Agenda and draft minutes

Penodi Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar gyfer y flwyddyn i ddod.

 

PENDERFYNWYD - penodi’r Cynghorydd P.M. McLellan yn Gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol am y flwyddyn i ddod.

 

 

Penodi Is-gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar gyfer y flwyddyn i ddod.

 

PENDERFYNWYD - penodi’r Cynghorydd G.M. Kensler yn Is-gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol am y flwyddyn i ddod.

 

 

Derbyn ymddiheuriadau.

 

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw fuddiannau personol neu fuddiannau sy’n rhagfarnu unrhyw fusnes i’w drafod yn y cyfarfod hwn.

 

PENDERFYNWYD - nad oedd unrhyw Aelodau wedi datgan unrhyw fuddiannau personol neu fuddiannau a allai ragfarnu mewn unrhyw fusnes a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod yma.

 

 

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

 

Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

 

 

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar 28ain Mawrth 2012.

 

Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod o’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol a gynhaliwyd ar ddydd Mercher, Mawrth 28^ain, 2012.  Esboniwyd fod aelodaeth y Pwyllgor wedi newid yn awr ac nad oedd unrhyw un o Aelodau’r Pwyllgor a oedd yn bresennol ar Fawrth 28^ain 2012 yn bresennol yn y cyfarfod yma.

 

PENDERFYNWYD – derbyn y Cofnodion.

 

 

Ystyried adroddiad gan Reolwr y Tîm Gwelliannau Corfforaethol (copi’n amgaeëdig) ar Raglen Reoleiddio Archwilio Perfformiad 2012/13 ar gyfer Swyddfa Archwilio Cymru.

                                                             

  9.35 a.m. – 10.00 a.m.

 

Roedd adroddiad gan Reolwr y Tîm Gwella Corfforaethol, ar Raglen Rheoleiddio ar gyfer Archwiliad Perfformiad 2012/13 far gyfer Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) wedi ei gylchredeg gyda phapurau’r cyfarfod.

 

Roedd yr adroddiad yn darparu manylion y gwaith archwilio perfformiad a wnaethpwyd yn Sir Ddinbych gan SAC yn ystod 2012-13.  Fe amlinellai’r rhaglen rheoleiddio’r gwaith i’w gyflenwi gan ac ar ran yr Archwilydd Cyffredinol dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009 (y Mesur), Deddf Llywodraeth Leol 1999 a rhannau 2 a 3A Deddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004.  Roedd yn crynhoi’r gweithgaredd a gynlluniwyd ar gyfer 2012-13, swyddogaethau a chyfrifoldebau staff perthnasol SAC a ffioedd am waith archwilio perfformiad yr Archwilydd Cyffredinol.

 

Roedd y Rhaglen Rheoleiddio Drafft wedi ei drafod gyda swyddogion perthnasol, yn cynnwys y Pennaeth Cynllunio Busnes a Pherfformiad a Rheolwr y Tîm Gwella Corfforaethol, cyn cymeradwyaeth gan y Prif Weithredwr.    Roedd yr allbynnau o’r gwaith archwilio perfformiad yn cynnwys adroddiadau gan gyrff rheoleiddiol, fel SAC, ac roedd “y risg o adroddiadau negyddol arwyddocaol gan reolyddion allanol” wedi eu nodi fel risg ar Gofrestr Risgiau’r Cyngor.  Gyda Fframwaith Rheoli Perfformiad Corfforaethol yn brif reolaeth wedi ei sefydlu i reoli’r risg, fe nodwyd fod y camau canlynol yn ofynnol i leihau’r risg gweddillol ymhellach:-

 

·        Datblygu fframwaith mwy ffurfiol ar gyfer cydlynu hunanasesiadau i gynnal gweithgareddau rheoleiddiol.

·        Gweithredu dull gweithredu newydd i osod targedau, yn ôl cytundeb yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth, ar gyfer Cynlluniau Gwasanaeth  2012-13.

·        Cyflenwi hyfforddiant rheoli perfformiad ar gyfer Aelodau newydd, yn cynnwys gosod targedau.

