Agenda and draft minutes

Penodi Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar gyfer y flwyddyn sydd i ddod.

PENDERFYNWYD – penodi’r  Cynghorydd J.M. McLellan yn Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar gyfer y flwyddyn nesaf.

Penodi Is-Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar gyfer y flwyddyn sydd i ddod.

PENDERFYNWYD – penodi’r Cynghorydd M.L. Holland yn Is-gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar gyfer y flwyddyn nesaf.

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Ni wnaeth yr un Aelod ddatgan gysylltiad personol na niweidiol mewn unrhyw fusnes y nodir ei fod i gael ei ystyried yn y cyfarfod hwn.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd dim eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol, 1972.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 26 Mawrth 2014.

Cofnodion cyfarfod o’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 15^fed Ebrill, 2014.

Cywirdeb:- Nodwyd bod Mr P. Whitham, Aelod Lleyg yn bresennol yn y cyfarfod o’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 15^fed Ebrill, 2014.

Materion yn codi:-

11.  Cynrychiolwyr yr Aelodau ar Gyrff Allanol – Mewn ymateb i gais gan y Cynghorydd M.L. Holland, cytunodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd i gylchredeg copïau o’r dogfennau oedd yn ymwneud â chyflwyniad ynglŷn â Chyrff Allanol a gynhaliwyd yng Nghaledfryn, Dinbych.

PENDERFYNWYD – derbyn a chymeradwyo’r cofnodion fel cofnod gwir a chywir, yn amodol ar yr uchod.

Ystyried adroddiad gan Swyddfa Archwilio Cymru (copi ynghlwm) ynglŷn ag Adolygiad Caffael Gwaith Cynnal a Chadw Adeiladau Ysgolion.

Roedd adroddiad gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), ar yr adolygiad o gaffael ar gyfer Gwaith Cynnal a Chadw Adeiladau ysgolion wedi’i gylchredeg yn flaenorol.

Cyflwynodd cynrychiolydd SAC (CSAC) yr adroddiad, Atodiad 1, a ofynnai am roi ystyriaeth i’r argymhellion ac am ymatebion gan y Cyngor. Tynnwyd sylw’r Aelodau at y crynodeb o’r adroddiad, tudalen 22, a roddai fanylion pwrpas y gwaith a wnaed ar ôl cael gohebiaeth gan gontractwr ynglŷn â materion penodol o safbwynt y trefniadau caffael ar gyfer gwaith cynnal a chadw adeiladau ysgolion, ac agweddau ehangach ar y drefn gaffael yn benodol o safbwynt contractau adeiladu. Rhoddodd CSAC grynodeb o gasgliadau’r adroddiad i’r Pwyllgor.

Yn ystod y drafodaeth ddilynol, codwyd y cwestiynau a’r ystyriaethau canlynol, a chafodd ymatebion eu darparu:-

-                  Rhoddodd y Rheolwr Eiddo (RhE) fanylion ynglŷn â nifer y Contractwyr sydd ar y Rhestr Gymeradwy, y meini prawf a’r broses ar gyfer cynnwys Contractwyr ar y Rhestr hon, gofynion yr holiadur cyn gymhwyso a’r broses ar gyfer tynnu Contractwyr oddi ar y Rhestr a’u hadfer i’r rhestr.

-                  Cyfeiriwyd at bwysigrwydd yr adborth a geir gan ysgolion am safon y gwaith a wna’r contractwyr, a’r posibilrwydd o wneud archwiliadau dirybudd i archwilio’r gwaith a wnaed.

-                  Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd (PGCD) fanylion y goblygiadau cyfreithiol o safbwynt atebolrwydd cyhoeddus, a’r cosbau y gellid eu rhoi, os bydd gweithwyr y Cyngor neu Gontractwyr yn torri neu’n anwybyddu rheolau a rheoliadau statudol wrth wneud gwaith. Pwysleisiwyd yr angen i sefydlu’r drefn a’i rheoli’n ddigonol. Pwysleisiodd y RhE bwysigrwydd adrodd am unrhyw achosion o dorri rheolau a rheoliadau, megis Rheoliadau Iechyd a Diogelwch, er mwyn sicrhau y gellid rhoi’r cosbau priodol a dileu’r risgiau.

