Agenda and draft minutes

Y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol dros Gyllid ac Asedau

Ymddiheurodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau na fyddai’n gallu aros am y cyfarfod cyfan.

Dylai Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiadau personol neu sy’n rhagfarnu yn unrhyw fusnes a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Fe wnaeth y Cynghorydd Gwyneth Kensler ddatgan cysylltiad personol gyda Twm o’r Nant, Dinbych y cyfeiriwyd ato yn Natganiad Cyfrifon 2012/13.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth Cyllid ac Asedau (copi ynghlwm) yn cyflwyno Datganiad Cyfrifon 2012/13 ar gyfer eu cymeradwyo'n ffurfiol.  

Cyflwynwyd yr adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol) a oedd yn cyflwyno Datganiad Cyfrifon 2012/13 gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau (PCA) i’w gymeradwyo’n ffurfiol. Roedd Adroddiad Archwilio’r Datganiad Ariannol a gynhyrchwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) hefyd wedi’i roi ynghlwm wrth yr adroddiad.

Amlygodd y PCA bwysigrwydd y ddogfen a’r sicrhad a roddwyd gan SAC yn dilyn eu gwaith archwilio. Fe wnaeth hefyd achub ar y cyfle i fynegi ei werthfawrogiad o’r gwaith ardderchog a wnaeth y tîm cyllid.

Rhoddodd y Prif Gyfrifydd (PG) gyflwyniad ar y Datganiad Cyfrifon a ddarparai –

·        drosolwg ar y cyfrifon a’r prif ddatganiadau ariannol

·        amlinelliad o’r prosesau cysylltiedig gan gynnwys gofynion deddfwriaethol ac amserlenni ynghyd â rôl yr aelodau yn y broses honno

·        dangosai sut yr oedd ffigurau penodol yr adroddwyd arnynt yn y Cyfrif Refeniw wedi’u hadlewyrchu yn y datganiadau ariannol, ac

·        amlygai’r meysydd allweddol i roi sylw iddynt gan gynnwys Symudiad yn y Cronfeydd Wrth Gefn; y Datganiad Incwm a Gwariant; y Fantolen a’r Datganiad Llif Arian.

Wrth gloi dywedodd y PG na ddaeth dim problemau sylweddol i’r amlwg o archwiliad SAC a rhoddai hyn sicrhad ynglŷn â’r prosesau a chydymffurfio.

Cyfeiriodd Mr A. Veale, SAC at rôl SAC yn y broses gyffredinol yn ogystal ag at eu cyfrifoldeb i adrodd ar y datganiadau ariannol. Cyflwynodd drosolwg ar ganfyddiadau’r adroddiad gan gyfeirio’n benodol at y canlynol -

·        roedd yr Archwilydd Penodedig yn bwriadu cyflwyno adroddiad archwilio diamod ar ôl i’r Llythyr Sylwadau gael ei ddarparu

·        crynodeb o’r cywiriadau a wnaed i’r datganiad ariannol drafft

·        nid oedd unrhyw broblemau sylweddol eraill yn codi o’r archwiliad

·        paratowyd y datganiadau ariannol drafft a’r adroddiad ariannol i safon dda iawn ac ni welwyd unrhyw wendidau pwysig yn y rheolaethau mewnol

·        ni allai cloi’r archwiliad gael ei ardystio nes bydd SAC yn ymateb yn ffurfiol i’r ohebiaeth a ddaeth i law gan y cyhoedd am y cyfrifon drafft.

Mewn ymateb i gwestiynau ymhelaethodd Mr Veale ar y camddatganiadau yr oedd y rheolwyr wedi’u cywiro. Nodwyd er y ceid rhai ffigurau mawr a oedd angen eu haddasu, ffigurau cynrychioliadol yn unig oeddent ac ni chaent ddim effaith ariannol ar y cyfrifon. Gan ymateb i’r pryderon am yr oedi cyn ardystio’r cyfrifon, esboniodd Mr Veale sail unrhyw wrthwynebiad cyhoeddus a’r trefnau dilynol i ymchwilio ac ymateb er mwyn sicrhau cloi’r archwiliad cyn gynted â phosibl. O safbwynt adborth, ceid elfennau o gyfrinachedd ac roedd adrodd yn ôl yn ddibynnol ar ganfyddiadau’r gwaith ymchwilio. Nododd yr aelodau fod oedi cyn ardystio yn ddigon cyffredin a bod cynghorau eraill yng Nghymru mewn sefyllfa debyg.

