Agenda and draft minutes

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw fuddiannau personol neu ragfarnus mewn unrhyw fusnes i’w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Ni wnaeth unrhyw Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol na rhagfarnus ag unrhyw fusnes y nodwyd y byddai’n cael ei drafod yn y cyfarfod.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion a ddylai, ym marn y Cadeirydd, gael eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 27ain Chwefror, 2013.

Cafodd Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 27 Chwefror 2013 eu cyflwyno.

PENDERFYNWYD –derbyn y cofnodion a’u cymeradwyo fel cofnod gwir a chywir.

Derbyn cyflwyniad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau ar Reoli’r Trysorlys, i gynnwys trosolwg o’r broses o gynllunio’r gyllideb newydd.

Fel rhan o raglen hyfforddi’r Pwyllgor cafodd yr Aelodau gyflwyniad gan y Prif Gyfrifydd a’r Cyfrifydd Technegol mewn perthynas â rheoli trysorlys a oedd yn canolbwyntio ar fuddsoddiadau ac yn rhoi trosolwg o’r broses newydd ar gyfer cynllunio’r gyllideb.

Roedd y meysydd allweddol a ymgorfforwyd yn y cyflwyniad yn cynnwys:-

·           Datganiad Rheoli Trysorlys.

·           Sefyllfa Gyfredol y Trysorlys.

·           Strategaeth Buddsoddi.

·           Strategaeth Benthyca.

·           Polisi Trysorlys.

·           Dangosyddion Darbodus.

·           Gwahanu Dyletswyddau.

Mewn ymateb i gais gan Mr P. Whitham, cytunodd y Prif Gyfrifydd y byddai copi o’r cyflwyniad yn cael ei gylchredeg i holl Aelodau’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

PENDERFYNWYD – fel a ganlyn

(a)          derbyn y cyflwyniad, ac

(b)          y byddai copi o’r cyflwyniad yn cael ei gylchredeg i holl Aelodau’r Pwyllgor.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau (copi yn amgaeëdig) yn nodi materion megis rolau a chyfrifoldebau, dull archwilio, adrodd, ffi archwilio, elfennau allweddol cyfranogiad archwilio a’r tîm archwilio ariannol.

Roedd adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Asedau wedi cael ei gylchredeg.

Roedd Adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru (SAC), Atodiad 1, yn nodi materion megis rolau a chyfrifoldebau, y dull archwilio, adrodd, y ffi archwilio, elfennau allweddol o’r  ymgysylltiad archwilio a’r tîm archwilio ariannol. Bu’n ofynnol i’r archwilwyr baratoi a chyflwyno’r adroddiad er mwyn ateb gofynion safonau archwilio ac arferion archwilio priodol. Roedd Atodiad 2 yn cynnwys yr elfennau allweddol o’r ymgysylltiad archwilio, ac Atodiad 2 yn rhoi manylion y Tîm Archwilio.

Roedd yr adroddiad yn amlinellu’r gwaith archwilio ariannol a oedd yn ofynnol ar gyfer datganiadau ariannol 2012-13 a’r ffioedd am wneud y gwaith, ynghyd â gwybodaeth am y dull archwilio gan gynnwys y risgiau archwilio allweddol a oedd wedi cael eu hadnabod yn ystod y broses gynllunio gychwynnol a’r camau gweithredu a oedd yn cael eu cynnig er mwyn mynd i’r afael â hwy. Byddai’r gwaith archwilio ariannol ar feysydd risg yn cael ei ddefnyddio i lywio’r farn archwilio ar y datganiadau ariannol. 

Dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004 bu’n ofynnol i’r Archwilydd Penodedig archwilio ac ardystio datganiadau ariannol y Cyngor a chael ei argyhoeddi bod y Cyngor wedi gwneud trefniadau priodol ar gyfer sicrhau darbodaeth, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd o ran ei ddefnydd o adnoddau. Roedd y ffioedd am waith a wnaed gan SAC mewn perthynas â’r archwiliad ariannol, a oedd yn ymrwymiad cyllidebol presennol i’r Awdurdod, wedi cael eu cynnwys yn yr adroddiad. Byddai’r broses archwilio’n amlygu unrhyw risgiau sylweddol ac ymateb rheolwyr i fynd i’r afael â, neu leihau i’r eithaf y risg neu’r effaith. 

Darparodd cynrychiolwyr SAC Mr D. Owen ac A. Veal grynodeb o’r Adroddiad Amlinellol ar yr Archwiliad Ariannol Blynyddol, a oedd wedi cael ei gylchredeg er gwybodaeth, a chafodd y meysydd allweddol canlynol eu pwysleisio mewn perthynas â’r Amlinelliad o’r Archwiliad Ariannol Blynyddol a’r Atodiadau:-

·                      Rolau a chyfrifoldebau.

