Agenda and draft minutes

Y Cynghorydd Gwyneth Kensler

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol na niweidiol.

Ni chafwyd unrhyw faterion brys.

Cyflwynwyd cofnodion y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar Dachwedd 14, 2012.

PENDERFYNWYD derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar Dachwedd 14, 2012 yn gofnod cywir.

Cyflwynodd Cyfarwyddwr Corfforaethol Moderneiddio a Lles adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol) yn mynegi’r prif faterion a oedd yn codi o werthusiad Arolygiaeth Gofal a Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru (AGGCC) o berfformiad Gwasanaethau Cymdeithasol Sir Ddinbych ar gyfer 2011 - 12.  Roedd copi o’r gwerthusiad llawn wedi ei atodi i’r adroddiad (Atodiad 1) ynghyd â throsolwg o ymateb y Cyngor i’r meysydd cynnydd a nodwyd a’r meysydd i’w gwella (Atodiad 2).

Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Moderneiddio a Lles, Angela Mortimer a Sue Millington, Rheolwyr Ardal AGGCC ynghyd â Rheolwr Gwasanaeth: Datblygu Ansawdd a Systemau'r Cyngor, Craig McLeod, a’u croesawu i’r cyfarfod.  Rhoddodd beth gwybodaeth gefndir i’r adroddiad a chyd-destun y gwerthusiad blynyddol fel rhan o system reoli perfformiad cyffredinol y Cyngor.  Roedd yn werthusiad positif i Sir Ddinbych yn nodi cynnydd arwyddocaol mewn llawer o feysydd gyda meysydd i’w gwella wedi eu nodi a oedd yn adlewyrchu’r rheiny yn hunanasesiad y Gyfarwyddiaeth.  Tynnwyd sylw Aelodau’n arbennig at y meysydd canlynol -

·         Roedd rhaglenni uchelgeisiol o newid gwasanaeth gydag arweinyddiaeth glir a threfniadau rheoli perfformiad wedi eu hamlygu

·         Roedd meysydd a nodwyd i’w gwella wedi eu mewnblannu o fewn Cynlluniau Busnes Gwasanaethau a oedd yn cael eu monitro’n chwarterol

·         Roedd risg wedi ei nodi o ran cynllunio strategol gyda Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr (BIPBC) [a oedd hefyd wedi ei nodi ar draws awdurdodau Gogledd Cymru i gyd].   Roedd ymateb cynhwysfawr i ymgynghoriad BIPBC ar gynlluniau i ad-drefnu darpariaeth gofal iechyd wedi ei gyflwyno ac roedd yr angen am Grŵp Strategol wedi ei amlygu.

Rhoddodd y Rheolwr Ardal  sylw ar yr adroddiad positif a oedd yn edrych yn ôl dros y deuddeng mis blaenorol gan ddweud fod pethau wedi symud ymlaen ac roedd camau’n cael eu cymryd i symud ymlaen â’r meysydd a oedd wedi eu nodi i’w gwella.  Rhoddodd sylwadau hefyd ar ansawdd yr ymgysylltiad â’r awdurdod ac uwch swyddogion a oedd wedi bod yn gynorthwyol yn cynhyrchu gwybodaeth er mwyn arwain y broses werthuso.

Roedd aelodau’n falch o nodi agweddau positif yr adroddiad a’r cynnydd arwyddocaol sy’n cael ei wneud ond roedd eu cwestiynau’n canolbwyntio ar y meysydd hynny a nodwyd i’w gwella a lle’r oedd cynnydd wedi bod yn fwy cyfyngedig a cheisiwyd sicrwydd ynglŷn â chadernid y camau i ddelio â nhw.  Fe ganolbwyntiodd y drafodaeth ar y meysydd canlynol -

