Agenda and draft minutes

Dylai Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiadau personol neu rai sy’n rhagfarnu gydag unrhyw fater a nodwyd y dylid ei ystyried yn y cyfarfod hwn. 

 

Ni wnaeth yr un Aelod ddatgan unrhyw fuddiannau personol nac anffafriol mewn unrhyw fusnes oedd i’w drafod yn y cyfarfod.

 

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

 

Ni chodwyd dim eitemau y dylent, ym marn y Cadeirydd, gael eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) o’r Ddeddf Llywodraeth Leol, 1972.

 

 

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 6 Tachwedd 2013.

 

Cofnodion cyfarfod o’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 6^ed Tachwedd, 2013.

 

PENDERFYNWYD – derbyn a chymeradwyo’r cofnodion fel cofnod gwir a chywir.

 

 

(i)        Derbyn copi o lythyr Asesu Gwelliant gan Swyddfa Archwilio Cymru (copi ynghlwm)

(ii)       Derbyn Adroddiad gan Brif Reolwr: Cefnogi Busnes ynglŷn â Gwerthusiad ac Adolygiad Arolwg Gwasanaethau Cymdeithasol yr Awdurdod Lleol 2012-13 (copi ynghlwm).

 

 

(i)            Llythyr Asesu Gwelliant Blynyddol

 

Roedd copi o’r llythyr Asesu Gwelliant a gafwyd oddi wrth Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), a roddai farn ar a oedd y Cyngor wedi cyflawni ei ddyletswyddau statudol o safbwynt cynllunio gwella, adrodd ar wella ac wedi bodloni gofynion y Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009, wedi’i gylchredeg gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

 

Cyflwynodd y cynrychiolydd o Swyddfa Archwilio Cymru yr adroddiad. Esboniodd fod y farn a fynegir yn y llythyr gan SAC yn dod i’r casgliad bod y Cyngor wedi cyflawni ei ddyletswyddau adrodd ar wella dan y Mesur fel a ganlyn:-

 

·                     roedd y Cyngor wedi cyhoeddi asesiad o’i berfformiad yn ystod 2012-13 yn ei Adroddiad Perfformiad Blynyddol 2012/13 cyn yr 31^ain Hydref, 2013;

·                     mae’r adroddiad yn asesu perfformiad y Cyngor yn y flwyddyn ariannol flaenorol (2012-13) ac yn datgan sut mae’r Cyngor wedi mynd ati i gyflawni ei ddyletswyddau dan y Mesur;

·                     mae’r Adroddiad yn gwerthuso llwyddiant y Cyngor yn cyflawni ei amcanion gwella ac yn mynegi ei farn yn glir;

·                     mae’r Adroddiad yn cynnwys adran fer ar gyfer dinasyddion sydd eisiau darparu adborth neu roi sylwadau ar yr Adolygiad;

·                       mae’r Adroddiad yn cynnwys manylion perfformiad a chymariaethau wedi’u mesur gyda’r dangosyddion perfformiad statudol cenedlaethol; ac

·                       mae’r Adroddiad yn cynnwys adran fer ar sut mae’r Cyngor wedi mynd ati i gydweithredu.

 

Ni awgrymwyd dim cynigion ar gyfer gwella yn y llythyr. Esboniwyd y byddai’r cynnydd a wna’r Cyngor yn gweithredu’r cynigion a gafodd eu datgan mewn llythyrau ac adroddiadau blaenorol yn parhau i gael eu monitro ac i gael adroddiadau arnynt.

 

Cadarnhawyd y byddai gwaith manylach yn cael ei wneud ar y trefniadau a gefnogai prosesau rheoli perfformiad ac adrodd y Cyngor. Byddai crynodeb o’r holl waith a wnaed gan SAC, a’r cyrff rheoleiddio perthnasol yn 2013-14, yn cael ei ddarparu mewn Adroddiad Gwella Blynyddol sydd i’w gyhoeddi ym Mawrth, 2014.

 

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn llythyr Swyddfa Archwilio Cymru ac yn nodi ei gynnwys.

 

 

(ii)            Gwerthusiad ac Adolygiad yr Arolygiaeth  Gwasanaethau Cymdeithasol o’r Awdurdod Lleol 2012-13

 

Roedd copi o’r adroddiad gan y Prif Reolwr: Cymorth Busnes, ar y prif faterion a oedd yn codi o werthusiad Arolygiaeth Gofal a Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru (AGGCC) o berfformiad Gwasanaethau Cymdeithasol Sir Ddinbych yn 2012-13, wedi’i gylchredeg gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

 

Cafodd yr adroddiad ei gyflwyno gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Moderneiddio a Lles (CC:MLl) ac roedd yn cynnwys gwerthusiad o berfformiad ar gyfer y Gwasanaethau Cymdeithasol gan gynnwys meysydd cynnydd, meysydd i’w gwella a meysydd risg. Amlygodd y gwerthusiad y rhaglen foderneiddio uchelgeisiol a fyddai’n siapio gwasanaethau a phrofiadau dinasyddion, a chydnabu’r arweinyddiaeth gadarn ac effeithiol ar bob haen gyda thystiolaeth gadarn o gynnydd parhaus er gwaethaf yr heriau a wynebir.

