Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiadau personol neu sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fusnes a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Ni wnaeth unrhyw Aelod ddatgan cysylltiad personol na chysylltiad sy’n rhagfarnu mewn perthynas ag unrhyw fater sydd i’w ystyried yn y cyfarfod.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Yn unol â gofynion Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, nododd y Cadeirydd ei fwriad i gynnwys y mater canlynol i’w drafod oherwydd bod angen rhoi sylw brys iddo:-

Archwiliad o Gynllun Gwella 2014/15 Cyngor Sir Ddinbych, Tystysgrif Cydymffurfio

Dosbarthwyd copi o'r Dystysgrif Cydymffurfio i Aelodau'r Pwyllgor yn y cyfarfod. Rhoddodd y Cadeirydd grynodeb byr o gynnwys y llythyr a:-

PHENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys y Dystysgrif Cydymffurfio.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 21 Mai, 2014.

Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 21 Mai, 2013.

Materion yn codi: -

8.  Deddf Diogelu Data - Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr P. Whitham, cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y byddai’r adroddiad yn ymwneud â rheoli ac atal a lleihau ceisiadau yn rhagweithiol, gan y Rheolwr Gwybodaeth Corfforaethol, yn cael ei gynnwys yn rhaglen gwaith i'r dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

11. Cyflawni Llywodraethu Da a Gwelliant Parhaus - Darparodd y Cynghorydd J. Thompson-Hill gadarnhad fod y Cabinet, ar 27 Mai, 2014, wedi cymeradwyo’r cynnig ar gyfer uno Unedau Caffael Sir Ddinbych a Sir y Fflint, ynghyd â’r mater tair Sir ehangach gan gynnwys Cyngor Sir Gwynedd.  Cafwyd cadarnhad hefyd y byddai'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cael ei gynnwys yn y broses ymgynghori o ran Rheolau Gweithdrefn Contract.

PENDERFYNWYD – y dylid derbyn a chymeradwyo’r Cofnodion fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad ac Atodiad Cynrinachhol gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau (copi wedi’i amgáu) sy'n rhoi diweddariad ar y broses i gyflawni'r gyllideb refeniw ar gyfer 2015/16.

Roedd adroddiad, ac atodiad cyfrinachol, gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau, a oedd yn rhoi diweddariad ar y broses i gyflawni'r gyllideb refeniw ar gyfer 2015/16, wedi ei ddosbarthu eisoes.

RHAN II

GWAHARDD Y WASG A’R CYHOEDD

PENDERFYNWYD - dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972 i wahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau a ganlyn, ar y sail ei bod yn debygol y bydd gwybodaeth eithriedig yn cael ei datgelu, fel y'i diffinnir ym mharagraffau 14 a 15, Rhan 4, Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Eglurodd y Cynghorydd J. Thompson-Hill bod diweddariad pellach wedi'i ddarparu i sesiwn Friffio’r Cabinet a bod pob cyfarfod cyllideb Rhyddid a Hyblygrwydd wedi ei gwblhau.  Fodd bynnag, roedd elfennau o'r Adran Amgylchedd a Phriffyrdd wedi eu gohirio.  Roedd y rhestr o gyfarfodydd wedi eu cynnwys yn Nhabl 2 yn yr adroddiad, a byddai cam nesaf y broses yn cynnwys y tri Gweithdy Cyllideb i Aelodau.  Roedd manylion digwyddiadau, dyddiadau a statws allweddol wedi eu cynnwys yn yr adroddiad.

Ym mhob cyfarfod, roedd dadansoddiad manwl o'r gyllideb gwasanaeth wedi ei ystyried a set o ganlyniadau wedi’u cytuno.  Roedd enghraifft o'r dadansoddiad gwasanaeth a'r canlyniadau sy'n ymwneud â Gwasanaethau Oedolion a Busnes wedi ei hamgáu fel Atodiad 1 ac Atodiad 2. O'r canlyniadau, roedd cyfres o daflenni gwybodaeth manwl wedi eu cynhyrchu i amlygu ystod ac amseriad arbedion posibl, yr effaith, risgiau a gofynion ymgynghori a awgrymir, gydag enghraifft wedi'i chynnwys yn Atodiad 3.  Cadarnhaodd y Cynghorydd Thomson-Hill y byddai manylion yn ymwneud â phob un o'r gwasanaethau priodol yn cael eu darparu yng Ngweithdai’r Gyllideb i Aelodau, a amlinellwyd manylion y broses i'w mabwysiadu.  

