Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiadau personol neu sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fusnes a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Datganodd y Cynghorydd M.L. Holland gysylltiad personol fel Cyfarwyddwr yr Asiantaeth Fenter.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd,  eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol, 1972.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 2 Gorffennaf 2014.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 21 Mai, 2014.

PENDERFYNWYD – y dylid derbyn a chymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth yr Adain Archwilio Mewnol, sy'n darparu manylion gwaith dilynol yr Adain Archwilio Mewnol yn Ysgol y Bendigaid Edward Jones yn dilyn yr adroddiad cychwynnol ym mis Hydref 2013 a’r adroddiad dilynol cyntaf ym mis Mehefin 2014 (copi ynghlwm).

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (HIA), a oedd yn darparu manylion gwaith dilynol yr Adain Archwilio Mewnol ar Ysgol y Bendigaid Edward Jones yn dilyn ei adroddiad cychwynnol ym mis Hydref 2013, a’r adroddiad dilynol cyntaf ym mis Mehefin 2014, wedi ei ddosbarthu eisoes.

Roedd adroddiad ar Ysgol Bendigaid Edward Jones ym mis Hydref 2013, yn rhoi sgôr sicrwydd 'canolig', yn cynnwys cynllun gweithredu gyda 13 o feysydd ar gyfer gwella.  Fodd bynnag, mynegodd y Pwyllgor bryder y dylai’r ysgol ymdrin â’r pwysau ariannol a gofynnwyd am adroddiad dilynol.

Eglurodd yr HIA bod yr adroddiad dilynol i'r Pwyllgor hwn ym mis Gorffennaf 2014 yn dangos cynnydd da ar y cyfan gyda'r Cynllun Gweithredu, ond mynegodd y Pwyllgor ei bryderon ynghylch diffyg cynllun adfer ariannol ar y cam hwnnw, a gofynnwyd am adroddiad pellach.

Mae'r Cynllun Gweithredu dilynol, Atodiad 1, yn dangos bod yr ysgol wedi gwneud cynnydd pellach wrth gyflwyno gwelliannau ac wedi cytuno ar ei gynllun adfer ariannol. 

Croesawodd y Cadeirydd Mr Dominic Tobin, y Pennaeth, a Ms Sonia Weaver, Rheolwr Busnes a Chyllid, i’r cyfarfod.   Ymatebodd gynrychiolwyr yr ysgol i gwestiynau gan Aelodau'r Pwyllgor, a darparu'r ymatebion canlynol ynglŷn â sut byddai’r Ysgol yn diwallu ei gyllideb yn 2016/17.

-                  Roedd y newidiadau yn fformiwla cyllid yr ysgol yn awr yn ymddangos yn dryloyw a theg.

-                  Roedd sefyllfa gyfredol yr ysgol wedi codi o ganlyniad i wariant sylweddol yn flaenorol.

-                  Teimlwyd gyda’r gwaith cynllunio a’r cynllun trefnu a fabwysiadwyd gellid ymdrin â'r sefyllfa'n gyfan gwbl o fewn cyfnod o ddwy i dair blynedd.

-                    Y prif ffactor oedd yn cael ei drafod ar hyn o bryd oedd gostyngiad yn  y niferoedd mewn pum mlynedd.    Darparwyd manylion niferoedd ar gyfer blynyddoedd 7 ac 11, ynghyd â’r effaith ar ddarpariaeth cyllid, yr effaith ar statws cyfredol yr ysgol a'r gwaith a wneir ar hyn o bryd i ymdrin â'r sefyllfa.

-                  Darparwyd sicrwydd bod strwythur trefn yr ysgol a’r strwythur staffio yn awr yn fwy effeithlon, ac y byddai addysg o ansawdd uchel yn cael ei ddarparu i'r disgyblion yn yr ysgol.

-                  Roedd hyder yn yr ysgol yn awr y byddai niferoedd blwyddyn 7 yn gwella, a darparwyd amlinelliad ar gyfer dyfodol hirdymor yr ysgol, gan gynnwys darpariaeth cyllid.  

-                  Darparwyd manylion ynglŷn â'r gwaith i hyrwyddo dyfodol yr ysgol yn dilyn cyhoeddusrwydd ynglŷn ag ymgyrch ar gyfer ysgol ffydd newydd.

-                  Darparwyd amlinelliad o’r gwaith a wnaed o ran datrys materion staff o safbwynt contractau ar gyfer y Pwyllgor.

-                  Roedd Llywodraethwyr yr ysgol wedi derbyn mwy o rôl o ran gweithrediad yr ysgol ac wedi'u hystyried yn ffrind beirniadol oedd yn fodlon cyflwyno cwestiynau a chynnig her bositif.   Hysbyswyd yr Aelodau bod nifer y cyfarfodydd Cyllid Llywodraethwyr wedi cynyddu, ac y cymerir camau ar hyn o bryd i lenwi sedd wag Llywodraethwr AALl ar y Corff Llywodraethu.