 

Cyflwynodd Cynrychiolydd SAC (GB) yr adroddiad a rhoddodd wybodaeth gefndir ar yr Archwiliad Perfformiad ac agweddau ariannol ar y gwaith a ymgymerwyd gan SAC o ran Sir Ddinbych.  Fe amlinellodd y meysydd allweddol i’w nodi a oedd yn cynnwys:-

 

-          Darparu Sicrwydd

-          Awgrymiadau ar gyfer Meysydd i’w Gwella

-          Nodi Arferion Da

-          Gofynion dan Fesurau Llywodraeth Cymru

 

Darparwyd crynodeb manwl o’r Rhaglen Reoleiddiol ar gyfer Archwiliad Perfformiad 2112-13 ac roedd yn cynnwys y prif feysydd canlynol:-

 

-          Gwaith archwilio perfformiad yn Sir Ddinbych, dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2009.

-          Yr Asesiad Gwella, yn archwilio’r Cynllun Corfforaethol.

-          Gwaith arall y bydd yr Archwilydd Cyffredinol yn ei ddefnyddio i hysbysu ei waith o archwilio perfformiad yn y Cyngor.

-          Gwaith archwilio ariannol yr Archwilydd Penodedig.

-          Gwaith rheolyddion perthnasol.

-          Rhaglen yr Archwilydd Cyffredinol o waith archwilio perfformiad lleol cyrff GIG unigol.

-          Rhaglen yr Archwilydd Cyffredinol o astudiaethau gwerth am arian.

 

Roedd cynigion ar gyfer gwaith lleol eleni wedi eu gosod allan yn Arddangosyn 1 yr adroddiad ac roedd sylw arbennig wedi ei wahodd i faterion sy’n ymwneud á Chydweithredu, Digartrefedd ac Adolygiad trefniadau gan y Cyngor i gyflenwi gwasanaethau a oedd yn effeithlon ac yn cael eu rheoli’n dda.

 

Darparwyd crynodeb o’r Atodiadau canlynol gan Gynrychiolydd SAC (GB)

 

Atodiad 1  -  Gwaith perfformiad Swyddfa Archwilio Cymru a gynlluniwyd ar gyfer 2012/13.

Atodiad 2  -  Swyddogaethau a Chyfrifoldebau.

Atodiad 3  -  Tîm archwilio perfformiad yr Archwilydd Cyffredinol

Atodiad 4  -  Ffioedd.

Atodiad 5  -  Rhaglen yr Archwilydd Cyffredinol o astudiaethau gwerth-am-arian.

 

Codwyd y materion canlynol gan Aelodau’r pwyllgor a darparwyd ymateb:-

 

O ran Atodiad 1, esboniwyd y dylai cyflenwad y rhaglen waith flynyddol fod wedi ei gwblhau, yn ddelfrydol, erbyn Mawrth 31ain.  Ond, roedd agweddau arbennig yn cael eu rheoli gan ddylanwadau allanol lle’r oedd meysydd eraill yn cael eu rheoli’n statudol.

Nid oedd SAC yn ymwybodol yn gyfredol o unrhyw Archwiliadau Estyn cynlluniedig.

- Cyfeiriwyd at gyfrifoldeb SAC i archwilio’r Datganiad Cyfrifon Statudol.  Esboniwyd ei bod yn bwysig fod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn gwbl ymwybodol o’r ddogfen pecyn gwaith cyflawn a gyflwynwyd gan SAC.

-          Gellid cyflwyno adroddiad o ran y  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan Reolwr y Tîm Gwelliannau Corfforaethol (copi’n amgaeëdig) a oedd yn rhoi adborth gan Swyddfa Archwilio Cymru ar ôl adolygiad technoleg yng Nghyngor Sir Ddinbych.

                                                              

10.00 a.m. – 10.25 a.m.

 

Roedd adroddiad gan Reolwr y Tîm Gwella Corfforaethol, a oedd yn cyflwyno adborth gan SAC yn dilyn adolygiad technoleg yng Nghyngor Sir Ddinbych, wedi ei gylchredeg efo’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

 

Cyflwynodd Rheolwr y Tîm Gwella Corfforaethol yr adroddiad a oedd yn darparu gwybodaeth ynglŷn ag Adborth i’r Adolygiad Technoleg.  Roedd SAC wedi casglu  “Roedd trefniadau’r Cyngor ar gyfer datblygu, defnyddio a chynnal technoleg yn debygol o gynnal gwelliant parhaus unwaith y byddai’r Cyngor yn cryfhau ei drefniadau rheoli TGCh ymhellach ac yn cwblhau’n llwyddiannus Gyfnod 1 ei Strategaeth TGCh”.  Roedd manylion canfyddiadau, casgliadau a chynigion SAC ar gyfer gwella wedi eu hamlinellu yn yr Atodiad i’r adroddiad.

