Agenda and draft minutes

Paul Whitham, Aelod Lleyg

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw fuddiannau personol neu fuddiannau sy’n rhagfarnu unrhyw fusnes i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiannau personol na buddiannau niweidiol.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Nid oedd yna unrhyw faterion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 11eg Gorffennaf 2012 (copi’n amgaeëdig)

9.35am – 9.40am

Cyflwynwyd cofnodion y Cyfarfod Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar Orffennaf 11, 2012.

PENDERFYNWYD derbyn cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar Orffennaf 11, 2012 a’u cadarnhau’n gofnod cywir.

Penodi cynrychiolydd a dirprwy a enwyd ar y Grŵp Cydraddoldeb Corfforaethol.

9.40am – 9.50am

Rhoddodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd drosolwg byr o gyfrifoldebau’r Grŵp Cydraddoldeb Corfforaethol a fyddai’n cyfarfod yn chwarterol ynghyd â manylion aelodaeth.  Ceisiwyd enwebiadau ar gyfer cynrychiolydd a dirprwy penodol o’r pwyllgor hwn i fod yn rhan o’r Grŵp hwnnw.

Yn dilyn ystyriaeth –

PENDERFYNWYD penodi’r Cynghorydd Martyn Holland yn gynrychiolydd y pwyllgor ar y Grŵp Cydraddoldeb Corfforaethol a phenodi’r Cynghorydd Stuart Davies fel aelod dirprwy.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Archwilio Mewnol (copi’n amgaeëdig) sy’n rhoi diweddariad ar gynnydd diweddaraf y gwasanaeth Arhwilio Mewnol o ran cyflwyno gwasanaeth, rhoi sicrhad, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd o ran hyrwyddo gwelliannau.

9.50am – 10.05am

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol (PGAM) adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol) i ddiweddaru aelodau ar gynnydd diweddaraf y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran cyflenwi gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd gyda gyrru gwelliant.

Fe amlygodd y Pennaeth Gwasanaethau Archwilio Mewnol rannau arbennig o’r adroddiad fel a ganlyn –

• cynnydd gyda chyflenwi’r Strategaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2012/13
• adroddiadau archwilio mewnol diweddar a gyhoeddwyd ynglŷn ag Ysgol Dinas Brân, Llangollen a Darpariaeth Dysgu Cymunedol Oedolion – Llywodraeth Cymru 2011 – 12
• ymateb rheolaeth i faterion a godwyd gan Archwilio Mewnol
• Perfformiad Archwilio Mewnol a mesurau allweddol.

Nododd Aelodau’r cynnydd da a wnaethpwyd yn erbyn y Strategaeth Archwilio mewnol a’r angen i adolygu’r Strategaeth fel y bo’n briodol er mwyn adlewyrchu blaenoriaethau cyfnewidiol y Cyngor.  Roedd y pwyllgor yn falch hefyd o nodi’r ddau adroddiad archwilio positif a dderbyniwyd ers eu cyfarfod diwethaf yn dangos cyfraddiad sicrwydd uchel.  Cyfeiriodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol at nifer o adroddiadau archwilio a oedd yn agos at eu cwblhau ac a fyddid yn cael eu cylchredeg i aelodau’r pwyllgor yn fuan.  O ran ymateb rheolaeth i faterion a godwyd gan Archwilio Mewnol nid oedd yna unrhyw gamau’n dal ar ôl ar hyn o bryd nac wedi mynd dros y terfyn amser o dri mis ac roedd y system yn gweithio’n dda.  I gloi cyfeiriwyd at y mesurau allweddol a oedd ar y targed i’w cwblhau.

Yn ystod ystyriaeth o’r adroddiad fe eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol faterion penodedig mewn ymateb i gwestiynau aelodau arnyn nhw, yn enwedig o ran statws a chylch gwaith gwahanol aseiniadau archwilio.  Fe drafododd y pwyllgor hefyd nifer o faterion penodol efo Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol fel a ganlyn -

• fe ystyriodd aelodau’r chwe risg uchel yn y Gofrestr Risgiau Corfforaethol ac fe adroddodd PGAM ar gynnydd y gwaith yn y meysydd unigol hynny.  Fe atgoffaodd aelodau y byddai’r Gofrestr yn cael ei diweddaru’n rheolaidd a byddai Archwilio Mewnol yn asesu a oedd y risgiau’n cael eu rheoli’n gadarn ac yn cael sylw.  Trafodwyd y ddau risg canlynol yn fanylach –

-          y risg nad oedd seilwaith TGCh strategol yn galluogi gwelliant ac yn cynorthwyo newid -roedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi gwneud peth gwaith ar y Strategaeth TGCh a fyddai’n lleihau swm y gwaith a fyddai’n ofynnol gan y Gwasanaethau Archwilio Mewnol