Nodwyd nifer o feysydd penodol i’w gwella yn adroddiad yr AGGCC a byddent yn cael eu trafod yn ystod cyfarfodydd cysylltu rheolaidd rhwng yr Uwch Dîm Rheoli ac AGGCC dros y flwyddyn nesaf. Ymysg y meysydd y byddai AGGCC yn eu holrhain y flwyddyn nesaf yr oedd:-

·                                   Sefydlu canlyniadau mesuradwy clir i gynorthwyo gyda gwerthuso gwasanaethau presennol a gwasanaethau arfaethedig.

·                                   Asesu a chefnogaeth i ofalwyr.

·                                   Perfformiad o safbwynt plant sy’n derbyn gofal.

·                                   Trefniadau Diogelu Rhag Colli Rhyddid.

·                                   Lefelau salwch ymysg y staff.

·                                   Arolygiad thematig cenedlaethol o blant sy’n derbyn gofal.

·                                   Arolygiad thematig cenedlaethol o gomisiynu gofal cymdeithasol i bobl hŷn.

·                                   Gweithio mewn partneriaeth gyda Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr.

 

Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cyngorydd M.L. Holland, darparwyd y rhesymeg ar gyfer arolygiadau thematig cenedlaethol, a gynhelir ledled Cymru gan Lywodraeth Cymru. Esboniwyd bod trefniadau diogelu rhag colli rhyddid yn sicrhau bod  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau (copi ynghlwm) sy’n rhoi’r trydydd diweddariad o ran proses pennu cyllideb y Cyngor ar gyfer 2014/15. 

 

 

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau, a gylchredwyd yn flaenorol, yn darparu’r trydydd diweddariad ynglŷn â’r broses o bennu cyllideb y Cyngor ar gyfer 2014/15.

 

Darparodd y Cynghorydd J. Thompson-Hill grynodeb o’r adroddiad. Esboniodd fod dadansoddiad o’r Setliad Llywodraeth Leol Drafft a’r canlyniadau i’r Cyngor wedi dangos y byddai arbedion o oddeutu £8.5m yn ofynnol. Roedd proses y gyllideb hyd yma wedi arwain at fod arbedion o £1.7m ar gyfer 2014/15 wedi cael eu cymeradwyo gan y Cyngor Sir ym Medi (Cam 1) a £4.7m (Cam 2) ar 3^ydd Rhagfyr.

 

Roedd yr arbedion a gynhwyswyd yng Ngham 2 wedi’u cyflwyno gerbron Gweithdy i’r Aelodau yn Hydref gydag Aelodau Arweiniol, gan ddarparu manylion yr arbedion, yr effaith ynghyd ag asesiad risg. Gwahoddwyd yr Aelodau i roi sylwadau ar unrhyw rai o’r cynigion cyn y Cyngor yn Rhagfyr. Daeth ymatebion i law o safbwynt arbedion a gynigiwyd yn y gwasanaeth cerddoriaeth i ysgolion (£52k) ynghyd ag adolygiad o’r gwasanaeth cyfleoedd gwaith i oedolion ag anabledd dysgu (£50k). Adroddwyd wrth y Cyngor ar fanylion pellach i gefnogi’r arbediad yn y gwasanaeth cerddoriaeth, a sefydlwyd Grŵp Gorchwyl a Gorffen i oruchwylio’r adolygiad o gyfleoedd gwaith.

 

Roedd proses y gyllideb hyd yma wedi dynodi arbedion o £6.459m, gan adael bwlch o oddeutu £2.0m a dyma fu dan sylw yn y Gweithdy i’r Aelodau a gynhaliwyd ar 9^fed Rhagfyr. Cynhwyswyd manylion o’r sesiwn hon yn yr Atodiad wrth yr adroddiad a chynhwysai:-

 

Y Setliad Llywodraeth Leol Terfynol – Cyhoeddwyd y Setliad ar 11^eg Rhagfyr ac ni wnaed llawer o newidiadau i’r Setliad drafft. Y newid amlycaf oedd Grant Pensiynwyr y Cynllun Gostwng y Dreth Gyngor i’r Grant Cymorth Refeniw, a oedd yn awr yn ffurfio rhan o gyllideb sylfaenol y Cyngor.

 

Y Trydydd Gweithdy Cyllideb – Cynhaliwyd y gweithdy ar 9^fed Rhagfyr, 31 o aelodau. Cyflwynodd y brif thema fanylion a dewisiadau i’w hystyried i bontio’r bwlch £2m yn y gyllideb ar gyfer 2014/15.