·                      Dull archwilio.

·                      Adrodd.

·                      Ffioedd archwilio.

·                      Elfennau allweddol o’r ymgysylltiad archwilio.

·                      Tîm archwilio ariannol

Cafodd y meysydd penodol canlynol eu hamlygu ac fe ddarparwyd ymatebion i faterion a godwyd:-

·                      Pwysigrwydd hawliau’r cyhoedd ac etholwyr i archwilio datganiadau ariannol y Cyngor a dogfennau cysylltiedig, a lle y bo’n briodol, i herio eitemau yn y cyfrifon.

·                     Elfennau allweddol o’r archwiliad fel y nodir yn Atodiad 2.

·                     Ardystio hawliadau am grantiau ac adenillion.

·                     Paratoi’r risgiau yn y cyfrifon:-

-               Partneriaethau a chydweithio – Eglurodd y Pennaeth Archwilio Mewnol mai’r Awdurdod Arweiniol ar gyfer trefniadau partneriaeth fyddai’n cymryd cyfrifoldeb am y broses archwilio. Cytunodd i ddarparu rhestr o drefniadau partneriaeth a manylion Cytundebau Lefel Gwasanaeth i roi cadarnhad bod trefniadau cilyddol rhwng ALl mewn perthynas â’r broses archwilio.

-                Y Rhaglen Gyfalaf

-                Prisiadau Tai Cyngor – Darparwyd manylion  y broses ar gyfer prisio tai cyngor.

-                Rhwymedigaethau i roi cyfrif am Safleoedd Tirlenwi – Eglurodd y Prif Gyfrifydd, oherwydd y graddfeydd amser perthnasol, fod y risgiau i Sir Ddinbych yn fach iawn.

Yn dilyn trafodaeth bellach:-

PENDERFYNWYD – fod y Pwyllgor yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr Amlinelliad o’r Archwiliad Ariannol Blynyddol.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd (copi’n amgaeëdig) ar weithredu’r system bleidleisio electronig yn Siambr y Cyngor a goblygiadau cyfansoddiadol newid sut caiff ei defnyddio.

Roedd adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd, yn amlinellu cynigion a wnaed gan Lywodraeth Cymru ynghylch gwe-ddarlledu cyfarfodydd y Cyngor a gallu Aelodau i fynychu cyfarfodydd o bell, wedi cael ei gylchredeg yn flaenorol.

Roedd Llywodraeth Cymru (LlC) wedi trefnu bod £1.2m ar gael i Awdurdodau Lleol (ALl) i’w cynorthwyo i weithredu trefn o we-ddarlledu cyfarfodydd Cynghorau a threfn lle mae Aelodau’n mynychu cyfarfodydd o bell. Byddai gan bob ALl hawl i grant o £20,000 ar gyfer gwe-ddarlledu ac £20,000 ar gyfer mynychu o bell ac roedd manylion y broses we-ddarlledu wedi cael eu hamlinellu yn yr adroddiad. Byddai grant LlC ar gael am un flwyddyn yn unig heb warant o gyllid yn y dyfodol. Yn ogystal â ffioedd trwyddedu meddalwedd fe allai fod angen adnoddau ychwanegol i weithredu’r system o ran rhoi cymorth i boblogi’r llinell amser o ddeunydd wedi’i archifo.

Roedd LlC a CLlLC wedi hwyluso cyfarfodydd gyda Swyddogion Gwasanaethau Democrataidd i drafod mater gwe-ddarlledu ac roedd arddangosiad wedi cael ei roi i ddangos sut yr oedd un o’r systemau’n gweithio. Eglurwyd y byddai’n bosib gwe-ddarlledu yn y fath fodd fel bod gwasanaethau cyfieithu ar gael. Nid oedd unrhyw rwymedigaethau statudol ar Gynghorau i we-ddarlledu cyfarfodydd ond roedd y gwasanaeth wedi dod yn arfer mwy cyffredin ymhlith ALl’au a byddai gwe-ddarlledu’n gwneud cyfarfodydd yn fwy hygyrch i’r cyhoedd. Fe amlinellodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y manteision a’r anfanteision sy’n gysylltiedig â gwe-ddarlledu cyfarfodydd y Cyngor ac fe ymatebodd i gwestiynau gan Aelodau’r Pwyllgor.