-                  Byddai’r Pennaeth yn dechrau trafod gyda staff a Llywodraethwyr yn ystod y tymor hwn i drafod strwythur Cyfrifoldebau Addysgu a Dysgu yn yr ysgol.

 Mewn ymateb i bryderon a godwyd bod cronfeydd wrth gefn arian dros ben a gadwyd gan yr ysgol, a monitro terfynau amser mewn perthynas â’r Cynllun Adfer yn faterion i’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Archwilio a’r Pwyllgorau Archwilio perthnasol eu hystyried, eglurodd yr HIA y cytunwyd y byddai'r Adain Archwilio Mewnol yn cyflawni archwiliad o reolaeth ariannol ysgolion, a chytunodd y Pwyllgor i adolygu’r mater ar ôl derbyn yr adroddiad.

Nododd Aelodau’r Pwyllgor y cynnydd a wnaed yn yr ysgol yn ystod y cyfnod byr o amser ers penodi Mr Tobin fel Pennaeth.  Yn dilyn trafodaeth bellach:-  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau sy'n rhoi diweddariad ar y broses i gyflawni'r gyllideb refeniw ar gyfer 2015/16 (copi ynghlwm).

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau, a oedd yn rhoi diweddariad ar y broses i gyflawni'r gyllideb refeniw ar gyfer 2015/16, wedi ei ddosbarthu eisoes.

Cyflwynodd y Cynghorydd J. Thompson-Hill yr adroddiad.   Roedd Tabl 1 yn amlinellu Amserlen Cyfarfodydd Cyllideb Gwasanaeth Rhyddid a Hyblygrwydd a gynhaliwyd.    Roedd y canlyniadau ar gyfer pob cyfarfod, ynghyd â dadansoddiad llawn o'r gyllideb gwasanaeth, wedi eu cyflwyno i'w hystyried yn y gweithdai cyllideb i’r aelodau.  Rhoddwyd amser ychwanegol i ddau weithdy er mwyn caniatáu i’r Aelodau gael digon o amser i drafod cyllideb pob gwasanaeth a chynigion arbedion pob gwasanaeth.   Roedd Gweithdai Cyllideb ychwanegol wedi’u trefnu a’u hychwanegu i Dabl 2 yn yr adroddiad oedd yn darparu manylion digwyddiadau allweddol.

Roedd  presenoldeb da yn y gweithdai ac ystod eang o drafodaeth yn digwydd a nifer o gwestiynau yn cael eu gofyn.  Gofynnwyd i’r Aelodau fynegi barn ynghylch a ddylai cynigion arbed gael eu 'mabwysiadu', ‘datblygu', neu  eu 'gohirio'.  Roedd nifer o gynigion y dynododd yr Aelodau y buasent yn fodlon eu mabwysiadu yn cael eu cyflwyno i’r Cyngor Sir i'w cymeradwyo ar 9 Medi, 2014.

Pwysleisiodd y CA bod proses newydd a oedd wedi'i mabwysiadu wedi darparu cyfle i'r Aelodau gyfranogi'n llawn, ac wedi cynnwys lefel anrhagweladwy o broses ymgynghori.   Mynegodd yr Aelodau eu gwerthfawrogiad o’r gwaith a wnaed a thryloywder y broses a fabwysiadwyd.

Mewn ymateb i gwestiwn gan gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru eglurodd y CA y byddai model yn cael ei ddatblygu gan Bennaeth Busnes, Cynllunio a Pherfformiad i gyflawni asesiad o effaith.

Mynegodd Mr P. Whitham bryder y byddai lleihad mewn adnoddau yn gallu arwain at leihau’r rheolaeth, fyddai o ganlyniad yn cynyddu’r risg i’r Awdurdod ac yn effeithio ar Lywodraethu.   Eglurodd y byddai yn llunio rhestr o risgiau posibl i'w gyflwyno i'r Prif Weithredwr a'r Aelodau Etholedig.   Teimla’r Cadeirydd bod yr Aelodau Etholedig wedi deall y cysyniad y byddai’r Awdurdod yn wynebu sefyllfa lle y gallai wneud llai a llai o ran yr adnoddau sydd ar gael.

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi sylwadau'r Aelodau.

Hysbysodd y Cadeirydd y Pwyllgor y byddai’r eitemau oedd yn weddill ar y rhaglen yn cael eu cyflwyno yn y drefn ganlynol, 8,15,11,9,12,10,7,13 ac 14.

Derbyn adroddiad ar lafar gan Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

Roedd adroddiad gan Gadeirydd y Pwyllgor yn darparu adroddiad ar lafar ynghylch cylch gwaith a'r gwaith a wnaed gan y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol oedd yn cynnwys:-

-                  Sicrhau fod gan Sir Ddinbych fframwaith llywodraethu cadarn.

-                  Rôl archwilio, oedd yn cynnwys craffu ar nifer o adroddiadau archwilio mewnol, ystyried canfyddiadau adroddiadau archwilio allanol, a throsolwg o Siarter Archwilio.    