Mewn ymateb i gwestiynau gan Aelodau, eglurwyd y byddai'r wybodaeth i gael ei chyflwyno i weithdai’r gyllideb ym mis Gorffennaf yn seiliedig ar yr atodiadau amgaeedig, a fyddai'n rhoi manylion pob un o'r gwasanaethau perthnasol.  Byddai barn y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, mewn perthynas â fformat a manylder y wybodaeth a gynhwysir yn yr atodiadau, yn allweddol o ran llywio'r broses wrth iddi barhau i ddatblygu.  

Darparodd y PG yr ymatebion canlynol i gwestiynau a godwyd gan Aelodau:-

-                  O ran Atodiad 1 a’r ffaith fod y golofn "canran bras yr adnoddau a ddyrennir i gydran" wedi ei gadael yn wag, roedd dau ddull gwahanol wedi eu mabwysiadu ar gyfer y ddau ymarfer peilot.  Eglurwyd nad oedd y ffordd yr oedd y gyllideb wedi ei strwythuro bob amser wedi rhoi adlewyrchiad clir o'r gweithgaredd a bod y farn hon wedi ei gadael i Benaethiaid Gwasanaeth.

-                  Nodwyd pryderon a fynegwyd mewn perthynas ag anghysondeb y manylion a ddarparwyd mewn perthynas â'r ffigurau a gynhwyswyd o dan wahanol benawdau a gwasanaethau.  Teimlai Mr Whitham y dylai sylw neu eglurhad gael ei gynnwys at ddibenion eglurder.

-                  Cytunodd y PG i edrych ar y posibilrwydd o ddarparu manylion i Weithdai’r Aelodau ar raniad grant ac incwm arall.  Pwysleisiodd yr Aelodau bwysigrwydd cael gwybod am ffynhonnell incwm ar gyfer darpariaeth gwasanaeth a'i gynaliadwyedd.

-                  Hysbyswyd yr Aelodau, er bod nifer o fodiwlau o'r system PARIS yn gweithredu'n foddhaol, nad oedd y modiwl cyllideb wedi ei gyflwyno eto.

-                  Cyfeiriodd y Cynghorydd M.L. Holland at yr angen i sicrhau bod unrhyw systemau newydd a gyflwynir yn cael eu defnyddio’n llawn gan y Cyngor, cymeradwyodd y PG y farn bod adolygiad o reolaeth y Cyngor o systemau a phrosesau TG yn cael ei wneud, o bosibl gyda throsolwg y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

-                  Mewn ymateb i bryderon a godwyd gan y Cynghorydd G.M. Kensler mewn perthynas â materion Hawliau Lles, eglurodd y PG mai un o'r canlyniadau oedd cynnal adolygiad o  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau (copi wedi’i amgáu) ar y Datganiad o Gyfrifon (copi at canlyn).

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau, a oedd yn rhoi trosolwg o’r Datganiad Cyfrifon drafft 2013/14 a'r broses sy'n sail iddo, eisoes wedi'i ddosbarthu.

Datganodd y Cynghorydd G.M. Kensler a Mr P. Whitham gysylltiad personol â’r eitem hon fel Aelodau o Gronfa Bensiynau Clwyd.

Eglurodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau y byddai'r cyfrifon wedi’u harchwilio yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor ar 26 Medi 2014.  Roedd cyflwyno’r cyfrifon drafft yn rhoi arwydd cynnar o sefyllfa ariannol y Cyngor a gallai dynnu sylw at unrhyw faterion yn y cyfrifon neu'r broses cyn i'r cyfrifon gael eu harchwilio.  Roedd yn rhaid i'r cyfrifon wedi’u harchwilio gael eu cymeradwyo yn ffurfiol gan Aelodau ar ran y Cyngor ac mae'r rôl hon wedi ei dirprwyo i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.  Byddai'r cyfrifon drafft wedi eu cwblhau erbyn 30 Mehefin.  O ystyried rôl y Pwyllgor wrth gymeradwyo'r cyfrifon terfynol, roedd yn fuddiol i roi'r wybodaeth ddiweddaraf a throsolwg ar y cam drafft i'w ystyried cyn cyflwyno'r cyfrifon terfynol ym mis Medi.

