Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Ni fu i unrhyw Aelod ddatgan cysylltiad personol na chysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fusnes a oedd i’w ystyried yn y cyfarfod.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 28 Ionawr 2015.

Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 28 Ionawr 2015.

PENDERFYNWYD – y dylid derbyn a chymeradwyo’r Cofnodion fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau (copi’n amgaeedig) sy'n rhoi diweddariad ar y broses i gyflawni'r gyllideb refeniw ar gyfer 2015/16.

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau, a oedd yn rhoi diweddariad ar y broses i gyflawni'r gyllideb refeniw ar gyfer 2015/16 a 2016/17, wedi ei ddosbarthu eisoes.

Eglurodd y Cynghorydd J. Thompson-Hill fod y Gyllideb ar gyfer 2015/16 wedi cael ei chymeradwyo gan y Cyngor a bod y Gweithdai Cyllideb yn canolbwyntio ar gynigion cynilo ar gyfer 2016/17 wedi cychwyn, a bod manylion am yr amserlenni arfaethedig wedi'u cynnwys yn yr adroddiad.  Roedd y bwlch a ragwelwyd yn y gyllideb ar gyfer 2016/17 tua £8.8m.   Roedd arbedion o £2.7miliwn wedi eu cymeradwyo fel rhan o'r broses bresennol a oedd yn golygu bod y bwlch sy'n weddill tua £6.1miliwn.

Roedd siart yn dangos y broses gyllideb arfaethedig wedi ei gynnwys fel Atodiad 1. Roedd yn amlinellu'r broses i sicrhau arbedion 2016/17 a symud ymlaen â'r broses a oedd wedi cychwyn ym mis Mawrth 2014. Y 'camau' arbed oedd y pwyntiau penderfyniad a gymerwyd i'r Cyngor i'w cymeradwyo.  Gan fod Camau 1 i 3 wedi eu cymeradwyo roedd y siart yn cychwyn ar Gam 4.

Darparwyd manylion y broses ymgynghori sylweddol a wnaed i sicrhau cyllidebau 2015/16 a 2016/17.  Roedd y broses gyllideb wedi bod yn hynod o heriol ac roedd ymgysylltiad a chefnogaeth yr Aelodau yn y broses o wneud penderfyniadau ac archwilio’r broses wedi bod yn allweddol.  Roedd y fframwaith rheoli risg a gynigwyd i reoli gweithredu arbedion cyllideb 2015/16 wedi’i chynnwys yn yr adroddiad.   Pwysleisiwyd mai hwn oedd y cyfnod ariannol mwyaf heriol y mae'r Cyngor wedi ei wynebu a byddai methu a chyflawni strategaeth gyllideb effeithiol yn rhoi mwy o bwysau ar wasanaethau yn y dyfodol.

                     Byddai rheoli risg o'r broses yn ystyriaeth allweddol i’r Pwyllgor ac roedd y risgiau posibl o amgylch gweithredu pob cynnig arbed wedi'i gyflwyno mewn gweithdai wrth iddynt ddatblygu.                                 Roedd yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth wedi canolbwyntio ar reoli risg y broses a chynigiwyd y dylid cael pedair elfen i'r fframwaith rheoli risg sy'n sail i arbedion cyllideb 2015/16, ac roedd y rhain wedi'u nodi yn yr adroddiad.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd S.A.  Davies ynghylch y manteision o ddarparu manylion llinellau gwariant ar gyfer gwasanaethau unigol, cadarnhaodd y Prif Gyfrifydd y gellid darparu crynodeb o gyllideb y gwasanaeth, a’r ffigurau diweddaraf a gyflwynwyd ar gyfer 2015/16.  Ymatebodd y Prif Gyfrifydd i gais gan y Cadeirydd a chytunodd ddarparu copïau caled o'r wybodaeth, gan gynnwys taenlenni.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at y materion a godwyd gan Mr P. Whitham yn y cyfarfod blaenorol o ran yr agenda risg mewn perthynas â risgiau ariannol, enw da a pherfformiad.  Cadarnhaodd fod yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth wedi ystyried y materion a godwyd, ond roedd yn teimlo fod diffyg cyfeiriad yn yr adroddiad at ganlyniad y trafodaethau.  Mewn ymateb i gais gan y Cadeirydd, cytunwyd y byddai adroddiad manwl pellach yn cael ei gyflwyno i'r Gweithdy Cyllideb ym mis Mehefin, 2015 i'w ystyried gan yr Aelodau.