Ymatebodd y PG i gwestiynau cyffredinol am faterion a oedd yn gysylltiedig â’r cyfrifon o safbwynt y diffiniadau a ddefnyddiwyd a llinellau penodol yn y gyllideb gan gynnwys cronfeydd wrth gefn a glustnodwyd. O safbwynt llywodraethu, tynnwyd sylw at ddiffyg cynrychiolaeth ar y Bwrdd o blith Cwmnïau Cysylltiedig a oedd yn cael cymorthdaliadau gan y cyngor, ac awgrymwyd y byddai’n ddefnyddiol ailedrych ar y Fframwaith Partneriaeth o bosibl. Cytunwyd y byddai’r mater yn cael ei roi ar yr agenda ar gyfer cyfarfod nesaf y Grŵp Llywodraethu a drefnwyd cyn cyfarfod nesaf y pwyllgor ym mis Tachwedd 2013. [IB i weithredu]

Roedd y pwyllgor yn fodlon bod sicrhad ar lefel uchel wedi’i roi o safbwynt y broses cyfrifo ariannol a chydymffurfiaeth. Ar ran y pwyllgor, diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion cyllid am eu gwaith caled a’u diwydrwydd ac i swyddogion SAC am eu mewnbwn a’u hadroddiad. Cytunodd y pwyllgor i barhau â’r arfer o gael y cyfrifon drafft yn eu cyfarfod ym mis Mehefin/Gorffennaf i’r dyfodol a chael adroddiad archwilio gan SAC ochr yn  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Ystyried adroddiad gan Reolwr Tîm Gwella Corfforaethol (copi ynghlwm) yn cyflwyno’r Llythyr Asesiad Gwella diweddaraf ar gyfer Cyngor Sir Ddinbych gan Swyddfa Archwilio Cymru dyddiedig 12 Medi 2013.

Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Gwella Corfforaethol (a gylchredwyd yn flaenorol) gan gyflwyno’r Llythyr Asesiad Gwella diweddaraf ar gyfer Cyngor Sir Ddinbych a gyflwynwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) ar 12 Medi 2013.

Amlygodd Mr G. Bury, SAC y casgliad cyffredinol fod y Cyngor wedi cyflawni ei ddyletswyddau cynllunio gwella dan y Mesur ac wedi gweithredu’n unol ag arweiniad Llywodraeth Cymru. Crynhodd gynnwys y Llythyr Gwella gan ddweud na chafwyd dim argymhellion na chynigion newydd ar gyfer gwella. Tynnwyd sylw at y materion canlynol -

·        roedd y ‘trothwy rhagoriaeth’ fel cysyniad yn gwbl ddealladwy ymysg uwch reolwyr ond yn llai clir i rai staff mewn gwasanaethau unigol

·        roedd amrediad y canlyniadau a gafodd eu datgan ar gyfer Amcanion Gwella yn amrywio ac mae’n bosibl mai da o beth fyddai edrych ar amrywiaeth ehangach o ddulliau mesur canlyniadau yn ogystal â rhoi ffocws ehangach ar fesur llwyddiant ar gyfer amcanion penodol

·        roedd yr Amcanion Gwella wedi’u cyplysu’n glir â’r Cynllun Ariannol Tymor Canolig ond gallai’r cyflenwi gael ei lesteirio yn ddibynnol ar y setliad terfynol gan Lywodraeth Cymru.

Byddai’r cynnydd yn parhau i gael ei fonitro a pharheir i adrodd arno yn yr Adroddiad Gwella Blynyddol ar gyfer y Cyngor; caiff ei gyhoeddi ddiwedd Mawrth 2014.

Croesawodd y Pennaeth Cynllunio Busnes a Pherfformiad (PCBPh) y Llythyr Asesiad Gwella gan amlygu’r berthynas agored a thryloyw gyda SAC. Ymatebodd i faterion a godwyd ac amddiffynnodd ddefnyddio gwahanol ystodau a mesuriadau yn ddibynnol ar gymhlethdod y dangosyddion perthnasol.

Trafododd yr aelodau’r Strategaeth Uchelgais Economaidd a Chymunedol ddrafft a’r set gymhleth o ddangosyddion canlyniadau i fesur ei llwyddiant. Dywedodd y PCBPh fod llawer o waith y Strategaeth honno’n ddibynnol ar bartneriaid a bod ynddi elfennau nad oedd gan y Cyngor ddim rheolaeth na dylanwad drostynt a bod hynny’n cymhlethu pethau ymhellach. Byddai’r Strategaeth ddrafft yn cael ei chyflwyno gerbron y Cyngor Llawn ym mis Tachwedd a byddai’r aelodau’n cael cais i flaenoriaethu gweithgareddau er mwyn symleiddio’r broses a gosod amcanion mesuradwy. Tynnodd y Cynghorydd Gwyneth Kensler sylw at y sialensiau ariannol sy’n wynebu awdurdodau lleol a theimlai y dylid gwario llai o arian ar fiwrocratiaeth a mesur, gyda rhagor yn cael ei wario ar wasanaethau a chyflenwi. Amlygodd y PCBPh yr angen am broses fesur syml i sicrhau bod gwasanaethau’n bod yn effeithiol. Mewn ymateb i gwestiynau, dywedodd Mr Bury y byddai’n adrodd ymhellach ar berfformiad gwasanaethau yn y Llythyr Gwella Blynyddol.

Roedd yn bleser gan y pwyllgor nodi’r adroddiad cadarnhaol a –

PHENDERFYNWYD derbyn a nodi’r Llythyr Asesiad Gwella diweddaraf a gyflwynwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.05 a.m.