 

Roedd y Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn cynnwys “y risg nad yw TGCh strategol yn galluogi gwelliant ac yn cynnal newid”.  Y camau lliniarol a nodwyd i leihau’r lefel weddillol o risg, yn y pwynt adolygu diwethaf, oedd cyflenwi Cyfnod 1 y Strategaeth TGCh, yn awr wedi ei gwblhau, ac i gadarnhau a chyflenwi Cyfnod II y Strategaeth TGCh.

 

Esboniodd Cynrychiolydd Swyddfa Archwilio Cymru (GB) mai dyma arddull yr adroddiad adborth a fyddai’n cael ei defnyddio yn y dyfodol a’r nod oedd gosod allan Adolygiad Adborth SAC mor gryno ag sydd bosib.  Cyfeiriodd at lefel uchel y Cwestiynau a’r Canfyddiadau a oedd yn amlinellu’r cynigion ar gyfer gwella.  Fodd bynnag, cadarnhawyd fod SAC yn fodlon yn gyffredinol â’r canfyddiadau a bod yna lawer o elfennau positif.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr P. Whitham, ynglŷn â nodi Cyflenwad Cyfnod 1 y Strategaeth TGCh fel cam lliniarol i leihau lefel risg weddillol ac i gadarnhau Cyfnod 2 y Strategaeth TGCh, esboniodd Rheolwr Trawsnewid Busnes a TGCh fod llawer o’r camau sy’n ymwneud â Chyfnod 1 yn awr yn eu lle ac yn gweithredu.  Byddai Cyfnod 2 yn ymwneud â thrawsnewid busnes, a oedd yn alinio â Blaenoriaethau Corfforaethol o gwmpas moderneiddio, a rhagwelwyd y byddai’r blaenoriaethau’n glir erbyn mis Medi a byddai hyn yn rhoi cyfarwyddyd ar gyfer cyfeiriad TG yn y dyfodol.  Pwysleisiodd y Cynghorydd M.L. Holland bwysigrwydd caffael y pecynnau priodol i sicrhau gwerth am arian ac i gyflawni’r gwerth mwyaf am arian yn gyffredinol ar gyfer yr Awdurdod. 

 

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi canfyddiadau’r adolygiad.

 

 

Ystyried adroddiad gan Reolwr y Tîm Gwelliannau Corfforaethol (copi’n amgaeëdig) ar adroddiad terfynu prosiect ar gyfer Prosiect Adolygu Rheoli Risg Strategol.

                                                            

10.25 a.m. – 10.50 a.m.

 

Roedd adroddiad gan Reolwr y Tîm Gwella Corfforaethol ar yr adroddiad terfynu prosiect ar gyfer y Prosiect Adolygu Rheolaeth Risg Strategol, wedi ei gylchredeg yn y cyfarfod.

 

Cyflwynodd Rheolwr y Tîm Gwella Corfforaethol yr adroddiad a oedd yn rhoi sicrwydd i’r Pwyllgor fod yna broses gadarn ar gyfer rheolaeth risg strategol.  Roedd y Pwyllgor Craffu Perfformiad wedi nodi ei fod yn fodlon fod y broses yn gweithredu’n dda a’i bod yn hawdd ei dilyn.

 

Roedd yr adroddiad yn darparu gwybodaeth ynglŷn â’r adolygiad o reolaeth risg strategol a gweithrediad dilynol proses newydd i gydlynu rheolaeth risg strategol.  Roedd y Cyngor wedi cynnal adolygiad o reolaeth risg strategol oherwydd pryderon ynglŷn â pha mor gadarn oedd y gweithgaredd o fewn y sefydliad.  Roedd yr adolygiad yn cynnig nifer o newidiadau i’r broses bresennol yn cynnwys polisi a gweithdrefn newydd i reoli risg strategol, a symud cyfrifoldeb am gydlynu rheolaeth risg strategol oddi wrth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol i’r Tîm Gwella Corfforaethol.  Yn dilyn gweithrediad y newidiadau, roedd y manteision canlynol wedi eu gwireddu, fel y’u nodir ar dudalen 5  Adroddiad Terfynu’r Adolygiad Risg:-

                            

·        System fodern o Reoli Risg, sy’n fwy integredig ac yn fwy effeithiol ac a fyddai’n ffit i’r pwrpas ac yn syml i’w deall.