Roedd cyhoeddi'r Datganiad Cyfrifon yn ategu stiwardiaeth ariannol a llywodraethu’r Cyngor ac felly yn cefnogi holl wasanaethau a blaenoriaethau'r Cyngor.  Roedd cynhyrchu cyfrifon yn cael ei adolygu'n rheolaidd gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), a cheisiwyd barn broffesiynol gan nifer o ddisgyblaethau eraill y tu hwnt i gyllid, megis cyfreithiol, prisio eiddo, adnoddau dynol a phensiynau.  Roedd y Datganiad Cyfrifon yn elfen allweddol o fframwaith llywodraethu'r Cyngor ac roedd yn bwysig bod Aelodau yn derbyn sicrwydd bod y cyfrifon wedi eu paratoi yn unol â'r safonau perthnasol a bod y broses sy'n sail i gynhyrchu cyfrifon yn gadarn.  Hysbyswyd yr Aelodau y byddai'r Cyngor yn torri ei ddyletswydd statudol os na allai gymeradwyo'r Cyfrifon erbyn 30 Medi, 2014.

Eglurodd y Prif Gyfrifydd (PG) fod newid technegol wedi bod i'r ffordd y mae'r pensiynau’n cael eu hadrodd ac i faterion cyfrifo.  Rhoddodd grynodeb o'r Datganiad Cyfrifon 2013/14 a gwahoddodd sylw'r Aelodau at y meysydd canlynol:-

-                  Y Rhagair a oedd yn rhoi trosolwg o sefyllfa refeniw'r Cyngor.

-                  Trosglwyddo yn ôl ac ymlaen o Gronfeydd Wrth Gefn a Glustnodwyd.

-                  Cronfeydd wrth gefn y gellir eu defnyddio.

-                  Balansau Refeniw.

-                  Y Fantolen.

-                  Lwfansau Aelodau.

-                  Tâl Swyddogion.

-                  Partïon Cysylltiedig.

Cadarnhaodd Cynrychiolydd SAC (NR) bod y Datganiad Cyfrifon wedi dod i law o fewn yr amserlenni penodedig.  Amlinellodd y broses hysbysebu a chyfeiriodd at y cyfle a roddwyd i'r cyhoedd gyflwyno cwestiynau penodol a pherthnasol, neu i herio'r Cyfrifon.  Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd, cadarnhaodd y PG y byddai trosolwg o'r cwestiynau a dderbyniwyd neu wrthwynebiadau ffurfiol yn cael eu darparu i Aelodau.

Ymatebodd y PG i gwestiwn gan y Cynghorydd G.M. Kensler a rhoddodd fanylion am y darpariaethau a gyflwynwyd i fynd i'r afael â materion hirdymor a hawliadau sy'n deillio o ddarparwr yswiriant blaenorol y Cyngor.

Awgrymodd y Cadeirydd fod yr amserlen Pwyllgor ar gyfer 2015/16 yn cael ei llunio i ddarparu amserlenni ar gyfer cyflwyno'r Datganiad Cyfrifon i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn nodi’r sefyllfa fel a gyflwynwyd yn y cyfrifon drafft.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Busnes, Gwella a Moderneiddio (copi wedi’i amgáu) ar asesiad blynyddol o rhagolygon y Cyngor ar gyfer gwella, a gynhaliwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru.

Roedd copi o adroddiad gan y Pennaeth Busnes, Gwella a Moderneiddio, ar yr asesiad blynyddol o ragolygon y Cyngor ar gyfer gwella a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), wedi ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod, ynghyd â chopi o lythyr gwaith Archwilio Perfformiad a Ffioedd 2014/15 SAC.

