Agenda and draft minutes

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Ni wnaeth unrhyw Aelod ddatgan cysylltiad personol na chysylltiad sy’n rhagfarnu mewn perthynas ag unrhyw fater sydd i’w ystyried yn y cyfarfod.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 29 Ionawr 2014.

Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 29 Ionawr 2014.

Cywirdeb:- Roedd Mr P. Whitham (Aelod Lleyg), y Cynghorydd M.Ll. Davies a Chynrychiolwyr o Swyddfa Archwilio Cymru (AV) yn bresennol yng nghyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar 29 Ionawr 2014.

14. Dyfodol Hamdden Clwyd Cyf:- Newid yr enw "Hugh Jones" i "Huw Jones".

Materion yn Codi:-

6.  Datganiad a Diweddariad am Strategaeth Reoli’r Trysorlys 2014/15:- Cafwyd cadarnhad gan y Prif Gyfrifydd fod gwybodaeth ynglŷn â’r benthyciadau hirdymor a gafwyd yn y gorffennol wedi eu hanfon at y Cynghorydd P.C. Duffy fel y gofynnwyd. 

7.  Strategaeth Pobl 2011/12– Adroddiad Terfynu:- Cytunodd Pennaeth y Gwasanaeth Cyfreithiol a Democrataidd i ddarparu trosolwg i'r Pwyllgor o'r ymatebion a gafwyd i arolwg staff 2011-13. 

Mewn ymateb i gais gan y Cynghorydd Kensler, mewn perthynas â'r Bwrdd Moderneiddio, cytunodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y dylid darparu rhestr o bob Bwrdd.

13.  Rhaglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:- Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd G.M. Kensler, eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol bod gwaith ar y gweill ar hyn o bryd yn ymwneud â threfniadau llywodraethu Cwmnïau Hyd Braich, a byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Gorffennaf 2014.

PENDERFYNWYD – y dylid derbyn a chymeradwyo’r cofnodion fel rhai cywir.

I dderbyn adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau (copi yn amgaeëdig) ar y broses arfaethedig ar gyfer pennu cyllideb refeniw 2015/16.

Roedd copi o adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau, yn rhoi diweddariad ynglŷn â’r broses arfaethedig o bennu cyllideb refeniw ar gyfer 20125/16, wedi ei ddosbarthu ymlaen llaw.  Dull gweithredu arferol y Cyngor wrth bennu cyllideb refeniw oedd mynd ati’n gynyddrannol i leihau costau’n seiliedig ar gynigion i ganfod arbedion yng nghyllidebau gwasanaethau a chyllidebau corfforaethol.  Byddai’r rhan fwyaf o'r cynigion hynny’n cael eu derbyn a chyflawnodd y broses honno gyllidebau llwyddiannus.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan y Cynghorydd J. Thompson-Hill  a esboniodd bod setliadau yn y Cynllun Corfforaethol  i’r dyfodol wedi dynodi y gallai fod angen canfod arbedion o tua £12m dros y ddwy flynedd nesaf ac efallai y byddai angen dull gweithredu newydd mewn perthynas ag arbedion.  Roedd Atodiad 1 yn manylu ar sut y gallai'r broses weithio ac roedd manylion pellach wedi'u hymgorffori yn yr adroddiad.  Byddai targedau arbedion y Gyllideb yn cael eu rhannu yn dri edefyn ar gyfer 2015/16 a 2016/17 ac roedd tabl a oedd yn dangos y tri edefyn, ynghyd â rhoi bras werthoedd ar eu cyfer, wedi ei gynnwys yn yr adroddiad.  Gellid amcangyfrif  gwerth y ddau edefyn cyntaf gyda rhywfaint o sicrwydd.  Byddai'r trydydd edefyn yn anos i’w amcangyfrif ac ar hyn o bryd caiff ei ddangos fel eitem mantoli er mwyn cyflawni targed arbedion o £12m dros y ddwy flynedd nesaf.  Roedd dau wasanaeth wedi cynnal ymarferion peilot a fu’n ddefnyddiol iawn er mwyn deall sut y byddai'r broses newydd yn gweithio.  Amlinellwyd crynodeb o’r broses Rhyddid a Hyblygrwydd yn yr adroddiad.