Roedd yr adroddiad yn darparu manylion sut y byddai’r penderfyniad yn cyfrannu at Flaenoriaethau Corfforaethol y Cyngor, y goblygiadau o ran cost, y broses ymgynghori ac unrhyw risgiau a phrosesau a gyflwynir i fynd i’r afael â hwy. Fe ymatebodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd i gwestiwn gan Mr P. Whitham ac fe gadarnhaodd fod y dechnoleg wedi cael ei sefydlu i gyflwyno gwasanaeth gwe-ddarlledu. Fodd bynnag, byddai risgiau posib i’r Awdurdod pe bai unrhyw anghysonderau technegol a allai fwrw amheuaeth ar ganfyddiad y cyhoedd am y Cyngor. Fe eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y gallai’r offer sydd eisoes wedi’u gosod gan Sir Ddinbych ostwng y costau cychwynnol a fyddai’n gysylltiedig â rhoi’r system ar waith, ond dim ond yn Siambr y Cyngor yr oedd yr offer wedi cael eu sefydlu. Roedd y Pwyllgor yn cytuno â’r farn a fynegwyd gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y dylai arddangosiad o’r system we-ddarlledu gael ei gyflwyno i gyfarfod Briffio’r Cyngor.  

Aeth Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd ymlaen i grynhoi darpariaethau Adran 4, Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, sy’n nodi nad yw cyfeiriad yn unrhyw statud at gyfarfod gan yr ALl wedi’i gyfyngu i gyfarfod rhwng pobl sy’n bresennol yn yr un lle. Roedd Aelod o ALl nad oedd yn bresennol yn y lle y cynhelir cyfarfod gan yr Awdurdod hwnnw’n cael ei ystyried yn ‘Aelod sy’n mynychu o bell’ os oedd nifer o amodau’n cael eu bodloni ac roedd y rhain yn cynnwys:- 

(a)          roedd yr Aelod a oedd yn mynychu o bell yn gallu, ar yr amser hwnnw:

(i)            gweld a chlywed, a chael ei (g)weld a’i g/chlywed gan, yr Aelodau a oedd yn bresennol mewn gwirionedd;

(ii)    gweld a chlywed, a chael ei (g)weld a’i g/chlywed gan, unrhyw Aelodau o’r cyhoedd a oedd â hawl i fynychu’r cyfarfod ac a oedd yn bresennol yn y lle hwnnw ac sy’n arfer hawl i siarad yn y cyfarfod, a hefyd

(iii)   cael ei (g)weld a’i g/chlywed gan unrhyw Aelodau eraill o’r cyhoedd a oedd â hawl i fynychu ac sy’n bresennol yn y cyfarfod.

(b)          roedd yr  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd (copi’n amgaeëdig) ar adolygiad drafft Polisi Chwythu’r Chwiban y Cyngor.

Roedd copi o adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd, yn amlinellu’r diwygiad drafft i Bolisi’r Cyngor Rhannu Pryderon, wedi cael ei gylchredeg yn flaenorol.

Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd grynodeb o’r adroddiad a oedd yn cynnwys Polisi cyfredol y Cyngor ar Rannu Pryderon, Atodiad 1, y polisi drafft diwygiedig, Atodiad 2, a Nodyn Briffio i reolwyr, Atodiad 3.

Roedd yn egluro bod y Cyngor yn ymrwymedig i gynnal ei fusnes mewn ffordd agored, dryloyw a moesegol ac mai’r bobl sy’n gweithio i, neu gyda’r Cyngor fyddai’r bobl gyntaf yn aml iawn i sylweddoli pan oedd rhywbeth o’i le yn y Cyngor. Byddai’r Polisi Rhannu Pryderon yn annog y rheiny sy’n gweithio i, neu gyda’r Cyngor i deimlo’n hyderus y gallent godi pryderon dilys ynghylch ymddygiad anghyfreithlon, anfoesegol neu amhriodol ac y byddent yn cael eu diogelu rhag aflonyddwch, fictimeiddio neu ddialedd mewn perthynas â chodi eu cwynion.

Roedd y mathau o bryderon sydd wedi’u cynnwys yn y Polisi wedi cael eu nodi ym mharagraffau 2.2 a 2.3 o Atodiad 2. Dan y Cod Ymddygiad i Swyddogion, byddai staff dan orfodaeth i hysbysu ynghylch ymddygiad anghyfreithlon, amhriodol neu anfoesegol. Roedd Deddf Datgelu Er Lles y Cyhoedd 1998 yn diogelu gweithwyr, gan gynnwys contractwyr a staff asiantaeth, yn gyfreithiol pan fyddent yn codi pryderon dilys ac yn gwneud datgeliadau â phob ewyllys da ynghylch camarfer. Byddai’n anghyfreithlon i gyflogwr ddiswyddo unrhyw un neu ganiatáu iddo/iddi gael ei g/chosbi neu ei fictimeiddio ar sail y ffaith ei f/bod wedi gwneud datgeliad cyfreithlon priodol yn unol â’r Ddeddf.