Cyflwynodd Cynrychiolydd SAC (GB) yr adroddiad ac eglurodd fod yr Adroddiad Gwella Blynyddol, Atodiad 1, yn darparu gwybodaeth am Adroddiad Gwella Blynyddol y Cyngor.  O dan y Mesur Llywodraeth Leol, mae Swyddfa Archwilio Cymru yn adolygu cynnydd y Cyngor yn flynyddol tuag at gyflawni ei amcanion a'i ragolygon er mwyn parhau i wella yn ystod y flwyddyn i ddod.

Ar gyfer y flwyddyn 2013-14, roedd SAC wedi dod i'r casgliad:-

·                 Bod Sir Ddinbych wedi gwneud cynnydd da wrth gyflawni gwelliannau yn ei holl amcanion blaenoriaeth ar gyfer 2012-13, ond mae angen gwelliannau pellach mewn rhai meysydd allweddol;

·                 Bod adolygiadau herio gwasanaeth y Cyngor a mesurau eraill i hunan-arfarnu ei berfformiad yn gadarn;

·                 Bod cynlluniau’r Cyngor i wella, a’i drefniadau i gefnogi gwelliant, yn dda;

·                 Bod y Cyngor yn debygol o wneud trefniadau i sicrhau gwelliant parhaus ar gyfer 2014-15.

Eglurwyd os oedd gan SAC bryderon sylweddol ynghylch y cynnydd a wnaed gan y Cyngor, neu'r trywydd y mae’n ei ddilyn, bydd yn gwneud argymhellion ffurfiol i newid.  Nid oedd gan adroddiad Sir Ddinbych unrhyw argymhellion ffurfiol ac roedd hyn yn adlewyrchu barn gadarnhaol SAC am gynnydd y Cyngor.

Cafwyd cadarnhad bod rhai meysydd angen rhagor o waith ac roedd Adroddiadau Blynyddol eleni a’r llynedd wedi gwneud rhai ‘cynigion ar gyfer gwella'.  Roedd Sir Ddinbych wedi gwneud cynnydd da gyda'r holl gynigion a wnaed yn adroddiad 20012/13, ac eleni roedd yr Arolygwyr wedi gwneud dau gynnig pellach yr oeddent yn teimlo y byddent yn helpu'r Cyngor i barhau i symud ymlaen.  Roedd y rhain yn cynnwys:-

·                 P1 - Er mwyn cyflawni ei amcan i foderneiddio gwasanaethau, dylai'r Cyngor barhau i fynd i'r afael â gwendidau yn ei Wasanaeth Adnoddau Dynol Corfforaethol.

·                 P2 - Dylai'r Cyngor sicrhau bod rolau a chyfrifoldebau yn glir ar gyfer cyflawni’r amcan tai fforddiadwy.

Roedd y Cyngor wedi derbyn y cynigion ac wedi cymryd camau i fynd i'r afael â hwy.  Roedd Sir Ddinbych yn parhau i weithio drwy gynllun gweithredu i fynd i'r afael â'r diffygion a nodwyd yn y gwasanaeth AD, ac roedd Grŵp Gorchwyl yn cael ei sefydlu i adolygu amcanion mewn perthynas â’r mater tai fforddiadwy,

Cyfeiriodd Cynrychiolydd SAC at baragraff 30 o'r adroddiad a oedd yn dangos bod lefel y cronfeydd ariannol wrth gefn a ddelir gan ysgolion yn Sir Ddinbych wedi cynyddu'n sylweddol yn ystod 2012/13 i £2.9m.  Mewn ymateb i awgrym gan y Cynghorydd M.L. Holland, cytunodd y Pwyllgor y byddai’r mater yn ymwneud â balansau ysgolion yn cael ei gyfeirio at y Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Archwilio i'w ystyried.

Cododd y Cynghorydd M.L. Holland faterion yn ymwneud â'r adrannau canlynol yn yr adroddiad: -

17. Y rhesymau dros y cais aflwyddiannus am gyllid Llywodraeth Cymru o’r Gronfa Llefydd Llewyrchus Llawn Addewid i gefnogi mentrau yn y Rhyl.

45. A oedd unrhyw batrwm i'r achosion a gofnodwyd o dipio anghyfreithlon a oedd yn uwch na'r cyfartaledd ar gyfer Cynghorau eraill yng Nghymru.