Bydd allbwn y cyfarfodydd Rhyddid a Hyblygrwydd a’r cyfarfodydd cyllideb gwasanaethau’n cael eu coladu a'u cyflwyno yn y lle cyntaf i’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth ac yna i dri gweithdy cyllideb i Aelodau ym mis Gorffennaf, ac roedd crynodeb o'r broses wedi ei gynnwys yn yr adroddiad.  Byddai’r gweithdai cyllideb yn rhoi cyfle i gael mewnbwn ehangach gan yr Aelodau ynglŷn â’r argymhellion.  Cyfeiriwyd at Atodiad 1 lle dangosir y dewisiadau a ddeilliodd o'r gweithdai i Aelodau.  Byddai cynigion a gefnogir gan yr Aelodau’n cael eu cyflwyno i'r Cyngor ym mis Medi i'w cymeradwyo. Cynigiwyd y dylai pob un o’r gweithdai cyllideb fod yn ddigwyddiadau diwrnod cyfan ac roedd amlinelliad drafft o'r meysydd gwasanaeth y byddid yn canolbwyntio arnynt ym mhob un o'r gweithdai ym mis Gorffennaf wedi ei gynnwys.  Byddai hyn yn cwblhau Cam 1 o broses y gyllideb ac yn arwain at Gam 2.  Byddai'r un broses o gymeradwyo ac ymgynghori yn dilyn, a rhagor o gynigion yn cael eu cyflwyno i'r Cyngor ym mis Rhagfyr.

Cam 3 fydd y cam anoddaf i’w gyflawni o ran y gyllideb  gan ei bod yn debygol mai yn ystod y cam hwnnw y bydd y cynigion mwyaf cynhennus yn cael eu cynnwys.  Byddai canlyniad y ddau gam cyntaf o gymorth wrth gynllunio’r dull gweithredu ar gyfer y trydydd ac efallai y bydd yn rhaid ailedrych ar hyn eto yn yr hydref. 

Cafwyd crynodeb manwl o'r dyddiadau allweddol dros dro gan y Cynghorydd Thompson-Hill sydd hefyd wedi eu nodi mewn tabl a gafodd ei gynnwys yn yr adroddiad, a chafwyd cadarnhad ganddo y gallai rhai o'r cynigion a gâi eu cyflwyno fod yn destun ymgynghoriad cyhoeddus.

Awgrymodd Mr P. Whitham y dylid ystyried rheolaeth rhaglenni a phrosiectau mewn perthynas â’r broses lliniaru risgiau, a allai fod o gymorth i’r mecanweithiau adrodd mewn perthynas â chrynhoi materion allweddol.  Amlinellodd y Prif Gyfrifydd y broses a fabwysiadwyd er mwyn sicrhau bod pawb yn ymwybodol o’r holl gynigion a’r manylion gogyfer â’u trafod, a chafwyd ganddo fanylion y templed newydd a ddatblygwyd i gynorthwyo'r broses Rhyddid a Hyblygrwydd.

Pwysleisiodd y Cynghorydd S.A.  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol (copi wedi ei amgáu) sy’n cyflwyno’r Adroddiad Archwilio Mewnol diwygiedig.

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol yn cyflwyno'r Siarter Archwilio Mewnol ddiwygiedig wedi’i gylchredeg ymlaen llaw.

Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol bod angen i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol gymeradwyo'r Siarter Archwilio Mewnol ddiwygiedig er mwyn roi cyfrif dros lwybrau atebolrwydd diwygiedig yn dilyn symud y tîm i'r Gwasanaeth Gwella Busnes a Moderneiddio.  Ym mis Ionawr 2014, newidiwyd llwybrau atebolrwydd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o’r Gwasanaeth Cyllid ac Asedau i’r Gwasanaeth Gwella Busnes a Moderneiddio.  Roedd Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus yn ei gwneud yn ofynnol i'r gwasanaeth ddiweddaru eu Siarter i ddangos diben, cwmpas, awdurdod, llwybrau atebolrwydd,  adnoddau a’r trefniadau gogyfer ag osgoi gwrthdaro buddiannau.  Mae’r manylion llawn wedi eu cynnwys yn y Siarter yn Atodiad 1.