Roedd y Polisi’n nodi sut y gellid codi pryder ac yn ceisio’i gwneud yn glir, er y gobeithid y byddai diwylliant y sefydliad yn gwneud i bobl deimlo’n gyfforddus ynghylch codi materion yn fewnol, y byddai’n bwysig bod y pryder wedi cael ei godi hyd yn oed os oedd y mater wedi cael ei gyfleu i gorff allanol. Roedd y Polisi hefyd yn nodi cysylltiadau, o fewn a’r tu allan i’r Cyngor, y byddai’n briodol codi pryder gyda hwy, ac roedd yn manylu ar yr hyn y gall unigolyn sy’n codi pryder ei ddisgwyl gan y Cyngor o ran ymateb ac mae’n rhoi arweiniad ynghylch sut y byddai mater cyfrinachedd yn cael ei drin.

Roedd nodyn briffio, Atodiad 3, wedi cael ei ddatblygu i roi arweiniad i reolwyr ynghylch sut i ymdrin â phryder pe bai un yn cael ei godi. Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd fe gytunodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y dylai cynrychiolwyr Undebau Llafur dderbyn yr un arweiniad â rheolwyr. Eglurwyd y byddai’n angenrheidiol sicrhau bod ymwybyddiaeth yn cael ei chodi ymhlith staff ac eraill sy’n gweithio gyda’r Cyngor, ac y byddai angen cynnal ymarferion codi ymwybyddiaeth bob hyn a hyn i sicrhau bod y Polisi’n parhau i fod yn weladwy i’r rheiny a fyddai o bosib yn dymuno’i ddefnyddio ac i reolwyr y gall fod angen iddynt ei weithredu. Cafodd manylion y broses ar gyfer cyflwyno’r Polisi eu crynhoi gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd, ynghyd â’r strategaeth arfaethedig ar gyfer cyfathrebu’n rheolaidd â’r gweithlu, a fyddai’n cyfleu negeseuon, diweddariadau a nodiadau atgoffa rheolaidd i aelodau o staff. Cadarnhawyd y byddai adroddiad blynyddol ar gynnydd yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor a hwnnw’n manylu ar nifer a natur cwynion a gafwyd.

Mewn ymateb i gwestiynau gan Aelodau, cadarnhawyd y byddai’r Cyngor yn ymgynghori â’r Undebau Llafur ac mai dim ond pe bai unrhyw bryderon neu faterion yn cael eu codi ac yn dal i fod heb eu datrys y byddai’r Polisi Rhannu Pryderon yn cael ei gyflwyno i’r Cyd-bwyllgor Ymgynghori Lleol.

Cyfeiriodd  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwelliannau Corfforaethol (copi’n amgaeëdig) yn manylu’r Hunan-asesiad Corfforaethol diweddaraf ac yn amlygu unrhyw feysydd sydd angen gwaith monitro pellach gan y Pwyllgor.

Roedd copi o adroddiad gan y Rheolwr Gwella Corfforaethol (a gafodd ei gylchredeg yn flaenorol) yn cyflwyno Hunanasesiad Corfforaethol (CSA) blynyddol y Cyngor ar gyfer 2013.

Fe eglurodd Rheolwr y Tîm Gwella Corfforaethol fod y Cyngor yn cynhyrchu hunanasesiad blynyddol i gydymffurfio â’i rwymedigaeth statudol i “wneud trefniadau i sicrhau gwelliant parhaus”, fel sy’n ofynnol dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009. Roedd yr hunanasesiad yn darparu dealltwriaeth am gryfderau a gwendidau mewn perthynas â phrosesau allweddol, megis cynllunio strategol; rheoli perfformiad; cynllunio’r gweithlu; a rheolaeth ariannol. 

Roedd y casgliad yn manylu ar welliant a adnabuwyd yn yr asesiad. Roedd y ddogfen wedi cael ei llunio ar sail yr arddull a’r cwestiynau sefydledig mewn Hunanasesiadau Corfforaethol blaenorol, yn dilyn cael mewnbwn gan swyddogion perthnasol a chan ddefnyddio’r wybodaeth fwyaf cyfoes. Byddai’r cynlluniau ar gyfer lledaenu a chyfleu’r Hunanasesiad Corfforaethol yn cynnwys:-

·                     Anfon i Swyddfa Archwilio Cymru, a fyddai’n ei ystyried fel rhan o’i Adroddiad Gwella Blynyddol ar gyfer y Cyngor.