-                  Rheoli Risg Corfforaethol, sicrhau bod System Rheoli Risg yr Awdurdod a'r Strategaeth Rheoli Gwybodaeth yn gadarn.

-                  Rôl Ariannol oedd yn cynnwys goruchwylio Rheolaeth Ariannol y Cyngor, Proses y Gyllideb, Datganiad Cyfrifon, Rheoli’r Trysorlys a Dangosyddion Darbodus y Cyngor.

-                  Derbyn adroddiadau allanol, heb dderbyn unrhyw argymhellion ffurfiol.

-                  Cynorthwyo i sicrhau bod y Cyngor yn diwallu ei Flaenoriaethau Corfforaethol.

Roedd meysydd, materion a thestunau eraill oedd yn rhan o gylch gwaith y Pwyllgor yn cynnwys: -

-                  Darparu trosolwg o bolisïau amrywiol y Cyngor megis y Polisi Rhannu Pryderon a Thwyll.

-                  Ymateb i ac ymdrin ag adroddiadau yn y cyfryngau.

-                  Derbyn yr Adroddiad Cwynion Blynyddol.

-                  Goruchwylio Materion Diogelu a Phrotocol Aelodau ar gyfer Cyrff Allanol.

-                  Ymdrin â nifer o faterion penodol wrth iddynt ddigwydd.

-                  Cynnwys Model newydd y Cyfansoddiad yn Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor.

Yn ystod y drafodaeth cytunodd Aelodau’r Pwyllgor y byddai adroddiad yn nodi’r gwaith a wnaed gan y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cael ei gynnwys yn Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Cyngor Sir.

PENDERFYNWYD:-

(a)            Bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn a nodi Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, ac

(b)            Y cyflwynir adroddiad yn nodi’r gwaith a wnaed gan y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol i’r Cyngor Sir.

       (JM (Cadeirydd) a GW i weithredu)

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau, ar weithgareddau Rheoli Trysorlys (copi ynghlwm).

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau wedi’i gylchredeg yn flaenorol.

Cyflwynodd yr HIA a'r CA grynodeb fanwl o'r adroddiadau.   Roedd Adroddiad Blynyddol Rheoli’r Trysorlys 2013/14, Atodiad 1, yn nodi manylion gweithgarwch buddsoddi a benthyca yn ystod 2013/14, ac yn amlinellu’r hinsawdd economaidd ar y pryd ac yn dangos sut yr oedd y Cyngor wedi cydymffurfio â'r Dangosyddion Darbodus.   Roedd Adroddiad Diweddaru Rheoli’r Trysorlys, Atodiad 2, yn disgrifio gweithgareddau Rheoli’r Trysorlys y Cyngor yn ystod 2014/15.

Roedd Rheoli’r Trysorlys yn cynnwys rheoli benthyca, buddsoddiadau a llif arian y Cyngor.   Roedd tua £0.5bn yn pasio drwy gyfrifon banc y Cyngor yn flynyddol.   Roedd y benthyciadau sy’n weddill ar 31 Mawrth 2014 yn £141.65m ar gyfradd cyfartalog o 5.63% ac roedd gan y Cyngor £32.5m mewn buddsoddiadau ar gyfradd cyfartalog o 0.66%.

Roedd rôl y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, a’r amserlen ar gyfer darparu adroddiadau a hyfforddiant ac adroddiadau i’r Pwyllgor, wedi’u cynnwys yn yr adroddiad.

Hysbyswyd yr Aelodau mai pwrpas Adroddiad Blynyddol Rheoli’r Trysorlys oedd:-

·                 Cyflwyno manylion cyllid cyfalaf, benthyciadau, aildrefnu dyledion a thrafodion buddsoddi yn 2013/14;  

·                 Adrodd ar oblygiadau risg penderfyniadau a thrafodion y trysorlys;

·                 Cadarnhau cydymffurfiaeth gyda chyfyngiadau’r trysorlys a’r Dangosyddion Darbodus.

Roedd adroddiad diweddaru Rheoli’r Trysorlys yn darparu manylion y canlynol:-

·                 Amgylchedd economaidd allanol

·                 Risgiau

·                 Gweithgarwch

·                 Rheolyddion

·                 Gweithgarwch yn y dyfodol

 Roedd Sir Ddinbych wedi mabwysiadu Cod Ymarfer diwygiedig Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth ar gyfer Rheoli’r Trysorlys ym mis Tachwedd 2011, ac roedd yn ofyniad yn y Cod bod y Pwyllgor yn derbyn diweddariadau gweithgareddau Rheoli’r Trysorlys dwywaith y flwyddyn ac yn adolygu Adroddiad Blynyddol Rheoli’r Trysorlys.   Roedd Cynllun Corfforaethol uchelgeisiol o fuddsoddi £124m i ddarparu’r blaenoriaethau dros gyfnod o bum mlynedd wedi'i fabwysiadu, felly roedd yn hanfodol fod gan y Cyngor swyddogaeth Rheoli’r Trysorlys cadarn ac effeithiol i gefnogi’r buddsoddiad a’r holl weithgareddau eraill.   Tynnodd yr HFA sylw at yr Adolygiad Archwilio yn Atodiad 2, oedd yn cadarnhau cydymffurfiaeth gyda gofynion Rheoli’r Trysorlys.