-                  Sicrhaodd y RhE y Pwyllgor y byddai’r fframwaith ar gyfer hysbysebu am Gontractwyr i’w cynnwys ar y Rhestr Gymeradwy’n cael ei adolygu ar ôl penderfynu pa feysydd fyddai’n cael eu cynnwys.

-                  Cyfeiriodd CSAC at y sylwadau a wnaed o safbwynt yr angen i wella’r drefn rheoli ansawdd, o safbwynt prisio, a chyfathrebu a hefyd at bennu, dyrannu a monitro gwaith sy’n rhan o’r broses. Pwysleisiodd y Cynghorydd J. Butterfield bwysigrwydd rhoi cefnogaeth i gymunedau lleol yn Sir Ddinbych wrth lunio’r rhestr gymeradwy.

-                  Cododd Mr P. Whitham y ffaith nad oedd dim tystiolaeth o’r defnydd presennol o gydgrynhoi, a chadarnhaodd CSAC y gallai hyn beri risg bosibl i’r Cyngor ond na chafodd ei ystyried fel rhan o’r adolygiad cwmpasu a oedd yn benodol iawn. Teimlai Mr Whitham y byddai rhoi ffrâm amser ar gyfer cyflwyno’r fframwaith yn hanfodol i’r Contractwyr priodol. 

-                  Cyfeiriodd Mr Whitham at baragraff 25 ar dudalen 26 ac awgrymodd y dylai’r cyfeiriad at “drefniadau ar lefel leol i swyddogion ddatgan, rheoli a monitro perthnasoedd rhwng swyddogion y Cyngor a chontractwyr” hefyd gynnwys rhoddion a lletygarwch.

-                  Ymatebodd y RhE i gwestiwn gan Mr Whitham gan gadarnhau “o safbwynt disgwyliadau cleientiaid y byddai’r cyflenwad gwasanaethau’n cael ei adfer cyn gynted â phosib”, tudalen 26, roedd pob cais yn cael ei drin fel gwaith adweithiol ac nid fel argyfwng. 

-                  Cadarnhaodd y RhE y gellid defnyddio’r contractwyr a ffafrir gan ysgolion os oeddent ar y Rhestr Gymeradwy.

-                  Mynegodd y Cynghorydd P.C. Duffy bryderon nad oedd amcanbrisiau na dyfynbrisiau’n ofynnol am waith dan symiau penodol. Esboniodd y RhE fod y symiau wedi’u dynodi yn y rheolau caffael.

-                  Rhoddodd CSAC gadarnhad y byddai Adroddiad yr Adolygiad o Gaffael – Gwaith Cynnal a Chadw Adeiladau Ysgolion ar gael yn Gymraeg.

-                  Esboniwyd y byddai prisio contractau gyda’r nod o sicrhau gwasanaethau contractwyr lleol yn dibynnu’n bennaf ar bris ac ansawdd, gwerth gorau drwy faint gwaith a’r  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth Gwella Busnes a Moderneiddio (copi ynghlwm) sy’n nodi manylion torri Deddf Diogelu Data gan y Cyngor oedd yn destun ymchwiliad gan yr Uwch Swyddog Risg Gwybodaeth

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Busnes, Gwella a Moderneiddio (PBGM) wedi’i gylchredeg yn flaenorol.

Cyflwynodd y PBGM yr adroddiad oedd yn rhoi sylw i’r cyfnod o Ebrill, 2013 i Fawrth, 2014 a rhoddodd fanylion achosion o’r Cyngor yn torri’r Ddeddf Diogelu Data, achosion y bu’r Uwch Swyddog Risg Gwybodaeth yn ymchwilio iddynt. Cynhwysai hefyd gwynion am y Cyngor o safbwynt y ddeddfwriaeth Rhyddid Gwybodaeth a gyfeiriwyd at y Comisiynydd Gwybodaeth, a darparai rhyw gymaint o wybodaeth am y ceisiadau Mynediad at Wybodaeth a wnaed i’r Cyngor. Dan Bolisi Diogelu Data’r Cyngor mae’n rhaid cyflwyno adroddiad cynnydd blynyddol gerbron y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol er mwyn i’r Aelodau gadw golwg ar y broses.