·                     Cylchredeg i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol, er gwybodaeth.

·                     Cylchredeg i’r Prif Bwyllgor Archwilio Perfformiad, er gwybodaeth.

·                     Cyhoeddi ar wefan y Cyngor, ochr yn ochr â’r Adroddiad Blynyddol ar Berfformiad a Llythyr Gwella Blynyddol Swyddfa Archwilio Cymru.

·                     Cyhoeddi ar y fewnrwyd.

Mae’r Hunanasesiad Corfforaethol yn rhoi’r cyfle i’r Cyngor edrych tuag i mewn arno’i hun i adnabod unrhyw wendidau yn ei brosesau allweddol ac ystyried sut y gellid gwneud pethau’n fwy effeithlon ac effeithiol. Roedd hyn yn ategu ymrwymiad y Cyngor i ‘foderneiddio’r Cyngor i gyflawni arbedion effeithlonrwydd a gwella gwasanaethau i gwsmeriaid’. Roedd mewnbwn i’r Hunanasesiad Corfforaethol wedi cael ei ddarparu gan yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth a swyddogion perthnasol eraill, gan gynnwys y gwasanaeth Archwilio Mewnol. Roedd yr adroddiad wedi cael ei gyflwyno i’r Tîm Gweithredol Corfforaethol a’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth ym mis Chwefror 2013 ac roedd unrhyw sylwadau neu awgrymiadau wedi cael eu hymgorffori yn y ddogfen.

Roedd Rheolwr y Tîm Gwella Corfforaethol yn cytuno â safbwyntiau’r Cadeirydd y dylai Aelodau fod yn rhan o ddatblygu a dadansoddi cryfderau a gwendidau trefniadau corfforaethol y Cyngor. Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr P Whitham ynghylch presenoldeb gwael mewn sesiynau hyfforddi Archwilio, rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd grynodeb o’r sesiynau a oedd wedi cael eu cynnal a darparodd fanylion y rhaglen hyfforddi yn y dyfodol. 

Eglurodd y Cynghorydd G.M. Kensler ei bod yn anghytuno â’r datganiad bod “Aelodau’n teimlo’u bod yn rhan o’r broses ar gyfer pennu’r gyllideb”, ac fe gyfeiriodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd at amserlen y pwyllgor yn y dyfodol agos ac eglurodd fod sesiynau penodol wedi cael eu neilltuo i’r broses ar gyfer pennu’r gyllideb. Mynegodd y Cynghorydd Kensler bryder ynghylch Archwilio a Herio, gan gyfeirio yn enwedig at gwestiwn categoreiddio Perfformiad, ac at faterion mewn perthynas ag Ymgynghori ac Ymgysylltu a rôl, amodau gorchwyl a chyfansoddiad y Grwpiau Ardal Aelodau (MAG). Fe eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd mai cyrff ymgynghorol oedd y Grwpiau Ardal Aelodau ac nad oeddent wedi’u hawdurdodi na’u grymuso i wneud penderfyniadau.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd, fe amlygodd Pennaeth y Tîm Gwella Corfforaethol y pryderon ynghylch yr angen am hunanasesiad mwy cydgysylltiedig mewn perthynas â SAC, AGGCC ac Estyn. Roedd yn cydnabod yr angen am welliannau ac fe roddodd grynodeb o’r prosesau a fyddai’n cael eu cyflwyno a’u mabwysiadu i fynd i’r afael â’r meysydd a oedd yn achosi pryder.

PENDERFYNWYD – fod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr Hunanasesiad ar gyfer 2013, fel yn Atodiad I.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi’n amgaeëdig) ar Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol y Cyngor, sy’n cyfrannu tuag at gyhoeddiad y Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Roedd copi o adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol, a gafodd ei gylchredeg yn flaenorol, yn cyflwyno’r Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2013/14.

Fe roddodd y Pennaeth Archwilio Mewnol grynodeb o’r adroddiad a oedd yn cyflwyno’r Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2013/14. Fe eglurodd fod yr holl wybodaeth gefndir angenrheidiol wedi cael ei chynnwys yn nogfen y Strategaeth a gafodd ei chylchredeg gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Fe dynnodd y Pennaeth Archwilio Mewnol sylw’r Aelodau at y pwynt allweddol a oedd yn cael ei amlygu ar Dudalen 3 y Strategaeth, a oedd yn egluro y gallai’r Cyngor gael cais i barhau â’i waith yn Cyfoeth Naturiol Cymru, ein Contract gyda Chyngor Cefn Gwlad Cymru gynt. Pe bai hyn yn digwydd byddai Strategaeth ddiwygiedig yn cael ei chynhyrchu er mwyn i’r Pwyllgor ei hystyried.