 Cyfeiriwyd at ddau brif fater Rheoli’r Trysorlys a oedd yn cynnwys newidiadau i ariannu'r Cyfrif Refeniw Tai, a mater Cynllun Ariannu Preifat yn ymwneud â Neuadd y Sir, Rhuthun.   Darparwyd manylion yn ymwneud â’r newidiadau i ariannu’r Cynllun Refeniw Tai gan y CA, ac roedd hyn yn cynnwys y broses ymgynghori fyddai’n cael ei hadrodd i’r Pwyllgor.

PENDERFYNWYD - Bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn nodi perfformiad swyddogaeth Rheoli Trysorlys y Cyngor yn ystod 2013/14 a’i fod yn cydymffurfio â’r Dangosyddion Darbodus fel y nodir yn yr Adroddiad Blynyddol ar Reoli Trysorlys 2013/14.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth yr Adain Archwilio Mewnol, ar waith dilynol yr Adain Archwilio Mewnol i Gaffael Gwasanaethau Adeiladu yn dilyn yr adroddiad cychwynnol ym mis Hydref 2013 ac adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ym mis Mawrth 2014 (copi ynghlwm).

Roedd copi o adroddiad gan Bennaeth yr Adain Archwilio Mewnol, ynglŷn â gwaith dilynol Caffael Gwasanaethau Adeiladu yn dilyn ei adroddiad cychwynnol ym mis Hydref, 2013 ac Adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru o fis Mawrth 2014, wedi’u cylchredeg gyda phapurau y cyfarfod.

Roedd yr Adain Archwilio Mewnol wedi cyhoeddi adroddiad ar Gaffael y Gwasanaethau Adeiladu ym mis Hydref 2013 a oedd yn rhoi sgôr sicrwydd 'isel', gyda Chynllun Gweithredu a oedd yn cynnwys 11 o feysydd i'w gwella. Daeth yr adolygiad i'r casgliad bod ".. cryn le i wella.  Trwy ddatblygu ymagwedd strategol, roedd potensial i wneud Caffael Gwaith Adeiladu yn llawer mwy effeithlon drwy symleiddio prosesau a'u gwneud yn fwy cyson, gyda'r fantais o ddileu dyblygu."

Soniodd adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru am waith cynnal a chadw adeiladau ysgolion, gan ddod i'r casgliad "bod angen gwneud gwelliannau i'r trefniadau caffael presennol i sicrhau bod y Cyngor yn gallu dangos ei fod yn sicrhau gwerth am arian.  Yn ogystal, nid oedd y Cyngor yn cydymffurfio'n llawn â'i reolau gweithdrefn contract presennol."  Roedd Cynllun Gweithredu Argymhellion Swyddfa Archwilio Cymru yn cynnwys chwe maes i'w gwella.

Roedd y Cynllun Gweithredu dilynol, Atodiad 1, yn cynnwys yr holl gamau gweithredu oddi wrth y gwasanaeth Archwilio Mewnol a Chynlluniau Gweithredu Swyddfa Archwilio Cymru ac yn dangos diffyg cynnydd hyd yma o ran cyflawni'r gwelliannau a nodwyd gan y gwasanaethau perthnasol o fewn yr amserlen.  Dim ond 2 o'r 17 o risgiau oedd wedi cael sylw yn llawn, gydag eraill yn mynd rhagddynt yn eu camau amrywiol.  Yn benodol:

·                 Nid oedd strategaeth caffael wedi’i gosod;

·                 Roedd cytundebau fframwaith wedi eu gohirio am sawl mis o'r dyddiad gweithredu y cytunwyd arno;

·                 Roedd cyflwyno e-ffynonellu wedi ei ohirio am flwyddyn o'r dyddiad gweithredu y cytunwyd arno; a

·                 Ni chytunwyd ar reolau gweithdrefn contractau diwygiedig (CPRs) a byddant yn cael eu gohirio am flwyddyn o'r dyddiad gweithredu y cytunwyd arno. Roedd hyn wedi effeithio ar weithredu nifer o gamau gwella eraill.  Eglurodd yr HIA y byddai adroddiad yn ymwneud â’r Weithdrefn Contractau Diwygiedig yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Tachwedd.

Mewn ymateb i bryderon a godwyd gan y Cynghorydd J. Butterfield mewn perthynas â'r angen i gynyddu nifer y contractwyr achrededig ar y rhestr, amlinellodd y Rheolwr Eiddo'r prif swyddogaethau'r fframwaith, a'r holiadur cyn cymhwyso, gan egluro bod ffurflen datgan diddordeb wedi'i dylunio i ganfod rhai sydd â diddordeb ac yn darparu cyfle i asesu cymhwysedd yr ymgeiswyr.   Cyfeiriodd at bwysigrwydd arddangos y gwerth gorau ac ymgysylltu gyda’r contractwyr lleol, a chadarnhaodd y cynhaliwyd gwaith gyda Grŵp Cyswllt y Trydydd Sector a Chymdeithas y Busnesau Bychain i hyrwyddo cyfleoedd ar gyfer busnesau bychain.  