Bu’r diffygion yn y system rheoli gwybodaeth yn risg ers blynyddoedd lawer ac roedd dull newydd wedi’i gyflwyno, gan gynnwys penodi Rheolwr Gwybodaeth Gorfforaethol ac adolygu polisïau allweddol, yn ymwneud yn benodol â Diogelu Data a Mynediad at Wybodaeth. Ar ôl yr adolygiadau, roedd y Rheolwr Gwybodaeth Gorfforaethol wedi cyhoeddi dull rheoli gwybodaeth strategol yn Sir Ddinbych a byddai’n adrodd ar y cynnydd gerbron y Pwyllgor yn rheolaidd.

Esboniodd y PBGM fod y datblygiadau wedi lleihau’r risgiau i’r Cyngor a bod y sgôr risg ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol yn awr wedi’i lleihau. Yn allweddol i’r gwelliannau yr oedd datblygu gwell hyfforddiant, gwell eglurder ar ddefnyddio systemau, a thrylwyredd wrth adrodd a rheoli gwybodaeth. Ochr yn ochr â’r Swyddog Diogelu Data, roedd gan yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth (UbRG) gyfrifoldeb penodol i sicrhau bod gwybodaeth a ddelir gan y Cyngor yn cael ei rheoli’n ddiogel, yn effeithiol ac yn unol â’r ddeddfwriaeth. Roedd y systemau a wnaed i sicrhau bod y rolau’n cael eu cyflawni’n llwyddiannus yn ddibynnol ar fod yn dryloyw ac agored, ac roedd yn bwysig dros ben bod yr Aelodau’n cadw golwg ar y broses.

Ffurfiai’r adroddiad ran o’r ymrwymiadau a wnaed ym mholisi Diogelu Data a pholisi Mynediad at Wybodaeth y Cyngor. Rhoddai’r atodiadau fanylion rhai o’r camau gweithredu allweddol dros y flwyddyn hyd at 31^ain Mawrth 2014, gan ganolbwyntio ar yr achosion o dorri’r amodau Diogelu Data yr adroddwyd amdanynt wrth yr UbRG (Atodiad A). Cynhwyswyd gwybodaeth arall i hysbysu’r Aelodau: rhestr o’r cwynion a wnaed i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (SCG) am y Cyngor, a’r canlyniad (Atodiad B); ystadegau’n ymwneud â derbyn ceisiadau Mynediad at Wybodaeth (Atodiad C) ynghyd â thabl yn dangos yr anghydfodau y bu’r Panel Mynediad at Wybodaeth yn delio â nhw, a’r canlyniadau (Atodiad D).

Ni oedd dim un o’r achosion o’r Cyngor yn torri’r Ddeddf Diogelu Data yn achosion sylweddol, er yr ystyriwyd bod rhai yn ddigon difrifol i adrodd amdanynt wrth yr SCG. Un nodwedd gyffredin oedd rhoi cyfeiriadau anghywir ar lythyron, fel bod gwybodaeth bersonol yn mynd at y derbynnydd anghywir. Gallai hyfforddiant a gwell trefn wirio helpu i leihau’r camgymeriadau hyn ac, yn y pendraw, byddai defnyddio systemau awtomatig fwyfwy yn lleihau hyn ymhellach. Roedd y Cyngor cyn belled wedi osgoi colli llawer o wybodaeth bersonol, rhywbeth oedd wedi digwydd i lawer o sefydliadau, gan arwain at gosbau sifil sylweddol yn aml. Er hynny, yr unigolion yr aeth eu data ar goll neu y datgelwyd eu data mewn camgymeriad oedd wedi dioddef y caledi mwyaf. Wrth i’r ymwybyddiaeth ymysg staff gynyddu a’r systemau ar gyfer rheoli gwybodaeth wella’n raddol, byddai’r achosion hyn yn dod yn llai cyffredin.