 Esboniodd Mr P. Whitham fod y pryderon yr oedd wedi eu mynegi yn ymwneud â'r risgiau cysylltiedig ar gyfer y broses gyllideb ar gyfer 2016/17, a theimlai bod yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn ymddangos i fod yn canolbwyntio ar y gwaith o fonitro'r broses ar gyfer 2015/16. Roedd yn falch fod yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth wedi ystyried yr agwedd agenda risg ond mynegodd siom nad oedd materion yn ymwneud â'r methiant i wneud penderfyniadau yn gynnar, ac arbedion staff yn cael eu hymhlygu gan gostau pensiwn, wedi cael eu hystyried.  Amlinellodd y Prif Gyfrifydd y broses a oedd yn cynnwys monitro effaith cynigion 2015/16, ac amlinellodd y broses ar gyfer ystyried cynigion 2016/17.

Mewn ymateb i’r pryderon a fynegwyd  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwybodaeth Corfforaethol (copi'n amgaeedig), sy'n rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd a wnaed ar weithredu Strategaeth Rheoli Gwybodaeth y Cyngor.

Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Gwybodaeth Corfforaethol, yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd a wnaed ar weithredu Strategaeth Rheoli Gwybodaeth y Cyngor, a gafodd ei ddosbarthu eisoes.

Eglurodd y Rheolwr Gwybodaeth Corfforaethol bod Tîm Gwybodaeth Corfforaethol wedi cael ei ffurfio er mwyn darparu ymagwedd fwy cydlynol at y maes hwn ac i fynd i'r afael â'r gwendidau anodwyd yn y Datganiadau Llywodraethu Blynyddol.  Roedd Strategaeth Rheoli Gwybodaeth wedi cael ei datblygu i ddarparu dull corfforaethol y cytunwyd arno ar gyfer y swyddogaeth hon, ac o ganlyniad roedd gwelliannau sylweddol wedi cael eu gwneud.  Yn ddiweddar, roedd y gwelliannau wedi arwain at leihau’r risgiau cysylltiedig o oren, sylweddol, i felyn, cymedrol, ac adlewyrchwyd hyn yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol. 

Roedd rhai o'r camau gweithredu allweddol a wnaed dros y 12 mis diwethaf a oedd wedi helpu i leihau'r gyfradd risg wedi cael eu nodi yn yr adroddiad, cyfeiriwyd yn benodol at:-

- moderneiddio'r ffordd y mae llawer o dimau o bob rhan o'r Cyngor yn gweithio gyda dogfennau trwy gyflwyno EDRMS, a oedd yn cael ei ddefnyddio gan 20% o'r gweithlu.

- pwysigrwydd darparu hyfforddiant ar gyfer staff mewn perthynas â materion diogelu data.

-  manylion ynglŷn â diwygio ac ail-lansio ein Atodlen Gadw Gorfforaethol.

- dwysedd llafur y broses sganio. 

Eglurwyd, dros y 12 mis nesaf mae nifer o weithgareddau wedi’u cynllunio gan ganolbwyntio’n benodol ar ddatblygu swyddogaethau Rheoli Cofnodion ac Archifau’r Cyngor:

Darparodd y swyddogion yr ymatebion canlynol i faterion a godwyd gan yr Aelodau:-

·                 Roedd y gwasanaeth Archifau yn wasanaeth rhad ac am ddim i unrhyw un sy'n dymuno cael mynediad i  gofnodion hanesyddol.  Codir ffioedd bach am bethau fel llungopïo, sganio ac ymchwil.