Fe hysbyswyd yr Aelodau fod amodau gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cynnwys cymeradwyo cynllun gwaith y gwasanaeth Archwilio Mewnol.

Fe roddodd y Pennaeth Archwilio Mewnol grynodeb o’r adroddiad ar y Strategaeth Archwilio Mewnol 2013/14 ac fe amlinellodd y prif amcanion. Fe eglurodd fod cyswllt agos rhwng y Cynllun Sicrwydd a’r Fframwaith Llywodraethu ac fe amlygodd bwysigrwydd a pherthnasedd y contractau allanol, gan gyfeirio yn enwedig at y contractau gyda Chyngor Cefn Gwlad Cymru, Heddlu Gogledd Cymru a Cyfoeth Naturiol Cymru. 

Cafodd manylion Strategaeth Sicrwydd  2013/14 eu darparu ar gyfer y Pwyllgor a’r rheiny’n cynnwys Sicrwydd Hanfodol, Sicrwydd ar sail Risgiau, Contractau Allanol, Hapddigwyddiadau a Chymorth Archwilio Mewnol. Mewn ymateb i awgrym gan Mr P. Whitham cytunwyd y byddai’r Strategaeth Sicrwydd yn cael ei chyflwyno i’r Pwyllgor yn chwarterol er gwybodaeth.

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn:-

(a)          cymeradwyo’r Strategaeth Archwilio Mewnol 2013/14, a hefyd

(b)          cytuno bod y Strategaeth Sicrwydd yn cael ei chyflwyno i’r Pwyllgor yn chwarterol.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi’n amgaeëdig) sy’n rhoi diweddariad ar gynnydd diweddaraf y gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran cyflawni gwasanaeth, darparu sicrhad, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth yrru gwelliant.

Roedd copi o adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol wedi cael ei gylchredeg yn flaenorol.

Cyflwynodd y Pennaeth Archwilio Mewnol yr adroddiad ar gynnydd diweddaraf y gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran cyflenwi gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth lywio gwelliant. Roedd yr wybodaeth a ddarparwyd yn ymwneud â’r cyfnod hyd at 17 Mawrth 2013 a byddai’r Pwyllgor yn derbyn y sefyllfa alldro derfynol yn Adroddiad Blynyddol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ei gyfarfod nesaf.

Roedd yr adroddiad yn rhoi diweddariad mewn perthynas â’r canlynol:-

·                         cyflawni ein Cynllun Gweithredol ar gyfer 2012/13

·                         adroddiadau Archwilio Mewnol diweddar a oedd wedi’u cyhoeddi

·                         ymateb rheolwyr i faterion yr ydym wedi’u codi

·                         Perfformiad y gwasanaeth Archwilio Mewnol

Cyfeiriodd y Pennaeth Archwilio Mewnol at gyflawni Cynllun Gweithredol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2012/13 ac fe eglurodd fod Atodiad 1 yn rhoi dadansoddiad o waith yn ystod 2012/13, o’i gymharu â’r Strategaeth Archwilio Mewnol ddiwygiedig. Mae’n cynnwys sgorau sicrwydd a nifer o faterion a godwyd ar gyfer yr adolygiadau a gwblhawyd, diffiniadau a ddefnyddiwyd i ffurfio ein sicrwydd archwilio a’r graddfeydd a ddefnyddiwyd i asesu lefelau’r risgiau ar gyfer materion a godwyd.

Cafodd crynodeb o’r Adroddiadau Archwilio Mewnol Diweddar canlynol, a gyhoeddwyd ers mis Chwefror 2013, a oedd wedi cael eu hadnabod fel risg cymedrol, eu darparu gwan y Pennaeth Archwilio Mewnol:-

·                     Adolygiad o Becynnau Gofal Cartref.

·                     Rheoli Prosiectau – Prosiectau sy’n Gysylltiedig â TG. 

Roedd manylion ymateb rheolwyr i faterion a godwyd gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi cael eu cynnwys yn yr adroddiad, ynghyd â Pherfformiad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol – Mesurau Allweddol.

Mesur – Adolygu 100% o’r meysydd Sicrwydd A151 y cytunwyd arnynt yn y Cynllun Archwilio Gweithredol erbyn 31 Mawrth 2013. Roedd gwaith ar bob un o’r tri phrosiect wedi cael ei gwblhau, gydag un adroddiad drafft i’w gwblhau.

