Agenda and draft minutes

Y Cynghorydd Stuart Davies

Aelodau i ddatgan unrhyw fuddiannau personol neu niweidiol mewn unrhyw fusnes sydd wedi ei nodi i’w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Datganodd y Cynghorydd David Simmons diddordeb personol a rhagfarnol yn Theatr y Pafiliwn, y Rhyl, y cyfeirir ato yn Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol (Eitem Agenda 7) a gadawodd y cyfarfod tra roedd yr eitem yn cael ei hystyried.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

I dderbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar Ionawr 9, 2013 (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd cofnodion y Pwyllgor Rheolaeth Gorfforaethol a gynhaliwyd ar 9 Ionawr 2013.

Materion yn Codi – Tudalen 13 Eitem Rhif 8 Cynllun Gweithredu Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol – cyfeiriodd yr Aelod Lleyg, Paul Whitham, at y drafodaeth ynghylch hunan asesiad aelodau’r pwyllgor a chytunwyd i ystyried y mater ymhellach o dan eitem raglen waith y pwyllgor.

PENDERFYNWYD - derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Ionawr 2013 fel cofnod cywir.

I ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwella Corfforaethol (copi’n amgaeedig) yn cyflwyno’r Llythyr Asesu Gwelliant diweddaraf ar gyfer Cyngor Sir Ddinbych a roddwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru ar Ionawr 28, 2013.

9.40 a.m.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwella Corfforaethol adroddiad (a rannwyd o’r blaen) yn cyflwyno Llythyr Asesu Gwella diweddaraf i Gyngor Sir Ddinbych gan Swyddfa Archwilio Cymru ar 28 Ionawr 2013.  Roedd gwaith manylach ar drefniadau rheoli perfformiad y cyngor ar y gweill ar hyn o bryd a byddai’r Archwilydd Cyffredinol yn crynhoi’r gwaith yn Adroddiad Gwella Blynyddol y Cyngor sydd i’w gyhoeddi ddiwedd Mawrth 2013.

Cyflwynodd Mr G Bury, Swyddfa Archwilio Cymru, grynodeb o gynnwys y Llythyr Asesu Gwella gyda manylion y casgliadau allweddol mewn perthynas â chynllunio gwella ac adrodd yn ôl o dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009.  Roedd yn falch o gadarnhau fod yr adroddiad yn un positif gyda chynnydd mewn nifer o feysydd gan bwysleisio’r gwaith da mewn datblygu’r Cynllun Corfforaethol.  Dywedodd Mr Bury nad oedd unrhyw argymhellion wedi’u cynnwys ond tynnodd sylw’r aelodau at, ac ymhelaethodd ar, ddau gynnig newydd ar gyfer gwella fel a ganlyn:-

·         P1 – Darparu sail tystiolaeth ehangach o wybodaeth er mwyn galluogi’r Cyngor i asesu a yw wedi cyfarfod â’i Amcanion Gwella, a

·         P2 – Cynnwys mwy o wybodaeth ar statws a chanlyniadau prosiectau cydweithredol y Cyngor.