·         Roedd AGGCC wedi nodi gallu parhaus i ddylanwadu ar gynllunio strategol sy’n canolbwyntio ar ardal gyda BIPBC fel risg potensial - esboniodd y Rheolwr Ardal bod cydgysylltu ag iechyd yn hanfodol i gynllunio a darpariaeth gwasanaeth ar gyfer gwaith Oedolion a Phlant a bod ailstrwythuro BIPBC wedi tarfu ar lawer o gysylltiadau a hynny wedi effeithio ar gyflymdra symud cynlluniau ymlaen i’w terfyn.  Mynegodd aelodau bryderon difrifol ynglŷn â’r risgiau canfyddadwy, yn enwedig o ystyried ad-drefnu’r ddarpariaeth gofal iechyd ac effaith ddilynol ar wasanaethau a chyllidebau’r Cyngor, ac fe geisiwyd sicrwydd ynglŷn â sut y byddai’r risg yn cael ei reoli’n effeithiol.  Cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Moderneiddio a Lles at fentrau fel y prosiect ardaloedd, a oedd wedi bod yn arafach i symud ymlaen oherwydd yr anhawster o ymgysylltu staff yn lleol yn dilyn ailstrwythuro a gweithrediad BIPBC yn rhanbarthol ynghyd â blaenoriaethau eraill sy’n gwrthdaro.  Roedd yn obeithiol y byddai Grwpiau Strategol yn cael eu sefydlu’n sirol i alluogi datrys problemau lleol a’u bwrw ymlaen.  Ychwanegodd fod cysylltiadau ar lefel weithredol yn dal i fod yn dda efo BIPBC mewn meysydd eraill ac roedden nhw wedi bod yn weithredol ymglymedig â BIPBC yn datrys problemau penodedig.  Roedd fforwm strategol o chwe Chyfarwyddwr Gwasanaethau Cymdeithasol a Chyfarwyddwyr BIPBC yn cyfarfod yn chwarterol hefyd gyda’r  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Cyflwynodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol) yn ceisio  adolygiad aelodau o Ddatganiad Strategaeth Reoli’r Trysorlys ar gyfer 2013/14 a’r Dangosyddion Darbodus ar gyfer 2014/14, 2014/15 a 2015/16 cyn eu cymeradwyo gan y Cyngor.  Roedd Datganiad Strategaeth Reoli’r Trysorlys wedi ei atodi i’r adroddiad ynghyd â’r Dangosyddion Darbodus unigol a gymeradwywyd i’w cymeradwyo.

Adroddodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau ar elfennau allweddol Datganiad Strategaeth Reoli’r Trysorlys gan nodi sut y byddai’r Cyngor yn rheoli ei fuddsoddiadau a’i fenthyciadau ar gyfer y flwyddyn i ddod a pholisïau yr oedd swyddogaeth Rheolaeth y Trysorlys yn gweithredu o’u mewn.  Wrth arwain yr aelodau drwy’r adroddiad, esboniodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau bob un o’r materion yn fanwl i gynorthwyo dealltwriaeth y pwyllgor o’r cymhlethdodau sy’n ymglymedig o fewn gweithgareddau rheoli’r trysorlys ac i roi gwybodaeth weithio o’r swyddogaethau arbennig hynny.  Roedd Datganiad Strategaeth Reoli’r Trysorlys yn cynnwys yr adrannau canlynol -

·         Cefndir a Safle’r Trysorlys

·         Strategaeth Fuddsoddi

·         Strategaeth Fenthyca

·         Aildrefnu Dyled

·         Datganiad Darpariaeth Isafswm Refeniw

·         Adrodd Gweithgaredd Rheoli’r Trysorlys

·         Ychwanegiad A - E: Dangosyddion Darbodus; Buddsoddiadau Penodol ac Amhenodol; Rhestr Sofran a Pharti i Gontract Cymeradwy; Rhagolwg o’r Gyfradd Llog ac Effaith y Cynllun Corfforaethol.

Yn ystod ei gyflwyniad o’r adroddiad, fe ddiweddarodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau’r aelodau ar ddatblygiadau diweddar ac eglurodd faterion mewn ymateb i gwestiynau aelodau arnyn nhw.  Roedd pwyntiau trafod allweddol yn cynnwys –