 

Ymysg y wybodaeth allweddol a gyflwynwyd yr oedd:

 

·                     Diweddariad ar sefyllfa canol blwyddyn y gyllideb addysg a’r gyllideb gofal cymdeithasol

·                     Dadansoddiad o gyllid ysgolion

·                     Dewisiadau ar gyfer cynyddu cyllidebau ysgolion

·                     Adolygu balansau ac arian wrth gefn

·                     Diweddariad ar y Cynllun Corfforaethol

·                     Dewisiadau o safbwynt y Dreth Gyngor

·                     Cynigion ar gyfer Arbedion Ychwanegol

·                     Argymhelliad

Roedd y cynigion ar gyfer arbedion ychwanegol ar gyfer 2014/15 yn ymwneud â dwyn ymlaen arbedion a nodwyd yn flaenorol ar gyfer 2015/16 ac maent yn gwneud cyfanswm o £395k. Roedd £95k yn ymwneud â dwyn ymlaen ailstrwythurau mewn Busnes, Cynllunio a Pherfformiad a’r cynnig oedd symud £300k o’r cyfraniad cyllideb i falansau flwyddyn ynghynt nag a fwriadwyd yn wreiddiol. Roedd yr argymhelliad yn cynnwys cynnig i ddefnyddio balansau cyffredinol fel rhan o’r gyllideb yn 2014/15.

 

Byddai’r cynigion ar gyfer y gyllideb derfynol yn cael eu cyflwyno i’r Cyngor ar 27^ain Ionawr, 2014. Byddai’n cynnwys amrediad o ddewisiadau ynghyd ag argymhelliad i lefel y Dreth Gyngor gynyddu ar gyfer 2014/15, a byddai adroddiad manwl ar lefelau’r Dreth Gyngor yn cael ei gymeradwyo gan y Cyngor Sir yn Chwefror. Cyfeiriodd y CA at y broses ymgynghori ac at ffyrdd posibl i’r Pwyllgor wella cysylltiad yr Aelodau. Teimlai’r Cadeirydd fod cylchredeg y papurau i’w hystyried, cyn y Gweithdy, wedi helpu a hysbysu’r drafodaeth.

 

Mewn gweithdy cyllideb yn ddiweddar datgelwyd mai lefel y Dreth Gyngor fyddai’r drafodaeth allweddol yng ngham olaf cymeradwyo gyllideb 2014/15. Byddai amrywiaeth o ddewisiadau gyda’r Dreth Gyngor, a’u goblygiadau ariannol, yn cael eu cyflwyno i’r Cyngor yn Ionawr. O safbwynt proses y gyllideb, croesewir safbwyntiau’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar ffyrdd o annog cysylltiad a thrafodaeth gydag Aelodau unigol  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth Busnes, Cynllunio a Pherfformiad (copi ynghlwm) ynglŷn â'r fframwaith newydd ar gyfer rheoli asedau gwybodaeth.

 

 

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Busnes, Cynllunio a Pherfformiad (PBCPh) wedi’i gylchredeg eisoes.

 

Cyflwynodd y PBCPh yr adroddiad gan amlygu’r angen i sicrhau bod y Cyngor yn rheoli ei wybodaeth yn effeithiol, gan alluogi iddynt wireddu a datblygu ei gwir werth fel ased corfforaethol i gefnogi cyflawni blaenoriaethau busnes, sicrhau arbedion a lleihau risg. Roedd Strategaeth Rheoli Gwybodaeth, Atodiad 1, wedi’i datblygu i ddarparu fframwaith corfforaethol i reoli asedau gwybodaeth y Cyngor, ac fe’i cymeradwywyd i’w fabwysiadu gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth. Hysbyswyd yr Aelodau o’r gwelliant yn rheolaeth gwybodaeth y Cyngor yn sgil y Strategaeth.   

 

Roedd sefydliadau sector cyhoeddus dan bwysau cynyddol i wneud eu busnesau’n fwy effeithlon, gan sicrhau rheoli risg a dilyniant busnes ar yr un pryd. Yn ogystal, roedd mwy o archwilio allanol ar sut mae sefydliadau cyhoeddus yn rheoli eu gwybodaeth gyda symudiad at fwy o dryloywder a bod yn fwy agored o safbwynt y wybodaeth a ddelir, ynghyd â lefelau cynyddol o ofynion rheoleiddio sy’n golygu bod angen diogelu adnoddau gwybodaeth yn fwy trylwyr. Amlinellodd y Rheolwr Gwella Corfforaethol (RhGC) y gofynion o safbwynt diogelwch gwybodaeth, gan gyfeirio’n benodol at y Rhwydwaith Gwasanaeth Cyhoeddus a’r agenda dryloywder.

 

Roedd diffyg fframwaith corfforaethol diffiniedig i reoli gwybodaeth wedi arwain at fod yr arferion rheoli gwybodaeth yn anghyson ar draws y sefydliad, ac roedd manylion yr heriau niferus a grëwyd o’r herwydd wedi’u cynnwys yn yr adroddiad.