Roedd y pwyllgor yn falch o nodi'r adroddiad positif, gan gydnabod yr ymgynghori a’r gwaith eang a wnaed wrth ddatblygu'r Cynllun Corfforaethol.  Canolbwyntiodd y drafodaeth ar y ddau gynnig ar gyfer gwella ac, o ran P1, eglurodd Mr Bury nad oedd cynnydd yn erbyn agweddau o rai o’r Amcanion Gwella wedi’i gynnwys yn yr adroddiad perfformiad, gan ddyfynnu Safonau Ansawdd Tai Cymru fel enghraifft a oedd yn flaenoriaeth allweddol gan Lywodraeth Cymru.  Roedd hynny’n syndod mawr gan fod y Cyngor wedi perfformio’n dda yn y maes hwnnw.  O ran darparu sicrwydd ynghylch adrodd yn y dyfodol, ymatebodd y Rheolwr Gwella Corfforaethol i gwestiynau’r aelodau drwy sôn am y broses sydd wedi’i sefydlu i adalw a chasglu gwybodaeth perfformiad o’r adrannau ac am y gwaith helaeth sydd wedi’i wneud i ddiffinio blaenoriaethau a mesur llwyddiant.  O ganlyniad roedd yn hyderus fod y Cynllun Corfforaethol sydd ar y gweill gryn dipyn yn well na’r Cynllun blaenorol.  Roedd y Cynghorydd Barbara Smith yn cyd-fynd â hynny gan fanylu ar ei chyfranogaeth hi ei hunan yn y broses.  O ran P2, dywedodd Mr Bury y dylai fod mwy o wybodaeth yn cael ei gynnwys ynghylch prosiectau cydweithredu fel un o Amcanion Gwella’r Cyngor, er mwyn gallu asesu’r cynnydd yn ei gyfanrwydd, gan gynnwys mwy o fanylion ar anawsterau diweddar berfformiad prosiect cydweithredu Priffyrdd gyda Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy a goblygiadau’r gorwariant ar gyllideb Cludiant Cartref Ysgolion Conwy.  Mewn ymateb i ymholiad oddi wrth y Cadeirydd, nododd Mr Bury fod Sir Ddinbych wedi derbyn adroddiad manwl gan wasanaeth Archwilio Mewnol Conwy a Sir Ddinbych ar y gyllideb Cludiant Ysgolion ac nad oedd yn fater y byddai Swyddfa Archwilio Cymru’n treulio amser arni yn y dyfodol.

Cytunodd y pwyllgor y dylid llongyfarch y Cyngor ar yr Asesiad Gwella positif a sicrhaodd y Rheolwr Gwella Corfforaethol y pwyllgor y byddai gwersi'n cael eu dysgu ac y byddai mwy o wybodaeth ynghylch yr elfennau penodol hynny'n cael eu cynnwys wrth adrodd yn ôl yn y dyfodol.  Cadarnhaodd y byddai’r Adroddiad Gwella Blynyddol cyn cael ei gyflwyno i gyfarfod Ebrill neu Fai y pwyllgor fel bo’n briodol, yn dilyn ei gyhoeddi.

PENDERFYNWYD derbyn a nodi’r Llythyr Asesu Gwella diweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru.

I ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd (copi’n amgaeedig) yn ceisio barn y pwyllgor ar y swyddogaethau gwahanol sydd wedi eu hawgrymu i’w hymgymryd gan y Pencampwyr Aelodau.

10.05 a.m.

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd adroddiad (a rannwyd o’r blaen) yn gofyn am sylwadau’r pwyllgor ynghylch y gwahanol swyddogaethau a awgrymwyd y dylai Hyrwyddwyr Aelod eu hysgwyddo ac ynghylch y broses o benodi aelodau ar gyfer y swyddogaethau hynny.  Roedd disgrifiadau o swyddogaethau presennol Hyrwyddwyr yn cael eu nodi yn y cyfansoddiad (Atodiad 1); arolwg o benodi Hyrwyddwyr mewn awdurdodau lleol eraill yng Nghymru (Atodiad 2) ynghyd â Phortffolios Aelodau Arweiniol (Atodiad 3) wedi’u hatodi wrth adroddiad.

Yn ogystal â’r pedwar swyddogaeth ar gyfer Hyrwyddwr sydd eisoes wedi’u nodi yn y cyfansoddiad, manylodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd ar feysydd eraill yr oedd Aelodau wedi’u cyflwyno i’w hystyried - Hyrwyddwr Pobl Ifanc, Hyrwyddwr Gofalwyr Ifanc a Hyrwyddwr Archwilio ynghyd â rhai a gafodd eu hawgrymu gan gyrff allanol - Hyrwyddwr y Lluoedd Arfog a Hyrwyddwr Tlodi.  Nodwyd y byddai enwebiadau am swyddogaeth Hyrwyddwr Digartrefedd yn cael eu hystyried yn y cyfarfod nesaf o’r Cyngor Llawn.