·                 Cadarnhaodd y Rheolwr Gwybodaeth Corfforaethol fod rhaglen gwaith i'r dyfodol wedi ei sefydlu a bod y gweithgareddau a gynlluniwyd yn cael eu hystyried yn gyraeddadwy.

·                 Roedd yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth wedi cytuno i ddarparu biniau gwastraff cyfrinachol â chlo.

·                 Roedd dull cydweithredol wedi cael ei fabwysiadu gydag Awdurdodau Lleol cyfagos, o ran gosod a datblygu systemau a chyfarpar TG newydd cydnaws, yng ngoleuni uno posibl yn y dyfodol.  Cytunodd y Rheolwr Gwybodaeth Corfforaethol byddai adroddiad yn y dyfodol yn cynnwys manylion am y cynnydd a gyflawnwyd yn y maes hwn.

·                 Darparwyd manylion ynglŷn â'r Atodlen Gadw Gorfforaethol, mewn perthynas â dinistrio cofnodion.

Yn dilyn trafodaeth bellach:-

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn nodi'r cynnydd a wnaed ar reoli gwybodaeth ac yn parhau i gefnogi ei weithrediad. (CB i Weithredu)

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd (copi’n amgaeedig), ar Bapur Gwyn Llywodraeth Cymru - 'Datganoli, Democratiaeth a Chyflawni - Diwygio Llywodraeth Leol:  Grym i Bobl Leol’.

Cyflwynwyd adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd, ar Bapur Gwyn Llywodraeth Cymru o’r enw Diwygio Llywodraeth Leol: Pŵer i Bobl Leol, ('y Papur'), a oedd ​​wedi ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Roedd y Papur yn destun ymgynghoriad tan 28 mis Ebrill ac roedd yr adroddiad yn ceisio canfod barn y Pwyllgor ar y cynigion sydd yn y papur, yn enwedig yr elfennau hynny sy'n ymwneud yn uniongyrchol â materion llywodraethu corfforaethol.  Roedd crynodeb o’r Cynllun Corfforaethol wedi’i gynnwys fel Atodiad 1.

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd yr adroddiad ac eglurodd bod y Papur helaeth yn cynnwys nifer o gynigion polisi clir, gan ailadrodd ymrwymiadau polisi blaenorol, megis uno, cysylltiadau â Bil Cenedlaethau'r Dyfodol ac ati, a nifer o gwestiynau penagored sy’n ceisio barn am opsiynau polisi.  Roedd rhai o'r cynigion ac opsiynau polisi yn gymhleth ond yn cynnig manylion cyfyngedig o amgylch sut y byddai cynigion yn cael eu rhoi ar waith.  Roedd naw prif bennod yn y Papur a oedd yn cynnwys arolwg ymgynghori, Atodiad 2. Gofynnwyd i'r Pwyllgor ystyried yn arbennig y Bennod o’r enw 'Llywodraethu a Gwella Corfforaethol' ynghyd â meysydd eraill yn y Papur a oedd yn effeithio ar faterion llywodraethu corfforaethol a oedd wedi eu nodi yn yr adroddiad.

Cafodd yr anawsterau a wynebwyd wrth ddarparu ymateb  eu hamlinellu gan y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd.  Esboniodd y bwriadwyd drafftio dogfen i ymateb i bob mater a godwyd yn yr arolwg tri deg tudalen ac i gynhyrchu dogfen glawr sy'n rhoi barn, os cytuna’r Aelodau, ar y themâu cadarnhaol yn y Papur Gwyn.  Fodd bynnag, i fynegi'r farn bod y Papur Gwyn yn canolbwyntio ar faterion allweddol ac amlygu barn Sir Ddinbych ar y materion hyn.

Darparodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd grynodeb manwl o'r adroddiad a oedd wedi canolbwyntio ar feysydd canlynol y Papur:-

Paragraff 2.12

Paragraff 2.10

Pennod 3, f, g

Paragraff 3.5

Pennod 4

Pennod 6

Paragraff 6.4

Pennod 7

Pennod 8

Pennod 9

Amlinellodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd y prif faterion i'w hystyried gan y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.  Cyfeiriodd at ddyheadau Llywodraeth Cymru i wella a chynyddu safonau Arweinyddiaeth o safbwynt llywodraethu corfforaethol ar lefel swyddogion a gwleidyddol, gyda'r newidiadau arfaethedig i broses benodi uwch swyddogion mewn Awdurdodau Lleol.  Amlinellwyd y tri opsiwn a ystyriwyd i gyflawni’r amcanion gan y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd, a chyfeiriwyd yn arbennig at y posibilrwydd o gyflwyno Comisiwn Penodiadau Sector Cyhoeddus a sefydlu Comisiwn Staff Gwasanaethau Cyhoeddus   

Cyfeiriodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd at y manteision sydd i'w cyflawni drwy groesawu'r ffocws ar lywodraethu corfforaethol, arweinyddiaeth, perfformiad a gwella a thynnu sylw at feysydd sy’n cael eu hystyried fel arfer da.  Cyfeiriodd y Cadeirydd at yr angen i'r Pwyllgor ganolbwyntio a rhoi ffocws ar faterion llywodraethu wrth ystyried cynnwys yr ymateb.

Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd mynegodd yr Aelodau eu barn mewn perthynas â'r materion canlynol: -

-                          y manteision i'w cyflawni o rannu prosesau arfer gorau, fel sy’n cael ei wneud ar hyn o bryd yn Sir Ddinbych.

-                          pwysigrwydd cyfansoddiad y Byrddau Ardal Lleol perthnasol sy'n cyfrannu at y broses.

-                          arwyddocâd cyfranogiad cymunedau lleol wrth wneud penderfyniadau ar lefel leol.

-                          rôl, cylch gwaith a dynodiad Cynghorau Cymuned yn y dyfodol.

Eglurodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd ei fod wedi dechrau drafftio ymateb naratif o Sir Ddinbych a oedd yn cynnwys ymatebion i bob un o'r blychau ticio, gan dynnu sylw at unrhyw faterion o bryder ac amlinellu meysydd  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau (copi'n amgaeedig), ar adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru 'Cynllun Archwilio 2015 - Cyngor Sir Ddinbych'.

Roedd copi o adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau wedi ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyflwynodd Cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru adroddiad 'Cynllun Archwilio 2015- Cyngor Sir Ddinbych', Atodiad 1, a gynhyrchwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC).  Roedd yr adroddiad yn amlinellu rhaglen waith wedi’i threfnu ar gyfer rhaglen archwilio perfformiad ac archwilio ariannol Swyddfa Archwilio Cymru a oedd yn cynnwys materion megis y ffi ar gyfer y gwaith, manylion o ran y tîm archwilio a'r amserlen ar gyfer y gwaith.  Roedd yn ofynnol i'r archwilwyr allanol baratoi a chyflwyno’r adroddiad er mwyn cyflawni eu gofynion o dan safonau archwilio ac arferion archwilio priodol.

Roedd y meysydd o fewn yr adroddiad, Atodiad 1, a amlygwyd gan Gynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru yn cynnwys: -

-                  Crynodeb o'r Adroddiad.

-                  Archwilio ariannol.

-                  Risgiau archwilio ariannol.

-                  Ardystio hawliadau a ffurflenni grant.

-                  Materion cyffredinol a nodwyd.

-                  Gwaith arall a wnaed.

-                  Archwilio perfformiad.

-                  Tîm Archwilio Ffioedd ac amserlen.

-                  Tîm Archwilio.

-                  Amserlen.

Darparodd adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru’r Cyngor gydag amlinelliad o'r rhaglen waith archwilio ariannol ac archwilio perfformiad.Roedd y rhaglen archwilio ariannol yn cwmpasu'r gwaith o ran datganiadau ariannol 2014-15, ac yn darparu gwybodaeth am y dull archwilio, gan gynnwys y risgiau archwilio allweddol sydd wedi’u nodi yn ystod y broses gynllunio cychwynnol a'r camau bwriedig i fynd i'r afael â nhw. Bydd y gwaith archwilio ariannol ar y meysydd risg hyn yn cael eu defnyddio i lywio barn archwilio ar y datganiadau ariannol.