Roedd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn rhoi sicrwydd a chyngor i reolwyr ar bob lefel ac i aelodau etholedig ynglŷn ag ansawdd gweithrediadau o fewn y Cyngor.  Roedd ei waith yn canolbwyntio ar lywodraethu, rheoli risg, perfformiad, effeithlonrwydd a rheolaeth weithredol ac ariannol, pethau sydd, bob un ohonynt, yn hanfodol er mwyn cyflawni blaenoriaethau corfforaethol.  Roedd hefyd yn cynnal prosiectau i sicrhau bod y Cyngor ar y trywydd iawn i gyflawni ei Flaenoriaethau Corfforaethol a phrosiectau penodol i wella moderneiddio ac effeithlonrwydd gwasanaethau.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd M.L. Holland, eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol y byddai, yn ystod cyfnod yr haf, yn archwilio sut y bydd y Gwasanaeth Gwlla Busnes a Moderneiddio a'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn rhyngweithio â’i gilydd i’r dyfodol gyda'r bwriad o sicrhau bod yr arferion gorau ar waith ac i osgoi unrhyw  ddyblygu.

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn cymeradwyo'r Siarter Archwilio Mewnol ddiwygiedig.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol (copi wedi ei amgáu) sy’n cyflwyno drafft o'r strategaeth Gwasanaeth Archwilio Mewnol 2014/15.

Cafodd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol, a oedd yn cyflwyno fersiwn ddrafft o strategaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2014/2015, ei gylchredeg ymlaen llaw.

Roedd Cylch Gorchwyl y Pwyllgor yn ei gwneud yn ofynnol i’r Pwyllgor roi ystyriaeth i Strategaeth Cynllunio Archwilio, Gwasanaeth Archwilio Mewnol y Cyngor, ac mae fersiwn ddrafft y Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2014-15 wedi ei chynnwys yn Atodiad 1.  Mae disgwyl adolygiad, sydd ar y gweill ar hyn o bryd, o sut y gallai’r Cyngor wella a chydlynu ei ddull o ddarparu sicrwydd a gwella gwasanaethau. Yn y cyfamser, cynigiai’r Strategaeth drosolwg o’r meysydd y byddai’r gwasanaeth yn debygol o dreulio amser arnynt yn ystod 2014-15.

Roedd y Pennaeth Archwilio Mewnol ar y pryd yn ymgynghori gyda'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth ac yn gweithio gyda rheolwyr eraill o fewn y Gwasanaeth Gwella Busnes a Moderneiddio i ddatblygu dull gweithredu mewn perthynas â chynnig sicrwydd a gwelliannau. Penllanw’r gwaith hwnnw fydd Strategaeth Archwilio Mewnol newydd gogyfer â mis Medi 2014.

Roedd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn darparu sicrwydd a chyngor i reolwyr ar bob lefel ynglŷn ag ansawdd gweithrediadau o fewn y Cyngor.   Roedd y gwaith yn canolbwyntio ar lywodraethu, rheoli risg, perfformiad, effeithlonrwydd ac ar reolaeth weithredol ac ariannol, pethau sydd, bob un ohonynt, yn hanfodol er mwyn cyflawni’r blaenoriaethau corfforaethol.  Roedd hefyd yn cynnal prosiectau i sicrhau bod y Cyngor ar y trywydd iawn i gyflawni ei Flaenoriaethau Corfforaethol a phrosiectau penodol i wella moderneiddio ac effeithlonrwydd gwasanaethau.

Cyfeiriodd Mr P. Whitham at Strategaeth Sicrwydd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2014/15, Gwaith Hanfodol Arall 15%, ac unrhyw symudiad yn y cydbwysedd rhwng Gwaith Dilynol Prosiectau 50 diwrnod a Gwaith Ymgynghoriaethol a Chorfforaethol 50 diwrnod.  Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio Mewnol  na fu fawr o newid i’r ffigurau na’r canrannau ers symud y Gwasanaeth Archwilio Mewnol i'r Gwasanaeth Gwella Busnes a Moderneiddio.  Pwysleisiodd y Cynghorydd ML Holland pa mor bwysig yw sicrhau nad oes unrhyw waith yn cael ei ddyblygu.

Eglurodd Cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru ei fod yn falch o nodi bod darpariaeth o 100 diwrnod wedi ei gynnwys ar gyfer gwaith Sicrwydd Ariannol.  Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol fod y Prif Weithredwr wedi cydnabod pwysigrwydd dal gafael ar reolaeth wrth fynd ati i leihau gwasanaethau a dygymod â phwysau cyllidebol.

Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol bod prosiectau newydd wedi cael eu cyflwyno a oedd yn ymwneud â rheoli incwm ac atal twyll.  Roedd Mr P. Whitham yn teimlo ei bod yn bwysig sicrhau bod mesurau rheoli yn gost effeithiol ac yn mynd i'r afael ag unrhyw risgiau a oedd wedi eu dynodi.

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn cymeradwyo fersiwn ddrafft y Siarter Archwilio Mewnol arfaethedig ar gyfer 2014-15.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol (copi wedi ei amgáu) sy’n rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd yr Archwiliad Mewnol o ran cyflenwi gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd o ran gwelliannau.

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol wedi ei gylchredeg ymlaen llaw a oedd yn cynnig diweddariad ynglŷn â’r cynnydd diweddaraf a wnaed gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaeth, darparu sicrwydd, cwblhau adolygiadau ynghyd â’u perfformiad a’u heffeithiolrwydd wrth ysgogi gwelliannau.

Roedd yr adroddiad yn cynnig diweddariad ynglŷn â’r canlynol:-

·       cyflawni ein Cynllun Sicrwydd ar gyfer 2013/14 (Atodiad 1)

·       adroddiadau Archwilio Mewnol a gyhoeddwyd yn ddiweddar  (Atodiad 2)

·       ymateb rheolwyr i faterion a godwyd gennym (Atodiad 3)

·       Perfformiad Archwiliad Mewnol (Atodiad 4)

Roedd manylion yn ymwneud â chyflawni Cynllun Sicrwydd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2013/14 wedi ei gynnwys yn yr adroddiad ac roedd Atodiad 1 yn darparu dadansoddiad o'r gwaith a wnaed yn ystod 2013/14, o'i gymharu â’r Strategaeth Archwilio Mewnol. Roedd yn cynnwys sgoriau sicrwydd ynghyd â nifer o faterion a godwyd ar gyfer yr adolygiadau a gwblhawyd, diffiniadau a ddefnyddiwyd i ffurfio ein sicrwydd archwilio a'r graddfeydd a ddefnyddiwyd wrth asesu'r lefelau risg ar gyfer y materion a godwyd.

Yn dilyn symud y gwasanaeth, er mwyn tendro am gontractau allanol, oherwydd problemau TG, ac er mwyn gweithredu System Rheoli Dogfennau a Chofnodion Electronig a gweithio ar ymchwiliadau arbennig, roedd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi blaenoriaethu prosiectau a ystyrid yn 'Sicrwydd Hanfodol' er mwyn sicrhau cyrraedd o leiaf gyfnod fersiwn ddrafft yr adroddiad  erbyn 31 Mawrth 2014.  Bydd rhai prosiectau’n cael eu gohirio tan ar ôl 1 Ebrill 2014 a byddant yn rhan o waith sicrwydd y flwyddyn nesaf.

Cafodd adroddiadau terfynol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol a gyhoeddwyd ers mis Ionawr 2014 eu cynnwys yn Atodiad 2.  Roedd adroddiadau yn rhoi crynodeb gweithredol a chynlluniau gweithredu wedi'u darparu, ynghyd â manylion ynglŷn â lliwiau’r graddau sicrwydd.  Roedd ymateb rheolwyr i faterion a godwyd gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi eu crynhoi, ac roedd Atodiad 3 yn manylu ar yr adolygiadau dilynol a gwblhawyd ers yr adroddiad blaenorol, gan gynnwys manylion llawn am yr ymateb i’r gwaith dilynol a wnaed  ynglŷn â Chaffael Gwasanaethau Adeiladu.

Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol bod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn mesur ei berfformiad mewn dau faes allweddol:-

·     Darparu 'Sicrwydd Hanfodol'

·     'Safonau Cwsmeriaid'

Roedd Atodiad 4 yn manylu ar berfformiad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol hyd yma yn 2013/14.  Roedd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar y trywydd iawn i gyflawni 100% o brosiectau 'Sicrwydd Hanfodol' erbyn 31 Mawrth, 2014, ac roedd disgwyl y byddent yn cyflawni 100% mewn perthynas â phob un o’r 'Safonau Cwsmeriaid' gyda dau eithriad:-

·                 roedd un prosiect wedi cael rhybudd cychwyn prosiect o 8 diwrnod gwaith yn hytrach nag o 10 diwrnod gwaith fel sy’n ofynnol.