Trafododd yr aelodau ganfyddiadau arolwg awdurdodau lleol eraill yng Nghymru a oedd yn dangos amrywiaeth eang yn y nifer a natur Hyrwyddwyr a manylodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd, er mwyn cymharu, ar yr hyn sy’n debyg a’r hyn sy’n wahanol a’r rhesymau dros hynny .  Roedd penodi Hyrwyddwyr hefyd yn amrywio rhwng cynghorau a gofynnwyd i’r aelodau ystyried y dull mwyaf priodol ar gyfer Sir Ddinbych.  Yn y gorffennol roedd yr Hyrwyddwr Archwilio’n cael ei b / phenodi gan y Grŵp Gadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio.  Cytunodd y pwyllgor i ganolbwyntio ar ofynion Sir Ddinbych am Hyrwyddwyr penodol, os o gwbl, a nodi o’r cychwyn y gellid adolygu unrhyw benderfyniadau’n ôl y gofyn.  Mewn ymateb i gwestiwn ynghylch penodi pobl leyg fel Hyrwyddwyr, soniodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd am anawsterau ac ymarferoldeb trefniant felly yn enwedig o ran atebolrwydd a bod y ceisiadau i ystyried Hyrwyddwyr i’r Lluoedd Arfog a Thlodi wedi gofyn yn benodol am enwebu cynghorwyr.

Gofynnodd y Cadeirydd am sylwadau’r Aelodau Cabinet a oedd yn bresennol a dywedodd y Cynghorydd Barbara Smith nad oedd o’r farn, yn gyffredinol, fod rhinwedd mewn penodi Hyrwyddwyr ar gyfer meysydd ble mae gan Aelodau Arweiniol gyfrifoldeb.  Manylodd ar y swm sylweddol o waith sy’n cael ei wneud ynghylch diwygio lles ac nad oedd yn ystyried y byddai penodi Hyrwyddwr Tlodi’n ychwanegu gwerth at y broses honno.  Fodd bynnag, roedd yn cefnogi rôl Hyrwyddwr Pobl Hŷn a soniodd am fanteision a llwyddiannau’r penodiad hwnnw.  Cytunodd y Cynghorydd Hugh Irving gyda’r sylwadau hynny a soniodd am ei gyfranogaeth ef ei hunan ynghylch diwygio lles fel rhan o’i bortffolio.  Ychwanegodd ei gefnogaeth i Hyrwyddwr Digartrefedd o gofio gymaint o broblemau sydd angen sylw.  Cyfeiriodd y Cynghorydd Ray Bartley at ei rôl fel Hyrwyddwr Anableddau Dysgu gan amlygu’r gwaith da a’r llwyddiannau yn y maes hwnnw yn y blynyddoedd diweddar a thalodd deyrnged hefyd i’r cyn Gynghorydd Christine Evans yn ei rôl fel Hyrwyddwr Digartrefedd.  Cynigiodd fod y Cyngor Llawn yn penodi Hyrwyddwr Digartrefedd cyn gynted â phosibl. Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd y gofynnir am fynegiant o ddiddordeb ac y bydd adroddiad yn cael ei gyflwyno i gyfarfod nesaf y Cyngor Llawn gyda’r bwriad o benodi Hyrwyddwr Digartrefedd.

Ymatebodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd i gwestiynau’r aelodau ynghylch beth ddylai fod yn cael eu hystyried wrth benodi Hyrwyddwyr ar gyfer meysydd penodol.  O ran llywodraethu, roedd y pwyllgor o’r farn fod angen bod yn glir a sicrhau na fyddai dryswch na dyblygu swyddogaethau.  Teimlai y gall penodi Hyrwyddwyr heb fod yr angen am hynny wedi’i ddiffinio’n glir ddibrisio’r rôl ac mai ychydig iawn o werth gai ei ychwanegu  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

I ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol (copi’n amgaeedig) yn diweddaru aelodau ar gynnydd diweddaraf y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran cyflenwi ei wasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd yn gyrru gwelliant.

10.30 a.m.

[Datganodd y Cynghorydd David Simmons diddordeb personol a rhagfarnol yn Theatr y Pafiliwn, y Rhyl, cyfeirir ato yn Adroddiad Cynnydd yr Archwiliad Mewnol (Eitem Agenda 7) a gadawodd y cyfarfod tra roedd yr eitem yn cael ei hystyried.]