Roedd manylion nifer y ceisiadau Mynediad at Wybodaeth a ddaeth i law’r Cyngor wedi’u cynnwys yn yr adroddiad. Roedd manylion y pum maes yr ymholwyd amdanynt amlaf dros y misoedd diwethaf hefyd wedi’u cynnwys yn yr adroddiad, a manylai Atodiad D am ffynonellau’r ceisiadau Mynediad at Wybodaeth  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) sy’n cyflwyno’r Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol 2013-14

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (PAM) a gynhwysai farn gyffredinol y PAM ar ba mor ddigonol ac effeithiol fu fframwaith llywodraethu, risg a rheolaeth y Cyngor yn ystod y flwyddyn ac sy’n hysbysu’r ‘datganiad llywodraethu blynyddol’ wedi’i gylchredeg yn flaenorol.

Dan Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) rhaid i’r ‘Prif Swyddog Gweithredol Archwilio’ gyflwyno barn archwilio mewnol flynyddol ac adroddiad y gallai’r Cyngor eu defnyddio i hysbysu ei ddatganiad llywodraethu. Cynhwyswyd Adroddiad Archwilio Mewnol 2013-14 fel Atodiad 1 ac mae’n nodi:-

·                 bod y PAM wedi darparu ‘sicrwydd canolig’ o safbwynt pa mor ddigonol ac effeithiol yw amgylchedd rheoli mewnol y Cyngor, gan gynnwys ei drefniadau ar gyfer llywodraethu a rheoli risg;

·                 nad oedd dim amodau ynghlwm wrth ‘farn’ y PAM;

·                 lefel y gwaith a wnaed gan Archwilio Mewnol i ddod i’r ‘farn’ gyffredinol hon;

·                 sut wnaeth Archwilio Mewnol gydymffurfio â’r PSIAS; a

·                 chrynodeb o berfformiad da Archwilio Mewnol yn ystod y flwyddyn.

Ar ôl trafodaeth fer:-

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) sy’n cyflwyno’r Adroddiad Sicrwydd Archwilio Mewnol Blynyddol 2014-15

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (PAM), a roddai fanylion y prosiectau Archwilio Mewnol arfaethedig ar gyfer y flwyddyn ac a fyddai’n caniatáu i’r PAM ddarparu ‘barn’ ar ba mor ddigonol ac effeithiol fu fframwaith llywodraethu, risg a rheolaeth y Cyngor yn ystod y flwyddyn wedi’i gylchredeg yn flaenorol.

Dan Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) rhaid i’r ‘Prif Swyddog Gweithredol Archwilio’ ddatblygu cynllun archwilio mewnol seiliedig ar risg sy’n rhoi ystyriaeth i’r gofyn i gyflwyno barn archwilio mewnol flynyddol ac adroddiad y gallai’r sefydliad eu defnyddio i hysbysu ei ddatganiad llywodraethu. Mae cylch gorchwyl y Pwyllgor yn mynnu ei fod yn ystyried strategaeth gynllunio Archwilio Mewnol.

Roedd y Pwyllgor wedi ystyried a rhoi sylwadau ar Strategaeth Archwilio Mewnol 2014-15 yn ei gyfarfod ar 15 Ebrill, 2014. Darparwyd trosolwg ar lle mae Archwilio Mewnol yn debygol o dreulio’i amser yn ystod 2014-15 ar ôl iddo symud i’r gwasanaeth Busnes, Gwella a Moderneiddio. Bryd hynny, roedd y PAM yn dal i ymgynghori â’r uwch reolwyr ar gynllun gweithredol manylach. Darparwyd crynodeb o Gynllun Sicrwydd Blynyddol Archwilio Mewnol 2014/15, Atodiad 1, a oedd yn cynnwys y cynllun gwaith arfaethedig ac yn caniatáu i’r PAM ddarparu ‘barn’ gyffredinol yn yr Adroddiad Blynyddol ar gyfer 2014-15. Cadarnhawyd bod diweddariadau rheolaidd ar gynnydd gyda chyflwyno’r Cynllun yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor.

Hysbyswyd yr Aelodau bod y PAM wedi cyfarfod â holl aelodau’r Tîm Gweithredol Corfforaethol (TGC) a’r Uwch-dîm Arweinyddiaeth (UDA) i drafod y gwaith Archwilio Mewnol arfaethedig.