52. Materion cofrestru yn y Sir o ran tai fforddiadwy.

Rhoddodd Cynrychiolydd SAC grynodeb o lythyr Gwaith Archwilio Perfformiad a Ffioedd Swyddfa Archwilio Cymru, 2014/15, a darparodd ymatebion i gwestiynau gan Mr P. Whitham mewn perthynas â gwaith archwilio perfformiad SAC 2014/15, Llywodraethu. 

Hysbyswyd yr Aelodau y byddai SAC yn cysylltu gyda'r swyddogion perthnasol ac yna’n adrodd i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.  Byddai'r gwaith yn cael ei  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Busnes, Gwella a Moderneiddio (copi wedi’i amgáu) sy’n darparu fersiwn ddiweddaraf y Gofrestr Risg Corfforaethol, fel y cytunwyd yn Y Briffio Cabinet.

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Busnes, Gwella a Moderneiddio sy’n darparu fersiwn ddiweddaraf y Gofrestr Risg Corfforaethol, fel y cytunwyd yn sesiwn Briffio’r Cabinet wedi’i ddosbarthu eisoes.

Cyflwynodd y Swyddog Gwella Corfforaethol yr adroddiad ac eglurodd fod y Gofrestr Risg Corfforaethol yn galluogi’r cyngor i reoli tebygolrwydd ac effaith risgiau drwy werthuso effaith unrhyw weithredoedd cyfredol i liniaru risg, a chofnodi dyddiadau cau a chyfrifoldebau ar gyfer gweithredoedd pellach er mwyn sicrhau rheolaeth well.  Roedd y Gofrestr wedi’i datblygu gan y Tîm Gweithredu Corfforaethol a’r Cabinet, a nhw sy’n berchen arni hefyd.  Roedd y broses ar gyfer adolygu'r Gofrestr Risg Corfforaethol wedi ei chynnwys yn yr adroddiad.

Roedd y broses adolygu ar gyfer y Gofrestr Risg Corfforaethol wedi ei chynnwys yn yr adroddiad ac yn dilyn pob adolygiad ffurfiol, ddwywaith y flwyddyn, roedd y ddogfen ddiwygiedig yn cael ei chyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.  Byddai’r gweithredoedd a nodir er mwyn delio â risgiau corfforaethol yn cael eu cynnwys mewn Cynlluniau Gwasanaethau, a oedd yn galluogi’r Pwyllgor Archwilio Perfformiad i fonitro’r cynnydd.  Dylid amlygu unrhyw faterion perfformiad mewn perthynas â darparu’r digwyddiadau fel rhan o broses Herio Perfformiad Gwasanaethau.

            Roedd Archwilio Mewnol y cyngor yn darparu sicrwydd annibynnol ar effeithiolrwydd dulliau rheoli mewnol a’r systemau sydd ar waith er mwyn lliniaru risgiau yn y cyngor. Roedd hefyd yn cynnig her annibynnol i sicrhau bod egwyddorion a gofynion rheoli risg yn cael eu defnyddio’n gyson ym mhob rhan o’r Awdurdod. Roedd Gwasanaethau Archwilio Mewnol yn defnyddio gwybodaeth o’r gwasanaethau a’r Gofrestr Risg Corfforaethol er mwyn penderfynu ar eu rhaglen gwaith i’r dyfodol.

Roedd adolygiad ac adroddiad blynyddol ar gynnydd y Polisi Rheoli Risg, yn nodi mannau gwan sydd angen eu cryfhau i wella’r broses o reoli risg.  Pwrpas y Gofrestr Risg Corfforaethol oedd nodi digwyddiadau posibl yn y dyfodol a allai gael effaith niweidiol ar allu’r Cyngor i gyflawni ei amcanion, a’i Flaenoriaethau Corfforaethol.

Rhoddodd y Swyddog Gwella Corfforaethol grynodeb o'r prif newidiadau a wnaed i'r Gofrestr Risg Corfforaethol, Atodiad 1, ac amlygwyd y meysydd canlynol:-

-                      Diwygiad i DCC004: ‘Y risg nad yw'r fframwaith Adnoddau Dynol yn cefnogi nodau'r sefydliad’.

-                      Diwygiad i DCC006: 'Y risg bod yr amgylchedd economaidd ac ariannol yn gwaethygu y tu hwnt i ddisgwyliadau presennol'.