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol adroddiad (a rannwyd o’r blaen) yn cyflwyno’r wybodaeth ddiweddaraf ar gynnydd y gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran ei ddarpariaeth gwasanaeth, ei ddarpariaeth sicrwydd, yr adolygiadau a gwblhawyd a’i berfformiad a’i effeithiolrwydd mewn hyrwyddo gwella.   Pwysleisiodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol y meysydd penodol canlynol o’r adroddiad:-

·         Cynnydd mewn darparu Cynllun Gweithredol Archwilio Mewnol 2012 / 13

·         yr adroddiadau archwilio mewnol a gyflwynwyd yn ddiweddar

·         ymateb rheolwyr i faterion a godwyd gan Archwilio Mewnol, yn benodol yr adolygiad dilynol o Adnoddau Dynol Strategol, a

·         perfformiad a mesurau allweddol Archwilio Mewnol.

Trafododd yr aelodau’r cynnydd mewn darparu’r cynllun gweithredol ac ymatebodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol i gwestiynau fel a ganlyn -

·         cyflwynodd fanylion yr adolygiadau dilynol eraill sydd ar y rhaglen ar gyfer 2012 / 13 gyda rhai eraill dilynol yn 2013 / 14.

·         roedd yr Archwiliad Caffael, sydd ar y rhaglen ar gyfer mis Mawrth, yn cael ei gwmpasu ar hyn o bryd, gan ddechrau gyda throsolwg o’r prosiect yn ystod cynllun eleni ac yna’n cael ei ddatblygu ymhellach y flwyddyn nesaf.

·         cadarnhau fod yr archwiliad Mannau Cyhoeddus wedi codi’r cwestiwn pa wasanaethau y dylid eu cynnwys gan fod yr archwiliad wedi canolbwyntio’n wreiddiol ar gynnal a chadw tiroedd ond wedi cael ei ehangu i gynnwys meysydd eraill.  Ychwanegodd y Rheolwr Gwella Corfforaethol fod gwaith ar y gweill gyda’r Cyfarwyddwr Corfforaethol Cymunedau i ddatblygu Strategaeth Mannau Cyhoeddus a fyddai’n diffinio’r gwasanaethau sydd i’w cynnwys yn y maes hwnnw.

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol y farn archwilio ynghylch yr adroddiadau archwilio mewnol a gyflwynwyd yn ddiweddar a chafodd y materion canlynol eu trafod yn fanylach -

Theatr y Pafiliwn, y Rhyl – Roedd Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden wedi gofyn am adolygiad o’r Theatr fel rhan o ystyried ei datblygu yn y dyfodol fel rhan o’r agenda gwella ehangach yn y Rhyl.  Wrth nodi mor isel oedd y raddfa sicrwydd, gofynnodd yr aelodau am eglurhad ar nifer o feysydd risg ac am sicrwydd fod cynllun gweithredu cadarn wedi’i sefydlu.  Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol eglurhad ynghylch materion mewn ymateb i gwestiynau aelodau a son am y ‘cyfarfod galw cynyddol’ i sicrhau cynllun gweithredu y gellid ei ddarparu i wella'r gwasanaeth.  Gan fod y Pennaeth Gwasanaeth wedi bod yn rhan o hyn o’r cychwyn roedd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol yn hyderus y byddai’r gwasanaeth yn datrys y problemau.  O ystyried y nifer o feysydd risg uchel a nodwyd, cytunodd y pwyllgor i gadw golwg ar y mater a gofynnwyd am adroddiad ar y cynnydd.  Cytunai Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol y byddai’n amserol adrodd yn ôl i’r pwyllgor yng nghyfarfod mis Mai ar ôl cynnal yr ymweliad dilynol.  Teimlai’r Cynghorydd Gwyneth Kensler fod y Theatr wedi perfformio’n dda o dan amgylchiadau anodd.