Cyfeiriodd yr HFA at gyfansoddiad y rhestr gymeradwy mewn perthynas ag argaeledd gwaith ac amlygodd bod angen ysgogi cystadleuaeth.   Cadarnhaodd y Rheolwr Eiddo y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Aelodau ar ôl cwblhau'r Cytundebau Fframwaith.   

Mynegodd Mr P.Whitham bryder ynglŷn ag absenoldeb strategaeth caffael a diffyg cynnydd cyffredinol.   Cytunodd yr HIA y gellir cyflwyno adroddiad cynnydd pellach i’r Pwyllgor yn y cyfarfod ar 17 Rhagfyr 2014. Cyfeiriodd Mr Whitham at adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ynglŷn â chynnal a chadw adeiladau ysgol a phwysigrwydd cydgrynhoad, ac awgrymodd bod cyfeiriad at berthnasau gyda chontractwyr yn cynnwys rhoddion a lletygarwch.            

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd M.L.  Holland, eglurodd y Rheolwr Caffael Strategol Dros Dro bod contractau ar gyfer gwaith priffyrdd yn Sir Ddinbych a Sir y Fflint, cytundeb ar y cyd, yn cael eu datblygu ar hyn o bryd.   Amlinellwyd manylion rheoli a pherfformiad y contractau ac amlygwyd y buddiannau o uno Timau Caffael Sir Ddinbych a Sir y Fflint.  ...  view the full Cofnodion text for item 9.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth yr Adain Archwilio Mewnol, sy’n darparu manylion ar waith rhagarweiniol Pennaeth yr Adain Archwilio Mewnol ac yn adrodd ar fframwaith asesu ar gyfer y Cyngor i dderbyn sicrwydd o ran llywodraethu a pherfformiad ei sefydliadau ‘hyd braich’ (copi ynghlwm).

Roedd adroddiad gan Bennaeth yr Adain Archwilio Mewnol (HIA), a oedd yn amlinellu gwaith rhagarweiniol a wnaed ac yn darparu manylion ynglŷn â’r fframwaith asesu ar gyfer y Cyngor er mwyn derbyn sicrwydd ynglŷn â llywodraethu a pherfformiad y cwmnïau ‘hyd braich’, wedi’i gylchredeg yn flaenorol.

Roedd y Pwyllgor Archwilio Perfformiad wedi gofyn am adroddiad ynglŷn â sut y gellid cael sicrwydd ynglŷn â pherfformiad 'sefydliadau hyd braich', a chytunodd y Pennaeth Archwilio Mewnol i ddatblygu hynny yn rhan o’r prosiect yn ymwneud â Thystysgrif Llywodraethu Corfforaethol, Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth.  Cytunwyd yn ddiweddarach y dylid cyflwyno'r adroddiad i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol gan ei fod yn cwmpasu cylch gwaith ehangach na pherfformiad yn unig.

Roedd yr adroddiad, Atodiad 1, yn  gam cyntaf prosiect i ddatblygu fframwaith cadarn i fonitro trefn lywodraethol 'sefydliadau hyd braich' neu, ‘Darparwyr Gwasanaethau a Ariennir gan y Cyngor’.  Roedd yn darparu enghreifftiau o arfer da ac arweiniad o’r Alban ac yn awgrymu ffordd ymlaen i’r Cyngor ddatblygu fframwaith syml ond effeithiol, na fydd yn rhy fiwrocrataidd.

Ar hyn o bryd, roedd yr argymhellion yn rhai cyffredinol, ond y cam nesaf fydd datblygu fframwaith penodol ar gyfer y Cyngor i'w weithredu erbyn 1 Ebrill 2015, gan fynd ati i ymgynghori â gwasanaethau, Darparwyr Gwasanaethau a Ariennir gan y Cyngor ac Aelodau.  Gellid datblygu’r fframwaith hefyd i'w ddefnyddio mewn partneriaethau ac yn rhan o drefniadau contractau mawr gyda sefydliadau trydydd parti, pan fo’r Cyngor yn dibynnu'n helaeth ar sefydliadau trydydd parti i gyflenwi gwasanaethau allweddol.

Byddai’r fframwaith newydd gogyfer â monitro Darparwyr Gwasanaethau a Ariennir gan y Cyngor yn cyfrannu'n sylweddol at drefn lywodraethol y Cyngor ac yn mynd i'r afael â gwendid llywodraethol sylweddol a amlygwyd yn y 'Datganiad Llywodraethu Blynyddol' i roi sicrwydd i’r budd-ddeiliaid y cedwir cyfrif llawn o arian cyhoeddus ac y caiff ei ddefnyddio at y diben y’i bwriadwyd wrth gyflawni Blaenoriaethau Corfforaethol a dyletswyddau statudol y Cyngor.   Byddai’r Pwyllgor yn derbyn adroddiadau pellach wrth i gam dau fynd rhagddo.