 

Er 2008, roedd adroddiad gan Swyddfa Archwilio Cymru a gan dîm Archwilio Mewnol y Cyngor, ill dau, wedi gweld gwendidau yn y ffordd yr oedd y Cyngor yn rheoli ei wybodaeth. Roedd y Cyngor wedi rhoi mwy o ffocws ar faterion rheoli gwybodaeth drwy ffurfio’r Tîm Gwybodaeth Corfforaethol ar ddiwedd 2012. Roedd y Tîm Gwybodaeth Corfforaethol yn awr wedi datblygu Strategaeth Rheoli Gwybodaeth i roi sylw i’r heriau a welwyd ac i sefydlu’r arferion gweithio gwell gofynnol yn y meysydd canlynol a nodir yn yr adroddiad:-

 

·                     Cydymffurfiaeth Gwybodaeth

·                     Mynediad i Wybodaeth

·                     Sicrwydd Gwybodaeth

·                     Ansawdd Gwybodaeth

·                     Cadw a Gwaredu Gwybodaeth

·                     Hyfforddiant a Chynyddu Ymwybyddiaeth o Wybodaeth

 

Byddai’r fframwaith a ddisgrifir yn y Strategaeth yn cefnogi’r Cyngor i gyflawni’r blaenoriaethau corfforaethol, drwy:-

 

·                     Sicrhau y gellir dynodi ein gwybodaeth yn gyflym ac yn rhwydd;

·                     Sicrhau bod ein gwybodaeth yn cael ei diogelu, yn unol â risg;

·                     Sicrhau bod gan ein staff a’n haelodau’r lefelau cymhwysedd gofynnol i reoli gwybodaeth yn briodol;

·                     Sicrhau bod ein gwybodaeth yn bodloni’r gofynion statudol; a

·                     Sicrhau bod ein cofnodion hanfodol yn cael eu dynodi a’u diogelu’n unol â hynny.

 

Mae cyllid ar gyfer y prosiect EDRMS wedi’i gymeradwyo gan y Tîm Gweithredol Corfforaethol am 3 blynedd arall, ac roedd nifer o gamau gweithredu wedi’u cynnwys yn y Strategaeth Rheoli Gwybodaeth a fyddai’n effeithio’n uniongyrchol ar yr holl Swyddogion a’r Aelodau, sef:- 

 

·                     Hyfforddiant Gorfodol

·                     Enwi Ffeiliau

·                     Polisi e-bost

·                     Asesiad o’r Effaith ar Breifatrwydd

·                     Cyhoeddi gwybodaeth yn rhagweithiol

·                     EDRMS

 

Cydnabu’r Aelodau faint y dasg hon, ei phwysigrwydd ynghyd â’r angen am ddealltwriaeth o’r risgiau sy’n gysylltiedig â phroses y Strategaeth Rheoli Gwybodaeth.

 

Darparwyd yr ymatebion canlynol i faterion a godwyd gan Mr P. Whitham:-

 

-               O safbwynt Diwygio DCC007: Y risg fod gwybodaeth holl bwysig neu gyfrinachol yn cael ei cholli neu’i datgelu. Esboniodd Mr Whitham nad oedd dim cyfeiriad at y Strategaeth fel mesur lliniaru na chyfeiriad yn yr adroddiad at ei bod yn Risg Gorfforaethol, ac awgrymodd y dylent fod yn gydgysylltiedig.

  

-               Gofynnodd Mr Whitham a oedd y Strategaeth yn cael ei rheoli fel prosiect ac a weithredwyd cynllun prosiect i fonitro’r cynnydd. Amlinellodd y PBCPh rôl y gwasanaeth Archwilio Mewnol a chadarnhaodd fod yr Awdurdod yn awyddus i fonitro cynnydd a sicrhau bod y  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth Busnes, Cynllunio a Pherfformiad (copi ynghlwm) ynglŷn â newid arfaethedig i reolwyr atebol ar gyfer Pennaeth Archwilio Mewnol ac adleoli tîm o Gyllid ac Asedau i Gynllunio Busnes a Pherfformiad.

 

 

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Busnes, Cynllunio a Pherfformiad (PBCPh), a fanylai ar newid arfaethedig yn y rheolaeth linell ar gyfer y Pennaeth Archwilio Mewnol (PAM) ac ar symud y tîm o Cyllid ac Asedau (CA) i Busnes, Cynllunio a Pherfformiad (BCPh), wedi’i gylchredeg yn flaenorol.

 

Cyflwynodd y PBCPh adroddiad a ddarparai wybodaeth am newid arfaethedig yn strwythur gwasanaethau a fyddai’n effeithio ar Archwilio Mewnol (AM). Darparwyd sicrhad na fyddai hyn yn cyfaddawdu effeithiolrwydd y swyddogaeth AM.