Mesur – Adolygu 100% o’r meysydd Sicrwydd Llywodraethu Corfforaethol cytunedig yn y Cynllun Archwilio Gweithredol erbyn 31 Mawrth 2013. Roedd gwaith wedi cael ei gwblhau ar dri o’r pedwar prosiect (75%), gyda’r adroddiad drafft ar gyfer yr adolygiad o reoli risgiau ar fin cael ei gwblhau.

Mesur – Adolygu 100% o’r Risgiau Cynhenid Uchel o’r Gofrestr Risgiau Corfforaethol erbyn 31 Mawrth 2013. Roedd gwaith wedi cael ei gwblhau ar bob un o’r chwe risg.

Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cadeirydd a’r Cynghorydd G.M. Kensler, cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio Mewnol y gellid darparu adroddiadau dilynol mewn perthynas â’r 12 mater cymedrol sy’n ymwneud â Thir y Cyhoedd a’r graddfeydd amser ar gyfer gwaith a wneir mewn perthynas â chynnal a chadw tai.

PENDERFYNWYD – fod y Pwyllgor

(a)          yn nodi cynnydd a pherfformiad y gwasanaeth Archwilio Mewnol hyd yma yn 2012/13.

(b)          yn derbyn yr adroddiadau Archwilio Mewnol diweddar a gyhoeddwyd, ac

(c)          yn cytuno y bydd adroddiadau dilynol yn cael eu darparu mewn perthynas â’r materion sy’n ymwneud â Thir y Cyhoedd a’r graddfeydd amser ar gyfer gwaith a wneir mewn perthynas â Chynnal a Chadw Tai.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi’n amgaeëdig) sy’n cyflwyno’r Siarter Archwilio Mewnol ddiwygiedig.

Roedd copi o adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol, a oedd yn cyflwyno’r Siarter Archwilio Mewnol ddiwygiedig, wedi cael ei gylchredeg gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Rhoddodd y Pennaeth Archwilio Mewnol grynodeb o’r Siarter Archwilio Mewnol ddiwygiedig. Eglurodd fod y Siarter Archwilio Mewnol gyfredol wedi cael ei chynhyrchu yn 2010 yn unol â safonau proffesiynol Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol. Roedd y Safonau Archwilio Mewnol newydd ar gyfer y Sector Cyhoeddus wedi dod i rym ar 1 Ebrill 2013 a gofynnwyd i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol gymeradwyo Siarter ddiwygiedig a oedd yn cydymffurfio â gofynion y Safonau newydd.

Rhoddodd y Pennaeth Archwilio Mewnol grynodeb byr o gynnwys y Siarter Archwilio Mewnol a oedd yn cynnwys:-

·                     Cefndir y Siarter Archwilio Mewnol.

·                     Archwilio Mewnol yng Nghyngor Sir Ddinbych.

·                     Llinellau adrodd y Pennaeth Archwilio Mewnol.

·                     Hawliau mynediad y gwasanaeth Archwilio Mewnol.

·                     Cwmpas gwaith y gwasanaeth Archwilio Mewnol.

·                     Adnoddau’r gwasanaeth Archwilio Mewnol.

·                     Gwrthdaro rhwng buddiannau a chyfrifoldebau eraill.

Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr P. Whitham cytunodd y Pennaeth Archwilio Mewnol a Phennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y byddai adroddiad mewn perthynas â mynediad at gofnodion ar gyfer trydydd partïon, gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol, yn gallu cael ei ddarparu. 

PENDERFYNWYD – fel a ganlyn

(a)          bod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r Siarter Archwilio Mewnol ddiwygiedig, a

(b)          y byddai adroddiad mewn perthynas â mynediad at gofnodion ar gyfer trydydd partïon gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn cael ei ddarparu ar gyfer y Pwyllgor.

Ystyried Blaenraglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (copi’n amgaeedig).

Cafodd Blaenraglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol (a oedd wedi cael ei chylchredeg yn flaenorol) ei chyflwyno i gael ei hystyried. Fe drafododd yr Aelodau ddiwygiadau posib i’r rhaglen waith ac amryw eitemau busnes gyda swyddogion ac ar ôl ystyried fe gytunodd y Pwyllgor:–

-               Y dylai’r Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol gael ei dynnu allan o’r Flaenraglen Waith ar gyfer Mai 2013 gan y byddai’n rhan o’r Adroddiad Blynyddol.

-               Cynnwys yn y Flaenraglen Waith ar gyfer Mai 2013 gyflwyniad gan Swyddfa Archwilio Cymru ar yr adolygiad cenedlaethol o Fframweithiau Llywodraethu.