-                      Diwygiad i DCC016: 'Y risg bod effaith y diwygiadau lles yn fwy arwyddocaol na'r hyn a ragwelwyd gan y cyngor'.

-                      Diwygiad i DCC017: 'Y risg nad yw'r fframwaith TGCh yn diwallu anghenion y sefydliad'.

-                      Diwygiad i DCC018: Geiriad blaenorol, 'Y risg na fydd rhaglen newid/moderneiddio a buddion prosiect yn cael eu gwireddu'n llawn'.

Mewn ymateb i faterion a godwyd gan Aelodau, cafwyd cadarnhad gan y Swyddog Gwella Corfforaethol y byddai canfyddiadau archwiliad SAC o reoli risg yn cael eu hadrodd pan fyddant ar gael, ac eglurodd y byddai adrodd am 'fethiannau agos' yn cael ei ychwanegu at y camau gweithredu lliniarol Iechyd a Diogelwch.  Cytunodd y Swyddog Gwella Corfforaethol hefyd i drafod risg sy'n gysylltiedig â thywydd gyda CET, a chael mwy o fanylion ynglŷn â chamau lliniaru eraill ynghylch Sefydliadau Hyd Braich gan y Pennaeth Archwilio Mewnol.

O ran risg sy'n gysylltiedig â’r gyllideb, eglurodd y Swyddog Gwella Corfforaethol fod y camau lliniaru a restrwyd yn disgrifio'r camau a gymerwyd er mwyn galluogi gwneud penderfyniadau gwybodus a democrataidd o gwmpas y rhaglen o reoli'r gyllideb.  Roedd adroddiadau cyllideb a gyflwynwyd i'r Cabinet yn fisol yn cynnwys adran risg.  Byddai pob cynnig neu brosiect sy'n gysylltiedig â'r rhaglen o reoli'r gyllideb yn cael eu cyflwyno i'r Cyngor a/neu’r Cabinet gydag adroddiad eglurhaol a oedd yn cynnwys adran risg.  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi wedi’i amgáu) sy’n rhoi diweddariad mewn perthynas â'r Cynllun Gwella Llywodraethu.

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm), a oedd yn rhoi manylion y Cynllun Gwella yn deillio o'r adolygiad o fframwaith llywodraethu'r Cyngor ar gyfer 2013/14, wedi ei ddosbarthu eisoes.

Roedd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn monitro’r Cynllun Gwella Llywodraethu’n rheolaidd fel rhan o drefniadau llywodraethu cyffredinol y Cyngor i sicrhau bod y Cyngor yn gweithredu’r gwelliannau angenrheidiol yn effeithiol.  Roedd Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol y Cyngor yn cynnwys asesiad blynyddol o drefniadau llywodraethu’r Cyngor a ‘datganiad llywodraethu blynyddol’ sy’n amlygu unrhyw wendidau llywodraethu.

Roedd Grŵp Llywodraethu’r Cyngor yn rheoli proses y Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol a datblygiad ‘datganiad llywodraethu blynyddol’ yn barhaus yn ystod y flwyddyn ariannol.  Roedd manylion cyfansoddiad y Grŵp wedi eu cynnwys yn yr adroddiad.

Roedd Atodiad 1 yn manylu ar y Cynllun Gwella Llywodraethu sy'n codi o'r adolygiad o drefniadau llywodraethu'r Cyngor ar gyfer 2013/14.  Roedd y Cynllun bellach wedi'i gwblhau a darparwyd diweddariad o'r camau gwella, cyfrifoldebau ac amserlenni arfaethedig ar gyfer yr Aelodau.

Roedd y  Cynllun Gwella  Llywodraethu  yn ffurfio rhan o’r ddogfen ‘Darparu llywodraethu da a gwelliant parhaus’ ac roedd manylion y broses ymgynghori wedi’u cynnwys yn yr adroddiad.  Roedd y ddogfen hefyd wedi ei dosbarthu i aelodau'r Cabinet a Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer sylwadau.