 

Roedd trefniadaeth y gwasanaethau a gyflenwir gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth wedi datblygu’n barhaus i gynnal y ffocws ar amcanion y Cyngor, ac i gadw ochr yn ochr â’r galwadau gweithredol. Roedd yr angen i sicrhau arbedion wedi creu sialensiau nas gwelodd y Cyngor eu bath o’r blaen, gyda phwysau penodol yn sicr o gael eu gweld yn y 2 flynedd ariannol nesaf. Roedd yr her i’r gwasanaethau cymorth yn golygu canfod sut i wneud pethau mor effeithlon â phosibl. Byddai’n hanfodol i wasanaethau fod yn rhagweithiol, a bod yn gwbl barod am ostyngiadau mewn adnoddau drwy gysoni a symleiddio prosesau pryd bynnag y bo hynny’n bosibl, chwilio am synergeddau ac elfennau cyffredin a fyddai’n caniatáu cysoni a gogwyddo trefn gwasanaethau’n gadarn o amgylch blaenoriaethau’r Cyngor.

 

Ar hyn o bryd roedd AM yn rhan o Cyllid ac Asedau (CA) gyda’r PAM yn adrodd wrth y Pennaeth CA. Er hynny, roedd y gwaith yn gorgyffwrdd fwyfwy gyda gwaith BCPh, yn enwedig gan fod AM wedi symud at ‘wella gwasanaethau’ fel ffocws pwysig. Roedd y ffocws ar wella yn gam arloesi defnyddiol i’r Cyngor, ond roedd y gorgyffwrdd gyda’r Tîm Gwella yn BCPh wedi cyrraedd pwynt lle codwyd y mater o ddyblygu posibl. Byddai’n bwysig yn yr hinsawdd ariannol bresennol i’r galwadau ‘corfforaethol’ ar wasanaethau sy’n wynebu’r cwsmeriaid gael sylw a chael eu lleihau i’r eithaf.

 

Byddai integreiddio gwaith y ddwy swyddogaeth hyn yn agosach yn dileu’r mater hwn, a byddai’n darparu manteision ychwanegol fel y gwelir yn yr adroddiad. Gellid cyflawni hyn drwy fod yr AT yn dod yn rhan o BCPh, gyda’r PAM yn rheolwr llinell ar y PBCPh. Byddai hyn yn sicrhau’r cyfleoedd gorau posibl i gysoni rhaglenni a rhannu gwaith, yn enwedig gwaith ymchwil, ac yn helpu i leihau’r ‘baich’ ar wasanaethau rheng flaen. Byddai’r manteision amlycaf i’w cael ym maes gwella a gwaith cysylltiedig â pherfformiad, ond mae manteision yn deillio o gydlyniant yn debygol ar draws rhaglenni’r ddau dîm. Byddai’r rhan fwyaf o’r trefniadau presennol yn aros fel y maent er hynny, gan gynnwys mesurau diogelu ar weithredu annibynnol:

 

·                     Byddai un elfen allweddol o’r rhaglen Archwilio Mewnol yn parhau i ganolbwyntio ar reolaeth ariannol a mewnol, dan gyfarwyddyd swyddog Adran 151.

·                     Byddai annibyniaeth y rôl yn parhau i gael ei gwarantu gan y byddai’r PAM yn dal i gadw cyswllt adrodd drwy gyfrwng y Swyddog Adran 151 a’r Prif Weithredwr.

·                     Byddai’r Pwyllgor yn parhau i oruchwylio’r swyddogaeth yn ei chyfangorff, gan gynnwys yr adroddiad AM a chynhyrchu’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

 

Esboniodd y PBCPh y byddai’r symudiad yn symleiddio gwaith gwella’r Cyngor drwy greu o bosibl gyfleoedd ar gyfer arbedion i’r dyfodol, lleihau’r baich ar wasanaethau rheng flaen a gwella gallu’r Cyngor i gefnogi newid trawsnewidiol gan ddiogelu’r swyddogaethau archwilio craidd ar yr un pryd.

 

Mewn ymateb i gwestiynau gan Mr P.Whitham ynglŷn â darparu siart strwythur a phroses adrodd, cyfeiriodd y PAM at y Siarter Archwilio Mewnol, a fyddai’n cael ei diwygio a’i chyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol i’w chymeradwyo, ochr yn ochr â’r Cynllun Archwilio Mewnol. Hysbyswyd y Pwyllgor y disgwyliwyd y byddai’r newidiadau’n cael eu gweithredu o 1^af Ionawr 2014 ymlaen, a darparwyd manylion y  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth Busnes, Cynllunio a Pherfformiad (copi ynghlwm) ynglŷn ag adolygu Cofrestr Risg Gorfforaethol.

 

Roedd copi o’r adroddiad gan y Pennaeth Busnes Cynllunio a Pherfformiad ar adolygiad ffurfiol Tachwedd 2013 o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol, wedi’i gylchredeg gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

 

Cyflwynodd y Rheolwr Gwella Corfforaethol (RhGC) adroddiad a gynhwysai’r fersiwn ddiweddaraf o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol, fel y cytunwyd arni yng nghyfarfod Briffio’r Cabinet. Yn flaenorol, i’r Tîm Gweithredol Corfforaethol yn unig y cyflwynwyd yr adroddiad. Er hynny, bu cynnwys yr Aelodau i’w datblygu a’i rheoli yn ddoeth. Ystyriwyd mai’r ffordd fwyaf effeithiol oedd cynnwys yr Aelodau Arweiniol mewn Cyfarfod briffio i’r Cabinet.