·        Roedd templed clir wedi cyfrannu tuag at leihau maint y cofrestrau risg, fel y’i nodir yn yr Atodiad gan wneud y cofrestrau’n haws eu dilyn a chan ganiatáu arbedion argraffu ar draws yr awdurdod.

·        Lleihad sylweddol yn nifer y trapiau gwrthrychol a phroblemau o 172 i 30, Atodiad III.  Roedd pob un o’r 35 o achosion o ddyblygu wedi eu dileu oddi ar y cofrestrau.  Darparwyd diffiniad o ‘drap gwrthrychol’ i’r Pwyllgor.

·        Diwylliant o ymwybyddiaeth o risg rhagweithiol a pharhaus ym mhob rhan o’r Cyngor, a oedd yn lleihau’r posibilrwydd o weithgaredd heb ei gynllunio neu gostau ariannol a’u heffaith ar enw da’r Cyngor a hyder cwsmeriaid ac yn cynnal a gwella hyder y cwsmer yng ngallu’r Cyngor i gyflenwi ei ymrwymiadau.

·        Gweithdrefnau atebolrwydd ac adrodd clir wedi eu sefydlu.

·        Gwasanaethau’n cael eu hannog i gymryd agwedd ‘gwasanaeth cyfan’ tuag at eu cofrestrau gan ganiatáu mwy o ffocws, llai o ddyblygu a llai o broblemau’n cael eu hadrodd.

·        Tîm pwrpasol yn y Swyddogion Gwella Corfforaethol sy’n cydlynu risg yn gyson yn y Cyngor drwyddo draw.  Darparwyd manylion staffio yn y cyfarfod.

·        Gellid defnyddio adnoddau, yn cynnwys amser aelodau a swyddogion, yn fwy effeithiol.

·        Roedd y berthynas rhwng y Gofrestr Risgiau Corfforaethol a chofrestrau risgiau’r gwasanaeth wedi eu diffinio’n well gan alinio’n gliriach y cyfrifoldeb am y risgiau hynny â phortffolios y Cyfarwyddwr a’r Cabinet.

System a oedd yn adlewyrchu honno a ddefnyddir gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Conwy a oedd yn gwneud cynllunio’n haws lle’r oedd gwasanaethau ar y cyd yn y cwestiwn.

 

Darparwyd manylion hyfforddiant Aelodau gan Reolwr y Tîm Gwella Corfforaethol.  Cynhelid sesiwn Hyfforddi Rheoli Perfformiad ar Orffennaf 23ain, 2012 a fyddai’n cwmpasu Rheolaeth Risg a’r Fframwaith Rheoli Perfformiad. 

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan Mr Whitham ynglŷn â’r Gofrestr Risgiau Corfforaethol, esboniwyd y gellid nodi risgiau ar lefel gwasanaeth ledled y sefydliad neu risg lefel gwasanaeth un gwasanaeth.  Gallasai’r Tîm Gweithredol Corfforaethol nodi rhai risgiau lefel uwch a’u hystyried yn brif risgiau i’r Awdurdod. 

 

Mewn ymateb i awgrym gan y Cynghorydd M.L. Holland y dylai dogfennaeth fod yn haws i ddefnyddwyr eu deall o ran defnyddio Saesneg clir, cytunai’r Rheolwr Tîm Gwella Corfforaethol â’r teimladau’r farn a fynegwyd ac esboniodd fod Atodiadau i’r adroddiad wedi eu cynhyrchu i’w cyflwyno i’r Bwrdd Trawsnewid Busnes.

 

Yn dilyn trafodaeth bellach:-

 

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi’r  ...  view the full Cofnodion text for item 9.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol (copi’n amgaeëdig) sy’n cyflwyno Adroddiad Blynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2011/12.

 

11.05 a.m. – 11.30 a.m.

 

 

Roedd adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol, a oedd yn cyflwyno’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol (DLlB) ar gyfer 2011/12, wedi ei gylchredeg â’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

 

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol yr adroddiad a oedd wedi ei ddatblygu gan dîm o uwch swyddogion.  Esboniodd y byddai Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn cael eu gwahodd i ymuno â’r tîm.