Cyfrif Refeniw Tai - Dywedodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau fod y Cyfrif Refeniw Tai â chymhorthdal negyddol yn talu oddeutu 25% o incwm i Lywodraeth Cymru am ddyled.  Esboniodd y newidiadau i ddod i’r system gyfredol, a gyflwynwyd eisoes yn Lloegr, a fyddai’n ailddosbarthu’r ddyled honno’n uniongyrchol i awdurdodau lleol.  Roedd y ddyled yn debygol o gael ei throsglwyddo yn 2014/15 ac yna byddai’n ymddangos yn Natganiad Strategaeth Rheoli’r Trysorlys a dangos cynnydd sylweddol yn ffigwr dyled y Cyngor.  Fodd bynnag byddai’r Cyngor yn ennill yn ariannol gan y byddai swm y ddyled a drosglwyddir yn cael ei leihau.  Roedd Aelodau’n siomedig o nodi bod Llywodraeth Cymru wedi eithrio Cynghorau rhag trafodaethau â’r Trysorlys ynglŷn â’r ddyled ac wedi gwrthod darparu unrhyw wybodaeth ynglŷn â hynny.  Dywedodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau fod Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru wedi amlygu’r pryderon hynny’n uniongyrchol i Lywodraeth Cymru.  Trafododd Aelodau ganlyniad tebygol y trafodaethau efo’r Pennaeth Cyllid ac Asedau ynghyd  â’r posibilrwydd y gallai’r awdurdodau lleol hynny sy’n ymdrechu i gyfarfod â Safon Ansawdd Tai Cymru ar gyfer eu Stoc Tai Cyngor, elwa o’r broses ar draul y rheiny sy’n agos at gyfarfod â’r Safon.  Crybwyllwyd hefyd y posibilrwydd o argaeledd benthyca ychwanegol ar gyfer ailwampio tai ar yr un gyfradd llog ffafriol.  Er yr ansicrwydd ynglŷn â’r system newydd roedd aelodau’n falch o nodi y byddai’r Cyngor yn elwa’n ariannol o drosglwyddo dyled ond gobeithiai y byddai pob awdurdod lleol yn elwa cymaint o ganlyniad i’r newid.

Cymhareb Costau Ariannu i Ffrwd Refeniw Net - Roedd cymhareb y gyllideb refeniw a ddefnyddir i dalu dyled am y flwyddyn ariannol nesaf oddeutu 6.77%.  Dywedwyd wrth aelodau am fân symudiadau mewn cyllid ac am grantiau a drosglwyddwyd i’r setliad cyffredinol gyda’r canlyniad o ffigwr refeniw uwch.  Gan ymateb i gwestiynau, dywedodd  y Pennaeth Cyllid ac Asedau y byddai oddeutu 56% o gyllideb refeniw 2013/14 yn cael ei neilltuo a’i ddiogelu ar gyfer cyllidebau ysgolion a gofal cymdeithasol gyda mwy o gyfarwyddebau gan Lywodraeth Cymru ar sut i wario cyllid a hynny’n gadael y Cyngor ag ychydig iawn o reolaeth dros y prif elfennau.  Prin oedd y gefnogaeth a gafwyd gan awdurdodau lleol eraill i ddadlau yn erbyn cyfarwyddebau Llywodraeth Cymru.  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Archwilio Mewnol adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol) yn diweddaru aelodau ar gynnydd diweddaraf y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran cyflenwi gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd o ran gyrru gwelliant.  Tynnwyd sylw Aelodau at yr adroddiadau archwilio mewnol diweddar a roddwyd ar y canlynol –

Ysgol Uwchradd y Rhyl – Cyfeiriodd y Pennaeth Gwasanaethau Archwilio Mewnol at ddyfarniad statws sicrwydd canolig a oedd yn welliant arwyddocaol ar yr archwiliad blaenorol a oedd wedi golygu dwyn cynrychiolwyr ysgol gerbron y pwyllgor yma.  Roedd adborth gan y Prifathro a’r Llywodraethwyr yn bositif ac roedd y Pennaeth Gwasanaethau Archwilio Mewnol yn hyderus y byddai’r ysgol yn delio â’r problemau a oedd wedi ei hatal rhag derbyn statws sicrwydd uchel.  Roedd Aelodau’n falch o nodi’r adroddiad archwilio positif ac, yn dilyn cynnig gan y Cynghorydd David Simmons, cytunwyd bod llythyr gan y pwyllgor yma i’w anfon at Ysgol Uwchradd y Rhyl yn eu llongyfarch ar eu cyflawniad.