 

Roedd crynodeb o’r prif faterion i’w nodi ar gyfer y Gofrestr Risg Gorfforaethol wedi’u rhestru yn yr adroddiad. Cyfeiriodd y RhGC at y materion hyn a amlygwyd:-

 

Diwygio DCC004: Y risg nad yw’r fframwaith Adnoddau dynol yn cefnogi nodau’r sefydliad. Roedd y sgôr risg gynhenid a gweddilliol yn union yr un fath o hyd. Er hynny, roedd y platfform ar gyfer gwella wedi’i gyflwyno a rhagwelwyd y byddai’r lefel risg yn gostwng yn y dyfodol agos.

Dileu DCC015: Y risg na fydd y trefniadau cydweithredu y mae Sir Ddinbych yn cyfranogi ynddynt yn gwireddu’r manteision a ragwelir a/neu’n cael effaith niweidiol o ran cyllid a/neu ansawdd gwasanaeth. Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr P. Whitham am oblygiadau trefniadau cydweithredu newydd sy’n cael eu hyrwyddo ar hyn o bryd, esboniodd y RhGC fod y risg wedi’i dileu, gan fod unrhyw drefniadau cydweithredu mawr yr oedd y Cyngor yn rhan ohonynt yn awr wedi’u sefydlu, ac y byddai eu perfformiad a’u risg yn cael eu rheoli ar lefel gwasanaethau. Cyfeiriodd y PBCPh at risgiau posibl i’r dyfodol a chyfeiriodd hefyd at ganlyniad Comisiwn Williams. Esboniwyd y byddai’r adolygiadau’n cael eu cynnal bob chwe mis ac y byddai’r adolygiad nesaf yn cyd-daro â chwblhau’r gyllideb. Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd a Chyfreithiol y gallai risgiau newydd godi wrth aros am ganlyniad Comisiwn Williams.

 

Diwygio DCC016: Y risg y bydd effaith diwygio lles yn fwy sylweddol nag a ragwelwyd gan y cyngor. Un cam lliniaru i gryfhau llywodraethu’r Grŵp fu cynnwys Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar y Grŵp.

 

Cyfeiriodd y Cadeirydd at Ddiwygio DCC007: Y risg bod gwybodaeth gyfrinachol neu dyngedfennol yn cael ei cholli neu’i datgelu, a Diwygio DCC013: Risg rhwymedigaethau sylweddol yn ariannol ac o ran enw da yn sgil rheoli rhai sefydliadau Hyd Braich. Esboniodd fod risgiau wedi codi’n ddiweddar oherwydd digwyddiadau diweddar ar y llain arfordirol, yn ymwneud â chwmnïau hyd braich, ac a oedd y tu hwnt i reolaeth y Cyngor. Esboniodd y PBCPh y gallai’r amgylchiadau yn ymwneud â risgiau newid yn ddyddiol, a chadarnhaodd, yn ddamcaniaethol ac yn ffurfiol, y gallai’r Gofrestr Risg gael ei diweddaru unrhyw adeg.

 

Roedd manylion yr ymgynghoriadau a gynhaliwyd, Datganiad y Prif Swyddog Cyllid a’r risgiau a’r camau a weithredwyd i roi sylw iddynt wedi’u cynnwys yn yr adroddiad.

 

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Archwilio Perfformiad yn nodi’r hyn a ddilëwyd, a ychwanegwyd ac a ddiwygiwyd yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol.

 

 

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd (copi ynghlwm) ynglŷn â chynnig ar gyfer y 22 awdurdod unedol i gytuno ar gyfyngiad gwirfoddol ar lefel yr indemniad sydd ar gael i aelodau etholedig o ran gweithgareddau yn ymwneud â thorri Cod Ymddygiad honedig.

 

 

Roedd adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Democrataidd a Chyfreithiol (PGDCh), am gynnig i’r 22 awdurdod unedol gytuno ar uchafswm gwirfoddol ar lefel yr indemniad sydd ar gael i aelodau etholedig o safbwynt achosion yn ymwneud â honiadau o dorri’r Cod Ymddygiad, wedi’i gylchredeg gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

 

Cyflwynodd y PGDCh yr adroddiad a geisiai argymhelliad i’r Cyngor fod yr indemniad sydd ar gael i Aelodau sy’n gysylltiedig â gwrandawiadau Cod Ymddygiad yn cael eu capio ar uchafswm o £20,000. Roedd pryderon wedi’u mynegi ynglŷn â maint yr indemniad a ddarparwyd gan ALlau i Aelodau mewn amgylchiadau o’r fath gan, ymysg eraill, CLlLC, yr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus a Chadeirydd Panel Dyfarnu Cymru. Roedd llythyr gan y Gweinidog Llywodraeth Leol a Chymunedau bryd hynny ynglŷn â’r fframwaith moesegol, a oedd yn cynnwys cyfeiriad at uchafswm gwirfoddol ar yr indemniad a roddwyd gan ALlau, wedi cael ei ystyried gan y Pwyllgor Safonau, ac roedd hwn wedi dangos cefnogaeth i fesur o’r fath.