 

Darparwyd crynodeb byr o’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2011/12, a oedd yn ddatganiad o Lywodraethu Corfforaethol yn awr, gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol ac roedd y meysydd allweddol yn cynnwys:-

 

-                Cwmpas y Cyfrifoldeb

-                Pwrpas y Fframwaith Llywodraethu

-                Elfennau Allweddol o’n Fframwaith Llywodraethu

-                Chwe Egwyddor Allweddol y Cod Llywodraethu

        Corfforaethol

-                Adolygiad o Effeithiolrwydd

-                Materion Llywodraethu Arwyddocaol

 

Darparodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio’r ymatebion canlynol i faterion a chwestiynau gan Aelodau:-

 

O ran graddfeydd amser a disgwyliad ar gyfer delio â materion a nodwyd i fod wedi eu darllen, esboniwyd mai’r disgwyliad, mewn achosion o faterion brys lle’r oedd yna risg sylweddol, fyddai delio â’r mater fel mater o frys.  Ond, yn achos Llywodraethu Gwybodaeth doedd yna’r un datrysiad sydyn ac fe fyddai yna raddfeydd amser amrywiol yn ddibynnol ar y mater dan sylw.  O ran prosiectau i’w sgopio fe fyddai yna gynllun prosiect a fyddai â graddfeydd amser perthnasol.  Fe amlygwyd pwysigrwydd nodi camau lliniarol yn erbyn risgiau gan ystyried materion fel oblygiadau ariannol, ffactorau mewnol ac allanol, ac er bod cod lliw yn ddefnyddiol byddai’n bwysig edrych ar gyd-destun y risg.  Esboniwyd fod y DLlB yn ffurfio rhan o Ddatganiad Cyfrifon Blynyddol y Cyngor.

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd G.M. Kensler, fe amlinellodd Bennaeth y Gwasanaethau Democrataidd waith a wnaethpwyd yn archwilio’r polisïau a’r gweithdrefnau i reoli gwybodaeth o ran y Deddfau Diogelu Data a Rhyddid Gwybodaeth.  Cyfeiriodd at y gwaith a wnaethpwyd i sicrhau fod Aelodau wedi eu cofrestru efo’r Comisiynydd Gwybodaeth, ac fe gadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaethau Archwilio Mewnol fod ei wasanaeth ar hyn o bryd yn ymgymryd ag adolygiad o ddiogelwch data a rhyddid gwybodaeth a oedd yn cynnwys asesiad o ymwybyddiaeth staff yn y meysydd hyn.

 

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn derbyn yr adroddiad ac yn cymeradwyo mabwysiadu’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol yn rhan o Ddatganiad Cyfrifon y Cyngor.

 

 

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol (copi’n amgaeëdig) sy’n cyflwyno Adroddiad Blynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2011/12.

 

11.30 a.m. – 11.45 a.m.

 

Roedd adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol, yn cyflwyno Adroddiad Blynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2011/12, wedi ei gylchredeg â’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

 

Roedd yr adroddiad yn cyflwyno Adroddiad Blynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2011/12 (Atodiad 1).  Roedd y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol blaenorol wedi cymeradwyo fersiwn ddrafft cyn diwedd 2011/12, gyda’r fersiwn derfynol yn gofyn am gymeradwyaeth y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

 

Esboniwyd y dylai’r adroddiad blynyddol, yn unol â’r ‘Cod Ymarfer ar gyfer Archwilio Mewnol mewn Llywodraeth Leol yn y Deyrnas Unedig’ (2006), a gyhoeddwyd gan Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA):-

 

·        ddarparu barn ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd amgylchedd rheolaeth fewnol y sefydliad;

·        datgelu unrhyw amodau i’r farn honno, ynghyd â’r rhesymau am yr amod;

·        cyflwyno crynodeb o’r gwaith archwilio a ymgymerwyd i ffurfioli’r farn, yn cynnwys dibyniaeth a roddir ar waith gan gyrff sicrwydd eraill;

·        tynnu sylw at unrhyw faterion sy’n arbennig o berthnasol i baratoad y datganiad llywodraethu blynyddol yn ein barn ni;

·        rhoi sylwadau ar gydymffurfio â’r safonau a gynhwysir yn y Cod Ymarfer a chyfathrebu canlyniadau’r rhaglen sicrwydd ansawdd archwilio mewnol.