Roedd y rhaglen waith archwilio perfformiad yn cynnwys eu gwaith o ran y Mesur Llywodraeth Leol. Roedd y gwaith archwilio ariannol a pherfformiad hefyd yn adolygu'r trefniadau a roddwyd ar waith gan y Cyngor i sicrhau darbodusrwydd, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd yn ei ddefnydd o adnoddau.

Eglurodd y Cynghorydd S.A.  Davies ei fod yn croesawu'r archwiliad o’r Cydbwyllgor mewn perthynas â'r AHNE.  Eglurodd Cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru oherwydd ei faint byddai’r AHNE yn destun archwiliad sicrwydd cyfyngedig, fodd bynnag, cadarnhawyd y byddai'r adroddiad mewn perthynas â'r AHNE yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

Ymatebodd Cynrychiolwyr Swyddfa Archwilio Cymru i gwestiwn gan Mr P. Whitham a manylwyd ar waith perfformiad yn archwiliad amlinellol y llynedd sy'n dal ar y gweill, Atodiad 2. Cytunodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd y gellid dosbarthu llythyr a dderbyniwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru ynghylch y mater hwn i Aelodau'r Pwyllgor.  Cyfeiriwyd at Atodiad 3 a oedd yn cyfeirio at astudiaethau gwerth am arian Cenedlaethol.

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

     (GW i Weithredu)

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi’n amgaeedig) sy’n rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am Gynllun Gwella Llywodraethu’r Cyngor sy’n deillio o ‘ddatganiad llywodraethu blynyddol’ y Cyngor 2013/14 – ‘Darparu llywodraethu da a gwelliant parhaus’, a chyflwyno ymgynghoriad cyntaf ar yr adroddiad hunanasesu ar drefniadau llywodraethu a gwella Conwy ar gyfer 2014/15.

Oherwydd cyfyngiadau amser, cafodd yr eitem hon ei gohirio tan y cyfarfod nesaf.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth Archwilio Mewnol (copi’n amgaeedig) sy’n cyflwyno manylion ynghylch Strategaeth Archwilio Mewnol 2015-16.

Oherwydd cyfyngiadau amser, cafodd yr eitem hon ei gohirio tan y cyfarfod nesaf.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi’n amgaeedig) sy’n rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd gyda'r Cynllun Gweithredu a gynhwyswyd yn yr adroddiad Archwilio Mewnol ar Daliadau Ariannol i’r Rhai sy’n Gadael Gofal a gyhoeddwyd ym mis Mawrth 2014.

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd gyda'r Cynllun Gweithredu a gynhwyswyd yn yr adroddiad Archwilio Mewnol ar Daliadau Ariannol i’r Rheiny sy’n Gadael Gofal a gyhoeddwyd ym mis Mawrth 2014, wedi cael ei ddosbarthu eisoes.

Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol bod y Pwyllgor wedi gofyn am adroddiad cynnydd ar ôl ystyried adroddiad dilynol ar 5 Tachwedd, 2014, a oedd yn dangos mai dim ond pum cam gweithredu oedd wedi cael ei gwblhau gyda thri arall yn mynd rhagddynt.  Nid oedd chwech o’r camau gweithredu wedi cael sylw, gan gynnwys y prif fater a godwyd, Mater 1, a oedd yn gofyn am adolygiad llawn o'r broses ar gyfer gwneud taliadau i bobl sy'n gadael gofal. 

Roedd y diweddariad mwyaf cyfredol wedi cael ei gynnwys fel Atodiad 1 i’r adroddiad.  Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio Mewnol y bu ychydig iawn o gynnydd ers y cyfarfod a gynhaliwyd ym mis Rhagfyr, 2014, pan oedd y Pennaeth Refeniw a Budd-daliadau a’r Rheolwr Gwasanaeth: Plant sy'n Derbyn Gofal wedi annerch y Pwyllgor.  Eglurodd bod y sefyllfa bellach wedi newid ac mae'r mater wedi dod yn fater Caffael Strategol

Mynegodd y Pwyllgor bryder eithafol ynghylch y diffyg cynnydd dros gyfnod hir o amser, ynghylch y mater pwysig iawn sy'n ymwneud â pholisïau sy'n effeithio ar oedolion ifanc diamddiffyn. 