Rhoddwyd yr ymatebion canlynol i gwestiynau gan yr Aelodau:-

-                  Byddai nifer y dyddiau a ddyrannwyd i Dai Fforddiadwy a Glanhau Strydoedd yn ddigonol i ganfod unrhyw ddiffygion yn y ddarpariaeth gwasanaethau yn y priod feysydd. Cadarnhaodd y PAM y byddai materion yn ymwneud â pherfformiad ac arferion da yn cael eu harchwilio yn ystod y broses gwmpasu, ac y gellid addasu nifer y dyddiau a ddyrannwyd yn unol â hynny os oedd angen.

-                  Darparodd y PAM fanylion uchafswm capasiti gweithio’r gwasanaethau Archwilio Mewnol, o safbwynt niferoedd staffio.

-                  Esboniwyd nad oedd trefniadau llywodraethu o safbwynt sefydliadau hyd braich wedi’u cynnwys yn y Cynllun, ond y byddent yn cael eu cynnwys yn ddiweddarach. Amlinellodd y PAM i’r Pwyllgor y prosesau ar gyfer rhoi sylw i sefyllfaoedd brys a allai godi.

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) sy’n darparu’r ymgynghoriad terfynol ar adroddiad hunanasesu trefniadau llywodraethu a gwelliant y Cyngor ar gyfer 2013-14.

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (PAM), a ddarparai’r ymgynghori terfynol gyda’r Pwyllgor ynglŷn â’r adroddiad hunanasesu ar drefniadau gwella a llywodraethu’r Cyngor ar gyfer 2013/14, wedi’i gylchredeg yn flaenorol.

Roedd yr adroddiad yn disodli Datganiad Llywodraethu Blynyddol y Cyngor drwy gyfuno’r hunanasesiad llywodraethu a’r hunanasesiad corfforaethol blaenorol. Roedd yn arfer da ymgynghori’n eang ar yr hunanasesu gyda’r Aelodau a’r uwch reolwyr a llunio ‘datganiad llywodraethu blynyddol’ (DLlB) a oedd yn ffurfio rhan o Ddatganiad Cyfrifon y Cyngor. Er hynny, bu rhyw gymaint o ddyblygu rhwng yr hunanasesu oedd yn angenrheidiol ar gyfer y DLlB a’r hunanasesiad corfforaethol a ganolbwyntiai fwy ar welliant parhaus. Felly, penderfynwyd cyfuno’r dogfennau i ddarparu dull arloesol a oedd yn arbed adnoddau ac yn darparu dull gweithredu cydgysylltiedig o hunanasesu yn y Cyngor.

Esboniodd y PAM fod Atodiad 1 yn darparu Dogfen ddrafft “Cyflwyno Llywodraethu Da a Gwelliant Parhaus” a oedd yn awr yn y camau ymgynghori olaf gyda’r Aelodau a’r uwch reolwyr. Cynhwyswyd mân newidiadau a byddai ffigurau perfformiad y chwarter diwethaf yn cael eu hychwanegu pan gânt eu cwblhau. Byddai gofyn i’r Prif Swyddog Gweithredol a’r Arweinydd lofnodi’r fersiwn derfynol erbyn 30^ain Mehefin, 2014 a byddai’n cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor gyda’r Datganiad Cyfrifon ym Medi, 2014.

Hysbyswyd yr Aelodau y trafodwyd y ddogfen yn y:-

·                 Tîm Gweithredol Corfforaethol ar 17^eg Mawrth, 2014

·                 Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar 15^fed Ebrill, 2014

·                 Briff i’r Cyngor ar 28^ain Ebrill, 2014

·                 Uwch-dîm Arweinyddiaeth ar 1^af Mai, 2014

Fe’i dosbarthwyd hefyd at Aelodau’r Cabinet a SAC i gael sylwadau arno.

Cyfeiriodd y PAM at ddau fater pwysig yn ymwneud â llywodraethu a gynhwyswyd yn yr adroddiad. Roedd y cyntaf yn ymwneud â chaffael gwasanaethau adeiladu a’r llall yn ymwneud â sefydliadau hyd braich, a darparodd grynodeb o’r wybodaeth a geir yn yr adroddiad.