 

Hysbyswyd y Pwyllgor fod y Cod yn gofyn am Adroddiad Blynyddol i’r Pwyllgor Archwilio neu gorff cyfwerth.

 

Atodiad 1 – Roedd yr Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol 2011/12 yn cynnwys Barn yr Archwiliad

 

Roedd digonolrwydd ac effeithiolrwydd cyffredinol amgylchedd rheoli mewnol y sefydliad wedi ei ddiffinio fel y polisïau, gweithdrefnau a’r gweithrediadau ac roedd y rheiny wedi eu nodi yn yr adroddiad.

 

Roedd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio mewnol wedi seilio barn ei archwiliad ar y gwaith Archwilio Mewnol a wnaethpwyd yn ystod 2011/12, y farn a ffurfiwyd ym mhob maes adolygu a’r materion a godwyd yn ystod ein gwaith, fel y’i dangosir yn Atodiad 1.  Gan ddefnyddio’r cyfraddiadau sicrwydd newydd o Adroddiadau Archwilio mewnol, fel y’u dangosir yn y tabl a gynhwysir yn yr adroddiad, barn y Pennaeth Archwilio Mewnol oedd y gallai Sir Ddinbych gael sicrwydd ‘canolig’ yn nigonolrwydd cyffredinol ac effeithiolrwydd ei amgylchedd rheoli mewnol yn cynnwys ei drefniadau ar gyfer llywodraethu a rheoli risg.

 

Ni chafwyd unrhyw faterion a oedd yn berthnasol i’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ac roedd ymateb Rheolaeth i faterion a godwyd gan Archwilio Mewnol wedi eu cynnwys yn yr adroddiad ynghyd â manylion Mesurau Perfformiad Archwilio Mewnol.  O ran cydymffurfio â Safonau’r Cod Ymarfer, byddai Swyddfa Archwilio Cymru’n adolygu’r gwasanaeth yn flynyddol, ond ni fyddai’n cynhyrchu adroddiad ffurfiol.  Fodd bynnag, nid oedd SAC wedi codi unrhyw faterion o bryder efo’r gwasanaeth.

 

Darparodd Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol ddiweddariad byr o ran yr un adroddiad archwilio a gyhoeddwyd ac a oedd â statws coch, a oedd yn ymwneud ag Ysgol St Bridgets, Dinbych.  Esboniodd fod gwaith yn gyfredol a bod adroddiad ar y gweill a oedd yn amlinellu cynnydd o ran y Cynllun Gweithredu.  Cadarnhaodd hefyd nad mater corfforaethol oedd hwn ac nad oedd yna unrhyw oblygiadau i ysgolion eraill yn yr Awdurdod. 

 

Roedd dadansoddiad o gyflenwad  Strategaeth Archwilio Mewnol 2011/12 wedi ei gynnwys yn yr adroddiad, ynghyd â sgorau sicrwydd a nifer y materion a godwyd ar gyfer yr adolygiadau a gwblhawyd, y diffiniadau a ddefnyddiwyd i ffurfio ein sicrwydd archwilio a’r cyfraddiadau a ddefnyddiwyd i asesu’r lefelau risg o ran y materion a godwyd. 

 

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd, cadarnhaodd Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol y byddai nifer y dyddiau cynlluniedig gwreiddiol yn wahanol i’r dyddiau gwirioneddol, gan fod y strategaeth yn hyblyg a’i bod yn cael ei hadolygu wrth i risgiau a blaenoriaethau newid.  

 

Cafwyd ymateb gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol i gwestiwn gan y Cynghorydd M.L. Holland ynglŷn â chyllidebau ysgolion ac adolygiad  ...  view the full Cofnodion text for item 11.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol (copi’n amgaeëdig) sy’n rhoi diweddariad ar gynnydd diweddaraf y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran cyflwyno gwasanaeth, rhoi sicrhad, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd o ran gyrru gwelliannau.

 

                                                              11.45 a.m. – 12.05 p.m.