 

Roedd yr Ombwdsmon yn wreiddiol wedi cynnig uchafswm o £10,000 ond roedd Cyngor CLlLC wedi cymeradwyo uchafswm o £20,000 ar y sail nad oedd y lefel a gynigiwyd gan yr Ombwdsmon yn ddigonol ac ystyried cymhlethdodau rhai achosion. Cytunodd Cyngor CLlLC hefyd y dylai ALlau, fesul achos, ystyried rhoi indemniad ai peidio ac ar ba lefel, ond na ddylai’r un indemniad fod yn fwy nag £20,000.

 

Yn Sir Ddinbych roedd gan y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol y pŵer i ystyried lefel cynrychiolaeth broffesiynol Aelod dan delerau’r indemneb i Aelodau a swyddogion fel y cymeradwywyd gan y Cyngor ar 23^ain Medi, 2008. Roedd i lefel yr indemniad oblygiadau nid yn unig o safbwynt rheoli’r posibilrwydd o gostau cyfreithiol sylweddol ond yr effaith ar amser uwch swyddogion y Cyngor a gweision cyhoeddus eraill. Ceid y posibilrwydd hefyd, yn absenoldeb uchafswm, y ceid ‘cystadleuaeth’ gyfreithiol a allai arwain at gost gynyddol. Roedd yr Ombwdsmon wedi cytuno, ym mhob achos, na fyddai ei gostau cyfreithiol ei hun yn cael mynd dros y lefel a osodir gan yr uchafswm arfaethedig.

 

Crynhodd y PGDCh y materion allweddol yn yr adroddiad ac esboniodd, os yw’r Pwyllgor yn argymell yr uchafswm arfaethedig i’r Cyngor, y byddai’r indemneb yn cael ei newid drwy gynnwys y geiriau a welir mewn italeg yn y ddogfen sydd ynghlwm fel Atodiad 1 wrth yr adroddiad hwn.

 

Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cadeirydd ynglŷn â rôl a chylch gorchwyl y Pwyllgor, ac unrhyw ffactorau mesur o safbwynt penderfynu ar unrhyw geisiadau am indemniad i’r dyfodol, amlinellodd y PGDCh brotocolau posibl y gellid eu hystyried. Awgrymodd y gallai’r ffactorau y gellid eu hystyried o bosibl gynnwys natur a difrifoldeb yr honiad a wneir, yr adnoddau sydd ar gael, y cyngor a’r arweiniad i’r priod Aelod.

 

Ar ôl trafod ymhellach:-

 

PENDERFYNODD Aelodau’r Pwyllgor – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn argymell i’r Cyngor:-

 

(a)         bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn ystyried, fesul achos, bob cais am indemniad costau er mwyn penderfynu a ddylid rhoi indemniad o gwbl.

(b)         os penderfynir, mewn unrhyw achos unigol, rhoi indemniad o safbwynt materion sy’n ymwneud â thorri Cod Ymddygiad yr Aelodau, y dylai’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol benderfynu swm yr indemniad hwnnw hyd at uchafswm o £20,000, a

(c)          a bod Cyfansoddiad y Cyngor a’r indemneb yn cael eu diwygio fel y bo’r angen i adlewyrchu’r penderfyniadau hyn.

 

 

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi ynghlwm) sy’n rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd diweddaraf y Gwasanaeth Archwilio Mewnol, o ran darparu’r gwasanaeth, darpariaeth sicrwydd, adolygiadau sydd wedi eu cwblhau, perfformiad ac effeithiolrwydd o ran gwelliannau.

 

 

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol, a roddai ddiweddariad ar gynnydd diweddaraf Archwilio Mewnol o safbwynt cyflenwi gwasanaethau, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd yn symbylu gwelliant, wedi’i gylchredeg yn flaenorol.

 

Cyflwynodd y PAM yr adroddiad a roddai ddiweddariad ar:-

 

·                         gyflenwi’r Cynllun Sicrwydd ar gyfer 2013/14

·                         adroddiadau Archwilio Mewnol a gyflwynwyd yn ddiweddar

·                         ymateb y rheolwyr i faterion a godwyd

·                         perfformiad Archwilio Mewnol

·                       Cynnydd Archwilio Mewnol

 

Roedd dadansoddiad o’r gwaith yn ystod 2013/14, o’i gymharu â’r Strategaeth Archwilio Mewnol, wedi’i gynnwys yn Atodiad 1. Cynhwysai sgoriau sicrwydd a nifer o faterion a godwyd ar gyfer yr adolygiadau a gwblhawyd, diffiniadau a ddefnyddiwyd i ffurfio’r sicrwydd archwilio, a’r sgoriau a ddefnyddiwyd i asesu’r lefelau risg ar gyfer materion a godwyd.