Ystyriai Aelodau fod cyllid ysgolion yn gyffredinol yn faes o risg arbennig y gellid ei ecsbloetio a gofynnwyd am y mecanwaith i ddiogelu rhag y risg honno.  Dywedodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau fod ysgolion â chyfrifoldeb i reoli’r cyllid hwnnw ac fe allent ofyn am archwiliad gan y Cyngor a byddid yn codi tâl am hynny.  Roedd elfennau penodedig fel cynnal cofnodion yn ffurfio rhan o archwiliad cyffredinol ysgol.  Gofynnodd y Cynghorydd Martyn Holland a ellid sefydlu system ar gyfer ysgolion er mwyn helpu i reoli cronfeydd a rhannu arferion gorau.  Awgrymwyd y byddai Rheolwyr Cyllid Ysgolion â swyddogaeth yn hynny.  Cytunai’r pwyllgor ag awgrym y Pennaeth Cyllid ac Asedau i roi eitem ar yr agenda i Rwydwaith Rheolwyr Cyllid Ysgolion fel dull o symud ymlaen â’r mater hwnnw.  Mewn ymateb i gwestiwn gan yr Aelod Lleyg Paul Whitham cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol fod cyfarwyddyd ar gael i’r rheiny sy’n rheoli cyllid ysgolion ac roedd gwaith yn cael ei wneud i gynhyrchu rhestr wirio syml.

Risg gynhenid uchel y Gofrestr Risg Gorfforaethol (CSDd006) - Hysbyswyd Aelodau nad oedd yr archwiliad yma’n gofyn am adroddiad archwilio llawn ond roedd wedi ei gynnal i sicrhau rheolaeth effeithiol a rhoddwyd crynodeb byr.

Tir y Cyhoedd - Fe gynhaliwyd archwiliad cyffredinol ac roedd gwaith yn gyfredol i ddelio â phroblemau penodedig a nodwyd.  Cyfeiriodd y Cynghorydd Martyn Holland at y problemau ynglŷn â chyflwyno’r gwasanaeth ailgylchu a chasglu sbwriel yn ne’r sir a holodd am gostau’r rhaglen ailgylchu ac a ddysgwyd gwersi.  Holodd hefyd a gyflawnwyd gwerth am arian gyda’r rhaglen ailgylchu dros y sir gyfan a’r broses bresennol o fonitro perfformiad.  Dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd fod y Cyngor Sir wedi trafod y mater yn eu cyfarfod ar Ragfyr 4 ac fe’i cyfeiriwyd at y Pwyllgor Craffu Cymunedau i’w ystyried.  Roedd y Prif Weithredwr hefyd wedi dweud y byddid yn cynnal ymchwiliad a gellid cyflwyno adroddiad pellach i’r Cyngor Sir i’w ystyried os byddai aelodau’n gofyn am hynny.  Ychwanegodd y Pennaeth Gwasanaethau Archwilio Mewnol fod adolygiad o gasglu sbwriel wedi ei gynnwys yn y cynllun archwilio ar gyfer 2013/14.  Cyfeiriodd Aelodau’n fyr hefyd at faterion ynglŷn â Gwastraff Masnach a dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol y byddid yn ystyried adroddiad archwilio ar Wastraff Masnach yng nghyfarfod nesaf y pwyllgor.

Diogelu Data a Rhyddid Gwybodaeth – Oherwydd y sgôr sicrwydd isel fe gynhaliwyd cyfarfod gwaethygiad efo’r Prif Weithredwr a’r Aelod Arweiniol i drafod y cynllun gweithredu.  Gan fod yr eitem yma’n fater corfforaethol roedd camau’n rhychwantu nifer o adrannau a byddid yn delio â hyn yn y misoedd i ddod.  Roedd gwaith yn gyfredol ar hyn  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol) yn diweddaru aelodau ar y cynllun gweithredu diweddaraf a’r cynnydd hyd yma o ganlyniad i adolygiad fframwaith llywodraethu’r Cyngor a’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2011/12.  Roedd y fframwaith yn cynnwys asesiad blynyddol o drefniadau llywodraethu’r Cyngor a Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn amlygu gwendidau llywodraethu a oedd angen eu gwella.  Roedd Grŵp Llywodraethu wedi ei sefydlu i reoli’r broses a chynllun gweithredu wedi ei ddatblygu (yn atodol i’r adroddiad) o ganlyniad i’r adolygiad diwethaf o drefniadau llywodraethu.