 

Roedd adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol, a oedd yn rhoi diweddariad o’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran darpariaeth ei wasanaeth, darpariaeth sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd gyda gyrru gwelliant, wedi ei gylchredeg efo’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

 

Roedd diweddariad ar gyflenwad y Cynllun Gweithredol ar gyfer 2012/13, adroddiad Archwilio Mewnol diweddar a gyhoeddwyd, ymateb rheolaeth i faterion a godwyd a pherfformiad Archwilio Mewnol, wedi eu darparu yn yr adroddiad.  Darparodd Bennaeth y Gwasanaethau Archwilio mewnol grynodeb o’r adroddiad a oedd yn cynnwys manylion ynglŷn â:-

           

·        Chyflenwad y Strategaeth Archwilio Mewnol  2012/13

·        Crynodeb o Adroddiadau Archwilio Mewnol Diweddar

·        Perfformiad Archwilio Mewnol

 

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Archwilio Mewnol wrth Aelodau’r Pwyllgor y bydden nhw’n derbyn copïau o bob adroddiad terfynol Archwilio Mewnol yn y dyfodol.  Roedd Atodiad 1 yn darparu dadansoddiad o’r gwaith a wnaethpwyd yn ystod 2012/13 mewn cymhariaeth â’r Strategaeth Archwilio Mewnol a gytunwyd.  Roedd yn cynnwys sgorau sicrwydd a nifer o faterion a godwyd ar gyfer yr adolygiadau a gwblhawyd, diffiniadau a ddefnyddiwyd i ffurfio’r sicrwydd archwilio a’r cyfraddiadau a ddefnyddiwyd i asesu lefelau risg ar gyfer materion a godwyd.  Roedd crynodeb o Adroddiadau Archwilio Mewnol Diweddar, sy’n defnyddio lliwiau ar gyfer cyfraddiadau sicrwydd, wedi ei gynnwys mewn tabl yn yr adroddiad. 

 

Roedd y rhestr ganlynol o adroddiadau archwilio a roddwyd ers Mawrth, 2012, a oedd yn cynnwys barn archwilio, materion a godwyd a sylwadau, wedi eu hymgorffori yn yr adroddiad:-

 

- Rheolaeth Rhaglenni a Phrosiectau  -  (N/A)

- Rheolaeth Adeiladu Cymunedol, Neuadd Tref y Rhyl  -  (Melyn)

- Portffolio Risg Corfforaethol, Asedau  -  (N/A)

- Priffyrdd a Seilwaith, Prosiectau Mawr  -  (Melyn)

- Profi Sicrwydd Systemau Ariannol (IDEA) 2011-12  -  (Gwyrdd)

- Grant Menter Brecwast Llywodraeth Cymru   -  (Gwyrdd)

- Gwasanaethau Ariannol, Cyfnod 2 (Gwasanaethau Rhuthun)  -  (Gwyrdd)

 

Mewn ymateb i awgrymiadau gan Aelodau cytunwyd bod y Pennaeth Gwasanaethau Archwilio’n cylchredeg yr Adroddiadau Archwilio a nodwyd yn felyn, Rheolaeth Adeiladu Cymunedol - Neuadd Tref y Rhyl a Phriffyrdd a Seilwaith - Prosiectau Mawr, ynghyd â Gwasanaethau Ariannol, cyfnod 2 (Gwasanaethau Rhuthun) (Gwyrdd).  Cadarnhaodd hefyd y gellid cylchredeg yr Adroddiadau Archwilio eraill a oedd wedi eu cyhoeddi hefyd ar gais Aelodau.

 

Darparwyd amlinelliad o Berfformiad Archwilio mewnol – Mesurau Allweddol ar gyfer y Pwyllgor fel y’u hamlinellir yn yr adroddiad. 

 

Esboniwyd fod y rhan fwyaf o adroddiadau Archwilio Mewnol yn nodi risgiau a gwendidau rheoli ac fe raddiwyd y rhain yn risgiau critigol, mawr neu gymedrol.  Roedd Rheolaeth wedi cytuno ar gamau i ddelio â’r risgiau, yn cynnwys cyfrifoldebau a graddfeydd amser.

 

Byddai pob achos yn cael ei adrodd lle byddai rheolaeth wedi methu ag ymateb i waith ategol neu le’r oedd dyddiadau gweithredu wedi mynd dros eu hamser o fwy na thri mis.  Byddai’r Pwyllgor yn penderfynu, er enghraifft, drwy alw’r bobl berthnasol i’r cyfarfod nesaf i esbonio’r diffyg cynnydd.  Cadarnhawyd nad oedd yna unrhyw waith yn dal ar ôl neu a oedd dros y terfyn amser o dri mis.

