddeddf Diwygio Bancio 2014, a gyflwynwyd ym mis Ionawr, 2015, ac eglurodd nad oedd banciau bellach yn gallu dibynnu ar gael eu hachub gan y llywodraeth pe baent yn mynd i drafferthion.  Cyfeiriodd hefyd at y Gofyniad Cyllido Cyfalaf a'r trafodiad PFI yn ymwneud â Neuadd y Sir, Rhuthun, a rhoddodd fanylion yr arbedion a ragwelir sydd i'w cyflawni.  Cytunodd yr Aelodau y dylid cyflwyno adroddiad diweddaru ar y trafodiad PFI i gyfarfod y Pwyllgor ym mis Tachwedd, 2015.

 

Yn dilyn trafodaeth bellach,

 

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:-

 

(a)             yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

(b)             yn nodi perfformiad swyddogaeth Rheoli Trysorlys y Cyngor yn ystod 2014/15 a’i fod yn cydymffurfio â’r Dangosyddion Darbodus fel y nodir yn yr Adroddiad Blynyddol ar Reoli Trysorlys 2014/15, Atodiad 1.  ...  view the full Cofnodion text for item 9.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Cwynion Corfforaethol (copi wedi’i amgáu) sy’n rhoi trosolwg o'r adborth a gafwyd drwy bolisi adborth cwsmeriaid Sir Ddinbych 'Eich Llais' yn ystod y cyfnod 01.04.14 – 31.03.15.

 

 

Roedd adroddiad gan y Prif Reolwr Cymorth Busnes, a oedd yn rhoi trosolwg o’r adborth a gafwyd drwy bolisi adborth cwsmeriaid Sir Ddinbych ‘Eich Llais’ yn ystod y cyfnod 1 Ebrill 214 i 31 Mawrth, 2015, wedi’i ddosbarthu’n flaenorol.

 

Cyflwynodd y Cynghorydd H.C. Irving yr adroddiad a oedd yn cynnwys trosolwg o faint a math yr adborth a dderbyniwyd yn ystod 2014/15 er mwyn galluogi'r Pwyllgor i gytuno bod gan y cyngor system gadarn yn ei lle ar gyfer ymdrin ag adborth cwsmeriaid.  Roedd hefyd yn rhoi gwybodaeth am Adroddiad Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a’r llythyr ategol.

 

Eglurwyd bod y cyfrifoldeb am gwynion corfforaethol wedi ei drosglwyddo oddi wrth y Pennaeth Cwsmeriaid a Chymorth Addysg at y Prif Reolwr - Cymorth Busnes, a'r tîm a oedd yn rheoli cwynion y Gwasanaethau Cymdeithasol.

 

Eglurodd y Prif Reolwr Cymorth Busnes bod yr adroddiad wedi cynnal ei ffurf, fel y cytunwyd yn flaenorol gan y Pwyllgor, a gwahoddodd sylwadau’r Pwyllgorau o ran a oedd y wybodaeth a ddarparwyd yn briodol ac yn ddigonol i alluogi'r Pwyllgor i sicrhau bod y broses yn gadarn ac yn addas i'w diben.   

 

Roedd crynodeb o'r adroddiad a'r Penawdau ar gyfer 2014/15, Atodiad 1, yn cynnwys: -

 

·                 Cofnodwyd cyfanswm o 411 o gwynion - gostyngiad o 19% o gymharu â chyfanswm y flwyddyn flaenorol o 510 cwyn. Roedd newidiadau yn y modd y cofnodwyd cwynion yn rhannol gyfrifol am hyn.

 

·                 Y perfformiad cyffredinol ar gyfer y flwyddyn oedd bod 91% o gwynion cam 1 wedi derbyn ymateb o fewn terfynau amser Eich Llais.  Nid oedd hyn yn cyrraedd y targed corfforaethol o 95%.

 

·                 Y perfformiad cyffredinol ar gyfer y flwyddyn oedd bod 84% o gwynion cam 2 wedi derbyn ymateb o fewn terfynau amser Eich Llais.  Nid oedd hyn yn cyrraedd y targed corfforaethol o 95%.