·                 oherwydd pwysau gwaith, cyhoeddwyd adroddiad drafft ar gyfer un prosiect wedi 14 diwrnod yn hytrach nag wedi 10 diwrnod fel y cytunwyd.  Cymeradwywyd yr oedi yn hytrach na chyfaddawdu ansawdd yr adroddiad drafft.

Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol y byddai cynllun pellach, mwy manwl, a fyddai’n seiliedig ar Strwythur Rhyddid a Hyblygrwydd, yn cael ei gyflwyno ger bron cyfarfod y Pwyllgor ym mis Mai, 2014.

Mewn ymateb i bryderon a godwyd gan y Cynghorydd P.C. Duffy, eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol fod ymweliadau thematig ag ysgolion mewn perthynas â diogelwch corfforol / iechyd a diogelwch, caffael, diogelu a rheoli Cronfa Ysgol wedi eu gohirio oherwydd gormod o lwyth gwaith.  Fodd bynnag, mae bwriad i’w cynnal fel mater o frys.

Rhoddodd yr Aelodau ystyriaeth i’r adroddiadau terfynol canlynol yn ymwneud â’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol, fel y nodir yn Atodiad 2, ac ymateb y rheolwyr i faterion a godwyd gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn Atodiad 3:-

Caffael Gwasanaethau Adeiladu:- Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol mai adroddiad dilynol  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol  (copi wedi ei amgáu) a oedd yn darparu hysbysiad ffurfiol fod y broses ardystio archwiliad ar gyfer Datganiad Cyfrifon 2012/13cv wedi’i gwblhau.

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau a oedd yn darparu hysbysiad ffurfiol fod proses ardystio archwiliad Datganiad Cyfrifon 2012/13 wedi’i gwblhau, wedi cael ei gylchredeg ymlaen llaw.

Cyflwynodd y Prif Gyfrifydd yr adroddiad gan egluro fod adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru, Atodiad 1, yn amlinellu materion megis rolau a chyfrifoldebau, y dull archwilio, adrodd, elfennau allweddol o'r gwaith archwilio a'r tîm archwilio ariannol, a’i fod yn hysbysiad ffurfiol bod y broses o ardystio archwilio ar gyfer Datganiad Cyfrifon 2012/13  wedi dod i ben yn ffurfiol.  Roedd yn ofynnol i'r archwilwyr allanol gyflwyno’r adroddiad hwn er mwyn cyflawni'r hyn sy’n ofynnol ohonynt o dan safonau archwilio ac arferion archwilio priodol.

Roedd amlinelliad o'r gwaith archwilio ariannol yr oedd ei angen ar gyfer datganiadau ariannol 2013-14 wedi ei gynnwys yn adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru.  Cafwyd gwybod gan gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru am y dull archwilio, gan gynnwys y risgiau archwilio allweddol a oedd wedi’u dynodi yn ystod y broses gynllunio gychwynnol a'r camau a gynigiwyd er mwyn mynd i'r afael â nhw.  Bydd y gwaith archwilio ariannol yn y meysydd risg yn cael eu defnyddio i lywio barn wrth archwilio’r datganiadau ariannol.

Roedd rhan o'r broses archwilio statudol yn caniatáu i'r cyhoedd archwilio'r cyfrifon ac yn gwahodd partïon â diddordeb i godi cwestiynau a gwrthwynebiadau ynglŷn â thrafodion o fewn y flwyddyn ariannol.  Codwyd cwestiynau ynghylch nifer o bynciau yn uniongyrchol gyda'r Cyngor a chafodd gwybodaeth a chopïau o amrywiol ddogfennau eu darparu gan y Cyngor.  Codwyd rhai o'r un materion yn ffurfiol fel gwrthwynebiadau o dan yr un broses gyda Swyddfa Archwilio Cymru.  Pan gymeradwywyd y cyfrifon gan y Cyngor ym mis Medi 2013, roedd Swyddfa Archwilio Cymru yn gohebu â dau aelod o'r cyhoedd a oedd wedi codi gwrthwynebiadau.  Cafwyd cadarnhad bod unrhyw ohebu wedi’i orffen a bod y materion wedi’u datrys.  Ni arweiniodd unrhyw un o’r gwrthwynebiad a godwyd yn rhan o’r broses arolygu gyhoeddus at newid y ffigurau na’r nodiadau ategol a ddatgelwyd yng nghyfrifon 2012/13.