Cyfeiriodd Mr P. Whitham at y gyllideb gyffredinol ar gyfer caffael gwasanaethau adeiladu, a oedd yn dod i gyfanswm o £37.7m, ac awgrymodd y dylai'r Pwyllgor ystyried mabwysiadu proses fonitro debyg i'r hyn a ddefnyddir ar gyfer Adnoddau Dynol Strategol.  Mynegodd Mr Whitham y farn y gallai rheolau caffael adeiladu a gweithdrefnau contract gael eu hystyried a’u hymdrin fel materion llywodraethu ar wahân.

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio Mewnol y byddai adroddiad pellach yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Medi, a fyddai'n darparu ymateb i'r adroddiad SAC a gyflwynwyd yn flaenorol i'r Pwyllgor.  Cytunodd yr Aelodau y dylai awgrymiadau Mr Whitham gael eu nodi a'u cynnwys fel camau gweithredu posibl sy'n deillio o'r adroddiad i'w ystyried ym mis Medi.

Ymatebodd y PGCD i gwestiwn gan y Cynghorydd M.L. Holland ac amlinellodd y gofynion a'r cynnydd hyd yma ar ddarparu hyfforddiant i aelodau o ran y Cod Ymddygiad.  Darparwyd manylion mewn perthynas â darparu pwerau hyfforddiant a gorfodi gorfodol.  Cadarnhawyd y byddai adroddiad ar hyfforddiant aelodau yn cael ei gyflwyno i'r Cyngor Sir, a chytunodd yr Aelodau bod yr adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol i'w ystyried cyn ei gyflwyno i'r Cyngor.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr P. Whitham, cadarnhaodd y PGCD bod y Polisi Gwrth-dwyll a Llygredd yn cael ei adolygu ar hyn o bryd a byddai'n cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor yn ddiweddarach yn y flwyddyn.

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cytuno:-

(a)            bod y Cynllun Gwella Llywodraethu yn cael ei dderbyn a'i nodi.

(b)            bod awgrymiadau Mr Whitham yn cael eu nodi a'u cynnwys fel camau posibl sy'n deillio o'r adroddiad i'w ystyried ym mis Medi, a

(c)            bod yr adroddiad hyfforddiant i Aelodau yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor cyn ei gyflwyno i'r Cyngor Sir.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi wedi’i amgáu) sy’n rhoi diweddariad mewn perthynas ag Ysgol Uwchradd y Bendigaid Edward Jones RC.

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol, a oedd yn darparu manylion gwaith dilynol Archwilio Mewnol ar Ysgol y Bendigaid Edward Jones yn dilyn ei adroddiad cychwynnol ym mis Hydref 2013, wedi ei ddosbarthu eisoes.

Roedd Archwilio Mewnol wedi cyhoeddi adroddiad ar Ysgol y Bendigaid Edward Jones ym mis Hydref 2013, ac er gwaethaf rhoi sgôr sicrwydd 'canolig' iddi, roedd yn cynnwys cynllun gweithredu gyda 13 o feysydd ar gyfer gwella.  Roedd y Pwyllgor wedi bod yn arbennig o bryderus y dylai'r Ysgol fynd i'r afael â'i phwysau ariannol a gofynnwyd bod adroddiad dilynol Archwilio Mewnol yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor.

Nododd yr adroddiad dilynol bod gwelliannau sylweddol wedi eu gwneud ers yr adroddiad archwilio gwreiddiol.  Roedd llawer o'r materion a godwyd bellach wedi cael sylw, er bod rhai terfynau amser wedi eu colli.  Mynegwyd pryderon nad oedd yr Ysgol eto wedi datblygu ei chynllun adfer ariannol yn llawn.  Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol fod yr ysgol wedi cynhyrchu rhagamcanion tair blynedd ac yn gweithio i leihau'r diffyg a ragwelir, ond byddai diffyg o hyd ym mis Mawrth, 2015.