Holodd y Cadeirydd sut y gellir mynd i’r afael â chytundebau hanesyddol.   Amlygodd y PGCD bwysigrwydd nodi natur perthnasau rhwng y Cyngor a’r sefydliadau perthnasol o ran prynu, cynrychioli ar gyrff rheoli a materion ariannol.   Pwysleisiodd bod angen cytundeb gyfreithiol derfynol fyddai’n nodi rolau a chyfrifoldebau, gan egluro natur y berthynas yn y cytundeb.   Ymatebodd yr PGCD i gwestiwn gan Mr P. Whitham ynglŷn â’r angen i gael cynllun gweithredu, a darparodd fanylion ynglŷn â chyflwyno dogfennaeth i ymdrin â’r materion hyn.   Eglurodd bod canllawiau cyfredol ynglŷn â rôl Aelodau a darpariaeth hyfforddiant wedi’u seilio ar ganllawiau CLlLC.

Yn ystod y drafodaeth cefnogodd gynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru  y camau gweithredu a weithredwyd gan yr Awdurdod i fynd i’r afael â'r sefyllfa gyfredol.   Nododd Aelodau’r Pwyllgor y cynnydd a wnaed hyd yn hyn a chytuno y dylid cyflwyno adroddiad cynnydd yng nghyfarfod y Pwyllgor ym mis Ionawr 2015.

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:-

(a)            Yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi’r cynnydd a wnaed hyd yn hyn, ac

(b)            Yn gofyn am gael cynnwys adroddiad cynnydd gan Bennaeth yr Adain Archwilio Mewnol ar Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor ar gyfer mis Ionawr, 2015.

           (IB i Weithredu)

Ystyried adroddiad gan Bennaeth yr Adain Archwilio Mewnol, sy'n darparu manylion gwaith diweddaraf yr Adain Archwilio Mewnol yn AD Strategol, yn dilyn yr adroddiad cychwynnol ym mis Awst 2012 a’r adroddiadau dilynol blaenorol (copi ynghlwm).

Roedd adroddiad, gan Bennaeth yr Adain Archwilio Mewnol, oedd yn nodi gwaith diweddaraf yr Adain Archwilio Mewnol yn AD Strategol, yn dilyn yr adroddiad cychwynnol ym mis Awst 2012 a'r adroddiadau dilynol blaenorol, wedi’i gylchredeg yn flaenorol.

Roedd y Pwyllgor wedi gofyn am gael ailymweld â’r Adnoddau Dynol Strategol er mwyn darparu sicrwydd bod Cynllun Gweithredu'r Adain Archwilio Mewnol wedi’i weithredu’n llawn a bod Cynllun Gwella’r gwasanaeth wedi’i gyflawni.  

Roedd manylion yr adroddiad diwethaf, Atodiad 1, yn nodi y gwnaed cynnydd sylweddol, gan greu gradd sicrwydd ‘Canolig’.   Roedd yr adroddiad hefyd yn darparu sylwadau ynglŷn ag ymrwymiad staff AD Strategol i sicrhau bod y prosiect yn llwyddiant a darparu hyder y byddai'r gwasanaeth yn parhau i ddatblygu ymhellach.

Cadarnhaodd y Cynghorydd B.A. Smith ei bod yn falch o’r cynnydd a wnaed.   Diolchodd Aelodau’r Pwyllgor a’r Swyddogion i Reolwr y Gwasanaethau AD a’i thîm am y gwaith a wnaed.  

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn adroddiad yr Adain Archwilio Mewnol, ac yn nodi'r cynnydd a wnaed.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth yr Adain Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) sy’n rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd diweddaraf y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran cyflenwi gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd o ran gwelliannau.

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (HIA) wedi ei gylchredeg ymlaen llaw a oedd yn cynnig diweddariad ynglŷn â’r cynnydd diweddaraf a wnaed gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaeth, darparu sicrwydd, cwblhau adolygiadau ynghyd â’u perfformiad a’u heffeithiolrwydd wrth ysgogi gwelliannau.

Darparodd yr HIA ddiweddariad mewn perthynas â:-

·         cyflawni’r Cynllun Sicrwydd ar gyfer 2014/15 (Atodiad 1)

·         adroddiadau Archwilio Mewnol diweddar a gyhoeddwyd (Atodiad 2)

·         ymateb rheolwyr i faterion a godwyd (Atodiad 3)

·         Perfformiad Archwilio Mewnol (Atodiad 4)

Roedd manylion y gwaith a wnaed gan yr Adain Archwilio Mewnol yn ystod 2014/15, o'i gymharu â Chynllun Sicrwydd yr Adain Archwilio Mewnol, wedi’i gynnwys yn Atodiad 1. Roedd yn cynnwys sgoriau sicrwydd a nifer o faterion a godwyd ar gyfer yr adolygiadau a gwblhawyd, diffiniadau a ddefnyddiwyd i ffurfio’r sicrwydd archwilio a’r sgoriau a ddefnyddiwyd i asesu’r lefelau risg ar gyfer y materion a godwyd.  Roedd y cynnydd yn dda iawn ac roedd y Cynllun ar y trywydd cywir i’w gyflawni erbyn 31 Mawrth 2015.