Cyfeiriodd Mr P. Whitham at adroddiad SAC ar gaffael ar gyfer gwaith cynnal a chadw adeiladau ysgolion ac at ganlyniadau’r archwiliad o’r trefniadau caffael ar gyfer adeiladu. Roedd adroddiad SAC wedi nodi ffigur o oddeutu £0.5m ar gyfer caffael dan gyfarwyddyd y Cyngor ar gyfer cynnal a chadw adeiladau ysgolion. Esboniodd fod y Prif Gyfrifydd wedi darparu ffigurau ar gyfer y flwyddyn ariannol bresennol a nodai ffigur o £28.4m o wariant cyfalaf ar gyfer caffael adeiladu a £9.3m ar gyfer refeniw, gan wneud cyfanswm o £37.7m y flwyddyn. Roedd hwn yn llawer mwy nag yr oedd adroddiad SAC wedi’i nodi ac, yn ei farn ef, roedd wedi amlygu mater llywodraethu pwysig o safbwynt y gwaith a wnaed. Cyfeiriodd Mr Whitham hefyd at yr adroddiad anffafriol a ddaeth i law yn flaenorol o safbwynt Adnoddau Dynol Strategol a’r ystyriaethau cyllidebol perthnasol a ddarparai ffigurau tebyg; cyfeiriwyd yn benodol at effaith rheolau gweithdrefnau contractau ar y ffigurau cyllideb a ddarparwyd. Mynegodd y farn y gallai’r Rheolau Gweithdrefnau Contractau a Chaffael ar gyfer Adeiladu gael eu hystyried fel materion llywodraethu ar wahân, a chytunodd y PAM i gysylltu â’r Pennaeth Cyllid ac Asedau (PCA) ynglŷn â’r mater hwn.

Cyfeiriodd y PGCD at y gwaith y mae’r PCA yn ei wneud ar hyn o bryd o safbwynt materion Caffael a rheolau gweithdrefnau contractau a chadarnhaodd y byddai adroddiad ar y mater hwn yn cael ei gyflwyno gerbron y Cabinet ar y 27^ain Mai, 2014. Nododd y PAM sylwadau Aelodau’r Pwyllgor.

Mewn ymateb i bryderon a fynegwyd gan y Cynghorydd J. Butterfield fod yr arolwg diweddaraf o drigolion wedi dangos nad oedd y rhan fwyaf o bobl yn teimlo eu bod yn cael gwybodaeth ddigonol am berfformiad y Cyngor nac am amrywiol bethau eraill y gofynnwyd amdanynt yn yr arolwg, esboniodd  ...  view the full Cofnodion text for item 11.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau (copi ynghlwm) a oedd yn rhoi diweddariad ar y broses o ddarparu’r gyllideb refeniw ar gyfer 2015/16.

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau, a roddai ddiweddariad ar y broses o gyflwyno’r gyllideb refeniw ar gyfer 2015/16 wedi’i gylchredeg yn flaenorol.

Rhoddai’r adroddiad drosolwg ar broses y gyllideb i’r Pwyllgor. Ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor, y prif weithgaredd fu cyflwyno papur ar broses y gyllideb i gyfarfod Briffio’r Cyngor ar 28^ain Ebrill a chadarnhau’r dyddiadau ar gyfer y gweithdy ar y gyllideb i’r aelodau. Roedd gwahoddiadau’n awr wedi’u hanfon at yr holl Aelodau ac roedd manylion gweithdai Gorffennaf wedi’u cynnwys yn Nhabl 1 o’r adroddiad. Roedd y cyfarfodydd cyllid Rhyddid a Hyblygrwydd gyda gwasanaethau, arweinyddion gwasanaethau, aelodau a’r TGC oll wedi’u trefnu ac roedd yr amserlen wedi’i chynnwys yn Nhabl 2 yn yr adroddiad.

Darparodd y Prif Gyfrifydd ddiweddariad ar ganlyniad y ddau gyfarfod cyllideb Rhyddid a Hyblygrwydd cyntaf gyda gwasanaethau, a oedd yn cynnwys Gwasanaethau Oedolion a Busnes a Busnes, Gwella a Moderneiddio. Esboniwyd y byddai’r daenlen sy’n amlinellu manylion y gyllideb a nodiadau o’r canlyniad yn cael eu rhyddhau yn y dyfodol agos. Esboniodd y Prif Gyfrifydd fod y ddau Gyfarfod Cyllideb gyda Gwasanaethau wedi cael eu hadolygu yn y TGC a bod y broses wedi cael ei diwygio ychydig. Cadarnhawyd bod y tabl o’r Prif Ddigwyddiadau heb newid llawer a bod fersiwn ddiweddar wedi’i darparu i’r Pwyllgor.