Amlygodd Mr Anthony Veale, Cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru, fonitro parhaus y cynllun gweithredu’n arfer da er mwyn rhoi sicrwydd ar effeithiolrwydd y broses yn rhan o drefniadau llywodraethu cyffredinol y Cyngor.  Nododd y pwyllgor yr hyblygrwydd yn y cynllun ac y byddai materion yn cael eu hychwanegu pan fyddan nhw’n codi yn ystod y flwyddyn a chytunwyd fod angen iddyn nhw fod yn rhagweithiol yn craffu’r camau hynny.  Cytunodd Aelodau i ystyried y cynllun gweithredu yn y ddau gyfarfod nesaf (ym mis Chwefror ac Ebrill) cyn penderfynu ar ba mor aml yr oedden nhw’n dymuno monitro’r cynllun gweithredu yn y dyfodol.

Roedd y cynllun gweithredu’n cynnwys cyfeiriad at berfformiad a datblygiad aelodau ac fe amlygodd y Cynghorydd Martyn Holland bwysigrwydd hyfforddiant aelodau er mwyn  rhoi’r sgiliau a’r wybodaeth sy’n ofynnol i gynghorwyr berfformio eu dyletswyddau’n effeithiol.  Teimlai bod angen mwy o ymrwymiad gan gynghorwyr er mwyn datblygu eu gallu.  Cyfeiriodd y Cynghorydd Raymond Bartley at bresenoldeb gwael yn nigwyddiadau hyfforddi aelodau ac ymholodd am y rhesymau am hynny a’r camau i gynyddu’r niferoedd.  Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd fod holiadur manwl wedi ei anfon at aelodau er mwyn hysbysu’r cynllun hyfforddi nesaf ar gyfer cynghorwyr a’r gobaith oedd y byddai presenoldeb yn gwella o ganlyniad.  Roedd swyddogion hefyd yn edrych ar ddulliau eraill o ddarparu hyfforddiant yn cynnwys creu Canolbwynt Dysgu i alluogi hyfforddiant electronig a gwylio hyfforddiant blaenorol a recordiwyd.  Cyfeiriwyd hefyd at yr adolygiad o anghenion hyfforddi aelodau a oedd yn ofynnol gan y Mesur Llywodraeth Leol a oedd i’w symud ymlaen gan yr Aelod Arweiniol, y Cynghorydd Barbara Smith.  Awgrymodd y Cadeirydd y gellid creu pecyn dysgu gartref yn cynnwys hyfforddiant wedi ei recordio ymlaen llaw ar DVD a defnyddiau ac asesiadau i aelodau eu cwblhau.  O ran hyfforddiant penodedig ar gyfer y pwyllgor yma, cyfeiriodd y Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol at arfer y pwyllgor blaenorol o nodi bylchau mewn gwybodaeth neu sgiliau er mwyn gallu delio â nhw yn y dyfodol.  Gofynnodd yr Aelod Lleyg, Paul Whitham, beth oedd yr hyfforddiant ar gyfer aelodau lleyg a dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol y byddai hyfforddiant cyffredinol fel ar y Cod Ymddygiad yn briodol i bawb ynghyd â hyfforddiant penodedig ar feysydd a oedd yn ofynnol gan yr aelodau lleyg/cyfetholedig er mwyn ymgymryd â’r gwahanol swyddogaethau.

PENDERFYNWYD –

(a)       yn amodol ar sylwadau’r aelodau uchod, nodi’r cynnydd gyda rheoli’r camau yng Nghynllun Gweithredu’r Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol

(b)       cyflwyno Cynllun Gweithredu Llywodraethu Corfforaethol i’r ddau gyfarfod nesaf ym mis Chwefror a mis Ebrill i’w ystyried ymhellach a’i fonitro cyn gwneud penderfyniad ar amlder adrodd ar y Cynllun Gweithredu yn y dyfodol.

Cyflwynwyd adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd (a gylchredwyd yn flaenorol) yn amlinellu blaenraglen waith y pwyllgor.  Cyfeiriodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol at ddiwygiadau i’r rhaglen waith i gynnwys yr adroddiadau canlynol –

·         Strategaeth Archwilio Mewnol 2013/14 - Ebrill

·         Adroddiad Blynyddol 2012/13 - Mai

·         Cynllun Gweithredu’r Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol – Chwefror ac Ebrill.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar y diwygiadau uchod, cymeradwyo’r flaenraglen waith.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.30 p.m.