Roedd crynodeb o'r adroddiadau Archwilio Mewnol terfynol a gyhoeddwyd ers mis Mawrth 2014 yn Atodiad 2. Roedd adroddiadau crynodeb gweithredol a Chynlluniau Gweithredu hefyd wedi’u cynnwys er gwybodaeth.  Roedd y rhan fwyaf o adroddiadau Archwilio Mewnol yn nodi risgiau a gwendidau rheoli ac roedd y rhain wedi’u graddio fel risgiau critigol, arwyddocaol neu gymedrol.    Adroddwyd am bob achos lle bydd rheolwyr yn methu ymateb i'r gwaith dilynol neu os oeddent yn mynd dros y dyddiad gweithredu y cytunwyd arno gan fwy na thri mis.  Byddai’r Pwyllgor yn penderfynu os dylid cymryd unrhyw gamau pellach.

Roedd adolygiadau dilynol a gwblhawyd yn ystod 2014/15 hyd yn hyn wedi’u cynnwys yn Atodiad 3, ac roedd dau adroddiad dilynol wedi’u cynnwys fel eitemau ar wahân ar y rhaglen.

Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol bod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn mesur ei berfformiad mewn dau faes allweddol:

·     Darparu 'Sicrwydd Hanfodol'

·     'Safonau Cwsmeriaid'

Roedd Atodiad 4 yn dangos perfformiad hyd yn hyn ar gyfer 2014/15. Roedd yr Adain Archwilio Mewnol ar y trywydd cywir i ddarparu 100% o brosiectau ‘Sicrwydd Statudol’ erbyn 31 Mawrth 2015. Roeddent hefyd ar y trywydd cywir i gyflawni 100% ar holl ‘Safonau Cwsmeriaid' gyda dau eithriad:-

·                 Ar gyfer un prosiect, ni lwyddodd yr Adain Archwilio Mewnol i gyhoeddi dogfen gwmpasu prosiect cyn cychwyn y prosiect.

·                 Cyhoeddodd yr Adain Archwilio Mewnol adroddiad drafft ar gyfer un prosiect wedi 17 diwrnod yn hytrach nag wedi 10 diwrnod fel y cytunwyd.

 Eglurodd Mr P. Whitham ei fod yn gobeithio y byddai integreiddio systemau data Cyflogau ac AD yn mynd i’r afael â’r broblem o ordalu rhai oedd wedi gadael ysgol.

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:-

(a)            yn derbyn ac yn nodi cynnydd a pherfformiad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn 2014/15, ac

(b)            yn nodi’r adroddiadau a gyhoeddwyd gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ddiweddar a’r gwaith dilynol y maent wedi ei wneud.

Derbyn adroddiad ar lafar gan y Cynghorydd M.L.  Holland ynglŷn â Chyfarfod Cydraddoldeb Corfforaethol.

Darparodd y Cyng. M.L. Holland ddiweddariad ynglŷn â’r cyfarfod Cydraddoldeb Corfforaethol a gynhaliwyd ar 15 Gorffennaf 2014.

Roedd prif bwyntiau’r drafodaeth yn ymwneud â:-  

-                  Materion cydraddoldeb yn ymwneud ag Adroddiad Arolwg Preswylwyr .

-                  Arolwg Staff oedd wedi nodi bod 22 aelod o staff yn ystyried eu hunain yn bobl anabl.

-                  Asesiadau o Effaith ar Gydraddoldeb, gydag adroddiadau ar hap a gyflwynwyd i’r Cabinet yn cael eu dewis i’w harchwilio.

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi’r adroddiad.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a gylchredwyd eisoes) i’w ystyried.

Cadarnhaodd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor yn amodol ar gynnwys yr adroddiadau canlynol:-

5 Tachwedd, 2014:-

-                  Adroddiad Cynnydd ynglŷn â Clwyd Leisure.

17 Rhagfyr, 2014:-

-                  Adroddiad diweddaru ynglŷn ag Adeiladu a Chaffael.

28 Ionawr 2015:-

-                  Adroddiad cynnydd mewn perthynas â Chwmnïau Hyd Braich.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd J. Butterfield, cytunodd y PGCD i ddarparu manylion y rhesymau dros gynnydd araf o ran terfynu’r dogfennau prydles, a oedd yn aml yn ymwneud â diffyg gwybodaeth hanfodol gan y Cyfarwyddiaethau perthnasol.