Cafwyd manylion gan gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru am y broses o bennu ffioedd a chadarnhaodd y byddai gwybodaeth yn ymwneud â'r ffioedd ar gyfer y flwyddyn gyfredol yn cael eu cadarnhau a'u hadrodd ger bron y Pwyllgor.  Amlinellodd arwyddocâd cynnwys risg diystyru rheolyddion o fewn yr holl endidau o ran gwiriadau a'r gweithdrefnau archwilio.  Darparodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru hefyd grynodeb o’r meysydd o fewn yr Amlinelliad o Archwilio Ariannol Blynyddol a oedd yn cynnwys manylion am y tîm archwilio a'i annibyniaeth, yr amserlen, swyddogaethau a chyfrifoldebau ac am Raglen Reoleiddio'r Archwilydd Cyffredinol.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr P. Whitham, cyflwynodd cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru fanylion am y broses o adrodd wrth y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol am y gwaith sy’n ymwneud â chyfrifon ariannol sydd wedi ei gynnwys o fewn yr amserlen, sef arddangosyn 7 ar Dudalen 13 Adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru.

Yn dilyn trafodaeth bellach:--

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:-

(a)           yn derbyn ac yn nodi cynnwys adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru, ac.

(b)           yn nodi bod y broses ardystio wedi dod i ben yn ffurfiol mewn perthynas â Datganiad Cyfrifon 2012/13.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Busnes, Cynllunio a Pherfformiad (copi wedi ei amgáu) ar hunanasesu trefniadau llywodraethu a gwelliant y Cyngor ar gyfer 2013/14.

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol ynglŷn â’r adroddiad hunanasesu ar drefniadau llywodraethu a gwella'r Cyngor ar gyfer 2013/14 wedi ei ddosbarthu ymlaen llaw.

Roedd y Pwyllgor wedi cymeradwyo Datganiad Llywodraethu Blynyddol y Cyngor yn flaenorol.  Fodd bynnag, roedd yr adroddiad hwn yn disodli’r broses honno drwy gyfuno’r hunanasesiad llywodraethu a’r hunanasesiad corfforaethol a wnaed yn flaenorol.

Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol ei bod yn arfer da i ymgynghori'n eang ar yr hunanasesiad gydag aelodau etholedig ac uwch reolwyr ac mai hyn yw cychwyn y broses honno.  Ystyrid bod datblygu 'datganiad llywodraethu blynyddol' a oedd yn rhan o Ddatganiad Cyfrifon y Cyngor yn arfer da.  Fodd bynnag, roedd rhywfaint o ddyblygu rhwng yr hunanasesiad yr oedd ei angen ar gyfer y datganiad llywodraethu blynyddol a'r hunanasesiad corfforaethol a oedd yn canolbwyntio’n fwy ar welliant parhaus.  Mae’r dogfennau bellach wedi cael eu cyfuno i ddarparu dull arloesol er mwyn arbed adnoddau a darparu dull cydgysylltiedig o hunanasesu.

Roedd ymgynghori’n digwydd gydag aelodau etholedig ac uwch reolwyr ynglŷn â fersiwn ddrafft, a elwir yn 'Darparu llywodraethu da a gwelliant parhaus'.  Fersiwn ddrafft gynnar oedd hon ac roedd gwaith yn mynd rhagddo arni ac roedd angen trafodaeth bellach yn ei chylch, yn enwedig gyda’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth.  Bydd y fersiwn derfynol yn cael ei llofnodi gan y Prif Swyddog Gweithredol a’r Arweinydd erbyn 30 Mehefin 2014, a bydd yn cael ei chyflwyno ger bron y Pwyllgor hwn ynghyd â'r Datganiad Cyfrifon.  Roedd manylion am gyfraniad yr hunanasesu at y Blaenoriaethau Corfforaethol, a'r broses ymgynghori, wedi cael eu hymgorffori yn yr adroddiad.

Eglurodd y Pennaeth Archwilio mewnol fod gwaith yn cael ei wneud ar hyn o bryd mewn perthynas â chynhyrchu Polisi Gwrth-dwyll a Llygredd a sut y byddai’n cael ei weithredu yn y dyfodol, a fyddai'n ymgorffori newidiadau yn ymwneud â'r Ddeddf Llwgrwobrwyo.

Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd wybod i’r Pwyllgor nad oedd y Polisi Rhannu Pryderon wedi ei fabwysiadu’n ffurfiol eto.  Eglurodd fod Model Cyfansoddiad Cymru Gyfan  bellach wedi ei baratoi, a oedd yn cynnwys Polisi Rhannu Pryderon, a byddai'n cael ei archwilio a’i gymharu yn erbyn fersiwn ddrafft y Cyngor o Bolisi Rhannu Pryderon a fyddai'n cael ei gyflwyno i'r Cyngor eleni fel rhan o'r adolygiad cyffredinol.

Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd, codwyd y materion canlynol gan Mr P. Whitham a chafwyd ymateb iddynt:-

-                  Cyfeiriwyd at Dudalen 97 yr adroddiad a gofynnwyd am eglurhad ynghylch a oedd datblygu prosiectau allweddol yn cynnwys Gwasanaethau Caffael ac Adeiladu neu beidio.

-                  Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr Whitham ynghylch darparu manylion ar ganllawiau’r Cyngor ar gyfer adolygu Polisïau, eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol iddynt fod wedi bwriadu cynnal adolygiad cyffredinol o Fframwaith Polisi’r Cyngor.

-                  Cyfeiriwyd at "adolygu'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol ddwywaith y flwyddyn", Tudalen 103 yr adroddiad, ac awgrymwyd y dylai hyn ddangos bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol wedi eu cynnwys.

-                  Mynegwyd pryder na wnaed cyfeiriad at Reoli Gwybodaeth fel maes o wendid llywodraethu arwyddocaol, ac awgrymwyd y dylid cynnwys cyfeiriad at Hawl i Wybodaeth, Rhyddid Gwybodaeth a Diogelu Data ar dudalen 103 yr adroddiad.  Amlygwyd hefyd yr angen am ddarparu hyfforddiant mewn perthynas â Rheoli Gwybodaeth, a'r risgiau sy'n gysylltiedig.  Cytunodd y Pwyllgor y dylid gofyn i Grŵp  y Cadeiryddion a’r Is-gadeiryddion edrych ar y posibilrwydd o archwilio arfer gorau wrth ddelio â cheisiadau rhyddid gwybodaeth.

Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaeth Cyfreithiol a Democrataidd bod y Rheolwr Gwybodaeth Gorfforaethol wedi ysgrifennu at bob Pennaeth Gwasanaeth yn gofyn am wybodaeth ynglŷn â derbyn ceisiadau ailadroddus.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd G.M. Kensler, eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y  ...  view the full Cofnodion text for item 10.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd (copi wedi ei amgáu) ar gynrychiolaeth Aelodau ar gyrff allanol.

Roedd copi o adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd wedi’i gylchredeg ymlaen llaw.

Roedd yr Aelodau wedi rhoi ystyriaeth flaenorol i adroddiad ynglŷn â Phrotocol i Aelodau ar Gyrff Allanol, a gwnaed cais am wybodaeth bellach ynglŷn â llunio mecanwaith y gallai Aelodau ei ddefnyddio i adrodd yn ôl i’r Cyngor am eu gwaith ac am weithgareddau Cyrff Allanol.   Eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y gallai'r swyddogaethau y penodir  Aelodau iddynt ar Gyrff Allanol amrywio’n fawr.  Caiff rhai Aelodau eu penodi’n Gyfarwyddwyr neu’n Ymddiriedolwyr, ac mae i’r ddwy swyddogaeth hynny ddyletswyddau a goblygiadau cyfreithiol i'r corff y penodwyd hwy iddynt, a chyfeiriodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd at yr ystod eang o risgiau ariannol sydd ynghyd â risg i enw da’r Awdurdod.   Roedd disgrifiad o’r swyddogaethau amrywiol hyn wedi’i gynnwys mewn Protocol a Chanllawiau ar gyfer Aelodau Etholedig a benodwyd i Gyrff Allanol, Atodiad 1.

Mewn cyfarfod ym mis Tachwedd, 2013, gofynnodd yr Aelodau am restr o Gyrff Allanol y mae Aelodau wedi eu penodi iddynt, a hynny yn dilyn y categorïau canlynol:-

·                 Cyrff sy’n gosod archebiant y mae’r Cyngor yn ei gasglu.

·                 Cyrff y mae'r Cyngor yn tanysgrifio i fod yn aelod ohonynt.

·                 Cyrff sy’n derbyn grant neu gymorth ariannol arall gan y Cyngor.