 

Yn dilyn trafodaeth fer:-

 

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn:-

 

(a)   derbyn yr adroddiad ac yn nodi cynnydd a pherfformiad Archwilio Mewnol hyd yma yn 2012/13

(b)   nodi’r adroddiadau Archwilio Mewnol diweddar a roddwyd a’r ymateb i’r gwaith ategol

(c)   cytuno i’r tri Adroddiad Archwilio a nodwyd gael eu cylchredeg i Aelodau’r Pwyllgor. 

 

 

Ystyried rhaglen waith y Pwyllgor  ar gyfer 2012/13 (copi’n amgaeëdig).  

                                                              12.05 a.m. – 12.15 p.m.

 

Roedd copi o flaenrageln waith y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol wedi ei gylchredeg efo’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

 

Cytunodd y Pwyllgor :-

 

-          i alw cyfarfod arbennig o’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ar Fedi 26^ain 2012 i dderbyn y Datganiad Cyfrifon.

-          i gynnwys Adroddiad ar Ddigartrefedd ym Mlaenraglen Waith y Pwyllgor ar gyfer Hydref 14^eg  2012.

-          i Ddatganiadau Ariannol, Monitro’r Cyllidebau gael eu cyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol yn chwarterol ar ôl Medi, 2012.

-          i restru’r eitem sy’n ymwneud â’r Cynllun Gweithredu Llywodraethu yn Rhaglen Waith y Pwyllgor ar gyfer Tachwedd, 2012.

 

Cyfeiriodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd at yr adroddiad ar y Ddeddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000 (RIPA) a oedd wedi ei restru ar gyfer cyfarfod y pwyllgor ym mis Tachwedd 2012.  Roedd Swyddfa’r Comisiynwyr Arwylio wedi cynnal archwiliad o’r Awdurdod ym Mehefin 2012 a byddid yn cyflwyno adroddiad i CET yng Ngorffennaf 2012.  Cytunodd yr Aelodau i’r adroddiad RIPA gael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ym Medi, 2012 ac nid Tachwedd, 2012 fel a drefnwyd.

 

Mewn ymateb i gais gan y Cynghorydd M.L. Holland, cytunodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd i gysylltu â Rheolwr Cymorth a Datblygiad Aelodau gyda’r bwriad o drefnu hyfforddiant i Aelodau ar fantolenni ariannol, cyn cyfarfod arbennig y Pwyllgor ar Fedi 26^ain  2012.  Byddai hefyd yn archwilio dichonolrwydd trefnu gweithdai hanner diwrnod ar gyfer Aelodau ym Medi, 2012.

 

Ar gais yr Aelodau, darparodd y Cynghorydd J. Thompson-Hill amlinelliad o broses gosod cyllideb y Cyngor a’r graddfeydd amser a oedd yn ymglymedig â hynny.  Cyfeiriodd at y cyfarfodydd Herio Gwasanaeth, tair sesiwn a oedd wedi eu trefnu ar gyfer yr holl Aelodau, i’w cynnal yng nghyfnod yr hydref a’r gaeaf gan ddechrau ym mis Hydref, 2012, a hynny’n arwain hyd at y broses gyllideb ffurfiol i’w hystyried gan y Cabinet yn Ionawr a Chwefror, 2013.

 

Cytunodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd i archwilio’r rheswm fod Adroddiad Blynyddol ‘Eich Llais’ wedi ei restru ar gyfer cyfarfodydd mis Medi a mis Tachwedd, 2012.  Cadarnhaodd fod Cylch Gwaith y Pwyllgor wedi ei ddiweddaru ar adeg adolygiad Cyfansoddiad y Cyngor ym Mawrth, 2012.  Cytunwyd y dylid darparu copi o Delerau Gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol i Mr G. Bury, Swyddfa Archwilio Cymru.

 

Cytunwyd y gellid cylchredeg y newidiadau i’r Rhaglen Hyfforddi Aelodau i’r Aelodau.  Awgrymodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd na ddylid canslo’r sesiwn hyfforddi loywi o ran y Cod Ymddygiad ac y gellid ei rhoi ar gael i gynulleidfa ehangach.

 

Yn dilyn trafodaeth bellach:-

 

PENDERFYNWYD - yn amodol ar y diwygiadau uchod, cymeradwyo Blaenraglen Waith y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

 

 

Daeth y cyfarfod i ben am 12.05 p.m.