 

·                 Cynyddodd y nifer o gwynion a ddeliwyd yn llwyddiannus â nhw ar gam 1 i 93%.

 

·                  Cofnodwyd cyfanswm o 708 o gwynion - gostyngiad o 5% o'i gymharu â'r flwyddyn flaenorol lle cafwyd 749 cwyn.

 

·                 Cofnodwyd cyfanswm o 76 o awgrymiadau - cynnydd o 13% o'i gymharu â chyfanswm y flwyddyn flaenorol o 67 o awgrymiadau.

 

Cadarnhawyd bod 29 o gwynion wedi eu gwneud i'r Ombwdsmon yn ystod 2014/15 a oedd yn uwch na chyfartaledd Awdurdodau Lleol Cymru, fel y nodwyd yn Atodiad 2. Roedd un adroddiad Adran 21 wedi'i gyhoeddi ynghylch ymchwiliad Amddiffyn Oedolion Diamddiffyn.  Roedd Atodiad 3 yn rhoi crynodeb o'r gŵyn.

 

Roedd dwy gŵyn bod Aelodau wedi torri eu cod ymddygiad wedi cael ei wneud yn ystod 2014/15. Roedd y ddwy gŵyn wedi eu cau yn dilyn ystyriaeth gychwynnol, fel y nodwyd yn Atodiad 4.

 

Amlygodd Mr P. Whitham bwysigrwydd ymgorffori manylion tueddiadau yn yr adroddiad, a darparu cymariaethau yn ymwneud a gwybodaeth bresennol a gwybodaeth flaenorol.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd J.A. Davies, cadarnhawyd bod nifer y canmoliaethau a dderbyniwyd bob blwyddyn yn uwch na nifer y cwynion, a chydnabuwyd y gellid hefyd dysgu gwersi o'r ganmoliaeth a dderbyniwyd.

 

Mynegodd y Cadeirydd bryder ynghylch elfen bosibl o ddyblygu gwaith gan fod y mater hwn wedi cael ei ystyried gan y Pwyllgor Archwilio Perfformiad, ac awgrymodd y dylid ystyried pa un yw'r dull adrodd mwyaf priodol.  Darparodd y Pennaeth Archwilio Mewnol fanylion Cylch Gorchwyl y Pwyllgor, ac eglurodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democratiaeth y byddai'r Pwyllgor yn gofyn am sicrwydd bod y system yn cael ei monitro’n gadarn ac yn briodol. 

 

Cytunodd y Pwyllgor y byddai adroddiadau yn y dyfodol yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio Perfformiad, a chytunodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democratiaeth y dylid diwygio Cylch  ...  view the full Cofnodion text for item 10.

I ystyried adroddiad gan y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio (copi'n amgaeedig) sy'n rhoi i'r Pwyllgor gyfle i roi sylwadau ar a chyfrannu at y fframwaith drafft ar gyfer sefydlu a monitro Darparwyr Gwasanaethau a Ariennir gan y Cyngor.

 

 

Adroddiad gan y Pennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio, a oedd yn rhoi cyfle i wneud sylwadau ar a chyfrannu at y fframwaith ddrafft ar gyfer sefydlu a monitro Darparwyr Gwasanaeth a Ariennir y Cyngor a ddosbarthwyd eisoes.

         

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol yr adroddiad a chadarnhaodd fod y Tîm Gweithredol Corfforaethol wedi ystyried y ddogfen ddrafft ar 21 Medi 2015, pan wnaed mân newidiadau a oedd yn cynnwys cais am ragor o fanylion am y sefydliadau yr effeithir arnynt gan y fframwaith newydd. 

 

 Byddai fersiwn drafft terfynol y ddogfen yn cael ei chyflwyno i'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth ar 1 Hydref, 2015 cyn iddo gael ei fabwysiadu'n ffurfiol a'i lansio'n ddiweddarach y mis hwnnw.  Roedd yr adroddiad yn rhoi crynodeb o’r risgiau yr aeth y fframwaith newydd i’r afael â nhw.