Ymatebodd y Prif Gyfrifydd i gwestiynau gan yr Aelodau gan gadarnhau bod rheoli cyllidebau’r Cyngor yn effeithiol a chyflenwi’r strategaeth cyllideb y cytunwyd arni yn sylfaen i’r gweithgareddau ym mhob maes, gan gynnwys blaenoriaethau corfforaethol. Byddai angen i’r Cyngor sicrhau arbedion o oddeutu £12m dros y ddwy flynedd ariannol nesaf ac roedd y broses wedi’i hystyried gan y TGC, yr UDA, cyfarfod Briffio’r Cabinet, cyfarfod Briffio’r Cyngor a’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd, esboniodd y Prif Gyfrifydd y ceid trosolwg ar ddatganoli swyddogaethau Cynghorau Tref a Chynghorau Cymuned fel rhan o’r broses, ac y byddai hyn yn cael sylw drwy gyfrwng y gwasanaethau unigol.

Esboniodd Mr P. Whitham fod ei bresenoldeb yn y cyfarfodydd briffio wedi bod o fudd a chytunwyd i’w wahodd i gyfarfodydd briffio i’r dyfodol.

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi’r adroddiad.

Derbyn adroddiad ar lafar gan y Cynghorydd M.L.  Holland o’r Cyfarfod Cydraddoldeb Corfforaethol.

Esboniodd y Cynghorydd M.L. Holland nad oedd y Grŵp Cydraddoldeb Corfforaethol wedi cwrdd ers cyflwyno’r adroddiad blaenorol i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Blaen-raglen Waith (BrW) y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (wedi’i chylchredeg yn flaenorol) i’w hystyried.

Cadarnhaodd y Pwyllgor Flaen-raglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, yn amodol ar y diwygiadau canlynol:-

2^il Gorffennaf, 2014:-

-                  Yr adborth ar y Cyfarfod Cydraddoldeb Corfforaethol i gael ei dynnu’n ôl.

-                  Y Diweddariad  ar Gaffael Gwasanaethau Adeiladu i gael ei symud i 3^ydd Medi, 2014.

-                  Yr Adroddiad ar y Cwmnïau Hyd Braich i gael ei gyflwyno gan y Pennaeth Archwilio Mewnol.

-                    Adroddiad Gwelliant Swyddfa Archwilio Cymru i gael ei gynnwys.

-                    Datganiad Cyfrifon drafft 2013/14 i gael ei gynnwys.

-                    Llythyr Ffioedd Swyddfa Archwilio Cymru i gael ei gynnwys.

29^ain Medi, 2014:-

-                  Datganiad Cyfrifon terfynol 2013/14 i gael ei gynnwys.

-                  Adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ar Ddatganiad Cyfrifon Terfynol 2013/14 i gael ei gynnwys.

Cyfeiriodd Mr P. Whitham at yr adroddiadau rheolaidd y cytunwyd i’w cynnwys ar yr agenda o safbwynt:-

          -  Adolygu’r Gofrestr Risg Gorfforaethol.

          -  Adolygu’r Cynnydd ar  Gynllun Gweithredu Llywodraethu Corfforaethol.

          -  Diweddariad ar Reoli Gwybodaeth.

          -  Adroddiad Rheolwyr y Trysorlys.

Cytunodd y PGCD i gysylltu â’r Cadeirydd a’r Pennaeth Archwilio Mewnol ynglŷn â chynnwys yr eitemau busnes uchod ym Mlaen-raglen Waith y Pwyllgor. Cytunodd hefyd i gysylltu â’r Rheolwr Gwybodaeth Gorfforaethol ynglŷn â’r adroddiad Rheoli Gwybodaeth.

Diolchodd y Pwyllgor i’r Cadeirydd  a Mr Paul Whitham, Aelod Lleyg, am y gwaith a wnaethant gyda’r Pwyllgor.

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor, yn amodol ar yr uchod, yn cymeradwyo’r Blaen-raglen Waith.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.20 p.m.