Ymatebodd PGCD i gwestiwn gan y Cyng. G.M.  Kensler ac eglurodd bod cyfeiriadaeth at y Polisi Rhannu Pryderon wedi’i gynnwys ym Model newydd y Cyfansoddiad.

Cyfeiriodd Bennaeth yr Adain at y nifer sylweddol o eitemau busnes ar raglen y Pwyllgor ac awgrymodd y posibilrwydd o faterion yn cael eu cyflwyno fel adroddiadau gwybodaeth.   Eglurodd y PGCD bod y posibilrwydd o gylchredeg rhaglenni pwyllgor, gyda phecyn gwybodaeth ar wahân, wedi’i drafod yn y Gweithdai Cyllideb yn ddiweddar.   Eglurodd y gellid ychwanegu unrhyw faterion o bryder sy’n cael eu hamlygu gan yr Aelodau at raglen i’r dyfodol i’w hystyried gan y Pwyllgor.   

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

RHAN II

GWAHARDD Y WASG A’R CYHOEDD

PENDERFYNWYD dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau busnes canlynol ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 14 ac 15 Rhan 4 Atodlen 12A Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan Bennaeth Cyllid ac Asedau, ar gynnydd y trafodaethau o ran dyfodol contract Cynllun Ariannu Preifat Rhuthun, a’r risgiau a’r broses o ran cwblhau (copi ynghlwm).

Roedd adroddiad cyfrinachol gan Bennaeth Cyllid ac Asedau wedi’i gylchredeg yn flaenorol, a oedd yn darparu diweddariad ynglŷn â chynnydd y trafodaethau am ddyfodol contract Cynllun Ariannu Preifat Rhuthun, ac yn amlinellu’r risgiau a’r broses er mwyn cwblhau.

Roedd adroddiad a gyflwynwyd i’r Cabinet yn briffio amlinelliad o hanes y Cynllun Ariannu Preifat a’r syniadau cychwynnol oedd yn cael eu trafod wedi’i gylchredeg fel Atodiad 1. Cytunwyd bod Pennaeth Cyllid ac Asedau yn datblygu’r cynigion fel y trafodwyd yng Ngweithdy'r Gyllideb ym mis Gorffennaf.    Ffurfiwyd grŵp prosiect er mwyn rheoli’r broses ac roedd manylion ynglŷn â’r cyngor a dderbyniwyd gan gyfreithwyr allanol wedi’u cynnwys yn yr adroddiad.

Fel gwerthwyr parod roedd Neptune yn fodlon ildio’r angen i ddilyn proses ffurfiol ac wedi dewis ‘gwerth y farchnad’ fel prisiad.   Yn dilyn trafodaethau roedd cyflwyniad cychwynnol wedi’i awgrymu a chysylltwyd â Llywodraeth Cymru a CLlLC am gyfraniad.

Roedd yr opsiwn o beidio â deall y prisiad wedi’i amlinellu gyda’r posibilrwydd o orfod dibynnu ar feirniadaeth gwerth am arian.   Ynghyd â deall faint yr oedd Neptune ei angen ar gyfer y contract efallai y byddai angen i’r Awdurdod ddeall faint y byddai’n ei gostio i brynu a rhedeg yr adeilad.   Canlyniad hyn oedd dau ffrwd gwaith ac roedd y costau'n ymwneud ag eiddo, goblygiadau’r Fantolen a Rheoli’r Trysorlys wedi’u hamlinellu yn yr adroddiad.   Gan fod Cynllun Ariannu Preifat yn gyfuniad o gostau cyfalaf a refeniw roedd y Swyddogion Cyllid wedi ceisio cyngor gan Ymgynghorwyr Rheoli Trysorlys y Cyngor ynglŷn â'r defnydd cywir ar y fantolen.   

Roedd y Cynllun Ariannu Preifat wedi’i ddangos ar y fantolen gyda dyled prydles hir dymor.   Roedd hyn yn cael ei ystyried yn gyfalaf ac roedd modd ei drawsnewid yn fenthyciad heb unrhyw wir oblygiadau.   Byddai’n rhaid trin unrhyw swm fyddai’n weddill i Neptune fel taliad refeniw.

Roedd manylion sut y cefnogir cynlluniau Ariannu Preifat gan y Llywodraeth Ganolog, gydag amcanion Cynllun Corfforaethol y Cyngor, sut y gellir cyflawni arbedion, buddiannau eraill, egwyddorion a’r ymgynghoriadau a gynhaliwyd wedi’u cynnwys yn yr adroddiad hefyd.

Ar ôl trafodaeth fanwl, a oedd yn cynnwys ymatebion i gwestiynau’r Aelodau a safbwynt Cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru:

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:-

(a)            Yn derbyn ac yn cefnogi’r egwyddorion a nodwyd yn yr adroddiad, ac

(b)            Yn gofyn y parheir â’r broses yn ofalus.

           (PM a RW i weithredu)

Ar y pwynt hwn parhaodd y cyfarfod fel sesiwn agored.

Daeth y cyfarfod i ben am 14.40pm.