 

Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol y byddai'r fframwaith newydd yn sicrhau bod gan y Cyngor fecanwaith cadarn i fonitro llywodraethu, perfformiad ariannol, perfformiad gweithredol a'r defnydd o arian y Cyngor.  Rhoddodd grynodeb fanwl o'r ddogfen ddrafft, Atodiad 1, 'Fframwaith ar gyfer Darparu Gwasanaethau gyda Darparwyr Gwasanaeth a ariennir gan y Cyngor' a darparodd ragor o fanylion ar y meysydd canlynol: -

 

·                 Pam fod angen fframwaith arnom

·                 Rhai pethau sy’n 'rhaid eu gwneud'

·                 Swydd yr uwch reolwyr ac Aelodau Etholedig

·                 Cynrychiolaeth y Cyngor ar Ddarparwyr Gwasanaethau a Ariennir gan y Cyngor (DGAC)

·                 Manylion am y gofynion ar gyfer sefydlu, monitro ac adrodd ar DGAC

·                 Atodiadau sy'n darparu canllawiau manylach ar achosion busnes, cytundebau cyfreithiol a chytundebau lefel gwasanaeth.

 

Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd, codwyd y materion canlynol a chafwyd ymateb iddynt:

 

·                 Y gwahaniaeth rhwng swyddogaeth a chyfrifoldebau landlord o'i gymharu â sefydliad sy'n darparu gwasanaethau ar ran yr Awdurdod.

·                 Y manteision a wireddwyd o gael Aelodau Etholedig ar Fwrdd sefydliad sy'n darparu gwasanaeth i, neu ar ran, yr Awdurdod.

·                 Problemau a allai godi pe bai straen ar y berthynas rhwng cwmni neu sefydliad perthnasol a’r Awdurdod.  Gallai dyletswyddau Aelodau Etholedig fel Cyfarwyddwyr Bwrdd wedyn fod yn aneglur, ac amharu ar eu swyddogaeth o fod yn llais effeithiol i'r Awdurdod.

·                 Pwysigrwydd sicrhau nad yw’r Awdurdod yn dibynnu’n llwyr ar Aelodau Etholedig, fel Aelodau'r Bwrdd, er mwyn monitro unrhyw weithgarwch negyddol gan y sefydliad neu’r cwmni dan sylw.

·                 Yr angen am drefniadau monitro priodol i fynd i'r afael ag unrhyw weithgarwch negyddol.    

·                 Y fframwaith i ddarparu dealltwriaeth o ddisgwyliadau, ar gyfer y sefydliadau a’r Aelodau dan sylw, cyn dechrau unrhyw gytundebau neu ddogfennau cyfreithiol.

·                 Darparwyd y diffiniad mewn perthynas â threfniadau landlord a thenant, a rheoli eiddo ar brydles ym meddiant yr Awdurdod.

·                 Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch y posibilrwydd o ddarparu hyfforddiant ymwybyddiaeth ar gyfer Aelodau a rheolwyr canol, manylwyd ar y gwaith sy'n cael ei wneud gan y Pennaeth Archwilio Mewnol.

·                 Darparwyd manylion y trefniadau archwilio gan y Pennaeth Archwilio Mewnol, a chyfeiriwyd yn arbennig at y Cynllun Archwilio.

·                 Cyfeiriwyd at yr anawsterau posibl a allai godi wrth gyflwyno a gweithredu'r fframwaith newydd mewn perthynas â chytundebau presennol.

 

Yn dilyn trafodaeth bellach:-

 

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol: -

 

(a)            yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad, ac

(b)            yn cefnogi'r fframwaith ddrafft.

     (IB i Weithredu)

 

 

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi wedi’i amgáu).

 

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a gylchredwyd eisoes) i’w hystyried.

 

Cadarnhaodd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol Raglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor yn amodol ar gynnwys yr adroddiadau canlynol:-

 

18 Tachwedd, 2015:- Diweddariad PFI.

 

27 Ionawr, 2016:- Diweddariad Diogelu Corfforaethol.

 

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

        (CW i Weithredu)

 

Daeth y Cyfarfod i ben am 13.30pm.