Rhoddwyd gwybod i'r Aelodau bod gweithdrefnau cadarn yn eu lle i reoli sefyllfaoedd o'r fath ac roedd yr Ysgol wedi gofyn am ganiatâd i gael diffyg trwyddedig ac yna byddai’n datblygu cynllun adfer ariannol.  Darparwyd manylion y broses ar gyfer caffael caniatâd ar gyfer diffyg trwyddedig gan y Pennaeth Archwilio Mewnol.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at Gyfansoddiad Bwrdd Llywodraethwyr yr Ysgol a'r oedi a brofwyd yn y broses o wneud penderfyniadau hyd nes y gwneir penodiadau i'r Bwrdd.  Cytunodd y Pennaeth Archwilio Mewnol i gyfleu’r pryderon a godwyd i'r Ysgol, a chyflwyno’r awgrym bod y tasgau sy’n aros i gael sylw yn cael eu dirprwyo i'r Llywodraethwyr presennol gyda golwg ar ddatblygu pethau.      

Mewn ymateb i bryderon a godwyd gan yr Aelodau eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol fod adroddiad dilynol pellach ar fin digwydd, a chytunodd i ddarparu diweddariad ar ei ganlyniadau i Aelodau'r Pwyllgor.  Cytunodd yr Aelodau hefyd bod adroddiad cynnydd pellach yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Medi, 2014.

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:-

(a)            yn cael ac yn derbyn adroddiad dilynol Archwilio Mewnol.

(b)            yn cytuno bod adroddiad cynnydd ar yr adroddiad dilynol yn cael ei ddosbarthu i Aelodau'r Pwyllgor, ac

(c)            yn gofyn bod adroddiad cynnydd pellach yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Medi, 2014.

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi wedi’i amgáu).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a gylchredwyd eisoes) i’w ystyried.

Cadarnhaodd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor yn amodol ar gynnwys yr adroddiadau canlynol:-

3 Medi 2014:-

-                  Ysgol Gatholig Y Bendigaid Edward Jones - Diweddariad.

-                  Hawliau Lles - Adroddiad Archwilio Mewnol

-                  Adroddiad Hyfforddi Aelodau.

5 Tachwedd, 2014

-                  Polisi Twyll a Llygredd.

-                  Adroddiad Rheolau'r Weithdrefn Gontractau.

-                  Cyfansoddiad Model Newydd.

25 Mawrth 2015

-                    Strategaeth Rheoli Gwybodaeth, Adroddiad Rhyddid Gwybodaeth

Cafwyd cadarnhad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol y gallai Adroddiadau Diweddariad Cyllideb ychwanegol gael eu cynnwys yn y rhaglen gwaith i'r dyfodol os oes angen. 

Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol ei fod ef a'r Pennaeth Cwsmeriaid a Chefnogaeth Addysg wedi bod yn trafod ac egluro materion sydd i'w cyflwyno mewn perthynas â'r eitemau busnes sy'n ymwneud ag "Adroddiadau Cwynion a Dderbyniwyd" a'r "Adolygiad Blynyddol o Weithredu’r Broses Gwyno".  Darparodd y PGCD fanylion Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a'r Pwyllgor Archwilio Perfformiad o ran perfformiad ac effeithiolrwydd y Drefn Gwyno.  Cytunodd yr Aelodau y gallai dyraniad yr eitem hon gael ei ystyried gan y Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Archwilio yn ei gyfarfod ar 3 Gorffennaf, 2014.

Hysbyswyd yr Aelodau gan y Pennaeth Archwilio Mewnol y byddai sicrwydd mewn perthynas â Rheoli Risg yn cael ei ddarparu gan yr Archwiliad Mewnol.  Cadarnhaodd y byddai SAC yn cynnal Adolygiad o Reoli Risg, a fyddai'n mynd i'r afael â gofynion yr Aelodau, ac y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno wedyn i'r Pwyllgor.  Eglurodd y PGCD fod Cylch Gorchwyl y Pwyllgor yn monitro datblygiad a gweithrediad effeithiol Rheoli Risg o fewn y Cyngor.

Mewn ymateb i gais gan Mr P. Whitham, cytunodd yr Aelodau fod copi o'r Polisi Rheoli Risg yn cael ei ddosbarthu i Aelodau'r Pwyllgor, ac eitem fusnes yn cael ei chynnwys yn y rhaglen gwaith i'r dyfodol ar gyfer mis Tachwedd, 2014.  Cytunwyd hefyd y dylid gofyn am arweiniad ar amserlenni ar gyfer cyflwyno adroddiad SAC.

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Daeth y Cyfarfod i ben am 12.25pm.