Atgyweiriadau Ymatebol i Dai Cyngor ac Atgyweirio Tai Gwag – Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol fod y gwaith archwilio’n rhan o raglen wella ehangach o fewn y Gwasanaethau Tai.  Wrth fesur y gwaith atgyweirio daeth yn amlwg, mewn nifer o achosion, nad oedd y gwaith yn cael ei orffen yn iawn y tro cyntaf a oedd yn golygu fod yr amser trwsio ymhell dros y targed ac yn llawer mwy na’r amser sy'n cael ei gofnodi ar gyfer rheoli perfformiad.  Erbyn hyn mae cyfarfod cynnydd wedi’i gynnal a chynllun gweithredu wedi’i sefydlu ac mae arian ar gael i foderneiddio’r gwasanaeth.  Er nad  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

I ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol (copi’n amgaeedig) yn diweddaru aelodau ar y cynllun gweithredu diweddaraf a chynnydd o ganlyniad i’r adolygiad o fframwaith llywodraethu’r Cyngor a’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2011/12.

11.15 a.m.

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol adroddiad (a rannwyd o'r blaen) yn cyflwyno'r wybodaeth ddiweddaraf i'r aelodau ynghylch y cynllun gweithredu diweddaraf a'r cynnydd hyd yn hyn yn codi o adolygu fframwaith lywodraethu’r Cyngor a’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2011 / 12.

Dywedwyd wrth yr aelodau mai dim ond mân newidiadau oedd wedi’u gwneud i’r cynllun gweithredu ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor a gallai’r gweithrediadau mewn gwyrdd sydd wedi’u cwblhau cael eu dileu.  Mae’n debyg y bydd Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft 2012 / 13 yn cael ei gyflwyno i gyfarfod nesaf y pwyllgor ym mis Ebrill a hefyd gyflwyniad ar y Fframwaith Sicrwydd newydd.  Roedd Mr A Veale, Swyddfa Archwilio Cymru’n falch o nodi y byddai’r pwyllgor yn ystyried y Datganiad Llywodraethu Blynyddol fis Ebrill a soniodd ei bod yn ddogfen allweddol o ran swyddogaethau a chyfrifoldebau ynghyd â'r Fframwaith Sicrwydd newydd a fyddai’n nodi o ble mae'r Cyngor yn cael ei sicrwydd.

Trafodwyd y canlynol wrth ystyried y cynllun gweithredu -

·         Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd yr wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau ar yr hyn sy’n cael ei wneud i hyrwyddo’r adolygiad ac i ail lansio’r Polisïau Chwythu’r Chwiban a Gwrth Dwyll a Llygredd a fydd yn cael eu hadrodd yng nghyfarfod pwyllgor fis Ebrill.

·         Mewn ymateb i ymholiad ynghylch a oedd amserlen benodol ar gyfer adolygu polisïau’n gyffredinol, dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol fod y fformat safonol ar gyfer polisïau’n cynnwys dyddiad penodol ar gyfer adnewyddu.

·         O ran y Pecyn Gwaith Llywodraethu Partneriaeth, nododd yr aelod lleyg, Paul Whitman ei fod ar gael ar y fewnrwyd ond teimlai y byddai codi ymwybyddiaeth a darparu hyfforddiant yn rhoi mwy o sicrwydd fod y pecyn gwaith yn cael ei ddefnyddio.  Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol fod y pecyn gwaith wedi’i lansio ac y byddai Archwilio Mewnol yn monitro a yw’n cael ei ddefnyddio gyda phartneriaethau newydd.

·         Adroddodd Mr G Bury, Swyddfa Archwilio Cymru ar yr hyn sy’n cael ei wneud mewn perthynas â gweithredu'r argymhellion yn codi o adolygiad Swyddfa Archwilio Cymru o’r trefniadau cydweithredu ac ynghylch yr adolygiad o’r trefniadau archwilio y mae disgwyl am eu hadroddiadau ar hyn o bryd.  Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol y byddai’r eitemau hynny’n aros yn y cynllun gweithredu nes bod yr adroddiadau wedi’u derbyn ac wedi derbyn sylw. 