 

Darparwyd crynodeb o’r Adroddiadau Archwilio Mewnol diweddar, ynghyd â manylion y lliwiau a ddefnyddiwyd ar gyfer sgoriau sicrwydd. Roedd yr adroddiadau a gyflwynwyd er Tachwedd 2013 wedi’u cylchredeg, ac atodwyd Adroddiadau crynodeb gweithredol a Chynlluniau Gweithredu wrth yr adroddiad fel gwybodaeth bellach a gynhwysai:-

 

·                     Syniadaeth ac Asesu ar gyfer Grant Dysgu 2011-12

·                     Sicrwydd Ariannol 2013/14 – gwasanaethau a leolir yn y Rhyl

·                     Cyngor Lles

·                     Iechyd a Diogelwch Corfforaethol

 

Nodai’r rhan fwyaf o’r adroddiadau Archwilio Mewnol risgiau a gwendidau rheoli. Sgoriwyd y rhain fel risg ddifrifol, sylweddol neu gymedrol ac roedd y rheolwyr wedi cytuno ar gamau gweithredu i roi sylw i’r risgiau, gan gynnwys cyfrifoldebau ac amserlenni.

 

Adroddwyd am yr holl achosion lle’r oedd rheolwyr wedi methu ag ymateb i waith dilynol, neu lle’r oeddent wedi mynd mwy na thri mis dros y dyddiad gweithredu y cytunwyd arno. Byddai unrhyw benderfyniad ar gymryd camau pellach ai peidio’n cael ei gymryd gan y Pwyllgor. Cadarnhawyd bod yr adroddiadau canlynol wedi’u dilyn i fyny ac nad oedd dim ymatebion heb ddod i law:-

 

-  Gweithrediadau Cefn Gwlad

-  Gwasanaeth Maethu

-  Dirprwy dros Gyllid (Llys Gwarchod)

-  Ysgol Clawdd Offa, Prestatyn

-  Theatr y Pafiliwn, y Rhyl

-  Tir y Cyhoedd.

 

Cynhwyswyd crynodeb o Berfformiad Archwilio Mewnol yn yr adroddiad, ac roedd Safonau Cwsmeriaid a Sicrwydd Hanfodol wedi cael sgôr o 100%. Hysbysodd y PAM yr Aelodau fod Archwilio Mewnol wrthi’n tendro i archwilio Heddlu Gogledd Cymru.

 

Roedd copi o adroddiad dilynol Archwilio Mewnol ar Ysgol Clawdd Offa, Prestatyn wedi’i gynnwys fel Atodiad wrth y papurau ar gyfer y cyfarfod, fel y gofynnodd yr Aelodau ar 4^ydd Medi, 2013. Cadarnhaodd y PAM fod yr ysgol wedi gwneud gwelliannau sylweddol ers yr adroddiad ym Mehefin 2013. O’r 21 o faterion a godwyd, rhoddwyd sylw i 17 ac roedd 4 arall yn mynd rhagddynt, gydag ond ychydig o waith yn angenrheidiol i’w cwblhau.

 

Darparai’r Cynllun Gweithredu fanylion y cynnydd a wnaed ynghyd ag esboniad byr o’r hyn y mae angen i’r Ysgol ei wneud i gwblhau’r materion hyn sydd angen sylw. Pe byddai’r Ysgol yn darparu tystiolaeth bod y camau gweithredu wedi’u cwblhau erbyn diwedd Rhagfyr 2013, ni fyddai ymweliadau dilynol pellach yn ofynnol. Gobeithiwyd y byddai’r Ysgol yn cynnal y cynnydd a’r gwelliannau a wnaed, a chafodd y sgôr Barn Archwilio ei haddasu i Sicrwydd Canolig, wrth aros i’r camau sydd angen sylw gael eu cwblhau.

 

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol:-

 

(a)  yn nodi cynnydd a pherfformiad Archwilio Mewnol hyd yma yn 2013/14, ac

(b)  yn derbyn ac yn nodi adroddiadau diweddar Archwilio Mewnol a’r ymweliadau dilynol a wnaed, gan gynnwys Ysgol Clawdd Offa. Prestatyn.

 

 

Derbyn adroddiad ar lafar gan y Cynghorydd M.L.  Holland ynglŷn â Chyfarfod Cydraddoldeb Corfforaethol.

 

Adroddodd y Cynghorydd M.L. Holland nad oedd y Grŵp Cydraddoldeb Corfforaethol wedi cwrdd ers cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

 

 

Ystyried Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Blaenraglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a gylchredwyd yn flaenorol) i’w hystyried.

 

Cadarnhaodd y Pwyllgor Flaenraglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn amodol ar gynnwys yr adroddiadau canlynol:-

 

29^ain Ionawr, 2013:-

 

-          Hamdden Clwyd (eitem Rhan II). 

 

-               Strategaeth Rheoli Gwybodaeth – Blaenraglen Waith.

 

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor, yn amodol ar yr uchod, yn cymeradwyo’r Flaenraglen Waith.

 

 

Daeth y cyfarfod i ben am 12.55 p.m.