Cytunodd yr Aelodau dylid gofyn i’r Rheolwr Gwasanaeth: Plant sy’n Derbyn Gofal i gyflwyno adroddiad i gyfarfod nesaf y Pwyllgor, yn manylu ar y rhesymau dros y diffyg cynnydd, a bod y Swyddog Caffael Strategol Dros Dro yn cael gwahoddiad i fynychu'r cyfarfod hefyd.

Yn ystod y drafodaeth a ddilynodd gofynnodd y Pwyllgor am i’w rhwystredigaeth, o ran y diffyg cynnydd, gael ei gyfleu i'r swyddogion perthnasol.

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn gofyn

(a)            i’r Rheolwr Gwasanaeth: Plant sy'n Derbyn Gofal gyflwyno adroddiad i gyfarfod nesaf y Pwyllgor, a

(b)            gwahodd y Swyddog Caffael Strategol Dros Dro i fynychu'r cyfarfod.

     (IB, RM a SA i Weithredu)

Ystyried adroddiad gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Uchelgais Economaidd a Chymunedol (copi’n amgaeedig), sy'n adolygu'r amgylchiadau yn ymwneud â Gwasanaethau Hamdden Clwyd.

Roedd copi o adroddiad gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol Uchelgais Economaidd a Chymunedol wedi ei ddosbarthu eisoes.

 Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Uchelgais Economaidd a Chymunedol yr adroddiad a oedd yn adolygu'r amgylchiadau a arweiniodd at Hamdden Clwyd Cyf yn rhoi'r gorau i fasnachu yn 2014, a nodi'r gwersi a ddysgwyd er mwyn lleihau'r risg o amgylchiadau tebyg rhag digwydd yn y dyfodol.

  Roedd y Pennaeth Archwilio Mewnol wedi adolygu'r trefniadau ar gyfer llywodraethu a monitro perfformiad sefydliadau hyd braich.  Roedd yr adroddiad yn nodi'r canfyddiadau, casgliadau ac argymhellion o'r adolygiad a gomisiynwyd gan y Cabinet, a osodwyd o fewn yr argymhellion a wnaed gan y Pennaeth Archwilio Mewnol er mwyn gwella llywodraethu cyffredinol o sefydliadau hyd braich.  Roedd llinell amser o hanes Hamdden Clwyd Cyf wedi cael ei amlinellu yn yr adroddiad adolygu.

 Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Uchelgais Economaidd a Chymunedol ar y dechrau nid oedd y gwaith papur cyfreithiol yn sefydlu Hamdden Clwyd Cyf wedi trin sut i ddelio â sefyllfaoedd problemus, a bu absenoldeb clir o ddisgwyliadau perfformiad ac eglurder.

Roedd y penderfyniad gwreiddiol i sefydlu Hamdden Clwyd Cyf wedi cael ei seilio ar arfarniad o opsiynau yn seiliedig ar nifer o ragdybiaethau allweddol.  Fodd bynnag, daeth yr adolygiad i'r casgliad na chafodd hyn ei ddilyn drwodd i'r ddogfennaeth ffurfiol yn sefydlu'r cwmni neu ei berthynas â'r Cyngor, ac roedd hyn wedi cyfrannu at wendidau yn y trefniadau monitro ac archwilio a’i gwneud yn anodd i'r Cyngor i reoli ei berthynas â'r Cwmni.  Teimlwyd bod trefniadau archwilio a monitro wedi cael eu drysu a bod llwybrau adrodd lluosog yn debygol o fod wedi cyfrannu at ddiffyg dilyniant.