PENDERFYNWYD -

(a)       nodi’r cynnydd mewn rheoli’r gweithrediadau yn y Cynllun Gweithredu Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol, a

(b)       Cyflwyno’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft 2012 / 13 i gyfarfod nesaf y pwyllgor ym mis Ebrill ynghyd â chyflwyniad ar y Fframwaith Sicrwydd newydd.

I ystyried adroddiad gan y Dirprwy Swyddog Monitro (copi’n amgaeedig) yn cyflwyno Polisïau Rhyddid Gwybodaeth a Diogelu Data drafft a adolygwyd.

11.40 a.m.

Cyflwynodd y Dirprwy Swyddog Monitro adroddiad (a rannwyd o’r blaen) yn cyflwyno’r Polisïau Rhyddid Gwybodaeth a Gwarchod Data drafft sydd wedi’u hadolygu.  Cafodd y ddau bolisi eu hadolygu er mwyn darparu canllaw gweithdrefnol ar sut mae'r Cyngor yn ymdrin â cheisiadau am wybodaeth ac ar gyfer prosesu data personol.  Roedd yr adborth gan swyddogion ar y polisïau drafft wedi bod yn bositif a byddai’r polisïau hefyd yn cael eu hystyried gan  yr Uwch Dȋm Arweinyddiaeth cyn eu cyflwyno i’r Cyngor Llawn i’w cymeradwyo.  Soniwyd wrth yr Aelodau Tȋm Rheoli Gwybodaeth Corfforaethol newydd wedi’i sefydlu yn cael ei arwain gan y Pennaeth Cynllunio Busnes a Pherfformiad.

Arweiniodd y Dirprwy Swyddog Monitro yr aelodau trwy’r dogfennau polisi drafft a manylodd yn benodol ar yr elfennau canlynol -

·         Polisi a Gweithdrefnau Gwarchod Data – dyluniwyd i ddiogelu preifatrwydd personol yn cynnwys -

o   Hawl Mynediad Unigolion

o   Rhannu Gwybodaeth

o   Cynllunio Argyfwng

o   Materion Allffynonellu

o   Cyflwyno Systemau Newydd

o   Toriadau Diogeledd Data

·         Polisi a Gweithdrefnau Rhyddid Gwybodaeth - wedi’u paratoi i sicrhau mynediad agored i wybodaeth.  Cyfeiriwyd hefyd at y Panel Eithriadau i Fynediad at Wybodaeth a ffurfiolwyd yn ddiweddar ac sydd wedi’i adlewyrchu yn y polisiau.

Yn dilyn y cyflwyniad manwl pwysleisiodd y pwyllgor y pwysigrwydd o gael polisi cadarn i reoli gwybodaeth ac o sefydlu gweithdrefnau clir.  Manteisiodd Aelodau ar y cyfle i holi a thrafod gyda swyddogion rôl a chyfrifoldebau’r Tȋm Rheoli Gwybodaeth Corfforaethol newydd ynghyd â llwyth gwaith y Swyddogion Rheoli Gwybodaeth, yr anawsterau o gasglu ac adalw gwybodaeth ac o ymdrin yn uniongyrchol â cheisiadau ac ymholiadau.  Tanlinellwyd y perygl o ddatgelu gwybodaeth waharddedig hefyd, yn enwedig o gofio am y dirwyon sylweddol a allai gael eu gosod am doriadau data.  Dywedodd y Pennaeth Cynllunio Busnes a Pherfformiad y dylai diogelu e-bost hefyd cael ei ystyried i liniaru’r perygl hwnnw.  Nodwyd y nifer o geisiadau Rhyddid Gwybodaeth a dderbyniwyd gan y Cyngor a’r costau cysylltiedig a nodwyd fod hwn yn faes sy’n tyfu a bod angen ei reoli.  Cyfeiriwyd hefyd at sut mae ceisiadau gwamal a blinderus yn cael eu trin a rôl y Panel Eithriadau i Fynediad i Wybodaeth ynghylch hynny.