-          y risg fod yr amser a’r ymdrech a fuddsoddwyd mewn cydweithio’n anghymesur â’r manteision a wireddwyd - fe amlygodd aelodau bwysigrwydd y darn yma o waith a phryderon fod rhai meysydd cychwynnol o gydweithio wedi dod i ben, a’r angen i sicrhau fod cydweithio’n berthnasol ac yn briodol.  Esboniodd  PGAM fod gwaith Archwilio Mewnol yn cael ei gynllunio fel rheol dri mis ymlaen llaw heb unrhyw ddyddiad dechrau wedi ei ddyrannu ar gyfer yr archwiliad hwn hyd yma.  Roedd yn ymwybodol fod rhai gwasanaethau wedi cynnal hunanasesiadau ar weithio cydweithredol y gellid eu defnyddio.  Esboniwyd bod y prosiectau cydweithredol cynharach wedi eu dechrau heb y prosesau cadarn a oedd wedi eu cyflwyno ers hynny dan y Fframwaith Partneriaeth.  Roedd  achos busnes ac asesiad gan y Bwrdd Cydweithredol yn ofynnol ar gyfer prosiectau newydd.  Ychwanegodd Cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru (AV) ei bod yn bwysig sicrhau eglurder a mapio prosesau ar gyfer trefniadau partneriaeth a’r ffordd yr oedden nhw’n cael eu rheoli.

• O ran Cludiant o’r Cartref i’r Ysgol (gwasanaeth cydweithredol rhwng Sir Ddinbych a Chonwy) esboniodd y PGAM y gofynnwyd i Archwilio Mewnol edrych ar y gwasanaeth efo Tîm Archwilio Conwy oherwydd materion ariannol a nodwyd yng Nghonwy.  Fe sicrhaodd y pwyllgor fod gwasanaeth Cludiant Cartref i’r Ysgol Sir Ddinbych yn dda  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried blaenraglen waith y Pwyllgor (copi’n amgaeëdig).

10.05am – 10.15am

Cyflwynwyd adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd (PGCD) (a gylchredwyd yn flaenorol) yn amlinellu blaenraglen waith y pwyllgor.

Dywedodd PGCD na fyddai’r Adroddiad Blynyddol ar ‘Eich Llais’ ar gael ar gyfer cyfarfod nesaf y pwyllgor ar Fedi 26 a’i fod wedi ei drefnu wedyn ar gyfer Tachwedd 14.  Fe atgoffaodd y Pennaeth Gwasanaethau Archwilio Mewnol yr aelodau fod angen trefnu’r adroddiad archwilio ar Gludiant o’r Cartref i’r Ysgol ar gyfer Medi 26.  Dywedodd Cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru (AV) y byddai yna adroddiadau yn y dyfodol gan Swyddfa Archwilio Cymru a byddai’n trefnu i’r rhain gael eu cynnwys o fewn rhaglen waith y pwyllgor fel y bo’n addas.

Cytunodd Aelodau i’r diwygiadau a dymunent gadw hyblygrwydd eu rhaglen waith i ganiatáu cynnwys unrhyw faterion brys neu faterion a oedd yn ymddangos ac a oedd yn gofyn am sylw’r pwyllgor.  O ganlyniad -

PENDERFYNWYD cymeradwyo’r flaenraglen waith yn amodol ar y diwygiadau a’r cytundebau y cyfeirir atyn nhw uchod.

Yn y pwynt yma (10.05 a.m.) fe ohiriwyd y pwyllgor er mwyn toriad am luniaeth.

Ystyried adroddiad gan yr Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau (copi’n amgaeëdig) yn cydnabod Adroddiad Rheoli Blynyddol y Trysorlys 2011/12 ar weithgareddau buddsoddi a benthyca’r Cyngor yn ystod 2011/12 ynghyd â manylion yr hinsawdd economaidd a chydymffurfio gyda Dangosyddion Darbodus. Hefyd i gydnabod Adroddiad Diweddaru Rheoli’r Trysorlys ar y gweithgareddau yn ystod 2012/13.

10.30am – 12.00pm

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol dros Gyllid ac Asedau’r adroddiad (a gylchredwyd yn flaenorol) a rhoddodd beth gwybodaeth gefndir ar swyddogaethau rheoli trysorlys y Cyngor a swyddogaeth a chyfrifoldeb y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ynglŷn â hynny.  O ystyried graddfa a chymhlethdod rheolaeth y trysorlys, byddid yn darparu diweddariadau rheolaidd a hyfforddiant i’r pwyllgor i gynorthwyo dealltwriaeth aelodau ac i alluogi craffu effeithiol y swyddogaethau hynny.

Tynnodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau sylw aelodau at amserlen o adroddiadau a hyfforddiant ar gyfer y pwyllgor (paragraff 2.2.1 yr adroddiad) ynghyd â threfniadau adrodd i’r Cyngor a’r Cabinet.  Wrth dywys aelodau drwy’r adroddiad, esboniodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau bob un o’r materion yn fanwl i gynorthwyo dealltwriaeth y pwyllgor o’r cymhlethdodau sy’n ymglymedig o fewn gweithgareddau rheoli’r trysorlys a rhoi gwybodaeth weithio o’r swyddogaethau arbennig hynny.  Roedd y prif adroddiad yn cynnwys adroddiadau unigol ar y meysydd canlynol -

Papur ar Fenthyca (Atodiad 1) –

Cyfeiriodd y PCA at amseroldeb y papur hwn o ystyried y byddai aelodau’n trafod cyllido’r Cynllun Corfforaethol ar ôl y Cyngor Llawn yr wythnos ddilynol.  Wrth ystyried dyheadau’r Cyngor am fuddsoddiad cyfalaf ar gyfer blynyddoedd y dyfodol roedd yn bwysig fod gan aelodau ddealltwriaeth o fenthyca.  Esboniodd y PCA pam fod y Cyngor yn benthyca a sut y byddai’n benthyca a rhoddodd fanylion o’r strategaeth a fabwysiedir.

Roedd y cyflwyniad ar fenthyca’n cwmpasu –

• cefndir i’r sefyllfa gyfreithiol o ran benthyca
• caniateir benthyca i ddibenion cyfalaf yn unig i adeiladu asedau newydd neu i wella/atgyweirio asedau presennol
• gellid ariannu gwariant cyfalaf gan grantiau, cyfraniadau a derbyniadau cyfalaf ond roedd yn rhaid cyfarfod ag unrhyw ddiffyg drwy fenthyca
• y gwahanol fathau o fenthyca (Mewnol/Allanol) ac elfennau a chyfrannau pob math ynghyd â lefel y benthyca dros y pum mlynedd ddiwethaf
• lefel bresennol y ddyled a manylion y benthyciadau unigol gwahanol sy’n amrywio yn eu hyd o 1 flynedd i 50 mlynedd ynghyd â sail y benthyciadau hynny (Aeddfedrwydd/Rhandaliad Cyfartal Prifswm/Blwydd-dal) a phroffil aeddfedrwydd y ddyled honno gyda manylion y cyfraddau llog sy’n daladwy
• manylion elfennau’r Gyllideb Ariannu Cyfalaf (oddeutu £12m) a roddwyd o’r neilltu i dalu cost benthyca.
• yr egwyddorion yr oedd strategaeth reoli’r trysorlys yn seiliedig arnyn nhw i sicrhau nad oedd y Cyngor yn benthyca mwy nag a oedd ei angen ac y gallai ei fforddio i dalu’r ddyled yn ôl.  Roedd hynny’n cynnwys gosod dangosyddion darbodus i bennu cyfyngiadau benthyca ac i fesur fforddiadwyedd
• ffynhonnell ddyled gyfredol y Cyngor gyda benthyciadau’n gysylltiedig â ffrydiau refeniw’r dyfodol a chyfeiriad at gyfraddau llog ar gyfer benthyciadau a’u cyfrifiadau.

Manteisiodd Aelodau ar y cyfle i ofyn cwestiynau a thrafod nifer o faterion efo’r Pennaeth Cyllid ac Asedau, yn codi o’i gyflwyniad a’i ymateb oedd -

-          o’i gymharu ag awdurdodau lleol eraill roedd cyfrannedd benthyca’r Cyngor rywle yn y canol, ond roedd wedi ei ystumio braidd gan yr arian a wariwyd ar y stoc tai fel y’i nodir yn y Cyfrif Refeniw Tai

-          roedd cyfyngiad credyd y Cyngor yn cael ei osod gan y Cyngor Llawn

-          cadarnhaodd y bwriad i gynnwys oblygiadau refeniw wrth gostio’r Cynllun Corfforaethol

-          ymhelaethodd ar y Fenter Cyllid Preifat a oedd wedi ei defnyddio’n flaenorol gan awdurdodau lleol fel dull o ariannu cynlluniau ac nid oedd hynny’n boblogaidd bellach

-          adroddodd ar gronfeydd wrth gefn a gweddillion y Cyngor gan ddweud fod oddeutu £7.2m ar gael mewn gweddillion cyffredinol gyda thros £20m mewn cronfeydd wrth gefn a oedd wedi eu rhoi o’r neilltu ar gyfer dibenion penodedig.

Nododd Aelodau hefyd mai awdurdodau rhagflaenol yn y 1980au a’r 1990au a oedd yn gyfrifol am fwyafrif llethol dyledion y Cyngor  ...  view the full Cofnodion text for item 8.