Amlinellodd y Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden y rheswm pam fod y Cwmni wedi bod yn destun cymaint o archwilio sy'n gwrthdaro.  Esboniodd fod y trefniadau hyd braich ac yn wir y gwasanaeth Hamdden yn ei gyfanrwydd wedi cael ei basio o gwmpas yr Awdurdod ar sawl achlysur yn ystod cyfnod amser y cwmni, a oedd wedi golygu sawl Pennaeth Gwasanaeth gwahanol â chyfrifoldeb drosto ac o ganlyniad yn gorfod adrodd i'r gwahanol Bwyllgorau Archwilio.  Mynegodd y Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden y farn fod y problemau wedi deillio o'r testun a’r cyfrifoldeb yn dilyn Penaethiaid a Chyfarwyddwyr yn adrodd i wahanol Bwyllgorau Archwilio.  Teimlai y byddai'r trefniadau archwilio newydd yn sicrhau nad oedd hyn yn digwydd yn y dyfodol gan nad oeddent yn seiliedig ar gyfarwyddiaeth, a byddai rhaglenni yn cael eu monitro a'u trafod gan Gadeiryddion ac Is-gadeiryddion.

Yn fwy diweddar o fewn y Cyngor mae dulliau mwy cadarn o ddatblygu achosion busnes a rheoli prosiectau a risg yn golygu ei bod yn annhebygol y byddai amgylchiadau tebyg yn codi rŵan. Mae rheoli risg wedi’i ymgorffori yn fwy cadarn o fewn y Cyngor ac mae canolbwyntio cliriach ar reoli perfformiad yn arferol bellach. Nododd yr adolygiad fod y berthynas gyda Hamdden Clwyd Cyf wedi’i rheoli’n fwy cadarn yn y camau diweddarach hyn, gyda monitro rheolaidd ar waith a chamau gwella wedi’u nodi a’u dilyn ymlaen. Roedd y penderfyniadau a wnaed gan y Cabinet ym mis Ionawr a Mawrth 2014 wedi’u hysbysu i raddau helaeth o ganlyniad i’r dull mwy cadarn hwn. Pwysleisiwyd bod y system Archwilio gyfredol yn lleihau risgiau posibl a bod y Grŵp cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion yn darparu modd o reoli unrhyw ddyblygu, nad oedd ar gael yn y gorffennol, a bod hyn yn darparu rheolaeth ychwanegol yn y system.

Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Uchelgais Economaidd a Chymunedol bod argymhellion ar gyfer gwelliannau pellach wedi eu hamlinellu yn yr adroddiad adolygu a oedd yn gysylltiedig ag adolygiad cyffredinol y Pennaeth Archwilio Mewnol o drefniadau cyffredinol ar  ...  view the full Cofnodion text for item 12.

Derbyn adroddiad ar lafar gan y Cynghorydd M.L.  Holland ynglŷn â Chyfarfod Cydraddoldeb Corfforaethol.

Ni chyflwynwyd adroddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a gylchredwyd eisoes) i’w ystyried.

Cadarnhaodd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor yn amodol ar gynnwys yr eitemau busnes canlynol yn Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor:-

20 Mai 2015:–

-                  Strategaeth Archwilio Mewnol 2015/16

-                  Cynllun Gwella Llywodraethu a'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2014/15.

-                  Taliad Ariannol i Rai sy'n Gadael Gofal - Diweddariad

-                  Adroddiad ar Gyrff Allanol a Diweddariad Hamdden Clwyd - (Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd ac i gysylltu gyda'r Pennaeth Archwilio Mewnol).

Eglurodd y Prif Gyfrifydd bod cyflwyno’r Cyfrifon Drafft yn cael ei gynnwys yn y Rhaglen Waith i'r Dyfodol ar gyfer mis Gorffennaf, 2015 a'r Cyfrifon Terfynol ar gyfer mis Medi, 2015.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at ymadawiad y Pennaeth Cyllid ac Asedau yn fuan.  Mynegodd ef ac Aelodau'r Pwyllgor eu gwerthfawrogiad am yr holl gymorth a chyfarwyddyd a ddarparwyd ganddo a’r gwaith caled a wnaed.

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Daeth y Cyfarfod i ben am 1.45pm.