O ran cadw gwybodaeth, holodd yr Aelod Lleyg Paul Whitham a oedd gan y cyngor gynllun cadw i gymryd i ystyriaeth deddfwriaeth ac i gydbwyso’r angen i gadw gwybodaeth yn erbyn ei ddefnyddioldeb.  Cadarnhaodd y Dirprwy Swyddog Monitro fod deddfwriaeth yn cynnwys terfynau amser er mwyn cadw gwybodaeth mewn perthynas â materion penodol megis y gwasanaethau cymdeithasol ond mai penderfyniad busnes yw storio gwybodaeth i’r rhan fwyaf o adrannau.  Pwysleisiodd y Pennaeth Cynllunio Busnes a Pherfformiad fod angen cadw gwybodaeth yn drefnus a chategoreiddio e-byst yn iawn i sicrhau ei bod yn hawdd cael hyd i wybodaeth a bod gwaith ar y gweill i hyrwyddo’r broses honno.  Ychwanegodd y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r pwyllgor hwn ynghylch gwaith y Tȋm Rheoli Gwybodaeth Corfforaethol er mwyn goruchwylio datblygiadau.  Tanlinellodd yr Aelod Lleyg Paul Whitham y defnydd o rybudd preifatrwydd fel ymarfer da i gyfreithloni prosesu data personol ac yr oedd o’r farn y dylai hyn gael ei ddwyn at sylw rheolwyr er mwyn atgyfnerthu’i ddefnydd yn ymarferol.

Yn olaf, pwysleisiodd y pwyllgor bwysigrwydd hyfforddi aelodau a chyfeiriodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd fod cynllun hyfforddi aelodau yn cael ei ddatblygu a fyddai’n cynnwys y polisiau hynny’ ynghyd â’r cyfeiriad blaenorol yn hyfforddiant y côd ymddygiad.

PENDERFYNWYD -

(a)       Nodi cynnwys y ddau bolisi ac yn amodol ar sylwadau uchod yr aelodau eu cymeradwyo ar gyfer ymgynghoriad pellach, a

(b)       Cyflwyno adroddiad ar waith y Tȋm Rheoli Gwybodaeth Corfforaethol  ...  view the full Cofnodion text for item 9.

I ystyried blaenraglen waith y pwyllgor (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd rhaglen waith y Pwyllgor Rheolaeth Gorfforaethol (a rannwyd o’r blaen) er ystyriaeth.  Trafododd yr Aelodau gyda swyddogion y newidiadau posibl i’r rhaglen waith a’r gwahanol eitemau busnes ac ar ôl eu hystyried cytunodd y pwyllgor -

·         i gynnwys yr eitemau canlynol er ystyriaeth yn y cyfarfod nesaf ym mis Ebrill -

- Chwythu’r Chwiban a’r Polisi Gwrth Dwyll

- Datganiad Llywodraethu Blynyddol Drafft 2012 / 13

- Fframwaith Sicrwydd newydd (cyflwyniad)

- Hunan Asesiad Corfforaethol

·         tynnu’r eitem ar y Cynllun Gweithredu Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol a oedd wedi’i drefnu ar gyfer mis Ebrill gan y bydd yr adroddiadau llywodraethu a sicrwydd yn cael eu derbyn yn y cyfarfod hwnnw.

·         fod sgôp yr eitem ar Faterion Cyfansoddiadol a oedd wedi’i drefnu ar gyfer mis Ebrill, yn cael ei ehangu i gynnwys Pleidleisio Electronig a Gwegastio / Presenoldeb o Bell mewn cyfarfodydd y cyngor.

·         cyflwyno’r Adroddiad Gwella Blynyddol naill ai yng nghyfarfod mis Ebrill neu gyfarfod mis Mai yn dibynnu ar bryd y byddai ar gael, a

·         Cylchredeg holiadur hunan asesiad i bob aelod o’r pwyllgor a chyflwyno’r canfyddiadau i’r cyfarfod ym mis Mai.

PENDERFYNWYD yn amodol ar y newidiadau a chytundebau y cyfeirir atynt uchod, cymeradwyo’r blaen raglen waith.

Daeth y cyfarfod i ben am 1.30pm.