PENDERFYNWYD – yn amodol ar yr uchod, fod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r Flaenraglen Waith.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.45 p.m.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd (copi’n amgaeëdig) ar y cynigion a wnaed gan Lywodraeth Cymru ar we-ddarlledu a mynychu o bell.

A report by the Head of Legal and Democratic Services, outlining proposals made by the Welsh Government regarding the webcasting of Council meetings and the ability of Members to attend meetings remotely, had been circulated previously.

Welsh Government (WG) had made £1.2m available to Local Authorities (LA) to assist them in implementing the webcasting of Council meetings and the remote attendance at meetings by Members.  Each LA would be entitled to a grant of £20k for webcasting and £20k for remote attendance and details of the webcasting process had been outlined in the report.  The WG grant would be only available for one year with no guarantee of future funding.  In addition to software licensing fees there may be additional resources required to operate the system in supporting the population of the timeline of archived material.

The WG and WLGA had facilitated meetings with Democratic Services Officers to discuss the issue of webcasting and a demonstration of one of the systems had been delivered.  It was explained that it would be possible to webcast in such a way that translation services were available.  There were no statutory obligations on Council’s to webcast meetings but the service had become more common practice among LA’s and webcasting would make meetings more accessible to the public.  The HLDS outlined the advantages and disadvantages associated with webcasting Council meetings and he responded to questions from Members of the Committee.

The report provided details of how the decision would contribute to the Council’s Corporate Priorities, cost implications, the consultation process and any risks and processes introduced to address them.  The HLDAS responded to a question from Mr P. Whitham and confirmed that the technology had been established to introduce webcasting.  However, there would be potential risks to the Authority in the event of any technical anomalies which could bring into question the public’s perception of the Council.  The HLDS explained that the equipment already installed by Denbighshire could reduce the initial implementations costs of the system, however the equipment had only been installed in the Council Chamber.  The Committee agreed with the view expressed by the HLDS that a demonstration of the webcasting system be presented to Council Briefing.  

The HLDS summarised the provisions of Section 4, Local Government (Wales) Measure 2011, which provides that reference in any statute to a meeting of the LA was not limited to a meeting of persons all of whom were present in the same place.  A Member of an LA not present in the place where a meeting of that Authority was held and was considered to be a ‘Member in remote attendance’ if a number of conditions were satisfied and these included:- 

(a)          the Member in remote attendance was able at that time:

(i)            to see and hear, and be seen and heard by the Members in actual attendance;

(ii)    to see and hear, and be seen and heard by, any Members of the public entitled to attend the meeting who were present in that place and who exercise a right to speak at the meeting, and

(iii)   to be seen and heard by any other Members of the public who were entitled to attend and are present at the meeting.

(b)          the Member in remote attendance was able at that time to hear, and be heard by, any other Member in remote attendance in respect of whom the conditions of paragraph (a) were satisfied at that time, and

(c)           use of facilities enabling the conditions in paragraphs (a) and (b) to be satisfied in respect of the member in remote attendance was not prohibited by the  ...  view the full Cofnodion text for item 14.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi’n amgaeëdig) sy’n cyflwyno’r Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2013/14.

A copy of a report by the Head of Internal Audit (HIA), previously circulated, introduced the Internal Audit Strategy for 2013/14.

The HIA summarised the report which introduced the Internal Audit Strategy for 2013/14.  He explained that all the necessary background information had been included in the Strategy document circulated with the papers for the meeting.

The HIA invited Members attention to the key point highlighted on Page 3 of the Strategy, which explained that the Council may be requested to continue their work in National Resources Wales, previously our Countryside Council for Wales Contract.   In the event of this happening a revised Strategy would be produced for consideration by the Committee.

Members were informed that the Corporate Governance Committee’s terms of reference include approval of Internal Audit’s plan of work.

The HIA provided a summary of the Internal Audit Strategy 2013/14 report and outlined the main objectives.  He explained that the Assurance Plan linked closely with the Governance Framework and highlighted the importance and relevance of the external contracts, particular reference being made to the contracts with the Countryside Council for Wales, North Wales Police and the Natural Resources Wales. 

Details of the Assurance strategy 2013/14 was provided for the Committee which detailed Essential Assurance, Risk-based Assurance, External Contracts, Contingencies and IA Support.  In response to a suggestion by Mr P. Whitham it was agreed that the Assurance Strategy be presented to the Committee on a quarterly basis for information purposes.

RESOLVED – that the Corporate Governance Committee:-

(a)          approves the internal Audit Strategy 2013/14, and

(b)          agrees that the Assurance Strategy be presented to the Committee on a quarterly basis.