·                 Pob Cyrff Allanol arall.

Roedd yr adroddiad wedi’i gynnwys yn Atodiad 2.  Byddai angen i’r Pwyllgor ystyried y materion canlynol wrth ystyried sut y dylai’r Aelodau adrodd yn ôl i’r Cyngor: -

·                 A oes angen adrodd mor aml ac i’r un manylder gogyfer â phob Corff Allanol.

·                 A ddylai amlder a manylder yr adrodd ddibynnu ar lefel y risg i'r Cyngor e.e. risg ariannol, risg i enw da’r Cyngor.

·                 Bydd gan gyfarwyddwyr ac ymddiriedolwyr ddyletswyddau cyfreithiol i'r corff y maent wedi eu penodi iddo a gall fod ganddynt rwymedigaeth cyfrinachedd i'r corff hwnnw sy'n cyfyngu ar lefel y manylder y gellid ei gynnwys yn unrhyw adroddiad.

·                 Y fforwm y cyflwynir yr adroddiadau iddynt

·                 Mae posibilrwydd o orgyffwrdd a dyblygu gyda system Adroddiadau Blynyddol yr Aelodau ynglŷn â’u gweithgareddau fel Cynghorwyr.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr P. Whitham, cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd bod y rhestr o Gyrff Allanol, yn Atodiad 2, yn ddogfen weithredol ac y gellid dylanwadu arni gan y broses Rhyddid a Hyblygrwydd.  O ran bod yr Awdurdod yn ffurfio cwmnïau, byddai'n bwysig sicrhau cydbwysedd o ran sut y byddai hynny’n cael ei reoli a'i fonitro.

Mae adroddiad templed drafft wedi’i gynnwys er mwyn i Aelodau roi ystyriaeth iddo, Atodiad 3.

Roedd y Pwyllgor wedi cael cais i ystyried materion a nodir yn yr adroddiad, a oedd yn cynnwys sut, pryd ac wrth bwy y dylai Aelodau adrodd, ac i nodi'r hyn y maent yn ei ffafrio er mwyn sicrhau bod ymgynghori llawnach yn digwydd gyda phob Aelod.

Eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y gall gwaith cyrff allanol gyfrannu at gyflawni blaenoriaethau'r Cyngor a gallai derbyn gwybodaeth reolaidd am eu gweithgarwch gynorthwyo'r Cyngor wrth gynllunio gweithgarwch i’r dyfodol.  Mae’n bosib y gallai staff dreulio amser ychwanegol yn gweinyddu'r broses adrodd, ond dylid gallu cynnwys hyn o fewn y gyllideb bresennol.  Yr adroddiad hwn yw dechrau’r broses o ymgynghori ag Aelodau.

Wrth ystyried yr adroddiad, mynegwyd y canlynol gan yr Aelodau a chafwyd yr ymatebion canlynol i gwestiynau a godwyd:-

-                 Dylid cyflwyno adroddiadau rheolaidd gan Aelodau sy’n gynrychiolwyr ar Gyrff Allanol sy'n derbyn cyfraniadau ariannol gan yr Awdurdod.

-                     Dylai Aelodau sy’n gynrychiolwyr ar Gyrff Allanol adrodd wrth y Cabinet, sef y corff penodi.

-                     Mae angen llunio Polisi Corfforaethol i ddiffinio swyddogaeth Aelodau sy’n gynrychiolwyr ar Gyrff Allanol.  ...  view the full Cofnodion text for item 11.

Ystyried Rhaglen Waith i’r Dyfodol y Pwyllgor (copi wedi ei amgáu).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a gylchredwyd ymlaen llaw) i’w ystyried.

Cadarnhaodd y Pwyllgor Raglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, yn amodol ar gynnwys yr Eitemau Busnes hynny y cytunwyd arnynt yn ystod y cyfarfod.

Cytunodd y Pwyllgor y dylid adolygu'r holl benderfyniadau a wnaed gan y Pwyllgor, dros y 18 mis diwethaf, i sicrhau bod y camau y cytunwyd arnynt wedi eu cynnwys yn Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor.

PENDERFYNWYD:-

(a)           yn amodol ar yr uchod, fod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol, a

(b)           bod adolygiad o’r holl benderfyniadau a wnaed gan y Pwyllgor dros y 18 mis diwethaf yn cael ei gynnal.

Daeth y Cyfarfod i ben am 13.15pm.